From Documents to Value. Enterprise Content Management

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1 From Documents to Value Enterprise Content Management

2 Le suena esto? Todos los días lo mismo: copiar e imprimir, guardar, almacenar y poner a buen recaudo. Los documentos generan gastos y, en poco tiempo, saturan los archivadores y discos duros. Además, como si esto no bastara, en ocasiones, encontrarlos se convierte en una tarea de detectives. DocuWare, la aplicación informática para la gestión profesional del contenido empresarial, hace más fácil enfrentarse a los retos relacionados con el manejo de la documentación. Pero además, sus documentos almacenados en DocuWare le ayudan a incrementar la eficacia de su trabajo diario. Sus empleados pueden consultar la información en todo momento, y los procesos que requieren abundante documentación no sufren retrasos. Los fallos de seguridad forman parte del pasado. Al mismo tiempo, usted puede afrontar con toda tranquilidad la próxima auditoría. Almacenamiento 4 Seguridad 8 Responsable del contenido: DocuWare AG Salvo error o modificación Integración 10 Flujo de trabajo 16 2

3 Descubra el valor de sus documentos DocuWare convierte sus documentos en lo que realmente son: capital y conocimiento valioso. Con DocuWare puede aprovechar de manera fácil el potencial que atesora cada documento. De esta manera, cada mensaje de correo electrónico, cada archivo y cada recibo aportan su máxima contribución al éxito de la empresa. Al integrar DocuWare en las TI de la empresa, se consigue la solución ideal para mejorar a corto y largo plazo la productividad, reducir los gastos corrientes, aumentar de manera considerable el flujo de caja, garantizar la conformidad con las normas y ofrecer un servicio todavía mejor. Con DocuWare dispone de cada documento de manera inmediata y justo donde lo necesita: en la oficina, en casa o cuando visita a sus clientes. Incluso, puede acceder directamente a la documentación almacenada en DocuWare desde su aplicación informática habitual. Para ello, en la mayoría de los casos, ni siquiera es necesario aplicar una programación especial. Los datos hablan por sí mismos: DocuWare es uno de los sistemas de gestión documental más utilizados con más de usuarios en todo el mundo. Hoy día, empresas de más de 70 países ya son capaces de gestionar con éxito sus documentos gracias a DocuWare. 3

4 DocuWare From Documents to Value Almacenamiento con DocuWare: Archivar y trabajar con rapidez DocuWare es sinónimo de buena organización. Cada documento queda almacenado de manera rápida y eficaz gracias a DocuWare. Además, no importa cuándo y dónde necesite sus documentos, porque en cuestión de segundos están listos para ser utilizados. Uniforme: toda la documentación ordenada de un modo perfecto Centralizado: un archivador central de documentos para todos los departamentos En lugar de un archivador de papel: archivadores digitales Prácticamente autónomo: almacenamiento automático de documentos Siempre disponible: la documentación se localiza de forma inmediata En todo momento y lugar: acceso a los documentos desde Internet 4

5 X Almacenamiento Organizar los documentos de manera centralizada Del documento en papel al registro electrónico: con DocuWare puede gestionar, de manera uniforme, toda la documentación en cualquier formato y desde cualquier fuente. Los documentos se almacenan en un repositorio central de documentos, donde se dispone de diversos archivadores digitales para su almacenamiento. Ahora ya no hay que averiguar dónde se esconden los documentos importantes. En DocuWare, todos ellos pasan a estar al alcance de la mano en cuestión de segundos. Almacenamiento en archivadores electrónicos Imagínese los archivadores electrónicos como archivadores tradicionales. Usted decide cuántos archivadores y qué tipo de ellos se crean en el sistema DocuWare. Por ejemplo, puede trabajar con un archivador de clientes que, además de contener tanto las facturas entrantes y salientes como los albaranes, guarde también la correspondencia completa del cliente, junto con los faxes y los mensajes de correo electrónico. Asimismo, puede utilizarse un archivador personal propio o bien un archivador para la documentación de producción. Lograr el orden de manera automática Para que pueda recuperar la documentación lo más rápido posible, durante el almacenamiento en DocuWare, cada documento queda etiquetado con palabras clave, es decir, con criterios de clasificación. Esta indexación se produce, en la mayoría de Un visor para todo tipo de formatos No tiene instalada una determinada aplicación? En el visor universal de DocuWare, puede abrir todo tipo de archivos desde documentos de texto y bases de datos hasta gráficos. «Gracias al archivador electrónico, tenemos la impresión de que la empresa dispone de más personal. Podemos atender por teléfono las consultas de nuestros clientes con rapidez, sin tener que colgar y buscar los documentos en el archivo físico. Solo en lo que respecta a la calidad del servicio, la inversión en el sistema de gestión documental se ha amortizado en un tiempo mínimo». Braulio Fernández Gerente BF Correduría de Seguros, Madrid, España Almacenar los documentos en el archivador central de documentos Documentación en papel Documentos? Correos electrónicos Datos de ERP Escáner, impresora multifunción Comando del menú Explorador de Windows Arrastrar y soltar Control automático Empresa Robinson s Refuge Contacto Sabrina Sheffer Tipo de documento Factura Estado Nuevo Fecha Almacenado por Fred Winner Archivador central de documentos Ficheros Almacenar Automática o manual Documento Recopilación de datos Indexación Almacenamiento 5

6 DocuWare From Documents to Value Disponible en todo el mundo Tiene a mano todos los documentos, pero no lleva ninguno encima? Con el DocuWare Web Client, tiene más flexibilidad que nunca. Mediante su navegador web, puede acceder en todo momento y lugar a su archivador central para buscar, editar y almacenar documentos. «Con cerca de 17 millones de recibos nuevos cada año, el archivo de papeles empezaba a ser intratable. Las búsquedas se prolongaban hasta tres días. Hoy día, los empleados de nuestros clientes y nuestros propios empleados pueden acceder en línea a la documentación relevante y resolver las consultas, incluso, durante una llamada telefónica». Wolf Zacharias MEDITsystems, Múnich, Alemania los casos, de forma automática. Por ejemplo, las palabras clave pueden extraerse de fuentes externas, como archivos de texto o bases de datos, o bien mediante OCR, o de la lectura del código de barras del documento. Además, la indexación del texto completo de los documentos se realiza en segundo plano. Si los documentos se indexan de manera manual, las listas de selección facilitan la introducción de datos y evitan que se produzcan errores durante el proceso. Buscar mejor, encontrar más rápido La búsqueda de documentos con DocuWare es tan cómoda como una búsqueda en Google. Tras proporcionar una o varias palabras de búsqueda, el documento o los documentos correspondientes aparecen de manera inmediata listados y pueden visualizarse con un clic de ratón, ya sea en el programa original o bien en el visor de DocuWare, que es la ventana de visualización universal de DocuWare. En este último caso, no importa la fuente ni el formato del documento. DocuWare agiliza el uso de documentos No importa el documento que necesite, porque en DocuWare lo encuentra de inmediato accediendo desde cualquier estación de trabajo o mientras viaja. Con el DocuWare Web Client, puede buscar y editar documentos desde viajes de negocios, visitas a clientes y desde su casa. También puede trabajar con DocuWare desde su iphone. En el caso de que no haya ninguna conexión a Internet disponible, existe la posibilidad de sincronizar con anterioridad los archivadores DocuWare en el portátil. Encontrar y mostrar documentos Documentos? Documentos? X Empresa Contacto Robinson s Refuge Sabrina Sheffer Tipo de documento Estado Nuevo o Vigente Fecha Almacenado por Texto completo Archivador central de documentos Empresa Contacto Tipo doc. Estado Fecha Robin... Sabrina Sh... Factura Nuevo Robin... Sabrina Sh... Correo el... Vigente Robin... Sabrina Sh... Pedido Vigente / / Buscar Palabras de búsqueda Búsqueda Lista resultante Documento 6

7 Almacenamiento DocuWare en la práctica: Soluciones para el caos en la documentación Acabar con las montañas de papeles Con DocuWare, los archivadores y los archivos de papel repletos pasan a ser totalmente superfluos. Los papeles se escanean y se almacenan en DocuWare, en forma de documentos electrónicos. En este caso, es indiferente que se lleve a cabo la digitalización con un escáner o con un sistema multifunción. Los archivadores de papel se transforman en bits y bytes, mediante el procesamiento por lotes, y se crean los archivadores electrónicos DocuWare equivalentes. De esta manera, en el futuro, necesitará como mínimo un 90% menos de espacio para el almacenamiento de archivadores. Más espacio en la oficina Acceso flexible a los documentos en papel Evita que se pierdan los documentos en papel Gestión de correo electrónico Dónde guardar los mensajes de correo electrónico? Guarde su correspondencia electrónica de un modo directo desde su gestor de correo en el archivador central de documentos, donde se almacenan de manera segura y estructurada junto con otros documentos de la misma temática. Ahora ya no debe bucear en el mar de carpetas, pues, incluso después de muchos años, podrá leer sus mensajes de correo electrónico simplemente al pulsar un botón. Además, la información importante de carácter general ya no se encuentra en los buzones personales, sino que es accesible para todos los empleados autorizados. Almacenamiento seguro de mensajes de correo electrónico Recuperación rápida de mensajes de correo electrónico Eliminación de islas de información Portales de documentos Con DocuWare, los documentos específicos para cada tipo de usuario quedan a su disposición a través de Internet. Los trabajadores pueden acceder a sus nóminas desde casa, y los clientes conectados pueden recuperar sus documentos, por ejemplo las facturas y los albaranes. Los colaboradores y demás interesados pueden descargar desde su portal de ventas los datos actualizados sobre productos, listas de precios y material de marketing. En este proceso, existe una garantía del 100% de que cada usuario, realmente, solo puede leer los documentos que le atañen. Acceso en línea más flexible a documentos Documentos siempre actualizados Mejora de la atención al cliente 7

8 DocuWare From Documents to Value Seguridad con DocuWare: Proteja sus documentos Puede confiar en DocuWare. El sistema de gestión documental garantiza el nivel más alto de seguridad tanto para sus datos como en el acceso a sus documentos. Además, puede disfrutar de cómodas estrategias para el backup y el archivado a largo plazo. Dos hacen más que uno: datos garantizados por duplicado Control total: todos los procesos protocolizados en el servidor Flexible: gestión de derechos y autorizaciones Integrado: firmas electrónicas Con sello de aprobación: calidad de producto certificada 8

9 Seguridad Seguridad a largo plazo Con DocuWare, su documentación se almacena de manera íntegra y libre de manipulaciones. No se pierde ningún documento, y usted siempre afrontará las auditorías con una preparación óptima. También en el caso de reclamaciones o en cuestiones relativas a las responsabilidades de producto, DocuWare es su mejor aliado. Si el intervalo de tiempo en que los documentos deben o puede conservarse es limitado, DocuWare vigila por usted los plazos de caducidad de manera automática. DocuWare cumple con la ley La Digitalización Certificada según la AEAT, AO, GDPdU (ley alemana de acceso a datos digitales), Basel II, Sarbanes Oxley y más: DocuWare cumple por usted las exigencias legales y regulatorias que se encuentran tras estas siglas. Los documentos almacenados en DocuWare pueden borrarse del resto de los sistemas con total tranquilidad, y los papeles pueden destruirse. Para poder aplicar los procesos legalmente válidos que no hacen uso de papel, DocuWare integra todas las modalidades de firma electrónica: firmas sencillas, avanzadas, reconocidas, manuscritas y marca de tiempo. No a todo el mundo se le permite todo En DocuWare, los detallados derechos de acceso establecidos por su empresa garantizan que los trabajadores, clientes y proveedores únicamente puedan consultar los documentos que a cada uno le corresponde. Los usuarios y derechos se gestionan en la DocuWare Administración. Gracias a la posibilidad de crear grupos, roles y perfiles, el plan de autorizaciones es a la vez cómodo y flexible. Las funciones de protocolo permiten demostrar cuándo un usuario accedió a un documento, aunque hubieran transcurrido muchos años desde el acceso. Seguridad para sus documentos La pérdida o el mal uso de los datos le provocan pesadillas? DocuWare es como una caja fuerte virtual, ideal para gente como usted. Para que sus datos no se pierdan, se almacenan por duplicado en archivos de cabecera. El acceso a los documentos y a las bases de datos está protocolizado y únicamente puede realizarse a través del servidor de DocuWare. Certificado ISO La confianza es buena, el control es mejor. Diversas instituciones independientes prueban y certifican de manera periódica a DocuWare, que cumple, entre otras, con la norma DIN EN ISO Puede encontrar más certificaciones en «DocuWare nos garantiza la máxima seguridad en nuestras actividades Medidas para la recuperación ante desastres basadas en documentos. Prevemos que, en un plazo de dos años, se DocuWare es el soporte ideal para almacenar documentos de habrá amortizado la inversión en el manera segura a lo largo de los años y para proporcionar proyecto del sistema de gestión documental». medidas para el backup y la recuperación ante desastres. Los archivadores DocuWare pueden copiarse en su totalidad de Xavier Millán manera fácil, incluyendo todas las funciones de búsqueda de Responsable de Administración y Personal un sistema DocuWare en producción, en soportes de datos El Centre d Higiene Mental Les Corts (CHMLC), Barcelona, España externos y, lo que aún resulta más cómodo para usted, en un sistema en la nube (cloud system). Los caros archivadores para papeles, que roban espacio y que son difíciles de proteger, forman parte del pasado. 9

10 DocuWare From Documents to Value Integración con DocuWare: Conecte sus documentos a su negocio DocuWare es el puente de unión: su archivador central de documentos de DocuWare se conecta directamente con las aplicaciones empresariales de sus sistemas de TI. Gracias a ello, puede sacar provecho de manera inmediata del valioso conocimiento contenido en sus documentos. Amplia variedad: integración mediante interfaces abiertas y herramientas de programación Fácil para todos: integración de búsqueda de documentos en cualquier aplicación mediante un botón Vínculos: acceso a los documentos vía URL Como de costumbre: almacenar y buscar a través del Explorador de Windows Cómodo: se administra a través de una central de administración Robusto: arquitectura orientada al servicio 10

11 Integración Integración para el almacenamiento y la búsqueda Para que en todo momento pueda almacenar y recuperar con rapidez sus documentos, el sistema de gestión documental DocuWare colabora de forma estrecha con las aplicaciones de los sistemas de TI de su empresa. El intercambio de datos y documentos entre los sistemas puede configurarse, de manera óptima, gracias a interfaces DocuWare y a herramientas de programación tanto específicas como universales. La gran ventaja consiste en que el almacenamiento y la indexación pueden efectuarse en su totalidad de manera automática, independientemente del tipo de documento que deba almacenarse en DocuWare o del sistema del que proviene dicho documento. Asimismo es posible buscar y visualizar documentos de modo directo desde diversas aplicaciones. La conexión perfecta DocuWare puede conectarse con, prácticamente, cualquier aplicación, por ejemplo, con su sistema ERP, su sistema de gestión de almacén o su sistema de contabilidad financiera; como así también con Microsoft SharePoint Server o con SAP; y por supuesto, con los programas de gestión de correo Outlook y Notes. De esta manera, a la hora de acceder a sus documentos, usted no solo no depende del lugar o del momento, sino que además puede recuperar documentos almacenados en DocuWare, directamente desde su aplicación informática habitual sin necesidad de cambiar de un programa a otro. Todo accesible con un clic de ratón Con DocuWare Smart Connect, el buscador de documentos inteligente puede hacer surgir documentos como por arte de magia. Esta herramienta puede integrarse de un modo fácil en cualquier programa. «Mediante el empleo consecuente del archivador central de DocuWare, nuestros asesores se pueden dedicar por completo a sus tareas clave: conseguir un cliente satisfecho y una relación duradera y estable basada en la confianza, aportándole resultados a través de un asesoramiento de calidad, prudente y honesto, al que DocuWare aporta eficiencia y seguridad». Juan Carlos Arratibel Administrador, Pyrámide Asesores, Pamplona, España DocuWare como centro documental Fuente de datos Documentos? Sistema de gestión de almacén MS Office SAP ERP MS SharePoint MS Outlook CRM Ejemplo Lista de contactos Consulta de base de datos Noticia Empresa Contacto Noticia (HTML) Correo electrónico Fecha Robinson s Refuge Sabrina Sheffer Asunto Confirmación Responder Responder a todos Reenviar Eliminar Nachverfolgung Formato De: Centro de costes Para: Estado Enviado: Dienstag, Martes, Asunto: Confirmation Confirmación Tipo doc. Correo electrónico Contabilidad financiera... Lotus Notes Estimada señora Sheffer: Atrás Aceptar Le rogamos nos envíe una confirmación de su reserva. Reciba un cordial saludo, Michael Genius Managing Director Construction Cancelar Ayuda Peters Engineering 11

12 DocuWare From Documents to Value «DocuWare es un componente de nuestra estrategia de TI para armonizar las aplicaciones en nuestras sucursales de todo el mundo, reducir los costes, y canalizar y facilitar el intercambio de conocimientos». Rainer Heisel HARIBO GmbH & Co. KG, Bonn, Alemania Configuración propia: Documentos al alcance de un botón Muchos empleados trabajan, en principio, con un programa muy específico, como un sistema de gestión de almacén o de contabilidad. Con frecuencia, los documentos que se utilizan son siempre muy parecidos. Quién no querría tener a su disposición de manera inmediata el documento adecuado, a ser posible, sin tener que buscarlo, tan solo pulsando un botón? DocuWare convierte este deseo en realidad. Además, el sistema es inteligente, porque cada usuario puede configurar su propia búsqueda automática de documentos, mediante el módulo adicional de DocuWare Smart Connect e integrarlo en su aplicación principal a través de un botón. Al pulsar el botón, aparece siempre el documento adecuado para un determinado proceso. El propio programa no se ve modificado durante este procedimiento. Acceder a documentos desde cualquier aplicación de la empresa Haga clic en Smart Connect y el documento aparecerá enseguida. 12

13 Integración Con hipervínculos: integración mediante URL Los documentos también pueden integrarse en cualquier aplicación informática mediante hipervínculos, siempre que estos puedan asociarse a un vínculo web. Este tipo de integración con URL es una alternativa rápida y que sorprende por su agilidad para conectar los documentos del archivador DocuWare con los procesos de negocio cotidianos. Esto es así, porque existe la posibilidad de definir un URL no solo para documentos individuales, sino también para listas de resultados o diálogos de búsqueda. DocuWare en el Explorador de Windows Todo el mundo está acostumbrado a gestionar documentos desde las carpetas de archivos de Windows. Con el Windows Explorer Client, DocuWare le ofrece la posibilidad de almacenar y buscar documentos almacenados de manera segura en el archivador central de documentos directamente con el Explorador de Windows. Para ello, en el directorio de archivos de Windows, se define una carpeta DocuWare propia en la que se encuentran los distintos archivadores. Cuando se copia o mueve un documento a esa carpeta, queda de manera automática indexado y almacenado, siendo válidos en todo momento los derechos de usuario y de archivadores. Para los programas de Microsoft Office, el sistema de gestión documental facilita su propio Add In, mediante el cual los documentos pueden pasar directamente desde Word, Excel o PowerPoint a DocuWare. Buenos amigos: Outlook y DocuWare Almacenamiento con el Explorador de Windows Todo pasa por su explorador? Todos los archivadores de DocuWare pueden integrarse en las carpetas de archivos de Windows. Usted puede trabajar como siempre lo ha hecho y, al mismo tiempo, almacenar los documentos de manera segura y centralizada en su archivador de DocuWare. «Las buenas referencias de empresas de tamaño similar al nuestro eran buenas razones para empezar a utilizar DocuWare, pero también el hecho de que para las medianas empresas constituye una inversión razonable. Como ha sido pronosticado por el cálculo de la rentabilidad, el sistema de gestión documental ya se ha amortizado después de quince meses». Carol Smolawa Directora de TI BEGO, Bremen, Alemania Un buen gestor de correo debe ser no solo seguro, sino también práctico. Con DocuWare es posible almacenar los mensajes de correo electrónico de forma directa desde Outlook: más sencillo imposible! Basta con mover los mensajes a una determinada carpeta de DocuWare dentro del programa de gestión de correo y, de esa forma, quedan en su totalidad indexados y almacenados (unido con los adjuntos) en DocuWare. Dependiendo de lo que se le demande, DocuWare puede almacenar los mensajes de correo electrónico en su formato original o como archivos rtf o txt. Durante el proceso, el sistema genera además un índice para el texto completo, que incluye todos los adjuntos. Si necesita consultar algún mensaje de correo electrónico almacenado, puede acceder a él desde Outlook de manera inmediata. 13

14 DocuWare From Documents to Value Arquitectura de software robusta Más información: Las amplias posibilidades de integración del sistema DocuWare en otros sistemas se describen de manera detallada en nuestro informe técnico "Integraciones". Puede encontrar este y otros informes técnicos relativos a la seguridad y a la arquitectura, como así también la información del producto en su versión actual y sus módulos adicionales en El sólido fundamento que sustenta las amplias funcionalidades del sistema lo constituye la arquitectura DocuWare, que se basa en una estructura multicapa. Los clientes-usuarios y el cliente-administración acceden, vía TCP/IP, a través de un canal de comunicación, a los módulos servidores que entran en comunicación directa con los sistemas de almacenamiento, las bases de datos y los directorios de usuario. De esta manera, se cumplen las condiciones que garantizan la máxima seguridad y una elevada escalabilidad del sistema. Empezar con DocuWare DocuWare es un software estándar que ofrece en su versión básica las funciones fundamentales para lograr una gestión eficaz del contenido empresarial. Mediante módulos adicionales, este programa puede ajustarse fácilmente a las diversas exigencias de cada empresa. La instalación del sistema es rápida y no abusa de los recursos disponibles. Se garantizan el mayor rendimiento posible y una gestión sencilla. La totalidad de la configuración se efectúa a través de la DocuWare- Administración. Ella gestiona también los módulos servidores y los usuarios en ubicaciones remotas. Dado que DocuWare está disponible en quince idiomas, empresas y ubicaciones en todo el mundo pueden conectarse sin problemas. Arquitectura de DocuWare Aplicaciones Cliente TCP / IP DocuWare Administración Administrar el sistema y los derechos de usuarios DocuWare Windows Client Trabajar con DocuWare mediante instalación local DocuWare Web Client Trabajar con DocuWare vía web sin instalación local DocuWare Windows Explorer Client Trabajar con DocuWare desde el Explorador de Windows Módulo Servidor Servidor DocuWare Infraestructura Directorios de usuario Active Directory / NT Domain / LDAP Servidor de ficheros Windows / Linux / Sun / EMC Centera / NetApp / Jukebox Bases de datos Microsoft SQL / Oracle / MySQL 14

15 Integración DocuWare en la práctica: Ejemplos para una estrategia de TI óptima Smart Connect: rápida integración y configuración Smart Connect puede extraer palabras clave tanto para indexar o buscar de la interfaz de cualquier aplicación informática. Para que Smart Connect sepa qué contenidos son relevantes para la búsqueda o el almacenamiento, se muestra una captura de pantalla en la que se seleccionan los elementos correspondientes. De esta forma, con Smart Connect, puede acceder a los datos de la aplicación externa sin necesidad de programar. Cada usuario configura la integración Smart Connect en tan solo cuatro pasos. Sin embargo, la configuración a través de la administración central también es posible. Compatible con cualquier programa del entorno empresarial Configurable por cualquier usuario que haga uso de las TI Kit para el desarrollador de software: programar una integración de manera individual La arquitectura de DocuWare ofrece diferentes y eficaces interfaces de programación para distintos entornos de desarrollo. Para ello, DocuWare ofrece con su kit para el desarrollador de software (SDK) interfaces específicas. A través de Java, de la integración URL y de Web Services, o bien con las potentes interfaces GAPI y JAPI, es posible acceder a las funciones esenciales de DocuWare desde otras aplicaciones. Integración mediante programación sencilla Gestión documental totalmente integrada Interfaces específicas: integración en programas definidos DocuWare pone a disposición de SAP, Microsoft SharePoint y Lotus Notes, entre otros, interfaces específicas que permiten realizar el intercambio directo de documentos y datos. De esta manera, puede ampliarse con facilidad un portal Microsoft Office SharePoint con funciones de gestión documental, tales como el almacenamiento seguro a largo plazo y la digitalización certificada. Con la integración de DocuWare, los usuarios SAP tienen la posibilidad de acceder de manera flexible a sus documentos SAP, incluso sin cliente SAP. Interacción óptima entre SAP, SharePoint y Lotus Notes Integración fácil con sistemas complejos 15

16 DocuWare From Documents to Value Flujo de trabajo DocuWare: Saque todo el partido a sus documentos DocuWare es la clave para lograr procesos de negocio eficaces, ya que los documentos no solo se encuentran con rapidez, sino que también se procesan y redistribuyen con celeridad. Esto permite ahorrar tiempo y aporta beneficios a su empresa. Escritorio digital: bandeja, sello y mucho más En un abrir y cerrar de ojos: comprobar y aprobar documentos también desde Internet Informado: recepción automática de documentos Creación rápida: archivadores en DVD o USB Directamente desde DocuWare: imprimir, enviar por fax o correo electrónico 16

17 Flujo de trabajo Grapar, marcar, firmar Con DocuWare, se trabaja de la misma manera que si estuviera manipulando documentos en papel sobre su escritorio. Los documentos pueden ser clasificados en las bandejas digitales, grapados y desgrapados. Para editar, comprobar y aprobar los documentos, se dispone de herramientas de escritura y de sellos. Quien quiera realizar anotaciones manuscritas o firmar a mano, puede hacerlo a través de su Tablet PC. Cabe destacar que, incluso con marca y sello, los documentos originales se conservan. Esto es posible gracias a que todos los cambios aparecen como "Overlay" (superposición), como si se tratara de una capa sobreimpresa, y se almacenan por separado. Su escritorio en DocuWare Quiere trabajar como siempre? DocuWare le ofrece todas las herramientas que necesita, desde el sello hasta el lápiz. No echará nada en falta, y, además, el cambio es sencillo. Aprobar de documentos DocuWare acelera los flujos de trabajo cotidianos que hacen uso de documentos, como en el caso del control y de la aprobación de recibos. En DocuWare, los flujos de trabajo se basan en sellos de aprobación o rechazo. Por ejemplo: sellar una factura en DocuWare cambia su estado de "Nuevo" a "Comprobado" de manera automática e, inmediatamente después, se inicia el siguiente paso dentro del flujo de trabajo, es decir, el siguiente encargado recibe el documento. Naturalmente, los documentos también pueden sellarse a través de Internet. De esta forma, es posible comprobar documentos incluso fuera de la oficina, con lo que el tiempo de su procesamiento se reduce de forma significativa. «Gracias a la implementación de DocuWare, pudimos ahorrar dinero rápidamente. La aprobación electrónica de las facturas, por ejemplo, nos permite calcular de inmediato los materiales de construcción encargados en los pedidos de los clientes. Además, hemos vuelto a alquilar una nave, propiedad de la empresa, que estaba reconvertida en archivo para papeles». Mathias Humpenöder Constructora Hans Humpenöder, Schwabach, Alemania Recibir y aprobar documentos por flujo de trabajo Noticia (HTML) X X Noticia / / Responder Responder a todos Reenviar Eliminar Seguimiento / / Pagado Archivador central de documentos Factura en papel De: Archivador central de documentos Para: Thomas Rain Enviado: Miércoles, Asunto: Nuevos documentos pendientes de aprobación Hola, señor Rain: Hay nuevos documentos pendientes para su aprobación en el archivador central de documentos. Haga clic en el vínculo para abrir el documento en el visor de DocuWare Aprobada 2769 Aprobada 2769 Aprobada Pagado Introducir la factura Aviso por correo electrónico Aprobación de la factura Pago 17

18 DocuWare From Documents to Value Flujo de trabajo a través del iphone No dispone de un notebook para sus desplazamientos? Gracias a la aplicación DocuWare Mobile, también puede acceder a sus documentos y aprobarlos con el iphone. Acabar con rapidez las tareas Con DocuWare, cualquier persona implicada en un flujo de trabajo siempre tiene claras las tareas que le quedan pendientes. Las listas de distribución, que se actualizan automáticamente, y los avisos, enviados también de manera automática por correo electrónico, informan al empleado cuándo hay un nuevo documento en el archivador. Basta con pulsar un botón para abrir el documento y empezar a tramitarlo. Sus flujos de trabajo marcharán a la perfección. Los documentos olvidados, el papeleo y las solicitudes interminables forman parte del pasado. Estar siempre al corriente de todo Archivadores portátiles Le gusta tener las cosas a mano? Los archivadores DocuWare pueden guardarse en su totalidad, en soportes externos como DVD o memorias USB. Estos archivadores portátiles son accesibles sin necesidad de instalar un cliente DocuWare. En qué escritorio está el documento pendiente de aprobación? Dónde debe insistirse otra vez? Qué tareas se han realizado ya? Gracias a DocuWare, los empleados saben, en cualquier momento, dónde se encuentra un escrito y en qué estado está. Las listas de tareas pueden diseñarse para que indiquen, de manera precisa, qué documentos están pendientes de aprobación por parte de terceros. En cada paso de un proceso en que se utiliza un sello, queda constancia en el documento de la intervención de cualquier persona mediante el uso del correspondiente sello, que incluye la fecha y el nombre de usuario. De esta forma, todos los pasos, al igual que antes en papel, se reflejan en el propio documento y son visibles para todos. «El tratamiento de facturas entrantes a través del flujo de trabajo documental se vuelve no solo más transparente, sino también visiblemente más rápido. Con ello, se garantiza que se respeten los cortos plazos para descuentos existentes en nuestro sector. La consecuencia es que ahorramos dinero en efectivo». Hansjörg Siffert CEWAG AG, Düdingen, Suiza Y después: redistribuir los documentos DocuWare es la central de comunicaciones para todos sus documentos. Puede imprimirlos y enviarlos por fax o correo electrónico directamente desde DocuWare. Al pulsar con el ratón, el documento deseado aparece como adjunto en un mensaje de su programa de correo electrónico. Tiene la opción de enviarlo en su formato original o como PDF. También puede enviar por correo electrónico un vínculo a un documento almacenado para que cualquier usuario pueda acceder siempre a la versión más reciente de dicho documento, en el caso de que este se modifique de forma regular. Puede proporcionar a sus clientes, colaboradores o auditores colecciones completas de documentos, grabándolos (incluyendo las funciones de búsqueda) en DVD, CD, discos duros o memorias USB. 18

19 Flujo de trabajo DocuWare en la práctica: Soluciones para una mayor eficiencia y productividad Mercancías entrantes siempre bajo control Gracias a DocuWare pueden simplificarse, de manera considerable, los flujos de trabajo en la gestión de mercancías. Cuando llega la mercancía, se escanean los albaranes y se almacenan automáticamente en DocuWare. En este caso, el estado del documento sería el de "Mercancía no comprobada". Los departamentos de Administración y Control de calidad son informados, también de forma automática mediante listas de tareas o por correo electrónico, por lo que la mercancía queda de inmediato bajo control. Para aprobarla o rechazarla, los empleados acceden a los albaranes, por ejemplo, con un tablet, e ponen el sello digital que les corresponda. Se reducen los plazos de procesamiento Todos los pasos del proceso quedan completamente documentados Gestionar las facturas ad hoc Con DocuWare, el flujo de trabajo con las facturas es rápido y sencillo. El director del centro de costes recibe una notificación por correo electrónico cuando se almacena en el archivador DocuWare una nueva factura pendiente de aprobación. El mensaje de correo electrónico contiene un vínculo a la factura almacenada en el archivador. Al pulsar sobre dicho vínculo, se abre la factura en el Visor de DocuWare. Ahora puede sellarse y aprobarse, incluso desde fuera de la oficina. A continuación se actualiza automáticamente la lista de tareas DocuWare del contable, que paga la factura de inmediato. Incremente el flujo de caja Aproveche los plazos de descuento Repartir las nóminas Con DocuWare, basta con enviar un solo mensaje de correo electrónico para repartir las nóminas mensuales a todos los empleados. Cómo funciona? El mensaje contiene un vínculo generado por DocuWare, a través del cual cada empleado puede acceder a su nómina. Este acceso es exclusivo para la propia nómina del empleado. Tampoco el administrador puede leer los datos confidenciales, ya que están cifrados. Repartir las nóminas con DocuWare es eficaz, además de ahorrar costes y esfuerzos. Reducción considerable de la cantidad de trabajo asociado a las nóminas Se respetan al cien por cien las normas en materia de protección de datos 19

20 Puede acceder a un asesoramiento profesional y a una amplia gama de servicios relativos a DocuWare en su Partner Autorizado de DocuWare. Para conocer las soluciones individuales de DocuWare: Para calcular el retorno de la inversión: Más información:

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