GENERAL wmue IMPRESIÓN, REGISTRO Y CONTABILIZACION NOMINAS EMPLEADOS

Transcripción

1 paso a paso: Registro e impresión nominas empleados - Septiembre 2008 MOTIVO: Esta actualizacion, permite efectuar la impresion de nominas de empleados, aunque su mayor intencion es poder efectuar el pago automatico a traves de soporte bancario, a cada empleado, y posteriormente su registro o contabilizacion a cada finca o cuenta contable, con dependencia del empleado que se trate. FICHA LABORAL EMPRESA Para poder controlar las fichas de empleados, ya sean propios, como ajenos, como puedan ser porteros o conserjes, deben de cumplimentar la ficha de la empresa, Estos datos solo tienen efectos informativos y de control, para las liquidaciones de IRPF de los empleados. Deberá indicarse un código de 5 dígitos. Los dos primeros, serán 01 si se trata de alquileres y 02 si se trata de comunidades, y a continuación el código del propietario en Alquileres y de la finca en Comunidades. Cuando se trata de empleados de la propia administración, se indicará el código de declarante asignado al administrador en Alquileres Deben cumplimentarse todos los datos de la ficha, quedando como variable el dato de Finca de Cargo, que solamente debe indicarse cuando el Proceso de Referencia, sea de Alquileres o Comunidades, ya que cuando se trata del propio administrador, solo tiene efectos contables y el gasto no repercutirá en ninguna finca. Informática Mue 05/09/2008 1

2 FICHA LABORAL EMPLEADOS El campo de código será de 8 dígitos. Los 5 primeros serán los de la ficha de empresa, y los tres restantes corresponderán al código que deseemos darle al trabajador. Es muy importante tener todos los datos correctos de cada trabajador, puesto que al finalizar el ejercicio y efectuar resumen del modelo 190, sobre las retenciones practicadas, si falta algún dato, la impresión se aborta, y debe efectuarse de forma manual, ya que los ficheros de la Agencia Tributaria, exigen todos los datos correctos. Al igual que en las fichas de tratamiento de los procesos de la aplicación, tanto el NIF como el teléfono, deben de ser indicados, sin puntos ni guiones. Esta pantalla ha sido modificada para la Versión 3.01.a puesto que el Resumen del IRPF mod. 190, solicita mas datos cada vez. El tratamiento de los datos esta codificado, tomando como norma las instrucciones que facilita la Agencia Tributaria en sus aplicaciones Informativas. En el campo de Importe Gastos SS.CC. si se indica el importe satisfecho por el trabajador en concepto de Seguridad Social, este será incluido en el resumen anual mod. 190, como gasto deducible y también se hará constar en los certificados de este impuesto. Todos los datos de la ficha son informativos y permiten tener constancia de los mismos en la aplicación, sin necesidad de buscar cualquier expediente. En la versión que se crea a partir de Septiembre 2008, se incluye el icono aparece marcado como opcional, para tener acceso al registro del la nomina que percibe el empleado y poder efectuar posteriormente el registro automático a las fincas o a la propia contabilidad del administrador. Para los usuarios que tengan actualizada la versión del registro de nominas de los empleados, al pulsar el icono les aparecerá la nueva pantalla que permite el registro de las nominas. Informática Mue 05/09/2008 2

3 Esta pantalla, permite registrar el desglose completo de la nomina de cada empleado, con el fin de poder efectuar su impresión de forma mensual para su gestión, o bien si las nominas ya se reciben en el despacho a través de gestor que las controla, es posible solamente registrar los datos precisos para su contabilización o registro. La pantalla esta preparada para efectuar tanto el registro en las fincas, ya sea de Alquiler o de Comunidad, como el asiento contable si se opera a través de este proceso. En caso de operar por el proceso contable, también serán registradas las nominas del propio personal del administrador. A continuación se indican los pasos de operatoria para el buen desarrollo de esta pantalla El primer dato de esta pantalla, es indicar el tipo de nomina que deseamos controlar. Pulsando tabulador nos serán indicados los diferentes tipos disponibles Informática Mue 05/09/2008 3

4 Para efectuar los registros del desglose de la nomina, o bien el total que desea controlar el usuario, hay que indicar en el primer campo de la parte inferior de la pantalla Nº, el numero de la línea que representa esta partida. En Cuantía, se indicara él numero de días que afectan a la partida. En Precio, se indica en la partida que disponga de esta información, el coste diario de este concepto En PPE se indicara S, en las partidas que tienen intervención en el prorrateo de las pagas extras, en caso contrario, dejar en blanco En CSS se indicara S en las partidas que intervienen en la cotización de la Seguridad Social, en caso contrario poner N. Este dato solo afecta a las partidas de Devengos Descripción, se refiere a la propia descripción del concepto a incluir en la nomina Devengos y Deducción deben indicar los importes de cada descripción en su columna correspondiente Una vez que se han indicado todos los conceptos que precisa esta nomina, si pulsamos el icono se indicaran las partidas correspondientes a cada concepto, según la columna de conceptos que indica la propia pantalla La única partida modificable, es la que corresponde al prorrateo de las pagas extras, por si se mantiene un importe diferente al que corresponde por calculo. En la parte inferior-central de la pantalla se debe indicar el importe y cuenta contable de cada partida de la nomina, según se desee el asiento contable, cuando este precise su registro automático. A continuación mostramos una ficha de un empleado de Comunidad, una vez completa según sus necesidades, para que sirva de ejemplo. Cuando el usuario precise imprimir una nomina de la ficha que tenga en pantalla, solamente debe indicar las fechas del periodo que corresponde y pulsar el icono Informática Mue 05/09/2008 4

5 EMIION E IMPRESIÓN DE NOMINAS (opcional) Esta opción permitirá la emisión como registro interno de las nominas que tenga previsto el usuario. Una vez que efectuado el registro de la nomina asignada al periodo que se solicite, podrá hacerse de forma automática o bien la impresión en papel de estas nominas o el registro en las carteras de pagos de las fincas, así como en contabilidad, según el, proceso que se elija. También podrá efectuarse un fichero con el formato preciso, para efectuar un soporte de transferencias para el pago automático a cada empleado a través de la entidad bancaria que proceda. Para emitir las nominas, solamente hay que indicar el Tipo de nomina, Códigos inicial y final de las empresas a listar y el Periodo de la nomina. La fecha del primer periodo no es obligada, para no cargar demasiado el concepto, pero sí la final. (ver ejemplo en la pantalla que adjuntamos) Una vez tenemos los registros en pantalla, es factible proceder a la anulación de alguno que no sea preciso. Pulsar doble-clic en la línea de este registro y una vez se ha puesto la información en la línea inferior, pulsar Si deseamos la impresión de las nominas, pulsar el icono nominas Ver ejemplo en pagina siguiente y estas serán impresas en el formato estándar para Informática Mue 05/09/2008 5

6 Informática Mue 05/09/2008 6

7 CARGA POR SOPORTE PAGO NOMINAS (opcional) Esta opción permite la preparación de un fichero de un fichero para la presentación a la entidad bancaria para el pago de las nominas a través de las transferencias a la cuenta de cada empleado. Cuando se solicita esta opción, nos aparecen en pantalla todos los registros que estas emitidos y preparados para su pago Debemos indicar el Banco de Entrega, para el cargo de los pagos a efectuar. Y los datos propios del Administrador. Téngase presente que el código de Ordenante, es el NIF del Administrador o titular de la cuenta, más un numero de sufijo que tiene que indicar el banco. Si por el proceso de Alquileres, ya se procede a efectuar pagos por transferencias, este dato será el mismo y el planteamiento de pantalla, igual. REGISTRO DE NOMINAS ALQUILER Y COMUNIDAD (opcional) Esta opción permite el registro automático en la cartera de pagos de las fincas, ya sean de Alquiler o de Comunidad. Si en el detalle de la nomina de cada empleado, se ha separado el importe del gasto del servicio, y el importe del IRPF, al mismo momento, también será registrado este importe en la cartera del impuesto de cada propietario o comunidad, para la obtención del impreso trimestral del 110 y el 190 anual. Esta opción no tendrá en cuenta las nominas que puedan pertenecer a empleados de la propia administración, que deberán ser registrados por la opción que a tal efecto, esta en el proceso de Contabilidad Predefinidos Pagos La pantalla que se nos presenta es: Informática Mue 05/09/2008 7

8 Cumplimentando los datos en la forma que muestra el ejemplo de la pantalla, el registro será realizado directamente PROCESO DE CONTABILIDAD REGISTRO PAGO NOMINAS (Opcional) Mediante esta opción procederemos a contabilizar de forma automática todas las nominas que se liquiden a empleados de la administración o de las fincas que se administran. Para conseguir el asiento contable, deben indicarse los datos que se solicitan en pantalla, y se realizará el asiento a cada cuenta que se tenga asignada en la ficha de cada trabajador. Al mismo tiempo, será registrado el IRPF en el fichero correspondiente, para control de los modelos 110 y 190 de cada declarante de este impuesto. Informática Mue 05/09/2008 8

9 Cuando la nomina sea de un empleado de una finca de Alquiler o Comunidad, estos registros serán pasados a la cartera de pagos de la finca que se tenga asignada en la ficha de la empresa Informática Mue 05/09/2008 9