"BENEFICIOS PERCIBIDOS POR EL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: UN CASO PRÁCTICO EN LA DISTRIBUCIÓN COMERCIAL ESPAÑOLA"

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1 "BENEFICIOS PERCIBIDOS POR EL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: UN CASO PRÁCTICO EN LA DISTRIBUCIÓN COMERCIAL ESPAÑOLA" Julio Jiménez Martínez Mª José Martín De Hoyos Departamento de Economía y Dirección de Empresas. Universidad de Zaragoza. 1

2 1. INTRODUCCION Hasta hace algunos años la mayoría de los avances tecnológicos, en lo que se refería a electrónica y telecomunicaciones, afectaban al componente físico; sin embargo, en las últimas décadas los avances tecnológicos en este campo nos llevan a la aparición de lo que se ha venido a llamar las Nuevas Tecnologías de la Información (en adelante TI) que permiten agilizar, flexibilizar y simplificar la coordinación de flujos internos y externos, además de abaratar el almacenamiento y transmisión de la información, de tal forma que facilitan las tareas de funcionamiento de la empresa, el control y la toma de decisiones, todo ello en la línea de la estrategia (Sánchez, 1997). Las TI por la cantidad de información que son capaces de captar y reproducir están tomando un papel cada vez más protagonista en la actividad económica. Es por ello que en el entorno turbulento en el se desenvuelve la dirección de la empresa aparece cada vez con más claridad la importancia de las TI para alcanzar la eficacia de la organización (Gorry y Scott, 1989). Son muchas las áreas de la empresa que se ven afectadas por estos avances, siguiendo a Porter y Miller (1990): - Logística interna, gestión de stocks. - Operaciones, nuevas prestaciones para los clientes - Logística externa, nuevas formas de distribución, tratamiento de pedidos etc. - Marketing y ventas: Interacción con los clientes y nuevas formas de comunicación. - Servicio posventa: información directa de mantenimiento, devoluciones etc. Como postulan Porter y Miller (1985), las TI crean ventajas competitivas tanto en costes, como en diferenciación. Centrándonos en las 2

3 primeras, algunas de las razones por las que la empresa experimenta una disminución de costes son: el continuo avance tecnológico que las hace cada vez más accesibles para la empresa (Cannon, 1984), la posibilidad de mover información sin tener que mover físicamente ni los soportes de la misma ni a las personas que la gestionan (Clemmons y Mcfarlan, 1986) o la ampliación de la cantidad de información disponible (Porter y Miller, 1990). En este trabajo nos centraremos en el análisis de la reducción de costes que algunas empresas del sector de la distribución comercial han experimentado en el proceso de facturación por la adopción de una herramienta basada en las TI, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI). Para ello recurriremos al análisis de algunos casos de empresas de este sector usuarias y no usuarias, comparando su estructura de costes en la facturación. Previo a ello, efectuaremos una presentación de esta herramienta, centrándonos en las barreras a su adopción y en los beneficios que se derivan de ésta y de su uso habitual. El trabajo presenta al final un apartado de conclusiones, en el que, además, se presentan futuras líneas de investigación en este área. 2. EL EDI Toda transacción comercial supone un flujo de documentos entre las empresas que se origina en el ordenador de una de las partes y que queda registrado en las aplicaciones informáticas de ambas. Sin el uso del EDI todos los documentos tienen que pasar de la aplicación informática a un formato papel, han de ser enviados por correo o fax y han de volver a ser introducidos en las aplicaciones informáticas del destinatario. Este proceso supone la introducción en los ordenadores de los mismos datos varias veces; datos que, además, proceden de otro ordenador. Expertos en la materia (Emmelhainz, 1993) consideran que esta pérdida de tiempo genera, a su vez, otro tipo de posibles ineficiencias como pueden ser la comisión de errores en cualquiera de los procesos de introducción de datos; también pérdida de tiempo por el uso del correo; además, el excesivo coste de la información hace que se procese el mínimo imprescindible; por último, los 3

4 posibles errores y los posibles retrasos en la recepción del correo suponen una gran incertidumbre. Con el EDI se evita el paso al formato papel y, por tanto, la reintroducción de los datos, además de que al ser enviados por vía telefónica, se ahorra tiempo. En definitiva, los beneficios que se pueden obtener del uso del EDI, son muchos y de muy diversa procedencia y, en algunos casos, muy difíciles de identificar y más aún de cuantificar. Dearing (1990) los clasifica en tres grupos: Directos: se obtienen por el ahorro en costes de papeleo y son fácilmente tangibles. Indirectos: se derivan del ahorro en stocks y son más difíciles de valorar. Estratégicos: son los derivados del uso de la información generada por el EDI y su existencia es, en ocasiones, difícil de justificar. Debido al objetivo de éste estudio, nos centraremos en los beneficios directos, que son los más fáciles de identificar, medir y alcanzar. La utilización del EDI evita reintroducir los datos en el ordenador, la conciliación de documentos, los gastos de envío de los mismos (correo o fax) y el archivo y almacenamiento de los documentos, así como el espacio dedicado a ello. Si tenemos en cuenta que algunos estudios (Emmelhainz, 1993) demuestran que una simple transacción comercial genera entre 5 y 20 documentos (30 si es internacional), este ahorro se hace todavía más patente. Por otro lado, parte de este ahorro es en mano de obra, lo cual no supone necesariamente reducción del empleo, sino que puede llevar a una reasignación del mismo para tareas más productivas. A pesar de que podría parecer que sólo los beneficios directos serían suficientes para justificar la adopción del EDI, el número de adoptantes, en los distintos sectores y en todos los países, crece de forma lenta. Ello es debido a la existencia en el proceso de adopción de una serie de obstáculos con los que una empresa puede encontrarse. Diversos autores (Sokol, 1989; Emmelhainz, 1993; Pfeiffer, 1992) han estudiado el proceso de adopción del EDI y han establecido que las siguientes barreras son las 4

5 cuestiones clave que pueden determinar el éxito o el fracaso de dicho proceso. Mención especial merecen las dos últimas, en las que se hace referencia a los beneficios que se derivan de su uso: 1) Necesidad de cambiar los sistemas informáticos y organizacionales internos. El EDI supone pasar de un entorno basado en el papel, mucho más tangible e inteligible para todos, a otro basado en la informática. Para muchas personas el papel es imprescindible como prueba de una transacción o para verificar el pedido con la mercancía recibida. Por otra parte, para aprovechar íntegramente las ventajas del EDI es necesario hacer una integración del mismo en los procesos de la empresa y rediseñar la estructura organizativa (Benjamin et al., 1990). 2) Falta de interés de la alta dirección. Esta es la barrera más importante. La razón estriba por un lado, por su poder de convicción y de presión sobre los niveles medios e inferiores del personal, de forma que la barrera citada en primer lugar pueda ser obviada (Sokol, 1989), y por otro, por la necesidad de dedicar cierto volumen de fondos para su implantación. 3) Carencia de conocimientos acerca de su funcionamiento. Existe cierto miedo en muchas organizaciones hacia la implantación y uso del EDI por desconocer el funcionamiento del mismo (Sokol, 1989). Un conocimiento en profundidad del EDI requiere saber los distintos niveles de integración en el funcionamiento de la empresa y los beneficios potenciales que pueden derivarse de cada uno de ellos. Cuanto más desconocedora sea una empresa de los beneficios que puede obtener con cada nivel de integración, más rechazo generará el EDI (fundamentalmente, porque una vez adoptado no ve satisfechas sus expectativas). 4) Miedo a la falta de confidencialidad en la transmisión. Existe el temor a que la transmisión de documentos por vía telemática pueda dar acceso a los mismos a agentes no deseados. 5) Miedo a fallos en la transmisión Las posibilidades son varias: que sufra alteraciones por el camino, que no llegue a su destinatario o que 5

6 llegue a un destinatario erróneo. No obstante, debido a la encriptación y a la validación, se puede garantizar que el mensaje no sea leído y que no sea manipulado. Además, la transmisión en forma de paquetes hace que, caso de ser intervenido, sea interpretado erróneamente. 6) Dificultades legales en cuanto a la validez de las transacciones vía EDI. Al desaparecer el formato papel no queda prueba por escrito que dé fe de que dicha transacción ha tenido lugar. Una solución puede ser enviar el mismo documento en formato papel, de esta forma sólo se pierden los beneficios del ahorro en papel y comunicaciones y se siguen manteniendo las ventajas de no reintroducir la información y de rapidez en la transmisión 1. 7) Dificultad de hacer una valoración económica de la inversión. Debido al desconocimiento sobre los costes y, sobre todo, de los beneficios que reportará su implantación, no es fácil analizar el tiempo que se tardará en recuperar la inversión. 8) Dificultad para demostrar los beneficios que se derivan de su uso. Estrechamente vinculada con la anterior barrera está la justificación de los beneficios que reporta el uso del EDI, es decir, ya no sólo es difícil traducirlos a cifras, sino siquiera demostrar su existencia, sobre todo cuando ésta se ha de producir en el largo plazo. Este es el caso de los beneficios que podemos denominar estratégicos. El EDI en la distribución comercial Dentro de la distribución comercial, el primer subsector que hizo un uso considerable del EDI fue el de alimentación. Los beneficios económicos del mismo estimados por un estudio realizado a finales de los 70 en EE.UU. 2 indican que tan sólo con utilizarlo en un 50% del ciclo de transacciones se podría obtener un ahorro directo de $84 millones en costes administrativos para todo el sector. Sin embargo, los ahorros en forma de beneficios indirectos podrían triplicar la cifra anterior, en función de cómo las empresas desarrollarán el software EDI y lo integrarán en sus 1 Existe también la posibilidad de la factura telemática, pero su complejidad legal la hace muy poco utilizada. 6

7 aplicaciones informáticas. Por otra parte se estimaba que un 42% del ahorro podría revertir en los clientes, lo cual aumentaría la posibilidad de competir en precios. El ciclo de transacciones en cuestión se refiere al pedido, albarán, factura, comunicación de pago y cambios en la orden de compra. El pedido lo emite el minorista, quien por medio de la VAN, o bien directamente, lo envía a su proveedor; éste, al recibirlo, lo procesa y contrasta con sus aplicaciones informáticas en las que tiene guardados registros sobre clientes así como registros de sus inventarios de fábrica. Si después de estos chequeos se decide a dar curso a la orden, se enviará el mensaje correspondiente al almacén para que se haga la entrega. También será necesario notificar al transportista los datos correspondientes al producto, almacén donde ha de retirarlo, destinatario y fechas. Éste enviará a la empresa una factura por el coste de sus servicios. Una vez que el pedido está listo para ser enviado, se avisa al comprador de la entrega y posteriormente se le envía la factura. Éste comprueba que lo recibido y lo facturado coincide con lo pedido y da orden de pago, notificándolo al proveedor. En el proceso anterior ha habido una transmisión de una misma información entre el cliente, el proveedor, el almacén y el transportista, que gracias al uso del EDI no ha hecho falta introducir en el ordenador más que una sola vez. Además de las comunicaciones descritas anteriormente, podría haber habido otras adicionales, por ejemplo: confirmación de recepción del pedido, información sobre el estado del pedido, o un envío de la relación de facturas o de pedidos mensuales. Aunque la teoría dice que los ahorros con este sistema son variados, la experiencia demuestra que no siempre es así. La razón estriba en que en muchas ocasiones el EDI se utiliza con un número limitado de interlocutores o se utilizan muy pocos mensajes (Sokol, 1989; Baker, 1991; Emmelhainz, 1993). 2 Informe de la consultora Arthur D. Little (1980). 7

8 Los beneficios que el uso del EDI puede aportar al sector de la distribución comercial se deben al gran número de referencias que se comercializan en el mismo, de forma que, por ejemplo, un pedido puede incluir gran variedad de datos sobre distintos productos, lo cual lo hace muy proclive a sufrir errores a la hora de ser reintroducido en el ordenador. Además, estos errores tienen el coste añadido de que un pedido erróneo puede demorar la transacción comercial, y una factura errónea el pago de la misma. 3. OBJETIVOS Y METODOLOGIA El objetivo fundamental de este estudio es analizar el comportamiento de las empresas de la distribución comercial en cuanto a la percepción de los beneficios directos que se derivan de la adopción del EDI, incluyendo la valoración económica de los mismos. También nos interesa conocer si están presentes o no las barreras a la adopción relacionadas con la dificultad para valorar los beneficios (las número 7 y 8 definidas anteriormente). En este trabajo sólo vamos a estudiar los beneficios que obtienen las empresas por la utilización del EDI en el proceso de facturación, en el cual se incluye las tareas relacionadas con la recepción, el procesamiento y la casación de las facturas. Esto es debido a que la integración de la facturación es el primer paso seguido por las empresas cuando deciden adoptar el EDI. Para ello se estudiarán diversos casos de empresas usuarias, las cuales han sido seleccionadas en función de dos variables: el tamaño y el uso de la factura EDI. En el primer caso vamos a considerar tres posibilidades, a saber, grandes superficies, grandes supermercados y pequeños supermercados; en el segundo sólo dos, usa o no usa. Aunque esto supone una matriz 3x2, el hecho de que todas las grandes superficies y todos los grandes supermercados sean usuarios, reduce a 4 el número de casos a estudiar, de forma que sólo se podrá efectuar un análisis comparativo de los beneficios obtenidos en la facturación con el EDI en el caso de los supermercados pequeños. No obstante, puesto que en las empresas 8

9 usuarias el nivel de uso de la factura EDI es todavía escaso, podremos efectuar también una comparación dentro de cada empresa en cuanto a los costes que cada una soporta por el uso de un tipo u otro de factura. Las ventajas o los beneficios de la facturación EDI frente al papel las vamos a medir a partir de dos indicadores. Por un lado, teniendo en cuenta el coste para los distribuidores de recibir las facturas de los pequeños/medianos proveedores en papel, frente a la recepción vía EDI. Por otro, considerando el número de incidencias o errores en la facturación en un sistema y en otro; en particular, se analizará si la variación tiene especial incidencia en algún tipo de errores y si los errores afectan de algún modo a los beneficios previsibles del uso del EDI. La metodología seguida para la obtención de la información necesaria para la consecución de los anteriores objetivos ha sido la entrevista en profundidad a los responsables EDI de empresas de la distribución comercial, los cuales en algunos casos compaginan este cargo con el de responsables de compras. Las entrevistas tuvieron lugar durante el mes de noviembre de 1999 en las oficinas de las respectivas empresas. Previamente se diseñó un cuestionario-guía que orientara a los investigadores en el transcurso de la entrevista. En el apartado de análisis de datos pueden verse diversas tablas que recogen una serie de datos, algunos de los cuales fueron aportados por las empresas (señaladas con el símbolo ) y otros calculados a partir de éstos. Cabe resaltar que las empresas nunca habían realizado un análisis comparativo de los costes y beneficios de la utilización del EDI para la facturación frente al envío por medios tradicionales, por lo que los datos aportados en muchos casos han tenido que ser posteriormente homogeneizados en unidades de medida semejantes para todas las empresas investigadas. 4. RESULTADOS 9

10 En la Tabla 1 podemos ver algunos datos básicos de cada una de las empresas analizadas 3. Tabla 1: Presentación de las empresas a b c FACTOR Número de comercios Personas en administración Número de facturas que recibe al año (b+c) Número proveedores vía EDI en papel (P) Gran superficie Super grande Super pequeño Super pequeño no usuario * 55 n.d (10%) (90%) (22%) (78%) (30%) (70%) 0 % (100%) n.d Número albaranes d % facturas proveedores directos % proveedores factura EDI (nº) % compras factura EDI Personas en admón. n.d. 11,33% 11,25% 30% n.d. n.d.: no disponible. * Sin incluir 4 de próxima apertura. 70% por central de compras, resto directos 15, 38% (230) 16,25% (130) n.d. 60% 42,5% n.d Debido a que una de las principales ventajas que ofrece la facturación electrónica es la eliminación de errores, se realizó un análisis de la cantidad de los mismos, de las diferencias existentes según la facturación fuera en 3 Los datos de la gran superficie no fueron obtenidos mediante entrevista, por lo que sólo disponemos de los esenciales para el cálculo comparativo de los costes de cada tipo de factura. 10

11 papel o en EDI y de los sectores donde se presentaban mayores incidencias. Se consideró la siguiente tipología: - Precios y condiciones comerciales. - Cantidad. - Artículo erróneo. - Condiciones financieras. - Otros. La información sólo pudo ser obtenida para el supermercado grande y para los pequeños. Los resultados se presentan en las Tablas 2, 3 y 4. Tabla 2: Supermercado grande TOTAL de errores en la facturación 3% ( facturas) TIPOLOGÍA PORCENTAJE EDI PAPEL SECTOR Precios y condiciones comerciales 75% (24.000) Droguería Directos Cantidad 23% (7.200) y INDIFERENTE Droguería Artículos erróneos 2% (648) Ninguno Condiciones financieras erróneas 0% Ninguno Otros 0% Ninguno Tabla 3: Supermercado pequeño usuario TOTAL de errores en la facturación 30% ( facturas) TIPOLOGÍA PORCENTAJE EDI PAPEL SECTOR Precios y condiciones comerciales 85% (12.750) Directos Cantidad 5% (750) Directos INDIFERENTE y lácteos Artículos erróneos 5% (750) Ninguno Condiciones financieras erróneas 1% (150) Ninguno Otros 4% (600) Ninguno 11

12 Tabla 4: Supermercado pequeño no usuario TOTAL de errores en la facturación 7% ( facturas) TIPOLOGÍA PORCENTAJE EDI PAPEL SECTOR Perecedero Precios y 70% s condiciones (17.640) (charcuterí comerciales a) Cantidad 15% (3.780) INDIFERENTE Ninguno Artículos erróneos 5% (1.260) Ninguno Condiciones financieras erróneas 5% (1.260) Ninguno Otros 5% (1.260) Ninguno Se observa que las fuentes más importantes de incidencias son los precios y las condiciones comerciales, seguidas de las cantidades. Un caso particular, que prueba lo anterior, es el del supermercado grande, el cual, al trabajar con precios netos, ve disminuido considerablemente el número de errores. Todas las empresas coincidieron en que la integración del pedido con el código de artículo EAN reduciría el número de errores en precios y condiciones comerciales. No obstante, el problema es el número de proveedores con los que se pueda establecer este pedido, ya que si éstos no están preparados para ello se pierden las ventajas que se derivan del mismo. Asimismo, las personas encuestadas coincidieron en que una vez integrado el pedido resultaría interesante la inversión en un programa que efectuara la casación de los documentos de forma automática. Ello permitiría olvidarse de aquellas facturas que estén correctas, con el consiguiente ahorro en tiempo y, por tanto, en dinero. De esta forma sólo se realizaría de forma manual la casación en el caso de que hubiera incidencias. Los errores en cantidad son debidos, sobre todo, a los proveedores de directo, por la gran cantidad de referencias con las que actúan. 12

13 A pesar de que, a priori, se pensaba en que podían ser una fuente importante de incidencias, las condiciones financieras no son causa de error en facturas. Tabla 5: Resumen de incidencias. TIPO DE ERROR (%) SUPER GRANDE SUPER PEQUEÑO USUARIO NO USUARIO TOTAL ERRORES Precios y condiciones comerciales Cantidad Artículo erróneo Condiciones financieras Otros En cuanto a la relación entre el número de errores en las facturas y su transmisión vía EDI, la opinión general es que la factura electrónica EDI, en sí misma, no disminuye los errores, aunque sí ayuda a detectarlos antes, debido a la mayor rapidez en la transmisión del documento y, además, ahorra el tiempo de casación de la factura. La base para disminuir los errores es, sencillamente, saber quién los comete y por qué. En las Tablas 6 y 7 se presentan los resultados obtenidos en cuanto al análisis de la estructura de costes de la facturación en las empresas, distinguiendo entre coste global (papel y EDI), coste de la facturación EDI y coste de la facturación manual o en papel. También se presenta un análisis de los tiempos dedicados a cada uno de los métodos de procesamiento de las facturas. A partir de estos datos, se han calculado los beneficios obtenidos actualmente por las empresas usuarias y los que previsiblemente se podrían obtener en caso de una facturación totalmente automatizada (Tabla 7). El dato más sobresaliente se obtiene al analizar en la Tabla 6 los ahorros en tiempos por recibir las facturas vía EDI, que varían entre 70,3% y el 94,3%, en función del tamaño del distribuidor. 13

14 A partir de los datos de esta Tabla, podemos calcular el ahorro en pesetas de mano de obra que experimentan las empresas usuarias por recibir las facturas vía EDI. Así, encontramos que en los supermercados pequeños asciende a 130 pesetas, mientras que en los grandes y en la gran superficie es de 21,8 y 35,57 pesetas, respectivamente. Estos ahorros en mano de obra por la facturación EDI compensan considerablemente los costes de amortización del software necesario para la misma (ver Tabla 7). Por otra parte, el hecho de que la legislación actual no considere la validez legal del documento electrónico transmitido vía EDI, salvo en el caso del uso de la factura telemática, la cual por su complejidad apenas es usada, hace que las empresas que reciben el documento de factura por este medio, tengan inexorablemente que imprimirlas y, por tanto, archivarlas. Este coste no ha sido considerado en ninguno de los casos analizados, debido a que muchas empresas, entre otras algunas de las encuestadas, trabajan con proveedores que envían relaciones de facturas, por lo que sería muy difícil calcular el coste individual de archivo. Los costes de facturación del supermercado pequeño no usuario son similares a los costes en papel de su homólogo usuario. Ello nos puede dar una idea del ahorro que podrían experimentar las empresas no usuarias de características similares. Lo que demuestra la existencia de los beneficios directos que se presentaron en la primera parte de éste trabajo, obtenidos a partir de estudios de distintos autores. Tabla 6: Cálculo de costes de la facturación. Gran superficie Super Super pequeño grande Usuario No usuario Minutos/factura (EDI&papel) Minutos/factura (EDI) Minutos/factura (papel) 1,52 1,0 6,48 7,2 0,096 0,15 2,44 1,68 1,24 8,21 7,2 % de ahorro 94,3% 87,9% 70,3% Salario/minuto (en pesetas) 22, ,

15 Coste mano de obra factura EDI (en pts.) 2, Datos Coste VAN por documento Pesetas/factura (EDI&papel) Pesetas/factura (EDI) Pesetas/factura (papel) 5, , , ,74 24, En los datos anteriores, además de la mano de obra, el coste total de la factura EDI incluye el coste del servicio de valor añadido, el cual varía considerablemente de una empresa a otra, en función del volumen de tráfico y de la tarifa que se negocie con la empresa que ofrece los servicios (Tabla 8). Es obvio que a mayor número de facturas enviadas o recibidas, es decir, a mayor tráfico, menores precios por documento (lo cual está estrechamente ligado al poder de negociación de la empresa). Las diferencias en los casos analizados oscilan entre 2 y 45 pesetas por documento. Tabla 7: Ahorros en pesetas Concepto Ahorro en mano de obra por factura Gran superfici e Supermerca do grande Supermercad o pequeño usuario 35,57 21,8 130 Ahorro por factura (incl. VAN) 30,07 19,8 85 % de ahorro (incl. VAN) 79,7% 79,8% 45,9% Coste amortización software EDI + 0,13 0,42 6,67 Cte. amortización programa casación + 0,53 1,67 No usa Ahorro total actual en pesetas Ahorro total posible en pesetas

16 Pérdida en ahorro Imputación del coste de los software EDI ( pts.) y del programa de casación (2 millones), respectivamente, suponiendo una amortización lineal en 5 años. Tabla 8: Coste aproximado de una VAN. Tráfico (K) + Pts/K Facturas Pts/factura Hasta 100 De 101 a 350 De 351 a 2300 De 2301 a 6000 A partir de 6001 (fijo) 8000 pts 24 pts./k 14 pts./k 10 pts/k *8 pts/k Hasta 66 De 67 a 233 De 234 a 1533 De 1533 a 4000 A partir de pts 36 pts 21 pts 15 pts 12 pts + Se estima que un documento ocupa 1,5 K en promedio. * Este coste puede ser inferior para grandes volúmenes de facturas. Esta discrepancia en el precio contrasta con la unanimidad por parte de los encuestados al afirmar que el precio que cobran las VAN es muy elevado. No obstante, y a pesar de las quejas, se admite la importancia de la existencia de la VAN en cuanto a la seguridad que ofrece en las transacciones. Por otra parte, todos los entrevistados consideran que el EDI es un sistema muy rígido y que permite muy pocas variaciones en los documentos que admite. Por ello se pide flexibilidad en el sistema, así como una mejora y sencillez en las instrucciones de uso. No obstante, todos están de acuerdo en que el futuro de la transmisión de documentos está en Internet. Las dos grandes ventajas que ofrece respecto a la tecnología actual son el precio considerablemente menor comparado con el coste actual de la red de valor añadido y la facilidad en aprendizaje y manejo del sistema. 5. CONCLUSIONES El estudio realizado muestra la opinión unánime, por parte de los usuarios, de la capacidad del EDI para disminuir los costes de la facturación. Sin embargo, su uso no trae consigo una reducción de las incidencias, pero sí permite detectarlas antes y evitar que se vuelvan a 16

17 producir en la reintroducción en el ordenador en el caso de que la factura sea enviada en papel. En lo que respecta a las barreras a la adopción propuestas por los autores expertos en la materia, en particular las número 7 y 8, se observa una cierta dificultad por parte de las empresas a la hora de calcular los costes de la facturación, tanto por el procedimiento tradicional, en papel, como mediante el uso del EDI; no obstante, todos entrevistados, usuarios o no, reconocieron la capacidad del EDI para generar una amplia gama de beneficios a la empresa, incluso los denominados estratégicos. En definitiva, se constata la barrera relacionada con las dificultades para hacer una valoración económica de la inversión (barreras nº 7), pero no la relacionada con las dificultades para reconocer los beneficios (nº 8). A partir de las entrevistas, se obtuvieron algunas conclusiones sobre el futuro de la herramienta. Así, un aspecto fundamental para poder extraer la máxima rentabilidad de la misma sería la utilización del código EAN por parte de todos los interlocutores y con ello el alineamiento de los ficheros maestros. También sería necesario que tras implantar la facturación se integraran otros documentos, como son el pedido, el albarán y el programa de casación automática. Tanto el alineamiento de ficheros como la introducción de nuevos documentos reduciría a cero los errores en facturación. Los responsables del EDI consideran que parte de las ventajas se pierden por el escaso número de interlocutores, ya que ninguna de las empresas tiene relación ni tan siquiera con el 20% de sus proveedores. Sin embargo, el porcentaje que en compras supone para cada una de ellas, hace pensar que son las grandes empresas las que han decidido adoptarlo y que el sistema presenta dificultades para las pequeñas empresas. También afirman que consideran que es necesario una integración del EDI en la organización, es decir, que no sea sólo una herramienta de gestión en el área de administración, sino que también lo sea para logística y comercial. 17

18 En resumen, todas las empresas coinciden en la capacidad de esta herramienta fruto de las nuevas tecnologías de la información para generar beneficios a la empresa, con independencia del tamaño, del nivel de integración de la misma en su gestión y del grado en que hayan experimentado dichos beneficios. También coinciden en el gran potencial del EDI para generar todavía más beneficios, en el supuesto de que se diera una mayor integración del mismo en el esquema de gestión de la empresa. Las empresas, asimismo, plantean una serie de aspectos que aumentarían la utilidad del EDI y que proponemos como futuras líneas de investigación. Por un lado, y dadas las quejas respecto al coste de las VAN, planteamos el estudio de Internet como medio para llevar a cabo el intercambio de documentos. Las ventajas que ofrece respecto a la tecnología actual son varias, por ejemplo el precio, considerablemente menor comparado con el coste actual de la red de valor añadido, también hay que considerar la facilidad en el aprendizaje y el manejo del sistema. Otra línea de investigación está relacionada con el deseo de generalizar el uso de los códigos EAN y efectuar un alineamiento de los ficheros; ambas actuaciones permitirían utilizar el EDI como herramienta para el reaprovisionamiento eficiente (RE), en concreto, el reabastecimiento continuo (CRP) que busca la optimización del flujo de producto desde el fabricante hasta el distribuidor. BIBLIOGRAFIA ARTHUR D. LITTLE, INC. (1980). Electronic Data Interchange for the Grocery Industry Feasibility Report. BAKER, R.H. (1991). EDI: What Managers Need to Know About the Revolution in Business Communications, TAB Profesional and Reference Books. BENJAMIN, R.I, D.W. DE LONG y M.S. SCOTT. (1990). Electronic Data Interchange: How Much Competitive Advantage?, Long Range Planning 23 (1), págs CANNON, T.(1984): Customer Oriented Techonological Future for Library Sistems. Working paper 8405, University of Stirling, Agosto. CLEMONS, E.K. y MCFARLAN, F.W. (1986): Telecom: Hook Up or Lose Out. Harvard Bussines Review, julio-agosto, págs,

19 DEARING, B. (1990). The Strategic Benefits of EDI, The Journal of Business Strategy (enero/febrero), págs EMMELHAINZ, M.A. (1993). EDI. A Total Management Guide (2nd. ed.), Van Nostrand Reinhold, New York. GORRY, G.A. y SCOTT, M.S. (1989): A Framework for Management Information Systems. Sloan Management Review, primavera, págs PFEIFFER, H.K.C. (1992). The Diffusion of Electronic Data Interchange. Physica-Verlag. PORTER, M.E. y V.E. MILLER (1985): How Information Gives You Competitive Advantage. Harvard Business Review, (julio-agosto), págs PORTER, M.E. y V.E. MILLER (1990): "How information gives you competitive advantage" en harvard Business, en Revolution in Real Time, Harvard Business School, Boston, págs SANCHEZ INCHUSTA P.J. (1997): Tesis Doctoral Modelos para la evaluación de inversiones en tecnologías de la información: estudio de casos en empresas españolas. UPN. SOKOL, Ph.K. (1989). EDI: The Competitive Edge, McGraw-Hill, New York.. 19

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