Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012). CÓDIGO: PROCESO: GESTIÓN DE BIENESTAR INSTITUCIONAL

Transcripción

1 Página 1 de 9 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: VISAE 1.2) Objetivo: Generar un espacio interactivo y de aprendizaje comunidad Institucional en el que se desarrollan temáticas que promueven los programas y proyectos de las líneas de acción de Bienestar Institucional. 1.3) Alcance: Aplica a todo el personal de la Comunidad Institucional a nivel nacional e internacional, inicia con la formulación de programas, proyectos y de Bienestar en línea y termina con las acciones de mejora implementadas. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Nodo Virtual Herramienta pedagógica interactiva de la Comunidad Institucional, que facilita el acceso a los proyectos y ofertados por cada una de las líneas de acción. Curso autodirigido Programas de orientación de autoaprendizaje en línea. Biblioterapia Hace referencia al material bibliográfico de consulta sobre los temas que se abordan en el nodo. Chat Comunicación escrita realizada de manera instantánea mediante el uso y a través de Internet entre dos, tres o más personas de la comunidad Institucional. Boletines Es una publicación distribuida de forma regular, generalmente centrada en un tema principal que es del interés en la comunidad Institucional. Varios boletines son publicados por las zonas para proporcionar información de interés a todos los estamentos (egresados, estudiantes, aspirantes, docentes, administrativos y familia Institucional. Foro Es el nombre con el que se denomina a un grupo de personas que intercambian en forma on-line información, opciones, preguntas y respuestas, archivos y todo tipo de material, sobre diversos temas, también puede definirse como un espacio para discusiones académicas que contribuyen al desarrollo del pensamiento crítico estratégico, desde los diálogos. Programas de radio Consiste en la exhibición de contenido de interés en temas de bienestar de orden auditivo dotado de las características propias del medio radiofónico, a través de Internet mediante streaming. Galería Virtual Espacio exhibición y promoción del arte, especialmente del arte visual, y principalmente pintura y fotografía. Teleconferencia Comunicación que se efectúa entre dos o más personas alejadas espacialmente

2 Página 2 de 9 E-learnig Autodidacta mediante Internet u otro sistema similar. Procesos de enseñanza-aprendizaje que se llevan a cabo a través de Internet, caracterizados por una separación física entre profesorado y estudiantes, pero con el predominio de una comunicación tanto síncrona como asíncrona, a través de la cual se lleva a cabo una interacción didáctica continuada. Es aquel que se instruye y realiza el aprendizaje de nuevos conocimientos a través de sus propios medios. 3) Condiciones Generales 3.1 Los nodos es realizarán la revisión y ajustes necesarios únicamente en los siguientes casos: 1. Cuando ocurra cambio en las líneas de acción. 2. Cuando exista inclusión de nuevas líneas acción. 3. Cuando cambie el horizonte político del Bienestar Institucional y 4. Después de la revisión y evaluación de las necesidades en cada uno de los nodos al inicio de cada año. 3.2 El documento Condiciones Generales Construcción del Nodo Virtual contempla 3 entregas en las que se debe incluir requisitos puntuales construcción y puesta en marcha de los nodos es. Entrega 1: El documento debe incluir inicio (descripción e introducción ), quienes somos, responsable, misión, visión, objetivos, beneficiarios, descripción. Entrega 2: Contempla las temáticas y los recursos que se utilizaran construcción (radio, teleconferencia, cursos autodirigidos, biblioterapia, boletines, chat con el psicólogo, foros, videos, galería, noticias e inscripciones a encuentros, festivales, seminarios, diplomados cursos entre otros). Entrega 3: Incluye los contenidos de los nodos, descripción detallada de y plan de trabajo.

3 Página 3 de 9 Nº 4.1) Actividad 1 Determinar los programas, proyectos y de Bienestar Institucional a ofertar mediante los nodos es 2 Plantear estrategias para dar cumplimient o a los programas, proyectos y 4.2) Insumos necesarios actividad Servidores con capacidad disponible Web service Formulario de ingreso al nodo en línea Temáticas por línea de acción 4.3) Descripción detallada de la actividad Según el Modelo de Bienestar Institucional y la evaluación de necesidades y expectativas se establecen las temáticas para cada uno de los nodos por línea de acción teniendo en cuenta lo establecido por las condición generales 3.1 y 3.2 De acuerdo a las temáticas establecidas por líneas de acción se reúne el equipo de Bienestar de la sede nacional y se plantean estrategias a implementar de manera transversal en todos los nodos según lo indicado en la condición general ) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad Temáticas por línea de acción. generales para la construcción entrega 1 generales para la construcción entrega 2. Acta de la reunión 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Modelo Bienestar Institucional 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) Digital N/A VISAE 4.8) Encargado de la actividad (responsables) F Físico/Digital N/A Equipo Bienestar de la VISAE

4 Página 4 de 9 3 Construir contenidos de servicios y del material 4 Revisar y aprobar el material del contenido con contenidos para cada uno de los nodos. Acta de la reunión condicione s generales construcció n A través de las distintas herramientas cada uno de los responsables se encargará de organizar y dinamizar las de su nodo segunda entrega de esta información en el documento generales construcción según la condición general 3.2. El líder de Bienestar Institucional revisa el documento generales construcción, si requiere ajustes hace la solicitud al responsable o de lo contrario lo aprueba y pasa a montaje y prueba piloto del espacio generales para la construcción entrega 3. generales para la construcción aprobado. generales construcción generales construcción Físico/Digital N/A Responsable de esta actividad en cada nodo Físico/Digital N/A VISAE

5 Página 5 de 9 5 Realizar el montaje y la prueba piloto del espacio 6 Aprobar Nodo Virtual 7 Ofertar y divulgar los servicios y condicione s generales construcció n aprobado Nodo Virtual Piloto Nodo Virtual Cargue de información inicial y actualización del contenido en los nodos a través de la plataforma dispuesta por cada uno de los nodos, donde se realizan las pruebas necesarias para identificar posibles fallas y ajustar oficialización. El funcionario responsable de la aprobación revisa y aprueba las requeridas oficialización, Si es necesario ajustar se devuelve al paso 5 de lo contrario continua con el siguiente paso. Promocionar las a través de las estrategias y medios de comunicación Nodo Virtual Nodo Virtual Aprobado Estrategias de promoción y divulgación utilizadas Formulario en línea por participación en el nodo Formulario en línea por participación en el nodo Formatos asociados a la promoción y divulgación de Digital N/A VISAE Digital N/A VISAE Digital N/A VISAE

6 Página 6 de 9 8 Ejecutar y servicios 9 Evaluar la pertinencia y participació n 10 Establecer acciones de mejora Formulario de inscripción en línea Planilla en línea de participació n en las Nivel de satisfacción Medición de eficacia y eficiencia Análisis de indicadores dispuestas por la UNAD Realizar las propuestas en el plan de trabajo según los parámetros establecidos por la condición general 3.2 tercera entrega. Seguimiento a las del plan de trabajo para evaluar la pertinencia, eficacia y eficiencia en la ejecución de las mismas. El equipo de Bienestar Institucional de la VISAE se reúne para analizar los resultados de las de los nodos con el fin de Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora según los resultados de la evaluación de las Planilla en línea de participación en las Medición de eficacia y eficiencia Análisis de indicadores Acta reunión equipo Bienestar del Bienestar Servidor Digital N/A VISAE Servidor Digital N/A VISAE F Digital N/A VISAE

7 Página 7 de 9 propuestas, a través de Acta aprobada con los compromisos de dicha reunión. FIN 5) Diagrama de Flujo del P5) Diagrama de Flujo del Procedimiento

8 Página 8 de 9 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento PERSONA ENCARGADA DE LA VISAE PERSONA ENCARGADA EN CADA NODO EQUIPO VISAE INICIO Determinar los programas, proyectos y de Bienestar Unadista a ofertar mediante los nodos es Plantear Estrategia pora dar cumplimiento a los programas, proyectos y Construir contenidos de servicios y del material Revisar y aprobar el material del contenido del nodo NO Cumple con las generales construcción del nodo SI Realizar el montaje y la prueba piloto del espacio NO Revisa y Aprueba SI Ofertar y divulgar los servicios y Ejecutar y servicios Evaluar la pertinencia y participación FIN NO Requiere mejoramiento En desarrollo de las SI Establecer acciones de mejora FIN Fase

9 Página 9 de 9 6) s de Referencia 6.1) Tipo de 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Acuerdo 056 de 6 de diciembre de 2012 Por el cual se expide el estatuto de Bienestar Institucional de la UNAD. Resolución de 9 de Julio de 2014 Por el cual se reglamenta la gestión de los dispositivos, actores y responsabilidades de Bienestar Institucional, en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Interno de referencia 2015 Modelo de Bienestar Institucional (Consulta directa con VISAE) 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 20/06/2014 Primera versión emitida Se actualiza las generales, cambio de nombre, documentos de referencia y descripción del procedimiento