Factura Electrónica Guía de Implementación. FACTURA ELECTRONICA Guía de Implementación

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1 FACTURA ELECTRONICA Guía de Implementación Octubre

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3 Derechos Reservados de esta Edición, Copyright 2007 Asociación GS1 Costa Rica Responsable de la Edición: Msc.Rodolfo Artavia Cavallini Director Comercio Electrónico Asociación GS1 Costa Rica Colaboradores: MBA.Guillermo Varela Brenes Director Ejecutivo Asociación GS1 Costa Rica Esta publicación no podrá ser reproducida total o parcialmente o almacenada en un sistema de recuperación o ser transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, óptico, mecánico, fotocopias, magnético, grabación o cualquier medio, sin el permiso previo y por escrito del editor. El préstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesión de uso de esta obra, requerirá también de autorización previa y por escrito. El objetivo de esta publicación, es proporcionar una guía práctica de referencia para las empresas costarricenses que desean trabajar la Factura Electrónica. Aunque esta guía se elaboró con la última información disponible, esta puede variar en el tiempo por la misma dinámica de las operaciones y requerimientos de parte del Ministerio de Hacienda. La Asociación GS1 Costa Rica no ofrece ni garantizan que la información proporcionada en esta guía sea exacta, completa o vigente. En consecuencia, la Asociación GS1 Costa Rica, declina toda responsabilidad derivada de acciones u omisiones llevada a cabo con base en el contenido de esta guía. Lo expresado en esta guía no pretende ser asesoría legal o profesional de ningún tipo y no debe ser interpretado o utilizado como sustituto, para que la empresa busque y obtenga asesoría profesional, legal y tributaria.

4 INTRODUCCION GS1 COSTA RICA COMERCIO ELECTRÓNICO TABLA DE CONTENIDO Que es el Intercambio Electrónico de Documentos EDI? Beneficios del EDI El estándar EANCOM El estándar XML Los Números Mundiales de Localización GLN El EDI en Costa Rica Antecedentes EDI por Internet Mensajería Utilizada LA FACTURA ELECTRÓNICA Definición de Factura Electrónica Beneficios de la Factura Electrónica Barreras en la Implementación de la Factura Electrónica LA FIRMA ELECTRÓNICA Definición de Firma Electrónica Los Documentos Electrónicos Qué es una Entidad Certificadora? Estructura de la Ley 8454 Principios de la Ley de Firma Electrónica Modelo para las Autoridades Certificadoras en Costa Rica Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrónica RESOLUCIÓN DGT DE FACTURA ELECTRÓNICA Resolución DGT Detalle de los artículos CAPITULO I

5 AUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICAY DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ASOCIADOS 30 Artículo 1º Definiciones. 30 Artículo 2 - Autorización para el uso de factura electrónica y documentos electrónicos asociados. 31 Artículo 3 - Eficacia jurídica y fuerza probatoria. 31 Artículo 4 - Requisitos para la emisión y entrega de la factura electrónica y otros documentos 32 Artículo 5 - Aceptación o rechazo de los documentos electrónicos. 34 Artículo 6 -Almacenamiento y conservación. 35 Artículo 7 -Anulación o corrección. 36 Artículo 8 -Impresión de la factura electrónica y otros. 36 Artículo 9 -Controles y registros. 37 CAPITULO II 38 REGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES ELECTRÓNICOS, RECEPTORES ELECTRÓNICOS-NO EMISORES Y SUS OBLIGACIONES 38 Artículo 10 -Conformación del Registro. 38 Artículo 11 -Incorporación al Registro. 38 Artículo 12 -Obligaciones del Emisor-Receptor Electrónico. 39 Artículo 13 -Obligaciones del Receptor Electrónico-No Emisor. 42 CAPITULO III 43 SISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SITIOS WEB 43 Artículo 14 -Disposición de Sitios Web. 43 Artículo 15 -Obligaciones de los proveedores de solución de facturación en sitios Web. 43 Artículo 16 -Incumplimiento de obligaciones, requisitos y condiciones. 44 Artículo 17 -Divulgación. 45 Artículo 18 -Exclusión del Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores Electrónicos- No emisores de Factura Electrónica. Artículo 19º-Derogatoria. Artículo 20º-Vigencia. Transitorio 1 Transitorio 2 ANEXO TÉCNICO DE IMPLEMENTACIÓN Mensajes XML/EANCOM ANEXO 1 DE LA RESOLUCION DGT ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS I. INTRODUCCIÓN II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS III. FORMATO PARA LA CONFIRMACIÓN DE ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

6 ANEXO 2 - DE LA RESOLUCION DGT INFORMACIÓN ELECTRÓNICA DE COMPRAS Y VENTAS ANEXO 3 - DE LA RESOLUCION DGT ESQUEMA Y EJEMPLO DE FACTURA EN XML Esquema XML de Factura Nombres de los Archivos XML generados La etiqueta Encabezado La etiqueta Emisor La etiqueta Receptor La etiqueta Detalle Los descuentos en el Detalle La etiqueta Impuestos La etiqueta TotalesFactura La etiqueta Autorizacion La etiqueta Otros Legalidad Jurídica de la Factura Electrónica IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA A quién contactar Pasos para la implementación Diagnóstico para una implementación exitosa La definición de los acuerdos comerciales y de colaboración La alineación de datos EL FACTOREO COMERCIAL Qué es el Factoreo Comercial Como Cambia el Factoreo para las Facturas Electrónicas. La Aceptación o Rechazo de una Factura Electrónica FLUJO SUGERIDO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA RESUMEN DE PASOS PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA El grupo de trabajo interno. CONCLUSIONES

7 INTRODUCCION Factura Electrónica Guía de Implementación GS1 Costa Rica es una asociación empresarial privada, sin fines de lucro y forma parte de GS1 Global organización presente en 140 países del mundo. Su función estratégica es promover y apoyar a las empresas para alcanzar dos objetivos: 1. A lo interno de la empresa: implementar los estándares GS1 y tecnología que le permita automatizar sus procesos 2. A lo externo de la empresa: desarrollar procesos de colaboración con sus clientes (socios de negocios) para implementar la trazabilidad. Ambos casos, con el fin de mejorar la logística en la cadena de abastecimiento de oferta y demanda, logrando desarrollar las mejores prácticas logísticas y comerciales. Una de las áreas más importantes de trabajo de GS1 es el Comercio Electrónico, razón por la cual lidera en Costa Rica desde 1997 el desarrollo de Intercambio Electrónico de Documentos EDI, como orden de compra, aviso de despacho, aviso de recibo, etc., y ahora la factura electrónica. La Facturación Electrónica es más que una nueva forma de generar comprobantes fiscales, involucra un cambio en la cultura organizacional de las empresas y sus colaboradores, además, de cambios importantes dentro del Ministerio de Hacienda, no solo por la desmaterialización de los documentos, sino también para los procesos de control fiscal y auditoría, lo que presentará grandes retos en el desarrollo de tributación digital y una completa legislación en comercio electrónico a nivel nacional. La Factura Electrónica es la culminación de un largo proceso de asimilación y adopción de las tecnologías de la información en los procesos operativos y comerciales tanto de entidades de gobierno, como de un número cada vez mayor de empresas que ven en los medios electrónicos y en el Intercambio Electrónico de Datos una forma más segura, eficiente y económica de interactuar con ciudadanos, clientes y socios de negocios. Este documento pretende ser una guía práctica para aquellas empresas que se incorporen al mundo del Comercio Electrónico, en especial para la generación y recepción de facturas, notas de crédito y débito electrónicas. Se presentará el marco conceptual del Comercio Electrónico, Factura Electrónica, Firma Electrónica y Factoreo Comercial, así como la guía que facilite el proceso de integración de esta tecnología en las empresas.

8 GS1 COSTA RICA VISION Ser líderes en Costa Rica de la promoción de los estándares mundiales GS1, respondiendo a las necesidades de nuestros asociados/clientes, de mejorar la logística de su cadena de abastecimiento y demanda. MISION Administrar, difundir e implementar los estándares mundiales multisectoriales GS1, apoyando y asesorando de manera directa a las empresas, para que estas mejoren la logística de su cadena de abastecimiento y demanda, logrando reducir costos y aportar mayor valor a sus procesos de negocios. QUE QUE ES ES GS1 COSTA RICA: RICA: GS1 Costa Rica (conocida antes como EAN Costa Rica), es: Miembro de GS1 Global, organización mundial presente en 140 países Asociación empresarial privada Sin fines de lucro Declarada de Interés Público Organización multisectorial GS1 Costa Rica inició operaciones en el año 1992 y se dedica al desarrollo de la Logística, para mejorar la administración de la Cadena de Abastecimiento y Demanda de las empresas costarricenses, con el fin de fomentar que todas las empresas micro, pequeñas, medianas y grandes, se ajusten a los estándares y tendencias del comercio global. Para lograr esto, GS1 Costa Rica Capacita y Asesora a sus micro, pequeñas,

9 medianas y grandes empresas afiliadas, fortaleciéndolas y apoyando su competitividad en el mercado nacional he internacional por medio de la implementación de las mejores prácticas comerciales, la medición del desempeño Benchmarking, automatización de procesos, comercio electrónico y trazabilidad, permitiendo reducir costos y aportar mayor valor a todos los participantes de la Cadena de Abastecimiento. En su accionar GS1 Costa Rica se encarga de manera exclusiva, de la administración y promoción del Sistema Global GS1 por medio de los Estándares Mundiales de:

10 GS1 Costa Rica ( )es miembro de GS1 ( ), con sede en Bélgica, organización global presente en más de cien países en el mundo, rectora de los estándares globales GS1. SERVICIOS DE GS1 COSTA RICA SERVICIOS DE GS1 CORICA GSI Costa Rica por medio de su estructura nacional e internacional, brinda a las empresas los siguientes servicios, enfocados al desarrollo de la Logística, para mejorar la administración de la Cadena de Abastecimiento. ü ü ü ü ü ü ASESORÍA LOGÍSTICA: GS1 CR asesora a las empresas para que implementen las mejores prácticas comerciales y la automatización de sus procesos por medio del uso de los estándares mundiales GS1, con el fin de mejorar la logística en la cadena de abastecimiento y demanda. CÓDIGO DE BARRAS: GS1 CR administra el sistema GS1 conocido como GTIN : Número Mundial de Artículo Comercial para la Identificación Comercial de productos y servicios (GTIN 13, GTIN 14, GS1 128). EPC / RFID CÓDIGO ELECTRÓNICO DE PRODUCTO: GS1 CR administra el sistema de Código Electrónico de Producto EPC Global, para la automatización total de la cadena de abastecimiento, por medio de la tecnología de Identificación por Radio Frecuencia RFID. Códigos de Localización GS1 CR administra el sistema GLN : para la identificación global de las empresas. Comercio Electrónico: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Intercambio Electrónico de Datos EDI en el ambiente empresa empresa (B to B), utilizando y administrando los estándares mundiales UN/EDIFACT y XML, en el desarrollo de mensajes comerciales como: orden de compra, aviso de despacho, aviso de recepción, reporte de inventario, etc. (más de 200 mensajes). Factura Electrónica: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Factura Electrónica en coordinación con el Ministerio de Hacienda y administra el estándar y su estructura de funcionamiento.

11 ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü Catálogo Electrónico de Productos: GS1 CR brinda a todos sus asociados la herramienta CABASnet, para la alineación de las bases de datos entre las empresas (proveedor comprador) con relación comercial. Estudios de Mercado: GS1 CR desarrolla permanentemente estudios de Benchmarking, Faltantes de Mercadería en Gondola FMG, Entregas Certificadas, etc. Trazabilidad: GS1 CR asesora a las empresas para que implementen sus procesos de rastreo internacional de sus mercancías, cumpliendo con los requisitos de los mercados internacionales. GS1 Internacional desarrolla las guías de trazabilidad para cada uno de los sectores, tales como carne, pesca, frutas, flores, vinos, etc. Automatización: GS1 CR asesora ampliamente a las empresas para que implementen los estándares GS1 y la tecnología necesaria, para lograr la automatización de todos sus procesos. Capacitación: GS1 CR desarrolla permanentemente diversos seminarios, cursos cortos y congresos, para cada uno de los servicios informados anteriormente. Verificación de Calidad de impresión y ubicación de los códigos de barras en los empaques y etiquetas de los productos. Catálogo de Proveedores de servicios y soluciones tecnológicas afines. Publicaciones / Guías y otros documentos relacionados con cada uno de los temas. Boletín Electrónico enviado por internet, con información y noticias relacionadas con cada uno de los campos de trabajo de GS1. Software para el cálculo del dígito verificador de los códigos de barras. Página Web en la que se localiza todo tipo de información de GS1 CR. 10

12 COMERCIO ELECTRÓNICO Las redes globales de información están transformando al mundo y acercando más a la gente a través de la innovación de las comunicaciones, lo cual posibilita cambios en todos los ámbitos de la actividad humana, por ejemplo la competitividad, el empleo y la calidad de vida de las naciones. Con las nuevas tecnologías, el tiempo y la distancia dejan de ser obstáculos, los contenidos pueden dirigirse a una audiencia masiva o a un pequeño grupo de expertos y buscar un alcance mundial o meramente local. Las redes mundiales de información, como Internet no conoce fronteras. Internet es un medio de comunicación global, que permite el intercambio de información entre los usuarios conectados a la red y que conecta a unos 450 millones de dominios y millones de servidores encargados de servicios de información y de todas las operaciones de comunicación y de retransmisión; llega hasta unos 1,100 millones de usuarios en todo el mundo. Internet ofrece una oportunidad única, especial y decisiva a organizaciones de cualquier tamaño lo mismo que a las naciones. La rápida difusión y el gran interés en el mundo de la informática, ha permitido la creación de tecnología Internet/Web, una herramienta fundamental para redes de computadoras y sus usuarios. Internet ofrece un nuevo mercado que define la economía digital. Los productores, proveedores de bienes y/o servicios y usuarios logran tener acceso y transmisión mundial de la información y esparcimiento en forma sencilla y económica, sean con fines comerciales o sociales. La apertura de mercados es fundamental para el rápido crecimiento del uso de nuevos servicios y la asimilación de tecnologías nuevas. En la práctica, las empresas están comenzando a usar Internet como un nuevo canal de ventas, sustituyendo las visitas personales, correo y teléfono por pedidos electrónicos, ya que gestionar un pedido por Internet cuesta menos que hacerlo por vías tradicionales. Nace entonces el comercio electrónico, como una alternativa de reducción de costos y una herramienta fundamental en el desempeño empresarial. 11

13 Podemos definir el Comercio Electrónico como: La venta, distribución, mercadeo o entrega de bienes y servicios por medios electrónicos, esto según la WTO (Organización Mundial del Comercio). Dentro del Comercio Electrónico podemos encontrar varias modalidades, siendo las más importantes las siguientes: Business to Business (Empresa - Empresa) Business to Consumer (Empresa - Consumidor) Business to Government (Estado - Empresa) Citizen to Government (Ciudadano - Estado) Sin embargo, la aparición del comercio electrónico obliga claramente a replantearse muchos de los procesos del comercio tradicional, surgiendo nuevos problemas, e incluso agudizando algunos de los ya existentes. En ese catálogo de problemas, se plantean cuestiones que van, desde la validez legal de las transacciones y contratos sin papel, la necesidad de acuerdos internacionales que armonicen las legislaciones sobre comercio, el control de las transacciones internacionales, incluido el cobro de impuestos; la protección de los derechos de propiedad intelectual, la protección de los consumidores en cuanto a publicidad engañosa o no deseada, fraude, contenidos ilegales y uso abusivo de datos personales, hasta otros provocados por la dificultad de encontrar información en Internet, comparar ofertas y evaluar la fiabilidad del vendedor y del comprador en una relación electrónica, la falta de seguridad de las transacciones y medios de pago electrónicos, la falta de estándares consolidados, la proliferación de aplicaciones y protocolos de comercio electrónico incompatibles y la congestión de Internet. Nuestro país carece de un marco legal en relación al comercio electrónico. En el contexto mundial, nuestro país se encuentra gravemente rezagado. Pese a estos atrasos ya tenemos hoy (setiembre 2007) legislación sobre la firma electrónica, pieza fundamental para dar validez jurídica a los documentos electrónicos, podemos autenticar a los firmantes y tener autoría, integridad y no repudio sobre las transacciones electrónicas. 12

14 Que es el Intercambio Electrónico de Documentos EDI? Intercambio de documentos comerciales estructurados, desde una aplicación de un computador a otra, mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente, procesados automáticamente con un mínimo de intervención humana. Las aplicaciones para el Comercio Electrónico sean Empresa-Empresa B2B o Empresa-Consumidor BtoC deben de ser desarrolladas bajo estándares que faciliten su integración con los diferentes socios comerciales. En Costa Rica el comercio electrónico B2B esta desarrollado bajo estándares UN/EDIFACT y XML/ GS1 administrados por GS1 Costa Rica. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) comprende un conjunto de estándares internacionales, directorios y guías de implementación para el intercambio electrónico de datos. En otras palabras, el lenguaje de comunicación entre computadores. Con el EDI se utiliza este lenguaje común para transmitir información entre los sistemas informáticos de las empresas. En la comunicación por EDI, además de utilizar un solo formato para cada uno de los documentos comerciales, es esencial que las empresas también estén identificadas de una forma única y válida para cualquier sector y reconocida en todo el mundo, la solución para esto son los códigos numéricos conocidos como Global Location Number GLN. Con los GLN puede identificarse no sólo a la empresa sino también a cada una de las áreas y departamentos o cualquier otra ubicación que sea necesario identificar en una transacción comercial. Además, los GLN son independientes de la red de comunicaciones y del software EDI, por lo que las empresas con las que trabaje no se verán afectadas si se cambia de proveedor tecnológico. 13

15 Beneficios del EDI Los beneficios más directos que podemos obtener con este proceso son los siguientes: v REDUCCIÓN COSTO DE INVENTARIOS v REDUCCIÓN PAPELEO v RESPUESTA RÁPIDA v MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES LOGÍSTICAS Y EL CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA. v DISMINUCIÓN DEL TIEMPO MUERTO v REDUCCIÓN COSTOS EN GENERAL v INCREMENTO PRODUCTIVIDAD v MAYOR VISIBILIDAD DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO El estándar EANCOM EANCOM es una Guía de Implementación detallada de los mensajes estándares UN/EDIFACT. Éstos, a menudo, son complejos y los usuarios pueden fácilmente mal interpretar los principios y las intenciones originales de los diseñadores de los mensajes. EANCOM es un subconjunto de los mensajes UN/EDIFACT, que provee definiciones y explicaciones claras, las que permiten a los socios comerciales intercambiar documentos de una manera simple y seguro. GS1 Internacional y sus organismos miembros, tienen amplia experiencia en el Intercambio Electrónico de Datos (EDI). En vista de las actividades de los organismos miembros en el ámbito de EDI y en respuesta al progresivo crecimiento de la demanda de éstos por un estándar internacional, la Asamblea General de GS1 Internacional, decidió en 1987 lanzar el proyecto EDI EANCOM. Así, EANCOM se desarrolló sobre la base del entonces emergente estándar internacional UN/EDIFACT. 14

16 El estándar XML XML o extensible Markup Language fue desarrollado por el World Wide Consortium para brindarle el poderío del SGML (Lenguaje Estándar Generalizado de Marcado) a la Web de manera de sobreponerse en forma simple, a las limitaciones inherentes del HTML y habilitar nuevos tipos de aplicaciones sobre Internet. SGML es un estándar ISO (ISO 8879:1986) que se desarrolló a partir del SGML de IBM. SGML es ampliamente utilizado por aplicaciones de punta para codificar información en un formato independiente del proveedor. Sin embargo, también es criticado por su compleja sintaxis, la que dificulta su aprendizaje e implementación. XML, tal como SGML, es un metalenguaje que define las reglas para la creación de lenguajes de marcas que permiten codificar documentos particulares o tipos de mensajes. La especificación formal para cualquier lenguaje de marcas utilizando SGML o XML es denominado Esquema o Scheema. Un documento o mensaje que está, según las reglas de su Esquema, asociado se llama documento válido. GS1 Internacional ha desarrollado varios mensajes EDI en formato XML. GS1 Internacional no ve en XML el reemplazo de la tradicional sintaxis EDI UN/EDIFACT. En estricto rigor, XML y EDIFACT son simplemente sintaxis EDI, las cuales tienen sus fortalezas y debilidades. GS1 Internacional cree que la implementación de EDIFACT continuará creciendo por los próximos 5 a 10 años, y que XML y EDIFACT serán utilizados como estándares complementarios durante ese período. Los estándares GS1 XML poseen las siguientes características claves: ü Son estándares globales y han sido definidos por usuarios con amplia experiencia en los procesos de negocios involucrados. ü Siguen las recomendaciones del World Wide Web Consortium (W3C). El W3C desarrolla tecnologías ínter operativas (especificaciones, software y herramientas), para conducir a la web a su completo potencial como foro principal para información, comercio, comunicación y entendimiento colectivo. W3C es la organización estandarizadora para XML. 15

17 ü ü ü ü Han sido probados en cuanto a funcionalidad en el ambiente de ecommerce. Fueron desarrollados utilizando procesos de administración de estándares de clase mundial. Utilizan una arquitectura de comercio electrónico que permite el desarrollo modular, la reutilización de componentes y la extensibilidad. Son compatibles con otras grandes iniciativas y organizaciones estándares. Los Números Mundiales de Localización GLN El uso de Números Mundiales de Localización (GLN) ofrece la posibilidad de identificar socios comerciales en forma singular a nivel mundial. La identificación de todas las partes en los mensajes estándar de EANCOM se basa en GLN y por lo tanto, su uso resulta necesario para la implementación de los estándares de Comercio Electrónico. En Costa Rica este número es asignado por GS1 Costa Rica El EDI en Costa Rica Antecedentes En 1997 un grupo de 15 empresas pioneras lideradas por GS1 Costa Rica, se propuso la implementación de un ambiente para Comercio Electrónico B2B. A setiembre del 2007 participan las cuatro cadenas de supermercados más importantes de Costa Rica dentro del proceso de Intercambio Electrónico de Datos EDI, con más de 360 proveedores activos (60 grandes empresas y 300 pymes). Al año se registran 250 mil órdenes de compra intercambiadas, un millón de mensajes EDI y más de 370 millones de dólares en transacciones EDI. 16

18 EDI por Internet Costa Rica fue el segundo país a nivel mundial en utilizar Internet como medio de intercambio de información, ya que tradicionalmente para este proceso se utilizaban redes de valor agregado (VAN por sus siglas en inglés), logrando así un proceso mucho más económico para las empresas, lo que vuelve más participativo la incorporación al EDI. Mensajería Utilizada El ciclo comercial utilizado en Costa Rica es el siguiente: 17

19 La mensajería es enviada mediante SMTP/POP3 (correo electrónico) con seguridad de PKI para tener integridad, autenticidad y no repudio por parte de los diferentes actores. Cada empresa es identificada con un GLN (Código de Localización Global), el cual es un identificador único de cada participante, de igual manera aquellos lugares como a donde entregar está identificado con su respectivo GLN evitando cualquier tipo de ambigüedad. Los códigos de productos utilizados en la mensajería electrónica son los GTIN (Código de Barras), el cual es la llave única que identifica cada uno de los bienes y que son comunes para los diferentes clientes y proveedores, nunca se envían mensajes con códigos internos o propietarios como llave principal. LA FACTURA ELECTRÓNICA Definición de Factura Electrónica Representación informática de un documento tributario, generado electrónicamente, y que reemplaza al documento emitido en papel. Este documento electrónico permite dar validez tributaria a operaciones comerciales efectuadas a través de documentos que han sido generados electrónicamente y que cuentan con un soporte del mismo tipo. Otra definición la podemos encontrar en la resolución DGT y es la siguiente: 18 Documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico. Este documento electrónico cuenta con validez ante el Ministerio de Hacienda, y posee un formato predefinido en XML para facilitar el intercambio de datos. La Factura Electrónica potenciará el comercio electrónico ya que habilita el integrar las actuales plataformas de comercio electrónico con el pago y las operaciones tributarias electrónicas. Además, estandariza los documentos de compra y venta, potencia la utilización de tecnologías de firma digital, entregando seguridad, autenticidad del origen y no repudio. Asimismo, mejora la confianza para transar vía Internet. En cuanto

20 a la implementación de la factura electrónica, el impacto país se verá positivamente reflejado en la disminución de costos de transacción entre los agentes económicos en el ciclo de negocio y, por tanto, permitirá aumentar la productividad de las empresas. En este sentido, cabe destacar que uno de los aspectos más importantes en los nuevos negocios, asociados a la factura electrónica, se ubicará en la creación de una plataforma base para el Factoring (descuento de facturas) electrónico, lo que potenciaría y haría factible el acceso de financiamiento para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). En el caso de la logística de recepción y despacho de mercancías, las empresas podrán actualizar directamente sus existencias sin tener que digitar. Las transferencias electrónicas implican la eliminación de la digitación en la recepción de documentos, mejorando la calidad de la información. Beneficios de la Factura Electrónica Según estudios del Instituto de Gerencia y Administración de los Estados Unidos, la incorporación de la Factura Electrónica logra incrementar la productividad hasta en un 8.2% Algunos de los beneficios que podemos comentar son los siguientes: Agilidad en la operación administrativa: o Emisión de facturas, notas de crédito y débito o Recepción de las mercancías o Servicio al cliente o Rastreo de la información facturada o Agilidad en las revisiones externas (autoridades fiscales y auditoría interna o externa) Incremento de la Productividad: o Disminución del tiempo de procesos administrativos o Eficacia y seguridad en el intercambio de información o Dinamismo en la recepción de las mercancías o Aumento en las ventas electrónicas (Comercio Electrónico) Seguridad en su Intercambio Electrónico: o Emisión de facturas con la certeza de saber que solo el emisor las generó 19

21 o Documentos inalterables o Mecanismos automáticos para comprobar su recepción sin alteraciones o Garantía por medio de la Firma Electrónica de que el documento es: infalsificable, auténtica, no repudiable e inalterable Reducción de Costos Administrativos: o Reducción radical del papeleo o Ahorros considerables en espacios físicos (costos de almacenaje) o Duplicidad en la captura de la información (Cuentas por cobrar, contabilidad y ventas, etc) o Edición y revisión eficiente o Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro Principales beneficios proyectados por compañías que planean adoptar la Facturación Electrónica en EEUU Obtener Efectivo anticipado 28% Optimizar Proceso de Recepción del Pago 20% Mejorar Servicio al Cliente 12% Optimizar Proceso de Facturación 32% Otros 8% 20

22 PRINCIPALES AHORROS DE COSTOS ALMACENAJE DE FACTURAS EN PAPEL % TIMBRAJE DE FACTURAS EN IMPUESTOS INTERNOS 60.3% ENVIO/RECEPCION DE FACTURAS 49.0% EMISION DE FACTURAS 32.0% PROCESAMIENTO DE FACTURAS 31.5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Barreras en la Implementación de la Factura Electrónica Como en cualquier proceso novedoso existen obstáculos para su implementación y desarrollo. Lo importante es tener identificados los principales para el establecimiento de contingencias cuando estos se nos presenten. Algunas de las principales son las siguientes: Las Pymes no tienen recursos Las Pymes no tienen la tecnología La cultura empresarial no esta preparada Las empresas sufrirán pérdida de privacidad Las autoridades fiscales no están preparadas tecnológicamente Aumentará el poder de fiscalización. 21

23 Definición de Firma Electrónica LA FIRMA ELECTRÓNICA Factura Electrónica Guía de Implementación Es un mecanismo informático por medio del cual se garantiza técnicamente la identidad de una entidad u objeto, o la autenticidad e integridad de un documento asociado con el autor del mismo. Según la ley 8454 tenemos el siguiente concepto de firma electrónica: Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado. Los Documentos Electrónicos El documento electrónico en sentido estricto, se caracteriza por el hecho de no poder ser leído por el hombre sin la utilización de las adecuadas máquinas que hagan perceptibles y comprensibles las señales digitales de que están formados; y documento no electrónico en sentido amplio, son aquellos que pueden ser leídos por el ser humano de una forma directa, sin necesidad de utilizar una máquina traductora, pudiendo, no obstante, tener diversos modos de formación. Podemos decir que los documentos electrónicos, son aquellos generados por y a través de un medio automatizado y pueden además estar memorizados en dispositivos susceptibles de ser leídos por los mismos. Siempre será necesario un dispositivo electrónico para su interpretación. 22

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