Procedimiento Específico Subcontratos (PE 04)

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1 Procedimiento Específico (PE 04) Elaborado por: Jaime Larraín Revisado por: Felipe Boetsch Aprobado por: Gonzalo Lira Responsable de calidad Gerente Técnico Gerente General Firma: Fecha: Marzo de 2008 Firma: Fecha: Marzo de 2008 Firma: Fecha: Marzo de 2008

2 Página: Página 2 de 6 ÍNDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO INFORMACIÓN PARA LOS SUBCONTRATISTAS VERIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS SUBCONTRATADOS REGISTRO DE SUBCONTRATISTAS EVALUACIÓN DE SUBCONTRATISTAS RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 6

3 Página: Página 3 de 6 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objeto describir los requisitos de calidad que los subcontratistas seleccionados por Tasco Limitada deben cumplir. Asimismo, describe las pautas a seguir para verificar el servicio subcontratado y para seleccionar, evaluar y reevaluar los subcontratistas. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a las partidas subcontratadas por Tasco Limitada para la realización de sus obras. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9000:2000, 9001:2000 Manual de Calidad de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., punto 7.4. Compras Ley de subcontratación Nº DEFINICIONES Condicionalidad: Subcontratista que está siendo monitoreado periódicamente debido a su condición de nuevo. Este subcontrato se identifica con el símbolo * Categoría de subcontrato: resultado de la evaluación aplicada al subcontratista, que permite conocer su cumplimiento y grado de compromiso con la organización. 5. DESARROLLO 5.1 INFORMACIÓN PARA LOS SUBCONTRATISTAS para la construcción y post-venta El Profesional Administrador de obra es responsable de solicitar cotizaciones de los servicios a subcontratar para una obra, considerando para ello a los subcontratistas que pertenecen al Registro de Subcontratistas. La información que se entrega a los oferentes debe considerar: especificaciones técnicas, planos del proyecto, plazos de ejecución y condiciones contractuales. Una vez recibidas las ofertas, el Profesional Administrador de Obra generará los cuadros comparativos de cotizaciones y condiciones. Una vez analizadas las alternativas, el Gerente Técnico o en quien este delegue, aprueba una cotización, firmando el presente documento como aceptación. Todo servicio contratado por la obra debe estar sujeto a un contrato, firmado entre las partes, el cual debe contener al menos, las siguientes cláusulas: Individualización de las partes. Definición de la especialidad Alcance de los trabajos a desarrollar Entrega de antecedentes para la evaluación económica Montos del servicio contratado Plazos de ejecución Forma de pago. Conformidad del producto Garantías (si corresponde) Multas (si corresponde) Exigencia por el departamento de prevención de riesgo. Cumplimiento respecto del pago de imposiciones.

4 Página: Página 4 de 6 Para el caso de contratación de servicios de subcontratistas para Servicio al Cliente, el responsable de esa área solicitará la aprobación del Gerente Técnico, o en quien este delegue, antes de ejecutar las reparaciones. 5.2 VERIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS SUBCONTRATADOS Subcontratistas para la construcción Al inicio de los trabajos el Profesional Administrador de Obra será responsable de vigilar que los subcontratistas cumplan con: contrato con la Constructora, debidamente firmado; contratos laborales para sus empleados, debidamente firmados; provisión de EPP a su personal; entrega de las tarjetas de asistencia. Posteriormente, el Profesional Administrador de obra entrega al subcontratista un programa de trabajo general, Hitos o plazos, contra el cual controla el avance de los trabajos. Los controles de ejecución de los trabajos de los subcontratos de obra se realizan y registran en las respectivas listas de chequeo y se encuentran definidos en el Programa de Inspección y Ensayos (PIE) de los respectivos Planes de calidad. Con la periodicidad indicada en el contrato, se ejecutan los estados de pago, autorizados por el Profesional Administrador de Obra. Al finalizar el trabajo, el Profesional Administrador de obra recibe el trabajo realizado por el subcontratista. Si esta conforme, liquida el contrato conforme a las cláusulas pertinentes. De lo contrario, toma las medidas correspondientes Subcontratistas para Servicio al Cliente En el caso de Servicio al Cliente y por ser una condición de emergencia, esta área no evaluará a los subcontratistas. 5.3 REGISTRO DE SUBCONTRATISTAS En este registro se encuentran los subcontratistas calificados y se identifican, entre otros datos con: razón social, dirección comercial, servicio que prestan, contacto, número telefónico y los resultados de su evaluación. Si no existiere o no se encuentra disponible, solicitará al Departamento de estudios la recomendación de otro Ingreso de subcontratistas El ingreso de un nuevo subcontratista al registro, se basa en la evaluación de experiencias obtenida en otras empresas. Para ingresar un nuevo subcontratista, el Profesional administrador de Obra completa la Ficha ingreso a listado de subcontratistas y la entrega al Jefe del Departamento de estudios. El Jefe del Departamento de Estudios es el encargado de ingresar o eliminar subcontratos del Registro de subcontratos y mantenerlo actualizado. Cada vez que se ingresa un subcontratista nuevo a la lista, éste deberá ser indicado con el símbolo *. El símbolo permite poner en evidencia su condicionalidad y, dependiendo de la evaluación podrá quedar absuelto de su condición o bien ser eliminado de la lista. Si la primera evaluación es insatisfactoria, el Subcontratista se identificará con el símbolo -, para tomar las acciones correspondientes en futuras contrataciones. Si la evaluación es positiva se quita su condicionalidad. Se considera una evaluación aceptable la obtención de nota igual o superior a 4 (cuatro)

5 Página: Página 5 de Eliminación del subcontratista La herramienta de eliminación para un subcontratista es a través de la Evaluación de subcontratistas Mantenimiento de las Listas de subcontratos El registro de subcontratistas será mantenido por el Departamento de Estudios., el que será informado por el Profesional Administrador de Obra, una vez evaluados los subcontratistas, sobre la condición de los mismos en el listado. En caso de que un subcontratista deje de suministrar servicios durante un período superior a cinco (5) años, se debe tratar como si fuera un subcontratista nuevo. 5.4 EVALUACIÓN DE SUBCONTRATISTAS El Profesional Administrador, o quien él designe, deberá evaluar a los subcontratistas de la obra cada vez que terminen las faenas correspondientes al subcontrato. Para esto, evaluará, con nota de 1 a 7, siendo 1 la nota más baja y 7 la más alta, el desempeño del subcontrato. La nota obtenida deberá ser justificada por quien evalúa. La evaluación debe ser enviada, vía correo electrónico, al Departamento de Estudios, para ser ingresada en el Registro de subcontratos. 6. RESPONSABILIDADES Encargado de Estudios Ingresa o elimina subcontratistas. Mantiene listado de subcontratistas. Profesional Administrador de obras Apoya al Encargado de servicio al cliente en selección de subcontratistas Completa la ficha ingreso a listado de subcontratistas Evalúa a subcontratistas de obra Informa vía correo electrónico al Departamento de Estudios, cuando las evaluaciones se han realizado Completa el contrato tipo, sus anexos o modificaciones. Aprueban estados de pago. Entrega programación general a subcontratistas. Verifica la correcta ejecución de los servicios contratados Solicita cotizaciones y realiza los cuadros comparativos entre ellos Administrativo de obras Registra asistencia diaria de subcontratistas Solicita y mantiene documentación vigente del personal de subcontratistas Encargado de Servicio al Cliente. Reclama al contratista responsable para la solución del problema, de lo contrario solicitara un subcontratista alternativo. Verifica la calidad y el cumplimiento del servicio del subcontratista. Gerente Técnico Eventualmente autoriza subcontratos.

6 Página: Página 6 de 6 7. REGISTROS Registro de subcontratistas Contratos Recepción conforme o liquidación de trabajo subcontratado 8. ANEXOS No aplica