Guía de Desembolsos para Proyectos del BID

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1 VPC/PDP Original: Español Guía de Desembolsos para Proyectos del BID Diciembre 2009 Versión 1.0

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3 Prefacio Con el objeto de adecuar la función fiduciaria al nuevo modelo de negocios del Banco, el 30 de Julio de 2009, el Comité de Políticas Operativas (OPC) aprobó la Política de Gestión Financiera para Proyectos Financiados por el BID (OP-273-1). En complemento para su adecuada aplicación, VPC y VPS aprobaron la Guía Operacional de Gestión Financiera (OP-274-1). La Política y Guía Operativa reemplazan en su totalidad a las siguientes políticas, normas y procedimientos relacionados a desembolsos: Procedimientos de Desembolsos aprobados por Comité de Coordinación el 15 de enero de 1998 (CC-5450), reflejados en el Manual del Banco, sección Administración de Operaciones Desembolsos (serie OA 300). Guía para Ejecutores para el Procesamiento de Desembolsos, Oficina de Desembolsos y Auditoría Externa, septiembre Revisión del Uso del Tipo de Cambio, aprobado por Comité de Coordinación el 6 de junio de 2006 (GN-2415). Para las nuevas operaciones, el Fondo Rotatorio deja de existir como un método de desembolso. La Política Financiera (OP-273-1), la Guía Operacional de Gestión Financiera (OP-274-1) y esta Guía de Desembolsos se deberán aplicar en las operaciones que se encuentren en su etapa de diseño, y no hayan completado la misiones de análisis al 1 de enero de 2010, de manera que los nuevos conceptos relacionados con el manejo de desembolsos (por ejemplo: anticipos, entre otros) sean oportunamente considerados con nuestros clientes e incorporados al POD. Para la cartera de proyectos en ejecución o en instancias de aprobación al 1 de enero de 2010, el Fondo Rotatorio seguirá vigente hasta el cierre de dichas operaciones. En la eventualidad que se requiera o se opte por la aplicación de las nuevas políticas y guías, el jefe de equipo de proyecto evaluará la conveniencia y oportunidad de su aplicación, para lo cual, deberá proponer las cambios que fuesen necesarios y seguir las instancias y procedimientos de aprobación vigentes. El nuevo método de desembolso de anticipos aplicará para aquellas operaciones que lo establezcan en el contrato de préstamo o convenio de cooperación técnica correspondiente. Esta Guía aplica para todas las operaciones financiadas por el Banco y a operaciones no reembolsables, incluyendo cooperaciones técnicas, operaciones del FOMIN y fondos bajo administración. Para propósitos de esta Guía, el término proyecto o programa se refiere a cualquiera de estas operaciones. De la misma manera, el término prestatario u OE, se refiere a los prestatarios, y/o a los organismos ejecutores de préstamos, cooperaciones técnicas y otros financiamientos del Banco.. i

4 SIGLAS Y ABREVIATURAS ADF ANT BID CMP CT DPB DPS EFA FED FMA FOMIN FR ITE/IAC OE OP OPMAS OPUS PA PBLs PDP PEP PF PMR POA POA-PA RRF SWIFT TdR TRY/CMP TRY/FSV TRY/LSP VPC VPS WLMS Adelanto del Fondo Rotatorio Anticipo de Fondos Banco Interamericano de Desarrollo Pago de Compromiso Cooperación Técnica Pago Directo al Prestatario Pago Directo a Proveedor Estado Financiero Auditado Federal Reserve Bank Financial Management Assessment Fondo Mulitilateral de Inversiones Fondo Rotatorio Departamento de Tecnología de la Información, División de Arquitectura de Tecnología de la Información Organismo Ejecutor Operations Policy Committee (Comité de Políticas de Operaciones) Operations Management System Sistema de Actualización de Operaciones Plan de Adquisiciones Policy-Based Loans Project Procurement, Financial Management, and Portfolio Monitoring Division, Vice Presidency for Countries (División de Adquisiciones de Proyectos, Gestión Financiera y Monitoreo de Cartera, Vicepresidencia de Países) Plan de Ejecución del Proyecto Plan Financiero Progress Monitoring Report (Reporte de Monitoreo de Progreso) Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual, que incorpora el PA Reposición del Fondo Rotatorio Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Términos de Referencia Departamento de Finanzas, Grupo de Administración de Caja y Pagos Administrativos, Departamento de Finanzas, Unidad de Servicios Financerios, Departamento de Finanzas, Servicios de Cartera de Préstamos Vicepresidencia de Países Vicepresidencia de Sectores Web-enabled Loan Management System (Sistema de Administración de Préstamos y Cooperaciones Técnicas en Web) ii

5 TABLA DE CONTENIDO PARTE I - LINEAMIENTOS GENERALES... 1 I. INTRODUCCIÓN... 1 II. ACUERDOS Y REQUISITOS DE DESEMBOLSOS... 1 III. MÉTODOS DE DESEMBOLSOS... 1 A. ANTICIPOS B. REEMBOLSO (AL PRESTATARIO U OE) C. PAGOS DIRECTOS D. REEMBOLSO CONTRA GARANTÍA DE CARTA DE CRÉDITO IV. SOLICITUDES DE DESEMBOLSO... 2 A. REVISIONES... 2 B. TIPOS DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO... 3 C. RENDICIÓN DE CUENTAS... 5 D. ORIGEN DE LOS BIENES Y SERVICIOS... 6 E. GASTOS ELEGIBLES... 6 F. PERIODO FINAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS Y FECHA DE CIERRE... 7 PARTE II - PROCEDIMIENTOS PARA PROCESAR DESEMBOLSOS... 8 V. INFORMACIÓN BANCARIA DEL PRESTATARIO, ÓRGANO EJECUTOR O BENEFICIARIO... 8 A. INSTRUCCIONES DE DEPÓSITO... 8 B. INFORMACIÓN SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS... 8 C. ESTABLECIMIENTO DE FLUJO BANCARIO... 8 D. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO INTERMEDIARIO... 9 E. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO BENEFICIARIO... 9 F. NÚMERO DE CUENTA... 9 G. INFORMACIÓN SOBRE EL BENEFICIARIO... 9 H. GASTOS BANCARIOS I. INGRESOS EN LA CUENTA DEL PRESTATARIO U OE J. REGISTROS BANCARIOS Y CONTABLES DEL PRESTATARIO U OE VI. MONEDAS A. APROBACIÓN B. MONEDAS DE DESEMBOLSOS C. MONEDA DE LA OPERACIÓN, CRITERIOS DE CONVERSIÓN Y APLICACIÓN DE TIPO DE CAMBIO D. CATEGORÍAS DE INVERSIÓN VII. SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PRÉSTAMOS Y COOPERACION TECNICA (WLMS) ii

6 A. CAPACIDAD Y CICLO DE OPERACIONES EN EL WLMS B. PROCESAMIENTO ESTÁNDAR C. ETAPAS EN WLMS PARA PROCESAR UNA TRANSACCION D. CONTROLES INTERNOS VIII. PAGOS CON CHEQUES (Cooperaciones Técnicas) IX. DEVOLUCIONES DE FONDOS PREVIAMENTE DESEMBOLSADOS GLOSARIO ANEXOS: ANEXO 1 PROTOCOLO Y PROCEDIMIENTOS PARA PROYECCIONES DE DESEMBOLSOS ANEXO 2 PLAN FINANCIERO ANEXO 3 - FACILIDAD PARA LA PREPARACIÓN DE PROYECTOS ANEXO 4 - FONDO ROTATORIO ANEXO 5 - EMISIÓN Y MODIFICACIÓN DE GARANTÍAS DE CRÉDITO ANEXO 6 FORMULARIOS DESEMBOLSOS iii

7 Parte I - Lineamientos Generales I. INTRODUCCIÓN 1. En este documento, se presentan los lineamientos y directrices para el manejo de los recursos financieros de los proyectos y los procedimientos administrativos necesarios para el procesamiento de desembolsos por parte del Banco y Organismos Ejecutores (OE) de proyectos. 2. Para alcanzar un entendimiento integral sobre el tema de desembolsos, se recomienda leer esta guía conjuntamente con la Política y Guía Operativa de Gestión Financiera (OP y OP-274-1). II. ACUERDOS Y REQUISITOS DE DESEMBOLSOS 3. Diseño y Evaluación a lo largo del Ciclo de Proyecto. Los Acuerdos y Requisitos de Desembolso los cuales forman parte de los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera - comprenden los siguientes aspectos principales: (i) Métodos de Desembolsos, (ii) información y documentación de respaldo de los gastos y su modalidad de revisión, (iii) oportunidad y frecuencia de la presentación al Banco. Dichos acuerdos se definen y establecen durante el diseño de la operación, en consulta con el OE, y se evalúan y ajustan durante la ejecución, en función del desempeño, necesidades de información, actualización del análisis de riesgo, u otras circunstancias que permitan la adecuada administración del proyecto y oportuna rendición de cuentas al Banco. 4. Los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos deben procurar que los desembolsos: (i) estén orientados a las necesidades del país y de la operación, (ii) se apoyen en los sistemas de gestión financiera de los países en la medida de lo posible, y (iii) sean eficientes y eficaces para el logro de los objetivos del proyecto. Para ello, el juicio profesional es un elemento importante para el diseño, evaluación y cumplimiento de los Acuerdos y Requisitos de Desembolso. Ver Política de Gestión Financiera (OP ), Sección 3 ( Financial Management Arrangements, y Guía de Gestión Financiera (OP-274-1), Sección 5.3 ( FM Assessment Report, FMA Report Contents ). III. MÉTODOS DE DESEMBOLSOS 1 5. Los métodos de desembolsos se utilizan para desembolsar fondos de cualquier tipo de financiamiento, con el propósito de que estos se destinen únicamente a los fines para los cuales fueron previstos, dando atención a las consideraciones de economía y eficiencia. 6. Un proyecto puede utilizar uno o más métodos de desembolsos dependiendo de las necesidades de liquidez para su ejecución, siendo la combinación de métodos una alternativa aceptable y generalmente necesaria. Pueden existir una variedad de situaciones que hacen necesario que el Banco disponga de más de un método de desembolso en función del tipo de operación de que se trate 1 Estos métodos de desembolsos aplican a todas las operaciones del Banco incluyendo a las operaciones de la Facilidad para la Preparación de proyectos (PPF). Las reglas específicas aplicables a los repagos de operaciones PPF se detallan en el Anexo 3. 1

8 y de sus características particulares, con el propósito fundamental de asegurar que el ejecutor cuente oportunamente con los recursos necesarios para la adecuada ejecución del proyecto. 7. Los métodos de desembolsos disponibles son: A. Anticipos. Son avances de fondos con base en las necesidades reales de liquidez del proyecto, respaldadas por compromisos suscritos (contratos), o anticipados con un alto grado de certeza - para un plazo predeterminado y acordado con el OE - con el fin de pagar puntualmente gastos elegibles imputables a préstamos u otro tipo de financiamiento del Banco. Este método, además de contribuir generalmente a una adecuada administración y control con respecto al uso de los fondos de los proyectos, de un modo particular facilita la rendición de cuentas de aquellos proyectos que establecen su avance físico-financiero relacionado con metas o hitos. Dichas necesidades de liquidez surgen del plan financiero del proyecto, el cual debe estar coordinado con el plan de ejecución del proyecto (PEP), y plan operativo anual (POA) que incorpora el plan de adquisiciones (PA) 2. Un aspecto que no debe dejarse de lado es asegurar que los recursos del proyecto, provenientes de las diversas fuentes de financiamiento, hayan sido incorporados al presupuesto general de la Nación, ya que de otro modo difícilmente serán ejecutados oportunamente. B. Reembolso (al Prestatario u OE). El Banco reembolsa al OE por pagos que éste efectuó en concepto de gastos elegibles incurridos con cargo al proyecto. C. Pagos Directos. Pagos efectuados por el Banco a proveedores o contratistas en nombre del OE por concepto de bienes y servicios elegibles - de origen externo o local - destinados a la ejecución del proyecto 3. D. Reembolso Contra Garantía de Carta de Crédito. Reembolsos efectuados por el BID a un banco comercial por concepto de pagos efectuados a un proveedor o contratista de bienes y servicios de origen externo - en el marco de una carta de crédito garantizada anteriormente por el BID. IV. SOLICITUDES DE DESEMBOLSO A. REVISIONES 8. El Banco procesará desembolsos al OE una vez que las condiciones previas al primer desembolso se hayan cumplido 4. Durante la ejecución, el procesamiento de los desembolsos se efectuará a través de revisiones gerenciales basadas principalmente en juicio profesional y sobre la base de pruebas analíticas. 2 El requerimiento de coordinar el PEP y POA-PA, con el Plan Financiero no necesariamente aplica a operaciones que por su naturaleza no requieren alguno de estos instrumentos para su ejecución. 3 En el caso de pagos directos a proveedores o contratistas locales, podrían surgir diferencias entre el monto en moneda local utilizado para estimar la equivalencia de un desembolso en la moneda de la operación y el monto en moneda local recibido por el beneficiario, como resultado de la conversión efectuada por el banco comercial. Estas diferencias son de responsabilidad única y exclusiva del beneficiario. 4 Se espera que las acciones de mitigación de riesgos, identificadas durante el diseño del proyecto, hayan sido incorporadas como condición previa al primer desembolso y resueltas adecuadamente al inicio de los desembolsos. 2

9 9. La revisión de la información de soporte que justifican los gastos o pagos se llevará a cabo con posterioridad al efectivo desembolso de los recursos por parte del Banco considerando la oportunidad y alcance que las condiciones de riesgo fiduciario ameriten. Dicha revisión transaccional posterior 5 podrá ser efectuada por personal del Banco en las oficinas de los OE, como parte de la revisión integral de los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera. Estas visitas de inspección forman parte de las acciones de supervisión fiduciaria que se establecen en el Plan de Supervisión del Proyecto El Jefe de Equipo de Proyecto, con el apoyo del Especialista Fiduciario en Gestión Financiera, podrá determinar que se practiquen revisiones o intervenciones de carácter preventivo por parte del Banco, a fin de mitigar riesgos extremos o circunstancias especiales según los casos previstos en la Guía de Supervisión de Gestión Financiera. 11. En ningún caso, los OE deben considerar que la revisión posterior que el Banco efectúa confirma, certifica o reemplaza su responsabilidad fiduciaria y su propia gestión del proyecto. En ese sentido, el OE debe asegurar la calidad, pertinencia y transparencia de la documentación que soporta los gastos que se sometan a dicha revisión, excepto en los casos en que por la naturaleza, riesgos asociados y/o complejidad de la operación como por ejemplo en el caso de una operación de emergencia - deba diseñarse un esquema riguroso de intervención o supervisión que incluya hasta la intervención previa de los pagos más significativos. 12. Las solicitudes de desembolso deben ser numeradas en forma consecutiva, independientemente del método de desembolso utilizado. Adicionalmente, sólo podrán ser procesadas las solicitudes que estén aprobadas por un funcionario designado y cuya firma este registrada, de acuerdo con los términos del Convenio y por cantidades iguales o menores (por motivo de ajustes) al monto solicitado. B. TIPOS DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO B.1. ANTICIPOS (AVANCES DE FONDOS) 13. Documentación de Respaldo para Solicitar Anticipos. Documentación Requerida. Cada solicitud debe ser acompañada por: a. El formulario de Solicitud de Desembolsos (ver modelo en el Anexo 6). b. Plan Financiero: Modelo para Solicitar Anticipos 7 (Ver Anexo No. 2 sobre el concepto de Plan Financiero y el Anexo 6 para el Modelo para Solicitar Anticipos, derivado del Plan Financiero). Documentación Opcional 8. c. Detalle de Compromisos. Una proyección financiera preparada de acuerdo con las necesidades reales de liquidez del proyecto, listando los compromisos con cargo al financiamiento o contribución del Banco para el periodo de tiempo previamente acordado entre el Banco y el OE, 5 La revisión de desembolsos es un componente relevante en el alcance de las auditorías externas de los proyectos; sin embargo, podrían presentarse requerimientos adicionales que impliquen un alcance diferente al utilizado por el auditor. Estas situaciones serán tratadas en los Términos de Referencia (TdR) de los auditores externos del proyecto. 6 Para mayor información sobre la naturaleza, alcance y oportunidad de estas revisiones, ver Guía de Supervisión de Gestión Financiera. 7 Se debe presentar el período correspondiente a la solicitud. 8 Teniendo en cuenta el nivel de riesgo del proyecto y a discreción y criterio del Jefe de Equipo junto con el Especialista Fiduciario, también se deberá considerar solicitar esta documentación opcional. 3

10 excepto para PBLs. (Ver modelo en el Anexo 6: Detalle de Compromisos con Cargo al Financiamiento/Contribución del Banco ). d. Informes de avance físico-financieros estimados del proyecto, tales como el PEP, POA-PA, Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR), u otros que ayuden a demostrar la razonabilidad del monto solicitado. 14. Frecuencia de los Anticipos. La frecuencia y el período de tiempo que debe cubrir un anticipo será determinado en función de la programación de la ejecución financiera del proyecto (consistente con el PEP, POA-PA, u otros instrumentos de planificación que apliquen), durante el diseño y ajustados en la ejecución, de acuerdo con las condiciones de riesgo y capacidad fiduciaria evaluada En general, se recomienda que los desembolsos por concepto de anticipo tengan una frecuencia máxima semestral, al menos que se establezcan otras necesidades, existan restricciones y riesgos asociados a debilidades de capacidad fiduciaria del OE o limitaciones impuestas por el marco legal del país, mercado de proveedores, entre otros, que ameriten un plazo más corto. B.2. REEMBOLSO (A PRESTATARIO U OE) 16. Ver Sección C de ésta Guía Rendición de Cuentas. B.3. PAGOS DIRECTOS (A PROVEEDORES O CONTRATISTAS) 17. Cada solicitud de desembolsos para Pagos Directos deberá ser acompañada por: a. El formulario de Solicitud de Desembolso. b. Documentación de soporte aceptable para el Banco (factura o documento de cobro y evidencia de la recepción, a satisfacción del OE, de la obra, bien o servicio de acuerdo a las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia incluidos en los contratos u órdenes de compra respectivos). B.4. REEMBOLSO CONTRA GARANTÍA DE CARTA DE CRÉDITO 18. Cada solicitud de reembolso contra garantía de Carta de Crédito deberá ser acompañada por: a. El formulario de Solicitud de Pago de Garantía de Reembolso. b. Documentación de soporte listado en el formulario de Solicitud de Pago. 19. El BID reembolsa al banco beneficiario de la garantía de reembolso basado en una solicitud que indique que el beneficiario de la carta de crédito ha sido pagado de acuerdo a los términos y condiciones tanto de la carta de crédito como de la garantía de reembolso. 20. El BID reembolsará a un banco comercial beneficiario de las garantías toda vez que las solicitudes de desembolso emitidas por tales bancos sean recibidas, en la Sede del BID (TRY/FSV), debidamente completadas antes de la fecha de expiración de la garantía de reembolso. El BID no concede excepciones a este requisito. Los recursos comprometidos bajo una garantía del BID no pueden usarse para otros fines establecidos en el Contrato de Préstamo en tanto esté vigente la garantía. Para mayor información ver Anexo 5- Emisión y Modificaciones de Garantías de Crédito. 9 Se deben acordar con el OE y documentar en los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos. 4

11 C. RENDICIÓN DE CUENTAS 21. Con el fin darle un adecuado seguimiento al proyecto y al mismo tiempo mantener costos transaccionales razonables (tanto para el Banco como para el OE), es recomendable que la rendición de cuentas de los gastos efectuados 10 se presenten al Banco, por lo menos dos veces por año y no más de cuatro o cinco veces por año, dependiendo del nivel de riesgo del proyecto y/o del nivel de capacidad fiduciaria del OE. Dicha frecuencia deberá ser acordada previamente con el OE, como parte de los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos, y evaluada durante la ejecución del proyecto. 22. Como regla general, el Banco no requiere que la rendición de cuentas venga acompañada de la documentación de soporte de los gastos o pagos efectuados (i.e., los comprobantes originales o fotocopias de los mismos) 11. El OE es responsable de llevar los registros contables requeridos y de mantener los originales de toda la documentación de soporte, con adecuadas referencias cruzadas a las solicitudes aprobadas correspondientes, de conformidad con las Políticas de retención de los documentos del Banco. 23. El propósito de la rendición de cuentas es demostrar el avance financiero del proyecto y el uso de recursos por cada categoría de inversión (o componente), y no significa una aprobación por parte del Banco de los gastos efectuados. 24. La rendición de cuentas de los gastos elegibles relacionados con anticipos recibidos debe ser presentada cuando se haya utilizado por lo menos el 80% del monto adelantando. Dichas rendiciones deben ser presentadas y aceptadas por el Banco, antes de que el prestatario u OE pueda recibir otro anticipo de fondos. En casos especiales, el Banco podrá incrementar el monto del último anticipo otorgado al ejecutor en la medida que se requieran recursos adicionales para el pago de gastos no previstos en el período de tiempo previamente anticipado. 25. Documentación de Respaldo para la Rendición de Cuentas. Documentación Requerida. La siguiente documentación de respaldo se debe presentar al Banco para rendir cuentas del proyecto y demostrar su avance: a. Solicitud de Desembolsos/Presentación de Rendición de Cuentas donde el OE certifique las siguientes afirmaciones, dentro de otras: que los pagos se efectuaron exclusivamente para los fines especificados en el Contrato o Convenio de financiamiento y conforme con sus términos y condiciones, incluyendo el tipo de cambio acordado, que los bienes y servicios financiados con esos pagos fueron apropiados para esos fines y el costo así como las condiciones de la compra, fueron razonables, que la documentación que respalda los gastos se encuentra disponible para la revisión del Banco, auditores u otros consultores contratados para llevar a cabo un revisión detallada de los pagos efectuados. b. Estado de Ejecución de Proyecto (ver modelo en el Anexo 6). 10 De los anticipos de fondos o de gastos a ser reembolsados al OE. 11 La documentación de soporte comprende comprobantes contables, facturas canceladas, recibos de honorarios, cheques cancelados legibles, certificados de derechos de aduana, certificados de obra, contratos de trabajo, documentos de embarque, desembarque y almacenaje, informes de recepción, y todo otro documento de respaldo del pago, a satisfacción del Banco. En casos de excepción, el Banco podrá solicitar cierta documentación original. 5

12 c. Conciliación de los recursos del Banco (ver modelo en el Anexo 6). Documentación Opcional. Teniendo en cuenta el nivel de riesgo del proyecto y a discreción y criterio del Jefe de Equipo junto con el Especialista Fiduciario, también se deberá considerar solicitar: a. Informes de cumplimiento de indicadores o hitos u otros informes que ayuden a demostrar el avance del proyecto. b. Estado de Gastos o Pagos 12 (ver modelo en el Anexo 6). c. Resumen de contratos y/o contratos individuales. d. Otros acordados. D. ORIGEN DE LOS BIENES Y SERVICIOS 26. Los fondos asignados por el Banco al financiamiento de operaciones sólo pueden utilizarse para la adquisición de bienes y servicios provenientes de países que sean elegibles conforme a las condiciones del Contrato o Convenio de financiamiento, y de conformidad con las normas que rijan al fondo fiduciario de que se trate. E. GASTOS ELEGIBLES El Banco considera como gastos elegibles aquellos gastos que: 1) son necesarios para el proyecto y están en línea con sus objetivos, 2) obedecen las políticas y contratos o convenios legales del proyecto, y 3) están adecuadamente registrados y sustentados. 28. Financiamiento de Tasas e Impuestos. A solicitud del prestatario o beneficiario, el Banco podrá cubrir impuestos y tasas asociadas que representen un mayor costo en la adquisición de bienes y servicios (impuestos de importaciones, tasas consulares o portuarias, o impuestos al valor agregado) siempre que los montos de dichos impuestos y tasas sean razonables para el Banco. Los Parámetros de Financiamiento de País 14 son considerados en la determinación de la razonabilidad del financiamiento de estos costos, para préstamos. Para cooperaciones técnicas de fondos bajo administración del Banco, estos costos son financiables siempre y cuando no estén específicamente prohibidos por el donante/fondo fiduciario. 12 El informe denominado Estado de Gastos o Pagos debe ser generado directamente por el sistema contable del proyecto cuyo contenido y nivel de detalle deberá ser previamente acordado con el OE. El contenido y detalle puede ser desde un listado por gasto, hasta montos globales por categoría, a criterio del Jefe de Equipo y/o del Especialista Fiduciario. Ejemplos de contenido y nivel de detalle: (i) listado por cada gasto, por categoría de inversión, (ii) listado por gasto únicamente para aquellos superiores a un límite monetario pre-establecido y los demás agrupados por categoría de inversión, (iii) por gastos agrupados por montos globales, por categoría de inversión, (iv) una variación de las anteriores opciones. 13 Para mayor información, ver OP-311 Elegibilidad de Gastos para Préstamos de Inversión y OP-504 Reconocimiento de Gastos, Financiamiento Retroactivo y Contratación Anticipada y la enmienda comunicada por el EVP, el 21 de octubre de Los Parámetros de Financiamiento de País (PFP o CFPs por su sigla en inglés) establecen para cada país prestatario: a) límites máximos para el financiamiento del Banco sobre el costo total del proyecto; y b) el tipo específico de gastos que son financiables para cada país prestatario. El objetivo de estos parámetros es proveer el marco en el cual el Banco provee financiamiento para los préstamos de inversión en un país específico. De esta manera, los PFP se refieren a los costos compartidos, el financiamiento de costos locales, como así también de impuestos y tasas, y costos recurrentes. Los PFP dependen de varios factores, incluyendo las condiciones macroeconómicas de cada país, sus necesidades específicas de desarrollo, las disposiciones de su legislación referente a la posibilidad de financiar ciertos tipos específicos de gastos con deuda, y cualquier otra normativa dispuesta por las autoridades. Dicha normativa puede variar, dependiendo de los cambios en las condiciones macroeconómicas. (Fuentes: GN , CC , GN ). 6

13 F. PERIODO FINAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS Y FECHA DE CIERRE 29. El OE debe presentar la última solicitud de anticipo a más tardar treinta (30) días antes de la Fecha de Último Desembolso, en el entendimiento de que las justificaciones correspondientes a dicho anticipo serán presentadas al Banco durante el Período de Cierre 15. El Banco no desembolsará recursos con posterioridad a la Fecha del Último Desembolso. 30. El OE dispondrá de un plazo de no más de noventa (90) días, contados desde la Fecha del Último Desembolso (original o prorrogada), para presentar la rendición de cuentas final del anticipo, devolver fondos no justificados y llevar a cabo cualquier otra actividad necesaria para completar la adecuada y oportuna rendición de cuentas de la operación. 31. El período a partir de la Fecha De Cierre (los 30 días), se deben utilizar únicamente para incorporar los ajustes finales a los Estados Financieros Auditados (EFAs) y cerrar los procedimientos de firma y aprobación que disponga el ejecutor. Es recomendable que los auditores externos comiencen de manera oportuna sus tareas de revisión; no deben esperar hasta el Período de Cierre final para iniciar sus actividades. 15 Se espera poco volumen de gastos que requieren ser rendidos durante este período final. 7

14 Parte II - Procedimientos para Procesar Desembolsos V. INFORMACIÓN BANCARIA DEL PRESTATARIO, ÓRGANO EJECUTOR O BENEFICIARIO A. INSTRUCCIONES DE DEPÓSITO 1. Como un componente de la elegibilidad para el primer desembolso de una operación de préstamo o cooperación técnica, el prestatario o el OE debe proporcionar por escrito al BID, a través de su representante autorizado, información sobre las cuentas en las cuales serán depositados todos los desembolsos a su favor. Esta información deberá mantenerse en los archivos del Banco y actualizarse cuando lo requiera el prestatario o el OE. Se requerirán cuentas separadas para desembolsos en moneda convertible y en moneda local. B. INFORMACIÓN SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS 2. Todo desembolso requiere de un banco situado en el país de la moneda solicitada, como primer banco receptor de los fondos. Cada solicitud debe indicar todos los bancos a través de los cuales el BID debe canalizar los fondos (intermediario y banco del beneficiario del desembolso). 3. La información sobre las cuentas bancarias del prestatario, OE o beneficiario deben incluir todos los elementos necesarios para posibilitar al BID el procesamiento de los desembolsos, a través de una transferencia electrónica de fondos. C. ESTABLECIMIENTO DE FLUJO BANCARIO 4. La Representación o UDR es responsable del establecimiento de la información bancaria en el WLMS y como responsable, deberá revisar la información recibida y registrar las cuentas bancarias en el Sistema de Administración de Préstamos y Cooperación Técnica (WLMS), en un flujo bancario (BKF). 5. Los pasos requeridos para establecer los flujos bancarios en el WLMS son: ingreso, validación, revisión y autorización. Estos pasos pueden ser efectuados por un mínimo de dos personas o hasta cuatro personas. Cuando dos personas participan en el proceso, una persona hace el ingreso y validación y la otra persona hace la revisión y autorización 16. Se recomienda que el Especialista Fiduciario-Financiero sea una de las personas claves en este proceso. El Representante (o la persona a la que el Representante haya delegado esa autoridad 17 ) es responsable por la autorización de la inclusión de la información en el WLMS. 6. El WLMS mostrará en forma automática el flujo bancario (BKF) al momento de procesar un desembolso. Los desembolsos bajo los métodos de Anticipo o Reembolso requerirán de un flujo bancario (BKF) Un mismo funcionario no podrá ejecutar los pasos de validación y autorización. 17 El Representante podrá delegar su autoridad a un funcionario internacional para el registro de los flujos bancarios. 18 Véase Anexo 4 para Fondo Rotatorio. 8

15 7. Los desembolsos bajo el método de Pago Directo, no requerirán el establecimiento de un flujo bancario (BKF). Sin embargo, cuando se anticipen varios pagos al mismo proveedor o contratista se recomienda registrar el flujo bancario (BKF) del beneficiario, en el WLMS. 8. Si la institución financiera no se encuentra en la lista de bancos del WLMS, entonces debe abrir un Magic Ticket en el portal de ayuda de TRY/CMP: (http://tryfsv/cashmgmtgroup/tabid/3128/language/en- US/Default.aspx). En caso de duda sobre cómo establecer el flujo bancario para que el desembolso no sea rechazado, ya sea por el sistema bancario o los sistemas internos del BID, favor consultar el portal de ayuda de TRY/CMP (http://tryfsv/cashmgmtgroup/tabid/3128/language/en-us/default.aspx). La Representación debe obtener la información de las cuentas (o subcuentas) bancarias del proveedor, contratista, en un documento escrito, procesado por el OE a través de su representante autorizado, o directamente del OE, cuando se trata de desembolsos al ejecutor. Esta información también puede ser presentada con la primera solicitud de desembolso. D. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO INTERMEDIARIO 9. Es indispensable usar un banco intermediario cuando el banco beneficiario está domiciliado en un país diferente al de la moneda aprobada de la operación. Por ejemplo, en el caso de una operación aprobada en USD, es preciso utilizar un banco intermediario cuando el banco beneficiario (banco donde reside la cuenta del beneficiario del pago) reside en un país fuera de los EE.UU. Dentro de los EE.UU. es necesario usar un banco intermediario cuando el banco beneficiario no cuenta con un número de ABA (identificación de la Asociación de Bancos Americana). E. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO BENEFICIARIO 10. El banco beneficiario es la entidad financiera en la cual el ejecutor, prestatario o beneficiario del desembolso mantienen su cuenta bancaria. Si el banco beneficiario tiene un corresponsal (banco intermediario) se debe ingresar el número de la cuenta que el banco beneficiario mantiene con el banco intermediario. Como regla general cuando se utilice un banco beneficiario en los Estados Unidos y no se requiere un banco intermediario se debe indicar que los fondos serán transferidos a través del "Federal Reserve Bank (FED)". Esta regla se aplica igualmente en el caso de que el banco beneficiario corresponda al Banco Central del País. No se debe indicar la utilización del "Federal Reserve Bank" cuando el banco beneficiario no se localice en los Estados Unidos. F. NÚMERO DE CUENTA 11. Con la implementación de controles de pagos más estrictos en muchos países, es necesario que el número de cuenta indicado en un pago específico corresponda con el nombre bajo el cual la cuenta está registrada en el banco beneficiario. También, es indispensable cumplir con los requisitos impuestos por diferentes países, tal como el uso del numero IBAN en la Unión Europea, CLABE en México, RUT en Chile etc. Adicionalmente, en algunos casos se deberá incluir el número de cuenta que el banco beneficiario tiene con el banco intermediario (por ejemplo, cuando el pago se hará en USD en el país del beneficiario, en vez de en moneda local). G. INFORMACIÓN SOBRE EL BENEFICIARIO 12. Se debe ingresar al WLMS el número y nombre exacto de la cuenta bancaria del prestatario, OE o destinatario final del desembolso de acuerdo a la información recibida. Igualmente, se registrará en el 9

16 campo de Instrucciones Especiales cualquier información adicional relativa al desembolso (por ejemplo, el nombre de un contacto específico, la sucursal bancaria, etc.). H. GASTOS BANCARIOS 13. Los prestatarios, ejecutores o beneficiarios son responsables del pago de cualquier cargo o comisión aplicado a sus cuentas bancarias. I. INGRESOS EN LA CUENTA DEL PRESTATARIO U OE 14. Si los depósitos de los recursos del proyecto en cuentas bancarias generaran intereses, comisiones, etc., a favor del prestatario o ejecutor, esos ingresos deben ser incorporados al proyecto como parte integrante del aporte local o de contrapartida. Estos fondos pueden ser usados para gastos que sean similares y/o complementarios a gastos elegibles del proyecto financiado por el BID. J. REGISTROS BANCARIOS Y CONTABLES DEL PRESTATARIO U OE 15. Los recursos a ser administrados por el prestatario u OE por concepto de anticipos de fondos pueden: (i) depositarse en una cuenta bancaria especial a nombre del proyecto, abierta por el prestatario en el Banco Central o en un banco comercial, ii) ser registrados en la cuenta general del prestatario (cuando aplique, ésta será la denominada Cuenta Única de la Tesorería), y luego en una subcuenta contable separada, a nombre del proyecto, en la cual se registrarán todos los movimientos de ingreso de fondos y de pagos correspondientes a la operación financiada por el Banco (cuando este mecanismo sea satisfactorio para el BID). Los recursos del proyecto deben ser usados por los prestatarios u OE exclusivamente para gastos elegibles y deben contar con un adecuado sistema de gestión financiera y controles para su ejecución. VI. MONEDAS A. APROBACIÓN 16. Una operación puede ser aprobada utilizando una de las siguientes alternativas: a. Monedas convertibles. Monedas que forman parte del fondo que financia la operación. b. Local. La moneda del País beneficiario de la operación. c. Fija. Una moneda específica distinta a la local. d. Una combinación de las anteriores. B. MONEDAS DE DESEMBOLSOS 17. Los préstamos aprobados dentro de la Facilidad de Moneda Local 19 podrán solicitar desembolsos en montos exactos de moneda local, o en moneda local equivalente a USD, de acuerdo a los términos establecidos en el Contrato de préstamo de la operación. El prestatario recibirá las unidades de moneda local y su deuda con el Banco se registrará por esas unidades. 19 Para mayor información, ver página web del Banco, Departamento Financiero, Administración de Prestamos, Facilidad de Moneda Local o la Propuesta del Nuevo Marco Operativo para Préstamos en Moneda Local (GN ). 10

17 18. Operaciones de préstamo no aprobadas bajo la Facilidad de Moneda Local sólo podrán solicitar desembolsos por montos exactos de monedas convertibles. Para estas operaciones no es posible solicitar desembolsos por montos exactos de moneda local. 19. El Banco aceptará solicitudes de desembolsos en montos exactos de moneda local (o unidades de la moneda solicitada ). La solicitud de desembolso debe contener una estimación del monto que ha de imputarse a la operación, expresado en la moneda contable de la operación, así como el monto real que deberá desembolsarse, expresado en unidades de la moneda solicitada. Bajo esta opción, deben además cumplirse las siguientes condiciones: a. Que el prestatario o el OE seleccione la moneda que desee recibir. b. Que el pago haya de realizarse directamente a un proveedor o al OE. c. Que las cantidades del Contrato mutuamente celebrado por el prestatario u OE y el proveedor se expresen en la moneda solicitada. C. MONEDA DE LA OPERACIÓN, CRITERIOS DE CONVERSIÓN Y APLICACIÓN DE TIPO DE CAMBIO 20. Para efectos de rendición de cuentas y justificaciones de gastos, los gastos deben expresarse en la moneda contable de la operación. Si los gastos fueron incurridos en moneda local, la equivalencia a la moneda de la operación (usualmente USD), se podrá determinar utilizando: (i) la tasa de cambio efectiva al momento de la conversión de la moneda de la operación a la moneda local o (ii) la tasa efectiva de la fecha de pago 20. La selección (opción elegida) de la aplicación de tipo de cambio, debe ser convenida entre el Banco y el OE, y debe quedar documentada en el Contrato de préstamo o Convenio. (Ver sección 3.19 de la Política de Gestión Financiera). D. CATEGORÍAS DE INVERSIÓN 21. Con excepción de la solicitud de un avance de fondos toda solicitud de desembolso debe indicar las categorías de inversión a ser cargadas, en la moneda de la operación. 22. Aprobación en más de una Moneda. Cuando una operación sea aprobada en más de una moneda, el Contrato o Convenio de la operación puede establecer términos y condiciones con respecto a la utilización de monedas, por categorías de inversión. Debe presentarse una solicitud por separado para cada moneda solicitada y las categorías reportadas deben ser consistentes con la misma. VII. SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PRÉSTAMOS Y COOPERACION TECNICA (WLMS) 23. Esta sección se refiere sólo al módulo de desembolsos en el WLMS que incluye, entre otros, los desembolsos y las justificaciones de fondos (rendición de cuentas), el registro de la información bancaria, la redistribución de fondos entre las categorías de inversiones, la prórroga de la fecha del último desembolso, la cancelación de saldos sin desembolsar, la reserva (compromiso) de fondos de contratos de consultores o firmas consultoras, las proyecciones de desembolsos, la emisión y las enmiendas de la Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito. 20 Por razones prácticas la tasa efectiva de la fecha de pago puede ser la tasa de cambio vigente a la fecha de la transacción o una tasa de cambio que se aproxime a la tasa de la fecha de la transacción. Por ejemplo, la tasa efectiva el último día hábil del mes anterior o un promedio del mes. 11

18 A. CAPACIDAD Y CICLO DE OPERACIONES EN EL WLMS 24. El WLMS permite a las Unidades con Responsabilidad para Desembolso (UDR) realizar directamente transacciones monetarias y no monetarias, afectando inmediatamente la base de datos del sistema del Banco. A continuación se describe El Ciclo de Operaciones en el WLMS: Etapa Descripción Status en el WLMS Siguiente Acción/Etapa en el WLMS Aprobación Una vez aprobadas las operaciones por la autoridad pertinente, se generan los números de aprobación en OPUS. PDP/PFM genera los números de préstamo y VPC/GCM los números de Cooperaciones Técnicas. Posteriormente, las operaciones son registradas en el sistema WLMS. ACC/ACO ingresa las aprobaciones de préstamos y pequeños proyectos y VPC/GCM ingresa las aprobaciones de Cooperaciones Técnicas y Proyectos Especiales. AF - Aprobado y Fondeado Firma (SIG) a ser ingresada por Legal Firma El contrato o el acuerdo ha sido firmado y la firma es ingresada en el WLMS por el Departamento Legal. SI - Firmado o EF - Efectivo Para operaciones de préstamo el siguiente paso es el ingreso de los términos financieros por ACC/ACO. Si la operación requiere Ratificación la siguiente acción será el ingreso de la ratificación (RAT) por Legal. Cuando no se requiere ratificación el siguiente paso es el ingreso de la Elegibilidad Total (ELE) o Elegibilidad Parcial (ELP) por el UDR correspondiente Ratificación Los países que requieren ratificación para las operaciones soberanas son: Honduras, Nicaragua, Bolivia, Costa Rica, República Dominicana, El Salvador, Haiti, Panamá, Paraguay. EF - Efectivo Ingreso de las Categorias de Inversión (COI), por el UDR correspondiente Ingreso de COIs El especialista sectorial o la persona que se designe ingresará las Categorías de Inversión, gasto o costo del proyecto, en el WLMS. Sin este paso previo, no es posible otorgar la Elegibilidad de desembolsos, en el WLMS, ni se pueden ingresar cláusulas contractuales en el OPMAS. COI-Categorias de Inversión Ingreso de la Elegibilidad Total (ELE) o Parcial (ELP) de desembolsos, por el UDR correspondiente Elegibilidad Una vez declarada la elegibilidad para desembolsos en el WLMS, la operación está lista para empezar a desembolsar, siempre y cuando se hayan cumplido las condiciones previas al primer desembolso. Estas últimas se dan por cumplidas en el OPMAS. EL - Elegible Procesamiento de transacciones monetarias y no monetarias Desembolsos Procesamiento de transacciones monetarias y no monetarias DI - Desembolsando No más disponibilidad de saldo por desembolsar Totalmente Desembolsado No más disponibilidad de saldo por desembolsar. Una operación puede ser declarada totalmente desembolsada teniendo Fondo Rotatorio o Anticipos por Justificar. Este paso es realizado automáticamente por el WLMS FD - Totalmente Desembolsado Justificación de Montos pendientes por Justificar Cierre de Operaciones La operación se encuentra totalmente desembolsada y justificada en el WLMS. Este paso es realizado automáticamente por el WLMS CO - Cierre de Operaciones Cierre de Finanzas La operación es totalmente repagada CF - Cierre de Finanzas Ninguna Cierre de Finanzas 12

19 B. PROCESAMIENTO ESTÁNDAR 25. Pasos previos al primer desembolso. Para realizar el primer desembolso (o el único de una operación) y previo al ingreso de la información del mismo en el WLMS, es indispensable que la aprobación (fecha y número de la operación) y la fecha de efectividad de la operación 21, el presupuesto del proyecto por categoría, y la elegibilidad para desembolsos hayan sido ingresados al WLMS. 26. Ingreso de Presupuesto por Categoría. El presupuesto del proyecto, según las categorías de inversión, gastos o costo de programa, se ingresa al WLMS una vez la fecha de efectividad se ha ingresado al sistema. Este es un paso indispensable para el ingreso de las cláusulas contractuales 22 en el Operations Management System (OPMAS), así como para la declaración de elegibilidad total o parcial, para desembolsos. 27. Elegibilidad para los desembolsos. Una vez que el Jefe de Equipo declara cumplidas las condiciones previas al primer desembolso de los recursos del Banco en el OPMAS, la operación se declara elegible (total o parcialmente) para desembolsos en el WLMS 23. C. ETAPAS EN WLMS PARA PROCESAR UNA TRANSACCION 28. El procesamiento de todas las transacciones por la UDR, requiere un mínimo de 2 usuarios para procesar cualquier transacción y consta de las siguientes etapas: 29. Ingreso. Esta etapa permite la entrada de los datos de la transacción en el sistema WLMS. 30. Validación. En esta etapa la transacción se revisa para verificar la elegibilidad del gasto, de conformidad con las normas y los procedimientos del Banco, y validar la integridad de la operación. Los cambios y la información adicional o las modificaciones sólo pueden ingresarse en el sistema WLMS antes de su validación. Una vez terminada la etapa de Validación, la información no podrá ser cambiada 24, ni está accesible para el funcionario que hizo las funciones de Ingreso/Validación o Enter/Validate. El sistema transfiere la información, automáticamente, a la fase de Revisión/Autorización, para cumplir con el control interno sobre segregación de funciones. Adicionalmente, en algunas ocasiones, es necesario rechazar la transacción en el WLMS, y se utilizará la función de Rechazo o Reject. Se pueden agregar observaciones para explicar las razones de ambas opciones. 31. Revisión. Este paso es opcional. Se puede utilizar como un mecanismo adicional de control en caso de desembolsos relacionados con operaciones de alto nivel de complejidad y riesgo. Si el funcionario 21 El Departamento Legal es responsable del ingreso de la fecha de firma y del ingreso de la ratificación para aquellas operaciones que requieren ratificación. 22 Sólo se ingresarán aquellas cláusulas para las que se haya decidido que se va a hacer seguimiento de su cumplimiento. 23 Operaciones declaradas elegibles en OPMAS serán actualizadas automáticamente en el WLMS, siempre y cuando los usuarios que procesen la elegibilidad en OPMAS estén autorizados en el WLMS, a procesar la transacción de elegibilidad. Si la transferencia de datos entre OPMAS y WLMS no funciona, se debe realizar las acciones necesarias en el WLMS. 24 Previo a la etapa de Validación en el WLMS, se debe revisar y confirmar que la(s) firma(s) del(os) funcionario(s) designado(s) por el prestatario u OE para solicitar desembolsos se encuentren vigentes, y que las firmas de los funcionarios en las solicitudes de desembolso coinciden con los registros del Banco. 13

20 encargado de la revisión aprueba la operación validada, se pasará a la etapa de Autorización. Si el funcionario revisor no está de acuerdo con la solicitud, él podrá devolver la transacción a la etapa anterior de Validación, utilizando el Retorno o Return. 32. Autorización. En esta etapa la transacción se aprueba. Sin embargo se tiene la posibilidad de devolver a la etapa de Validación para cualquier corrección. Cuando se aprueben transacciones relacionadas a transferencias bancarias o la emisión de cheques en USD, se deberá utilizar los códigos de acceso provistos por un token para trasmitir la solicitud a TRY/CMP para su financiamiento y pago. Los usuarios que requieran un token deberán contactar a ITE/IAC. 33. El WLMS no permitirá autorizar desembolsos de préstamos que no hayan ingresado la proyección de desembolsos para la operación específica, al sistema la información correspondiente. Las proyecciones de desembolsos de préstamos deben ser ingresadas, por el Jefe de Equipo, Jefe de Equipo Alterno o Especialista Fiduciario asignados al proyecto en OPUS. Ver Anexo 2 Protocolo y Procedimientos para Proyecciones de Desembolsos. Grafico: Procesamiento en el WLMS. D. CONTROLES INTERNOS 34. Seguridad y Funciones. El sistema WLMS requiere un mínimo de dos (2) niveles de aprobación para la tramitación de transacciones financieras monetarias y no monetarias. Estas aprobaciones se determinan en las etapas de Validación y de Autorización. Si un funcionario hace el paso de Validación de una transacción del WLMS, el mismo funcionario no podrá ejecutar el paso de Autorización de esta misma transacción. Es indispensable que en las etapas de tramitación de transacciones participen un funcionario de Sectores (VPS) y un funcionario de Países (VPC), considerando al Especialista Fiduciario-Financiero como uno de los participantes indispensables en una de las etapas de aprobación (Validación o Autorización) de las transacciones monetarias. 35. Autoridad. Para transacciones monetarias (por ejemplo, desembolsos) el Representante o la persona designada, es responsable de la aprobación final (Autorización) en el WLMS, siempre y cuando se 14

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