UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE GESTION DE ALCANCE, TIEMPO, Y COSTO PARA EL REDISENO DEL SITIO WEB CRMASCOTAS.

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1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE GESTION DE ALCANCE, TIEMPO, Y COSTO PARA EL REDISENO DEL SITIO WEB CRMASCOTAS.COM ING. ROBERTO CHAVARRIA MARIN PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS San José, Costa Rica Enero, 2008

2 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos FEDERICO VARGAS UGAZA ERIKA GATJENS SOTO JUAN CARLOS NAVARRO ROBERTO CHAVARRIA MARIN ii

3 DEDICATORIA A todas las personas que me han apoyado a alcanzar mis metas, y a Dios por ponerlas en mi vida. iii

4 INDICE DE CONTENIDOS 1. Introducción Marco Teórico Marco Metodológico Desarrollo Conclusiones Recomendaciones Bibliografía Anexos iv

5 INDICE DE ILUSTRACIONES Figura 1 - Extrapolación de usuarios de Internet en Costa Rica para el 2010 (fuente: internetworldstats.com) Figura 2 Logo de Bayanas R&S S.A Figura 3 Organigrama de Bayanas Figura 4 Página principal de la primera versión de CRMascotas.com Figura 5 - Interacción de grupos de procesos (fuente: PMI) Figura 6 - Estructura Detallada de Trabajo (parte 1) Figura 7 - Estructura Detallada de Trabajo (parte 2) Figura 8 - Recursos sin nivelar Figura 9 - Tareas sobrecargadas Figura 10 - Curva S de trabajo vs. tiempo Figura 11 - Costo de los recursos del proyecto Figura 12 - Curva S de costo vs. tiempo v

6 INDICE DE CUADROS Cuadro 1 Sitios web de mayor acceso en Costa Rica (fuente: Alexa.com) Cuadro 2 - Procesos de la administración del alcance (fuente: PMI) Cuadro 3 - Procesos de la administración del tiempo (fuente: PMI) Cuadro 4 - Procesos de la administración del costo (fuente: PMI) Cuadro 5 - Entregables y sus criterios de aceptación Cuadro 6 - Estructura Detallada del Trabajo Cuadro 7 - Secuenciamiento de actividades Cuadro 8 - Recursos por actividad Cuadro 9 - Recursos y su calendario de trabajo Cuadro 10 - Trabajo estimado y fechas de inicio y final para cada actividad sin nivelacion de recursos Cuadro 11 - Trabajo estimado y fechas de inicio y final para cada actividad luego de nivelar los recursos Cuadro 12 - Actividades de la ruta crítica Cuadro 13 - Costos, trabajo, y recursos por actividad Cuadro 14 - EDT del PFG vi

7 INDICE DE ABREVIACIONES CSS: Cascading Style Sheet EDT: Estructura detallada de trabajo HTML: Hypertext Markup Language MS: Microsoft PERT: Program Evaluation and Review Technique PFG: Proyecto Final de Graduación PHP: PHP Hypertext Preprocessor PMBoK: Project Management Body of Knowledge PMI: Project Management Institute PYMEs: Pequeñas y medianas empresas Req s: Requerimientos SQL: Structured Query Language UCI: Universidad para la Cooperación Internacional WWW: World Wide Web vii

8 INDICE GENERAL 1. Introducción Antecedentes Problemática Justificación Objetivo General Objetivos Específicos Marco Teórico Internet y el Marco Institucional de Bayanas R&S Historia Servicios Esquema Organizacional Historia de CRMascotas.com Teoría de la Administración de Proyectos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión del Costo Definición de un proyecto exitoso Otras metodologías viii

9 3. Marco Metodológico Fuentes de información Fuentes primarias Juicio experto Fuentes secundarias Métodos de Investigación Herramientas Plantillas Herramientas de software Procesamiento de la información Desarrollo Presunciones iniciales Gestión del Alcance Entradas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Charter del proyecto Herramientas Declaración del alcance Objetivos Objetivos Productos entregables y sus criterios de aceptación ix

10 Restricciones Restricciones Organización inicial Riesgos iniciales Estructura Detallada del Trabajo Diccionario de la EDT Gestión del Tiempo Secuencia Estimación de recursos Estimación de duración Desarrollo del cronograma Duración al nivelar los recursos Cronograma final Ruta crítica Curva S de trabajo vs tiempo Gestión del Costo Estimación de costos Preparación del presupuesto Curva S de costo vs. tiempo Conclusiones Recomendaciones Bibliografía x

11 8. Anexos Acta (charter) del proyecto PFG Anexos Diccionario de la EDT Cronograma del proyecto EDT del Proyecto Final de Graduación Cronograma del Proyecto Final de Graduación xi

12 RESUMEN EJECUTIVO La empresa Bayanas se dedica a proveer soluciones informáticas para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a tener una presencia en Internet, al ofrecer los servicios de hospedaje, diseño y mantenimiento de sitios web a precios accesibles. Como una estrategia para diversificar las formas de ingreso, se tomó la decisión de crear un sitio web propio en el cual se pueda generar ingresos adicionales por medio de publicidad y venta de servicios relacionados, además de servir como plataforma para experimentar con nuevas formas de mercadeo, y para promocionar el servicio dado por Bayanas a las PYMEs. Se decidió retomar un proyecto anterior y rediseñar un sitio dedicado a los amantes de las mascotas, porque un sitio similar de calidad no existía y porque debido a proyectos anteriores se sabía que el mercado potencial era grande. El objetivo principal era el de crear un plan de gestión del alcance, tiempo, y costo para el rediseño del sitio para poder llevarlo a cabo con un control preciso. Las metodologías principales usadas para lograr este objetivo fueron la investigación bibliográfica junto con el juicio experto. Se consultaron varios libros conocidos sobre la administración de proyectos en general y de proyectos informáticos, además de contar con las recomendaciones de personas con experiencia en proyectos de este tipo. Como resultado se pudo obtener el tiempo y costo que el proyecto requerirá, además de una descripción detallada del alcance con los entregables y sus criterios de aceptación. Debido a este trabajo se pudo determinar que la duración calculada fue bastante mayor al estimado inicialmente, así como también el costo. El costo final fue de poco menos de $6000, y con el recurso humano actual se espera que este proyecto pueda concluir en poco menos de 7 meses. Se creía xii

13 que por ser un proyecto interno los costos serían bajos, pero al tomar en cuenta las horas dedicadas por el personal se pudo ver que es un proyecto costoso y debe analizarse bien si se cree que pueda obtenerse el retorno a la inversión requerida. También se hicieron las curvas S de trabajo y costo para poder llevar un control más preciso del proyecto. Se analizaron formas de reducir el tiempo requerido o el costo, como utilizar a más recursos en algunas actividades que pueden realizarse en paralelo pero no se hace actualmente. Como recomendación general se sugirió para el futuro adoptar prácticas recomendadas por el PMBoK e utilizar otras metodologías en la empresa para realizar un mejor planeamiento y control de los proyectos que se realizarán. Esto incluye la recopilación de estadísticas para realizar una mejor estimación de tiempo y costo. Para este proyecto se recomendó realizar un análisis y estudiar los beneficios de esperar a un momento de baja actividad en proyectos externos para completarlo, ya que así se aprovecha mejor el recurso humano. xiii

14 14 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes El crecimiento del uso del Internet en Costa Rica ha ido en aumento en los últimos años. Como respuesta a este crecimiento, muchas personas y empresas han visto la necesidad de alcanzar nuevos clientes utilizando este medio. A pesar de que es relativamente sencillo montar un sitio web, es una tarea tediosa si no se tienen los conocimientos técnicos necesarios y conlleva una curva de aprendizaje pronunciada, por lo que existe la necesidad de empresas y personas especializadas en este campo. La empresa Bayanas R&S S.A. existe para llenar esta necesidad en el mercado nacional. Esta empresa se fundó en el año 2001, aunque inicialmente trabajó en el área del desarrollo de software educativo, aproximadamente a partir del año 2006 decide lanzarse al desarrollo de sitios web. Luego de un año de desarrollar sitios web para otras empresas, se decide complementar esto creando un portal propio de un tema de interés general. Luego de analizar la oferta de sitios web en Costa Rica, se decide crear una página de mascotas. Se decide por el nombre de CRMascotas por la facilidad de recordarlo y porque el dominio crmascotas.com está disponible. Se creó una versión inicial, pero sin embargo por otros proyectos se tuvo que posponer cuando no se había lanzado oficialmente. Ahora luego de concluidos los otros proyecto, se quiere retomar este. Inicialmente al desarrollar este sitio se tienen varias metas. Una es usar este portal web de interés general como un laboratorio en el cual se pueden experimentar con diversos tipos de publicidad. Los fundadores de Bayanas siempre han creído que hacer publicidad no tiene que ser caro, y se han propuesto demostrar esto con CRMascotas. Segundo, si el sitio logra el éxito

15

16 16 proyecto interno de la empresa, y no se va a recibir compensación económica alguna hasta que el sitio esté terminado, en funcionamiento, y con un tráfico aceptable, es importante que se lleve un control estricto para determinar exactamente el costo del desarrollo y el tiempo en que se puede esperar un retorno de la inversión. Además el sitio pretende ser dinámico e interactivo, lo que lo hace más complejo que un sitio típico, y por lo tanto requiere de una administración más detallada para evitar pasarse en tiempo y costo. 1.4 Objetivo General El objetivo general de este PFG es generar un plan de gestión del alcance, tiempo, y costo para el proyecto del rediseño del sitio CRMascotas.com de forma que se pueda estimar adecuadamente los recursos necesarios y el retorno necesario para considerarlo un proyecto exitoso para la empresa. En este proceso también se considera importante el empezar a inculcar una cultura de manejo profesional de los proyectos en la empresa. 1.5 Objetivos Específicos Entre los objetivos específicos están: Documentar claramente el alcance de las obras que Bayanas realizará en cuanto al desarrollo del proyecto para evitar realizar tareas innecesarias. Obtener un EDT del proyecto para llevar un control de las actividades necesarias para obtener los entregables. Estimar los costos del desarrollo del sitio web para analizar si el proyecto vale la inversión que se deberá realizar. Estimar la duración del desarrollo del proyecto para planear mejor la estrategia de mercado a utilizar cuando el producto esté listo.

17 17 2. MARCO TEORICO 2.1 Internet y el WWW El Internet, y específicamente el World Wide Web (WWW) es un fenómeno mundial sin precedentes en cuanto a su taza de crecimiento y adopción, y los modos en que ha cambiado a la sociedad actual. Hace tan solo 20 años sonaba como algo de historias de ciencia ficción la posibilidad de mantener una conversación en video y en tiempo real con alguien al otro lado del mundo, y sin embargo hoy es una realidad. El Internet ha revolucionado la forma en que compramos, nos comunicamos, trabajamos, y hasta en como nos relacionamos con los demás. El Internet es un sistema global de redes de computadora interconectadas entre sí, que intercambian datos mediante la conmutación de paquetes usando los protocolos TCP/IP (Wikipedia, artículo titulado Internet ). El WWW es sistema de documentos entrelazados mediante hipertexto que se accede vía Internet. Utilizando el software adecuado, el usuario puede visualizar paginas web que contienen texto, imágenes, videos (Wikipedia, artículo titulado World Wide Web ). Existen páginas web de todos los temas y funciones, accesibles al instante desde cualquier parte del mundo. Sitios sociales, de diversión, educación, bancarios, etc. son accesibles por miles de millones de personas. Además es posible transmitir voz y video mediante el Internet, lo que permite que la comunicación entre dos puntos se dé de una forma rápida y económica. Costa Rica no escapa del fenómeno del Internet, aunque su introducción y aceptación ha sido más lento que en otras regiones, en parte debido a la falta de recursos económicos de la clase media y baja de la población y del gobierno para impulsar su uso. Sin embargo poco a poco ha aumentado su uso, y actualmente

18 18 existen iniciativas para impulsar aun más su uso, tanto del sector publico como el privado. Iniciativas como el Gobierno Digital pretenden usar esta plataforma para transformar la manera como interactúa el Gobierno con las empresas y los ciudadanos simplificando y haciendo mas eficiente la prestación de servicios y la realización de tramites en la administración publica. (Gobierno de Costa Rica). Los bancos nacionales manejan millones de colones mensualmente en transacciones electrónicas. Si se sigue la tendencia actual, se espera que en el año 2010 existan alrededor de usuarios de Internet en Costa Rica (Internetworldstats.com) Usuarios de Internet en Costa Rica Usuarios Año Figura 1 - Extrapolación de usuarios de Internet en Costa Rica para el 2010 (fuente: internetworldstats.com) Los sitios web de mayor acceso en Costa Rica son actualmente, según Alexa.com: Cuadro 1 Sitios web de mayor acceso en Costa Rica (fuente: Alexa.com) 1 Google Costa Rica google.co.cr 2 Windows Live live.com 3 Hi 5 Hi5.com

19 19 4 Yahoo Yahoo.com 5 YouTube Youtube.com 6 Google Google.com 7 Microsoft Network msn.com 8 Wikipedia Wikipedia.com 9 Blogger Blogger.com 10 Rapidshare Rapidshare.com 11 Facebook Facebook.com 12 Microsoft Corporation Microsoft.com 13 Wamba Wamba.com 14 Noticias Deportivas La Nación Nacion.com 15 Google España Google.es 16 Taringa Taringa.net 17 MySpace Myspace.com 18 Universidad de Costa Rica Ucr.ac.cr 19 Photobucket Photobucket.com 20 WordPress Wordpress.com 21 Banco de Costa Rica Bancobcr.com 22 Sonico Sonico.com 23 Banco Nacional de Costa Rica Bncr.fi.cr 24 Amazon Amazon.com 25 Google Syndication Googlesyndication.com 2.2 Marco Institucional de Bayanas R&S Historia La empresa Bayanas inició sus operaciones en el año 2001, aunque en ese momento funcionaba de forma informal, con unos pocos colaboradores y enfocados principalmente al mercado del software educativo, con un software para laboratorios de química. Luego de varios años de funcionar de esta manera, en el año 2006 se decide cambiar de estrategia y lanzarse al desarrollo de sitios web. Desde ese año, Bayanas ha trabajado de esta forma, con proyectos de pequeña y mediana escala. En el 2008 se decide formalizar sus operaciones, inscribe como sociedad anónima en Costa Rica bajo el nombre Bayanas R&S Sociedad Anónima, y se crea un nuevo plan de negocios y una nueva estrategia de mercadeo y ventas. Entre algunos de los puntos importantes, es el enfoque a ser

20 20 un medio mediante el cual las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) puedan tener una presencia en Internet y aprovechar este canal de comunicación, ventas y mercadeo, a un precio accesible para ellos pero con un alto estándar de calidad. La siguiente figura muestra el logo de Bayanas R&S S.A. Figura 2 Logo de Bayanas R&S S.A. A pesar del poco tiempo de estar en el área del diseño web, cuenta con personal de experiencia en este campo, y en este momento se encuentra ejecutando varios proyectos importantes. Además, con el nuevo proyecto de mercadeo y ventas, se espera aumente su participación en este mercado Servicios Bayanas actualmente ofrece varios servicios enfocados a los PYMEs, para darles una imagen moderna y presencia en Internet. Para lograr esto, se ofrece lo siguiente: Diseño web: Consiste en el diseño total o parcial, o el rediseño, del sitio web del cliente. Bayanas cuenta con expertos en diseño grafico que se encargan de tomar las ideas del cliente y transformarlas en un sitio web agradable a la vista y funcional. Diseño grafico: Consiste en el diseño de logotipos para la empresa, así como pancartas, volantes, entre otros. Hosting: Hospedaje del sitio web en los servidores de la empresa. Esto permite que el sitio web sea accesible desde cualquier parte del mundo, así como el acceso al correo electrónico. Venta de dominios: Venta de los dominios o nombres en Internet, como example.com, o example.net.

21 21 Traducciones: Se ofrece traducir sitios web, documentos, etc. a otro idioma. Actualmente solo se ofrece la traducción al inglés, francés, alemán, y mandarín Esquema Organizacional La siguiente figura muestra el organigrama de Bayanas Figura 3 Organigrama de Bayanas A pesar de la experiencia de los empleados de Bayanas, los proyectos no se administran usando ninguna metodología, sino que cada ingeniero lleva sus estimaciones y controles de acuerdo a su experiencia y opinión. Sin embargo debido a la importancia de dirigir correctamente los proyectos, y para el crecimiento de la empresa, se ha tomado la decisión de administrar el proyecto de CRMascotas.com usando las recomendaciones del Project Management Institute (PMI), mediante el estándar PMBoK (PMI 2004), y tomando las lecciones aprendidas iniciar el manejo correcto de los demás proyectos Historia de CRMascotas.com Luego de un año de desarrollar sitios web para otras empresas, se decide complementar esto creando un portal propio de un tema de interés general. Al analizar la oferta de sitios web en Costa Rica, se decide crear una página de mascotas. Otros tipos que se habían analizado fueron un sitio de venta de vehículos usados, una red social, entre otros. Sin embargo estos nichos populares son ocupados por sitios muy reconocidos (por ejemplo crautos.com,

22 22 hi5.com), por lo que ingresar como una opción nueva seria difícil. La idea con CRMascotas.com era crear un sitio web en el cual los amantes de las mascotas pudieran discutir temas de interés, intercambiar datos de sus mascotas, poder comprar y vender las crías de sus mascotas en línea, etc. Es una red social, pero enfocada al grupo de personas amantes de las mascotas, y en el cual empresas que brindan servicios relacionados pueden acceder a una población con este interés. Se decide por el nombre de CRMascotas por la facilidad de recordarlo y porque el dominio crmascotas.com estaba disponible. Se creó una versión inicial a finales del año 2006, pero sin embargo por otros proyectos se tuvo que posponer cuando no se había lanzado oficialmente. La siguiente figura muestra la pagina principal de la primera versión de este sitio, con fecha enero Figura 4 Página principal de la primera versión de CRMascotas.com

23 23 Ahora luego de concluidos los otros proyecto, se quiere retomar este. Inicialmente al desarrollar este sitio se tienen varias metas. Una es usar este portal web de interés general como un laboratorio en el cual se pueden experimentar con diversos tipos de publicidad. Los fundadores de Bayanas siempre han creído que hacer publicidad no tiene que ser caro, y se han propuesto demostrar esto con CRMascotas. Se espera que el sitio CRMascotas.com sea el sitio de referencia en cuanto a mascotas se refiere a nivel nacional. Segundo, si el sitio logra el éxito esperado, esta plataforma puede servir para diversificar los medios de ingresos de la empresa. En parte por la visión de Bayanas de ofrecer servicios a PYMEs, este sitio se visualiza de la misma forma, pero orientado a empresas de este sector. Se puede vender publicidad a veterinarios, tiendas de mascotas, productores de alimentos y otros productos de mascotas. También a pequeños empresarios que no quieran tener su propio sitio web, se les puede vender subdominios (por ejemplo: AcuarioHerediano.CRMascotas.com) para que tengan información de sus productos en línea, y a la vez promueven el sitio. Y por último, se pretende usar el sitio para promocionar los servicios que ofrece Bayanas, como el diseño web, diseño de logotipos, entre otros, a los visitantes del sitio y dueños de negocios relacionados con las mascotas que sí quieran tener su propio dominio y sitio web. 2.4 Teoría de la Administración de Proyectos La dirección de proyectos se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto (PMI 2004), mientras que un proyecto se define como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio, o resultado único (PMI 2004), o un esfuerzo por lograr un objetivo

24 24 especifico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos (Gido y Clemens 2004). Se puede dividir esta definición de un proyecto en varias de sus características: (Gido y Clemens 2004) Tiene un objetivo bien definido Se requiere llevar a cabo una serie de actividades interdependientes Se requieren recursos para realizar las actividades Un proyecto se da en un marco temporal específico El proyecto es un esfuerzo único El proyecto tiene un cliente Existe variables con incertidumbre Usando la metodología del PMI (2004), la dirección de proyectos se divide en varios procesos, que a su vez se agrupan en nueve áreas del conocimiento: integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo, y adquisiciones, así como por grupo: iniciación, planeamiento, ejecución, control y seguimiento, y cierre. Las nueves áreas abarcan los siguientes temas de interés para la administración de proyectos (Chamoun 2002): Alcance: definición de lo que se incluye y no se incluye dentro del proyecto. Tiempo: Programa, calendario, entregas parciales y finales. Costo: Estimado de costo, presupuesto, programa de erogaciones. Calidad: Estándares relevantes, como cumplirlos y satisfacer los requerimientos. Recursos Humanos: Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles y funciones de cada uno.

25 25 Comunicación: Información requerida presentada en reportes o informes, quien la genera, quien la recibe, con que frecuencia, se entrega, juntas, medios de distribución, etc. Riesgo: Amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar, y planes de contingencia. Abastecimiento: Estrategias de contratación, cotizaciones, concursos, contratos y administración de contratos. Integración: Administración de cambios, lecciones aprendidas e integración de todas las áreas. Aunque el PMBoK (PMI 2004) normalmente divide un proyecto en cinco grupos de procesos, un proyecto puede estudiarse como si fuera formado por cuatro etapas distintas (Cook 2005): Planeamiento: En esta etapa se realiza el planeamiento completo del proyecto, se establece la línea base inicial y los planes de gestión. Ejecución: Se lleva a cabo el proyecto. Control: Esto se realiza en paralelo con la ejecución. Aquí se verifica que la ejecución vaya de acuerdo al planeamiento realizado. Si existen diferencias, se deben tomar medidas correctivas. Cierre: Aquí se realiza el cierre del proyecto, incluido el cierre administrativo de contratos, verificación de cumplimiento, documentación de lecciones aprendidas, entre otros. Estos grupos no se ejecutan de forma serial, sino que existe cierto traslape. La siguiente figura del PMBoK (PMI 2004) muestra los niveles de actividad de cada grupo de acuerdo al avance del proyecto:

26 26 Figura 5 - Interacción de grupos de procesos (fuente: PMI) Existen muchas ventajas de realizar una administración profesional de los proyectos. Entre sus principales ventajas están (Cook 2005): Se establece un punto único de contacto y como responsable por el éxito del proyecto. Se enfoca en las necesidades y expectativas del cliente. Se mejora el rendimiento en cuanto a tiempo y costo. Se enfoca en gestionar adecuadamente el alcance y los cambios. Se evita el desastre al gestionar el riesgo adecuadamente. Fortalece a los equipos de proyecto y mejora el ánimo. Mejora el rendimiento económico y por lo tanto permite crecer a la empresa. Para este Proyecto Final de Graduación (PFG), se crearán los planes de gestión del alcance, tiempo y costo del proyecto del rediseño del sitio web CRMascotas.com. Para lograr esto se van a llevar a cabo diez procesos (Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Definición de las

27 27 actividades, Establecimiento de la secuencia de las actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma, Estimación de Costos, Preparación del Presupuesto de Costos) Gestión del Alcance La meta de la gestión del alcance es que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente (Chamoun 2002). Según el PMI la gestión del alcance consta de cinco procesos, de los cuales los primeros tres se realizan durante la etapa de planeamiento: Planificación del Alcance: Aquí se define la forma en que se va a gestionar el alcance del proyecto y como se creará el EDT. Definición del Alcance: Crear el enunciado del alcance del proyecto tan detallado como sea posible. Crear EDT: A partir de la definición del alcance, se determina la estructura detallada de trabajo que permite cumplir con el alcance establecido. Verificación del Alcance: Se verifica que con los entregables definidos en el EDT se logra llegar a cumplir con el alcance establecido. Control del Alcance: Se lleva el control de que el trabajo ejecutado realmente está apegado al alcance que había definido. El siguiente cuadro muestra estos procesos, sus entradas, las herramientas y técnicas sugeridas, y sus salidas (PMI 2004): Planificación del Alcance Cuadro 2 - Procesos de la administración del alcance (fuente: PMI) Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Factores ambientales de la empresa 2. Activos de los procesos de la organización 3. Acta de constitución del proyecto 1. Juicio experto 2. Plantillas, formularios, normas 1. Plan de gestión del alcance del proyecto

28 28 Definición del Alcance Crear EDT Verificación del Alcance Control del Alcance 4. Enunciado preliminar del alcance del proyecto 5. Plan de gestión del proyecto Resumen: A partir del acta de constitución del proyecto y el enunciado preliminar del alcance se define la forma que se va a manejar el alcance mediante el plan de gestión del alcance. 1. Activos de los procesos de la organización 2. Acta de constitución del proyecto 3. Enunciado preliminar del alcance del proyecto 4. Plan de gestión del proyecto 5. Solicitudes de cambio aprobadas 1. Análisis del producto 2. Identificación de alternativas 3. Juicio experto 4. Análisis de los interesados 1. Enunciado del alcance del proyecto 2. Cambios solicitados 3. Plan de gestión del alcance del proyecto Resumen: Se define el enunciado del alcance del proyecto y el plan de gestión. 1. Activos de los procesos 1. Plantillas de la estructura 1. Enunciado del alcance de la organización de desglose del trabajo del proyecto 2. Enunciado preliminar del 2. Descomposición 2. Estructura de desglose alcance del proyecto del trabajo 3. Plan de gestión del 3. Diccionario del EDT proyecto 4. Línea base del alcance 4. Solicitudes de cambio 5. Plan de gestión del aprobadas alcance del proyecto 6. Cambios solicitados Resumen: Se crea el EDT y el diccionario del EDT, que establece en entregables y pasos pequeños como se pretende llegar hasta el entregable final. 1. Enunciado del alcance 1. Inspección 1. Productos entregables del proyecto aceptados 2. Diccionario del EDT 2. Cambios solicitados 3. Plan de gestión del 3. Acciones correctivas alcance recomendadas 4. Productos entregables Resumen: Se revisan los productos entregables para verificar que cumplen con lo establecido en el EDT. 1. Enunciado del alcance 1. Sistema de control de 1. Enunciado del alcance del proyecto cambios del proyecto 2. Estructura de desglose 2. Análisis de variación 2. Estructura de desglose del trabajo 3. Replanificación del trabajo 3. Diccionario del EDT 4. Sistema de gestión de la 3. Diccionario del EDT 4. Plan de gestión del configuración 4. Línea base del alcance

29 29 alcance del proyecto 5. Cambios solicitados 5. Informes de rendimiento 6. Acciones correctivas 6. Solicitudes de cambios recomendadas aprobados 7. Activos de los procesos 7. Información sobre el de la organización rendimiento del trabajo 8. Plan de gestión del proyecto Resumen: Se lleva el control del alcance, y si es necesario de acuerdo a las solicitudes de cambio aprobados, se modifica el EDT y la línea base del alcance. La gestión del alcance es importante porque uno de los problemas mas comunes de los proyectos es que el alcance vaya cambiando sin que el administrador se de cuenta (Verzuh 2005). Esto ocurre al agregar, poco a poco, mas cantidad de trabajo sin que se formalice ninguna solicitud de cambio ni se modifique las líneas base de tiempo y costo. Si no se controla adecuadamente, cuando llega el final del proyecto los entregables serian diferentes a los establecidos desde el comienzo. El entregable más importante de este grupo de procesos es el diccionario del EDT. El EDT son los pasos más pequeños en que se puede dividir todo el proceso de llegar a producir el producto final del proyecto. Es importante porque al subdividir el proyecto en tareas pequeñas, se puede planear mejor el proyecto, y llevar un mejor control Gestión del Tiempo La meta de la gestión del tiempo del proyecto es lograr que el proyecto concluya dentro del plazo de tiempo establecido (PMI 2004). Consta de seis procesos diferentes, aunque en este trabajo solo se utilizarán los primeros cinco. Estos procesos son: Definición de las actividades: Aquí se determinan cuales actividades son las necesarias para obtener los entregables.

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