PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN NÓMINA FUNCIONARIOS Y EX FUNCIONARIOS

Transcripción

1 Página: 1 de 6 1. Objetivo Establecer las directrices y las actividades a desarrollar, para la elaboración de la nómina del personal de planta y liquidación de emolumentos de los exfuncionarios del Ministerio del Trabajo. 2. Alcance Inicia con las novedades de personal, hasta la entrega de la nómina al Grupo de Tesorería. 3. Definiciones EMOLUMENTOS: Prestaciones pendientes por liquidar y pagar. HOMINIS: Software utilizado para la liquidación de nómina. LIPS: Licencias, incapacidades, permisos y sanciones. PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes 4. Generalidades del procedimiento Las novedades de personal se reciben dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes e incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios de cuenta bancaria, traslados de EPS o Fondos de Pensiones. Además, novedades de deducciones (aportes sindicales, aportes cooperativas, libranzas, medicina prepagada, seguros de vida, embargos, aportes voluntarios a pensión-avp, aportes fomento a la construcción-afc, etc) El cierre de nómina se realizará entre los días 20 y 22 de cada mes. 5. Descripción de las actividades Nro. Actividad 1 Recibir novedades de personal Responsable 2 Descargar y entregar al responsable de la actividad 3 Clasificar y codificar novedades en el aplicativo de nómina, basado en los actos administrativos que las soportan, oficios y/o, Técnico Administrativo y. Registro /documento Planilla - Oficios radicados Planilla de descarga, Novedades y soportes Listados Novedades. Resoluciones de de

2 Página: 2 de 6 planillas. 4 Clasificadas las novedades si corresponden a horas extras y vacaciones se ingresan al aplicativo de nomina 5 Ingresar novedades de deducciones en el aplicativo de nómina: aportes sindicales, aportes cooperativas, créditos, medicina prepagada, seguros de vida, AFC. y continúa con la actividad 7 Técnico Administrativo situaciones administrativas. Base de Datos Nómina, Formato único de novedades de personal Formato único relación mensual de horas extras Base de Datos de Nómina. Formato único de novedades de personal 6 Ingresar novedades de retiros, ingresos, encargos, sanciones, licencias, coordinaciones, primas técnicas, embargos, seguridad social en el aplicativo de nómina, 7 Ejecutar pre-proceso de novedades en Hominis para revisar su liquidación 8 Preliquidar nomina. 9 Revisar prenómina. 10 Solicitar CDP 11 Generar e imprimir reporte de retiros del período 12 Generar proyectos de resolución de vacaciones y horas extras en el aplicativo de nómina. Base de Datos de Nómina. Formato único de novedades de personal Resoluciones situaciones Administrativas del personal de planta Verificación visual al ingreso de la novedad (Hominis) Archivo plano generado por Hominis- Reporte prenómina - generado por Hominis Vs. Novedades del mes Reporte Proyecto de resolución

3 Página: 3 de 6 13 Imprimir proyectos de resoluciones de vacaciones y horas extras. 14 Verificar los proyectos de resolución de vacaciones y horas extras. 15 Una vez verificadas se imprimen las resoluciones, de lo contrarios se regresa a la actividad 12 Administrativo Auxiliar 16 Elaborar memorando con remisión de proyectos de resolución de vacaciones, horas extras con soportes. 17 Remitir a Secretaría General la nota interna con los proyectos de resolución de vacaciones, horas extras y liquidación de exfuncionarios con soportes, para numeración y firma. 18 Suscribir Resolución de vacaciones, Horas extras y liquidación de exfuncionarios. Secretaria General 19 Recepcionar copias de resoluciones de vacaciones, horas extras y liquidación de exfuncionarios 20 Consultar pendientes, efectuar ajustes y verificar correcto balance de todos los ítems contables de prenómina. 21 Efectuar copia de seguridad, backup final de prenómina 22 Ejecutar Cierre de Nómina 23 De presentarse inconsistencias se deshace el cierre, se sube backup final de prenómina y se corrigen las inconsistencias si todo es correcto se continua con la actividad Imprimir reportes de nómina y desprendibles de pago de los funcionarios para los Grupos de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería. 25 Elaborar memorando para la remisión de reportes de nomina a los Grupos de Presupuesto y de Tesorería. 26 Remisión memorando con reportes respectivos de nomina debidamente legalizados al Grupo de Presupuesto y Grupo de Tesorería Técnico administrativo Subdirección de Talento Humano Proyectos resoluciones Proyectos resoluciones Resolución Resoluciones para firma Resolución firmada Copias de resoluciones firmadas Base de Datos de Nómina Actualización Tablas Base de Datos Nómina Base de datos nómina Reportes de Nómina Reportes

4 Página: 4 de 6 27 Generar los archivos general, conceptos y descuentos para pago nómina aplicativo SIIF 28 Transmitir archivos de bancos desde ambiente Linux a ambiente Windows. 29 Revisar consistencia cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos) profesional Universitario 30 Validar archivos general, conceptos y descuentos en aplicativo de Minhacienda 31 Generar archivos XML y enviarlos al grupo de presupuesto 32 Transmitir backup de cierre de la base de datos de nómina 33 Elaborar comunicación de vacaciones 34 Verificar la comunicación de vacaciones, si presentan errores realizamos nuevamente la actividad Enviar correo electrónico avisando entrega de comunicaciones de vacaciones y Subdirector de Talento Humano Secretaria Ejecutiva 36 Incluir novedades de anuncios de traslados de EPS, Fondos de Pensión y Cajas de Compensación para la elaboración de la planilla única de aportes 37 Verificar novedades de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes 38 Generar Medio magnético de la Planilla Integrada de Aportes 39 Efectuar prueba piloto de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes vía Internet por y/o medio del aplicativo autorizado 40 Generar informe de pagos por cada EPS, AFP, ARL, CCF y SENA, ICBF, ESAP, ESC. IND. 41 Enviar información pago Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Grupo de Tesorería con soporte impreso Archivo magnético general, conceptos y descuentos. Archivo magnético banach y bangan Archivo magnético banach y bangan vrs. general. Archivos Excel Archivos XML Copia de Archivo Proyectos resoluciones generadas liquidación. Oficios Correo electrónico de por Registro novedades aplicativo de nómina Archivo plano (PILA) Archivos plano Archivo Plano (PILA) Informe de pagos individuales en el aplicativo HOMINIS firmado y radicado enviado información PILA

5 Página: 5 de 6 42 Generar archivo plano de las Cesantías de cada funcionario y de los ex-funcionarios con liquidación en el período 43 Verificar la correcta liquidación de las cesantías de los funcionarios y exfuncionarios en el período 44 Cargar el archivo plano en la plataforma virtual establecida por el Fondo Nacional del Ahorro. 45 Verificar la correcta validación del archivo plano y los valores causados para el periodo en la plataforma virtual del FNA 46 Envío del reporte de los exfuncionarios del periodo al FNA por medio de Excel 47 Validación del archivo cargado y causado a través de soportes remitidos en PDF por el FNA al Ministerio. 48 Backup definitivo de nómina periódica 49 Transmitir backup de prenomina y del cierre mensual base de datos nómina. Trasmitir el directorio de resultados del proceso (Informes) trasmisión del directorio de programas del aplicativo HOMINIS 50 Grabar copia de seguridad en medio magnético 51 Remitir a la Oficina de Sistemas una copia de seguridad para su custodia Archivo Dkfnaaamm.txt Plano Archivo plano de cesantías y archivos de las nóminas del período Archivo Plano FNAmmaa.txt Plantilla de reportes a entidades en el modulo virtual FNA Exfmesfna.exl Exfmesfna.pdf Medio magnético con copia a sistemas Archivos generales Archivos comprimidos denominados de acuerdo al mes que corresponda 6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento y puntos de control - Software de nómina actualizado de acuerdo a la normatividad vigente - Conexión adecuada y permanente con el servidor en el cual se encuentra el aplicativo. - Acompañamiento permanente por parte del proveedor del software. - Documentación soporte de la nómina se encuentre disponible dentro de las fechas establecidas, completa y debidamente revisada. - Cumplimiento al cronograma establecido para desarrollar el proceso de nómina. - CDP que ampara el proceso de pago de la nómina. - Acceso a las carpetas compartidas

6 Página: 6 de 6 En este numeral se debe incluir aquellos requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos. La Nómina se debe liquidar de acuerdo a lo establecido en la resolución 1742 del 29 de agosto de 2012 y la circular 35 del 30 de agosto, lo que permite dar cumplimiento al cronograma establecido para liquidación y pago de la misma. Los puntos de control del procedimiento son los siguientes: Actividad No.9. - El profesional especializado revisa la prenómina con base en el reporte de prenómina generado por el aplicativo Hominis Vs. Novedades del mes. Actividad No.14 - El profesional especializado verifica los proyectos de resolución de vacaciones y horas extras. Actividad No.20 - El profesional universitario consulta los pendientes, efectua ajustes y verifica el correcto balance de todos los ítems contables de prenómina. Actividad No El profesional especializado y el profesional universitario, revisa la consistencia en la cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos). Actividad No.34. El profesional especializado verifica la comunicación de vacaciones, si presentan errores se realiza nuevamente la actividad 33. Actividad No.37. El profesional especializado verifica las Verifica las novedades de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes en el archivo plano PILA. Actividad No.43 - El profesional universitario verifica la correcta liquidación de las cesantías de los funcionarios y ex-funcionarios en el período. Actividad No.45 - El profesional universitario verifica la validación del archivo plano y los valores causados para el periodo en la plataforma virtual del FNA. Actividad No.47 - El profesional universitario valida el archivo cargado y causado a través de soportes remitidos en PDF por el FNA al Ministerio. 7. Anexos: - Formato único de novedades de personal - Formato único de relación y liquidación mensual de horas extras - Historias laborales