PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Página: 1 de Objetivo Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. 2. Alcance Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, relacionados en Listado Maestro de Documentos (ASIG-PD-01-F-02), incluye también, los Documentos Externos, (Leyes, Decretos, Resoluciones, acuerdos, Convenios, Tratados Manuales, Presentaciones, Brochures, entre Otros y el Listado Maestro de Registros (ASIG-PD-04-F-01), y debe ser desarrollado por todos los Procesos a Nivel Central y Territorial. 3. Definiciones SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del Ministerio del Trabajo, para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen. Cliente: Organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o externo a la organización. P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Sistema Repositorio Documental SIG: Herramienta de apoyo a la gestión documental del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, con el propósito de facilitar el acceso, control y publicación de los documentos generados por los diferentes procesos que conforman el SIG. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser (procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). En el Ministerio del Trabajo los documentos son los relacionados en el Anexo 1 Pirámide Documental. Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los registros, para que la entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

2 Página: 2 de 16 Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros. Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento. Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial( o cuando sea necesario). Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión. Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento. Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo. Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda COPIA NO CONTROLADA, sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de Gestión. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3 Página: 3 de 16 Plan Estratégico: Es un instrumento que debe reflejar la misión, visión, objetivos, indicadores, estrategias y orientaciones generales del sector y de la institución para dar respuesta a la política económica, social y ambiental que fueron adoptadas por el Gobierno en el Plan Nacional de Desarrollo. Plan de Acción: Es un instrumento que articula estratégicamente las acciones del Ministerio permitiendo la identificación sistemática de sus acciones a fin de cumplir con los Planes Estratégicos. Objetivos Sectoriales: Son los compromisos de política que el sector deberá alcanzar para el cumplimiento de las metas previstas en el Plan Nacional de Desarrollo. Objetivos Institucionales: Son las responsabilidades del Ministerio en el ámbito de sus competencias para ser alcanzadas en el cuatrienio. Resultados que el Ministerio aspira obtener en las áreas de su competencia. Política: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones. Política de Calidad: Intención (es) y Orientación (es) de una entidad relativa (s) a la calidad tal como se expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad. Objetivo de Calidad: Algo ambicionado o pretendido relativo a la calidad. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento que describe y especifica el Sistema de calidad de la entidad. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Mapa de Procesos: Representación grafica documentada de la estructura general del sistema de calidad de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones principales. Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo P.H.V.A. Mapa de Riesgos: Mapa de riesgos: documento para organizar la información que describe los riesgos de la entidad. El mapa de riesgos es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento. Indicadores: Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos y son medidas verificables de cambio o resultado de actividades o acciones desarrollados por la entidad.

4 Página: 4 de 16 Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y técnicas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus componentes en función de la evaluación periódica de sus resultados. Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas. Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico. Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros. Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Listados Maestros: Listas en las cuales se relacionan los documentos controlados del Ministerio del Trabajo. 4. Generalidades del procedimiento Para la inclusión, modificación y retiro de la documentación se requiere diligenciar el formato de solicitud para crear, modificar o retirar documento (ASIG-PD-01-F-01). Los documentos entrarán en vigencia una vez estén aprobados y publicados en el Sistema Repositorio Documental SIG, el cual es el único punto autorizado que garantiza el uso de las versiones vigentes y pertinentes del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo. No es obligatoria la firma del documento por parte del responsable del proceso para la aprobación y publicación en el sitio web del SIG. Siempre y cuando cumpla con las disposiciones establecidas en las actividades del Numeral 5 de este procedimiento y aplique los requisitos establecidos en el Manual de Usuario del Sistema Repositorio Documental SIG.

5 Página: 5 de 16 En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública la consulta a los documentos del SIG debe realizarse en el sitio web del Ministerio por lo tanto, cada proceso se hace responsable de aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel en la impresión de documentos. Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados COPIAS NO CONTROLADAS y el uso de versiones desactualizadas será responsabilidad del respectivo servidor público. Todos los documentos incluidos en el Listado Maestro de Documentos del SIG ASIG-PD-01-F-02 y el Listado Maestro de Registros ASIG-PD-04-F-01 se les deben hacer revisión constante a fin de mantener actualizado este registro. Estructura del manejo de carpetas y documentación de la administración documental del Sistema Integrado de Gestión. El Administrador del Sistema Integrado de Gestión Guardara copia de los documentos en Carpetas Digitales estructuradas según TRD de la Oficina Asesora de Planeación Código: ; 080 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-SIG: El administrador del SIG realizara Copia BACK UP de las carpetas de la gestión documental y de las de los documentos publicados y codificados en la Dirección del Servidor (Usuario Administrador del Sistema Repositorio) en "mintrab22\calle 100" mínimo una vez cada 15 días. Manejo y Control del Listado Maestro de Documentos y Listado Maestro de Registros Se realiza por medio del Listado Maestro de Documentos ASIG-PD-01-F-02, el Listado Maestro de Registros ASIG-PD-04-F-01 y por el Listado Maestro de documentos generados por Sistema Repositorio Documental SIG. Estos documentos se encuentran en Excel, y contienen toda la información de la documentación del Sistema Integrado de Gestión incluida en la pirámide documental. NOTA: Los formatos en este listado se controlan como cualquier documento, una vez capturen información evidencian el desarrollo de las funciones y actividades de los procesos del Ministerio del Trabajo pasan a ser controlados por el listado maestro de Registros. Los registros controlados cumplen con los requisitos del Procedimiento Control de Registros ASIG-PD-04 y los citados por la Ley 594 de 2000.

6 Página: 6 de 16 En cualquiera de los dos casos (Listados Maestros) se maneja el código de colores de la siguiente manera: Color Rojo: Utilizado en las filas del registro para cada uno de los documentos obsoletos controlados. Color Amarillo: Utilizado para identificar que este documento está siendo objeto de solicitud de modificación documental. Color Verde: Utilizado para significar la versión actualizada y vigente que se encuentra en. Para los dos casos se debe siempre tener trazabilidad de la documentación, es decir adicionar filas en el registro con el siguiente criterio. Eliminación: No se adiciona fila, se sombrea rojo. Modificación: Se adiciona fila debajo del documento que quedara obsoleto, este se sombrea rojo y la nueva versión se sombrea verde. Creación: Se adiciona fila según criterio de creación de documentos. Control de la Documentación Externa Externa incluida en el Sistema Integrado de Gestión El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen y decidir, si se trata de documentos legales, documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, y/o otros documentos que se necesitan para la eficaz operación y control de las actividades. Se debe comunicar al Proceso de Administración del SIG, estas modificaciones documentales siguiendo las Actividades del Numeral 5 de este Procedimiento. 5. Descripción de las actividades Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR DOCUMENTO. Identificar la necesidad de elaborar documento de su proceso. Dicha solicitud debe ser notificada al responsable y/o gestor del proceso a través del correo electrónico, u otros medios. Servidor público. REGISTRO /DOCUMENTO Correo Electrónico u otro medio 2 EVALUAR Y ANALIZAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS Evaluar y analizar la necesidad de creación modificación o eliminación de documento. Responsable y/o gestor del proceso N/A

7 Página: 7 de 16 3 COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN Una vez aprobada o negada la necesidad presentada se informa a los responsables para su elaboración o modificación. En el caso de eliminación de documentos se requiere pasar a la actividad 6 Responsable y/o gestor del proceso. Correo Electrónico u otro medio 4 ELABORAR MODIFICAR DOCUMENTO: Crear o modificar el documento según los Anexos 1, 2 y 3 de este documento. Para el caso de modificaciones se debe solicitar el documento editable al Administrador del SIG. Responsables según Anexo 3 Documento elaborado o modificado Correo Electrónico u otro medio 5 REVISIÓN DEL DOCUMENTO FINAL Una vez realizados los ajustes el dueño del proceso le da el visto bueno a la creación o modificación del documento. Dueño del Proceso Correo Electrónico u otro medio 6 SOLICITAR CREACIÓN MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: Con el documento elaborado o modificado en versión editable se procede a diligenciar el Formato Solicitud para crear, modificar, retirar documento ASIG-PD-01-F-01, llenando los campos pertinentes. Así como para la eliminación de documentos. Este Registro y el documento editable se debe enviar al correo electrónico sig@mintrabajo.gov.co. Responsable y/o gestor del proceso Correo electrónico del proceso. 7 REVISIÓN DE LA SOLICITUD Y DEL DOCUMENTO. Recibida la comunicación, el proceso de Administración del SIG revisa que el documento y la Solicitud para crear, modificar, retirar documento ASIG-PD-01-F-01 cumplan con los estándares establecidos en este procedimiento y sus Anexos. Administrador del SIG Correo electrónico

8 Página: 8 de 16 8 COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN Una vez aprobada o negada la solicitud se informa a los responsables del proceso para su aprobación. Si es Negada se comunica y fin de actividades. Administrador del SIG Correo electrónico 9 10 CODIFICAR DOCUMENTO: Asignar código al documento y registrar la información dentro del listado maestro de documentos (ASIG-PD-01-F- 02). Y Listado maestro de registros del SIG (ASIG-PD-04-F- 01) Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en ANEXO 4. Codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. PUBLICAR DOCUMENTO: Verificar la extensión del archivo en el que se requiere publicar el documento. (Ejemplo:.xlsx, docx y.pdf). Actualizar Carpetas: La que por disposición del gestor documental exija la preparación del documento a publicar. La carpeta con la documentación codificada del sistema Integrado de Gestión. Y las de Administración Documental. FIN Administrador del SIG Administrador del SIG Listado Maestro de Documentos (ASIG-PD-01-F- 02). Listado maestro de registros del SIG (ASIG-PD- 04-F-01) Listado Maestro de Documentos (ASIG-PD-01-F- 02). 6. Requerimientos Técnicos del procedimiento Actividad 3. El dueño del proceso revisa la necesidad detectada. Apruebo o Desaprueba. En el caso de eliminación de documentos se requiere pasar a la actividad 6. Actividad 8 El Administrador del SIG comunica el aval de la solicitud presentada por el dueño del proceso. Si es aprobada o negada. Si se requiere se deben realizar actividades de gestión entre las partes. 7. Anexos ANEXO 1. Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

9 Página: 9 de 16 Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a continuación. Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr cierto grado de uniformidad en los documentos. Elementos comunes Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado y sección de control de cambios según se establece a continuación.... Encabezado Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de: - Logotipo del Ministerio del Trabajo, al lado izquierdo de la página. - Título del documento centrado (en mayúscula sostenida). - Código del documento al lado superior derecho de la página. - Versión actual del documento al lado derecho central de la página. - Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras. - Páginas del documento - Tipo Letra: Arial Narrow Tamaño: 12 Tipo Letra: Arial Narrow Tamaño: 14 Tipo Letra: Arial Narrow Tamaño: 8 Ejemplo del encabezado:... Contenido PROCESO ADMINISTRACION DEL SIG ELABORACION Y CONTROL DE Código: ASIG-PD-01 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 26 de 2012 Página 1 de 16 El documento debe estar en tipo de letra Arial Narrow y tamaño Control de Cambios y control de documentos Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener los controles de los cambios que han sufrido el documento en cada una de sus versiones y otra tabla con el control de documentos que indica nombre y cargo de quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión.

10 Página: 10 de 16 A continuación se relaciona los documentos que deben incluir las tablas de control de cambios y control de documentos: TIPO DE DOCUMENTO CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE Manual X X Caracterizaciones X X Procedimientos X X Tramite N.A. N.A. Instructivos X X Guía X X Programas X X Planes X X Formatos N.A. N.A. Indicador N.A. X Mapa de Riesgos N.A. N.A. Otros documentos N.A. N.A. NOTA: Los controles y los cambios de los documentos se visualizan en los listados maestros generados por el Sistema Repositorio Documental SIG, los cuales están permitidos descargar para su consulta. A nivel General la documentación del Sistema debe contener: TIPO DOCUMENTO DE Objetivo Alcance Definiciones Generalidade s del documento Descripción de las actividades Requerimiento s Tecnicos Anexo Manual X X N/A N/A N/A N/A X

11 Página: 11 de 16 Caracterizaciones X X N/A N/A N/A N/A N/A Procedimientos X X X X X X X Tramite N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Instructivos X X X X X X X Guía X X X X X X X Programas X X N/A N/A N/A N/A X Planes X X X X X X X Formatos N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Indicador X X N/A N/A N/A N/A N/A Mapa de Riesgos X X N/A N/A N/A N/A N/A Otros documentos N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

12 Página: 12 de 16 Anexo 2 Pirámide Documental La siguiente imagen describe los tipos de documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión y su descripción.

13 Página: 13 de 16 Anexo 3 Responsables de la Elaboración, Aprobación y Revisión de Documentos del SIG La elaboración, revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado según se indica este anexo previa ejecución del numeral 5 de este procedimiento. Tipo de documento Elaboración Revisión Aprobación Mapa de Procesos Representante de la Comité Directivo Comité Directivo Dirección para el SIG Manual del SIG Grupo líder del SIG Representante de la Alta Dirección para el SIG Jefe Asesora Planeación Oficina de Tipo de documento Elaboración Revisión Aprobación Caracterización de los procesos. Procedimientos. Trámite. Hojas de vida indicadores. Mapa de Riesgos. Instructivos. Fichas técnicas. Formatos. Manuales operativos. Guías. Programas Planes Gestor de cada proceso y/o servidores públicos asignados por el responsable del proceso Administrador SIG. del Responsable proceso del

14 Página: 14 de 16 Anexo 4 Codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código alfanumérico de identificación. La codificación de los documentos se realizará así: Codificación para procesos: Se realiza así: Primera posición: PR que corresponde al tipo de documento Proceso según la Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG. Segunda posición: guión, símbolo -. Tercera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos. Ejemplo: Tipo de documento PR - ASIG Abreviatura de Proceso Codificación para documentos que NO están relacionados directamente con un procedimiento en particular: Corresponden a documentos que están relacionados con un proceso más no con un procedimiento específico. En esta categoría se incluye también la codificación de los procedimientos. Se realiza así: Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos. Segunda posición: guión, símbolo -. Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura del tipo de documento según Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG Cuarta posición: guión, símbolo -. Quinta posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento. Documento Abreviatura de Proceso Abreviatura del documento Consecutivo Procedimiento1 ASIG - PD - Procedimiento2 ASIG - PD - Guía 1 ASIG - G

15 Página: 15 de 16 Codificación para documentos que están relacionados directamente con un procedimiento en particular: Se realiza así: Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos. Segunda posición: guión, símbolo -. Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura PD (Procedimiento) Cuarta posición: guión, símbolo -. Quinta posición: consecutivo del procedimiento con el que se encuentra relacionado el documento a codificar. Sexta posición: guión, símbolo -. Séptima posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento Ejemplo de codificación de un formato que está relacionado con el procedimiento cuyo código es ASIG-PD- 01 Documento Abreviatura Proceso de Abreviatura Procedimiento Consecutivo Abreviatura del documento Formato ASIG - PD - 01 F - 01 Consecutivo La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG Tipo de documento Manual Proceso Procedimiento Trámite Instructivo Guía Programas Planes Formatos Indicador Mapa de Riesgos Otros documentos Tablas de Retención Documental Codificación M PR PD TR I G PG PL F ID MR OD TRD

16 Página: 16 de 16 La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la organización Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos Proceso DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COOPERACIÓN Y RELACIONES INTERNACIONALES ADMINISTRACIÓN DEL SIG GESTION DEL SERVICIO A LA CIUDADANIA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL FORMULACIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS SEGUIMIENTO DE POLITICAS PÚBLICAS INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS GESTION DEL TALENTO HUMANO GESTION DOCUMENTAL GESTION JURIDICA GESTIÓN AMBIENTAL GESTION DE CONTRATACION GESTION FINANCIERA GESTION TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN EVALUACION INDEPENDIENTE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Codificación DE CRI ASIG GSC CI FPP IPP SPP IVC ABS GTH GD GJ GA GC GF TIC EI CID