UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO. Nombre del proyecto: ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS DE LA CARTERA DE CLIENTES. Empresa: LUPEQSA, S.A. de C.V.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS DE LA CARTERA DE CLIENTES Empresa: LUPEQSA, S.A. de C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN ÁREA RECURSOS HUMANOS. Presenta: JIMÉNEZ GALLEGOS MARIO ALBERTO Asesor de la UTEQ ING. ARTURO MARÍN DELGADO Asesor de la organización LIDIA RESÉNDIZ FERNÁNDEZ Santiago de Querétaro, Qro. Septiembre del 2013

2 Resumen Con el presente se pretende generar una mayor comunicación cliente-proveedor, por lo que a través de él se realizó la ACTUALIZACIÒN BASE DE DATOS DE LA CARTERA DE CLIENTES, con el que se pretende únicamente contar con los clientes que actualmente están trabajando o tomando a la empresa Lupeqsa S.A. de C.V., como su principal proveedor de combustible. Dentro de lo que cabe mencionar que para mi estudio e investigación, el presente trabajo lo veo realizado en tres capítulos: El primer capítulo trata de información general de la empresa como es, antecedentes de la empresa, objetivos, misión, visión, política de la empresa entre otras cosas muy interesantes que pude recabar dentro de la empresa. El segundo capítulo trata de la problemática de la empresa a resolver, el porqué del proyecto y encontraremos títulos tales como su Justificación, objetivos, el alcance y la Fundamentación Teórica. Y dentro de la tercera parte encontraremos los siguientes títulos; Plan de Actividades, Recursos Materiales y Humanos, Análisis de Riesgos y el más importante Desarrollo del proyecto, habla como se lograron los objetivos del proyecto. La realización del presente proyecto se llevó a cabo dentro de las instalaciones de Lupeqsa. El método utilizado para llevarlo a cabo fue la realización de cuestionarios a los clientes por medio de pequeños cuestionarios vía teléfono y en algunos casos a través del correo electrónico. (Bases de datos, Actualización) 2

3 Description I am doing my internship in Lupeqsa S.A. de C.V., this is a medium company dedicated to supply of fuel in the center region, the company is divided in various departments, the office where I work is very comfortable, and very big. The relationship is very good because all the employees were very friendly, kind and helps me in all. My boss is Lidia Reséndiz Fernández, She teaches me everything. She is tall, beautiful and the most generous of the company, she helps me to do all the activities, she learned of the experiences of your life professional. Mario Alberto Jiménez Gallegos. 3

4 Dedicatorias Esto está dedicado, primeramente a Dios y sobre todo a mis papas José Inés Jiménez Garcia y Clara Gallegos González, por todo el apoyo que me estuvieron ofreciendo durante los días en que estuve dentro de mi carrera profesional, tengan por seguro que jamás lo olvidare, los amo PAPÁS. De igual manera va para mis hermanas, que al igual que mis padres fueron ellas las que hicieron que este gran logro en mi vida fuera posible, tengan por seguro que esto quedara gravado en mi mente y corazón. Y sobre todo, gracias por toda la confianza que ustedes depositaron en mi, no los defraudare. FAMILIA son todo para mí. Ha y no se pueden quedar atrás mis compañeras de Crédito y Cobranza de Lupeqsa, que son las mejores compañeras y amigas que pude tener durante mis estadías. GRACIAS. 4

5 Índice Resumen... 2 Description... 3 Dedicatorias... 4 Índice... 5 I. Introducción... 6 II. Antecedentes... 7 III. Justificación IV. Objetivos V. Alcance VI. Fundamentación Teórica VII. Plan de Actividades VIII. Recursos Materiales y Humanos IX. Análisis de Riesgos X. Desarrollo del Proyecto XI. Resultados Obtenidos XII. Conclusiones y Recomendaciones XIII. Anexos XIV. Bibliografía

6 I. Introducción Dentro de Lupeqsa SA de CV, se ven y pueden observar que tienen procedimientos y Procesos muy bien definidos, por lo que el proyecto a desarrollar ya se encuentra establecido desde tiempo antes de llegar ahí el cual se define como lo que será la Actualización de la Base de Datos de la Cartera de Clientes, la cual será importante para la empresa porque de ello depende de que la empresa y más el área de Crédito y Cobranza continúe con sus operaciones, ya que la Cartera de Clientes, debe de estar en constante actualización para que el Departamento tenga conocimiento de los clientes y sus datos, los cuales ellos mismos nos proporcionan para perseguir los pagos y clientes que tienen crédito activo y lo cual ayude a que la empresa esté económicamente bien posicionada., además de que también sirve para que los clientes no se atrasen en sus pagos y su historial crediticio no se vea afectado por tal situación, del mismo modo para que la empresa este en buen funcionamiento, seguir dando el servicio y producto que los clientes se merecen, y de esta manera se vea realmente reflejado de que se está cumpliendo con la Política de Calidad: Estamos comprometidos permanentemente a satisfacer los requerimientos de nuestros clientes y proveedores externos e internos, con honestidad y seguridad, basados en un sistema de calidad, en búsqueda de la mejora continua bajo la norma ISO 9001:2008. La cual la misma empresa ha puesto para la información de todo trabajador dentro de LUPEQSA. 6

7 II. Antecedentes II.1. Historia. Hace años un grupo de empresarios queretanos invirtió capital con la idea de crear una empresa que distribuyera lubricantes en forma profesional. Fue así como se creó Lubricantes PEMEX de Querétaro S.A. que desde el 23 de Octubre de 1970 empezó sus operaciones con éxito. Sin embargo, tiempo después surgió un obstáculo que hizo necesaria la reestructuración de la compañía. Se dejaron de vender los lubricantes, acumuladores y aditivos para comercializar combustibles, estopas y filtros. Es en ese momento que la empresa cambia de nombre y surge con más fuerza. De ser Lubricantes PEMEX de Querétaro S.A. se convierte en LUPEQSA S.A. de C.V. que desde entonces se coloca como líder en la comercialización de energéticos. II.2. Servicios y Productos II.2.1. Servicios: Transportación y Venta de Combustibles. Diésel, Gasolina y Petróleo incoloro. 7

8 En motores de combustión interna, le ayudamos a controlar el consumo real de Pemex Diésel, que utiliza en sus equipos, aplicándoles las ventajas del: o SUPER LIMPIO (único en la zona) En calderas (motores de flama abierta), le ofrecemos también: o DIESELINDUSTRIAL BAJO AZUFRE. II.2.2.Productos: Pemex Diésel / Diésel industrial Bajo Azufre Gasolina Pemex Magna Gasolina Pemex Premium Petróleo Incoloro (solvente K) Estopas pacas de 50 Kg. Trapos Industriales, Pacas de 25 Kg. II.3. Misión Proveer permanentemente los productos y servicios de la mejor calidad, con honradez y eficiencia, que generen valor agregado y ahorros a nuestros clientes, beneficiando económicamente a nuestros empleados y accionistas y preserven el medio ambiente. (TSU. C, Pérez. Coordinadora de Calidad. 14 de mayo de 2013) 8

9 II.4. Visión Ser una empresa líder en los productos y servicios que prestamos con la tecnología y logística aplicada en el surtimiento de los procesos de operación cumpliendo con los requisitos que rigen las normas de calidad. (TSU. C, Pérez. Coordinadora de Calidad. 14 de mayo de 2013) II.5. Valores Honestidad: Cumplir con los requisitos y las normas generales que establece la misión de la empresa, bajo la premisa de actuar siempre con apego a ella. Eficiencia: Tener en mente que mientras se cumpla con las expectativas del cliente con respecto a los productos y servicios que les proporcionamos, nuestra organización se mantendrá económica y estructuralmente estable. Oportunidad: Entregar los productos, servicios e información, en el tiempo y lugar requeridos por el cliente. Responsabilidad: Se manifiesta cuando cada uno de nosotros ofrece una actitud adecuada a las tareas que nos corresponden. En algunos casos se nos exige superar las dificultades necesarias para conseguir nuestros objetivos y se logra asumiendo equilibradamente la parte de responsabilidad que toca en cada caso. Se vincula con el respeto a los compromisos que hicimos con nuestros compañeros en el ámbito laboral, y 9

10 con la dirección de nuestra propia vida en el ámbito común. Evitando así los posibles olvidos a nuestras obligaciones. Respeto: Mostramos aprecio y cuidado por el valor de alguien, de algo y de nuestros compañeros de trabajo, así como de su quehacer diario en la empresa. Está dirigido hacia los derechos y la dignidad de las personas, hacía nuestra propia persona, hacia nuestros compañeros y sus actos, al entorno natural, incluyendo las plantas y los animales que lo integran. Colaboración: Es el acto mediante el cual una persona se adhiere a la causa, necesidad o interés de otras personas para lograr un objetivo común. En nuestra empresa, el grupo es una unidad y por lo tanto, al colaborador con nuestros compañeros, se colabora con la unidad. (TSU. C, Pérez. Coordinadora de Calidad. 14 de mayo de 2013) II.6. Políticas de Calidad Estamos comprometidos permanentemente a satisfacer los requerimientos de nuestros clientes y proveedores externos e internos, con honestidad y seguridad, basados en un sistema de calidad, en búsqueda de la mejora continua bajo la norma ISO 9001:2008 (TSU. C, Pérez. Coordinadora de Calidad. 14 de mayo de 2013) 10

11 ASAMBLEA DE ACCIONISTAS COORDINADOR ADMINISTRATIV O COORDINACIÓN CALIDAD COORDINACIÓN ASISTENTE SECRETARIA GERENTE ADMINISTRATIV O GERENTE OPERATIVO ASISTENTE COORD. CREDITO Y COBRANZA COORD. COMPRAS SECRETARIA SECRETARIA CAJA / FACTURACION SECRETARIA COBRADORES AUX. ADMINISTRATIV O MENSAJERO COORD. TRANSAPORTES COORDINACION MANTENIMIENT O VENDEDORES AUX. ADMINISTRATIV OS COORD. RECURSOS HUMANOS COORD. SISTEMAS COORD. ADMINISTRATIV O LOGISTICA MECANICO SOLDADOR ELECTRICO COORD. ATENCION A CLIENTES AUXILIAR UNIVERSAL INTENDENTES AUXILIAR CONTABLE CHOFER TRACTOCAMION CHOFER POSTURERO TECNICOS CHOFER P/ 10,000 Y 20,000L AUXILIAR DE ALMACEN II.7 Organigrama 11

12 II.8 Organigrama del Departamento COORDINADOR DE CREDITO Y COBRANZA Auxiliares Administrativos Cobradores 12

13 III. Justificación Actualmente dentro de las empresas, se necesita que absolutamente todo este en constante actualización ya que esto facilitara de manera muy significativa el buen y rápido funcionamiento de alguno o de todos los departamentos. Y dentro de lo que es la Actualización de la Base de Datos de Lupeqsa SA de CV., es muy importante porque de ellos depende de que la atención que se le dé a los clientes sea más rápida y eficaz y no solo esto, sino que también para los empleados de la empresa se les facilitara más, el rápido acceso al cliente que desean observar por que serán únicamente los clientes que están activos dentro de los cuales tendrán que buscar. Podemos observar del mismo modo que las bases de datos dentro de las empresas son muy útiles e importantes por su accesibilidad y porque nos facilitan el rápido acceso a la información almacenada dentro de que son muy prácticas y dependiendo del sistema o método utilizado la creación de una de ellas nos servirán para diferentes tipos de información. Con esto traería consigo un gran número de beneficiados tanto dentro de la empresa como fuera de ella, dentro, estarían los departamentos de Contabilidad, Transportes, Caja y Facturación y sobre todo Crédito y Cobranza 13

14 que para llevar a cabo sus funciones se basa al 100% en esta base de datos. Y fuera, básicamente serían los clientes los más beneficiados por que la atención brindada que se les dará será más específica y directa. 14

15 IV. Objetivos IV.1. Objetivo General. Contar únicamente dentro de la Base de Datos con los clientes que actualmente están activos y tienen crédito o no con la empresa, continúan con los datos e información correcta proporcionada por ellos y si no, actualizarla para estar en constante contacto con ellos. IV.2. Objetivos Específicos. Adquirir la información correcta y actualizada de los clientes que han modificado sus datos, a través de la investigación con llamadas, correos, filiales, vendedores y cobradores. Contar con una Base de Datos competa y con información actualizada. Capturar la información actualizada al Sistema SAP Business One 8.8 Lupeqsa SA de CV., o proporcionarla al Coordinador de Sistemas para que capture dicha información. 15

16 V. Alcance Dentro del alcance de este proyecto, la Base de Datos de los Clientes, proporciona información a todas las áreas de la empresa, ya que todas estas (las áreas de la empresa) están en constante movimiento y comunicación directa e indirecta con los clientes, del cual el proyecto va encaminado a el mejor servicio y atención él; y aunque el proyecto no es muy extenso se debe de tomar muy en cuenta que ayudara de mucho a varios de los departamentos y apoyados del Sistema SAP Business One 8.8 Lupeqsa SA de CV., será de mayor facilidad para su utilización. También se podría decir que los clientes activos se pueden incluir dentro de este alcance porque ellos forman una parte muy importante dentro del proyecto. 16

17 VI. Fundamentación Teórica VI.1. Base de Datos Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos abreviados, SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. 17

18 Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). VI.2. Tipos de base de datos Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan. VI.2.1 Según la variabilidad de la base de Datos VI Bases de datos estáticas Son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar 18

19 proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial. VI Bases de datos dinámicas Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa. VI.2.2. Según el contenido VI Bases de datos bibliográficas Sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras. 19

20 VI Bases de datos de texto completo Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas. VI Directorios Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico. VI Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos: Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas. Las bases de datos de rutas metabólicas. Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas. Bases de datos clínicas. Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): PubChem, Medline, EBSCOhost. Dentro de lo que viene siendo Lupeqsa SA de CV., utiliza el (Bases de Datos Dinámicas), ya que constantemente se está modificando por la incorporación 20

21 de nuevos clientes a la empresa, por la baja de los mismos o bien por el simple hecho de que las condiciones de los clientes cambian con el tiempo dependiendo a su respuesta con la empresa. Al igual se viene manejando un sistema electrónico llamado SAP BUSINESS ONE 8.8 Lupeqsa SA de CV., por el nombre de la empresa, del cual daremos a conocer más. VI.3. Ventajas Uso de reglas lógicas para expresar las consultas. Permite responder consultas recursivas. Cuenta con negaciones estratificadas Capacidad de obtener nueva información a través de la ya almacenada en la base de datos mediante inferencia. Uso de algoritmos de optimización de consultas. Soporta objetos y conjuntos complejos. VI.4. Fases Fase de Interrogación: se encarga de buscar en la base de datos informaciones deducibles implícitas. Las reglas de esta fase se denominan reglas de derivación. 21

22 Fase de Modificación: se encarga de añadir a la base de datos nuevas informaciones deducibles. Las reglas de esta fase se denominan reglas de generación. VI.5. SAP Business One 8.8 SAP Business One es un sistema integrado de planificación de recursos empresariales ( ERP solution) a las pequeñas y medianas empresas, así como las divisiones y filiales de las grandes empresas. Producido por SAP, la solución está destinada a ayudar a las empresas mediante el apoyo a las ventas, relaciones con los clientes, inventario, operaciones, finanzas y recursos humanos. Actualmente la aplicación cuenta con más de clientes. El producto se vende, implementa y apoya a través de una red global de distribuidores locales. El costo aproximado de una licencia B1 es de alrededor de 1000 a 2500 euros - que varía de un país a otro. 22

23 VI.5.1 Historia En marzo de 2002, SAP adquirió TopManage Sistemas Financieros, un israelí desarrollador de aplicaciones de negocio y la marca de su sistema como SAP Business One. TopManage fue fundada por Reuven Agassi y Gadi Shamia, ambos tomaron posiciones ejecutivas claves en SAP luego de la adquisición. Empresa hermana TopTier de TopManage Un año antes, también fue adquirida por SAP. Shai Agassi, TopTier fue fundada por el hijo de Reuven Agassi Shai Agassi. La adquisición permitió a SAP para llegar al mercado medio a través de sus socios y también para obtener nuevos negocios de las filiales más pequeñas de sus clientes empresariales. OsloNorway En diciembre de 2004, SAP adquirió la tecnología y los bienes de ilytix Sistemas AS, una compañía privada de software con sede en Oslo, Noruega. Como resultado SAP introdujo nuevas capacidades de presupuestación y presentación de informes en SAP Business One llamado XL Reporter. 23

24 En julio de 2006, SAP adquirió Praxis Soluciones de Software y planeaba integrar CRM basado en Web de la empresa y las capacidades de comercio electrónico en SAP Business One. Minneapoliscitation needed Los términos financieros del acuerdo no fueron revelados. Minneapolis Praxis basada en una compañía de software privada, había sido previamente un partner de SAP Business One. En 2009, vendió el SAP CRM basado en Web de comercio electrónico y los componentes que formaban las antiguas soluciones de software Praxis. Actualmente SAP no ofrece una solución de comercio electrónico para SAP Business One. Esta funcionalidad se proporciona a través del Programa de Extensión de la solución. CitiXsys En 2011, se asoció con SAP CitiXsys utilizar su solución de consolidación de negocios para extender el alcance de SAP Business One integración entre empresas. La solución permite a las empresas gestionar las transacciones entre empresas de más de una empresa, al replicar 24

25 automáticamente las transacciones correspondientes a través de múltiples bases de datos de la empresa Por último conteo registrado, SAP cuenta con de las PYME en todo el mundo B1 utilizando, lo que representa el 70% de su base de usuarios. Si se calcula hacia atrás, el 30% restante de los usuarios de la empresa contará como No estamos seguros si esto incluye a los clientes de las empresas recientemente adquiridas, tales como Sybase. VI.5.2. Descripción SAP Business One ofrece funciones esenciales de negocio fuera de la caja, incluyendo: Gestión financiera: Automatizar los procesos financieros y contables. Incluye soporte para múltiples monedas, el presupuesto y la conciliación bancaria Almacén y gestión de la producción: Gestionar el inventario en varios almacenes, existencias seguimiento y gestionar las órdenes de producción sobre la base de la planificación de necesidades de material Customer Relationship Management: Ofrece ventas y gestión de oportunidades y el apoyo post-venta 25

26 Compras: Automatizar la adquisición - de la orden de compra a través de la factura del proveedor Movilidad: Para ios, SAP lanza una aplicación para iphone o ipad para interactuar con SAP Business One en el backend Presentación de informes y Business Intelligence: Proporciona acceso a los datos con el fin de crear nuevos informes y personalizar las existentes con la integración con Crystal Reports Analytics Powered by SAP HANA: El uso de bases de datos en memoria HANA tecnología / informática SAP para el acceso instantáneo a la visión en tiempo real. SAP Business One se entrega con 41 localizaciones del país, y es compatible con 26 idiomas. VI.5.3. Competidores Microsoft Dynamics Sage SAP Business One compite con Microsoft Dynamics a nivel mundial, y con una variedad de paquetes nacionales, tales como los comercializados por Sage en muchos países de todo el mundo. DynaWareNetSuiteSalesforce.com Recientemente, empresas como Dynaware (EOS la evolución del ERP), NetSuite (CRM y ERP) y Salesforce.com (sólo 26

27 CRM) han ofrecido una funcionalidad similar en las aplicaciones basadas en Web. 27

28 VII. Plan de Actividades I II III No. ID Descripción Responsable I.1 Asignación de proyecto. Ase. Empresa I.2 Nombre del proyecto. Practicante I.3 Investigación sobre BD. Practicante I.4 Investigación sobre SAP. Practicante I.5 Identificación de BD anterior. Practicante II.6 Taller sobre BD LUPEQSA. Ase. Empresa II.7 Impresión de BD. Practicante II.8 Depuración clientes de baja. Practicante II.9 Inclusión clientes nuevos. Practicante II.10 Contacto con clientes. Practicante Captura de datos III.11 actualizados manual. Practicante Envío de Datos actuales a III.12 Coor. Sistemas Practicante Captura de datos III.13 actualizados digital. Coor. Sistemas III.14 Alta de datos actualizados Coor. Sistemas III.15 Conclusiones. Practicante GRAFICA DE GANTT MES DE MAYO Simbología BD Base de Datos. Aplicación del Proyecto Coor. Coordinación. Días de no proyecto 28

29 I II III No. ID Descripción Responsable I.1 Asignación de proyecto. Ase. Empresa I.2 Nombre del proyecto. Practicante I.3 Investigación sobre BD. Practicante I.4 Investigación sobre SAP. Practicante I.5 Identificación de BD anterior. Practicante II.6 Taller sobre BD LUPEQSA. Ase. Empresa II.7 Impresión de BD. Practicante II.8 Depuración clientes de baja. Practicante II.9 Inclusión clientes nuevos. Practicante II.10 Contacto con clientes. Practicante Captura de datos III.11 actualizados manual. Practicante Envío de Datos actuales a III.12 Coor. Sistemas Practicante Captura de datos III.13 actualizados digital. Coor. Sistemas III.14 Alta de datos actualizados Coor. Sistemas III.15 Conclusiones. Practicante GRAFICA DE GANTT MES DE JUNIO Simbología BD Base de Datos. Aplicación del Proyecto Coor. Coordinación. Días de no proyecto 29

30 I II III No. ID Descripción Responsable I.1 Asignación de proyecto. Ase. Empresa I.2 Nombre del proyecto. Practicante I.3 Investigación sobre BD. Practicante I.4 Investigación sobre SAP. Practicante I.5 Identificación de BD anterior. Practicante II.6 Taller sobre BD LUPEQSA. Ase. Empresa II.7 Impresión de BD. Practicante II.8 Depuración clientes de baja. Practicante II.9 Inclusión clientes nuevos. Practicante II.10 Contacto con clientes. Practicante Captura de datos III.11 actualizados manual. Practicante Envío de Datos actuales a III.12 Coor. Sistemas Practicante Captura de datos III.13 actualizados digital. Coor. Sistemas III.14 Alta de datos actualizados Coor. Sistemas III.15 Conclusiones. Practicante GRAFICA DE GANTT MES DE JULIO Simbología BD Base de Datos. Aplicación del Proyecto Coor. Coordinación. Días de no proyecto 30

31 I II III No. ID Descripción Responsable I.1 Asignación de proyecto. Ase. Empresa I.2 Nombre del proyecto. Practicante I.3 Investigación sobre BD. Practicante I.4 Investigación sobre SAP. Practicante I.5 Identificación de BD anterior. Practicante II.6 Taller sobre BD LUPEQSA. Ase. Empresa II.7 Impresión de BD. Practicante II.8 Depuración clientes de baja. Practicante II.9 Inclusión clientes nuevos. Practicante II.10 Contacto con clientes. Practicante Captura de datos III.11 actualizados manual. Practicante Envío de Datos actuales a III.12 Coor. Sistemas Practicante Captura de datos III.13 actualizados digital. Coor. Sistemas III.14 Alta de datos actualizados Coor. Sistemas III.15 Conclusiones. Practicante GRAFICA DE GANTT MES DE AGOSTO Simbología BD Base de Datos. Aplicación del Proyecto Coor. Coordinación. Días de no proyecto 31

32 VIII. Recursos Materiales y Humanos RECURSOS MATERIALES No. NOMBRE DESCRIPCION / CARACTERISTICAS CANTIDAD USO 1 PC PC de escritorio, Office 4 horas./día Captura y envió de correos. 2 Teléfono De mano 1 Llamar a clientes. 3 Impresora / Copiadora A blanco y negro 1 Imprimir y copiar documentos. 4 Hojas Papel tamaño carta - Copiado e impresión. 5 Software SAP Sistema electrónico. - Alta y Baja de clientes. 6 Catálogo de Clientes En físico / papel 1 Tomar datos para realizar llamadas. 7 Internet 3 Consulta de información horas/semana. Bajar información. RECURSOS HUMANOS No. NOMBRE DESCRIPCION / CARACTERISTICAS TIEMPO ACTIVIDAD 1 Auxiliar administrativo 3 Consulta de teléfonos de algunos clientes 30 min. / semana Consulta 2 Coordinador de Crédito 30 min. / Consulta de teléfonos y correos de algunos clientes y Cobranza semana Consulta 3 Coordinador de Calidad Consulta de información de la empresa 1 día Consulta 4 Auxiliar administrativo 4 Checar expedientes 30 min. / semana Consulta 5 Clientes Llamarles para pedir información 5min / cliente Pedir información Becario / Practicante -TSU en Administración.- 32

33 IX. Análisis de Riesgos En este caso en específico, nos podemos encontrar con que el tiempo es uno de los factores muy importantes a considerar para el logro de este proyecto porque es muy limitado y por la extensión de la cartera de clientes nos encontraríamos con el dilema de que no nos alcanzó el tiempo para cubrir a todos ellos y por consecuente no terminaríamos de llamarles a todos los clientes; lo que podríamos hacer para resolver este problema, comunicarles a todos los clientes que se puedan,cuando hacen pedido de Diésel de que se está haciendo esta actualización para que dejen la información necesaria para no perder mucho tiempo en la presentación o si se puede envíen ellos mismos la información necesaria. Otro caso es que en algunos momentos los clientes no se encontraban en su área de trabajo cuando se les trata de contactar, por lo que esto ocasionaría de manera seria de que se les tenga que estar llamando nuevamente a cada momento para poder obtener lo que se pretende, lo que se podría hacer en este caso es la misma táctica que en el caso anterior. Cuando hacen pedido de Diésel de que se está haciendo esta actualización para que dejen la información necesaria para no perder mucho tiempo en la presentación o si se puede envíen ellos mismos la información necesaria. 33

34 Otro caso similar al anterior es que algunos clientes nuestros no quieran o puedan proporcionar la información que se les pide porque para ellos ésta es información confidencial y en algunos casos de ellos se complica hacer que nos proporcionen dicha información para nosotros poder trabajarla dentro de nuestro proyecto, lo que ocasionaría pérdida de tiempo y lo que se puede hacer es que trabajemos más en estar buscando la información dentro de expedientes o hacerles saber a los cobradores para que estos puedan ayudar. Al principio no se contó con los recursos materiales necesarios para poder llevar a cabo el proyecto, en estos casos fueron la PC y el Teléfono, lo que ocasionó que no pudiéramos ver el directorio electrónico y otro para poder llamarles a los clientes haciendo que este periodo fuera nulo parta nuestro proyecto, por lo que se pidió lo necesario para que pudiéramos trabajar. Cuando nos proporcionaron la PC de mesa, esta no funcionaba bien, por lo que esto pudiera ocasionar que en algunos momentos no trabajemos dentro del proyecto por el mal funcionamiento del equipo. Lo que se podría hacer en estos casos es trabajar en máquinas diferente a la hora de descanso para poder avanzarle en ello. 34

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