Entorno y Administración

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2 Entorno y Administración Entorno de Trabajo Entorno de trabajo integrado en modo escritorio. 1 única aplicación modular Rápida identificación visual de las funcionalidades de la aplicación Estructura lógica y organizada de los múltiples módulos y pantallas Herramientas de asistencia y ayuda al usuario: Favoritos, Recientes y Avisos automáticos. Configuración de avisos por usuarios y/o grupos Personalización del escritorio por parte de los usuarios Organización corporativa Sistema Multiempresa multidelegación multidivisa Jerarquía de Empresas y delegaciones Jerarquía de Usuarios, grupos y delegaciones Acceso centralizado o distribuido de los datos de las diferentes delegaciones y empresas Usuarios Grupos - Roles Gestión de usuarios y grupos, perfiles y roles Privilegios por usuarios y/o grupos (acceso restringido, sólo lectura, lectura y modificación y acceso total) Parametrización documentación, configuración general del sistema Generador de cartas configurable para envío de documentación y notificaciones varias Rejillas de datos Potentes rejillas de datos configurables por los usuarios (múltiples agrupaciones, ordenaciones, supresión de columnas, subtotales, etc.) Posibilidad de exportar todas las rejillas de datos de la aplicación a Excel y posterior confección de estadísticas. Impresión directa. Gestión documental Archivo electrónico de todo tipo de documentos, s, etc Lectura automática de documentación y clasificación de los mismos mediante lectura OCR de códigos de barras Documentación unificada en un único servidor de ficheros y compartida por toda la organización Posibilidad de envíos automáticos de s y documentos

3 CRM - Módulo Comercial Completa ficha de clientes Datos unificados en la ficha de Entidades (Clientes, potenciales, proveedores, etc ) referentes a: departamentos, contactos, direcciones, oficinas, ofertas, control de riesgo, impagados, avisos automáticos de control de riesgo, impagados. Gestión de actividades comerciales y consulta de histórico Acceso al resto de trámites realizados con el cliente (enlace a expedientes, partidas, facturas, incidencias, documentación adjunta, etc.) Calendario Comercial Agenda corporativa Potente herramienta de calendario comercial permitiendo acceder a visualización diaria, semanal, mensual de todas las actividades realizadas y futuras, permitiendo filtrar por múltiples criterios (oficinas, comerciales, clientes, etc ) Posibilidad de crear tareas repetitivas, agendar múltiples asistentes a la misma actividad, compatibilidad de horarios, etc. Avisos automáticos de próximas actividades y actividades vencidas Confección y seguimiento de ofertas Creación de ofertas múltiples Precios de venta y coste en base a tarifas preestablecidas Seguimiento de estados de ofertas y avisos automáticos (próxima caducidad, cambios de tarifas, etc.) Conversión de ofertas en expedientes / bookings / envíos de tránsitos, consignaciones, etc. Fusión de conceptos (Lumpsum, Forfait, etc.) Adaptación del formato de la oferta a las necesidades del cliente Integración con herramientas ofimáticas Integración con software de correo electrónico (Outlook, Exchange, Thunderbird, Lotus Notes, etc ) Envío de ofertas en formato PDF, Excel, Word, etc. Posibilidad de adjuntar todo tipo de ficheros a las ofertas y enviarlos a los clientes Gestión de cartera de clientes Seguimiento unificado de clientes y comerciales Reporting de acciones comerciales y visitas Estadísticas de ventas

4 Consignación Agente marítimo consignatario Motor de Tarifas Base de Datos de Tarifas de conceptos de consignación y operaciones Gestión de precios de coste y venta (análisis de rentabilidades, redondeo de tarifas, etc) Fórmulas de cálculo de conceptos (VesselsGrossTon*Tarifa, 0.25*GT*Tarifa, etc.) Fórmulas de condición de aplicación de tarifas (GT<1000, 1000<GT<5000, etc.) Gestión comercial Confección y seguimiento de ofertas a clientes Confección y seguimiento de proformas de escala a armadores Base de datos de Buques Potente base de datos de buques con información detallada (nº de lloyds, clasificación, bandera, calado, manga, eslora, GT, peso muerto, tripulantes, etc ) Tratamiento de diferentes tipos de buques (portacontenedores, tramp, protecting, guerra, escuela, etc.) Enlace automático con la base de Datos de Lloyds Register Fairplay (en los casos que el cliente tenga contratado dicho servicio con Lloyds Register Fairplay) Incorporación automática de buques españoles mediante descarga desde los portales Portic y ValenciaPort Proformas de gastos y cuentas de escala A partir de la base de datos de buques y de tarifas portuarias, se genera el borrador de proforma de gastos de forma automática Posibilidad para el usuario de modificar tanto los importes calculados, como añadir nuevos conceptos y eliminar los ya existentes Generación de la proforma en el idioma del armador (español/ inglés) Gestión de trámites realizados sobre los expedientes y generación automática de gastos Gestión y generación de Vouchers de servicios de agencia Expedientes de buques Gestión integral de los datos del expediente: buque, viajes, datos de escala, puertos de escala, etc. Visualización de los bookings del expediente; filtrado por buque-viaje y tipo de tráfico Gestión documental del expediente por departamentos (consignación,operaciones,importación) Estado de servicios de los buques Enlace con la proforma de gastos predefinidas

5 Declaraciones sumarias Gestión de la documentación asociada a las declaraciones sumarias de import, export y transbordos Gestión de despachos, códigos arancelarios Envio electrónicos (mensajes EDI) a la Autoridad Portuaria (para las AA.PP. preparadas para tal efecto) Base de Datos de Mercancías Peligrosas Base de datos diferenciada para cada autoridad portuaria Gestión de incompatibilidades de IMOs a nivel de clase (segregación 1) Gestión de IMOs especiales con artículo 15 (directo de camión a buque) Toda la información en una única ficha de IMO Solicitudes de IMOs al puerto Gestión de mensajes electrónicos (mensajes EDI) a las diferentes autoridades portuarias Tratamiento automatizado de las respuestas Generación de avisos automáticos (solicitudes rechazadas, solicitudes sin respuesta, con enmiendas, etc.) Actualización de las normativas locales Gestión de Tráfico y Documentación Gestión de Bookings cierres de carga Confección de conocimientos de embarque (MMABL, HMABL, etc.) Confección de avisos de llegada y documentación para despacho Confección de manifiestos (Custom, Freight, Reefer, etc ) Generación de listas de carga Gestión y generación de Órdenes de Transporte electrónicas (Portic, Valenciaport, etc.) Solicitudes de atraque al puerto Solicitud de escala portuaria y notificación de llegada Gestión de mensajes electrónicos (mensajes EDI) a las diferentes autoridades portuarias (para las AA.PP. preparadas para tal efecto) Tratamiento automatizado de las respuestas Generación de avisos automáticos (solicitudes rechazadas, solicitudes sin respuesta, con enmiendas, etc.)

6 Tránsitos Módulo común Transitario Sistema basado en expedientes. Expedientes multipartida. Partidas multiembarque. Embarques por viajes. Total flexibilidad para crear expedientes mixtos (aéreos/ terrestres / marítimos), embarques parciales y control embarques pendientes. Potente ficha unificada del expediente (datos básicos, partidas/embarques, documentación, facturación emitida y soportada, rentabilidad, ficheros adjuntos, seguimiento/log, incidencias). Generación de carpetas/fichas de expediente. Documentación unificada Generador de cartas permitiendo confeccionar diferentes plantillas de documentos/cartas para enviar a clientes y proveedores Archivo documental automático mediante lectura OCR de código de barras. Todos los documentos generan el correspondiente código de barras para una lectura automática posterior y archivo documental Análisis de rentabilidad y estadísticas de tráficos Configuración conversiones pesos tasables/facturables por cliente, corresponsal, proveedor. Documentación unificada de clientes y proveedores. Gestión de direcciones propias, corresponsalías, remitentes, destinatarios. Potentes rejillas de datos que permiten: configuración de columnas, agrupaciones, subtotales/totales, ocultación de columnas, ordenación múltiple, exportación a excel, impresión directa. Enlace/integración módulo de facturación en las propias fichas de expedientes/partidas Aéreo Gestión de viajes aéreos (ficha unificada partidas/embarques, documentación, archivo documental) Control de partidas, expedientes y embarques (consolidados, parte y resto, expedientes mixtos), documentación asociada, ficheros adjuntos, seguimiento/log, control de incidencias Documentación (MAWBL y HAWBL (configuración formato BL propio), etiquetas aéreas, albaranes, órdenes de transporte/órdenes de carga, cartas de documentación, manifiestos de carga/descarga, listas de carga/descarga, aviso de llegada) Gestión de stock numeración compañías aéreas Generación de etiquetas aéreas (master y house) Gestión de contenedores aéreos Gestión de mercancías peligrosas - IATA Terrestre Gestión de viajes terrestres (ficha unificada) Control de partidas, expedientes y embarques Documentación (Albaranes, órdenes de recogida y entrega, órdenes de transporte, órdenes de carga, cartas de porte, CMRs, manifiestos de carga y descarga, listas de carga y descarga, avisos de llegada y salida, Borderaus, etc.) Gestión de mercancías peligrosas ADR Generación de etiquetas terrestres Enlace tracing & tracking de envíos en la página web corporativa

7 Marítimo Gestión de viajes marítimos (ficha unificada) Control de partidas, expedientes y embarques Documentación (Instrucciones de Embarque, HMBL y MMBL, Dangerous Multimodal Goods Form - DGR, albaranes, órdenes de transporte, manifiestos de carga/descarga, listas de carga/descarga) Envío de instrucciones de embarque a los consignatarios/armadores Envío de Bookings / Cierres de carga a los consignatarios/armadores Envío y gestión de órdenes de transporte / entréguese / admítase de transporte coordinados con consignatarios Gestión de contenedores marítimos Gestión de mercancías peligrosas - IMDG Almacén Logístico Configuración del mapa de almacén (Almacenes, Secciones, calles, ubicaciones) Gestión de artículos y familias Gestión de entradas y salidas de mercancías Asignación semi-automática de ubicaciones propuestas tanto en entradas como en salidas Posibilidad de enlace terminales móviles para la gestión de entradas, salidas, pedidos y reubicaciones Documentación (registro de entradas/salidas, etiquetado de mercancías y pallets, albaranes de entrada y salidas, órdenes de recogida y entrega) Gestión de stock e inventarios Gestión almacén ADT Cambios de ubicación, recepción y envío de tránsitos, transmisiones EDI

8 Facturación Motor de tarifas 2 motores de tarifas diferenciados (por patrones / por cálculos de conceptos) Gestión de patrones de facturación (por clientes, tipos de tráfico, condiciones, condicionados por diferentes variables) Gestión de aplicaciones de conceptos (atendiendo a patrones de facturación y variables de negocio) Gestión de tarifas de coste y/o venta (control de previsiones de coste y venta) Integración resto de módulos Como proceso final de la cadena, se integra con el resto de módulos y servicios realizados Permite consultar la facturación y rentabilidad por: clientes, tráficos, servicios Control de los conceptos de facturación asociados automáticamente a los procesos de operaciones (documentación, trámites, envíos EDI, etc.) Emisión de facturas Configuración de series de factura por oficinas y gestión de huecos en la facturación Facturas multidivisa. Facturas multiimpuesto (General, Reducido, Canarias, Suplidos, etc.) Prefacturación y facturación automática basándose en: condiciones de clientes, motor de tarifas, ofertas a clientes, etc. Avisos automáticos (rentabilidad por debajo del % fijado, conceptos pendientes de facturar, trámites/gestiones asociados a facturación automática, etc.) Borradores de factura por , publicados en Web, etc. Enlace con el resto de módulos de la aplicación para realizar facturas multiservicio de diferentes áreas de su empresa (tránsitos, consignación, almacenaje, etc.) Emisión de documentos de pago (cheques, pagarés, recibos). Control de estados de facturas (borrador, emitida, contabilizada, cobrada, etc.) Recepción de facturas Configuración de series de facturación recibida por oficina Registro de facturas recibidas / facturas de proveedor Control de previsiones de facturación y comprobación de costes y descuadres Desglose de facturas (potente herramienta de propuesta de desgloses (sobre previsión, por volúmenes, peso facturable, importe facturas), avisos automáticos de importes incorrectos), series de facturación, contabilización individual y masiva) Estado de facturas (recibida, conformada, rechazada, etc.) Análisis de rentabilidades Análisis de rentabilidades previstas y reales. Control de desviaciones. Posibilidad de publicar ciertos reportes de rentabilidad en el portal Web corporativo

9 Transmisiones electrónicas (EDI, XML, etc.) Transmisiones a portales españoles Transmisiones electrónica de todo tipo de mensajes (Atraques, sumarias, mercancías peligrosas, órdenes de transporte, bookings, instrucciones de embarque, atraques, movimientos de logística, etc.) Transmisiones a Portic en el puerto de Barcelona Transmisiones a ValenciaPort en los puertos dependientes de ValenciaPort Transmisiones a BilbaoPort para el puerto de Bilbao Transmisiones a Portel para el resto de puertos del estado Transmisiones a Proveedores Transmisiones a y desde armadores (cuentas de escala, movimientos de logística, manifiestos, planos de estiba, etc. Transmisiones a proveedores locales (pedidos, bookings, facturas, tracking & tracking) Diferentes formatos y protocolo de envío Formatos: EDI / EDIFact, XML, ASCII, Ansi X.12, formatos propietario Protocolos: FTP, , http, FTPs, HTTPs, WebServices, etc. Avisos automáticos Avisos automáticos de respuestas Avisos automáticos de falta de respuesta Avisos automáticos a los responsables de la gestión y del negocio (responsable del envío y responsable del expediente) Traductor EDI Unificación de transmisiones EDI mediante formato XML Adaptación a las normativas vigentes y cambios en los formatos y envíos

10 Cartera Gestión de cobros y pagos Cobros y pagos totales y parciales. Conciliaciones Configuración de contabilización de efectos Agenda de cobros y pagos Control de vencimientos Emisión de documentos Emisión de cheques / talones Emisión de recibos Enlace Web Tracing & Tracking B2B Enlace Web para servicios de valor añadido Publicación, mediante WebServices, de información en el portal corporativo Diseño y maquetización de la información para adecuarse a la imagen corporativa de la empresa Posibilidad de publicación de todo tipo de información (ofertas, seguimiento de documentos, facturas, trámites, stock, etc.) Tracing & Tracking Servicios de valor añadido a sus clientes mediante seguimiento de partidas / envíos. Utilización de referencias únicas e identificación mediante códigos de barras para posterior lectura automática por tecnología OCR Publicación de la información 24 x 7 los 365 días del año