Guía para la Administración de Riesgos

Transcripción

1 Dirección de Planeación Fecha de emisión: 28/04/2014 Versión N. 0 Página: 1 de 2 Guía para la Administración de Riesgos Elaboró Revisó Ing. Imelda Araiza Flores Arq. Martha T. Rangel Cabrera Directora de Planeación Aprobó Secretario Técnico Ing. Eduardo Gutiérrez Navarrete Director General

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer una metodología para la Administración de los riesgos en la ejecución de los recursos asignados al INCOIFED. 2. ALCANCE Aplica a todas las áreas del Instituto involucradas en la ejecución de recursos asignados al mismo. 3. CUERPO DEL DOCUMENTO La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento del Instituto, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico al Instituto. La administración del riesgo permite establecer mecanismos para identificar, valorar y minimizar para fortalecer el Sistema de Control Interno permitiendo el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y la política del Instituto, misma que a la letra dice En el INCOIFED nos dedicamos a proyectar, construir, rehabilitar, mantener y equipar los espacios educativos públicos del Estado de Colima, logrando que nuestros usuarios se sientan satisfechos con instalaciones funcionales, seguras, adecuadas y cómodas que permitan cumplir el programa educativo. Mejoramos a través de la capacitación constante del personal; evaluación y seguimiento de nuestros procesos, implementando círculos y sistemas de calidad de conformidad con la Norma ISO 9001:2008 y la normatividad aplicable. La administración del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y sus interrelaciones, para que la institución evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La administración del riesgo contribuye a que el Instituto consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de la misma. Objetivos de la Administración del Riesgo Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los mismos. Involucrar y comprometer a todos los servidores del Instituto en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes. Mejorar las prácticas institucionales. Brindar servicios de calidad a nuestros usuarios. Proteger los recursos de los programas. Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación. Asignar y usar eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa. Mejorar el aprendizaje y la flexibilidad organizacional.

3 Página 3 de 6 Conceptos Básicos. Riesgo: es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra el Instituto. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización del Instituto por parte de la alta dirección. Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución. Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos del Instituto que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de rendimientos financieros y el manejo sobre los bienes. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad del Instituto para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica del Instituto para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión. Proceso: Nombre del proceso. Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el proceso al cual se le están identificando los riesgos. Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo. Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.

4 Página 4 de 6 Para una adecuada administración del Riesgo se requiere: Compromiso de la alta dirección, como encargada de estimular la cultura de la identificación y prevención del riesgo y de definir las políticas para la gestión de los riesgos identificados y valorados entre las que se encuentran la definición de canales directos de comunicación y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este sentido, propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. Así mismo, debe designar a un directivo de primer nivel (debe ser el mismo que tiene a cargo el sostenimiento Sistema de Gestión de la Calidad) que asesore y apoye todo el proceso. El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la entidad, con el fin de asegurar dicho manejo es importante que se establezca el entorno y ambiente organizacional del Instituto, la identificación, análisis, valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de los riesgos, esto en desarrollo de los siguientes elementos: Identificación de riesgos Análisis de riesgos Plan de trabajo para la atención de riesgos. También es necesario tener en cuenta: La planeación estratégica (misión, visión, establecimiento de objetivos, metas). El campo de aplicación (procesos, proyectos, sistemas de información). El Componente Ambiente de Control y todos sus elementos (Políticas, acuerdos, compromisos y protocolos éticos). La identificación de factores (internos y externos). Pasos para la Administración del Riesgo Inicio Identificación del Riesgo Comunicación y Consulta Análisis del Riesgo Plan de trabajo para atender el riesgo Monitoreo y Revisión Atención del riesgo Fin

5 Página 5 de 6 Identificación del Riesgo La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para el Instituto, y que pueden afectar el logro de los objetivos. La realiza cada área involucrada en el desarrollo de sus actividades laborales y son expuestas a través de las reuniones de seguimiento que se realizan semanalmente en el Instituto. Una manera para que todos los servidores del Instituto conozcan y visualicen los riesgos es generando un inventario de riesgos, definiendo en primera instancia las causas con base en los factores de riesgo internos y externos, presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias). Es importante centrarse en los riesgos más significativos para el Instituto relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos institucionales. Análisis del Riesgo El análisis del riesgo busca establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El análisis del riesgo depende de la información obtenida en la fase de identificación de riesgos. Se deberá: - Determinar consecuencias. - Clasificar el riesgo. - Estimar el nivel del riesgo. Se deberá analizar el impacto que puede ocasionar al Instituto, el riesgo deberá ser clasificado según la tabla que se detalla a continuación: NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN 1 Menor 2 Regular 3 Mayor Plan de trabajo para atender el riesgo Tiene bajo impacto o efecto sobre el Instituto. Tiene medianas consecuencias o efectos sobre el Instituto. Tiene altas consecuencias o efectos sobre el Instituto Una vez analizado el impacto del riesgo, se procederá a la aplicación del Procedimiento Master PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora.

6 Página 6 de 6 Atención del riesgo También a través de la aplicación del Procedimiento Master PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora se dará atención al riesgo. Comunicación y Consulta. El proceso de comunicación deberá realizarse en todos los pasos descritos a través de las reuniones técnicas de seguimiento del Instituto, a través del Formato de Registro de Hallazgos y de la documentación interna o externa necesaria. Monitoreo y Revisión. Al igual que el proceso de comunicación y consulta, el proceso de monitoreo y revisión deberá realizarse en todos los pasos descritos a través de las reuniones técnicas de seguimiento del Instituto, a través del Formato de Registro de Hallazgos y de la documentación interna o externa necesaria. 4. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 28/04/2014 Inicia su uso.