UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Documento CARACTERIZACION PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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1 UNIVRSIDAD FRANCISCO D PAULA SANTANDR OCAÑA CARACTRIZACION PROCSO GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA SUBDIRCCION ADMINISTRATIVA 1(6) NOMBR DL PROCSO: GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA OBJTIVO: Administrar en forma eficiente y eficaz los recursos físicos, financieros y económicos de la institución, teniendo en cuenta los lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo. ALCANC: Inicia con la realización de presupuesto institucional, hasta la identificación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora para el proceso. LIDR D PROCSO: NTRADA / INSUMO Plan de desarrollo Institucional. Planes operativos aplicables al proceso. Proyección de necesidades de las dependencias. Reportes Históricos de jecuciones. Presupuestales Activa y Pasiva, de los últimos cuatro años. PH VA ACTIVIDADS CLAV DL PROCSO P Clasificación y agrupación de rubros presupuestales studio de necesidades y viabilidad. laboración de proyecto de presupuesto. nvío del proyecto de presupuesto al Consejo Superior Universitario., ajustes y aprobación del proyecto de presupuesto. SALIDA USUARIOS - PROCSOS RSULTADO INTRNO XTRNO Presupuesto aprobado anual Plan de adquisición de bienes y servicios Presupuesto anual P laboración del Plan Anual de Caja (PAC) Plan Anual de Caja (PAC) Plan de desarrollo P Identificación de objetivos y diseño de estrategias Clasificación de actividades stablecimiento de metas Asignación de recursos y responsables Normatividad vigente Procedimiento para la selección y aprobación de proveedores H Inscripción, evaluación y selección de proveedores Plan de acción anual Listado de proveedores viabilizados Proveedores

2 UNIVRSIDAD FRANCISCO D PAULA SANTANDR OCAÑA CARACTRIZACION PROCSO GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA SUBDIRCCION ADMINISTRATIVA 2(6) Plan de adquisición de bienes y servicios Presupuesto aprobado anual H Recepción de solicitudes studios previos Autorización Comité de Compras (> 50 SMMLV) Solicitud, estudio y aprobación de cotización Solicitud de elaboración de CDP laboración de la Orden de Compra. CXP Obligación Adquisición de bienes y servicios Proveedores Adquisición de bienes y servicios s requisito Orden de compra Cuenta H laboración de comprobantes de egreso Aplicación de descuentos de ley Generación de las formas de pago laboración de cheques o transferencias bancarias Realización de consignaciones ntrega de insumos de inventarios Ordenes generales, orden de prestación de servicios, contrato de prestación de servicios, orden de obra, contrato de obra, orden compra y contrato de compra Orden de pago Pago a proveedores Proveedores Autorización de viáticos Liquidación de viáticos CDP Acuerdos de viáticos H Obligación Registro de información en SIF Comprobante de egreso laboración de cheques o transferencias bancarias Pago de viáticos

3 UNIVRSIDAD FRANCISCO D PAULA SANTANDR OCAÑA CARACTRIZACION PROCSO GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA SUBDIRCCION ADMINISTRATIVA 3(6) Solicitud del Director y Consejo Superior Información contable del periodo a reportar, requerimientos, normas, cartas de solicitud de información Información de Saldos bancarios. Liquidación de nómina Paz y salvo Gestión humana para OPS xtractos bancarios Consignaciones CXC, recibos de caja Tarjetas de depreciación Información financiera contable y trimestral Informes financieros de ingresos y gastos Fichas de gestión de indicadores H laboración de informes trimestrales, semestrales y anuales de ingresos, egresos y tributarios. nvío de información de pago de estampillas departamentales laboración de certificados de retención en la fuente H Pago de nómina: personal de planta, pensionados, contratados, OPS, catedráticos. H laboración de notas y ajustes contables V Auditar y realizar seguimiento a la información financiera Calificación de proveedores Medición del proceso a través de indicadores Informes financieros y tributarios Liquidación y pago de estampillas Certificado de retención en la fuente Comprobante de egreso, cheque o transferencias bancarias Orden de Pago Pago por Dispersión de nómina. Registro en el SIF Información contable conciliada Información financiera y contable verificada Listado de proveedores evaluados y aprobados Indicadores medidos y analizados Dirección Consejo superior. Procesos Gubernamen tales Contratistas ntidades bancarias Contaduría general de la nación DIAN MN Distrito capital BRC y Bancos ntidades bancarias Contaduría general de la nación

4 UNIVRSIDAD FRANCISCO D PAULA SANTANDR OCAÑA CARACTRIZACION PROCSO GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA SUBDIRCCION ADMINISTRATIVA 4(6) Información financiera y contable verificada Listado de proveedores evaluados y aprobados Informes de auditorías internas y externas Indicadores medidos y analizados A Toma de acciones correctivas preventivas y de mejora para el proceso Plan de mejoramiento del proceso Acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas RCURSOS HUMANOS INFRASTRUCTURA PARAMTROS D CONTROL Subdirector administrativo Secretarias Jefe de la unidad de Contabilidad auxiliares contables Jefe de la unidad de Presupuesto Jefe de la unidad de almacén Coordinador de inventarios Conductores Mensajeros RQUISITOS LGALS quipos de cómputo, oficinas, Internet, caja fuerte, software contable y financiero, Sistema de seguridad especial, almacén. RQUISITOS SIG Comunidad Características de calidad del producto y/o servicio Tiempos de entrega bienes y/o servicio Proveedor Costo/ beneficio Cumplimiento de la normatividad y las leyes Administración de los bienes (consumo y devolutivos) ficiencia financiera Ver Normograma SGC MCI 5.2 nfoque al cliente 6. Gestión de los recursos 1. Módulo de de planeación y gestión 7.2 Procesos relacionados con el cliente 1.2 componente direccionamiento 7.4 Adquisición de bienes y servicios 8.2 Seguimiento y medición 8.4 Análisis de datos estratégico Modelo de Operación por Procesos Indicadores de Gestión 8.5 Mejora

5 UNIVRSIDAD FRANCISCO D PAULA SANTANDR OCAÑA CARACTRIZACION PROCSO GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA SUBDIRCCION ADMINISTRATIVA 5(6) RISGOS SGUIMINTO MDICION Ver mapa de riesgos Acta de baja de elementos Acta de entrega de inventario Arqueo de caja Conciliaciones bancarias Constancias de prestación de servicios de inventarios Cotizaciones Cronograma de presentación de informes Cumplimiento de requisitos legales jecución presupuestal stados financieros studios de necesidad, conveniencia y oportunidad Informes de interventoría y supervisión Listado de proveedores aprobados Listas de chequeo de cumplimiento de requisitos Normograma Pago y cobro de estampillas Plan anual de adquisiciones Presupuesto aprobado mediante acuerdo Relación del IVA pagado Salidas de elementos Seguimiento a las solicitudes Selección y evaluación de proveedores Sistema de información financiero Solicitud de disponibilidad presupuestal Tiempos establecidos en contratos y órdenes Verificación de las ordenes de pedido, facturas y elementos Ver manual y fichas de indicadores para el sobre: Nivel de Respuesta frente a solicitudes de bienes Nivel de desempeño de los proveedores. Nivel de recaudo financiero IVA no recaudado Recepción de elementos solicitados a proveedores

6 UNIVRSIDAD FRANCISCO D PAULA SANTANDR OCAÑA CARACTRIZACION PROCSO GSTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIRA SUBDIRCCION ADMINISTRATIVA 6(6) ASPCTOS IMPACTOS Ver matriz de identificación de aspectos e impactos PLIGROS - RISGOS PLIGROS Y RISGOS MODRADOS: Psicosocial: Características del grupo de social Biomecánico: Postura mantenida y prolongada en sedente; movimientos repetitivos Condiciones de Seguridad: Locativos orden y aseo. Condiciones de Seguridad: Publico: Robos, asaltos y atentados de orden público. Firma: Nombre: JORG CAÑIZARS ARVALO Cargo: FCHA CONTROL D CAMBIOS RVISIÓN Creación del documento A Actualización de las actividades claves del proceso B Se agregaron el alcance del proceso y los parámetros de del proceso. C Se ampliaron los mecanismos de seguimiento y medición y el objetivo Cambio en el objetivo y alcance del proceso D Actualización de todas las actividades del PHVA Actualización de los recursos humanos Inclusión de los Peligros-Riesgos y Aspectos-Impacto del proceso Actualización de la plantilla del documento Actualización de los Parámetros de, mecanismos de seguimiento y medición Actualización de los requisitos del MCI con vigencia 2014 y los requisitos SGC

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