Pliego de Condiciones Particulares - Concurso de Precios Nº 258/13

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1 Pliego de Condiciones Particulares - Concurso de Precios Nº 258/13 Contratación de una o más consultoras para el diseño e implantación, parametrización y adecuación de las herramientas Microsoft para lograr optimizar la Gestión de Proyectos de la Organización y cumplir con todas las etapas definidas por el PMI de acuerdo a lo que resulta de los siguientes términos de referencia: DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS 1.0 Antecedentes e Introducción El LATU se encuentra abocado a implementar las mejores prácticas de Gestión de Portafolio de Proyectos y de Gestión de Proyectos, basándose en la metodología del PMI. LATU dentro de sus procesos, tiene los procesos de consultoría y de innovación, investigación y desarrollo. Ambos procesos trabajan gestionando sus servicios por proyectos. Se detallan a continuación los tipos de proyectos que se tienen: Proyectos de Consultoría tecnológica: La consultoría o transferencia tecnológica es un servicio de asesoramiento profesional independiente que ayuda a los gerentes y a las organizaciones a alcanzar los objetivos y fines de la misma mediante: la solución de problemas gerenciales y empresariales el descubrimiento y la evaluación de nuevas oportunidades el mejoramiento del aprendizaje y la puesta en práctica de cambios. Para el LATU la Consultoría Tecnológica es el proceso de analizar, estudiar y comprender el trabajo y procesos técnicos y tecnológicos de una organización, para poder dictaminar sus oportunidades de mejora, cambios sustantivos en nuevos métodos de producción y/o productos y fortalezas sobre temas específicos en las áreas dentro del alcance definido por el LATU, se diseña e implanta una solución integral para asegurar la competitividad, sustentabilidad y autogestión de las organizaciones. Proyectos de Consultoría en gestión organizacional: Las consultorías en gestión organizacional se basan en el enfoque multidisciplinario para entender los problemas, las oportunidades y desafíos que tienen las organizaciones para el logro de sus objetivos y la adecuada toma de decisiones en una organización pública o privada. La gestión organizacional se lleva a todos los ámbitos de la propia organización y se resume en concepto macro como el apoyo en el desarrollo de prácticas y conceptos que facilitan el alineamiento de la organización desde un principio. La consultoría se considera ante todo como un método para mejorar las prácticas de gestión. Mediante la consultoría de gestión organizacional apoyamos a la organización a afrontar nuevos retos y exigencias que se presentan en el contexto actual de la misma, así como ser activa en el desarrollo sostenible de sus objetivos estratégicos y tener un sólido respaldo institucional a través de su imagen, resultados y cumplimiento con su misión. 1

2 Proyectos de Consultoría en desarrollo local: La consultorías en transferencia tecnológica y gestión para el desarrollo local, se basan en la definición de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) que indica que el desarrollo local puede ser visto como un proceso por medio del cual un cierto número de instituciones y/o personas locales se movilizan en una localidad determinada con el fin de crear, reforzar y estabilizar actividades utilizando de la mejor manera posible los recursos del territorio. Las consultorías desarrolladas buscan contribuir al cumplimiento de la misión del departamento de contribuir a la articulación del LATU e instituciones públicas y/o privadas para promover el desarrollo local mediante la transferencia tecnológica, favoreciendo la competitividad, inclusión social y comercial de las MYPES, buscando mejorar la calidad de vida en los territorios. En LATU para proceder a la definición de un proyecto de consultoría en desarrollo local se debe emplear una Matriz de Priorización, con criterios parametrizados que se aprobó por el Directorio. Proyectos de Consultoría en innovación en gestión: son aquellas consultorías realizadas a partir de nuevos servicios y productos diseñados y desarrollados por el Dpto de Innovación y Desarrollo en Gestión con la intención de que una vez validados los mismos, sean transferidos al Dpto de Gestión Organizacional u otros departamentos del LATU. Proyectos en Innovación, Investigación y Desarrollo: Son proyectos dirigidos a la creación y/o implementación de conocimiento, adaptación de tecnología a un nuevo entorno, desarrollo de tecnologías y/o productos. Pueden ser co-financiados por una o más entidades. Pueden desarrollarse con personal propio o contratado. Ambos procesos constan de documentación pertinente que se puede poner a disposición del ganador de la licitación. La documentación describe los elementos de desarrollo del proyecto y los elementos de control de proyecto. Para esto se cuenta con las herramientas Microsoft correspondientes, como ser el Project Server, Sharepoint y Project para los puestos de trabajo. Se solicita la implantación, parametrización y adecuación de este ambiente para lograr optimizar la Gestión de Proyectos de la Organización y cumplir con todas las etapas definidas por el PMI. A continuación se describen a grandes rasgos las necesidades para este servicio: Implantación del ambiente de gestión de proyectos Definición de sizing para la granja Adecuación de la instalación, configuración y parametrización de la solución Modelado de la metodología de LATU en la plataforma. Desarrollo personalizados Matriz de riesgo Alertas Reportes Capacitar al personal del LATU. Capacitar a un grupo de 50 personas técnicas en temas de gestión herramental de proyectos a través de la plataforma Microsoft Project Professional Se deberá incluir la capacitación de 40 técnicos y 10 responsables en por lo menos: Presentación de la plataforma 2

3 Creación de proyectos Gestión de proyectos Manejo de recursos Informes de estado Gestión de riesgos y problemas Gestión de documentos Interacción entre Project Server, Project Professional y Sharepoint Administración de horas y tareas Incluir temas avanzados de Project Professional: Incluir: Uso de macros. Compartir recursos. Interacción con SharePoint Interacción con Project Server Coach y Soporte remoto. Apoyo remoto a través de teleconferencias o consultas vía a través del cual los participantes evacúan dudas. Revisión de resultados. Punto de validación en el que se valida que los conocimientos brindados fueran correctamente asimilados. Transferencia de conocimientos a los técnicos del soporte técnico del LATU para la administración y parametrización de la solución. 1.1 Descripción de la Organización Laboratorio Tecnológico del Uruguay - LATU - una organización dedicada al asesoramiento tecnológico de las empresas nacionales, fue creado como Laboratorio de Análisis y Ensayos - LAE - dentro de la órbita del Ministerio de Industria y Comercio de la época, por ley del 28 de diciembre de El LAE adquirió la naturaleza de persona pública no estatal por ley del 9 de enero de Le fue asignado su nombre actual en agosto de 1975 por la ley Nº Esta denominación busca describir el nuevo alcance de las actividades del Laboratorio ampliadas por dicha ley y logrado en base a un crecimiento continuo desde su creación. La Ley del 24 de setiembre de 1990 en su artículo 99 que sustituye al inciso 1º del artículo 97 de la ley del 9 de enero de 1969, dispone que la dirección del LATU la ejercerá una Comisión Directiva integrada por: un delegado del Ministerio de Industria, Energía y Minería que la preside; un delegado de la Cámara de Industrias del Uruguay y un delegado del Banco de la República Oriental del Uruguay. El 28 de agosto del 2007, LATU se inserta en Fray Bentos respondiendo a la necesidad de extender sus servicios a las zonas del país consideradas estratégicas y afianzar el rol del Estado en el apoyo a los desarrollos productivos y de Investigación. Como Organización de derecho público no estatal, ofrece a la sociedad en su innovación, Investigación y desarrollo, consultorías. La consultoría está limitada a la implementación en estos dos procesos. 3

4 2 Objetivos LATU realiza un llamado público para la contratación de un soporte técnico profesional a tales efectos se proponen las siguientes actividades a realizar durante el proyecto: Definición de sizing para la granja: Se deberá realizar un estudio basado en la cantidad de usuarios que interactuarán con la plataforma de modo de dimensionar la estructura y modelo de la granja con la cual se deberá contar para este proyecto. Instalación: Consiste en actualización y adecuación de la instalación de la plataforma existente según el sizing y las mejoras necesarias para el mejor funcionamiento de la solución. Contempla la inclusión de todos los Service Pack disponibles a la fecha, así como también todos los hotfix y cumulative updates en conjunto con los técnicos del LATU para hacer una transferencia de conocimientos Hands-On. Configuración: Definición de nombre, creación de application pool, solicitud y configuración de cuenta de servicio, configuración de las bases de datos Parametrización: Configuración de categorías, de grupos, de permisos básicos y de vistas. Modelado de la metodología de LATU en la plataforma: Se adaptará la metodología del LATU mediante la creación de campos personalizados, la inclusión de un flujo de trabajo para guiar a los proyectos durante su existencia y la creación de los criterios de priorización utilizados para la selección de la cartera de proyectos. Desarrollo personalizados. Se solicita incluir un pool de 100 horas de técnicos como para desarrollar todos los necesarios, así como el costo unitario si estas horas no son suficientes. En caso de no utilizarse todas las horas se deberán dejar disponibles para el mantenimiento correctivo y evolutivo posterior. En fase de proyecto se coordinarán con el LATU los desarrollos necesarios, debiendo tener la aprobación previa cada uno. Ejemplos de posibles desarrollos: o Matriz de riesgo o Alertas o Reportes o interfase con SAP para la presupuestación y control de horas o interfase con SAS Capacitación: Se entregará material de capacitación y se dará un curso orientado al uso de Project Server a un grupo seleccionado de usuarios. Esta capacitación tiene como objetivo describir el alcance de la solución implementada pero no formar al usuario final en el uso de Project Professional. o Sin embargo se debe prever un curso de aproximación para usuarios identificado en el punto anterior Respecto a las actividades a realizar, el servicio deberá incluir como mínimo a las siguientes: Análisis detallado o Relevamiento de necesidades y configuraciones de Project Server 2010 específicas del LATU 4

5 o Luego de llevado a cabo el análisis, se contará con una etapa de documentación formal, en donde se elaborará un documento en el cual se detallarán todas aquellas actividades a realizar para el proyecto y todas aquellas que queden excluidas del mismo. Implantación Desarrollo o Adecuación de la instalación existente y configuración base de los productos Project Server 2010 y SharePoint Server Esto se hará en conjunto con los técnicos del LATU y se debe planificar de forma que los técnicos puedan participar y aprender del proceso para poder hacer la administración y mejoras posteriores. Personalización de la plataforma Project / Sharepoint o Creación de Campos Personalizados que cumplan con los requerimientos de información necesaria para los proyectos. Ejemplo: Objetivo general Inicio previsto Entrega prevista Inicio Fin Centro de costo Destino Indicadores de gestión de cartera Indicadores de gestión del proyecto Conclusiones o Creación de nuevas columnas para ingresar datos en la lista de tareas y de una vista para su visualización. Priorización / Selección de proyectos o Creación de criterios de priorización. Ejemplo: Financiamiento Políticas Nacionales Líneas estratégicas LATU Riesgo Territorialidad Los perfiles de Seguridad serán los predeterminados de Project Server. Creación de flujo de trabajo del ciclo de vida de los proyectos. El alcance del desarrollo del flujo está acotado a: 5

6 o Los documentos que se proporcionarán al ganador de la licitación: Plan de Calidad del proceso de IID Procedimiento para el tratamiento de Consultorías PRD.CONSULT.001, Versión 04 del 12/09/2013 Procedimiento para el seguimiento y control de proyectos PRD.CONSULT.005 Versión 01 del 15/10/2013 Presupuestación de Proyectos PRD.CONSULT.004 Versión: 1 del 04/11/2013 o En cada etapa se mostrarán distintos campos personalizados, de los creados anteriormente, dependiendo de las necesidades de información de dicha etapa. o Al necesitar que una persona realice cierta actividad se le asignará una tarea para informarle sobre eso. Creación de reporte con los siguientes indicadores de proyectos: o Cumplimiento presupuestal - Indicador en forma de semáforo que compara el presupuesto planificado inicialmente con el presupuesto real actualizado. o Cumplimiento en el plazo de los entregables - Indicadores en forma de semáforo que compara, para cada entregable, su fecha planificada de realización con la fecha en que efectivamente se realizó. o Horas de ejecución vs Horas planificadas - Indicador en forma de semáforo que compara las horas planificadas inicialmente con las horas ejecutadas a la fecha. o Encuesta de satisfacción de clientes - Indicadores en forma de semáforo que muestran un promedio de las respuestas dadas por los clientes a cada pregunta de la encuesta. o Horas en la cartera de proyectos - Cantidad de horas total o LATU podrá solicitar agregar nuevos indicadores al reporte La empresa contratada estimará el esfuerzo de realizar los mismos y con su aprobación por parte de LATU se devengarán del pool de horas de desarrollo ad-hoc incluidas en la propuesta. Creación de interacción con el sistema SAP con el fin de obtener datos sobre: o Presupuesto o Base de consultores o Horas o Costos o Lista para integración de presupuesto o Interacción unidireccional de SAP a EPM o La comunicación entre EPM y el sistema SAP se realizará por intermedio de un Web Service. o Los métodos que formarán parte del Web Service serán solicitados por la empresa contratada de acuerdo a las necesidades que se tengan para cumplir con los objetivos de interacción. Dichos métodos serán desarrollados por el LATU. o La empresa contratada se encargará de consumir los datos obtenidos desde el Web Service e impactará los mismos dentro de la estructura de gestión de proyectos. 6

7 o LATU podrá solicitar obtener nuevos datos de SAP, adicionales a los mencionados anteriormente. Para estos casos la empresa contratada estimará el esfuerzo de realizar el trabajo y con su aprobación por parte de LATU se devengarán del pool de horas de desarrollo ad-hoc incluidas en el alcance de esta propuesta. Pruebas Instalación o En esta etapa, se llevarán a cabo las pruebas pertinentes al proceso, basadas en el plan de testing elaborado a partir de la especificación realizada en el análisis. o En esta etapa se llevará a cabo la instalación de los desarrollos personalizados, la cual se compone de la siguiente forma: Estabilización : Instalación en ambiente de desarrollo para prueba con ambiente real. Instalación en ambiente de QA y validación por parte de LATU. o Elaborar un proyecto piloto en el ambiente de QA para validar la estabilidad por parte de LATU. o En el marco del punto anterior, se buscará estabilizar la plataforma, ajustando los pormenores y preparando la misma para entrar a un ambiente productivo. Documentación o Documentación técnica. El objetivo de esta actividad es documentar todos los pormenores técnicos de la solución desarrollada. o Manual de usuario. Se entregará un manual de usuario para el correcto uso de las funcionalidades personalizadas. Realizar un período de uso acompañado de la solución EPM, enfocado en los siguientes puntos: o Capacitación. Entrega del material (mencionado en el punto anterior) de capacitación en base a lo requerido por el LATU. o Dictado de la capacitación en el uso de la solución configurada en Project Server 2010 a los recursos seleccionados para participar. Acompañamiento en el uso de la herramienta para gestión del proyecto y del mantenimiento. Se deberán prever 60 días de garantía en donde se resolverán todos los defectos que surjan del producto sin costo adicional. 7

8 A continuación se describe el alcance respecto a los puntos de la metodología del LATU a implementar. Se espera que las propuestas de mapeo de puntos de la metodología a características de la herramienta correspondan a la experiencia de la empresa contratada en casos similares, y a su conocimiento general de la solución. Durante el proyecto podrán evaluarse formas alternativas de considerárselo conveniente, siempre y cuando las mismas puedan realizarse dentro de los esfuerzos y tiempos previstos. 8

9 A continuación se detallan las fases y procesos mínimos que se deberán considerar: Fase / Proceso PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Selección de cartera de proyectos Evaluación IDENTIFICACIÓN O INICIO Viabilidad técnica y económica (en el caso de proyectos que lo requieran comprobación de su ajuste a los lineamientos estratégicos, por ejemplo Matriz de Priorización) Matriz de Stakeholders Matriz de Riesgos Cronograma de actividades Formulación y entrega de propuesta DISEÑO O PLANIFICACIÓN: ENTREGA PROPUESTA Presupuestación Aceptación de la propuesta Gestión del contrato Riesgos (incluyendo la matriz de riesgos) Designación del equipo de proyectos Ajuste de los cronogramas y Gestión de Cambios Registro de avances y horas trabajadas EJECUCIÓN y SEGUIMIENTO Indicadores de resultado Indicadores de impacto Planificación y ejecución de la transferencia Registro de lecciones aprendidas Cierre del proyecto Registro de lecciones aprendidas EVALUACIÓN Y CIERRE Evaluación interna Análisis de Indicadores Encuestas Ver figura 1 9

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11 LABORATORIO TECNOLÓGICO DEL URUGUAY Requisitos Excluyentes: Los oferentes deberán presentar la siguiente información en forma excluyente, no tomando en cuenta las ofertas que no detallen las siguientes condiciones: 3.1 Antecedentes del Oferente antecedentes y experiencia de la firma proponente en consultoría e implementación de proyectos de este estilo, en organizaciones de características similares a LATU. Se deberán adjuntar antecedentes de la firma consultora en proyectos similares al licitado en los últimos 5 años. 3.2 Antecedentes del personal CV de las personas a ser asignadas al proyecto. formación profesional. experiencia del personal en gestión de proyectos, indicando los roles desempeñados por cada consultor en proyectos anteriores (gerente de proyecto, senior, especialista, miembro del equipo consultor o junior). 3.3 Programa de trabajo La firma consultora deberá presentar un programa de trabajo, teniendo en cuenta: a) Contenido y secuencia lógica de las etapas y tareas previstas a realizar. b) Metodologías, técnicas y herramientas a aplicar. c) Cronograma propuesto y plazo final de culminación de los trabajos. d) Organización del proyecto y del personal de la consultora asignado a cada etapa, así como dedicación del mismo. e) Capacitación que le brindará la firma consultora al personal de LATU. f) Informes y productos a entregar a LATU. g) Recursos humanos y materiales que deberá suministrar LATU al proyecto. 4 Cotización La cotización debe efectuarse en moneda nacional o en dólares americanos, con impuestos desglosados. Se deberá detallar específicamente la cotización de cada módulo y si la contratación de más de uno implica diferencia de costo. Aquellas propuestas que no indiquen los impuestos correspondientes se considerarán como que los mismos están incluidos en el precio cotizado. En los casos en que legalmente corresponda el LATU actuará como agente de retención. Se requiere que la oferta, además de cotizar por el global de los trabajos requeridos para la completa realización del servicio solicitado, contenga un detalle de la cantidad de horas-hombre 11

12 LABORATORIO TECNOLÓGICO DEL URUGUAY 2013 que se dedicarán, diferenciadas por rol (gerente de proyecto, senior, especialista, miembro del equipo consultor o junior) y el precio unitario de la hora-hombre para cada uno, en cada módulo. 5 Sustitución de personal En caso que la firma consultora adjudicataria tenga necesariamente que sustituir personal asignado en su oferta, deberá enviar el currículo del personal sustituto con la anticipación suficiente, para su consideración por parte de LATU. Ningún miembro del equipo consultor asignado al proyecto podrá ser retirado de su asignación o reemplazado sin la aprobación previa, por escrito, de LATU, siendo de cargo totalmente de la adjudicataria los gastos que se originen por dicha sustitución. LATU se reserva el derecho de solicitar a la firma consultora, por escrito, que retire o remplace cualquier miembro del equipo consultor asignado al proyecto, cuyos servicios o actividades sean insatisfactorios para LATU, o por notoria mala conducta o comportamiento incorrecto, siendo de cargo de la adjudicataria los gastos que por cualquier concepto se incurran por dicho retiro o remplazo. En ningún caso la sustitución de personal modificará el plazo de cumplimiento del contrato. 6 Interrupción Si LATU considerara inadecuados, insuficientes o de cualquier forma inaceptables los resultados obtenidos en el transcurso del servicio y si, en ese caso, la firma adjudicataria no adoptara las medidas correctivas, a juicio de LATU, dentro de los plazos convenidos o que LATU determine, LATU podrá por su sola voluntad suspender o rescindir en forma unilateral el contrato y reclamar los daños y perjuicios que por Derecho correspondan. En dicha circunstancia, la firma adjudicataria sólo tendrá derecho a percibir los importes correspondientes a las horas cumplidas. 7 Confidencialidad y reserva La empresa consultora firmará la Política de Confidencialidad del LATU, documento que se agrega al presente como Anexo A. 8 Rescisión Sin perjuicio de la aplicación de las sanciones a que dieren lugar los incumplimientos, el LATU podrá rescindir el contrato por incumplimiento total o parcial del adjudicatario, debiendo notificar al mismo la decisión. Serán además causales de rescisión, a vía de ejemplo, cuando: a) El adjudicatario no inicie el servicio en la fecha fijada o no diera a los mismos el desarrollo previsto en el contrato. b) Los servicios no se encontrasen ejecutados con arreglo al contrato y se hubiera otorgado plazo al contratista para subsanar los defectos, sin que lo haya hecho. c) El adjudicatario resulte culpable de fraude, grave negligencia o contravención a las obligaciones estipuladas en el contrato. d) El adjudicatario solicitara concurso civil o comercial. 12

13 LABORATORIO TECNOLÓGICO DEL URUGUAY 2013 Fuera de los casos antes mencionados, el LATU se reserva el derecho a rescindir la contratación en cualquier momento y sin responsabilidad, debido a necesidades del servicio, con un preaviso de 30 días, en cuyo caso sólo se pagarán al adjudicatario las actividades realizadas al momento de la rescisión, sin otra compensación ni indemnización de especie alguna. 9 Incompatibilidad No podrán, presentarse a este concurso o tener vínculo de dependencia o contractual alguno con las empresas u organizaciones oferentes, las personas que siendo funcionarios, consultores o personal contratado del LATU, intervengan en el presente procedimiento de contratación, hayan intervenido en sus fases previas y/o vayan a intervenir en la etapa de contratación (Decreto 30/003). La no observación de este impedimento podrá dar lugar a la desestimación de la oferta o a la rescisión del contrato, según el caso. 13

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