EL INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DATOS (EDI).

Transcripción

1 Página 1 de 26 EL INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DATOS (EDI). 1.- CONCEPTO GENERAL, SIGNIFICADO E IMPORTANCIA CONSIDERACIONES JURÍDICAS DEL EDI IMPLANTACIÓN Y FACTORES CRÍTICOS EN SU DESARROLLO BENEFICIOS Y COSTES DEL EDI LA INICIATIVA EMPRESARIAL LOS SISTEMAS DE BANCA ELECTRÓNICA: UN "EDI NACIONAL" OFERTA DE SOFTWARE PARA EL DESARROLLO DEL EDI INFOVÍA DE TELEFÓNICA, INFOEDI CARÁCTERÍSTICAS GENERALES DESCRIPCION DEL SERVICIO INFOEDI ESTRUCTURA DEL SERVICIO INFOEDI CONECTIVIDAD. MEDIOS DE ACCESO (INFOVÍA) CONEXIÓN CON OTROS SERVICIOS VENTAJAS CONCLUSIONES ANEXO LEGISLATIVO.LEGISLACIÓN FACTURA TELEMÁTICA LEY 37/1992, DEL 28 DE DICIEMBRE DE REAL DECRETO 1624/1992, DEL 29 DE DICIEMBRE. INCLUSIÓN DE UN ARTÍCULO 9.BIS AL RD 2402/1985, DE 18 DE DICIEMBRE REAL DECRETO 80/1996, DE 26 DE ENERO ORDEN MINISTERIAL 7157/1996, DEL 29 DE MARZO DE ANEXO I: Carácteristicas técnicas que deben cumplir los soportes informáticos, para la conservación de datos relativos a las facturas electrónicas emitidas en los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos ANEXO II: Contenido del diario a conservar en soporte magnético u óptico por el promotor ANEXO III: Estructura del lista resumen a conservar por los usuarios OTRAS CUESTIONES DE INTERES RELACIONADAS. LA FACTURA ELECTRÓNICA GANA LA BATALLA. ADIÓS AL PAPEL! BIBLIOGRAFIA RELACIONDA CON EL TEMA...26

2 Página 2 de Concepto general, significado e importancia. Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente. Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. Los sistemas EDI (Electronic Data Interchange/ Intercambio Electrónico de Datos) son un tipo de SIOs (Sistemas de Información Interorganizativos) que han aumentado considerablemente su presencia en el mundo de los negocios en los últimos años. Tanto es así que han pasado de considerarse fuente de ventajas competitivas a un imperativo, sobre todo en ciertos sectores económicos, por lo que mucha s grandes empresas, por ejemplo las del automóvil se niegan a hacer negocios con otras que no cuenten con EDI. El intercambio electrónico de datos (EDI), trata por tanto, de sustituir el soporte físico (papel) de los documentos mercantiles que intercambian las entidades, por transacciones electrónicas entre sus respectivos ordenadores, y una vez acordados los formatos para cada tipo de documento, transmitir su contenido de acuerdo a un determinado formato y sintaxis fijado de antemano. En definitiva, podemos definir EDI como el Intercambio Electrónico de Documentos Normalizados Universalmente, que se realiza entre aplicaciones informáticas. Esta definición introduce los tres componentes fundamentales para conseguir una correcta aplicación del EDI: las Telecomunicaciones, como canal de distribución de la información. la Estandarización a través de la normalización EDIFact, y la Integración de la Información, como vía de automatización de los procesos informáticos. De esta manera, cualquier compañía que realice una adecuada implementación del EDI puede beneficiarse de las ya conocidas ventajas que éste aporta: seguridad y rapidez en el intercambio de la información, eliminación de la intervención manual y de los errores, automatización de procesos y reducción de costes administrativos y de gestión. EDI es conocido por los múltiples beneficios que reporta a la empresa, proliferando en la literatura empresarial historias de éxito de este sistema. Sin tratar de mitificar podemos esquematizar los beneficios de EDI en: a) Relacionadas con la calidad de la información: Se logra mayor exactitud de la información, reduciendo los errores, por evitar la reentrada de datos. b) Relacionados con la organización del trabajo y la reducción de tiempo: La transmisión de información entre organizaciones es más ágil; mejora el cash-flow, a través de la gestión electrónica del efectivo y la transferencia electrónica de fondos; se puede trabajar independientemente de los tiempos de apertura de los socios comerciales; el ciclo de ventas- facturas - pagos se agiliza.

3 Página 3 de 26 c) Relacionados con la mejora de las relaciones comerciales: El sistema favorece dichas relaciones, al disminuir los tiempos para atender a la clientela y ofrecer a ésta mejor información, por ejemplo, en el momento de mostrar catálogos de productos y precios. De hecho algunos autores relacionan EDI con el TQM (Total Quality Management), ya que EDI como TQM permite mejorar la satisfacción de los clientes a través de una mejora de la disponibilidad de la información. d) Relacionados con la reducción de costes: Aumenta la productividad, lo que se traduce en la eliminación de muchos trabajos relacionados con recoger, enviar y recibir información; se aminora el flujo de papel entre empresas y descienden los costes de fax, correo y teléfono. También hay reducción de inventarios y costes derivados, al disminuir o incluso desaparecer los tiempos necesarios para llevar a cabo las órdenes; se pueden instalar sistemas del tipo JIT o MRP, para la planificación, programación y control de la producción, al haber una mayor rapidez en las confirmaciones de las ofertas de los pedidos. 2.- Consideraciones jurídicas del EDI. Determinados problemas jurídicos podrían aparecer en la contratación con medios electrónicos como la inexistencia de una legislación específica que regule esta nueva forma de contratación que provoca una situación de inseguridad por que sería aconsejable que se definan aspectos legales como el pago, el lugar de celebración, etc. También en lo referente a la validez de los contratos celebrados a través de medios electrónicos, habida cuenta de que los contratos son válidos independientemente de la forma en que se hayan celebrado, siempre que estos reúnan los elementos esenciales (consentimiento, objeto cierto y causa) y siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral y al orden público. Antes de iniciar las relaciones comerciales por contratación electrónica, las partes deben acordar las reglas que van a ser válidas. Sería aconsejable que el contrato de iniciación de las relaciones fuera lo más completo posible, tratando de cubrir las lagunas existentes en materia de contratación electrónica. También hay que destacar que la orden Ministerial de 22 de Marzo de 1996 regula la facturación electrónica, y que como autorizaba la Ley y Reglamento del IVA, la repercusión del impuesto se efectuará mediante factura o documento análogo, que podrá emitirse telemáticamente. Para los usuarios hay obligaciones como conservar en soporte magnético y en el orden de transmisión o recepción los ficheros de facturas trasmitidos y recibidos y adoptar las medidas de seguridad necesarias. El centro servidor entonces se convierte en notario electrónico que emite certificados de usuarios, de cambio de tráfico y de relaciones de intercambio. Introducir EDI aparte de desembolsos económicos, provoca fuertes cambios en los hábitos y formas de competir, resultando una compleja operación que requiere tomar medidas estratégicas, orientadas a la sensibilización y divulgación como paso previo para resolver aspectos técnicos y a una comunicación más directa del producto. Hoy en día no existe legislación específica que regule la contratación vía EDI, provocando una falta de seguridad y amparo jurídico, en las empresas que usan esta tecnología, que sería deseable subsanar. En cualquier caso no ha de extrañarnos esta carencia, máxime cuando el avance continuo de la tecnología telemática provoca un

4 Página 4 de 26 retraso irremediable en materia legislativa, la cual debería regular, al menos, los siguientes problemas de EDI: La determinación del momento y lugar de perfeccionamiento de los contratos, lo cuál es importante para determinar la ley aplicable. El riesgo de funcionamiento defectuoso del sistema, que da lugar a que difiera el mensaje enviado del recibido. Riesgo de fraude, es decir, presencia en el sistema telemático de un sujeto que envía mensajes en nombre de otro (que es defraudado) suplantando su identidad, Implantación y factores críticos en su desarrollo. El proceso de implantación de EDI, como el de cualquier otra Tecnología de la Información, es complicado, y se puede considerar como un instrumento que conlleva un cambio cultural. Este proceso debe encargarse a un equipo de proyecto con una amplia base multifuncional, representado a todos los departamentos afectados por EDI; de esta forma se maximizan los esfuerzos del trabajo al existir tanto un apoyo como un conocimiento de las áreas que se beneficiarán/modificarán con el sistema. A continuación se proponen una serie de fases básicas en el proceso de implementación de EDI: Análisis de la factibilidad, Planificación preliminar, Desarrollo y Puesta en marcha y seguimiento. a) El análisis de la factibilidad tratará de determinar si este sistema de comunicación es viable en la empresa, en base a un análisis coste/beneficio del mismo. En los costes se tendrá en cuenta los derivados de las compras necesarias en hardware y software, el alquiler de redes,..., en incluso la reorganización de diversas funciones empresariales. A pesar de que los costes son fácilmente tangibles, inteligibles y observables, los beneficios son complicados de calcular, debido a los Múltiples impactos positivos de este sistema. Se debería tener en cuenta la experiencia de otras empresas que conocemos y que ya han usado EDI. Si de este análisis inicial se determina que existen oportunidades razonables para el EDI, es, sobre todo, por el personal de la alta dirección y de los directivos de las áreas funcionales afectadas, para que el sistema pueda funcionar. La involucración a largo plazo de la dirección es básica para el proceso de desarrollo de estos sistemas. b) En la fase planificación preliminar deben establecerse, como mínimo, los flujos de información afectados por el sistema y el impacto de EDI en la organización. En cuanto a los primeros deberá determinarse el camino seguido por los datos y documentos que se van a intercambiar., con lo que se analizarán: La viabilidad de traducir a un formato estándar los documentos afectados. Los interlocutores con los que se habrá de intercambiar información. Las aplicaciones informáticas que se verán afectadas a fin de establecer cuál podrá ser su nivel de integración con el sistema EDI. Respecto a los interlocutores, sería importante que elijamos a socios con los que mantenemos una buena relación, ya que ello ayudará a eliminar las tensiones que serán inevitables al inicio de la implementación del sistema.

5 Página 5 de 26 En relación con el impacto que EDI tendrá en la organización, deberemos aprovechar la oportunidad que supone la implantación de este sistema. c) En la fase de desarrollo se tendrán como objetivos primordiales: 1.- Establecer definitivamente con qué socios se va a utilizar EDI. 2.- Determinar los acuerdos de intercambio necesarios con estos. 3.- Cubrir las necesidades técnicas. d) Puesta en marcha y seguimiento de una prueba piloto, comprobando que el mismo trabaja correctamente, al tiempo que se detectan y solucionan los posibles errores, con el fin de asegurar el aprendizaje organizacional y permitiendo un funcionamiento paralelo del nuevo sistema con el que se pretende sustituir, con lo que se consigue una sustitución paulatina, muy adecuada por motivos de seguridad. El análisis del sistema EDI no debe acabar con la puesta en marcha del mismo, sino que la empresa debe efectuar un seguimiento con el fin de determinar si cumple con los objetivos para los que se implantó, si origina algún problema o si existen nuevas áreas dónde podría incorporarse. Brevemente, la guía de los primeros pasos para poder hacer EDI serían los siguientes: Asociarse a AECOC. En el caso de los proyectos EDI promovidos por AECOC y/o que utilizan el estándar EANCOM, la dirección o direcciones electrónicas significativas de una empresa se construyen en base al estándar EAN de codificación de Puntos Operacionales (13 dígitos). Para la confección de estos códigos se utiliza el correspondiente código de empresa (5 dígitos) asignado por AECOC en España. Evidentemente, las empresas ya asociadas a AECOC podrán utilizar su correspondiente código. Dotarse del "hardware" necesario. La configuración mínima sería la siguiente: 1. Un PC compatible, a partir de un 486 con 8 Mb de RAM (recomendable PENTIUM con 16 Mb de RAM). 2. Un modem. 3. Una línea telefónica (o una línea X.25 según necesidades y posibilidades). Adquirir una Estación de Usuario EDI. A la hora de escoger entre un software u otro pueden y deben influir una serie de variables como son la plataforma hardware donde se instalará (p. ej. PC o AS/400), el sistema operativo (DOS, WINDOWS, UNIX,...), el volumen de tráfico estimado (la velocidad de proceso del software será decisiva para volúmenes grandes), etc. AECOC considera de importancia capital el hecho de que el software EDI haya sido previamente homologado (es un requisito en los proyectos tutelados por AECOC) para así minimizar errores, incompatibilidades y, sobre todo, para garantizar la facultad de dicho software para intercambiar los mensajes en uso corriente. Firmar un contrato con una Red de Valor Añadido, que actúa como el equivalente al servicio de correos, transportando y encaminando los documentos intercambiados. En el caso del Servicio AECOM (servicio EDI bajo la tutela de AECOC que utilizan principalmente empresas del sector de gran consumo, prestatarios logísticos,...), dicha labor la lleva a cabo la empresa Telefónica Servicios Avanzados de Información S.A. (TSAI). En el caso de desear utilizar los servicios de

6 Página 6 de 26 otra red (BT, IBM, GEIS, etc.), pueden dirigirse a AECOC para confirmar la disponibilidad de la interconexión. Realizar el enlace entre la informática interna y el software de conexión al Servicio AECOM. Esta labor puede desarrollarla el propio departamento de informática de la empresa o bien su proveedor de software habitual. Las empresas que suministran el software de conexión suelen también ofrecer sus servicios. 4.- Beneficios y Costes del EDI. Toda organización, independientemente de su tamaño, debe obtener de la introducción de los procedimientos de EDI un cierto número de beneficios mínimos: Menores costes de explotación: mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos. Seguro que podemos llegar a establecer los costes directos del personal que repasa las facturas o gestiona los pedidos. Este personal, simplificando, puede realizar tareas de gestión (resolver incidencias con los proveedores, p.ej.) pero también dedica parte de su tiempo a tareas que no aportan valor a la empresa (p. ej. repasar las facturas, cosa que ya podría realizar el ordenador y ofrecer directamente los resultados). Se trata, pues, de potenciar la gestión y eliminar la rutina para aumentar así la productividad. Mayor disponibilidad de los datos: 1. Transmisión electrónica (minutos). Los documentos nos llegarán antes que por procedimientos tradicionales. 2. No introducción de datos (no demora). A menudo se piensa que el EDI no aporta más rapidez que el fax. Esta apreciación cambia radicalmente si pensamos que con EDI no deberemos reintroducir los datos en nuestro ordenador para iniciar los procesos oportunos (p. ej. repaso de las facturas con los albaranes). 3. Los datos no contienen errores. Es mucho más difícil que un documento que nos llega por EDI y que, por tanto, ha sido generado directamente desde un ordenador, contenga errores de origen. Pero además, el hecho de no tener que reintroducir datos en destino también evita que nos podamos equivocar nosotros en este proceso. 4. Simplificación del funcionamiento al normalizarse las transacciones (facturas o pedidos iguales para todos). 5. Disminución de gastos de tratamiento de una transacción. Tareas ya comentadas como la introducción de datos en el ordenador, repaso de facturas, etc. tienen un coste económico elevado para la empresa. Utilizar el EDI posibilita reducir a cero el coste de estas tareas relacionado con nuestros interlocutores EDI. 6. Disminución de gastos de transmisión de una transacción. El envío o recepción de un documento EDI nos puede costar alrededor de 15 ptas. Si pensamos en procedimientos tradicionales como el correo (sello, papel, tinta, sobre, manipulación...), teléfono (una conversación de 5 minutos puede costar, en media alrededor de 300 ptas.) o fax (alrededor de 45 ptas. por documento), podemos ver que comparativamente, y si el número de transacciones EDI es elevado, éste es también un posible factor de amortización de la inversión.

7 Página 7 de 26 Sin embargo hay que señalar tambien que hay varios conceptos de gasto en la implantación del servicio, brevemente: Asociación a AECOC: Cuota de entrada de ptas. más una cuota anual que depende del volumen de facturación de la empresa (mínimo ptas./año), aunque en AECOC son más de las empresas asociadas entre las cuales posiblemente ya figurará la suya. Hardware: Nos referimos fundamentalmente a la plataforma donde se instalará la Estación de Usuario EDI. La opción más habitual es hacerse con un PC Compatible y un modem para las comunicaciones, que pueden adquirirse en cualquier comercio especializado o bien utilizarse alguno disponible en la empresa. Los precios son, pues, sobradamente conocidos. Estación de Usuario EDI: un software sobre PC puede rondar las ptas., incluyendo normalmente un curso de formación y el mantenimiento por un año. En el caso de softwares en otras plataformas superiores tipo AS/400, es mejor contactar directamente con el proveedor, pues los precios dependen de multitud de variables. Alta a la Red de Valor Añadido: En el caso de la red de TSAI, la cuota de alta es de ptas. Tráfico: es el coste de la utilización del Servicio EDI. La estructura de tarifas varía según la red contratada, pero a riesgo de equivocarnos sensiblemente al generalizar, y para un volumen de transacciones medio/alto se tiende hacia las 15 ptas. por documento transmitido o recibido. Enlace con la informática interna: Muy variable, dependiendo de multitud de factores como grado de integración, hardware y software disponibles, etc. En un estudio realizado por AECOC se llegó a valores medios de ptas. por cada documento integrado. Debería, de todos modos, consultarse a una empresa especializada. 5.- La iniciativa empresarial Estos sectores son, precisamente, los que están demandando con más fuerza la incorporación de la entidad financiera como un nuevo interlocutor EDI, lo que supone la creación de una plataforma de comunicación entre el cliente, el banco y el proveedor, basada en el intercambio electrónico de documentos universalmente estandarizados: el EDI Financiero. Por tanto, el avance del EDI financiero está siendo impulsado por la iniciativa de aquellas compañías que han alcanzado una madurez operativa en el EDI comercial, y que comienzan a demandar a sus bancos la posibilidad de intercambiar la información financiera en formato EDIFact. Es importante destacar que la utilización del EDI comercial ha sido una imposición por parte de estas compañías (por lo general, grandes empresas fabricantes y distribuidoras) a sus proveedores. La reacción de los proveedores ha sido bien diferente: una parte de estos han utilizado el EDI de forma defensiva, y con el único fin de mantener la relación comercial con el cliente. Estas empresas, normalmente por razones de infraestructura informática, son un claro ejemplo de una mala aplicación del EDI, donde hace únicamente las funciones de correo electrónico. Muchos otros proveedores han aprovechado para hacer una buena implementación, automatizando procesos internos con la información intercambiada vía EDI (logística, pedidos, gestión de stocks, etc.), e incluso, han extendido su utilización a la relación con otros agentes, como por ejemplo, proveedores de segundo nivel. Por

8 Página 8 de 26 tanto, las empresas que están en disposición de intercambiar documentos EDI con los bancos responden normalmente a un perfil determinado: Como característica principal, son compañías con un gran volumen de pagos o de cobros y, por consiguiente, un gran número de proveedores o de clientes. Son compañías que ya han incorporado el EDI dentro de su negocio, manejan los formatos, y han invertido recursos en la integración con sus procesos, llegando a automatizar un ciclo completo de intercambio con sus interlocutores, como por ejemplo el ciclo de pedidos a proveedores (pedido - aviso de expedición-factura). Buscan una sinergia departamental entre áreas financieras y áreas productivas (logística, distribución, etc.). No es extraño encontrarnos con compañías que solicitan información sobre EDI y que desconocen que ya está siendo aplicado en algún departamento de su organización. Normalmente, las empresas que demandan EDI para entornos financieros, conocen bien los beneficios ya proporcionados por éste a otras ramas de la compañía, y buscan el enlace entre ambos (por ejemplo, generación automática de órdenes de pago a partir de las facturas electrónicas). Por tanto, y aunque todavía incipiente, existe un dinamismo empresarial que está contribuyendo a generar un aumento de interés por parte de los bancos en todas las iniciativas EDI que se están desarrollando en nuestro país. 6.- Los sistemas de banca electrónica: un "EDI nacional" Las entidades financieras han dado solución a estos problemas a través de los sistemas de banca electrónica, sistemas que vienen implantando en sus empresas clientes, en algunos casos, desde hace más de diez años. Analizando el funcionamiento de estos sistemas, nos damos cuenta que, en la mayoría de los casos, constituyen un pequeño EDI financiero. Hoy día, cualquier empresa puede realizar la mayoría de las operaciones cotidianas con su entidad sirviéndose de la banca electrónica: recibir la información de sus cuentas, enviar remesas de recibos, transferencias, nóminas, etc., todo ello utilizando las telecomunicaciones como medio de transmisión de la información. Recordemos que la canalización telemática de la información era uno de los requisitos necesarios cuando definíamos el EDI Financiero. Pero además, toda la información intercambiada entre el banco y sus clientes viaja en un formato normalizado a escala nacional: el formato CSB. Hace más de veinte años, la elaboración de los cuadernos CSB por parte de la banca española, supuso la estandarización nacional de todas las operaciones bancarias tradicionales. Por tanto, y aunque con la restricción de ser formatos únicamente válidos para nuestro país y mucho menos completos que EDIFact, se cumple la segunda característica recogida en la definición del EDI: la normalización. Profundizando un poco más, los formatos CSB son un exitoso estándar nacional que han trascendido a la mera utilización entre el banco y el cliente, y que es incorporado por la mayoría de las empresas fabricantes de software financiero en las aplicaciones de gestión empresarial. Esto permite a las compañías una integración de la información que intercambian con el banco con estas aplicaciones; valgan como ejemplo la mayoría de los programas de tesorería, que pueden ser alimentados directamente con la información de saldos y movimientos (CSB 43) recibida del banco. Por su parte, los bancos incorporan directamente las órdenes que les llegan en formato CSB, en sus sistemas de validación y proceso, lo que quiere decir que también existe integración por parte del

9 Página 9 de 26 banco. En consecuencia, estamos ante una forma de relación banco-cliente, que bien puede ser considerada como un EDI sectorial y local, lo que explica la lentitud de la banca en el proceso de migración hacia formatos universales. 7.- Oferta de software para el desarrollo del EDI. EDI*STAR (TELEINFORMATICA) PLATAFORMA EN LA QUE TRABAJA : Todo tipo de plataformas: PC Windows, Windows NT, UNIX, AS/400 PROTOCOLOS UTILIZADOS: OFTP, Red Telefónica Conmutada (X28), X25, X- modem. SINTAXIS QUE SOPORTA: Todos : AECOM, EANCOM, EDIFACT, ODETTE, etc FUNCIONALIDADES DESTACADAS Dispone de herramientas para la integración completa con los sistemas de gestión. Fácilmente integrable con Bases de Datos (OBC, DB2/400, SQL Server,...) Planificador de tareas (traducción, envío, recepción,...) Módulo de Gestión de documentos con entrada manual y salida impresora. Audit-log para el seguimiento estricto de todas las tareas. Módulo de Factura Telemática según los requerimientos de la Agencia Tributaria. Envío y recepción de mensajes binarios y mensajes de texto libre. Alto rendimiento en los procesos de integración y traducción. EDIWIN (EDI COMUNICACIONES, S.L. - EDICOM) PLATAFORMA EN LA QUE TRABAJA : PLATAFORMAS BASADAS EN WINDOWS 32 BITS (WINDOWS 95 Y WINDOWS NT). PROTOCOLOS UTILIZADOS: OFTP, X400, SMTP (Internet), FAX SINTAXIS QUE SOPORTA: EDIFACT (formatos AECOM, EANCOM, EDIFACT), Guías de Implantación sectoriales predefinidas y configurables gráficamente por el usuario. FUNCIONALIDADES DESTACADAS: Entorno intuitivo, aprovecha al máximo la potencia visual de Windows. Altas prestaciones de traducción y envío. Alcanza velocidades de traducción de seg./min. (600 facturas/min. aprox.) Integración con el SII en un solo paso, a partir de cualquier estructura de ficheros y codificación existente. Versatilidad en las comunicaciones, permite la conexión a diferentes VANs: TSAI, IBM, GEIS, FONOCOM, etc. Mapeado de valores EDI con códigos internos, integrados en la estación. EDI Workstation (ORIGIN SPAIN). PLATAFORMA EN LA QUE TRABAJA : Windows (3.X, 95, NT) DEC, VAX, VMS, Alpha, DOS, UNIX (AIX, SCO, HP, UX). PROTOCOLOS UTILIZADOS: OFTP, X25, X400, XMODEM, SINTAXIS QUE SOPORTA: EDIFACT (EANCOM, ODETTE, etc.), ANSIX12, UNTDI. FUNCIONALIDADES DESTACADAS. Permite modo de funcionamiento automático y desatendido. Planificador de tareas. Multi-usuario con restricciones de seguridad para cada módulo.

10 Página 10 de 26 Traducción de códigos enteros a estándar y viceversa de forma automática. AUDIT-LOG que incluye errores e histórico de flujo de trabajo. Histórico de mensajes (enviado, traducido, recibido, etc.) Multi-Van: IBM, GEIS, BT, etc. Permite entrada manual de documentos. Impresión de documentos. 8.- Infovía de Telefónica, InfoEDI Carácterísticas generales. El servicio InfoEdi de Telefónica surge como respuesta a este tipo de usuarios ofreciendo una centralización de herramientas y servicios para proporcionar una vía económica y fácil de acceso a los servicios de transmisión EDI generando así una mayor universalización del servicio. Las nuevas tecnologías de la información, sustentadas en las características diferenciadoras de la red Internet a nivel mundial e Infovía/Red IP en España, se han convertido en un factor crítico para la mejora de la competitividad empresarial. En este entorno surge el servicio InfoEdi de Telefónica con el objetivo fundamental de posibilitar nuevos modos de estrategias empresariales y territoriales. El servicio InfoEdi se basa en las siguientes características: Servicio orientado a Pequeñas y Medianas Empresas, con mínimos requerimientos tanto hardware como software. Ello posibilitará el acceso a los beneficios de EDI a un gran número de usuarios que, por problemas de coste o infraestructura habían decidido continuar el procesamiento de sus documentos comerciales mediante sistemas tradicionales. El software necesario por parte del usuario consistirá únicamente en un navegador estándar. Modo de acceso al servicio estandarizado y universal. Los protocolos de comunicación con el servicio InfoEdi son los utilizados por Infovía/Red IP o Internet, de bajo coste e implantados en múltiples plataformas. Bajo coste en la comunicación de datos, a la par que alta velocidad de transmisión. Conectividad con el servicio EDI prestado por TSAI, principal servicio a nivel nacional. El acceso al sistema posibilitará al usuario la conectividad con la Red de Valor Añadido de TSAI, así como otras ventajas añadidas tales como conexión con la red mundial de mensajería X.400 a través del servicio MENSATEX.400 prestado por TSAI y con el servicio de fax de altas prestaciones MEGAFAX, también de TSAI. Sencillez de uso. Sin ninguna experiencia previa, el usuario podrá manejar de manera amistosa el sistema de formularios para cumplimentar los documentos que desee enviar o procesar los recibidos. Permite a grandes empresas unificar su relación con otros interlocutores (p.e. distribuidores) DESCRIPCION DEL SERVICIO INFOEDI ESTRUCTURA DEL SERVICIO INFOEDI. Usuarios del servicio InfoEdi: empresas con bajo volumen de tráfico EDI, que se conectan al servidor InfoEdi de TSAI por medio de una conexión a la red Infovía/Red

11 Página 11 de 26 IP, y que obtienen mediante este servicio los beneficios del uso del EDI que hasta ahora sólo eran accesibles a las grandes empresas. Usuarios EDI: grandes empresas con tráfico alto de mensajes EDI que usan el servicio EDI estándar prestado por TSAI aprovechando al máximo las posibilidades y beneficios del mismo. Servidor InfoEdi: Servidor de TSAI encargado de actuar como interfaz entre los usuarios InfoEdi y la RED de valor añadido de TSAI. Servidor EDI: en el Servidor EDI prestado por TSAI cada empresa tiene asignado un buzón a través del cual el usuario envía y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. Servidores Megafax: encargados del servicio avanzado de fax prestado por TSAI. Servidor Mensatex.400: servicio de mensajería público prestado por TSAI. Realiza funciones de almacenamiento, encaminamiento y reenvío de mensajes, permitiendo el intercambio de mensajes entre usuarios X.400. Infovía/Red IP: Red que proporciona a los usuarios InfoEdi un acceso sencillo y económico al servidor InfoEdi de TSAI. RED X.25/IBERPAC: es la Red X.25 de Transmisión de Datos de Telefónica. Su amplia difusión geográfica permite accesos muy baratos desde cualquier punto. Como procedimientos de acceso pueden ser utilizadas líneas X.25 o líneas telefónicas convencionales por accesos X.28 o X CONECTIVIDAD. MEDIOS DE ACCESO (INFOVÍA) Mediante INFOVIA/RED IP el usuario dispondrá de un medio de conexión al servicio InfoEdi sin la necesidad de crear una infraestructura propia. Los únicos requisitos técnicos que debe cumplir el usuario son: Disponer de un ordenador personal: Procesador 486 o superior. 8 Mb de RAM (aconsejable 16 Mb para W95). Dispositivo gráfico VGA (aconsejable SVGA). Capacidad de disco de 20 Mb como mínimo. UART aconsejable. Disponer de un equipo de comunicaciones (adaptador RDSI o módem bps o superior) para acceder a la red a través de la Red Telefónica Básica o la RDSI (Red Digital de Servicios Integrados). Disponer de un navegador o de la aplicación software de acceso a INFOVIA/RED IP. La conexión a INFOVIA/RED IP proporciona un acceso: Uniforme en todo el territorio nacional con idénticas condiciones de coste para todos los ciudadanos. Sencillo, sin necesidad de contratación previa por parte del usuario, mediante marcación de un número determinado, único para todo el territorio nacional. Económico, independientemente de su ubicación física, de la velocidad del módem utilizado y de la Red Básica o RDSI, utilizada para acceder al servicio.

12 Página 12 de CONEXIÓN CON OTROS SERVICIOS Es fundamental la conexión del sistema InfoEdi al resto del mundo EDI. Esto se consigue mediante una conexión directa al Centro de Compensación EDI de TSAI. Así se garantizan los elementos de seguridad y los niveles de calidad del servicio, al estar el medio de comunicación bajo el control de TSAI. Esta garantía es imposible si la interconexión de los servidores se realiza a través de una red como la INTERNET. Además todo el conjunto forma parte del Centro de Servicios prestados por TSAI, con lo que se beneficia de los servicios complementarios que presta (C.I.A.U., operación 24x7, seguridad, etc.). Adicionalmente, se contempla la comunicación con el mundo X.400. Esto se consigue mediante la conexión con el servicio MENSATEX.400 prestado por TSAI. De esta forma es posible intercambiar mensajes EDI con usuarios de sistemas X.400. También se logra el acceso a las salidas fax y telex de MENSATEX.400, con lo que se puede enviar un documento a un destinatario carente de medios informáticos VENTAJAS Además de los beneficios de todo servicio EDI, el servicio InfoEdi ofrece una serie de ventajas adicionales como son: Los usuarios no necesitan comprar y mantener el software EDI (herramientas de traducción y comunicación) ya que éste reside en el servidor InfoEdi. Esto supone un abaratamiento del servicio, y una reducción de la complejidad del sistema del usuario. Método de acceso sencillo y económico mediante Infovía/Red IP. Mayor rapidez de implantación del sistema EDI. En el momento en que los usuarios son dados de alta en el servicio pueden empezar inmediatamente el intercambio de documentos con aquellas empresas del mundo EDI con las que tengan una relación comercial establecida. Mantenimiento del software EDI transparente al usuario ya que éste se realiza directamente en el servidor. Posibilita a las pequeñas empresas entrar en el mundo EDI para establecer relaciones comerciales con las grandes empresas que hasta ahora eran las únicas que podían amortizar los costes de implantación del servicio. Confidencialidad y seguridad en el intercambio de información. Aunque el acceso al servicio sea a través de una red pública (Infovía/Red IP) la integridad de los intercambios está asegurada ya que al ser dicha red propiedad de Telefónica posibilita un mayor control de las comunicaciones. Para las grandes empresas, posibilita la captación de nuevos interlocutores y unificación de procesos de tratamiento de la información. 9.- Conclusiones. La utilización intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducirá cambios importantes en muchas de las actividades típicas del contable. De entre todas las novedades que ligadas a esta tecnología repercutirán en la profesión contable, el EDI es la más inminente. Actividades como la facturación o el control de las existencias, con el EDI son automáticas. Esto supone, cuando el EDI está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, que la mayoría de los asientos se realizan de forma automática.

13 Página 13 de 26 Algunas otras aplicaciones de las telecomunicaciones, como la utilización de agentes informáticos también tendrán un considerable impacto en la profesión contable. Si los contables deberán reciclarse para asumir las nuevas actividades que traerá el EDI, también los auditores verán modificadas muchas de sus formas de trabajar. Es previsible que la proliferación de sistemas EDI lleve a la utilización cada vez más acentuada de técnicas de auditoría asistida por ordenador (TAAC). Los auditores tendrán acceso a archivos electrónicos de documentos, que pueden almacenarse en discos WORM (Write Once Read Many times). Este soporte es ideal para posteriormente realizar auditorías o inspecciones ya que permite grabar los datos en ellos una sola vez y leerlos cuantas veces se desee. Ante la imposibilidad de comprobar manualmente si coinciden todos los documentos aportados con los asientos contabilizados, el auditor actualmente utiliza técnicas estadísticas. Con el uso creciente de los soportes informáticos, se podrá evitar el muestreo, verificando automáticamente la validez de los registros. A medio plazo, el departamento financiero de las empresas puede verse seriamente afectado por el outsourcing. Es decir, que tareas tradicionales del departamento contable-financiero las realicen proveedores. Según Keegan y Portik (1995), una de las principales tareas del departamento financiero será precisamente identificar qué compañías son capaces de realizar mejor los servicios. Otra característica de este fin de siglo es el avance imparable de la normalización en todos los aspectos de la economía, que afectará a la profesión contable. Estos intentos de normalización no sólo involucran a las prácticas contables, gracias el esfuerzo de los organismos internacionales de contabilidad sino a otros niveles, como el de la contabilidad normalizada a través de las redes de comunicación. La organización del departamento de Contabilidad de cualquier empresa pasa necesariamente por la captura y organización de los "papeles". Se podría sustituir la palabra "papeles" por el término más general de "documento", independientemente de si el soporte físico es papel, un fichero informático o una sucesión de impulsos eléctricos Anexo Legislativo.Legislación factura telemática Ley 37/1992, del 28 de Diciembre de Capitulo V. Repercusión del Impuesto. Artículo 88. Dos: "La repercusión del impuesto deberá efectuarse mediante factura o documento análogo, que podrán emitirse por vía telemática, en las condiciones y con los requisitos que se determinen reglamentariamente" Real Decreto 1624/1992, del 29 de Diciembre. Inclusión de un artículo 9.bis al RD 2402/1985, de 18 de Diciembre. Artículo 9.bis: 1. Las facturas transmitidas por vía telemática a que se refiere el artículo 88, apartado dos, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que las facturas originales. La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel. 2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema de facturación telemática deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración

14 Página 14 de 26 Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo. La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de los seis meses siguientes a su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se interrumpirá dicho plazo. Las modificaciones del sistema autorizado deberán comunicarse previamente a la Agencia Estatal, entendiéndose aceptadas si no se deniegan en el plazo de los seis meses siguientes. Durante la tramitación de la solicitud inicial o de la modificación del sistema, el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal podrá realizar controles en el establecimiento del emisor, del receptor o del prestador del servicio de teletransmisión. Una vez autorizado el sistema, los interesados presentarán a la Administración tributaria una declaración de inicio de su uso con una anticipación mínima de treinta días a su puesta en servicio. 3. Las facturas deben conservarse con su contenido original y en el orden cronológico de su emisión por el empresario o profesional emisor y de su recepción por el empresario o profesional receptor, en los plazos y condiciones fijados por este Real Decreto. Sólo deberán conservarse en soporte papel, durante los plazos señalados, una lista semestral de los mensajes emitidos y recibidos y de correcciones o anomalías eventuales. 4. La Administración tributaria podrá comprobar en cualquier momento en los locales de los empresarios y profesionales autorizados, así como de los prestadores del servicio de teletransmisión que el sistema cumple las condiciones exigidas en la autorización, mediante las operaciones técnicas necesarias para constatar su fiabilidad. El resultado de la comprobación se recogerá en diligencias, haciéndose constar la conformidad del sistema o el incumplimiento de las condiciones exigidas. Sin perjuicio de la incoación del expediente sancionador que, en su caso, proceda, la negativa a permitir el acceso a los locales o la resistencia u obstrucción a la realización de los controles determinarán la caducidad automática de la autorización. El incumplimiento de las condiciones establecidas para el funcionamiento de los sistemas telemáticos, determinará la suspensión de la autorización, concediéndose al interesado un plazo de tres meses para que regularice la situación, produciéndose, en otro caso, la caducidad de la autorización del sistema de facturación telemática. 5. Lo dispuesto en este artículo no será de aplicación hasta que el Ministro de Economía y Hacienda dicte las correspondientes normas de aplicación Real Decreto 80/1996, de 26 de Enero. Modificación del anterior RD 1624/1992. Se modifican los apartados 2 y 3 del artículo 9bis, que quedarán redactados de la siguiente forma: " 2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema de facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo. La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de seis meses siguientes a su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se interrumpirá dicho plazo. Las modificaciones del sistema autorizado deberán comunicarse

15 Página 15 de 26 previamente a la Agencia Estatal entendiéndose aceptadas si no se deniegan en el plazo de los seis meses siguientes. Durante la tramitación de la solicitud inicial o de la modificación del sistema, el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal podrá realizar controles en el establecimiento del emisor, del receptor o del prestador del servicio de teletransmisión. Una vez autorizado el sistema, los interesados presentarán a la Administración tributaria una solicitud de autorización de su uso con una anticipación mínima de treinta días a su puesta en servicio. 3. Las facturas deben conservarse con su contenido original y en el orden cronológico de su emisión por el empresario o profesional emisor y de recepción por el empresario o profesional receptor, en los plazos y condiciones fijados por este Real Decreto. Sólo deberán conservarse en soporte papel, durante los plazos señalados, una lista secuencial de los mensajes emitidos y recibidos y de correciones o anomalías eventuales." Orden Ministerial 7157/1996, del 29 de Marzo de La ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, contempla en su artículo 88. Dos la posibilidad de que la emisión de facturas o documentos análogos, se efectúe por vía telemática, con los mismos efectos y trascendencia que se atribuyen a la tradicional facturación en soporte papel. Dicho artículo dispone que las condiciones y los requisitos se determinarán reglamentariamente. Al amparo de dicha remisión, el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, dio redacción al artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 diciembre, el cual ha sido modificado por el Real Decreto 80/1996 de 26 de enero. El apartado 5 del mencionado artículo 9 bis establece que lo dispuesto en el mismo no será de aplicación hasta que se dicten por el Ministro de Economía y Hacienda las correspondientes normas de aplicación. Al amparo de dicha autorización a fin de dar cumplimiento al dispuesto en ella, se dicta la presente Orden, que tiene por objeto adecuar el ordenamiento español en materia de facturación al ámbito comunitario, en el que la aceptación del sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos está generalizada. En aras de minorar la presión fiscal indirecta del contribuyente, así como de facilitar todo aquello que redunde en beneficio de la economía nacional sin menoscabo de la gestión y control tributario, y en cumplimiento de lo dispuesto en el mencionado artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, la presente Orden desarrolla el régimen jurídico aplicable a los sistemas de facturación por medios telemáticos, definiendo el marco jurídico de las obligaciones formales y materiales en todos los sujetos que intervienen en el mismo, sustituyendo las facturas en soporte papel por facturas electrónicas que deberán conservarse en soportes magnéticos u ópticos de acuerdo con las especificaciones contenidas en la presente Orden. Los principios que informan los sistemas de facturación telemática contemplados en la presente Orden son: El interés general que supone la aprobación de un sistema de facturación por vía telemática. Eficacia tanto en la gestión empresarial y profesional, como en el control administrativo. Respeto absoluto al principio de integridad de los datos, debiendo conservarse íntegramente en los ficheros magnéticos y con el máximo nivel de detalle, la información contenida en las facturas. Reconocimiento a todos los efectos fiscales del carácter de justificante de las facturas en soporte electrónico, siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente Orden.

16 Página 16 de 26 Por otra parte, la necesidad de dotar de efectividad el principio de justicia tributaria recogido en el artículo 31 de la Constitución, plantea entre otras exigencias, la de dotar de la máxima eficacia posible la actuación de la inspección de los tributos. En este sentido, y dado el alto grado de implantación de los medios informáticos para la levanta de la contabilidad es necesario, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 36 del Reglamento General de la Inspección de los Tributos, aprobado por Real Decreto 939/1986, de 25 de abril, y de conformidad con la habilitación de la disposición final del mismo texto, dictar la disposición adicional contenida en la presente Orden, por la que se establece la obligación de conservar en soporte magnético u óptico determinados ficheros y documentos llevados por medios informáticos. En su virtud, este Ministerio ha dispuesto: Primero. Conceptos y definiciones. Uno. Factura electrónica.- Se entenderá por factura electrónica un conjunto de registros lógicos, almacenados en soportes susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos, que documentan las operaciones empresariales o profesionales, con los requisitos exigidos en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. En las líneas de las facturas electrónicas, que en todo caso deberán respetar los mencionados requisitos, podrán sustituirse las descripciones de los bienes o servicios que constituyan el objeto de las operaciones facturadas por sus correspondientes códigos estables. Se entiende por códigos estables aquellos códigos alfanuméricos que identifican de forma única e inequívoca, entre otros, los bienes, servicios, lugares, personas, etcétera, cuya información se transmite a través de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos y que tienen un carácter de permanencia en su aplicación, y con idéntico significado para cualquier usuario del sistema. Las listas de códigos estables y la descripción de los mismos deberán constar en tablas históricas que puedan ser utilizadas automáticamente por los programas de los usuarios para el tratamiento de los ficheros producidos. Dos. Sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- A los efectos de la presente Orden, se entenderá por sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, aquel sistema en el que intervienen un promotor del mismo, uno o más centros servidores, los usuarios del sistema y, en su caso, los prestadores de servicios informáticos, con la finalidad de efectuar intercambios de facturas por medios electrónicos conforme a las especificaciones definidas por la presente Orden y la normativa que se dicte en desarrollo de la misma. Los sistemas que operen con varios centros servidores deberán adoptar un único estándar de normas de intercambio electrónico de datos, de manera tal que se respeten íntegramente los formatos físicos y lógicos de los documentos intercambiados entre emisor y receptor. Asimismo, deberán especificarse los mecanismos de intercambio entre centros servidores que aseguren la continuidad del control definido en esta Orden. Tres. Promotor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Tendrán tal consideración los empresarios, profesionales, o sus agrupaciones, que sean titulares de la autorización de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, conforme al artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. Cuatro. Usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Se consideran como tales a los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que sean autorizados a operar en cualquiera de los sistemas definidos en esta Orden, conforme al párrafo 5 del artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. Cinco. Centro Servidor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Se entiende por tal el prestador del servicio de teletransmisión o asimilado que asegura la

17 Página 17 de 26 transparencia e integridad de los datos transmitidos entre usuarios o partícipes del mismo, al que se refiere el artículo 9 bis, punto 4, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. Seis. Prestador de Servicios Informáticos.- Se entiende por tal, a los efectos de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, a los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que desarrollen o comercialicen programas o equipos suministrados a uno de dichos sistemas. Segundo. Ambito de aplicación. Lo dispuesto en esta Orden será de aplicación en todo el territorio español, sin perjuicio de lo que se disponga en Convenios y Tratados internacionales. Tanto el promotor como los usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán ser residentes en territorio español o actuar en el mismo mediante establecimiento permanente. No obstante, los usuarios podrán utilizar este sistema en relación con sus operaciones aunque el receptor de las mismas no sea residente en territorio español. El centro servidor deberá tener el carácter de residente en territorio español, o actuar en el mismo mediante establecimiento permanente, debiendo estar ubicadas en dicho territorio las instalaciones que soporten físicamente los documentos electrónicos intercambiados, las aplicaciones informáticas y los estados de control correspondientes. Tercero. Características técnicas de los so portes Informáticos. Las características técnicas que deben cumplir los soportes informáticos para la conservación de datos relativos a las facturas electrónicas emitidas en los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán ajustarse a lo dispuesto en el anexo I. Cuarto. Procedimiento de autorización de la implantación o modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos. Uno. Solicitud.- Los interesados en promover la implantación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, o la modificación de uno ya autorizado, deberán dirigir un escrito de solicitud al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Dicha solicitud podrá ser presentada ante la Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que corresponda por razón del domicilio del promotor. Dos. Documentación a aportar.- Deberá adjuntarse al escrito de solicitud una memoria detallada con el siguiente contenido mínimo: 1. Motivación de la solicitud, con especial referencia a las razones que aconsejan la implantación de un sistema de intercambio de facturación a través de medios telemáticos en el colectivo de contribuyentes afectado. 2. Estatutos que regulan las relaciones a establecer entre todos los participantes del sistema. 3. Estudio económico con estimación de las ventajas que la implantación del sistema representa. 4. Descripción general del sistema y de los estándares de intercambio propuestos. 5. Configuración física y lógica del sistema incluyendo: 6. Protocolo de comunicaciones. 7. Formatos o estructuras de ficheros a transmitir y conservar por los usuarios. Análisis orgánicos y funcionales de los programas relacionados con la facturación electrónica con indicación de los lenguajes de programación utilizados. Programas suministrados a los usuarios, fuentes y ejecutables, por el promotor o los centros servidores.

18 Página 18 de Tablas completas de codificación de mensajes, incluidos los de error de las comunicaciones. 9. Descripción de las medidas de seguridad incorporadas en los centros servidores, así como de las fórmulas o mecanismos que aseguran la integridad y exactitud de la información transmitida. 10. Características técnicas y especificaciones en general de las opciones de entornos de usuarios aceptados por el promotor, tanto de equipos como de programas, así como los manuales de usuario y de explotación correspondientes. 11. Modelo de contrato de adhesión al sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos y sus anexos, que como mínimo deberá identificar a las partes contratantes, código de usuario, fecha de inicio de las operaciones, compromiso explícito por parte del promotor de haber comunicado las especificaciones jurídicas y técnicas autorizadas al sistema, así como de informar al usuario de cuantas modificaciones se produzcan y su reconocimiento y aceptación expresa por parte del usuario. Asimismo, deberá definir de forma precisa la identificación temporal de los momentos de emisión y recepción, el cifrado, en su caso, normas de seguridad, de aceptación y de tratamiento de excepciones, entre otras la repudiación, la modificación y la anulación de documentos. 12. Acreditación del cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidos por la Ley 31/1987, de 18 de diciembre, de Ordenación de las Telecomunicaciones, modificada por la Ley 32/1992, de 3 de diciembre. 13. Identificación de los centros servidores del sistema. A petición de la Inspección de los Tributos, se aportará cualquier otro tipo de información y documentación adicional necesaria para la resolución del expediente. Tres. Modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Cualquier alteración en las especificaciones técnicas de un sistema, así como los supuestos de sucesión, fusión, absorción o transformación del promotor, o cualquier otra variación que implique cambio en la titularidad de la actividad del mismo, se considerarán modificaciones y deberán ser autorizadas siguiendo el procedimiento establecido en este apartado. Cuatro. Resolución de las solicitudes de autorización de la implantación o de modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Previamente a la concesión de la autorización, podrán realizarse, tanto en el establecimiento del emisor como en el del receptor o en el de los dos prestadores del servicio de teletransmisión, los controles pertinentes conforme a lo dispuesto en el párrafo 4 del artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. El Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria resolverá de forma expresa, en el plazo de seis meses, las solicitudes de autorización y modificación. El mencionado plazo se interrumpirá por el requerimiento al promotor de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarias para la resolución del expediente. La solicitud de modificaciones de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos se entenderá aceptada si no se deniega en el plazo de seis meses. Las resoluciones dictadas por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria serán reclamables en vía económico-administrativa, previo recurso de reposición, si el interesado decidiera interponerlo. Serán causas de denegación de la autorización el incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, en esta Orden, y en las Resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que la desarrollen y, en particular:

19 Página 19 de La falta de colaboración con la Inspección de los Tributos respecto a la comprobación del cumplimiento de los requisitos fijados para el establecimiento del sistema. 2. La carencia de medidas de seguridad suficientes que permitan garantizar la existencia, exactitud e integridad de las comunicaciones y su correcta transmisión, o en caso contrario, la conservación adecuada de los mensajes de error conformes a esta Orden. 3. La inexistencia de programas y ficheros de datos necesarios que permitan la reconstrucción completa del camino de auditoría del sistema. 4. La falta de procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido original, y en el orden cronológico, de la información que está obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción. Cinco. Registro de las autorizaciones de Sistema de Intercambio de Facturación por Medios Telemáticos.- El Departamento de Inspección Financiera y Tributaria llevará un Registro con el debido detalle de las autorizaciones de implantación, así como de sus modificaciones. Las modificaciones debidamente autorizadas surtirán los efectos en todos los usuarios o partícipes sin que sea preciso solicitar modificación por los mismos de forma individualizada. A estos efectos, deberán ser notificados por los promotores del sistema de las referidas modificaciones. Quinto. Procedimiento de autorización a usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos. Uno. Solicitud.- Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones que deseen operar como usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán dirigir una solicitud de autorización al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con una anticipación mínima de treinta días a su puesta en servicio. La solicitud se acompañará de una copia legitimada del contrato de adhesión al sistema de intercambio correspondiente. En el supuesto de que el sistema dispusiera de varias opciones de conexión al mismo, deberá hacerse mención expresa de la opción elegida. Se efectuarán tantas solicitudes como sistemas a los que se desee adherirse. Es requisito previo al inicio de este procedimiento, que el sistema de facturación al que se solicita la incorporación haya sido autorizado con anterioridad. Dos. Resolución de las solicitudes de autorización de usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- El Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria resolverá sobre las solicitudes de autorización recibidas, en el plazo de un mes desde su recepción, sin perjuicio del requerimiento al usuario de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarias para la resolución del expediente de autorización, en cuyo caso se interrumpirá dicho plazo. Transcurridos los plazos señalados anteriormente sin mediar resolución expresa del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, se entenderá concedida la autorización. Las relaciones de usuarios autorizados se comunicarán al promotor, que las pondrá en conocimiento de los centros servidores, al objeto de que procedan a la conservación de los datos de control conforme a lo dispuesto en esta Orden. Las resoluciones dictadas por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria serán reclamaciones en vía económico-administrativa, previo el recurso de reposición, si el interesado decidiera interponerlo. Será causa de denegación de la autorización el incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, en esta

20 Página 20 de 26 Orden y en las Resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que la desarrollen, y en particular: 1. La falta de aportación de la información solicitada. 2. La falta de colaboración con la Inspección de los Tributos respecto a la comprobación del cumplimiento de los requisitos fijados para el establecimiento del sistema. 3. El incumplimiento de los requisitos derivados de las especificaciones jurídicas y técnicas contenidas en el expediente de autorización del sistema al que solicita su adhesión. 4. La falta de procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido original y, en el orden cronológico, de la información que está obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción. Así como la inexistencia de programas y ficheros de datos necesarios que permitan la reconstrucción completa del camino de auditoría del usuario. Tres. Registro de las autorizaciones de usuarios.- El Departamento de Inspección Financiera y Tributaria llevará un registro con el debido detalle de las autorizaciones concedidas. Sexto. Obligaciones del promotor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos. Uno. Obligaciones.- El promotor es responsable de la adopción de los controles suficientes para asegurar el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en esta Orden, en las resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que se dicten en desarrollo de la misma, así como en el expediente de autorización, y, asimismo, estará obligado a: a) Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones y a proporcionar todo tipo de datos, antecedentes y justificantes, incluidos los registrados en soportes electrónicos, y permitir la obtención de copias y la realización de las pruebas necesarias para verificar si el sistema ajusta sus especificaciones a los requerimientos administrativos. Asimismo, deberá facilitar los documentos y pruebas de auditoría informática que, en su caso, se realicen sobre el sistema por auditores externos. b) Conservar, durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias afectadas por las operaciones correspondientes, un fichero histórico de los usuarios del sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos gestionado con indicación de su fecha de alta y baja, en su caso, así como razón social, número de identificación fiscal y código interno de usuario. Copia de este fichero será presentada ante el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria con carácter anual durante el mes de enero de cada año. c) Disponer, en los centros servidores, de los debidos procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido original, en orden cronológico, de la información que está obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción. d) Conservar durante el mismo período un diario por el método de partida doble de la actividad de cada centro servidor, en el que figuren debidamente saldadas, a nivel de cada transmisión, las facturas recibidas con las imputaciones realizadas en la recepción, y las facturas transmitidas con sus respectivos orígenes en la emisión de cada centro servidor. Los asientos incorporarán como referencia obligatoria un número interno y seriado de operación.