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2 2 2 TeleGestión Informática, S.L. Dpto. de Formación Juan de Urbieta, Madrid (Spain) Solicite información de los cursos presenciales y on-line sobre el contenido de este Manual: Edición: noviembre de 2012.

3 3 3 Contenido : CRM 5 Capítulo 1. Introducción 6 Cómo utilizar este Manual 6 Ruta de SIT 6 Aviso 6 Botones 6 Capítulo 2. Configuración Inicial 9 Usuarios 9 Pestaña Datos Generales 9 Pestaña Privilegios de Acceso 10 Pestaña Acceso Empresas 11 Pestaña Preferencias 11 Pestaña TPV 11 Empresas 11 Pestaña Generales 12 Pestaña Gestión 13 Pestaña Laboral 14 Pestaña Acceso 14 Pestaña Cargos 15 Pestaña Comunicados 15 Pestaña Tareas 15 Pestaña Miscelánea 15 Preferencias 16 Pestaña Generales 16 Pestaña Comercial 16 Pestaña Comunicaciones 17 Capítulo 3. Entidades y Cuentas 18 Qué son las Entidades y Cuentas? 18 Entidades 19 Tipo de Sociedad 19 Tipo de Documento de Identificación 19 Actividades de Entidades 19 Administrando Entidades 20 Fusión de Entidades 20 Entidades sin Cuentas vinculadas 20 Cuentas 20 Definir Cuentas 21 Asociar una Cuenta a una Entidad 21 Cuentas por defecto 22 Contactos Personales y Contactos de una Cuenta 22 Contactos de una Cuenta 23 Búsqueda rápida de Contactos 26 Funcionamiento 26 Operaciones admitidas desde Búsqueda rápida de Contactos 26 Crear un nuevo Contacto o EmpresaF 26

4 4 4 Capítulo 4. Gestión Comercial 28 Introducción 28 Método de trabajo 28 Describir el objetivo comercial (Campaña) 28 Segmentar (Contactos Comerciales) 29 Generar oportunidades de venta (Procesos Comerciales) 29 Campañas 29 Contactos 30 Introducción 31 Niveles de Acceso 31 Clasificación de los Contactos 31 Direcciones de los Contactos 32 Opciones 32 Grupos de Correo 34 Asignación de Grupo a una selección de Contactos 34 Procesos Comerciales 36 Responsable 38 Seguimiento 39 Opciones 39 Manipulación masiva 40 Estado de un Proceso Comercial 41 "Sólo en Curso" 41 Inicio de Venta 42 Objetivo 42 Fundamentos 42 Configuración 42 Operativa 42 Asignación a Proyectos (Plan de Cuentas Analítico) 42 Capítulo 5. Comunicados 44 Introducción 44 Códigos de Fusión 44 Modelos de Cartas 44 Nuevo Modelo 44 Formato HTML 46 Envío de Comunicados 46 Configurar la Cuenta de Correo Electrónico 46 Selección de Contactos 47 Comprobación y Envío 48 Etiquetas y Listados 49 Crear un Modelo 49 Selección de Contactos 49 Listados 51 Impresión 52 Capítulo 6. Modelos HTML 55 Introducción 55 Qué son y para qué sirven 55 Creación de un modelo HTML 55 Modelos HTML por defecto 58 Capítulo 7. Capítulo 8. Envíos de Comunicados por SMS 59 Resumen de Códigos de fusión 60

5 5 5 Configuración: documentación: documentos 60 Ejemplo de modelo HTML con códigos de fusión 60 : CRM

6 Introducción 6 6 CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Cómo utilizar este Manual Este primer capítulo está dirigido a las personas que previamente no han trabajado con SIT o lo han hecho con una versión anterior a la En él se describe el funcionamiento de los principales botones. El capítulo 2 explica la configuración de usuarios y empresas desde la óptica de CRM. Por lo tanto, es muy recomendable su lectura si es un nuevo usuario de este módulo. El capítulo 3 desarrolla el funcionamiento de Entidades y Cuentas. Es muy recomendable para todo tipo de usuario de SIT. Si ya ha tenido la oportunidad de leer este capítulo en otros manuales, pueden pasar directamente al capítulo 4 y siguientes para conocer el funcionamiento del módulo objeto de este manual. Ruta de SIT Tanto en la Base de Conocimientos (www.telegestion.com), como en los distintos manuales SIT, se menciona la Ruta como el camino o pasos que debe seguir el usuario para poder utilizar una determinada utilidad del programa. Partiendo de la ventana principal, el usuario se desplaza por el programa haciendo clic sobre los distintos botones. La Ruta se representa de la siguiente forma: Aviso [PESTAÑA (de la Ventana Principal) : OPCIÓN PRINCIPAL : OPCIÓN SECUNDARIA : etc.]. 1. SIT es una aplicación multiproceso. Es decir, sin necesidad de salir de un determinado registro, puede acceder a otras ventanas. SÓLO ESTARÁ ACTIVA LA ÚLTIMA VENTANA ABIERTA EN CADA PROCESO. 2. Si el cursor se convierte en un icono con forma de caja, significa que el usuario ha hecho clic en una ventana inactiva, ocultando la ventana activa. Basta con pulsar cualquier tecla para que la ventana activa proceso se sitúe en primer término. 3. Es muy recomendable leer primero el Manual : Presentación para conocer las principales características de SIT, así como las normas para facilitar la navegabilidad por la aplicación. Botones A continuación le mostramos los botones más utilizados, a los cuales haremos referencia a lo largo de este manual:

7 Introducción 7 7 FLECHAS DE DESPLAZAMIENTO Se utilizan para moverse por los registros de una selección: Primer registro Anterior registro Siguiente registro Último registro PROCESOS Agrupa procesos permitidos desde la ventana activa, como por ejemplo: Extracto (Comercial, Contable, ) Modificar Cabecera Exportar Fichero Generar Comunicados Procesos Automáticos Etc. OPERACIONES SOBRE LAS LÍNEAS Permite ejecutar distintas operaciones sobre un artículo perteneciente a un determinado documento de gestión, movimiento de almacén, etc. Primero seleccione un artículo (con un clic) y a continuación clic en este botón para ver las distintas opciones permitidas. CONFIRMAR Guarda los cambios realizados en el registro y cierra la ventana. ** Intro (Enter del teclado numérico). CANCELAR Cierra la Ventana o Registro sin guardar los cambios realizados. ** (Crtl/cmd +. ). BORRAR Elimina el registro o grupo de registros seleccionados. ** (Crtl/cmd + Borrador). BUSCAR Muestra la ventana de "Opciones de búsqueda".

8 Introducción 8 8 IMPRIMIR Imprimir el/los registros seleccionados. ** (Crtl/cmd + P). NUEVO Nuevo registro. ** (Crtl/cmd + N). DUPLICAR Duplica el/los registros seleccionados. ** (Crtl/cmd + D). OPERACIONES SOBRE LÍNEAS Permite ejecutar distintas opciones sobre un artículo perteneciente a un documento de gestión, movimiento de almacén, etc. Seleccione una línea de un artículo (con un clic) y a continuación clic en este botón para ver las distintas opciones permitidas.

9 F : CRM Configuración Inicial 9 9 CAPÍTULO 2. CONFIGURACIÓN INICIAL Usuarios [GENERALES : USUARIOS] En esta sección se pueden configurar los distintos perfiles de usuario SIT. Cada perfil debe asignarse a una persona usuaria, aunque una persona puede tener más de un perfil (por ejemplo, uno como contable y otro como usuario de TPV). Para crear un nuevo usuario, seleccionar Comando/CTRL+N o hacer clic en el botón Nuevo: Tanto si crea un usuario como si hace doble clic en un usuario existente para modificarlo, SIT le solicitará asignar un nombre de usuario y una contraseña para impedir que accedan al programa personas no autorizadas. SI SE ENCUENTRA EN LA VENTANA PRINCIPAL, PULSE LA TECLA MAYÚSCULAS A LA VEZ QUE HACE CLIC EN [GENERALES : USUARIOS] PARA EDITAR SU PERFIL DE USUARIO. No obstante, si no quiere que SIT solicite la identificación del usuario cada vez que inicie el programa, puede crear un usuario nombre con la contraseña nombre : A la derecha de la contraseña, encontrará el nº del registro y la casilla de alta (recomendamos desmarcar esta casilla cuando ya no quiere que este usuario tenga acceso a SIT, en lugar de borrar dicho usuario). En Tipo de usuario podrá optar por varias opciones: supervisor, vendedor, etc. Como mínimo, deberá dar de alta un usuario supervisor, que será el usuario administrador de la aplicación. Pestaña Datos Generales [GENERALES : USUARIOS : Modificar Usuario : DATOS GENERALES] En esta ventana se dan de alta datos personales para este perfil de usuario. Además, puede incluir la siguiente información del usuario: Firma digitalizada (utilice Edición / Pegar para guardar una imagen de la firma). Correo electrónico (con este apartado correctamente cumplimentado, podrá enviarf correos electrónicos de forma individual o en bloque, a cualquiera de sus cuentas abiertas en SIT: clientes, proveedores, etc. 1 1 El envío de correos electrónicos dependerá de los módulos de SIT instalados.

10 Configuración Inicial Pestaña Privilegios de Acceso A la izquierda de la ventana encontrará la lista de Preferencias: Determinaremos los diferentes privilegios que deberá tener el usuario para crear, visualizar o modificar registros en cada uno de los apartados de SIT, haciendo doble clic sobre cada una de ellos. El color determina el acceso de ese usuario a un determinado privilegio. Rojo: sin acceso. Verde: con acceso. Naranja: acceso restringido a una determinada opción (la que figura entre paréntesis). Si selecciona la casilla Acceso Total, el usuario tendrá un acceso completo a toda la información almacenada en SIT. Usuarios CRM: Todas las opciones que comienzan por 04 otorgan o deniegan privilegios a los usuarios del módulo CRM. A continuación se describen los privilegios más importantes: Contactos Empresas: Acceso a la ventana [MÓDULOS : CRM : EMPRESAS]. Contactos Personales: Acceso a la ventana [MÓDULOS : CRM : CONTACTOS PERSONALES]. Asignar nivel de acceso: El nivel de acceso es el color de la banderita de los Contactos Personales [MÓDULOS : CRM : CONTACTOS PERSONALES]. Un usuario sin este permiso no puede cambiar el color de la banderita. Campañas: Acceso a la ventana [MÓDULOS : CRM : CAMPAÑAS]. Modelos Cartas Acceso a la ventana [MÓDULOS : CRM : MODELOS CARTA]. Modelos HTML: Acceso a la ventana [MÓDULOS : CRM : MODELOS HTML].

11 Configuración Inicial Procesos Comerciales: Acceso a la ventana [MÓDULOS : CRM : PROCESOS COMERCIALES]. Permite dar acceso a: a) todos (verde), b) sólo los asignados al actual usuario (naranja), c) ninguno (rojo). SI QUIERE QUE UN USUARIO NO PUEDA MODIFICAR SUS PRIVILEGIOS O LOS DE OTROS USUARIOS, DEBERÁ SELECCIONAR DICHO USUARIO (POR EJEMPLO, DESDE UN USUARIO ADMINISTRADOR), Y PONER LA OPCIÓN 01: *USUARIOS EN COLOR ROJO. Pestaña Acceso Empresas Seleccione con un doble clic las empresas a las que podrá tener acceso este usuario. Si hace clic en Activar, seleccionará todas las empresas, mientras que un clic en Desactivar, desmarcará todas las empresas. En [GENERALES : EMPRESAS], puede crear las empresas para las que SIT le llevará su gestión, contabilidad, etc. Pestaña Preferencias Cada usuario podrá personalizar la forma en la que SIT abre sus distintas ventanas o le muestra los avisos. Solo tendrá que hacer doble clic en las opciones de esta ventana para que cambien de color: verde para activar o rojo para desactivar. Recuerde que en un futuro podrá modificarlas de acuerdo a las necesidades. Algunas de estas preferencias se verán en forma de ventanas como Búsqueda rápida de contacto, Búsqueda rápida de apuntes, Gestor de tareas o Ventana de información de existencias. Adicionalmente, podrá seleccionar el formato de fechas con el que trabajará y la serie que por defecto se utilizará en las facturas (aunque dispondrá de las series que tenga activadas en la pestaña privilegios. Para usuarios del módulo TPV: Si quiere que un usuario vendedor, al abrir SIT vaya directamente a la ventana de TPV (cuando este módulo se encuentra habilitado), ponga en verde la opción Ventana TPV al inicio. Formato de Fechas: si se elige la opción de fechas de dos dígitos para el año, tenga en cuenta que si el año es inferior a 40, SIT lo va a asociar al siglo XXI (por ejemplo: 19/12/38, SIT lo entiende como 2038). En cambio, para años iguales o superiores a 40, SIT lo asocia al siglo XX (por ejemplo: 19/12/41, SIT lo entiende como 1941). Pestaña TPV En el caso de disponer del módulo TPV, tendrá que asignar en esta pestaña la caja a la cual este usuario ha sido asignado y el almacén correspondiente. NO ACTIVAR LA INTRODUCCIÓN GRÁFICA DE ARTÍCULOS SALVO QUE SE UTILICEN PANTALLAS DE TIPO TÁCTIL. Empresas [GENERALES : EMPRESAS] En esta sección se pueden configurar las distintas empresas que gestionará a través SIT.

12 Configuración Inicial SIT es un sistema multiempresa, es decir, le permitirá llevar la contabilidad, gestión, nóminas, etc., de un ilimitado número de empresas en un único fichero de datos. Las opciones seleccionadas en Empresas afectarán a todos los usuarios con acceso a dichas empresas (ver [USUARIOS : Seleccionar Empresa : Pestaña Acceso Empresas]). Para crear una nueva empresa, seleccionar Comando/CTRL+N o hacer clic en Nuevo. Cree una nueva empresa indicando todos los datos posibles. Servirán para automatizar después muchos procesos del programa. En esta opción se encontrará con diversas pestañas: Pestaña Generales Consigne todos los datos fiscales y de funcionamiento de la empresa. Es muy recomendable actualizar periódicamente (al menos una vez por trimestre) los ficheros de Tablas y Países (los podrá descargar de la página de Soporte de En nuestra Web podrá obtener toda la información necesaria para actualizar estos ficheros. No olvide seleccionar el país "España" en [GENERALES : EMPRESAS] para acceder a los tipos de sociedades, tipos de documentos y normativa contable y fiscal actualmente vigente para España. Puede hacer lo mismo para aquellos países para los que SIT está adaptado. ES MUY IMPORTANTE QUE ESCRIBA EL PAÍS EN EL QUE DESARROLLA LA ACTIVIDAD LA ACTUAL EMPRESA. DE NO HACERLO ASÍ, NO SE APLICARÁN CORRECTAMENTE LAS OPCIONES Y NORMAS DE GESTIÓN Y CONTABILIDAD PROPIAS DE CADA PAÍS. Para escribir el país, recomendamos introducir los primeros caracteres y pulsar la tecla Tabulador. SIT mostrará varios países coincidentes con los caracteres introducidos, o lo seleccionará directamente. Si al cerrar esta ventana y volverla a abrir se despliegan correctamente las distintas opciones de Documento de Identificación, el país estará correctamente introducido. Si dispone de un servidor Web y de correo electrónico para la empresa, puede indicarlos en esta pestaña. Si dispone de un logo en formato JPEG o GIF con un tamaño no superior a 300Kb, lo podrá importar para que se imprima en los documentos comerciales. Haga clic en Importar y seleccione el fichero con la imagen: Las preferencias de la empresa serán configuradas de acuerdo a las necesidades de la misma y teniendo en cuenta el/los tipos de módulos adquiridos. El color rojo significa que no está activa la preferencia, para ninguno de los módulos en la actual empresa, independientemente del usuario. Con doble clic se puede activar, cambiando a color verde el texto de la preferencia. Si hace clic en el botón Herramientas a la derecha de las Preferencias, podrá ordenarlas por código o su descripción.

13 Configuración Inicial Dentro de las preferencias de la empresa dispone de distintos grupos de opciones: 1. Opciones predefinidas: opciones que se establecerán por defecto facilitando, por ejemplo, la impresión de documentos. No obstante, el usuario podrá modificarlas a lo largo del programa si lo estima conveniente. 2. Forzar (obligar) o Autorizar una determinada acción: como por ejemplo, la necesidad de incluir el nombre de un comercial, la obligación de que todas las operaciones lleven una trazabilidad o autorizar los pagos. 3. Procesos automáticos: determinados procesos que SIT podrá o no realizar, como el recálculo IRPF en nóminas, actualización de existencias, vencimientos automáticos en facturas y nóminas o los precios de compra. 4. Activación de Módulos: si se dispone de determinados módulos, aquí puede definir si se ejecutan o no para esta empresa. Este es el caso de la Contabilidad Analítica, la Gestión Multisede o la Producción Externa. 5. Advertencias: para que SIT muestre determinados avisos, como existencia de artículos en depósito. Pestaña Gestión Podrá definir las distintas series de facturas expedidas con las que se puede trabajar, los decimales y el modelo de factura elegido. Para crear una serie, haga clic en esta parte de la ventana y a continuación en el signo +. Para eliminar una serie, seleccionarla y hacer clic en el signo - :

14 Configuración Inicial Complete el campo código cuando quiere que la numeración de la serie vaya precedida de un código (por ejemplo: AB001). Especifique si se va a aplicar a facturas emitidas (doble clic en la casilla FE) y/o facturas recibidas (doble clic en la casilla FR). Marque la casilla F si quiere emitir una factura legal, donde conste el NIF de la empresa, además de otros datos obligatorios. Si tiene más de una factura con el mismo nombre, puede hacer clic en Fusionar (icono debajo del signo - ) para tener una única serie para cada nombre. LA NUMERACIÓN DE LAS SERIES SE REINICIARÁ CON CADA NUEVO AÑO, POR LO QUE NO HARÁ FALTA CREAR UNA NUEVA SERIE POR CADA AÑO. Si dispone del módulo de TPV, podrá configurar una serie especial para las facturas relacionadas con las ventas a través de su Terminal (ir a la pestaña TPV). También incorporará los textos de las Condiciones Generales que deberán incluir sus Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas. Pestaña Laboral Esta pestaña afecta principalmente a los usuarios del Módulo de Laboral (ver Manual Módulo Laboral). Tiene la posibilidad de configurar distintas Sedes Comerciales, cada una con su membrete y logotipo, de tal forma que puedan ser incluidas en sus Documentos de Gestión. En Sedes, hacer clic en el signo +. A continuación se abre una ventana donde deberá hacer clic en la pestaña Comercial. Ahí puede rellenar el campo Membrete y pegar un logotipo correspondiente a la nueva sede creada. Para imprimir los datos y logotipo de una determinada Sede en un documento comercial, ir a [GESTIÓN : DOCS. DE GESTIÓN : SELECCIONAR : Botón IMPRIMIR]. Se abre una ventana donde puede seleccionar, en el desplegable inferior, la Sede. Calendario Laboral: puede crear un calendario laboral de su Sede. Haga doble clic en la Sede y cumplimente la pestaña Laboral. Acepte para cerrar la ventana, seleccione con un clic la Sede y haga clic en Impresora en el apartado Sedes : Pestaña Acceso Especifique en este apartado qué usuarios tendrán acceso a esta Empresa. También podrá acotar las fechas en que esta Empresa estará visible para todos los usuarios.

15 Configuración Inicial Pestaña Cargos Mediante un clic en el signo + o -, podrá añadir o quitar personas a quienes designar uno de los siguientes cargos: Administrador. Firma en Contratos Laborales. Responsable de Prevención. Quedarán incluidos como firma en los respectivos Documentos que genere SIT. Pestaña Comunicados Este apartado se debe configurar para los Módulos de Gestión Documental y Gestión de Clientes (CRM). En la parte inferior de esta ventana, encontrará los Modelos de Correspondencia por Defecto. Para cada uno, podemos introducir un modelo previamente creado en [MÓDULOS : CRM : MODELOS CARTA / MODELOS HTML]. Los distintos modelos se podrán enviar desde distintas partes del programa (Cuentas, Artículos, Documentos Comerciales, etc.), seleccionando el registro y haciendo clic en Procesos, opción Enviar HTML correo. En otros capítulos de este manual encontrará más información sobre cómo crear modelos de correspondencia. Pestaña Tareas Debe tener contratado el Módulo de Tareas. Opciones disponibles: 1. Modelo Correspondencia Tareas: permite elegir un Modelo de Carta por defecto para los comunicados enviados desde una tarea. 2. Usuarios por defecto para recibir tareas: podemos definir un usuario para que reciba una tarea cada vez que se crea un nuevo Presupuesto de Ventas o una Orden (pedido) de Compra. 3. Campaña por defecto en nuevos contactos: cada vez que en SIT crea un nuevo Contacto (por ejemplo, desde la Barra de búsqueda rápida de Contactos), iniciará un Proceso Comercial asignado a la Campaña aquí definida. 4. Endosar proceso a: para el caso anterior, la tarea se endosa al responsable aquí seleccionado. Pestaña Miscelánea Aquí configurará datos de diversa índole, tales como: 1. Tipografía corporativa a utilizar en sus Documentos:

16 Configuración Inicial Medio utilizado para los mensajes por defecto (C. Electrónico, Carta, Fax, SMS, etc.). 3. Extensión de los ficheros de exportación para Mac y PC (dependiendo de su versión instalada). 4. Otros. Preferencias [GENERALES : PREFERENCIAS]. Pestaña Generales Versión de SIT: en la parte superior de la ventana. Textos Legales: si emite facturas para la exportación o en operaciones intercomunitarias, debe especificar el texto legal que se imprimirá con dichas facturas (puede copiarlo de otra aplicación y pegarlo aquí). Empresa Principal: indique la empresa principal (por defecto) para SIT. Preferencias Visuales: la opción Documentos comerciales a mostrar le permitirá seleccionar el número máximo de registros que se visualiza al abrir cualquiera de las ventanas de [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN]. Si el número de registros supera la cantidad introducida en este campo, se muestran sólo los que tienen estado "Pendiente". Ubicación de Ficheros (parte inferior de la ventana): conozca la ubicación de su fichero de datos y de la carpeta de extras (versiones monousuario). Puede hacer clic en las ubicaciones para que se muestre la ventana de selección de ficheros: Pestaña Comercial Cuando realice documentos de gestión (presupuestos y pedidos), puede añadir comentarios (icono globo de texto) para hacer más fácil su seguimiento. Estos comentarios vienen con unos botones que se pueden definir en esta pestaña (apartado comentarios automáticos). Haga clic sobre un botón e introduzca el texto. Si deja un espacio al final, al hacer clic en ese botón cuando inicie un comentario, tiene la posibilidad de añadir más texto. Si dispone del módulo de tareas, en esta pestaña puede realizar la misma operación para sus comentarios sobre tareas. Configure en esta pestaña su servidor SMS y de CORREO SALIENTE, así como el dominio de su servicio de mensajería SMS (sólo con el módulo CRM).

17 Configuración Inicial Pestaña Comunicaciones Se configuran servicios avanzados de SIT, como los directorios donde se ubican los archivos de: 1. Directorio WEB 2. Documentos adjuntos 3. Sistema RED 4. Histórico También se configuran los datos relativos a: 1. FTP 2. Bandeja de entrada de correo electrónico (POP3) 3. Recepción de Tareas (módulo de Tareas) 4. Servidor SOAP

18 Entidades y Cuentas CAPÍTULO 3. ENTIDADES Y CUENTAS [GENERALES : CUENTAS] Qué son las Entidades y Cuentas? Como ya hemos visto, SIT permite la gestión de una o varias empresas. Cada empresa trata a su vez con otras empresas o personas, a las cuales SIT identifica como ENTIDADES. La Entidad hace referencia a los datos de la Persona Física o Jurídica (nombre legal y comercial, dirección fiscal, tipo de sociedad, CIF, teléfono, contactos, etc.) y puede asociarse a una o varias Cuentas (cliente, proveedor, etc.), a las cuales identificamos por el campo Descripción. Cada Cuenta, a su vez, incorpora otra información (tipo de cuenta, dirección comercial, datos contables y de gestión, así como los contactos asociados a la cuenta). Ventana de una Cuenta de Cliente. De lo anterior se deduce que cada papel o rol entre mi empresa y una Entidad se denomina CUENTA. Por eso es importante: 1. Asegurarnos que cada nueva Entidad vaya a jugar un papel o rol con mi empresa. 2. Si una Entidad deja de tener relación con su Empresa, podrá darla de baja (se recomienda no borrar registros). 3. Para editar una Entidad desde la ventana de una Cuenta, hacer clic en el icono Prismáticos próximo al campo código entidad.

19 Entidades y Cuentas Una Entidad puede tener varias Cuentas (o roles entre esa Entidad y la Empresa). 5. En cualquier momento puede dar de alta en la pestaña contactos personales, aquellas personas, departamentos, etc. que le interesen para una determinada Entidad. 6. Un contacto en negrita significa que está asignado a la Cuenta que está modificando. 7. Podemos agrupar varios contactos por Cuentas u otras formas de agrupación que nosotros designemos. Entidades Tipo de Sociedad A cada Entidad es necesario asociar un Tipo de Sociedad (salvo en personas físicas, que por defecto se introduce P.F. ). Puede agregar o modificar tipos de sociedades en [GENERALES : LISTAS : CONTABILIDAD y hacer clic en "Tipos Sociedades"]: 1. En código introducir las siglas que se mostrarán con la cuenta (opcional) en sus Documentos de Gestión (por ejemplo: S.L. ). 2. En descripción, introduzca el texto que vea más conveniente (en el ejemplo: Sociedad Limitada ). 3. Por último, marque o desmarque la casilla "Imprimir junto al nombre" para que el código aparezca o no junto al nombre legal en los Documentos de Gestión. Tipo de Documento de Identificación En este campo debe seleccionar el tipo de documento de identificación para el nombre legal introducido. Es obligatorio para aquellas cuentas a las que se asocien facturas. Es muy importante seleccionar el tipo adecuado, ya que SIT realizará una comprobación algorítmica sobre la veracidad del documento introducido. No olvide seleccionar correctamente el país en [GENERALES : EMPRESAS] para poder acceder a los distintos tipos de documentos de identificación válidos para dicho país. En el caso de España, y si crea cuentas de empresas extranjeras extracomunitarias, seleccione Nº de identificación extranjeros. De esta forma, no tendrá limitación a la hora de introducir el documento que le faciliten. Actividades de Entidades Las Actividades son un campo obligatorio, junto al origen comercial. Le permitirá clasificar sus cuentas para así facilitar su gestión. Previamente deberá crear las Actividades en: [GENERALES : LISTAS : CONTABILIDAD : Actividades de Entidades ].

20 Entidades y Cuentas Administrando Entidades Fusión de Entidades Puede darse la situación de que en el día a día esté creando varias Entidades que en realidad son la misma, pues tienen todas ellas el mismo documento de identificación (CIF, NIF, etc.) y/o el mismo nombre, asignándose a cada una distintas cuentas. SIT permite eliminar las duplicidades, para ello: Ir a [GENERALES : ENTIDADES]. Hacer clic en Procesos, opción "Buscar Duplicados" (SIT busca duplicados por su documento de identificación). A continuación, tiene dos opciones: 1. Seleccionar las Entidades que quiere unificar y hacer clic en Procesos, opción "Fusionar Entidades". SIT le preguntará cuál de las anteriores Entidades quiere que permanezca. Para el resto (cuentas y contactos incluidos), se asignarán a la Entidad aquí seleccionada. 2. También puede hacer clic en Procesos, opción Fusionar en bloque. En este caso, fusionará todas las Entidades duplicadas. Esta potente herramienta combina la búsqueda de duplicados con la Fusión de Entidades. SIT selecciona automáticamente la Entidad a mantener. En las observaciones de la Entidad que permanece en SIT, podrá ver el resultado de las operaciones realizadas. IMPORTANTE: La fusión de Entidades se realiza para todas las empresas dadas de alta en SIT, ya que las Entidades no tienen una vinculación directa con dichas empresas (esta vinculación se establece a través de la Cuenta, no de la Entidad). De esta forma, todas las cuentas que antes de la fusión dependían de 2 ó más entidades con el mismo Nº de Identificación o nombre, tras la fusión quedarán vinculadas a una única Entidad, lo que simplificará mucho su trabajo con SIT. En ningún caso se pierden datos ni registros (documentos comerciales, asientos, etc.), ya que toda esta información depende directamente de sus Cuentas (que no se fusionan ni desaparecen), y no de las Entidades. Entidades sin Cuentas vinculadas Cuando las Entidades han sido importadas o tecleadas directamente desde Entidades, no desde Cuentas, es posible que carezcan de Cuentas asociadas. Para localizar Entidades sin Cuentas asociadas: Ir a [GENERALES : ENTIDADES]. Clic en la casilla "Cuentas Contables" para dejarla seleccionada (parte inferior derecha de la ventana). Se muestran las Entidades que al menos tienen una cuenta contable. Clic en Invertir selección. Ahora se muestran todas las Entidades sin cuenta. Estas Entidades pueden permanecer sólo como contactos o ser eliminadas. Cuentas [GENERALES : CUENTAS] Como hemos visto en la introducción, una Cuenta es un registro, perteneciente al archivo de Cuentas, que contiene todos los datos identificativos de cualquier persona física o jurídica que se relaciona con una empresa de trabajo de SIT. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, SIT trata también como cuentas aquellas personas o empresas que no siendo clientes, proveedores, personal en nómina o bancos, se las considera Contactos Comerciales. La única diferencia

21 Entidades y Cuentas entre una Cuenta Contable y un Contacto Comercial es que éste último carece de Código Contable. Por lo tanto, se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo Presupuestos de Ventas y en un futuro pueden convertirse en cuentas de clientes. Cada Cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos para ser usados por el programa de muy distinta manera. Definir Cuentas SIT dispone de una entrada específica para los siguientes grupos: PROVEEDORES: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES]. Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras. Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc. CLIENTES: Ir a [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES]. Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc. PERSONAL: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PERSONAL]. Son las cuentas a las que se pueden asignar nóminas. BANCOS: Ir a [GENERALES : CUENTAS : BANCOS]. Son las cuentas correspondientes a las entidades financieras. Pueden ser de los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crédito. VARIOS: Ir a [GENERALES : CUENTAS : VARIOS]. Puede definir las cuentas no encuadradas en los grupos anteriores y su plan de cuentas anotable. Asociar una Cuenta a una Entidad Para dar de alta una nueva Cuenta, ejecute los siguientes pasos: 1. Ir a [Cuentas : Proveedores/Clientes/Personal/Bancos/Varios]. Clic en Nuevo. 2. En la casilla "Descripción", escriba el Nombre de la Cuenta que quiere crearf F. SIT buscará entre las ENTIDADES existentes para comprobar si ya existe alguna con el nombre introducido. 3. Si quiere crear una nueva Cuenta con la Entidad que SIT le sugiere por defecto: Después de introducir la "descripción" (le recomendamos usar la tecla "tabulador" para pasar al siguiente campo), SIT mostrará un mensaje informando que la Entidad ha sido asociada a esta cuenta. Puede continuar introduciendo los datos de la Cuenta y Contactos. También puede añadir una dirección para esta Cuenta distinta de la dirección de la Entidad, debajo de "Datos de la Cuenta, si son distintos de la Entidad" (recuerde que si modifica la dirección en la Entidad, el cambio también afectará a otras cuentas con la misma Entidad en SIT). 2 2 Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y SIT presentará las Cuentas que más se le aproximan. También puede introducir el símbolo? y SIT presentará una lista de todas las Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicación. Por defecto, SIT pondrá la primera letra de cada palabra en mayúsculas y el resto en minúsculas (independientemente de cómo se hayan tecleado). Si quiere que se registre tal y como lo haya escrito, debe introducir un asterisco antes de la palabra (por ejemplo: si escribe "fundación juan *XXIII" realmente se guarda como "Fundación Juan XXIII" y no como Fundación Juan Xxiii ).

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