Ofimática con SharePoint. 1.1 Introducción a la Ofimática con SharePoint. las facilidades a los usuarios para hacer mejor su trabajo.

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1 CAPITULO I 1.1 Introducción a la Ofimática con SharePoint La informática de cualquier organización resulta eficaz cuando se presta las facilidades a los usuarios para hacer mejor su trabajo. Microsoft SharePoint es una de estas herramientas que permite potenciar el trabajo de los usuarios orquestando un entorno colaborativo de bajo coste y fácil implementación. Microsoft Office es el software de productividad empresarial más conocido del mundo y siempre se ha centrado en la automatización de las tareas y en proporcionar a los usuarios opciones para que todo resulte más fácil. Office y SharePoint se han diseñado para proporcionar a los usuarios un conjunto de capacidades que abarcan tanto al cliente como al servidor, hecho que no siempre perciben los usuarios. El trabajo móvil ya no es exclusivo de la fuerza de ventas. En la actualidad, la mayoría de las empresas admiten el teletrabajo y esperan que sus empleados - siempre estén activos y conectados, incluso si no se encuentran en la oficina. SharePoint ofrece un conjunto diverso de capacidades que amplía el acceso a los recursos y permite a los usuarios ser productivos independientemente de las herramientas o los dispositivos que tengan a su alcance. Página 1

2 La reducción de costos y el aumento de la productividad con los mismos recursos son posibles gracias a la consolidación de SharePoint de las soluciones de productividad empresarial que proporciona a los usuarios la posibilidad de implementar capacidades integradas y nuevas herramientas de administración para sitios de intranet, extranet e Internet, y también ofrece la opción de la instalación in situ y servicios hospedados. Estas ventajas ayudan a optimizar los recursos de TI y reducen considerablemente el costo total de operación de las soluciones de productividad empresarial Qué es la ofimática? El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno. El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo: Página 2

3 Automatización de correspondencia. Mecanografía. Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.) Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos). Presentación de informes y propuestas. Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos. Elaboración de presentaciones. Realización de gráficos y estadísticas sencillas Para qué sirve la ofimática? Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita por ejemplo, en una oficina y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o bien a Internet. Y precisamente SharePoint es una de estas herramientas que nos permite estar siempre conectados y a la vez brindarnos la seguridad necesaria. El objetivo principal de la ofimática es que cualquier actividad que deba ser hecha de manera manual en una oficina o empresa pueda ser de alguna manera automatizada con las herramientas como Word, Exel, Página 3

4 Power Point, Acces, Publisher, Proyect, SharePoint, entre otras. Es importante tener en cuenta el hecho de que la ofimática comenzó su desarrollo en la década de los 70 cuando a su vez se produjo una masificación en la implementación de los equipos utilizados en oficinas o empresas que comenzaron a incluir en sus tareas todo tipo de microprocesadores y a la vez, utilizando herramientas ofimáticas mucho más modernas. Para dar a entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo más claro del reemplazo de las máquinas de escribir por las computadoras, los procesadores de texto, e incluso, programas informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que las personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, se dice que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se denomina paquete de ofimática, el cual hace referencia precisamente al conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si bien podemos encontrar paquetes de ofimática más básicos que otros, generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de texto, hoja de cálculo, base de datos, programas para el armado de presentaciones multimedia, programas para utilizar , correos de voz, o mensajeros instantáneos. Página 4

5 1.1.3 Paquetes de Ofimática Como bien se mención anteriormente, la finalidad principal de la ofimática en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de ofimática en una oficina nos ofrece ventajas en áreas tales como la competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera más práctica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes, controles de stock además de la organización de toda la parte que respecta al sector administrativo. Todo esto siempre teniendo en cuenta que los paquetes de ofimática son una excelente inversión por eso no debemos dudar un segundo en implementar estos sistemas, siempre recordando que los mismos deben estar afiliados a alguna red. Por otro lado también debemos decir que las empresas que se dedican al desarrollo de estos paquetes de ofimática son muchas, y a pesar de que las diferencias entre unas y otras son mínimas, debemos siempre tener en cuenta que mientras más sencillo sea utilizar el sistema de herramientas ofimáticas, mayor es la posibilidad de mejorar la productividad. Por último no queremos dejar de mencionar el hecho de que todas aquellas personas que se encarguen de manejar y realizar las tareas en estos sistemas, deben tener absoluto conocimiento de los mismos, por eso la Página 5

6 capacitación en ofimática es fundamental para la contratación de personal capaz de utilizar estos sistemas Qué es SharePoint? SharePoint es un nombre común utilizado para referirse a una serie de productos para empresas desarrollados por Microsoft. Son utilizados comúnmente como portales de empresas, centros de colaboración, manejadores e indexadores de contenido, lugares para la publicación de formas electrónicas y centro de reportes de inteligencia de negocios. Se dice que SharePoint es una serie de productos porque existen varias versiones que distan en funcionalidades y tiene objetivos diferentes dentro de la organización. Los productos de la serie SharePoint son: Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) Search Server 2008 Express Forms Server 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Standard Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Enterprise Página 6

7 Figura 1. Funcionalidades de SharePoint A continuación una descripción general y breve de los componentes principales de SharePoint: Manejo de documentos SharePoint puede manejar versiones de documentos, borradores, revisiones, aprobaciones y publicaciones. Además es posible crear flujos de trabajo los cuales permiten crear documentos y asignarle ciclos de revisiones y aprobaciones por parte de distintos miembros de la empresa. Las revisiones de documentos se pueden hacer en Microsoft Word, Outlook y a través del navegador de internet. También existen librerías de almacenamiento de documentos que pueden sustituir los servidores de contenido (File Sharing). Página 7

8 Colaboración en la empresa Una de las ventajas de SharePoint es que permite la comunicación y colaboración entre los miembros de la empresa. Algunos ejemplos son el compartir anuncios, tareas, calendarios y planes de proyectos, además de la creación de documentos en grupo. Procesos de negocios Igualmente es posible crear formas electrónicas para manejar procesos de negocios. Esta funcionalidad permiten la automatización y agilización de procesos. Portal para empresas La funcionalidad más visible de SharePoint es su estructura de portal electrónico que permite una mejor organización del contenido. Las áreas del portal son editable y es posible limitar el acceso de usuarios a áreas determinadas. Búsqueda y manejo de información SharePoint puede ser utilizado para hacer búsquedas dentro de todos los contenidos almacenado en la empresa. Esto facilita y acelera la disponibilidad de la información. En la última versión el módulo de búsqueda ha sido mejorado, y ahora este es más familiar para el usuario. Inteligencia de negocios y repositorio de reportes El portal de SharePoint puede ser usado como repositorio de reportes y otros contenidos para el análisis del desempeño de la empresa. Al utilizar el portal para publicar los reportes y datos de inteligencia de negocios se logra un mayor control de lo que pueden ver los usuarios y da la oportunidad de hacer accesible la información a un Página 8

9 mayor número de personas en la empresa para mejorar la toma de decisiones Ventajas de SharePoint Productividad con la siguiente generación de tecnologías Web La compatibilidad para la creación y personalización de los sitios Web y las tecnologías de la siguiente generación de SharePoint. Microsoft Office SharePoint Designer es totalmente compatible con las tecnologías subyacentes de la tecnología Microsoft Windows SharePoint Services como ASP.NET 2.0, hojas de estilo en cascada y Microsoft Windows Workflow Foundation Personalizar los sitios de SharePoint exactamente como se desee Permite elegir el formato y el contenido de sus páginas con Office SharePoint Designer: la herramienta de personalización para toda la familia de SharePoint. Se puede adaptar los sitios de SharePoint a sus necesidades y establecer los requisitos de marca mediante la tecnología Página 9

10 ASP.NET más reciente, establecer los estándares Web como XHTML y las hojas de estilo en cascada Realizar cambios o deshacerlos rápidamente en SharePoint Los cambios de formato y diseño en sitios completos de SharePoint mediante la edición de la página principal y la modificación de las hojas de estilo en cascada de SharePoint. Deshacer los cambios en la página principal mediante el comando para revertir a páginas de plantillas de sitios de Office SharePoint Designer Mantener el control de la personalización del sitio. Los administradores de sitios y de TI pueden controlar exactamente cómo se usa Office SharePoint Designer para ayudar a que los trabajadores de la información disfruten de una experiencia administrada y compatible con TI. Establezca la configuración del colaborador para cada función definida del sitio de SharePoint y controle el acceso a acciones específicas Crear WorkFlows para automatizar procesos empresariales Esta aplicación automatiza los procesos empresariales asociados con las listas y las bibliotecas de documentos de SharePoint mediante el uso del Página 10

11 Diseñador de flujo de trabajo, una herramienta eficaz y fácil de usar incluida en Office SharePoint Designer. Establece las condiciones y las acciones del flujo de trabajo personalizado, vinculándolas a los datos de SharePoint e implementando con un solo clic, sin instalar código de servidor Crear páginas Web interactivas sin escribir código Office SharePoint Designer dispone de un conjunto completo de herramientas para integrar los datos en las páginas de SharePoint y para mostrar esos datos utilizando XSLT en los sitios de SharePoint. Se puede tener acceso a herramientas para usar vistas de datos XSLT, elementos Web de listas de vistas, conexiones de elementos Web, controles ASP.NET y flujo de trabajo Integrar los datos empresariales Nos presenta vistas y formularios para trabajar con diversos orígenes de datos usando herramientas compatibles con Office SharePoint Designer Páginas Web de SharePoint que muestren y editen los datos provenientes de las listas y bibliotecas de documentos de SharePoint, archivos XML, bases de datos de Microsoft SQL Server, servicios Web y sistemas empresariales. Página 11

12 Desarrollar sitios compatibles con exploradores Webs Office SharePoint Designer tiene una compatibilidad extraordinaria para la creación de páginas Web basadas en estándares Web, como XHTML Crear páginas ASP.NET avanzadas Es compatible con la creación y edición de páginas ASP.NET. Proporciona el mismo nivel de compatibilidad que Microsoft Visual Studio 2005 para el control de hospedaje, edición de propiedades cuadro de herramientas de ASP.NET, así como tecnología Microsoft IntelliSense en vista de código Administrar y ayudar a proteger el sitio Los informes de Office SharePoint Designer ayudan a administrar el sitio buscando vínculos rotos, páginas sin usar, uso de hojas de estilo en cascada y de páginas principales. Las características de copia de seguridad y restauración de sitios facilita guardar el sitio en un solo Página 12

13 archivo para ayudar a proteger los datos o moverlo a otro servidor en el que se ejecute la tecnología de Windows SharePoint Services. 1.2 Instalación y Ejecución de Microsoft Office SharePoint Server. Instalación de Microsoft SharePoint Portal Server e instalación del servidor y los componentes cliente en uno o varios equipos de una organización. Al insertar el CD de SharePoint Portal Server en la unidad de CD-ROM, se ejecuta automáticamente la página de inicio. Dicha página contiene: Un acceso directo a la Instalación de servidor, que inicia el Asistente para la instalación de SharePoint Portal Server. Un acceso directo a la Instalación de cliente, que inicia el Asistente para la instalación de los componentes cliente de SharePoint Portal Server. Un acceso directo a los Paseos por SharePoint Portal Server, que son introducciones interactivas a SharePoint Portal Server. Página 13

14 Un acceso directo a la Ayuda, que se vincula a la Ayuda en pantalla de SharePoint Portal Server, en la que se incluyen las guías Planificación e instalación y Administrar contenido. Un acceso directo al archivo Léame de SharePoint Portal Server. Para instalar SharePoint Portal Server: Revisar los requisitos de hardware y software. Esta sección también incluye información acerca de la coexistencia con Exchange Server y Microsoft SQL Server. Ejecutar el Asistente para la instalación de SharePoint Portal Server para instalar SharePoint Portal Server en el servidor. Para crear un área de trabajo en el servidor. Ejecute el Asistente para la instalación de los componentes cliente de SharePoint Portal Server para instalar los componentes cliente de SharePoint Portal Server. Se debe agregar una carpeta Web que apunte al área de trabajo. La dirección del área de trabajo es: Página 14

15 1.3 Requisitos de hardware y software. A continuación se indican los requisitos para cada servidor en el que se ejecute SharePoint Portal Server: Procesador compatible con Intel Pentium III (mínimo recomendado). 256 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM) (mínimo recomendado). Mínimo 550 MB de espacio disponible en disco. La unidad debe tener formato de sistema de archivos NTFS. Sistema operativo Microsoft Windows 2000 Server o Windows 2000 Advanced Server, y Windows 2000 Service Pack 1 (SP1) o posterior. Servicios de Internet Information Server (IIS) 5.0. Servicio de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP). Es un componente de Windows 2000 Server. Página 15

16 1.4 Problemas de coexistencia El siguiente software no puede coexistir con SharePoint Portal Server: Exchange 2000 Enterprise Server Microsoft Exchange Server 5.5 y versiones anteriores Microsoft Site Server (cualquier versión) Extensiones de servidor de Microsoft Office El programa de instalación de SharePoint Portal Server comprueba la existencia de este software y produce un error si detecta que está instalado. Si instala este software después de instalar SharePoint Portal Server, SharePoint Portal Server dejará de funcionar correctamente. Importante SharePoint Portal Server no puede utilizarse en un entorno agrupado. No puede instalar SharePoint Portal Server en un entorno agrupado ni unir el servidor a un entorno agrupado. 1.5 Arquitectura de Microsoft Office Share Point Server Vista general del sistema En una implementación de Microsoft Windows SharePoint Página 16

17 Services, hay tres tipos de componentes de servidor activos: Uno o más servidores Web clientes. Una base de datos de configuración. Uno o más servidores de bases de datos de contenido. Estos tres componentes se pueden instalar en un único equipo o se pueden distribuir entre varios equipos dentro de un conjunto de servidores. Toda la información de estado se mantiene en las bases de datos de contenido y de configuración, en Microsoft SQL Server. Figura 2. Vista general de una implementación de Windows SharePoint Services Página 17

18 1.5.2 Servidores Web En un conjunto de servidores que ejecuta Windows SharePoint Services, los servidores Web son clones sin estado. Las solicitudes se pueden enrutar a cualquiera de los servidores Web mediante el equilibrio de carga y cualquier sitio puede verse atendido por cualquiera de los servidores Web. El servidor Web se conecta a una base de datos de servidor para recuperar datos de modo que pueda construir y devolver la página Web al cliente. Cuando dentro de un conjunto de servidores no funciona un servidor Web, las solicitudes se enrutan hacia otros servidores Web. Para agregar capacidad a la implementación, se pueden agregar más servidores Web. Los documentos y demás información de los usuarios finales no se almacena en los servidores Web. Todos los valores de configuración y contenido de los sitios Web se conservan en los servidores de bases de datos Servidores de bases de datos de contenido. La base de datos de contenido de servidor almacena todo el contenido del sitio, incluyendo los documentos o archivos del sitio en bibliotecas de documentos, datos de listas y propiedades de los elementos Web, así como los nombres de usuario y los derechos. A diferencia de los servidores Web, los servidores de bases de datos de contenido no son idénticos. Todos los datos de un sitio específico residen en una base de Página 18

19 datos de contenido en un único equipo. SQL Server ofrece protección de copia de seguridad de conmutación por error para evitar las interrupciones en el servicio en el caso en que un servidor de base de datos dejara de funcionar Base de datos de configuración. La base de datos de configuración controla toda la administración de la implementación, dirigiendo las solicitudes a la base de datos adecuada y administrando el equilibrio de carga para las bases de datos de servidor. Cuando un servidor Web cliente recibe una solicitud de una página de un determinado sitio, comprueba la base de datos de configuración para determinar cuál es la base de datos de contenido que contiene los datos del sitio. La base de datos de configuración se puede ejecutar en el mismo equipo que un servidor Web o en un equipo remoto que ejecute Microsoft SQL Server Configuración de Servidor. Empezamos por instalar MOSS, a continuación escoger el modo avanzado o básico. Y al seleccionar avanzado nos da tres opciones, para escoger el tipo de servidor: Complete, Web Front End, y Stand-alone. Dependiendo de lo que se esté haciendo podemos trabajar en modo stand-alone, ya que en una sola maquina instalaremos y configuraremos Página 19

20 todo. Realmente es sencillo usar esta instalación, pero el problema es que configura absolutamente todo, también nuestro servidor de base de datos, por defecto instala SQL Server Express. Si es que no se quiere usar SQL Express, lo recomendable es seleccionar la instalación completa, y en la configuración del Servidor que características usar, como la base de datos, el nombre de la base de datos, que autenticación, entre otras. Después de terminar de instalar MOSS, aparecerá la siguiente pantalla: Figura 3. Pantalla de final de instalación de MOSS Si bien la instalación de MOSS terminó, falta lo más importante, configurar el servidor. En la ventana anterior si deseamos lo configuramos al finalizar la instalación marcando el checkbox, o si deseamos lo configuramos en Página 20

21 otro momento. En este caso desmarcamos el checkbox, para configurarlo en otro momento. Si más tarde deseamos configurar nuestro server debemos hacer lo siguiente: 1. Abrir Inicio-> All Programs-> Microsoft Office Server-> SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard. 2. Verificar que tengamos iniciado nuestro servidor de base de datos: Figura 4. Pantalla de verificación de Base de Datos Página 21

22 3. Al hacer clic en Next, mostrará un mensaje indicando que reiniciará o reseteará algunos servicios, le damos clic en Yes. 4. En este paso, indicamos que se creara una nueva granja de servidores, aunque en mi prototipo académico todo estará dentro de un mismo servidor: Figura 5. Pantalla para seleccionar el Servidor. 5. Ahora ingresamos el nombre de nuestro servidor de base de datos, en este caso es el mismo. En cuanto a la base de datos, si no existe, la creará. Además debemos ingresar una cuenta de acceso para la base de datos: Página 22

23 Figura 6. Pantalla para especificar la configuración de Base de Datos. 6. En el caso del puerto para la Aplicación de Administración Central, dejamos por el defecto salvo que lo estemos usando en otro lugar. Ahora en el modo de autenticación, sólo tenemos dos opciones NTLM, o Kerberos. El detalle de cada uno de estos es otro tema, pero de manera resumida podemos decir que si pertenecemos a un dominio usamos Kerberos, y si no (grupo de trabajo) usamos NTLM: Página 23

24 Figura 7. Pantalla para escoger el puerto para la administración central. 7. Y vemos el resumen de la configuración del Servidor: Página 24

25 Figura 8. Pantalla del resumen de configuración. 8. Esperamos que termine la instalación. Página 25

26 Figura 9. Pantalla configuración terminada satisfactoriamente Topología de servidores Web La topología, o diseño lógico, de los servidores Web en una implementación de Windows SharePoint Services varía en función del contexto. Cuando se implementa Windows SharePoint Services, se crean de forma predeterminada dos servidores virtuales o sitios Web en Servicios de Internet Information Server (IIS) de Microsoft. Uno de los sitios Web se crea para un servidor virtual administrativo y se amplía el sitio Web IIS existente en el puerto 80 para crear un servidor virtual de usuario final o de tiempo de ejecución. Página 26

27 Figura 10. Servidores virtuales administrativo y de usuario final predeterminados en IIS Sólo se puede disponer de un servidor virtual administrativo en un único equipo, que se utiliza para configurar todos los servidores Web clientes y para ampliar nuevos servidores virtuales. En cualquier implementación de Windows SharePoint Services, se puede implementar más de un servidor virtual. Los servidores virtuales se pueden configurar de dos maneras. La configuración predeterminada resuelve los nombres de dominio mediante servidores virtuales en IIS. En esta configuración, se pueden crear varios servidores virtuales, un nombre de dominio por servidor. La segunda configuración, denominada modo de Página 27

28 encabezado Host escalable, aumenta la capacidad del modo de encabezado Host que se utiliza en IIS y que permite a un único servidor virtual alojar varios nombres de dominio, utilizando el encabezado Host o el nombre de dominio para resolver los sitios. La entidad de escala para un servidor virtual de usuario final es la colección de sitios, que está compuesta por un sitio de nivel superior o Web raíz (por ejemplo, y cualquier cantidad de subsitios (por ejemplo: El sitio de nivel superior incluye, por ejemplo, las galerías de elementos Web, plantillas de lista y plantillas de sitio, y ofrece administración para todos los sitios dentro de la colección de sitios. Un servidor virtual se divide en colecciones de sitios, que permiten que un espacio de nombres de URL dado se divida en distintos segmentos, cada colección de sitios con su propio espacio de nombres por ejemplo: etc. Windows SharePoint Services puede equilibrar la carga de las colecciones de sitios entre distintas bases de datos de contenido, pero los sitios individuales siempre residen en la misma base de datos que su colección de sitios principal. Página 28

29 IIS no reconoce colecciones de sitios, que no equivalen ni a los sitios Web IIS ni a los directorios virtuales de IIS. Página 29

30 CAPITULO II 2.1 Administración de contenidos y procesos. La plataforma de Administración de contenidos y procesos Mejora la visión empresarial permitiendo Simplificación de la colaboración interna y externa para conseguir un impacto estratégico. Microsoft Office SharePoint Server es un conjunto integrado de funcionalidades de servidor que pueden ayudar a mejorar la eficacia de la empresa al proporcionar administración de contenido y búsqueda empresarial globales, acelerar los procesos empresariales compartidos y facilitar el uso compartido de la información sin barreras, a fin de obtener una mejor visión empresarial. Office SharePoint Server admite todas las intranets, extranet y aplicaciones Web de toda la empresa en una plataforma integrada, en lugar de depender de diferentes sistemas fragmentados. Además, este servidor de colaboración y administración de contenido proporciona a los profesionales de TI y a los programadores la plataforma y las herramientas necesarias para la administración de servidores, la extensibilidad de las aplicaciones y la interoperabilidad. Permitiéndonos simplificar los esfuerzos de cumplimiento y protege mejor la información de la empresa a través de un completo conjunto de herramientas para administrar y controlar el contenido electrónico. Página 30

31 Perfecciona los procesos empresariales diarios que reducen la productividad de la empresa mediante formularios electrónicos y procesos de flujo de trabajo preestablecidos que los usuarios pueden iniciar y controlar y en los que pueden participar a través de aplicaciones de Microsoft Office conocidas, el correo electrónico o exploradores Web. Controla los documentos mediante una administración de directivas detallada y ampliable. Define directivas de administración de documentos personalizables para controlar los derechos de acceso por elemento, especifica el período de retención y las acciones de caducidad y realiza un seguimiento del contenido a través de los valores de auditoría del documento. La integración de la directiva con aplicaciones cliente familiares hace que el cumplimiento de la directiva sea transparente y fácil para los empleados. La integración con Information Rights Management garantiza que la información privada y confidencial esté más protegida, aunque no esté conectada con un servidor. Almacena, administra y permite acceso a los documentos de toda la empresa. Las empresas pueden almacenar y organizar todos los documentos y el contenido de la empresa en una ubicación central. Asimismo, los usuarios disponen de un mecanismo coherente para explorar y encontrar información relevante. La configuración de repositorio predeterminada se puede modificar para agregar flujo de trabajo, definir directivas de retención y agregar tipos de contenido y plantillas nuevos. Página 31

32 Simplifica la administración de contenido Web. Proporciona una funcionalidad fácil de utilizar para crear, aprobar y publicar contenido Web. Las páginas maestras y los diseños de página proporcionan plantillas reutilizables para que el aspecto de dichas páginas sea coherente. La nueva funcionalidad permite a las empresas publicar contenido de un área a otra (por ejemplo, de sitios de colaboración a un portal) o administrar de forma económica la entrega de contenido multilingüe en varios sitios de intranet, extranet e Internet. Amplía los procesos empresariales en toda la empresa. Las soluciones basadas en servicios de formularios permiten recopilar información de forma segura y precisa dentro y fuera de la empresa sin codificar ninguna aplicación personalizada. A continuación, esta información se puede integrar fácilmente en sistemas de línea de negocio, almacenar en bibliotecas de documentos, utilizarse para iniciar procesos de flujo de trabajo o enviarse a servicios Web. De este modo, se evita la duplicación de esfuerzos y los errores costosos derivados de la entrada manual de datos. Perfecciona las actividades empresariales diarias. Aprovecha los flujos de trabajo para automatizar y obtener mayor visibilidad en actividades empresariales comunes como la revisión y la aprobación de documentos, el seguimiento de problemas y la recopilación de firmas. La integración Página 32

33 con aplicaciones cliente de Microsoft Office conocidas, el correo electrónico y los exploradores Web simplifica la experiencia del usuario. Las organizaciones pueden modificar fácilmente los procesos preestablecidos o bien definir sus propios procesos mediante herramientas de Microsoft conocidas, como, por ejemplo, Microsoft Office SharePoint Designer (la próxima generación de Microsoft Office FrontPage) o el sistema de desarrollo Microsoft Visual Studio Administración de Documentos La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido. Microsoft Office SharePoint Server cubre las necesidades de administración de documentos de su organización al proporcionar un Página 33

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