MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

Transcripción

1 DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS ESTADOS Julio, 2005

2 IDENTIFICACIÓN DE FIRMA(S) DE VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ESTADOS. NOMBRE Y PUESTO FIRMA C. P. Alfredo García Gómora Administrador de Contabilidad y Estados Financieros Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización y Modernización

3 ESTADOS 1 Í N D I C E Página INTRODUCCIÓN 6 I. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO 7 II. PROCEDIMIENTOS 1.- Registro de la Documentación Comprobatoria del Gasto. 10 Objetivo del Procedimiento 10 Políticas de Operación 10 Descripción de Actividades 11 Diagrama de Flujo Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto. 17 Objetivo del Procedimiento 17 Políticas de Operación 17 Descripción de Actividades 18 Diagrama de Flujo 20 Formas e Instructivos de Llenado Conciliación de Retenciones y Enteros. 26 Objetivo del Procedimiento 26 Políticas de Operación 26 Descripción de Actividades 27 Diagrama de Flujo 29 Formas e Instructivos de Llenado Elaboración de Pólizas de Diario de Almacén. 35 Objetivo del Procedimiento 35 Políticas de Operación 35 Descripción de Actividades 36 Diagrama de Flujo 38

4 ESTADOS 2 Página 5.- Elaboración de Pólizas de Diario Correspondientes a la Creación de Pasivos y Liquidación de Retenciones por Concepto de Descuentos a Favor de Terceros. 39 Objetivo del Procedimiento 39 Políticas de Operación 39 Descripción de Actividades 41 Diagrama de Flujo Elaboración de Pólizas de Diario de Reintegros de Años Anteriores. 47 Objetivo del Procedimiento 47 Políticas de Operación 47 Descripción de Actividades 48 Diagrama de Flujo 49 Formas e Instructivos de Llenado Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros. 52 Objetivo del Procedimiento 52 Políticas de Operación 52 Descripción de Actividades 53 Diagrama de Flujo Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros Cuenta Centralizada. 56 Objetivo del Procedimiento 56 Políticas de Operación 56 Descripción de Actividades 57 Diagrama de Flujo Elaboración de Pólizas de Diario de Viáticos. 59 Objetivo del Procedimiento 59 Políticas de Operación 59 Descripción de Actividades 60 Diagrama de Flujo 62

5 ESTADOS Revisión de Copias de los Estados de Cuenta Bancarios. 63 Página Objetivo del Procedimiento 63 Políticas de Operación 63 Descripción de Actividades 64 Diagrama de Flujo 66 Formas e Instructivos de Llenado Verificación de los Registros de SICOPEL contra los Importes de la Documentación Contable Original. 70 Objetivo del Procedimiento 70 Políticas de Operación 70 Descripción de Actividades 71 Diagrama de Flujo Glosa de Pólizas Diarias de Egresos. 74 Objetivo del Procedimiento 74 Políticas de Operación 74 Descripción de Actividades 76 Diagrama de Flujo Archivo de Pólizas Diarias de Egresos. 88 Objetivo del Procedimiento 88 Políticas de Operación 88 Descripción de Actividades 89 Diagrama de Flujo Información Mensual de Gastos de Comunicación Social. 92 Objetivo del Procedimiento 92 Políticas de Operación 92 Descripción de Actividades 93 Diagrama de Flujo 95

6 ESTADOS 4 Página 15.- Elaboración de Estados Financieros. 97 Objetivo del Procedimiento 97 Políticas de Operación 97 Descripción de Actividades 99 Diagrama de Flujo 110 Formas e Instructivos de Llenado Operación del Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto del Servicio de Administración Tributaria. 119 Objetivo del Procedimiento 119 Políticas de Operación 119 Descripción de Actividades 120 Diagrama de Flujo 125 Formas e Instructivos de Llenado Elaboración de Información Financiera y Presupuestal. 146 Objetivo del Procedimiento 146 Políticas de Operación 146 Descripción de Actividades 147 Diagrama de Flujo Integración del Informe de Avance de Gestión Financiera del Servicio de Administración Tributaria. 151 Objetivo del Procedimiento 151 Políticas de Operación 151 Descripción de Actividades 152 Diagrama de Flujo 155 Formas e Instructivos de Llenado 156

7 ESTADOS 5 Página 19.- Integración del Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal del Servicio de Administración Tributaria. 173 Objetivo del Procedimiento 173 Políticas de Operación 173 Descripción de Actividades 174 Diagrama de Flujo 177 Formas e Instructivos de Llenado Envío de la Información Generada por el Centro Contable de Recaudación de la Administración General de Recaudación. 219 Objetivo del Procedimiento 219 Políticas de Operación 219 Descripción de Actividades 220 Diagrama de Flujo Registro y pago del pasivo circulante o ADEFAS 225 Objetivo del Procedimiento 225 Políticas de Operación 225 Descripción de Actividades 227 Diagrama de Flujo 232

8 ESTADOS 6 INTRODUCCIÓN Con fundamento en los Artículos 14, Fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria, y artículo 28 fracciones V, VI, VII y XII de su Reglamento Interior, los cuales hacen referencia a la obligación que tienen las unidades administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar, actualizar e integrar conforme a sus programas de trabajo sus Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos; en este sentido, la Administración Central de Recursos Financieros ha elaborado el presente Manual de Procedimientos de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, que tiene como propósito fundamental sistematizar y regular los procesos que en esta Administración se llevan a cabo. El presente documento se integra con el Marco Jurídico-Administrativo que fundamenta la aplicación de los procedimientos, así como los Objetivos, Políticas de Operación, Descripción de Actividades, los Diagramas de Flujo y las Formas e Instructivos de Llenado, para cada procedimiento. Es importante señalar, que para cumplir con los objetivos de este Manual, se requiere de su actualización permanente por lo que se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal encargado de su operación.

9 ESTADOS 7 I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05-II-1917, última reforma D.O.F. 20-VI Leyes Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-VI Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 31-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-IV Ley del Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-XII-1978, última reforma D.O.F. 28-VI Ley del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 15-XII última reforma D.O.F. 12-VI Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 01-I-2002, última reforma D.O.F. I-XII Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal D.O.F. 24-XI Códigos Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 31-XII-1981, última reforma D.O.F. 31-XII Reglamentos Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 18-XI-1981, última reforma D.O.F. 05-VI-2002.

10 ESTADOS 8 Reglamento del Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 21-V Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 19-lII Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 19-IX Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 06-VI Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 17-X Decretos Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005 D.O.F. 20-XII Acuerdos Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de documentación contable consistente en libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse. D.O.F. 12-XI Acuerdo por el que se expide el clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. D.O.F. 13-X-2000, última reforma D.O.F. 01-X Acuerdo que establece las disposiciones de Ahorro en la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal D.O.F. 28-II-2002.

11 ESTADOS 9 Acuerdo mediante el cual se da a conocer el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 31-XII Documentos Normativo-Administrativos Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para los Ejercicios Fiscales D.O.F. 30-XII-2004 Manual para la Elaboración y Expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Oficialía Mayor. Dirección General Adjunta de Presupuesto, Contabilidad y Sistemas. Febrero de 1994, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos. Manuales del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Sector Central. Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Subsecretaría de Egresos, Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Enero, 2001, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos. Guía Técnica para elabora Manuales Administrativos Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos. Julio 2004 Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Financieros. Febrero 2005.

12 ESTADOS REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO. Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los Estados Financieros correspondientes. Políticas de Operación Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, la Documentación Contable soporte del gasto (Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación) emitida, dentro de los cinco días posteriores a su trámite, para su registro contable oportuno. Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales que laboren con el Sistema de Control del Ejercicio Presupuestal (SICEP), deberán enviar la Documentación Contable soporte del gasto en archivos TXT y RPT y, posteriormente, físicamente mediante oficio. Las Unidades Administrativas Centrales que no cuenten con el SICEP, deberán enviar la documentación soporte del gasto físicamente mediante oficio. En la recepción de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación, la Administración de Contabilidad y Estados Financieros deberá revisar que fueron elaborados con base en lo establecido en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes, emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros.

13 ESTADOS 11 PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRA- CIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO ACTIVIDAD 1. Recibe de las unidades administrativas centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y Aduanas, oficio con la documentación soporte del gasto y turna. 2. Recibe la documentación contable para su registro mediante correo electrónico en archivos TXT y RPT, así como físicamente mediante oficio y se sella de recibido. 3. Los archivos RPT se imprimen, sellan y cotejan contra los archivos TXT. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.) - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - P.D.E. - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - Correo Electrónico - Archivos TXT y RPT Los datos son correctos? Sí 4. Los archivos TXT se guardan en una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL. Continúa actividad No. 6 No - Correo Electrónico

14 ESTADOS 12 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 5. Solicita su corrección a la unidad administrativa vía correo electrónico. Regresa a la actividad No. 2 DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Archivos TXT 6. Verifica que las PDE s cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. Cumplen con los requisitos? No - PDE - Lineamientos 7. Informa a la unidad administrativa vía correo electrónico para que corrija el error detectado - Correo Electrónico Regresa a la actividad No. 2 Sí 8. Verifica que los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes y se acompañen de sus anexos, y que la P.D.E. a la que afecta esté capturada en SICOPEL. Cumplen con los requisitos? - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - Lineamientos - Ficha de depósito, cheque cancelado ó solicitud de cancelación de cheques extraviados

15 ESTADOS 13 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE No ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 9. Informa a la unidad vía correo electrónico para que corrija el error detectado. - Correo Electrónico Regresa a la actividad No. 2 Sí 10. Transfiere los archivos TXT a SICOPEL y verifica las operaciones aritméticas. - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de Rectificación - Archivo TXT 11. La documentación enviada por oficio se captura en SICOPEL. 12. Verifica que la PDE a registrar contenga suficiencia presupuestal en el SICOPEL. - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de Rectificación - PDE Tiene suficiencia presupuestal? No 13. Solicita vía correo electrónico a la unidad responsable gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF. Sí - Correo Electrónico

16 ESTADOS 14 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 14. Genera reporte para su validación y verifica que la captura y/o transferencia esté correcta. Está correcto? No 15. Rectifica información. Regresa a la actividad No. 14 Sí 16. Efectúa la actualización del Reporte de captura en SICOPEL DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Reporte de Captura - Reporte de Captura - Reporte de Captura 17. Archiva la documentación contable registrada. Fin del Procedimiento. - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de Rectificación - Reporte de Captura

17 ESTADOS 15 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO INICIO 1 SUBADMINISTRACIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL 1 RECIBE DE LAS U.A. Y DE LAS SIC's Y SICA's OFICIO CON LA DOCUMENTACION SOPORTE Y TURNA 6 VERIFICA QUE LAS PDE s CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL GASTO VIGENTE POLIZA DIARIA DE EGRESOS LINEAMIENTOS POLIZA DIARIA DE EGRESOS AVISO DE REINTEGRO DEPARTAMENTOS DE OFICIOS DE REGISTRO CONTABLE Y RECTIFICACION CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO CUMPLE CON LOS REQUISITOS? NO 7 INFORMA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO 2 ELECTRONICO PARA QUE CORRIJA EL ERROR CORREO ELECTRONICO SI 2 2 RECIBE DOCUMENTACION CONTABLE EN ARCHIVOS TXT Y RPT, ASI COMO OFICIO Y SE LLA DE RECIBIDO POLIZA DIARIA DE EGRESOS AVISOS DE REINTEGRO 8 VERIFICA QUE LOS AVISOS DE REINTEGRO Y LOS OFICIOS DE RECTIFICACION CUMPLAN CON LOS REQUISITOS AVISOS DE REINTEGRO OFICIOS DE RECTIFICACION OFICIOS DE RECTIFICACION LINEAMIENTOS 3 IMPRIME, SELLA Y COTEJA LOS ARCHIVOS RPT CONTRA LOS TXT ARCHIVOS TXT Y RPT CORREO ELECTRONICO FICHAS DE DEPOSITO 9 CUMPLE CON LOS REQUISITOS? NO INFORMA A LA U.A. POR CORREO ELECTRONICO PARA QUE CORRIJA EL ERROR 2 LOS DATOS SON CORRECTOS? NO SOLICITA SU CORRECCIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO ELECTRÓNICO 5 2 SI CORREO ELECTRONICO CORREO ELECTRONICO 10 SI 4 GUARDAR LOS ARCHIVOS TXT EN LA PC Y REALIZAR SU TRANSFERENCIA EN SICOPEL TRANSFIERE LOS ARCHIVOS TXT A SICOPEL VERIFICA LAS OPERACIONES POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS AVISOS DE REINTEGRO ARCHIVOS TXT OFICIO DE RECTIFICACION 1 A ARCHIVO TXT

18 ESTADOS 16 DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO A CAPTURA LA DOCUMENTACION ENVIADA POR OFICIO EN SICOPEL POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS AVISOS DE REINTEGRO ESTA CORRECTO? SI 16 EFECTUA LA ACTUALIZACION DEL REPORTE DE CAPTURA EN SICOPEL NO REPORTE DE CAPTURA RECTIFICA INFORMACION 4 REPORTE DE CAPTURA OFICIO DE RECTIFICACION 12 VERIFICA QUE LA PDE A REGISTRAR CONTENGA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL EN SICOPEL POLIZA DIARIA DE EGRESOS ARCHIVA 17 POLIZA DIARIA DE EGRESOS AVISO DE REINTEGRO FIN OFICIO DE RECTIFICACION 13 REPORTE DE CAPTURA TIENE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL? NO SOLICITA POR CORREO ELECTRONICO A LA UNIDAD RESPONSABLE, GESTIONE LA SUFICIENCIA CON LA ADMON. DE PRESUPUESTO DE LA ACRF CORREO ELECTRONICO SI 14 GENERA REPORTE PARA SU VALIDACION Y VERIFICA QUE LA CAPTURA DE TRANSFERENCIA ESTE CORRECTA REPORTE DE CAPTURA 2

19 ESTADOS CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para que efectúen su conciliación. Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros contables. La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.

20 ESTADOS 18 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO ACTIVIDAD 1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel. 2. Elabora oficio informando a cada una de las unidades responsables el envío del Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conciliación. 3. Remite a las unidades responsables el oficio y mediante correo electrónico los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación Contable. (Ambos por vía electrónica a las unidades regionales). 4. Recibe, registra la fecha de recepción y el estado que guarda la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto que las unidades responsables envían. Existen diferencias? Sí 5. Analiza diferencias. No 6. Archiva. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Estado de la Aplicación - Oficio - Oficio - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de Conciliaciones Contables - Conciliación - Conciliación

21 ESTADOS 19 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD Son errores de registro en SICOPEL? Sí 7. Realiza la corrección en sistema. 8. Informa a la unidad responsable que ya se efectuaron las correcciones. Continúa actividad no. 6 No 9. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella. 10. Recibe y registra las aclaraciones y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - SICOPEL - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de Conciliaciones Contables Continúa actividad no. 6 Fin del Procedimiento.

22 ESTADOS 20 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO INICIO 1 DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO 9 1 GENERA MENSUALMENTE EL REPORTE Y LO CONVIERTE A EXCEL SON ERRORES DE REGISTRO EN SICOPEL? NO INFORMA A LA UNIDAD QUE LAS CAUSAS QUE GENERAN LA DIFERENCIA SON IMPUTABLES A ELLA CORREO ELECTRONICO 2 ELABORA OFICIO INFORMANDO EL ENVIO DEL REPORTE PARA EFECTUAR LA CONCILIACION ESTADO DE LA APLICACION CONTABLE DEL GASTO OFICIO SI 7 REALIZA CORRECCION SICOPEL 10 RECIBE Y REGISTRA LAS ACLARACIONES Y/O CORRECCIONES DE LAS UNIDADES 6 RESPONSABLES PARA SOLVENTAR LAS DIFERENCIAS CONCILIACION 3 REMITE VIA CORREO ELECTRONICO INFORMACION PARA QUE LAS UNIDADES REALICEN LA CONCILIACION OFICIO 8 INFORMA A LA UNIDAD RESPONSABLE QUE YA SE EFECTUARON LAS CORRECCIONES FIN REGISTRO DE CONCILIACIONES CONTABLES ARCHIVOS DE EXCEL CORREO ELECTRONICO 4 CORREO ELECTRONICO 6 RECIBE Y REGISTRA LA FECHA DE RECEPCION Y EL ESTADO QUE GUARDA LA CONCILIACION CONTABLE QUE LAS UNIDADES RESPONSABLES ENVIAN CORREO ELECTRONICO CONCILIACION REGISTRO DE CONCILIACIONES CONTABLES 6 EXISTEN DIFERENCIAS? NO ARCHIVA CONCILIACION SI 5 ANALIZA DIFERENCIAS CONCILIACION 1

23 FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

24 ANEXO 1

25 ANEXO 1 INSTRUCTIVO CONCILIACION CONTABLE No. Concepto Descripción UNIDAD CUENTA PAGADORA FECHA Identificar a la Unidad o Administración que emite el reporte, con el número y nombre asignados. Es el número de cuenta bancaria, asignada a cada Unidad o Administración. Anotar el día y mes, al que corresponde la información. 4 5 NO. DE PARTIDA PRESUPUESTAL ACTIVIDAD INSTITUCIONAL Se determina considerando los conceptos establecidos en el Clasificador por Objeto de Gasto que rige al Servicio de Administración Tributaria, se deberán anotar todas las partidas con presupuesto autorizado, no importando, si hay movimientos o no y si hay diferencia o no. Número de la Actividad Institucional que pertenece a la Unidad y al Objeto de Gasto correspondiente 6 7 EJERCIDO SEGÚN LA A.C.R.F. EJERCIDO SEGÚN LA UNIDAD Ejercido por la Administración Central de Recursos Financieros. Es la información que envía mensualmente la Administración de Contabilidad y Estados Financieros a las Administraciones Centrales, a las Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y a las Aduanas. Se obtiene el registro de los datos contenidos en las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro. Ejercido por la Unidad, se refiere al presupuesto erogado por las Administraciones Centrales, Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y por las Aduanas; amparado por las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro, contenidos en sus propios registros DIFERENCIA NOS. DE POLIZAS CON PARTIDAS A CONCILIAR OBSERVACIONES TOTAL Diferencia, es el resultado de comparar la información del punto 6 con la del punto 7. Números de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación con partidas a conciliar. Anotar el número de póliza en la que se hayan detectado diferencias presupuestales a efecto de que el personal de la Administración de Contabilidad los certifique. Observaciones, es la Información adicional para que el reporte resulte lo más claro posible. En todos los casos de diferencia se deberán anotar las causas. Se refiere a la suma de los importes ejercidos y de la columna de diferencias. Esta última debe coincidir en forma vertical y horizontal. 12 ELABORO Nombre y firma del Encargado de Recursos Financieros. 13 AUTORIZO Nombre y firma del Administrador de la Unidad Central Subadministrador de Innovación y Calidad Local y/o de la Aduana. y/o

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28 ESTADOS CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las retenciones que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, mismo que integra la información para que efectúen la conciliación de Retenciones y Enteros. Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros. La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.

29 ESTADOS 27 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO ACTIVIDAD 1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel. 2. Remite mediante correo electrónico a las unidades responsables los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación de Retenciones y Enteros. 3. Recibe, registra la fecha de recepción y el estado que guarda la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables. Existen diferencias? Sí DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Estado de la Aplicación - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de Retenciones y Enteros - Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros 4. Analiza diferencias. No 5. Archiva. Son errores de registro en SICOPEL? Sí 6. Realiza la corrección en sistema. - Conciliación de Retenciones y Enteros - Conciliación de Retenciones y Enteros - SICOPEL

30 ESTADOS 28 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 7. Informa a la unidad responsable que ya se efectuaron las correcciones. Continúa actividad no. 5 No 8. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella. 9. Recibe y registra las aclaraciones y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables. Continúa actividad no. 5 DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de Retenciones y Enteros - Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros Fin del Procedimiento.

31 ESTADOS 29 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS INICIO 1 DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO 1 SON ERRORES DE REGISTRO EN SICOPEL? NO 8 INFORMA A LA UNIDAD QUE LAS CAUSAS QUE GENERAN LA DIFERENCIA SON IMPUTABLES A ELLA GENERA MENSUALMENTE EL REPORTE Y LO CONVIERTE A EXCEL 2 ESTADO DE LA APLICACION CONTABLE DEL GASTO SI 6 REALIZA CORRECCION CORREO ELECTRONICO 9 RECIBE Y REGISTRA LAS ACLARACIONES Y/O CORRECCIONES QUE SOLVENTAN LAS 5 DIFERENCIAS DE LAS UNIDADES RESPONSABLES REMITE VIA CORREO ELECTRONICO INFORMACION PARA QUE LAS UNIDADES REALICEN LA CONCILIACION 2 ARCHIVOS DE EXCEL 7 SICOPEL CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS REPORTE DE CONCILIACIONES DE RETENCIONES Y ENTEROS 3 CORREO ELECTRONICO INFORMA A LA UNIDAD RESPONSABLE QUE YA SE EFECTUARON LAS CORRECCIONES FIN RECIBE Y REGISTRA LA FECHA Y EL ESTADO QUE GUARDA LA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS QUE ENVIAN LAS UNIDADES RESPONSABLES CORREO ELECTRONICO 5 CORREO ELECTRONICO CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS REPORTE DE CONCILIACIONES DE RETENCIONES Y ENTEROS 5 5 EXISTEN DIFERENCIAS? NO ARCHIVA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS SI 4 ANALIZA DIFERENCIAS CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS 1

32 FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

33 ANEXO 1

34 ANEXO 1 INSTRUCTIVO CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS No. Concepto Descripción DEL MES DE PAGINA UNIDAD NUMERO DE DOCUMENTO Se anota el mes y el año a los que corresponde la conciliación. Indica el número correspondiente al total de las hojas que integran la conciliación. Se anota el número y el nombre de la unidad ejecutora. Indica el dato correspondiente al numero progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en el que se registro el movimiento en SICOPEL CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE DIFERENCIA Y/U OBSERVACIONES Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención registrada. Se anotan las claves de retención asignada a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: Retención del 5 al millar Retención del I.S.R Retención de FOGAREF Retención del I.V.A. al 10% Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% Retenciòn del I.V.A. al 15% Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% Retención del 4% de I.V.A. Se anota el importe correspondiente a la operación registrada en el SICOPEL. Se indica el dato correspondiente al número progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en la que la Unidad informo el movimiento de retención y entero. Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención informada. Se anotan las claves de retención asignadas a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: Retención del 5 al millar Retención del I.S.R Retención de FOGAREF Retención del I.V.A. al 10% Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% Retenciòn del I.V.A. al 15% Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% Retención del 4% de I.V.A. Se anota el importe correspondiente a la operación informada en la documentación contable. Se indican las diferencias existentes entre el registro contable en SICOPEL y lo informado en los Documentos Contables, que pueden ser por el número de documento, clave de beneficiario, concepto e importe ELABORO AUTORIZO Se anota el nombre y firma del Jefe del Departamento o Responsable del Área de Recursos Financieros que elaboró dicho formato. Nombre y Firma del Subadministrador de Innovación y Calidad Local o de la Aduana que autorizo dicho formato.

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37 ESTADOS ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN. Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los importes por las adquisiciones y consumos de los inventarios por los conceptos 2100 y 2700 que las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación Las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad en las Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán remitir a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos de Almacén, de conformidad con los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. Deberán detallar los importes de las adquisiciones y consumos realizados al término de cada mes correspondientes a los conceptos 2100 y 2700, mismos que se reciben directamente en el almacén de la unidad que corresponda. Para la elaboración del reporte deberán utilizar el método de valuación de los inventarios denominado Costos Promedios Ponderados. Los importes de las adquisiciones que se reporten deberán ser iguales a los gastos efectuados mediante las Pólizas Diarias de Egresos registradas en SICOPEL, en el mes que se reporta. En el caso de no coincidir, se deberá remitir la explicación de la diferencia y el soporte documental que corresponda. Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Almacenes.

38 ESTADOS 36 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO ACTIVIDAD 1. Recibe de las Unidades Administrativas Centrales, de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos en los Almacenes. 2. Verifica que la información corresponda con los registros de SICOPEL. Corresponde la información? No 3. Solicita su corrección o aclaración a la unidad administrativa vía correo electrónico. Regresa a la actividad No. 1 Sí 4. Consolida información en cuadro de Excel. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Reporte - Reporte - SICOPEL - Correo Electrónico - Cuadro de Excel

39 ESTADOS 37 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 5. Elabora la Póliza de Diario, anexa cuadro de Excel y recaba firmas. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Póliza - Cuadro de Excel 6. Entrega la Póliza de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción. 7. Archiva el acuse de póliza de diario con su documentación soporte. - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación soporte Fin del Procedimiento.

40 ESTADOS 38 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN INICIO 1 DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL, ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO 1 RECIBE DE LAS UNIDADES EN OFICIO Y VIA CORREO ELECTRONICO EL DOCUMENTO REPORTE ARCHIVA ACUSE DE PÓLIZA DOCUMENTACION SOPORTE 2 FIN VERIFICA QUE LA INFORMACION CORRESPONDA CON LOS REGISTROS DE SICOPEL REPORTE SICOPEL 3 CORRESPONDE LA INFORMACION? NO SOLICITA SU CORRECCION O ACLARACION A LA UNIDAD VIA CORREO ELECTRONICO CORREO ELECTRONICO SI 4 CONSOLIDA INFORMACION EN CUADRO DE EXCEL CUADRO DE EXCEL 5 ELABORA DOCUMENTO ANEXANDO CUADRO DE EXCEL Y RECABA FIRMAS POLIZA DE DIARIO CUADRO DE EXCEL 6 ENTREGA PÓLIZA A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS Y CUENTA PUBLICA POLIZA DE DIARIO 1 ACUSE

41 ESTADOS ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. Objetivo Elaborar las Pólizas de Diario correspondientes a la creación de pasivo y liquidación de las retenciones por concepto de descuentos a favor de terceros, efectuados por la Administración Central de Recursos Humanos con la finalidad de remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, para que se efectúe su registro. Políticas de Operación La Administración Central de Recursos Humanos enviará a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros en forma quincenal y mensual, los documentos fuente (resúmenes de nómina y copia de los pagos y enteros), para elaborar las Pólizas de Diario de pasivo y liquidación por descuentos a favor de terceros. La Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, deberá enviar de forma mensual a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el cuadro de deducciones efectuadas al personal, con la finalidad de validar las cifras con los resúmenes de nómina que sirven de fuente para la elaboración de las Pólizas de Diario correspondientes a la creación del pasivo de los descuentos y retenciones a favor de terceros en forma mensual, y las correspondientes a los pagos y enteros, mismas que se integran de esta forma, para remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro. Concepto 01 ISR Concepto 02,03,04,06,07,08 y 12 ISSSTE Concepto 17 y 18 Reintegros Concepto 21 FONAC Concepto 26 FOGAREF Concepto 50,51,54,57,75,77,84 y 92 Aseguradora Met Life S.A. Concepto 55, 56, 64 y 65 FOVISSSTE Concepto 58 y 60 Cuotas Sindicales Concepto 61 Fondo de Ahorro Sindical Concepto 62 Pensión Alimenticia Concepto 72, 73 y 74 Seguros Comercial América.

42 ESTADOS 40 Concepto 082 Seguro de Separación Individualizado. Concepto 083 Aportaciones Voluntarias al Seguro de Separación Individualizado. Concepto 099 Seguro por Homicidio Intencional. El Departamento de Registro Contable deberá elaborar y entregar a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a los descuentos a favor de terceros y a la liquidación de los descuentos a favor de terceros en el momento en que se reciba la información.

43 ESTADOS 41 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD ACTIVIDAD 1. Recibe mensualmente de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT). 2. Recibe de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, copia de los comprobantes de pago y/o de los enteros por los conceptos retenidos en nomina. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Comprobantes de pago DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE 3. Recibe los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), y los comprobantes de pago y/o entero. - Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Comprobantes de pago

44 ESTADOS 42 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 4. Valida que la información correspondiente a cada concepto de las deducciones a favor de terceros esté completa y registra los importes en cuadro de Excel. 5. Valida la información de los comprobantes de pago y/o entero de las deducciones de los resúmenes de nómina y registra los importes en cuadro de Excel. 6. Elabora las pólizas de Diario por los descuentos a favor de terceros con base en las cifras del cuadro de Excel. 7. Elabora las Pólizas de Diario correspondientes a la liquidación de los descuentos a favor de terceros con base en las copias de los comprobantes de pago y/o entero. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Cuadro de Excel - Comprobantes de pago - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Comprobantes de pago

45 ESTADOS 43 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 8. Anexa los soportes a las Pólizas de Diario y recaba firmas. 9. Turna las Pólizas de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro y actualización en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL). 10. Archiva los acuses de las Pólizas de Diario, Copia de Nómina y la Documentación Comprobatoria de los Pagos y/o enteros a favor de Terceros. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Pólizas de Diario - Documentación Soporte - Pólizas de Diario - Documentación soporte - Acuse de Póliza de Diario - Documentación Comprobatoria Fin del Procedimiento.

46 ESTADOS 44 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. INICIO SUBADMINISTRACION DE CONTABILIDAD 1 RECIBE RESUMENES DE NOMINAS DEL PERSONAL DE LA ADMON. DE PPTO. DE SERV. PERSONALES RESUMEN DE NOMINA DE SERVICIOS PERONALES 2 RECIBE COMPROBANTES DE PAGO Y/O ENTEROS COMPROBANTES DE PAGO Y/O ENTEROS DEPTO. DE REGISTRO CONTABLE RECIBE RESUMENES DE NÓMINA Y COMPROBANTES DE PAGO Y/O ENTERO RESUMENES DE NOMINA COMPROBANTES DE PAGO Y/O ENTERO 4 3 VALIDA QUE LA INFORMACIÓN DE LAS DEDUCCIONES A FAVOR DE TERCEROS ESTE COMPLETA Y REGISTRA RESUMENES DE NOMINA CUADRO EXCEL A

47 ESTADOS 45 DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO :ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. A 5 VALIDA LA INFORMACIÓN DE LOS COMPROBANTES DE PAGO Y/O ENTERO Y COPIA DE LOS REGISTRA EN CUADRO COMPROBANTES DE DE EXCEL. PAGO CUADRO EXCEL ELABORA LAS POLIZAS DE DIARIO POR LOS DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS CON BASE EN LAS CIFRAS DEL CUADRO DE EXCEL 6 POLIZA DE DIARIO CUADRO EXCEL 7 ELABORA LAS POLIZAS DE DIARIO DE LA LIQUIDACION DE LOS DESCUENTOS CON BASE EN LOS COMPROBANTES DE PAGO POLIZA DE DIARIO 8 COMPROBANTES DE PAGO ANEXA LOS SOPORTES A LAS PÓLIZAS DE DIARIO Y RECABA FIRMAS POLIZAS DE DIARIO DOCUMENTACIÓN SOPORTE A

48 ESTADOS 46 DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. A TURNA LAS PÓLIZAS CON SU SOPORTE A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS Y CUENTA PUBLICA PARA SU REGISTRO EN SICOPEL POLIZA DE DIARIO 9 DOCUMENTACION SOPORTE ARCHIVA LOS ACUSES DE POLIZAS DE DIARIO, COPIA DE NÓMINA Y LA DOCUMENTACION COMPROBATORIA. 10 POLIZA DE DIARIO DOCUMENTACION SOPORTE FIN DE PROCEDIMIENTO

49 ESTADOS ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES. Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los Reintegros de Ejercicios Anteriores que la Administración de Finanzas y Tesorería informa que realizan las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Humanos y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas. Políticas de Operación La Administración de Finanzas y Tesorería deberá entregar los Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores legibles y completos (Clave Presupuestal, referencia del año) junto con la documentación soporte. Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Reintegros de Años Anteriores.

50 ESTADOS 48 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES ACTIVIDAD 1. Recibe los Avisos de Reintegro (A.R.) de Ejercicios Anteriores y los fotocopia. 2. Registra en Cuadro de Excel los Avisos de Reintegro de Años Anteriores y los clasifica por año. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores - Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores - Cuadro de Excel 3. Elabora la Póliza de Diario por ejercicio presupuestal, anexa impresión del cuadro, copias de A.R y recaba firmas. - Póliza - Cuadro de Excel - Copias 4. Entrega la Póliza Diaria con sus soportes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública obteniendo acuse de recibo. - Póliza - Cuadro de Excel - Copias 5. Archiva. - Acuse de Póliza - Cuadro de Excel - Copias Fin del Procedimiento.

51 ESTADOS 49 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES INICIO DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO 1 RECIBE DOCUMENTACION Y FOTOCOPIA AVISOS DE REINTEGRO DE EJERCICIOS ANTERIORES 2 REGISTRA EN CUADRO EN EXCEL Y CLASIFIC A DOCUMENTOS AVISOS DE REINTEGRO DE EJERCICIOS ANTERIORES CUADRO DE EXCEL 3 ELABORA POLIZA DE DIARIO POR EJERCICIO PRESUPUESTAL Y RECABA FIRMAS POLIZA DE DIARIO CUADRO DE EXCEL COPIAS 4 ENTREGA FORMATO CON SOPORTES A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS Y CUENTA PUBLICA OBTENIENDO ACUSE POLIZA DE DIARIO CUADRO DE EXCEL COPIAS 5 ARCHIVA ACUSE DE POLIZA CUADRO DE EXCEL FIN COPIAS

52 FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

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54 ESTADOS ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas Políticas de Operación Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros. La Conciliación de las Retenciones y Enteros enviada por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se comparará con la información obtenida del SICOPEL (Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea). La información para elaborar las Pólizas de Diario por concepto de Retenciones y Enteros correspondientes a Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se obtendrá del Sistema SICOPEL al cierre de cada mes. Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.

55 ESTADOS 53 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO ACTIVIDAD 1. Recibe la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables. 2. Genera y convierte a Excel al cierre del mes el reporte 107 de SICOPEL mismo que contiene las retenciones reportadas por las unidades responsables que realizan su ejercicio del gasto. 3. Verifica que la información contenida en el Reporte coincida con la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables. Existe diferencia? Sí 4. Solicita su corrección o aclaración a la unidad administrativa vía correo electrónico. 5. Recibe correo electrónico de las unidades responsables con las aclaraciones correspondientes. Continúa actividad No. 3 No DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Conciliación de Retenciones y Enteros - Reporte - Reporte - Conciliación de Retenciones y Enteros - Correo Electrónico - Correo Electrónico

56 ESTADOS 54 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 6. Elabora la Póliza de Diario, anexa la documentación soporte y recaba firmas. 7. Entrega la Póliza de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción. 8. Archiva el acuse de póliza de diario con su documentación soporte. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Póliza - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación soporte Fin del Procedimiento.

57 ESTADOS 55 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS INICIO DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO 1 RECIBE DOCUMENTO CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS 2 GENERA Y CONVIERTE A EXCEL EL REPORTE QUE CONTIENE LAS RETENCIONES REPORTE 107 DE SICOPEL 3 VERIFICA QUE EL REPORTE COINCIDA CON LA INFORMACION CONTENIDA EN LA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS REPORTE 107 DE SICOPEL 3 CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS 6 4 EXISTEN DIFERENCIAS? NO ELABORA POLIZA, ANEXA SOPORTE Y RECABA FIRMAS POLIZA DE DIARIO SI 4 7 SOLICITA LA CORRECCION O ACLARACION A LA UNIDAD CORREO ELECTRONICO ENTREGA POLIZA A LA SUBADMNISTRACION DE ESTADOS Y CUENTA PUBLICA POLIZA DE DIARIO 5 ACUSE 8 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO CON LAS ACLARACIONES 3 ARCHIVA DOCUMENTOS ACUSE CORREO ELECTRONICO DOCUMENTACION SOPORTE FIN