INFORME Nº GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE

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1 NFRME Nº GT NFRME TÉCNC PREV E EVALUACÓN E SFTWARE 1. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la adquisición de software y licencias de los componentes que conforman la plataforma tecnológica integrada de Business Process Management System (BPMS), Business Process Analysis (BPA) y Enterprise Content Management (ECM) es el epartamento de esarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de nformación de la SBS. 2. Nombre y Cargo de los Responsables de la Evaluación Los analistas responsables de la evaluación son la Sra. Cecilia Rodríguez Bracamonte, Analista de Sistemas, y el Sr. Antonio Akiyama Cangalaya, Analista de nvestigación y esarrollo, ambos analistas del epartamento de esarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de nformación (GT). 3. Fecha La fecha del presente informe es el 29 de setiembre de Justificación Entre los objetivos estratégicos definidos por la Superintendencia para el período , se ha considerado, con especial prioridad, el rediseño y la automatización de los procesos de negocio, con el objetivo de elevar su eficiencia operativa y la calidad de los productos y servicios entregados a los clientes internos y externos de la SBS. En ese sentido, la SBS ha realizado un diagnóstico para la modernización de su gestión documental, el mismo que fue desarrollado por la empresa Cybersec, a través de la Adjudicación irecta Selectiva N SBS. Este estudio permitió la definición de lineamientos generales, entre los cuales se recomendó la adquisición de un software de Business Process Management (BPM) y Enterprise Content Management (ECM), como soporte tecnológico para la automatización de procesos de negocio. En el marco de dicho lineamiento, se busca que el proceso de gestión documental y de automatización de tareas se desarrolle mediante la implementación de flujos de trabajo, que representen los expedientes y documentos de trabajo digitalmente, mediante el uso de mecanismos para la definición de rutas y alertas sobre los plazos a cumplir en cada una de las actividades que conforman el proceso. Así mismo, se espera medir, controlar y optimizar el desempeño y la productividad de las diferentes tareas y actividades que conforman el proceso de trámite documentario.

2 Por otro lado, las diferentes áreas usuarias de la SBS deben cumplir los plazos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), así como aquellos definidos en los dispositivos legales vigentes referidos a transparencia y acceso a la información y el silencio administrativo. En todos los casos, la forma adecuada de asegurar el cumplimiento de plazos requiere de un soporte tecnológico que permita no sólo la correcta ejecución del procedimiento, sino también el seguimiento oportuno a cada paso definido en el proceso. Para tal fin, el objetivo general es la implementación de una plataforma tecnológica, compuesta por productos de Business Process Management System (BPMS), Business Process Analysis (BPA) y Enterprise Content Management (ECM), que garanticen la óptima gestión y automatización de los procesos de negocio de la SBS, los cuales soportan las funciones de supervisión, regulación y administración, con la finalidad de que la institución realice sus actividades eficientemente. Así mismo, se tienen como objetivos específicos los siguientes: 5. Alternativas Alinear las actividades operacionales con los objetivos estratégicos de la SBS. Contar con capacidad de administración y modelamiento de la totalidad de los procesos de la institución, en forma sistemática. Soportar dinámicamente y en tiempo real las actualizaciones de los procesos existentes, de manera que permitan responder con agilidad y eficazmente ante cambios del entorno. isponer de capacidad para diseñar, simular y monitorear los procesos de manera automática, sin la necesidad de contar con la participación de usuarios técnicos. Contar con capacidad para integrar la información dispersa en diferentes sistemas y repositorios de contenidos de la institución. Permitir la simulación de procesos, con el objetivo de evaluar su comportamiento en cargas exigidas en la automatización de los procesos. ntegrar los sistemas y aplicaciones existentes en la SBS a una plataforma automatizada de gestión de procesos de negocio. Generar, actualizar y publicar la documentación de los procesos. Para la selección de alternativas, se estableció contacto con diferentes proveedores de tecnología que cuentan con presencia (en términos comerciales y de soporte técnico) en el mercado local, los cuales presentaron sus soluciones tecnológicas correspondientes. En coordinación con ellos, se desarrollaron pruebas de concepto, con el objetivo de validar las funcionalidades provistas para cubrir los requerimientos de la SBS. La prueba de concepto se basó en la implementación del Proceso de Atención de enuncias, el cual es llevado a cabo por la Plataforma de Atención al Usuario (PAU) de la SBS y que cuenta con los elementos de evaluación suficientes para identificar las fortalezas y debilidades de cada solución. En base a plantillas provistas por la consultora internacional Gartner (con la cual la SBS mantiene un contrato de servicios de consulta e investigación) y otros documentos que facilitan la identificación de los criterios de selección de las tecnologías de interés, se elaboró un requerimiento de información (RF por sus siglas en inglés), el cual fue entregado a los proveedores para su evaluación y desarrollo. El documento presenta las especificaciones funcionales, tanto para un BPMS, como para un ECM, que la SBS considera como importantes en términos de funcionalidad y los cuales deben ser cumplidos por las herramientas a adquirir.

3 Además, se tomó en cuenta documentos relacionados, tales como data sheets, white papers, referencias, páginas web, entre otros, que son desarrollados por consultoras internacionales o por los fabricantes de los productos tecnológicos de interés. Como resultado, el Cuadro N 01 presenta la relación de proveedores y los productos que estos ofrecen como solución tecnológica, los cuales han sido evaluados por la SBS. Cabe señalar que, para esta evaluación, la SBS contactó aquellos fabricantes que cuentan con presencia local, es decir, con representantes autorizados en el Perú. Así mismo, es necesario señalar que, si bien un producto puede estar representado por varias empresas, se solicitó a las casas matrices que designaran un proveedor local que se encargara de la presentación del producto y la realización de la prueba de concepto. Cuadro N 01: Proveedores con presencia local y sus soluciones tecnológicas # Productos Fabricante Representante (licencias y servicios) 1 Aura Portal BPMS (1) ntranet BPM Reglas de Negocio Avanzado Aura Portal Commit 2 EMC ocumentum 6.5 Content Server TaskSpace ocumentum Process Suite: o Bussiness Activity Monitor o Forms Builder Forms User o Process Analyzer o Process Builder o Process Engine o Process Navigator o Process Simulator ocumentum Administrator 3 BM BM FileNet P8 platform: o Content Engine o Process Engine o Application Engine BM FileNet Content Manager BM FileNet Process Analyzer BM FileNet Process esigner BM FileNet Process Simulator EMC BM 4 K2 (2) K2 5 racle racle Business Process Management Suite Business Process Analysis Suite (3) WebLogic Suite Universal Content Management EMC del Perú BM del Perú LPA Corporate Solutions Extremo Software Microsoft Perú racle del Perú Software Associates BCTS (1) Enterprise Content Management mediante Microsoft SharePoint Services 2.0/3.0 que viene integrada en la plataforma Aura Portal. (2) ntegración con Microsoft ffice SharePoint Server (MSS), como ECM, a través de asistentes provistos por K2. (3) La herramienta BPA procede de S Scheer ARS esign Platform.

4 Por otro lado, el Cuadro N 02 presenta el posicionamiento de los productos ofrecidos en los Cuadrantes Mágicos de Gartner, una herramienta de análisis que sirve como referencia para la identificación de las soluciones líderes en el mercado. Cuadro N 02: Posicionamiento de los productos en Gartner s Magic Quadrant Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools (BPA) Magic Quadrant for Business Process Management Suites (BPMS) Magic Quadrant for Enterprise Content Management (ECM) Magic Quadrant for Web Content Management (WCM) (6) 23 Set Feb Set Ago 2009 Aura Portal Sin información Visionaries Sin información (3) Sin información (5) EMC Challengers Challengers Leaders Challengers BM Sin información (1) Leaders Leaders Sin información (4) K2 Sin información Visionaries Sin información (3) Sin información (5) racle Leaders (2) Challengers Leaders Leaders (1) Posicionado en el cuadrante de Leaders por su producto Telelogic System Architect, que no forma parte de su oferta a la SBS. (2) La herramienta BPA ofrecida procede de S Scheer ARS esign Platform. (3) Su oferta en ECM hace referencia a una integración con Microsoft ffice SharePoint Server (MSS) y/o Windows SharePoint Services (WSS). Gartner considera a Microsoft en el cuadrante de Leaders. (4) Posicionado en el cuadrante de Challengers por su producto BM Lotus WCM, que no forma parte de su oferta a la SBS. (5) Las funcionalidades de Web Content Management hacen referencia a una integración con Microsoft ffice SharePoint Server (MSS) y/o Windows SharePoint Services (WSS). Gartner considera a Microsoft en el cuadrante de Challengers. (6) Web Content Management debe formar parte de la plataforma de Enterprise Content Management (ECM) solicitada. 6. Proceso de Evaluación de Software El proceso de evaluación de software se desarrolló sobre la base de la Guía de Evaluación de Software para la Administración Pública (Resolución Ministerial N PCM) Propósito de la Evaluación El propósito de la evaluación es identificar las principales funcionalidades de una plataforma tecnológica completa e integrada compuesta por los siguientes componentes: Business Process Management System (BPMS), Business Process Analysis (BPA) y Enterprise Content Management (ECM) Tipos de Producto Business Process Management System (BPMS) es un conjunto completo e integrado de tecnologías, estándares, metodologías, disciplinas y buenas prácticas orientadas a la gestión de todos los aspectos relacionados a la mejora de los procesos de esta Superintendencia. Este conjunto comprende a las personas, aplicaciones, información, reglas de negocio y políticas que soportan el proceso completo de captura, análisis, diseño, automatización, ejecución, seguimiento y optimización, en el cual los usuarios de negocio y de tecnología trabajan en colaboración. Así, se busca obtener el mayor rendimiento operacional poniendo énfasis en la agilidad y visibilidad de los procesos de negocio. Con ello, esta Superintendencia debe tener la capacidad para administrar sus operaciones en tiempo real, realizar seguimiento a los trabajos en curso, ejecutar ajustes a los procesos en tiempo real e incrementar la sensibilidad de la organización con respecto a las demandas generadas por su entorno.

5 Business Process Analysis (BPA) es el área de trabajo donde los usuarios de negocio trabajan y colaboran durante el análisis y diseño, para definir en modo explícito los procesos de negocio de la organización. Los modelos generados son independientes de su implementación, constituyen una poderosa herramienta de comunicación, se crean en forma visual y declarativa y son interpretados y ejecutados en la plataforma BPMS para coordinar las interacciones entre las personas, los sistemas y la información como participantes de los procesos de negocio. Enterprise Content Management (ECM) es un conjunto de tecnologías orientadas a la captura, procesamiento, administración y uso eficiente de la información crítica que impulsa los procesos de negocio de la SBS. El ECM debe permitir la organización y administración de los contenidos, bajo diferentes formatos, entre las áreas que conforman la SBS y los procesos de negocio que se desarrollan. La plataforma debe brindar servicios comunes acerca de seguridad, flujos de trabajo, captura de documentos, políticas de retención, control de versiones y motores de búsqueda, independientemente del tipo de contenido que se administren Análisis Comparativo Técnico El modelo de calidad aplicado considera las características del producto relacionadas a funcionalidad, productividad y usabilidad. Para ello, se han clasificado las funcionalidades requeridas de acuerdo a su prioridad y el tipo de soporte ofrecido. e acuerdo a su prioridad, las funcionalidades solicitadas pueden ser bligatorias (), mportantes () o eseables (). Con respecto al tipo de soporte, éste puede ser funcionalidad nativa o ut-of-the-box, requiere personalización/programación en el producto; o requiere de integración con productos de terceros. La evaluación se basa en la información provista por los proveedores, de acuerdo a lo solicitado por la SBS en el documento Requerimiento de nformación: Business Process Management Suites (BPMS) Enterprise Content Management (ECM). Cabe señalar que este documento fue elaborado sobre la base de las plantillas provistas por Gartner Business Process Management System (BPMS) Las características o funcionalidades del BPMS se han categorizado en los siguientes grupos: Motor de Ejecución de Procesos El motor de ejecución de procesos del BPMS orquesta las actividades y los flujos de información que ocurren durante la gestión de procesos, independientemente de los recursos que ejecutan el trabajo. Así mismo, se encarga de mantener el estado de todas las instancias de los procesos en ejecución junto a sus actividades, coordina las tareas desarrolladas entre los recursos humanos y los sistemas y administra los flujos de información.

6 Procesos basados en Modelos Explícitos Un BPMS usa modelos de procesos explícitos para coordinar las interacciones entre las personas, los sistemas y la información, como aspectos relevantes en la gestión de los procesos de negocio. A diferencia de otras herramientas que generan código o que representan los procesos en líneas de programación, los procesos representados en un BPMS exponen modelos y objetos de bajo nivel, que son configurables y susceptibles de ser parametrizados. En un BPMS, los modelos explícitos son los ejecutables. Este enfoque permite amplia flexibilidad, puesto que separa los recursos físicos empleados en tiempo de ejecución del diseño del proceso nteracción con ocumentos y Contenidos Los procesos de negocio de la SBS crean y consumen información durante su ciclo de vida. Por ello, los participantes de los procesos requieren crear o adjuntar nuevos contenidos; así como también tener la capacidad de acceder, consultar y modificar los contenidos existentes. El BPMS debe incorporar funcionalidades y herramientas para manipular contenidos en diferentes formatos, tales como imágenes, correos electrónicos, documentos, entre otros, así como trabajar en forma coordinada e integrada con el Enterprise Content Management (ECM) que forma parte de la solución nteracción con los Usuarios Los usuarios requieren un espacio de trabajo visual, interactivo, dinámico y fácil de usar que les provea amplia visibilidad con respecto a las tareas, actividades y flujos de información que ocurren durante la ejecución de los procesos en los cuales participan. Estas interfaces deben configurarse o personalizarse de acuerdo a los roles de los participantes o en función a los tipos de tareas o actividades por ejecutar. Los administradores y los dueños de los procesos también requieren visibilidad, para verificar si los procesos se ejecutan en forma óptima o si existen ineficiencias o anomalías durante su ejecución. La plataforma debe brindar funcionalidades para la reasignación de recursos o la definición de rutas de actividades que permitan optimizar el proceso de negocio Business Activity Monitoring (BAM) El BPMS debe proporcionar información en tiempo real acerca del estado en que se encuentran los procesos de negocio de la SBS. Para ello, debe proveer diferentes mecanismos para el seguimiento de las transacciones, operaciones, actividades, tareas y flujos de información que conforman esos procesos de negocio. Los participantes de los procesos deben contar con herramientas visuales de reporting y dashboards (tableros de control), que permitan evaluar en tiempo real la agilidad, el comportamiento y la efectividad de los procesos de negocio.

7 Simulación y ptimización El BPMS debe proveer herramientas de simulación y optimización que permitan detectar oportunidades de optimización. La simulación debe permitir evaluar diseños alternativos usando datos históricos o en tiempo real relacionados a tiempos de espera, cantidad de transacciones, número de recursos, costos, entre otros. Los mecanismos de optimización deben considerar factores internos (costo, tiempo, calidad) y externos para encontrar el diseño del proceso más óptimo Gestión de Reglas de Negocio Las reglas de negocio involucradas en los procesos de la SBS deben poder cambiarse en tiempo real, permitir su versionamiento y soportar niveles de seguridad durante su creación y edición. Para ello, el BPMS debe proveer mecanismos que permitan definir las reglas de negocio en forma de parámetros, árboles de decisión, tablas de decisión, entre otros, y estar en capacidad de validar la consistencia de las reglas asegurando que no existan colisiones o superposiciones entre ellas Configuración, ntegración y Administración El BPMS debe integrarse con las aplicaciones existentes de la SBS para proveerles servicios o para utilizar los servicios de esas aplicaciones. Los mecanismos de integración pueden darse a través de APs, web services, middleware, entre otros. El BPMS debe incluir herramientas para configurar, mantener y monitorear los diferentes componentes del sistema. A continuación, se presenta una matriz con las principales funcionalidades requeridas para un BPMS, de acuerdo a las necesidades identificadas por la SBS. Matriz N 01 Funcionalidades de un BPMS Funcionalidad Motor de ejecución de procesos Capacidad de escalamiento en tiempo real para enfrentar trabajos atrasados, carga de trabajo o ante eventos especiales que exigen respuestas ágiles. Las opciones de escalamiento deben generar notificaciones a usuarios y roles. Capacidad para incorporar en el proceso, dinámicamente y en tiempo real, a participantes que no están representados originalmente en el modelo del proceso de negocio. La herramienta debe permitir configurar rutas libres, es decir, rutas que arman conforme fluye el proceso. Capacidad para asignar o reasignar actividades del proceso a recursos en tiempo real en función de los atributos del usuario o grupo de trabajo; o en base a algoritmos basados en round-robin, calendario del sistema, nivelación de recursos o personalizados. Capacidad para cambiar las rutas de los flujos de trabajo en base a tiempo, eventos, datos externos y/o manualmente. La herramienta debe permitir, de manera configurable, paralizar o suspender por un determinado plazo, la contabilización del tiempo de Prioridad

8 Procesos basados en modelos explícitos nteracción con documentos y contenidos nteracción con los usuarios Business Activity Monitoring (BAM) ejecución del proceso. La herramienta debe controlar tanto el plazo total del proceso, como el plazo de cada una de las actividades o pasos que el proceso contenga. El BPMS debe distinguir entre días laborables, no laborables, feriados y calendarios personalizados. Capacidad para tener múltiples versiones del mismo proceso ejecutándose al mismo tiempo. Capacidad para modificar, suspender o terminar en línea las instancias en ejecución de los procesos. Capacidad para el uso de temporizadores y soporte al inicio automático de procesos, subprocesos, actividades y tareas en base a eventos. Auditoría sobre todas las acciones llevadas a cabo en el workflow. ntegración con la herramienta BPA que forma parte de la solución propuesta. El BPMS debe trabajar en forma sincronizada con los modelos generados en el BPA. Capacidad para representar la estructura u organigrama de la SBS, así como de equipos de trabajo multifuncionales. Soporte de estándares de la industria como XPL, BPEL, BPMN, UML, entre otros. ntegración con la plataforma de gestión de contenidos Enterprise Content Management (ECM) que forma parte de la solución propuesta. Capacidad de crear documentos durante el desarrollo del proceso y almacenarlos en el repositorio del ECM. Soporte de categorización de los documentos; organización en carpetas, librerías y directorios; indexado del contenido creado y vinculación entre documentos. Funcionalidad de búsquedas sobre contenidos estructurados y no estructurados almacenados en el repositorio del ECM. Soporte de anotaciones sobre las imágenes y documentos adjuntos al proceso. Representaciones gráficas avanzadas en tableros de control acerca del progreso en la ejecución de los procesos nterfaces de usuario Rich nternet Application (RA), formularios electrónicos, portales, correo electrónico y web services. Capacidades avanzadas de personalización de las interfaces de usuarios de acuerdo a perfiles, tipos de procesos, estado del proceso, entre otros. ebe proveer al usuario herramientas de seguimiento visuales acerca del estado de los procesos, el estado en que se encuentra, las actividades pendientes y siguientes, entre otros. Funcionalidades para agregar comentarios y/o adjuntar documentos en cualquier etapa durante la ejecución del proceso. Capacidades avanzadas de notificaciones y alertas a los participantes a través del portal de la solución e integrada a Microsoft utlook. Reportes BAM predefinidos por propietarios, responsables, ejecutores, participantes del flujo de trabajo; por actividades completadas, pendientes, en curso, vencidas, entre otros. Monitoreo y análisis de indicadores de rendimiento operacionales, umbrales y tendencias. Soporte de diferentes mecanismos de alerta y la ejecución de acciones basadas en alarmas y tolerancias. Funcionalidades para el análisis de tendencias históricas de los volúmenes y duración de actividades completadas y atrasadas; ratios Prioridad

9 Gestión de Reglas de Negocio Simulación y ptimización Configuración, ntegración y Administración Business Activity Monitoring (BAM) acerca de procesos completados y retrasados; entre otros. Capacidades analíticas de reconocimiento de patrones, correlaciones y causa raíz. Las reglas de negocio deben estar fuera del motor de BPMS para soportar su cambio dinámico en tiempo real y para ser compartidas entre múltiples procesos de negocio. Soporte al versionamiento de las reglas de negocio con la capacidad de volver a ejecutar un proceso para un momento pasado. Por ejemplo, ejecutar hoy varios procesos con las reglas válidas durante el año También, la capacidad de definir nuevas reglas o cambios que serán efectivos a futuro. Por ejemplo, definir reglas que serán vigentes a partir del año Permitir a los analistas del negocio y técnicos construir uno o más escenarios de simulación que capturen datos acerca del rendimiento, costeo, duración de las actividades, asignación de recursos y prioridades. Soporte de protocolos estándares de la industria, tales como BC, JBC, SQL, HTTP, LAP irectory o Active irectory, web services, entre otros. Productividad y Usabilidad Empleo de asistentes para la creación, edición, visualización y test de las Gestión de reglas de negocio. Reglas de Validación de la consistencia, colisión y superposición de las reglas de Negocio negocio. Tableros de control (dashboards) visuales, dinámicos, personalizables e interactivos con representaciones gráficas 2 y 3 acerca del avance de los procesos. Representaciones gráficas para la identificación de potenciales cuellos de botella. Prioridad Business Process Analysis (BPA) Las características o funcionalidades de la herramienta BPA se han categorizado en los siguientes grupos: Entorno de Modelamiento El primer paso durante la gestión de procesos se centra en su modelamiento. Antes de iniciar proyectos de automatización u optimización, se debe documentar los procesos de negocio bajo un lenguaje común y en un formato fácil de usar y de entender. El desarrollo y diagramación de los procesos de negocio buscan identificar cuellos de botellas y tareas administrativas por automatizar; representar la cadena de valor; entre otros. Los modelos visuales pueden ser usados como una herramienta de comunicación que muestra las actividades desde el nivel más alto, hasta el detalle de los requerimientos tecnológicos.

10 Análisis de los Modelos de Negocio Una vez modelados los procesos de negocio, el siguiente paso es desarrollar tareas de análisis, simulación y optimización. El BPA debe proveer funcionalidades para realizar análisis What-f; simular la ejecución bajo diferentes escenarios y restricciones y, en base a ello, identificar problemas potenciales peraciones, esarrollo y Administración La herramienta BPA debe ser amigable, intuitiva y fácil de usar, debido a que los principales usuarios son los analistas del negocio, quienes deben describir y documentar los procesos de negocio de la SBS Repositorio extensible, multiusuario y soporte de versionamiento Los modelos diseñados con la herramienta BPA deben almacenarse en un repositorio que contendrá la información de los procesos de negocio de la SBS. Este repositorio debe tener capacidades avanzadas de versionamiento, comparación y fusión (merge) de los modelos y entorno de trabajo multiusuario, con seguridad basada en roles. Además, el modelo de datos del repositorio debe ser flexible y extensible ntegración y Automatización Las especificaciones de los procesos de negocio elaboradas en la herramienta BPA deben ser integradas, interpretadas y ejecutadas en el entorno del BPMS. El BPA debe estar en capacidad de integrarse con otras tecnologías que conforman la solución requerida, tales como BAM (Business Activity Monitoring), ECM (Enterprise Content Management), motores de reglas de negocios, entre otros. el mismo modo, debe poder integrarse con las herramientas MS ffice y tener la capacidad para importar modelos de datos desde bases de datos relacionales. A continuación, se presenta una matriz con las principales funcionalidades requeridas para un BPA, de acuerdo a las necesidades identificadas por la SBS. Matriz N 02 Funcionalidades de un BPA Funcionalidades Entorno de modelamiento Soporte completo de los estándares Business Process Modeling Notation (BPMN) y Unified Modeling Language (UML). Capacidad de modelamiento de negocios y soporte a la diagramación de mapas estratégicos, modelos de procesos, swim lanes, asociaciones, entre otros, incluyendo la invocación a procesos definidos (subrutinas/subprocesos). Capacidad para definir las métricas y atributos de los procesos de negocio: costo, tiempo, recursos, valor y riesgo. Capacidad para representar la estructura u organigrama de la SBS, así como de equipos de trabajo multifuncionales. Capacidad para que cada persona pueda tener varios roles. Prioridad

11 peraciones, esarrollo y Administración Análisis de los modelos de negocio ntegración y Automatización Repositorio extensible, multiusuario y soporte de versionamiento Productividad Entorno de modelamiento ntegración y Automatización Productividad Entorno de modelamiento Capacidad para establecer en cada paso/actividad los plazos, responsables y las condiciones bajo las cuales debe continuar en forma automática. Capacidad para remitir alertas por incumplimiento del plazo en la actividad o el plazo total. Capacidad de definir reglas de negocio simples y complejas, árboles de decisión, entre otros. Capacidad para trabajar en modo desconectado del repositorio y funcionalidades para la sincronización de los modelos. Control de acceso a la herramienta BPA basado en usuarios y roles. Acceso seguro a vistas específicas de los proyectos y modelos de negocio. Capacidad para la simulación dinámica de los eventos. Capacidad de desarrollar análisis de de rutas críticas. Capacidad de representación y análisis de la Cadena de Valor. Capacidad de análisis de riesgo. Capacidad de análisis financiero y de costos basado en actividades. Capacidad de análisis acerca del uso de recursos. Funcionalidades orientadas a la optimización. Capacidad de análisis de afinidad que permitan identificar y eliminar redundancias. Capacidad de ejecutar paso-a-paso los procesos en el entorno BPA. ntegración con la plataforma de Business Process Management (BPM), sus herramientas de Business Activity Monitoring (BAM) y motor de reglas de negocio y con la plataforma de gestión de contenidos Enterprise Content Management (ECM), los cuales conforman la solución propuesta. ntegración con entornos de desarrollo de aplicaciones (Por ejemplo, SKs para.net y/o Java). Capacidad para importar diagramas entidad-relación, diagramas de clases y casos de uso UML. El entorno de trabajo del BPA debe basarse en un repositorio predefinido con capacidades de ser extendido y personalizado. Capacidad para trabajar con diferentes modelos, tales como fusión de modelos (merge), comparación de modelos, detección de diferencias entre las versiones, entre otros. Versionamiento de los modelos mediante mecanismos y mecanismos de check-in, check-out y locking. Soporte de múltiples versiones orientados a entornos de desarrollo, control de calidad, producción. efinición declarativa y gráfica de las reglas de negocio. Validación de los modelos e identificación de inconsistencias: objetos huérfanos, objetos no usados, enlaces incompletos, entre otros. Capacidad para la importación/exportación de modelos desde/hacia Microsoft Visio. Capacidad para generar o exportar los modelos hacia formatos HTML, PF y Microsoft ffice (Word, Excel, Project). Soporte de formatos estándares: Extensible Markup Language (XML), UML, archivos delimitados, entre otros. Capacidad de organización de los modelos mediante la creación de sub niveles y/o anidamiento mediante carpetas, librerías o directorios. Prioridad

12 peraciones, esarrollo y Administración nterfaces gráficas personalizables para la creación de los modelos. Visualización de los modelos con acercamiento, alejamiento, organización, ajuste manual y automático, anidamiento, drill-down para ver mayor detalle Capacidad para establecer las preferencias del usuario o modelador con respecto al uso de la herramienta BPA: personalización de reportes predefinidos, formatos gráficos e imágenes personalizadas, favoritos, accesos directos, entre otros. Capacidades de búsqueda en los modelos mediante el uso de palabras, frases, patrones, entre otros. ncorporación de formatos gráficos estándares y la capacidad de incluir gráficos, imágenes e íconos personalizados. Prioridad Enterprise Content Management (ECM) Las características o funcionalidades de la plataforma ECM se han categorizado en los siguientes grupos: Gestión de ocumentos Se requieren capacidades avanzadas con respecto a la forma en que los documentos se crean, se editan, se acceden, se les hace seguimiento, se replican y se aprovechan en los procesos de negocio de la SBS. En forma nativa, el ECM debe proveer funcionalidades de control de versiones; check-in y check-out, replicación del contenido; capacidad para crear documentos compuestos; entre otros servicios de librería Gestión de mágenes La gestión de imágenes consiste en dos componentes. El primero relacionado con la captura mediante software y hardware para scanners, tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (CR por sus siglas en inglés) y procesamiento de formularios. El segundo componente se refiere a la capacidad del ECM para almacenar en el repositorio las imágenes de documentos escaneados y procesarlos, como cualquier otro tipo de documento Workflow Se requieren capacidades de revisión y aprobación de los documentos como parte de flujos de trabajo secuenciales, paralelos o basados en reglas. Los mecanismos de aprobación deben trabajar en base a estructuras jerárquicas que representan la organización de los grupos de trabajo de la SBS Gestión de Contenidos Web (Web Content Management) Este componente debe gestionar todo el ciclo de vida del contenido web, desde su creación y aprobación hasta su publicación. ebe incorporar funcionalidades para la creación de contenidos, tales como plantillas predefinidas, flujos de trabajo para la aprobación, publicación o eliminación de contenidos, herramientas gráficas para la creación de contenidos, entre otros.

13 Records Management Funcionalidad que permita gestionar el ciclo de vida de la información, desde la creación, protección y acceso, hasta su posterior archivamiento de acuerdo a normas administrativas o legales impuestas por el entorno. A continuación, se presenta una matriz con las principales funcionalidades requeridas para un ECM, de acuerdo a las necesidades identificadas por la SBS. Matriz N 03 Funcionalidades de un ECM Gestión de ocumentos Gestión de mágenes Workflow Soporte de permisos relacionados a las acciones sobre los documentos: denegar acceso, sólo ver propiedades o metadatos, ver el contenido, anexar comentarios, modificar con check-in/check-out, generar nuevas versiones, mover de carpeta, asignar propietario, permitir eliminar, ver el historial de cambios, entre otros. Funcionalidad RM (nformation Rights Management) que impida determinadas operaciones sobre los documentos, tales como copiar el documento, enviarlo por correo electrónico, imprimir, ejecutar print screen, entre otros. Funcionalidad de versionamiento de los documentos. Acceso a las distintas versiones y control de cambios. Soporte a la creación de documentos compuestos o virtuales que están conformados por otros documentos que pueden estar en diversos formatos. Soporte nativo para manejar hipertextos y establecer enlaces entre los documentos. Motor de búsqueda en propiedades, metadata y contenidos con métricas acerca de la relevancia de los resultados. Las condiciones de búsquedas deben poder guardarse para uso posterior. rganización y navegación del contenido mediante carpetas, librerías, directorios, nodos, entre otros, y diferentes formas de ensamblaje de los documentos: expedientes y folios. Soporte para la asociación de firmas digitales/electrónicas a cualquier documento. Soporte a la definición de taxonomías y herramientas de categorización de contenidos. Componente tecnológico para la captura de documentos con soporte para scanner, mediante dispositivos MFPs (multifunctional peripherals), tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (por ejemplo, CR, CR, códigos de barra), capacidades de captura de metadatos e indexado, e incorporación de los documentos digitalizados en los flujos de trabajo hasta su posterior archivamiento. Funcionalidad para realizar anotaciones, marcar zonas, colocar post-it electrónicos. mportación y exportación de imágenes bajo diferentes formatos, tales como tiff, pdf, jpeg, entre otros. Soporte a la definición de rutas para documentos en forma secuencial, paralela, basado en reglas y/o eventos y bajo diferentes formas de estructuras organizacionales y/o grupos de trabajo. Prioridad

14 Gestión de Contenidos Web Colaboración Records Management Soporte la definición de rutas en forma manual, ad-hoc y personalizado en el momento ( ruta libre ). efinición de rutas en forma automática del workflow durante un período definido de tiempo y ante la falta de aprobación/desaprobación en determinado paso. Herramienta gráfica de desarrollo para el modelamiento de los flujos de trabajo basados en contenidos. Capacidad para la creación, administración y uso de formularios electrónicos de alta definición Mecanismos de auditoría de eventos (crear, iniciar, detener, aprobar, etc.) y seguimiento de procesos de workflows basados en contenidos (ver activos, % avance, ver participantes, tareas realizadas, tiempos transcurridos, entre otros). Motor de reglas de negocio con mecanismos para la detección de colisiones en la definición de las reglas. Capacidad de simulación de los workflows basados en contenidos. Capacidad de crear, diseñar y administrar sitios web a través de herramientas de autoría. ebe contar con funcionalidades orientadas a usuarios de negocio y usuarios de tecnología. Capacidad para enviar al repositorio los contenidos creados en herramientas Microsoft ffice. Alto grado de personalización del contenido que conforma una página o un sitio en base a perfiles de usuarios. Soporte de versionamiento de los elementos que conforman las páginas o sitios. Programación de eventos, fechas y acciones en las cuales se publicará contenidos en los sitios web. Soporte de plantillas de autoría y publicación; globales y específicas Mecanismos de aprobación de los contenidos para su posterior despliegue en el sitio web. ntegración con herramientas de autoría o desarrollo. Por ejemplo, Visual Studio, reamweaver, FrontPage, entre otros. Soporte WYSWYG (what you see is what you get) durante la edición del contenido. Funcionalidad de colaboración en línea o tiempo real en base a chats, conferencias, mensajería, eventos, entre otros. Soporte de discusiones alrededor de los documentos y contenidos en general. eclaración manual y automática en base a reglas, políticas o workflows. Soporte de políticas de retención aplicables a documentos críticos de negocio, lógicos y físicos, en base a calendarios, eventos, entre otros. Mecanismos de foliación/numeración sobre los expedientes físicos.

15 7. Análisis Comparativo de Costo Beneficio El análisis comparativo de costos ha sido elaborado en función a las propuestas presentadas por los proveedores evaluados. Cabe señalar que los costos indicados son referenciales y podrían variar al momento de la presentación de las propuestas económicas finales. Producto/Servicio EMC LPA(BM) Software Associates (BEA-racle) Costo del Producto, se considera la adquisición de cincuenta (50) licencias Consultoría, se considera la automatización de dos (02) procesos TUPA. Capacitación a personal de T y a personal participante del proceso. 8. Conclusiones Commit (Aura Portal) No detallado $111, $327, $70, No detallado $79, $178, $32, No detallado No definido No definido $3, Total $ $190, $506, $105, Las conclusiones de la evaluación realizada son las siguientes: Como resultado de la evaluación técnica, se ha identificado que existen diferencias sustanciales en el nivel o tipo de soporte provisto por las familias de productos evaluados, con respecto a los requerimientos exigidos por la institución. En ese sentido, existen diferencias significativas entre los productos con funcionalidades nativas out-of-the-box y los productos que requieren personalizarse, integrarse con otras soluciones e, incluso, incorporar líneas de programación, para cubrir los requisitos exigidos. En relación a otros proyectos estratégicos de la institución, algunas soluciones sólo requerirán el licenciamiento de determinados componentes, mientras que, en otros casos, se requerirá la adquisición de nuevos productos y su posterior personalización e integración con la plataforma existente. Por ello, se recomienda realizar un proceso de adquisición por concurso para la selección de una plataforma completa e integrada, que debe estar conformada por componentes tecnológicos líderes de la industria en las áreas de Business Process Management System (BPMS), Business Process Analysis (BPA) y Enterprise Content Management (ECM). Finalmente, los criterios de selección deben asegurar el cumplimiento de los requerimientos técnicos que son catalogados en este documento como obligatorios e importantes.

16 9. Firmas gor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de nformación Cecilia Rodríguez Bracamonte Analista de Sistemas Luis Antonio Akiyama Cangalaya Analista de nvestigación y esarrollo

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