Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable. Dependencia.

Transcripción

1 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable Dependencia Proceso Objetivo Alcance Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios Gestión Administrativa Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del IDIGER, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable. Inicia con la selección de un intermediario de seguros que asesore a la Entidad en la contratación y administración del programa de seguros y reclamaciones, continúa con la contratación de una empresa de seguros y finaliza con el trámite para la reclamación ante la aseguradora.

2 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones 1. Políticas de Operación Todos los bienes de propiedad del IDIGER y recibidos a cualquier título susceptibles de ser asegurados, deberán ser incluidos en la póliza adquirida para tal fin Todas las novedades relacionadas con la inclusión, exclusión de bienes o creación de nuevos cargos en la planta de la Entidad, deberán ser informadas mediante comunicación externa al intermediario de seguros, para su respectivo trámite frente a la aseguradora. Todo siniestro sobre bienes de propiedad del IDIGER que por cualquier motivo no haya sido reconocido por la empresa aseguradora, su reposición estará a cargo del responsable a quien se le haya asignado el bien. Todo servidor público es responsable de instaurar frente a la entidad competente la denuncia por pérdida o hurto de bienes, así mismo es responsable de informar al Almacén mediante comunicación interna y de forma inmediata la ocurrencia del siniestro. El Área Administrativa es responsable de informar en un término no mayor a tres (3) días a la aseguradora a través del corredor de seguros, la ocurrencia del siniestro. Toda acción relacionada con el tema de seguros, siniestros y reclamaciones será tramitada por la Entidad a través del corredor o intermediario de seguros. El Área Administrativa es responsable de realizar los seguimientos necesarios para que se lleve a cabo la obtención de las indemnizaciones y de las reclamaciones realizadas. El Área Administrativa realizará las actividades requeridas para las reclamaciones ante la aseguradora, de acuerdo con la normatividad vigente. El Área Administrativa es responsable de efectuar la devolución a la empresa de seguros de los salvamentos que ellos exijan, caso contrario deberán iniciar con la aplicación de la Guía Destino Final de Bienes Por Baja. 2. Glosario Compañía de seguros (Aseguradora): Entidad debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, que asume riesgos particulares a cambio de un pago que hace el asegurado. 1 Corredores de seguros: Empresas constituidas como sociedades comerciales colectivas o de responsabilidad limitada y cuyo objeto es promover la contratación y renovación de 1 2/16

3 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones seguros, examinar los riesgos del asegurado y darle asesoría técnica en la selección de amparos, representar al asegurado ante los aseguradores respecto a la celebración y desarrollo de los contratos de seguro en aspectos como: solicitud adecuada, expedición de las pólizas pertinentes, pago oportuno de las primas, avisos y reclamaciones de siniestros, procesos jurídicos y ajuste de pérdidas. Entre los Corredores y las Compañías de Seguros no existe ningún vínculo directo laboral. Deducible: Es el porcentaje que asume el asegurado en caso de siniestro. 2 Denuncia: Documento en que se da noticia a la autoridad competente de la comisión de un delito o de una falta. 3 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO 4 TIPO DE SINIESTRO / TIPO DE PÓLIZA Daño, Pérdida o Hurto: DOCUMENTOS A PRESENTAR interna del servidor público, Denuncia ante la autoridad competente (Cuando es pérdida o hurto), Informe técnico (Cuando es daño), Entrada de almacén del bien, Salida del almacén por cual se le realizó la entrega del bien al servidor público, Factura de compra, interna del área contable informando el valor en libros, Contabilización de la baja, Baja de almacén y Acta de pérdida de bienes. Vehículo: interna del servidor público, Declaración escrita del conductor donde se mencione tiempo, modo y lugar del siniestro objeto de reclamación, Fotocopia de la cédula de ciudadanía del conductor, Fotocopia de la licencia de conducción del conductor, Tarjeta de propiedad del vehículo propiedad de la entidad, Reporte de la autoridad competente donde se visualice el siniestro. Incendio: Informe de Bomberos Oficiales del Distrito Capital, Presupuesto de obra detallado, Relación detallada del salvamento si lo hubiere Manual de Reclamos Programa de Seguros JARGU S.A. Corredores de Seguros 3/16

4 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO 5 TIPO DE SINIESTRO / TIPO DE PÓLIZA DOCUMENTOS A PRESENTAR Póliza para el Manejo Global para Entidades Oficiales: Original (1) del informe detallado de tiempo, modo, lugar de los hechos, Copia (1) denuncia penal y/o declaración juramentada, Copia (1) documentos que acrediten la pérdida reclamada (Auditorías, extractos, inventarios, investigaciones internas o que hagan sus veces con sus debidos soportes. Póliza de Seguridad de Responsabilidad Civil Extracontractual: Copia (1) del informe del siniestro con la notificación de los reclamos hechos por los damnificados, Original (1) autorización para transigir con el reclamante, Copia (1) reclamación formal presentada por él o los terceros afectados relatando las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos e indicaron cual es la pretensión económica la cual debe estar debidamente soportada. Todo bajo el marco de la legislación que regula la materia. Para Reclamación Directa o Fiscal: Copia (1) informe del siniestro con la notificación de los reclamos hechos por los damnificados. Póliza de Responsabilidad Civil para Servidores Públicos: Para Reclamación Directa: Original (1) denuncia contra el funcionario y copia de la investigación administrativa. Para Reclamación Fiscal: Original (1) fallo con responsabilidad fiscal Copia (1) constancia laboral con certificación de tiempo de servicio de cargos desempeñados de los funcionarios investigas. Indemnización: Pagos que realizan las aseguradoras a los asegurados a consecuencia de pérdidas o daños a sus bienes o a sus personas. Las leyes de muchos países establecen que las indemnizaciones pueden ser en dinero o mediante la reposición de los bienes dañados por otros de las mismas características o condiciones. 6 5 Manual de Reclamos Programa de Seguros JARGU S.A. Corredores de Seguros 6 4/16

5 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Reclamación: Petición de algo sobre lo que se cree tener derecho. 7 Salvamento: Elemento o conjunto de elementos que resultan afectados en el siniestro, en menor o mayor grado, sin ser destruidos y por lo tanto, pueden ser utilizados o reparados. Si el valor del daño fue indemnizado totalmente por el asegurador, el salvamento será de propiedad de este. Pero si el valor del daño fue indemnizado parcialmente se da lo siguiente: por existir insuficiencia del valor asegurado o por haberse pactado un deducible, el salvamento debe repartirse proporcionalmente entre el asegurado y asegurador. En el evento que sea seguro a primera perdida el salvamento será de propiedad del asegurador hasta el monto indemnizado. 8 Seguros: Mecanismo mediante el cual una persona natural o jurídica puede trasladar los riesgos a los cuales están expuestos sus bienes, su patrimonio o personas a una entidad jurídica denominada Asegurador, quien recibe en contraprestación una determinada suma de dinero llamada prima y se compromete a reponer, reparar o pagar en dinero en caso de realizarse el riesgo asegurado. Seguro de automóviles: Ampara los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable el del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático IDIGER, o aquellos daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen. Seguro de manejo global sector oficial: Ampara los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático IDIGER, causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado. Seguro de responsabilidad civil extracontractual: Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático IDIGER, como consecuencia de la responsabilidad civil extracontractual originada dentro o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios en todo el territorio nacional Seguro de todo riesgo daños materiales: Ampara las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático IDIGER, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable, ubicados a nivel Nacional. Siniestro: Es la realización del riesgo. Es cuando sucede lo que se está amparando en la póliza y es motivo de indemnización, por ejemplo un robo, un choque, una enfermedad o accidente, un incendio, etc /16

6 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones 3. Descripción de Actividades N Actividad Responsable Control ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS Solicitar inicio del proceso de contratación: Remitir el proceso de contratación de los corredores de seguros a la unidad ejecutora, dando inicio al Precontractual y continua con el Contractual. Realizar seguimiento: Verificar que el corredor de seguros efectué la etapa precontractual para la selección de la empresa aseguradora, de acuerdo a lo establecido en el contrato Recepcionar información: Recibe estudios previos y pliegos definitivos para la selección de la empresa aseguradora dando inicio al Precontractual y continúa con el Contractual. Recibir las pólizas: Da inicio al Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas Recibe las pólizas de acuerdo con lo establecido en el contrato. Revisar las pólizas: Revisa que cada una de las pólizas se hayan expedido de acuerdo con lo establecido en el contrato. Las pólizas presentan inconsistencias? SI: Continuar con la actividad 6. NO: Remitir las pólizas a la carpeta contractual y continuar con la actividad 7. Solicitar corrección de las pólizas: Solicita mediante comunicación externa Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas a través del corredor de seguros la corrección por parte de la aseguradora, de las pólizas que presentan inconsistencias y retorna con la actividad 4 Recibir relación de los bienes: Recibe mensualmente del Almacenista, la relación de bienes que ingresan a la entidad, así como los dados de baja. Oficina Asesora Jurídica Actas de reunión Estudios Previos Pliegos Definitivos y Contrato Pólizas de Seguros Externa Correo Electrónico 8 Recibir relación de cargos directivos creados: Recibe del de Gestión de Talento Humano los cargos nuevos creados por Resolución. Correo Electrónico y Resolución 9 Reportar a los corredores de seguros: Informa mensualmente mediante comunicación externa - Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas, a los corredores de seguros, el movimiento de los bienes que ingresaron al almacén y los que fueron dados de baja, con el fin de actualizar la información. Externa NOTA: Cuando se trate de cambios presentados en los cargos de planta, se debe informar inmediatamente a los corredores de seguros a fin de realizar su inclusión en la póliza correspondiente. 6/16

7 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones N Actividad Responsable Control 10 Recibir anexos de las pólizas: Recibe de los corredores de seguros, los anexos de las pólizas para su revisión a fin que se encuentren actualizados de acuerdo con la información reportada (Inclusión y exclusión de bienes y cargos). Los anexos de las pólizas presentan inconsistencias? SI: Solicitar los cambios correspondientes a los corredores de seguros y retornar con la actividad 6. NO: Remitir los anexos a la carpeta contractual de cada uno de los contratos. Fin Auxiliar de Correspondencia Anexos Pólizas Identificar el siniestro: Por pérdida o hurto: Continuar con la actividad 12. SINIESTROS Y RECLAMACIONES Por daño, por incendio o por automóviles Continuar con la actividad 13. Instaurar denuncia ante las autoridades competentes: Instaura ante la autoridad competente la denuncia e informe donde se evidencie el tiempo, modo y lugar de la ocurrencia del siniestro. Servidor Público Servidor Público Denuncia 13 NOTA: No se reciben denuncias instauradas en forma digital. Solicitar informe técnico: Solicita mediante comunicación - Administración de comunicaciones Oficiales Internas y Externas, a quien corresponda: Área Correspondiente de la entidad o entidad externa, realizar la inspección y expedir el informe técnico del daño que presenta el bien. Servidor Público Informe Técnico NOTA: Cuando el siniestro es de un vehículo, es el conductor quien realiza el informe de lo sucedido, citando fecha, hora, lugar y detalles, entre otros. Proyectar y entregar comunicación: Proyecta comunicación interna al Almacén, informando el daño, la pérdida o hurto del bien, con la denuncia o el informe técnico, según sea el caso, dando inicio a los s: Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas y al de Administración. Manejo y Control de Bienes. Recibir y revisar los documentos: Recibe por parte del Almacenista y revisa que todos los documentos requeridos por la aseguradora se encuentren en su totalidad. Los documentos están completos? SI: Continuar con la actividad 16. NO: Solicitar al Almacenista, mediante correo electrónicos los documentos faltantes, a fin que sean entregados en un tiempo no mayor a 3 días hábiles. Servidor Público Interna Denuncia / Informe Técnico Administración. Manejo y Control de Bienes Interna Denuncia / Informe Técnico 7/16

8 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones N Actividad Responsable Control 16 Tramitar cotizaciones de los bienes a reponer: Identifica en la base de datos de la entidad los proveedores a los cuales se les solicitará las cotizaciones mediante correo electrónico. NOTA: Como mínimo se debe contar con dos (2) cotizaciones por cada bien, las cuales deben cumplir con iguales o superiores especificaciones técnicas del bien objeto de reclamación. Base de Datos Proveedores / Proveedores que Cumplan con las Especificaciones Técnicas Requeridas y Correo Electrónico 17 Recibir cotizaciones de los bienes a reponer: Revisa que las cotizaciones cumplan con las especificaciones técnicas del bien a reponer. Cotizaciones 18 Crear carpeta del siniestro: Crea en el Servidor NAS carpeta magnética o en los casos que se requiera en medio físico; por cada siniestro. Servidor NAS / Carpeta Siniestros 19 Tramitar la reclamación ante la aseguradora: Proyecta comunicación externa dirigida al corredor de seguros : Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas, quien a su vez realizará la gestión frente a la aseguradora, para iniciar el trámite de indemnización del siniestro. NOTA: En caso de requerirse ajustes, el Coordinador solicitará al realice los cambios correspondientes para una vez aprobado dar inicio al : Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas. Coordinador y Comunica Externa y Soportes Correspondientes 20 Realizar seguimiento a la reclamación: Se comunica periódicamente (Una vez por semana) con los corredores de seguros para averiguar el estado de la reclamación. Recibir notificación de los corredores de seguros: Recibe del corredor de seguros la liquidación del reclamo, expedido por la aseguradora y revisa: Que corresponda al bien objeto de reclamación Que el valor de la liquidación corresponda a las cotizaciones enviadas Que el siniestro tenga código de identificación por parte de la aseguradora. Correos Electrónico una vez por semana 21 La compañía aseguradora acepta la reclamación del bien? SI: Hay deducible? SI: Continúa en la actividad 23. NO: Continúa en la actividad 26. NO: Continuar con la actividad 22. Liquidación del Reclamo, Expedido por la Aseguradora. 22 Determinar la responsabilidad del servidor público: Informa mediante comunicación interna según sea el caso al Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios dando inicio al Control y Procesos Disciplinarios cuando es personal de planta o al Asesor Jurídico para determinar la responsabilidad del contratista. Control y Procesos Disciplinarios 8/16

9 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones N Actividad Responsable Control Informar al servidor público el monto del deducible: Informa mediante comunicación interna Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas el monto que le corresponde asumir por la ocurrencia del siniestro reportado del bien por el cual era responsable. Cancelar y entregar recibo de pago: Cancela en el sitio indicado por el, el valor del deducible y entrega el comprobante de pago mediante comunicación interna al Área Administrativa : Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas. Servidor Público Responsable del Bien Interna Interna y Recibo 25 Archivar el recibo de pago del deducible: Archiva en forma digital y en físico, el recibo de pago del deducible en la Carpeta del Siniestro y finaliza el procedimiento. Recibo en magnético y en físico en la carpeta del siniestro 26 Solicitar el bien al proveedor autorizado: Solicita el bien a reponer al proveedor autorizado, anexando los soportes allegados por la aseguradora. Externa con los Soportes Allegados por la Aseguradora. 27 Recibir el bien con los documentos soportes: Recibe el bien con la factura, garantía y especificaciones técnicas, manuales de uso y funcionamiento entre otros.: dando inicio al Administración Manejo y Control de Bienes El siniestro cuenta con salvamento? SI Continuar con la actividad 32 NO: Continuar con la actividad 28. Almacenista Factura, Garantía, Especificaciones Técnicas, Manuales de Uso y Funcionamiento 28 Recibir documentos del bien indemnizado: Recibe del Almacenista la factura y la entrada de almacén del bien indemnizado. 29 Diligenciar el Formato Externo Liquidación Indemnización : Diligencia el formato externo de la aseguradora con los datos del proveedor autorizado, el cual debe ir firmado por el Director General de la Entidad. Formato Externo Liquidación Indemnización 30 Enviar documentos: Envía los documentos con comunicación externa al corredor de seguros para el respectivo pago al proveedor. Factura, Entrada de Almacén, Formato Externo Liquidación Indemnización Firmado 31 Recibir y archivar el soporte del pago al proveedor: Recibe del corredor de seguros el soporte de pago efectuado al proveedor y lo archiva en medio digital en el Servidor NAS / Carpeta Siniestros, finalizando el procedimiento. Servidor NAS / Carpeta Siniestros Acta de Entrega 9/16

10 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones N Actividad Responsable Control 32 Recibir comunicación de la aseguradora: Recibe comunicación de la aseguradora Administración de Comunicaciones Internas y Externas, solicitando el salvamento. Externa 33 Proyectar y revisar comunicación: Proyecta y revisa comunicación interna dirigida al Almacenista solicitando la entrega del salvamento al proveedor autorizado por la aseguradora, dando inicio al Administración Manejo y Control de Bienes. y Coordinador Externa 4. Formatos y Registros Contrato Pólizas de seguros Interna externa Informe técnico 10/16

11 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones 5. Diagrama de Flujo Diagrama de Flujo : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Oficina Asesora Jurídica Inicio 1. Solicitar inicio del proceso de contratación Precontractual 2. Realizar seguimiento Contractual 3. Recepcionar Información Precontractual Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas Contractual 4. Recibir las pólizas 5. Revisar las pólizas 6. Solicitar corrección de las pólizas SI Las pólizas presentan inconsistencias? NO ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS A Remitir las pólizas a la carpeta contractual 1 11/16

12 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Diagrama de Flujo : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Servidor Público 1 7. Recibir relación de los bienes 8. Recibir relación de cargos directivos creados 9. Reportar a los corredores de seguros Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas 10. Recibir anexos de las pólizas Los anexos de las pólizas presentan inconsistencias? SI A NO SINIESTROS Y RECLAMACIONES ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS Remitir las pólizas a la carpeta contractual Fin Pérdida o Hurto 12. Instaurar denuncia ante las autoridades competentes Inicio 11. Identificar el siniestro Por 2 Daño, Incendio o Automóviles 13. Solicitar informe técnico 12/16

13 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Diagrama de Flujo : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Servidor Público Coordinador Proyectar y entregar comunicación Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas Administración. Manejo y Control de Bienes 15. Recibir y revisar los documentos Los documentos están completos? NO Solicitar al Almacenista, los documentos faltantes, a fin que sean entregados en un tiempo no mayor a 3 días hábiles SI 16. Tramitar cotizaciones de los bienes a reponer 17. Recibir cotizaciones de los bienes a reponer 18. Crear carpeta del siniestro 19. Tramitar la reclamación ante la aseguradora SINIESTROS Y RECLAMACIONES 20. Realizar seguimiento a la reclamación 3 Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas 13/16

14 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Diagrama de Flujo : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Servidor Público Recibir notificación de los corredores de seguros La compañía aseguradora acepta la reclamación del bien? NO 22.Determinar la responsabilidad del servidor público SI Hay deducible? Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas SI Control y Procesos Disciplinarios NO 23. Informar al servidor público el monto del deducible 24. Cancelar y entregar recibo de pago 25. Archivar el recibo de pago del deducible SINIESTROS Y RECLAMACIONES 26. Solicitar el bien al proveedor autorizado 4 14/16

15 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Diagrama de Flujo : Seguros, Siniestros y Reclamaciones Almacenista Director General Recibir el bien con los documentos soportes Administración Manejo y Control de Bienes El siniestro cuenta con salvamento? NO 28. Recibir documentos del bien indemnizado 29. Diligenciar el Formato Externo Liquidación Indemnización 30. Enviar documentos Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas SI 31. Recibir y archivar el soporte del pago al proveedor 32. Recibir comunicación de la aseguradora SINIESTROS Y RECLAMACIONES Administración Manejo y Control de Bienes 33. Proyectar y revisar comunicación y Coordinador 15/16

16 : Seguros, Siniestros y Reclamaciones 6. Control de Cambios. Versión Fecha Descripción de la Modificación Aprobado por 1 17/09/2008 Emisión del Documento - resolución 265 del 17 de septiembre del 2008 POR LO CUAL SE ADOPTA EL procedimiento seguros, siniestros y reclamaciones para el Fondo de Prevención y Atención de emergencias de Bogotá D.C. FOPAE Actualización del objetivo, alcance, políticas, glosario y actividades de acuerdo con la estructura organizacional vigente. Sub. de Apoyo Institucional Margarita Buitrago 2 Cambia el nombre del procedimiento Seguros, Siniestro Y Reclamaciones por Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable, conservando el código para no perder la trazabilidad del documento. Aida Patricia Niño Mora SCyAD 7. Aprobación. Elaborado por Validado por Aprobado por Cristhián Camilo Núñez Andrés Arturo Piernagorda Vargas María Constanza Ardila Ariza Coordinadora Atención al Ciudadano y Gestión Documental Aida Patricia Niño Mora Subdirectora Corporativa y Asuntos Disciplinarios German Enrique Romero Millán Técnico José Leonardo Millán Alvarado Planeación Estratégica David Valdés Cruz Asesor de Planeación Estratégica Sandra Caycedo Moyano Especializado de Planeación Estratégica Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable. 16/16