MANUAL DE AUDITORIA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO C.S. JAIME MICHEL

Transcripción

1 Pág. 1 de 5 AREA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: Administración Control Interno Auditorías Internas FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO: 1. OBJETIVO: Establecer si el sistema de gestión, es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos establecidos por la Entidad, y si son aplicados manteniendo su eficacia, eficiencia y efectividad. 2. CLIENTES: Áreas de la E.S.E. 3. SALIDA: -Cronograma de Auditorias -Listado de Verificación -Informe de Auditoria -Informe de Consolidación de Resultados de Auditoria 5. ACTIVIDADES: La oficina de Control Interno o quien haga sus veces, es responsable por la definición del programa de auditorías internas, adicionalmente, selecciona al auditor, responsable de ejecutarla. El auditor o quien haga sus veces, responde por la planificación, ejecución y seguimiento de las diferentes auditorías realizadas, asegurando la mejora del proceso o sistema auditado. 6. PERFIL DEL AUDITOR: 6.1. Auditor Interno: PERFIL DEL CARGO 5.2 GENERALIDADES: EDUCACIÓN EXPERIENCIA HABILIDADES Profesional o tecnólogo en cualquier área. Mínimo (6) meses de experiencia en la Entidad. Calidad, conocimiento del trabajo y confiabilidad. Son realizadas por personas calificadas e independientes del proceso. El auditor, o quien haga sus veces, debe cumplir con el perfil definido por la Entidad, para desempeñarse como tal. Las auditorias se pueden realizar a la totalidad de los procesos o

2 Pág. 2 de 5 a un proceso, se ejecutan por solicitud de la alta dirección, y por resultados de auditorías anteriores, y la importancia de los procesos; siendo los misionales los auditados con mayor frecuencia, trimestral; y los procesos de apoyo y de direccionamiento los que se auditan semestralmente. Este procedimiento está integrado por las siguientes fases: Programación: La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, define el Cronograma de Auditorias, el cual considera las condiciones descritas en generalidades para realizar el cronograma. Las auditorias se programan trimestralmente para los procesos misionales, y semestralmente para los procesos de apoyo y direccionamiento. Como registro de la actividad se dejan al auditor el Cronograma de Auditorias. El Jefe de Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, envía el cronograma de la auditoria al despacho de la Gerente para la respectiva aprobación, y posterior notificación con un oficio al auditor seleccionado, y el cronograma de la auditoria para realizar la respectiva planificación; en caso que el auditor no esté disponible en la fecha programada, el Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces evalúa la posibilidad de una reprogramación Planificación: El Auditor, o quien haga sus veces, mediante el Programa de Auditorías, incluye elementos a auditar y fechas de las auditorias. La planificación cubre la preparación de las listas de verificación o preguntas empleadas para la ejecución de la auditoria; las cuales se hacen a partir la revisión de la documentación relacionada con el proceso a auditar Notificación: Con anticipación, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, notifica los procesos a auditar, los documentos de referencia y las fechas y hora de las auditorias programadas a todo el personal auditado, mediante el envío del cronograma de la auditoria a través de un oficio Ejecución: Esta fase se inicia con la realización de una reunión de apertura liderada por el Auditor, donde comunica al personal a auditar el objeto de la auditoria, su alcance, la metodología empleada para su ejecución y el cronograma de la misma. Finalizada esta reunión, el Auditor, comienza la auditoria, recopilando información mediante entrevistas al personal a auditar, revisión de documentos y observación directa de actividades, consignándolas en un acta. Después de recopilar la información, el Auditor, la analiza clasificando los hallazgos en: Conformidades y No Conformidades, y por último, elabora el informe que debe ser entregado al auditado cinco (5) después de realizada la auditoria, documentando:

3 Pág. 3 de 5 a) Personal auditado b) El auditor c) El proceso auditado d) La fecha de la auditoria e) Los documentos de referencia f) El objetivo de la auditoria g) Los aspectos por destacar o conformidades h) Las no conformidades detectadas Para concluir esta fase, el Auditor o quien haga sus veces, programa una reunión con el personal auditado, donde le presenta los resultados de la auditoría y acuerda la fecha de revisión de las acciones correctivas definidas, informando posteriormente el día, de entrega del informe al jefe del proceso auditado con copia a la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces Seguimiento: El Auditor encargado de realizar la auditoria, efectúa el seguimiento de las acciones correctivas, a través de revisiones, hasta la solución de las no conformidades encontradas. Este seguimiento verifica la realización de las acciones correctivas según lo programado y determina si la acción fue eficaz para prevenir o minimizar la recurrencia del problema; el resultado de la verificación se registra en un acta con la respectiva fecha y firma del Auditor. Si las acciones correctivas no fueron efectivas se remiten a la oficina de Control Interno, o quien haga sus veces para establecer el respectivo tratamiento. Una vez concluido el seguimiento, se entregan los registros del mismo consignados en el acta, a la Oficina de Control Interno, totalmente diligenciada para su respectivo archivo y consolidación de resultados en un informe que se entrega a la Gerencia, para realizar la revisión. 6. CONTROLES: Cumplimiento del cronograma de auditorías definido Cumplimiento del cronograma de seguimiento de acciones correctivas Informe de consolidación de resultados de auditoria

4 Pág. 4 de 5 FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO 1. TIPO DE ACCIÓN: X PREVENTIVA CORRECTIVA MEJORA 2. REQUISITOS INCUMPLIDOS 3. NUMERO DE HALLAZGOS 4.RESPONSABLE 5. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO 6.DOCUMENTOS SOPORTE 7. CAUSAS 8.ANALISIS 9. ACCIÓN DE MEJORA PROPUESTA FIRMA RESPONSABLE:

5 Pág. 5 de 5 PROGRAMA DE AUDITORÍAS No. DE AUDITORIA FECHA PROCESO AUDITOR AUDITADO FIRMA RESPONSABLE