Office 365. para empresas y profesionales. María Pérez Marqués

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1 Office 365 para empresas y profesionales María Pérez Marqués

2 Office 365 para empresas y profesionales María Pérez Marqués ISBN: EAN: BIC: UFBC Copyright 2013 RC Libros RC Libros es un sello y marca comercial registrados Office 365 para empresas y profesionales. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro incluida la cubierta puede ser reproducida, su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución en cualquier tipo de soporte existente o de próxima invención, sin autorización previa y por escrito de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. La infracción de los derechos citados puede constituir delito contra la propiedad intelectual. (Art. 270 y siguientes del Código Penal). Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra a través de la web o por teléfono a: / RC Libros, el Autor, y cualquier persona o empresa participante en la redacción, edición o producción de este libro, en ningún caso serán responsables de los resultados del uso de su contenido, ni de cualquier violación de patentes o derechos de terceras partes. El objetivo de la obra es proporcionar al lector conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado pero su venta no supone ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo, si se precisase ayuda adicional o experta deberán buscarse los servicios de profesionales competentes. Productos y marcas citados en su contenido estén o no registrados, pertenecen a sus respectivos propietarios. RC Libros Calle Mar Mediterráneo, 2. Nave SAN FERNANDO DE HENARES, Madrid Teléfono: Fax: Correo electrónico: Internet: Diseño de colección, cubierta y pre-impresión: Grupo RC Impresión y encuadernación: Service Point Depósito Legal: M Impreso en España ( )

3 INTRODUCCIÓN Office 365 es un conjunto de aplicaciones de Microsoft, algunas ya existentes en Microsoft Office, adaptadas al trabajo en la nube. Se trata de aplicaciones sobre colaboración y comunicaciones complementadas con las versiones para la nube de Microsoft Office Professional Plus y Office 2013 a través de Office 365 ProPlus, que también se trata en este libro. Microsoft Office 365 para empresas y profesionales incluye las siguientes aplicaciones basadas en la nube: Office Professional Plus y Office 2013 Exchange Online SharePoint Online Lync Online

4 OFFICE 365 PARA EMPRESAS Y PROFESIONALES Office 365 reemplaza a Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS), que fue el primer conjunto de aplicaciones empresariales basadas en la nube de Microsoft Online Services. Office 365 ProPlus forma parte del conjunto de productos Office 365 y se descarga y administra a través del portal de Office 365. Microsoft recomienda que la implementación de Office 365 se realice en tres fases diferentes: planificación, preparación y migración. La fase de planificación suele comenzarse realizando reuniones de puesta en marcha del proyecto con la finalidad de controlar riesgos y problemas. A continuación se realizan tareas como desarrollar una estrategia de migración, identificar el tamaño de los buzones de correo y el recuento de elementos, planificar aplicaciones para correo electrónico e identificar determinadas características muy importantes como son las opciones para el aprovisionamiento de cuentas e identidades de usuario, la preparación de Active Directory y su estrategia de coexistencia de correo electrónico, los vínculos de red actuales, la concentración de usuarios, los requisitos de servidor de infraestructura local, los sistemas operativos y las aplicaciones cliente y la plataforma móvil que usará su organización. En esta fase de planificación también suele desarrollarse un programa de formación para administradores y usuarios finales. En la fase de preparación se realizan tareas prácticas muy concretas como agregar y comprobar el nombre de dominio con Office 365, preparar el directorio activo local, habilitar el inicio de sesión único, instalar la herramienta de sincronización de directorios y realizar la sincronización. También son tareas de esta fase configurar la coexistencia de correo electrónico, Lync Online y SharePoint Online, así como implementar las aplicaciones cliente y la configuración de escritorio de Office 365. Asimismo, se prepara el departamento de servicios al cliente y se prueba y valida la migración y coexistencia de correo electrónico. En la fase de migración se asignan licencias a los usuarios, se migran los datos de buzón de correo y los documentos de colaboración existentes y se cambian los registros DNS. También se configuran dispositivos y teléfonos móviles para Office 365 y se realiza una comprobación de servicio tras la migración. X RC Libros

5 CAPÍTULO SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 REQUISITOS PREVIOS Antes de suscribirse a Microsoft Office 365 para empresas y profesionales, es necesario asegurarse de que el equipo cuenta con el sistema operativo y explorador de Internet adecuados. Luego el administrador de la organización debe suscribirse él y suscribir a su organización. Puede suscribirse para una versión de prueba gratuita o comprar una suscripción. Después de crear la cuenta de la organización, se utilizan las herramientas administrativas de Office 365 para crear cuentas de usuario y, a continuación, asignárselas a cada usuario de la organización. Durante el proceso de suscripción, se establece un nombre de dominio nuevo y se crea un Id. de usuario para la cuenta. Requisitos de software Microsoft Office 365 es compatible con la mayoría de los sistemas operativos de Microsoft. Se puede trabajar en Windows 7 de 32 y 64 bits, Windows Vista Service pack 2 de 32 y 64 bits, Windows XP Service Pack 2 de 64 bits, Windows XP Service Pack 3 de 32 bits, Windows Server 2008 y Windows Server 2008 R2.

6 OFFICE 365 PARA EMPRESAS Y PROFESIONALES Los exploradores que se pueden utilizar son Microsoft Internet Explorer y versiones posteriores, la última versión de Firefox y la última versión de Chrome. También se pueden utilizar los sistemas operativos Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6 o Mac OS X Además, Office 365 es compatible con Microsoft Office 2010 con Service Pack 1, Microsoft Office 2007 con Service Pack 2, Microsoft Office 2003 solo mediante POP e IMAP, Microsoft Office para Mac 2011 con Service Pack 1 y Microsoft Office 2008 para Mac versión Microsoft no proporciona soporte técnico para los problemas de los partners ni de los clientes relacionados con la instalación o el uso de Office 365 en un servidor que ejecute Servicios de Escritorio remoto en Windows Server 2008 R2, en un servidor que ejecute Terminal Services en Windows Server 2008 ni en ninguna plataforma virtualizada. Esto significa que, cuando instala Office 2013 como parte del servicio de suscripción en Office 365, no puede instalarlo en servidores ni en plataformas virtualizadas. Requisitos de software para los servicios de usuario Las funciones y servicios de usuario de Office 365 más importantes son: Configuración de escritorio de Microsoft Office 365, Microsoft Outlook Web App, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Office Web Apps, Microsoft Lync, Microsoft Office Professional Plus y Microsoft Office para Mac. Estas funciones y servicios tienen requisitos de software. Configuración de escritorio de Microsoft Office 365 exige como único requisito para trabajar cualquiera de los sistemas operativos citados en el apartado anterior. Microsoft Outlook Web App exige exploradores compatibles con Outlook Web App y Exchange Online. En un equipo en el que se ejecute Windows XP, Windows 2003, Windows Vista o Windows 7, los exploradores necesarios pueden ser los siguientes: Internet Explorer 7 y versiones posteriores Firefox y versiones posteriores Chrome y versiones posteriores 2 RC Libros

7 CAPÍTULO 1: SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 En un equipo en el que se ejecute Mac OS X 10.5 y versiones posteriores, se pueden usar: Safari 3.1 y versiones posteriores Firefox y versiones posteriores En un equipo en el que se ejecute Linux, se puede usar: Firefox y versiones posteriores SharePoint Server 2010 admite varios de los exploradores web usados habitualmente. No obstante, es posible que, con determinados exploradores web, algunas de las funciones de SharePoint Server 2010 se vean reducidas, limitadas o disponibles únicamente por medio de procedimientos alternativos. En algunos casos, es posible que las funciones no estén disponibles para tareas administrativas no críticas. Como parte de la planificación de la implementación de SharePoint Server 2010, se recomienda revisar los exploradores que se usan en la organización para garantizar que funcionan de forma óptima con dicho software. En la siguiente tabla se resumen los niveles de compatibilidad de los exploradores web más usados: Explorador Compatible Compatible con limitaciones Internet Explorer 9 32 bits 64 bits Internet Explorer 8 32 bits 64 bits Internet Explorer 7 32 bits 64 bits Internet Explorer 6 Google Chrome (versión X pública más reciente) Mozilla Firefox (versión pública X más reciente) Apple Safari (versión pública X más reciente) No compatible X Microsoft Office Web Apps son el complemento en línea de las aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint y OneNote que permite a los usuarios, independientemente de su ubicación, tener acceso a documentos y editarlos. Los usuarios pueden ver, compartir y trabajar en documentos con otros usuarios conectados a través de equipos personales, teléfonos móviles e Internet. RC Libros 3

8 OFFICE 365 PARA EMPRESAS Y PROFESIONALES Las aplicaciones Office Web Apps están disponibles para los usuarios a través de Windows Live y para los clientes empresariales mediante soluciones de administración de documentos y de licencias por volumen de Microsoft Office 2010 basadas en Productos de Microsoft SharePoint Al planficar la solución de las Office Web Apps, para los usuarios que trabajan a través de intranet o extranet, todos los exploradores web del equipo cliente deben cumplir con los requisitos mínimos de versión. Las Office Web Apps se admiten en los siguientes exploradores: Internet Explorer 7.0 Internet Explorer 8.0 Firefox 3.x Safari 4.x para sistemas Macintosh Google Chrome Microsot Lync 2010 y el Complemento para reunión en línea para Lync 2010 necesitan, además de los sistemas operativos ya citados anteriormente, los siguientes exploradores: Explorador web Windows Internet Explorer 9 Explorador web Windows Internet Explorer 8 Explorador web Windows Internet Explorer 7 Explorador web Windows Internet Explorer 6 Explorador web Mozilla Firefox Microsoft Office Professional Plus proporciona el conjunto de aplicaciones cliente completas de Office como un servicio de suscripción mensual. La combinación del conjunto de aplicaciones de Office Professional Plus con los servicios de Office 365 ofrece a los usuarios la mejor forma de colaborar en los documentos, les permite trabajar con y sin conexión, y proporciona acceso a documentos, correo electrónico y calendarios desde prácticamente cualquier dispositivo. La suscripción a Office Professional Plus permite a los clientes adquirir licencias mensuales para cada uno de sus usuarios. Cada licencia de usuario permite 4 RC Libros

9 CAPÍTULO 1: SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 cinco instalaciones simultáneas. Tanto las versiones de 32 bits como las de 64 bits de Office Professional Plus están disponibles en Office 365. Sin embargo, se recomienda instalar la versión de 32 bits. En la siguiente tabla se enumeran los requisitos de hardware y software para los clientes de Office Professional Plus para Office 365: Componente Equipo y procesador Memoria Espacio en disco Pantalla Sistema operativo Requisito Procesador de 500 MHz o superior; se requiere 1 GHz para Outlook con Business Contact Manager. 256 MB de memoria RAM; se recomiendan 512 MB para las características de gráficos, la búsqueda instantánea de Outlook, Outlook con Business Contact Manager, Communicator y ciertas funciones avanzadas. 3,5 GB de espacio en disco disponible. Monitor con resolución de 1024x768 o superior. Windows XP con Service Pack 3 (32 bits), Windows Vista con Service Pack 1 (32 bits o 64 bits), Windows Server 2003 con Service Pack 2 (32 bits o 64 bits) y MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits), Windows Server 2008 o versiones posteriores (32 bits o 64 bits), Windows 7 (32 bits o 64 bits). Se admite el modo Windows on Windows (WOW) (que permite instalar versiones de 32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64 bits, excepto Windows XP 64). Adicional Los requisitos y la funcionalidad del producto pueden variar según la configuración del sistema y el sistema operativo. Otros Algunas características de entrada de lápiz requieren Windows XP Tablet PC Edition o una versión posterior. Para la funcionalidad de reconocimiento de voz se requiere un micrófono de proximidad y un dispositivo de salida de audio. Se requiere la conectividad a Microsoft Exchange 2000 Server o una versión posterior para ciertas funcionalidades avanzadas en Office Outlook Para la búsqueda instantánea se requiere Windows Desktop Search 3.0. Para los calendarios dinámicos se requiere conectividad de servidor. La aceleración de hardware de gráficos requiere una tarjeta gráfica DirectX 9.0c con un mínimo de 64 MB de memoria de vídeo. RC Libros 5

10 OFFICE 365 PARA EMPRESAS Y PROFESIONALES Internet Explorer 6, Internet Explorer 7 o Internet Explorer 8 (solo explorador de 32 bits). La funcionalidad de Internet precisa de acceso a Internet (puede ser necesario el pago de cuotas). Se recomienda 512 MB o superior de memoria RAM para la Búsqueda instantánea de Outlook. La revisión de gramática y ortografía contextual de Word 2010 no se activa a menos que el equipo tenga 1 GB de memoria. Complemento Silverlight. Microsoft Office 365 para profesionales y pequeñas empresas es compatible con Microsoft Office para Mac 2011 Service Pack 1 o una versión posterior, y con la actualización Microsoft Office 2008 para Mac o una versión posterior. Si utiliza la actualización Office 2008 para Mac o una versión posterior, también deberá instalar Microsoft Entourage 2008 para Mac, Web Services Edition. Las tablas siguientes enumeran los sistemas operativos, exploradores y aplicaciones basados en Macintosh que son compatibles con Office 365: Aplicaciones de escritorio Office para Mac 2011 Service Pack 1 o una versión posterior Actualización Office 2008 para Mac o una versión posterior y Entourage 2008, Web Services Edition El soporte finaliza el 9 de abril de 2013 Sistemas operativos compatibles Mac OS X o una versión posterior Mac OS X o una versión posterior Servicios web Outlook Web App Microsoft Office Web Apps Sitio de grupo, con tecnología Microsoft SharePoint Online Lync Web App Lync para Mac 2011 Sistemas operativos compatibles Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6 o Mac OS X 10.7 Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6 o Mac OS X 10.7 Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6 o Mac OS X 10.7 Macintosh OS y versiones posteriores (Intel) Mac OS X , Mac OS X 10.6 o Mac OS X 10.7 Exploradores compatibles Safari 4 o 5 Safari 4 o 5, Firefox 3.5 o 4, Chrome 3 Safari 4 Safari 4 o 5, Firefox 3 Safari 5 o Firefox 5 6 RC Libros

11 SUSCRIBIRSE A OFFICE 365 CAPÍTULO 1: SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 Durante el proceso de suscripción a la versión de prueba gratuita o a la compra de Office 365, se debe proporcionar información sobre la organización. También se creará un nombre de usuario y un nombre de dominio nuevo que, en conjunto, se convertirán en el Id. de usuario de la cuenta. Use el Id. de usuario cada vez que inicie sesión en Office 365. Los pasos para suscribirse a Office 365 son los siguientes: 1. Conecte con el Portal de Office 365 utilizando la dirección web (Figura 1-1). 2. Haga clic en Evaluación gratuita para obtener una versión de evaluación de 30 días (Figura 1-2) o en Comprar ahora para adquirir la suscripción (Figura 1-3). 3. En la Figura 1-2 haga clic en Prueba gratis dentro de Medianas empresas y grandes empresas (Plan E3). En la Figura 1-4 rellene toda la información que se le pide. Figura 1-1 RC Libros 7

12 OFFICE 365 PARA EMPRESAS Y PROFESIONALES Figura 1-2 Figura RC Libros

13 CAPÍTULO 1: SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 Figura Acepte los datos introducidos para completar el proceso de suscripción. 5. Finalmente se pide un número de teléfono y una dirección de correo electrónico para poder recuperar en el futuro la contraseña olvidada para acceder a Office 365 (Figura 1-5). Figura 1-5 RC Libros 9

14 OFFICE 365 PARA EMPRESAS Y PROFESIONALES 6. Finalizada la suscripción, se inicia sesión en Office 365 en calidad de administrador (Figura 1-6) y se envía un correo electrónico con los datos de la suscripción. Figura RC Libros

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