GESTIÓN DE ADHESIÓN Y MANTENIMIENTO A COMERCIOS PANAL

Transcripción

1 Anexo Operativo Objetivo: El presente documento tiene por función principal establecer las condiciones operativas en lo relacionada a la prestación del Servicio de Adhesión y Mantenimiento de Comercios para la marca Panal en base al contrato celebrado entre la Cooperativa Universitaria Ltda. y Cabal Paraguay Ltda. Para una mejor interpretación del Presente, siempre que se haga referencia a Panal se estará haciendo referencia a la Cooperativa Universitaria Ltda., del mismo modo al hacer referencia a Cabal, se estará haciendo referencia a Cabal Paraguay Ltda. Descripción y/o Conceptualización de los Servicios. 1) Adhesión de Establecimientos Comerciales. Es el proceso formal a través del cual un establecimiento comercial en condiciones de operar con tarjetas de crédito solicita su incorporación a Panal para que dicha marca sea aceptada en el comercio. 2) Modificaciones de datos de Establecimientos Comerciales. Es el proceso formal por medio del cual un Establecimiento Comercial adherido a Panal solicita la modificación de los datos registrados en la Base de Comercios que operan con la marca. 3) Mantenimiento de Establecimientos Comerciales. Es el proceso por el cual se verifican in situ las condiciones de operación con la marca de un Establecimiento Comercial y/o cualquier otro requerimiento solicitado por el Comercio o por Panal. Descripción del Proceso de Adhesión de Establecimientos Comerciales Cabal tendrá a su cargo la tarea de Adherir a los Establecimientos Comerciales en base a: a) Información proveída por los prestadores del Servicio de POS. b) Identificación en el campo o solicitudes especificas realizadas a Cabal de establecimientos que puedan operar con la marca Panal. c) Solicitud realizada por Panal a fin de adherir ciertos establecimientos específicos. 1

2 Para cumplir con lo definido en el párrafo anterior en los puntos a), b) y c) Cabal planificará y coordinará las actividades necesarias estableciéndose como zona prioritaria de la ejecución de los trabajos la zona geográfica de Asunción y Gran Asunción. Las localidades no comprendidas en el punto anterior serán abordadas dentro del Calendario proyectado por Cabal, el cual será informado a Panal. Requerimientos Documentales para la Adhesión de Establecimientos Comerciales. Panal define como documentos necesarios que deberán acompañar a las solicitudes de Adhesión de los Establecimientos Comerciales la documentación detallada a continuación y clasificadas según la constitución de las mismas y son: 1) Empresa Unipersonal a. Solicitud de Adhesión b. Fotocopias de la Cedula de identidad del Propietario c. Fotocopia del R.U.C (Registro Único de Contribuyentes) y/o Constancia de Ruc, impresa de la página de la SET. 2.- Empresa Sociedades Anónimas y Sociedades de Responsabilidad Limitada, Empresa individual de Responsabilidad Ltda. a) Solicitud de Adhesión b) Fotocopias de la Cedula de identidad del Representante Legal c) Fotocopia del R.U.C (Registro Único de Contribuyentes) o Constancia de RUC impreso de la página de la SET d) Constitución de Sociedad e) Poderes de administración, para los casos en que no se cuente con la firma del Representante Legal 3.- Empresas Cooperativas y Clubes Sociales a) Solicitud de Adhesión b) Fotocopias de la Cedula de identidad del Representante Legal. c) Fotocopia del R.U.C (Registro Único de 2

3 Contribuyentes) d) Estatutos Sociales. Excepciones: Cuando los comercios a ser adheridos forman parte de sociedades y/o empresas que representan cadenas que ya se encuentran operando, Cabal podrá anexar toda la documentación requerida a una de las solicitudes y esta servirá como respaldo de las demás solicitudes de otros locales de la cadena en cuestión. Requerimientos en el llenado de la Solicitud de Adhesión de Establecimientos Comerciales. Panal establece que los datos en las Solicitudes se completarán con tinta, llenando los siguientes campos los cuales pasan a ser obligatorios: 1) Nombre 2) Razón Social. 3) El llenado de los campos deberá ser en tinta, sin borrones ni tachaduras. Panal manifiesta que el formulario que será firmado por el establecimiento comercial es una declaración jurada del comercio, con validez contractual. La copia de los documentos que respalden la solicitud de adhesión deberán tener vigencia al momento de la Adhesión. Cabal Paraguay eventualmente brindará sus buenos oficios en lo que se refiere a la confirmación de los datos de los números de cuentas y de entidad pagadora declarados por el Titular del comercio en la solicitud de adhesión, antes de proceder con las Altas respectivas, Cabal deja expresa constancia que los datos declarados y firmados por el comercio son proveídos por estos, por lo que no asume responsabilidad respecto a su veracidad. A solicitud de Cabal, Panal proveerá los formularios necesarios para realizar la tarea de adhesión de establecimientos comerciales a la marca Panal, quedando a su cargo de Cabal el manejo del stock y la solicitud de reposición, Panal proveerá dichos formularios en un plazo no mayor a 30 días posteriores a la solicitud,. 3

4 Comisión y/o Arancel a ser aplicado a Establecimientos Comerciales. Panal proveerá una grilla con el detalle de las comisiones o aranceles con los cuales podrán operar los Establecimientos Adheridos, en el mismo se definirán también los plazos de pago. El documento señalado precedentemente forma parte del Presente y será utilizado por Cabal al momento de definir las condiciones de operación del comercio, en ningún caso Cabal podrá realizar definiciones fuera de los rangos establecidos en dicho documento. Remisión de Altas realizadas por Cabal. Cabal remitirá periódicamente a Panal, los legajos que respalden las altas realizadas. La remisión citada deberá ir acompañada de un documento denominado Detalle de Altas de Comercios Panal el cual deberá ir en dos copias, una copia para archivo de Panal la otra servirá de acuse de recibo para Cabal. Panal establece que los legajos serán retirados por el Courrier contratado para el efecto por está ultima e informará a Cabal el horario en el cual serán retirados los mismos. Cabal entregará los legajos al Courrier y como respaldo de dicha entrega hará firmar un Memorándum que indica la cantidad de Altas por fecha, dicho Memorandum deberá estar firmado por personal Responsable. Cabal establece que como respaldo de la documentación remitida deberá contar con el Acuse de Recibo del mismo por parte de Panal firmado por el personal responsable, definiéndose un plazo de remisión de dicho documento de 48hs.posteriores a la recepción. En caso de no haber recibido copia de dicho documento Cabal Py., asume y da como válida la aceptación de la documentación y legajos remitidos. Habilitación de los Establecimientos Comerciales Adheridos. Posterior al Alta en el Sistema de los nuevos establecimientos adheridos Cabal realizará una visita al Comercio para la entrega de las Carta de Bienvenida; Procediendo en esa oportunidad a la verificación correcto funcionamiento de Panal en las terminales de POS que posee el comercio. 4

5 En caso de que las terminales POS existentes en el comercio presenten algún tipo de inconveniente esta situación se dejará en evidencia en la Acuse de Recibo de la carta de Bienvenida y de corresponder se adjuntará el reclamo pertinente realizado por Cabal al prestador del servicio de POS. Las cartas de Bienvenida que corresponden a Comercios fuera del radio de Asunción y Gran Asunción serán remitidas vía courrier. Cabal Paraguay realiza la gestión de Adhesión de Comercios, quedando a cargo de los prestadores del servicio de POS la capacitación en el uso de las terminales. Cabal remitirá a Panal las Cartas de Bienvenida de los Establecimientos Comerciales en un plazo no mayor a 30 días, desde la fecha de Alta. Archivos de Control de Altas A fin de realizar los controles diarios de la Gestión de Altas Cabal disponibiliza diariamente el Archivo denominado Padrón de Comercios Panal en el que Panal podrá verificar perfectamente el detalle de los comercios adheridos. 2.- Modificaciones de datos de comercios adheridos a la marca Panal Los establecimientos comerciales podrán solicitar las modificaciones correspondientes en base al formulario destinado al efecto por Panal. Panal se encargará exclusivamente de realizar y registrar estos movimientos en el sistema. Se establece que Cabal podrá recepcionar las solicitudes de Modificaciones de Datos de los Comercios, documentación que será remitida vía courrier en en el mismo momento y forma que las Solicitudes de Adhesión, con la respectiva copia de acuse de recibo, que deberá ser remitida a Cabal en un plazo no mayor a 48 hs. Todo lo relacionado a moficiaciones de datos es responsabilidad exclusiva de Panal. Excepción Excepcionalmente y previa autorización escrita (nota o correo electrónico) de Panal, Cabal podrá realizar las siguientes Modificaciones: 5

6 a. Nombre de Fantasía b. Cambio de dirección del comercio c. Cambio número de Teléfono d. En caso de correcciones de oficio que se den por error en la carga del Alta de la solicitud En ningún caso Cabal podrá modificar datos relacionados a cuentas bancarias, plazo de pago, porcentaje de Arancel o Comisión o Razón Social y RUC. Control de Modificaciones. Cabal pone a disposición de Panal en su sistema de procesamiento la Opción Histórico de Comercios, en dicha opción se pueden verificar los datos relacionados a las modificaciones. No obstante, Cabal desarrollará a solicitud de Panal un archivo que servirá como fuente de verificación de las Modificaciones realizadas. 3.- Mantenimiento de Comercios de la marca Panal A efectos del Servicio se considerarán Mantenimientos las siguientes acciones: 1) Verificación del funcionamiento de terminales de POS en los comercios adheridos a la marca panal PRUEBA DE POS.- 2) Entrega de cheques a comercios que cobran con esta modalidad- PAGOS A COMERCIOS. 3) Presencia de Marca: verificación de artículos, colocación de calcomanías u otros artículos de publicidad para la marca. 4) Portal de Comercio. Gestión de Adhesión al Portal de Comercios de Cabal a la Marca Panal. Las gestiones de mantenimiento a los comercios, se detallarán en una planilla en formato Excel en la que se podrá verificar detalladamente todas las gestiones realizadas por Cabal por fechas de visitas. Básicamente, los datos que se asentarán en dicha planilla serán los siguientes: Nombre del Comercio visitado Concepto del Mantenimiento Nombre y Apellido del Promotor Anexar el voucher, emitido por el POS del comercio visitado, como constancia de la gestión realizada. Cabal se compromete a enviar luego del cierre de cada mes, en los cinco primeros dias hábiles del mes siguiente un detalle de las gestiones de 6

7 mantenimiento realizadas, con los datos que avalen dichas gestiones. Este informe también servirá como base para la liquidación del servicio Prueba de POS con tarjetas de pruebas de la marca Panal. Para gestionar esta tarea, Panal deberá generar las tarjetas de prueba que serán utilizadas por el personal de Cabal, a solicitud de esta. Esta Tarjeta de Prueba, tendrá un importe de línea hasta Gs Las tarjetas señaladas serán utilizadas por el personal de Cabal para hacer las pruebas correspondientes del funcionamiento del dispositivo POS instalado en el local. Cabal disponibilizará un archivo mensual para el control de Panal Entrega de cheques a comercios Panal Cabal se encargará de entregar los cheques destinados a pagos a Comercios de la Marca Panal que tienen como Entidad pagadora Promotores. El cheque ira acompañado de la Planilla de liquidación, original para entregar al Comercio y copia que servirá de acuse de recibo, y será firmado por el Comercio. Panal hará entrega a un representante comercial autorizado por Cabal de los cheques y liquidaciones respectivas, siempre y cuando sean generados. Los cheques recibidos deberán estar detallados en una planilla que servirá como constancia de entrega y deberá ser elaborada por Cooperativa Universitaria. Este detalle se deberá imprimir por lo menos en dos copias, original y duplicado. El duplicado se entregará al representante comercial de Cabal Py. La constancia de entrega de los cheques es la firma por parte de los responsables de cada comercio en la copia del documento Liquidación a Establecimientos Comerciales Panal. Este documento junto con la planilla entregada por Panal y que contiene el detalle de los cheques retirados será remitido nuevamente al Depto. de Comercios de Panal con la firma del Depto. de Comercios de Cabal en dos copias una de ellas para acuse de recibo, que deberá volver a Cabal para el archivo respectivo Presencia de Marca publicidad (calcomanías, etc.) 7

8 Cabal se encargará de visitar y poner la identificación de marca correspondiente a los comercios adheridos a la marca Panal por Cabal Py. Con respecto a los comercios ya adheridos por Panal, se encargará de verificar que los mismos posean la presencia de marca y en caso negativo procederá a pegar las calcomanías y/o entregar otro tipo de material publicitario. Todos los materiales publicitarios deberán ser proveídos por la Cooperativa Universitaria a Cabal Py. (De esto se encargará el Dpto. de Comercios de Panal, quedando bajo la responsabilidad de Cabal Py el control el stock de estos materiales para solicitar a tiempo su reposición) Portal de Comercios Las gestiones de adhesión al Portal de Comercios para operar con la marca Panal serán consideradas como un mantenimiento. Esta gestión se verá reflejada en la Planilla Mensual de Mantenimientos a comercios de Panal y también se podrá verificar ingresando a la página Web del Portal de Comercios. Otras consideraciones Ante situaciones excepcionales que impidan cumplir con algunos de los requisitos mencionados para la presentación de los documentos o para efectuar alguna gestión detallada en este instructivo, se podrán considerar procedimientos alternativos. Para el efecto, la parte afectada presentará un informe por escrito argumentando la alternativa solicitada para proseguir con los trabajos determinados. Las excepciones serán definidas por el Depto. de Comercios de Panal. CABAL PARAGUAY CABAL PARAGUAY 8