Propuesta de metodología general para nuevos desarrollos IT ( Change Requests ) Granollers, 2 de julio de 2012

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1 Propuesta de metodología general para nuevos desarrollos IT ( Change Requests ) Granollers, 2 de julio de 2012

2 Definiciones Nuevo desarrollo IT ó Change Request : proyecto solicitado por cualquier nivel de la organización que requiera de: Rediseño de aplicaciones corporativas existentes ó bien análisis y programación de módulos de software nuevos. Implantación integral del ERP corporativo ó bien de un módulo de éste, en cualquier sociedad del Grupo. Fusión de compañías. Canales habituales actuales de recepción de peticiones sobre nuevos desarrollos IT: Help-Desk (habitualmente gerentes + usuarios finales) Directores de División / Responsables de Operaciones CFO / COO / BD&M Manager / CEO Responsables de dept. de Servicios Centrales 2

3 Problemática actual No existe una metodología formal para la gestión de peticiones de nuevos desarrollos IT. Esto provoca: Dificultades en la planificación y secuenciación de proyectos en cola, agravada por el nivel de saturación de recursos internos disponibles. Habitualmente se aceptan todas las solicitudes, sin ningún filtro que evalúe el alineamiento de las peticiones con la estrategia corporativa (p. ej: estandarización de procesos, análisis de coste/beneficio, etc, ) Ineficiencias en el aprovechamiento de recursos IT debido a la falta de metodología en las fases críticas en un proyecto de desarrollo (p. ej: análisis de requerimientos, control de calidad, aprobación final, etc,.) 3

4 Change Request: metodología IT (16 fases, en 3 etapas) ETAPA #1: Análisis A - Solicitud de Change Request B Aprobación / Denegación desde Central C Revisión básica D planificación IT (calendario y recursos) ETAPA #2 : Ejecución E Toma de requerimientos F Desarrollo y configuración (entorno test) G Control de calidad IT H Test cases (key users) I Aprobación formal por peticionario ETAPA #3: Despliegue J Manuales y traducciones K Formación usuarios finales L Full Scale Test (*) M Pase a producción N Go-Live O Roll-out (*) P Soporte y mejora continua (*) = opcional, según proyecto 4

5 Fase A Solicitud nuevo desarrollo: Será obligatorio rellenar formulario Ficha Change Request y remitirlo por correo electrónico a la dirección Idiomas aprobados: Inglés, Español y Francés. La sección de desarrollos asignará un ID interno de proyecto y registrará petición en una aplicación específica para gestión de proyectos. Actualmente se usa bb.dd. MS Access. Durante la segunda mitad de 2012 prospectaremos e instalaremos una solución más específica (preferiblemente basada en cloud ) que mejorará la comunicación entre los Miembros del Proyecto y facilitará el control y la gestión de documentos. 5

6 1/2 Fase B Aprobación / Denegación de nuevo desarrollo: Metodología General de Aprobación: Filtro 1 (primer nivel, obligatorio): IT deniega directamente aquellas peticiones que sólo afecten a una compañía, aquellas que no sean un requerimiento fiscal y cuyo desarrollo no suponga una mejora sustancial de nuestro ERP estándar (aplicable a nivel grupal). Esto nos permitirá mejor aprovechamiento de recursos IT disponibles. Filtro 2 (segundo nivel, opcional): en función del tipo de solicitud, IT puede solicitar una autorización adicional a los siguientes perfiles: Responsables de Operaciones de cada división (habitualmente peticiones directas de sus correspondientes empresas) Responsables de Dept. Centrales (para peticiones que impliquen cambio de diseños establecidos ó gestionados por éstos: p.ej: Cadena Suminstro) BD&MM y COO (para peticiones relativas a proyectos estratégicos ó solicitudes directas de Directores de División ó sus Responsables de Operaciones) Filtro 3 (tercer nivel, obligatorio) : aprobación formal por parte de CFO, quien asimismo revisará periódicamente el grado de avance de los Change Request en curso. 6

7 2/2 Fase B Aprobación/Denegación del nuevo desarrollo: Excepciones a la Metodología General de Aprobación: Aquellos Change Request definidos por IT como Complejidad Baja (<8 horas de desarrollo y configuración, según fase F), no requerirán la aprobación específica del CFO. 7

8 Fase C Revisión básica: Un analista del equipo IT procederá a revisar los requerimientos escritos por el peticionario en el formulario Change Request. IT podrá contactar con el peticionario a discreción, para contrastar ó ampliar información, asegurando de esta manera una buena comprensión del alcance del proyecto. En caso necesario, también se podrá consultar a los key users asociados o a expertos funcionales. Se anotarán los comentarios y cambios acordados en el mismo formulario de Change Request. 8

9 1/4 Fase D Planificación IT (Para CR de Media/Alta Complejidad) Una vez realizada la revisión de requerimientos básicos, IT procederá a establecer el Project Plan, incluyendo: Calendario ejecución (por hitos, según fases E a N ) Recursos internos asignados, con estimación de horas (núm. de horas de trabajo) Subcontratación / costes Necesidad de prospectar nuevas herramientas / know-how externo Miembros del proyecto (ver siguiente diapositiva) El calendario se fijará en función de la Planificación General IT (Gantt por proyecto y recursos), que ilustra la disponibilidad de recursos sobre eje temporal. Esta planificación será pública a nivel IT y de Comité Ejecutivo. Es habitual que la sección de desarrollos IT trabaje en modo de saturación. Para respetar los compromisos adquiridos, IT propone establecer un periodo congelado de 4 meses, sobre el cual no se insertarán nuevas peticiones. Si hubiere una solicitud urgente que implique romper la regla anterior, se solicitará autorización al Comité Ejecutivo y deberán replanificarse ciertos proyectos a corto plazo. Si esto pasa, deberá avisarse a los peticionarios afectados sobre los retrasos generados. Se establecerán reuniones cuatrimestrales con el Comité Ejecutivo para la revisión de la planificación vigente. Esta regla se aplicará siempre para nuevos CR urgentes definidos como requisito legal y media/alta complejidad. 9

10 2/4 Fase D-Planificación IT (sólo para CR de Alta Complejidad): IT puede calificar un proyecto como Alta Complejidad. En este caso, IT requerirá que la persona que solicita el CR rellene un formulario especial Miembros del Proyecto, que incluirá: Personas de la organización que intervienen en los siguientes estadios: Rol de cada persona y su correspondiente responsabilidad. Los siguientes roles: Sponsor: obligatorio. Project Leader (o Project Manager): obligatorio. Key Users (o Miembros del Proyecto): opcional Dedicación (en % de tiempo) para cada uno de ellos, según el calendario establecido por IT. Calendarización de los Steering Committees, en los que los problemas se analizan y se aprueban medidas correctoras. Este documento lo debe firmar el Sponsor, quien a su vez está a cargo de asegurar su correcto cumplimiento hasta el final del proyecto. 10

11 3/4 Fase D Descripción de roles SPONSOR DEL PROYECTO Responsabilidades: Actúa como el defensor del proyecto. Es responsable del cumplimiento de los plazos previstos para el proyecto. Asegura la resolución de problemas identificados por el Project Manager o los miembros del Proyecto. Fomenta la comunicación del programa; comunica los objetivos del programa a la organización. Lleva a cabo decisiones clave de organización para el proyecto. Asegura la disponibilidad de los recursos esenciales del proyecto. Lidera las reuniones de Steering Committee Tiene la responsabilidad y autoridad definitiva del Proyecto. PROJECT LEADER Responsabilidades Administrar y liderar el equipo del proyecto. Incorporar al personal para el proyecto (key users). Administrar el alcance del proyecto, controlar y ordenar las incidencias cuando sea necesario. Controlar el progreso y ejecución del proyecto. Proporcionar estado de situación al Sponsor del Proyecto y al Steering Committee. Aprobación final del diseño de la especificación. Trabajar con los usuarios para asegurar que el proyecto cumple con las necesidades del negocio. Identificar las necesidades de formación y gestionar los programas de formación para los usuarios finales. 11

12 4/4 Fase D Planificación IT (sólo para CR de Baja Complejidad ) IT puede clasificar un proyecto de Baja Complejidad si se prevé que el tiempo total para el desarrollo y configuración (Fase F) no va a exceder de las 8 horas de programación. En este caso, la metodología se simplifica y sólo se ejecutaran las fases F, I, M y N. 12

13 Fase E Análisis de requerimientos: En la fecha prevista de kick off según planificación vigente, IT convocará a key users y project leader para iniciar la fase de toma de requerimientos. Éstos serán definidos con el máximo detalle, contando con la colaboración de IT, que aportará su conocimiento funcional y técnico y velará para que cumplan los estándares. El análisis de requerimientos quedará reflejado en un documento con control de versiones y deberá ser firmado por las partes. Esta fase se considera crítica para el éxito del proyecto. Unos requerimientos incompletos ó mal definidos afectarán la eficiencia y calidad general en las siguientes fases. El Director de Sistemas, el Responsable de la sección de Desarrollos de IT y el Responsable de Operaciones tendrán la potestad de retener un proyecto si consideran que el análisis de requerimientos es incompleto ó impreciso, y requerirán al Project Leader su corrección ó ampliación. En caso de desacuerdo, se informará al Comité Ejecutivo de esta incidencia y el proyecto se dejará en standby. 13

14 Fase F Desarrollo y configuración Esta fase es puramente IT, intervendrán analistas y programadores de distintos entornos, en función de la tipología del proyecto (AS400, Movex, Cognos) A partir del Análisis de Requerimientos, el equipo IT asignado diseñará y documentará los Análisis Orgánico y Técnico, siendo éstos la base para el trabajo de programación y configuración. Todos los nuevos desarrollos se realizarán en entornos de test especialmente habilitados en servidores independientes (AS400, Movex). Fase G Control de calidad El control de calidad se realizará internamente por IT, una vez finalizada la fase F. En la medida de lo posible, correrá a cargo de un perfil no adscrito al proyecto. 14

15 Fase H Test Cases En esta fase intervienen el Project Leader y/o key users asignados. Realizan una batería completa de pruebas unitarias sobre aplicación desarrollada por IT en entorno de test, con la finalidad de verificar que ésta está correctamente alineada con el Análisis de Requerimientos inicial. En caso de disconformidad, rellenarán un formulario específico detallando las correcciones necesarias (diseño, calidad, etc), por subproceso ó actividad, para que IT proceda a introducir los cambios requeridos. Cualquier cambio a introducir por IT que tuviera un impacto en el calendario definido, podrá ser denegado. En dicho caso, se abrirá un nuevo Change Request, a gestionar de forma independiente. Fase I Acta aceptación de proyecto El Project Leader deberá cumplimentar y firmar formulario específico (Acta de Aceptación del Proyecto), dando conformidad al output del proyecto y certificando que éste se ajusta al los requerimientos definidos, con la calidad adecuada. 15

16 Fase J Manuales y traducciones La sección de formación IT será la encargada de realizar los correspondientes manuales de usuario (inglés / castellano) Se procederá a traducir las nuevas pantallas / salidas de impresión a los idiomas de base (español, inglés y francés). En función del project plan, también se podrían completar traducciones al alemán, portugués e italiano (habitualmente éstas se realizan a nivel global, de forma periódica) Fase K Formación a usuarios finales A cargo de la sección de formación IT. Se usará el canal que se considere más eficiente (formación presencial, aula virtual, sistema e-learning, etc) en función del tipo de despliegue. 16

17 Fase L Full Scale Test Esta fase es opcional, en función de la tipología de proyecto. Habitualmente se usa en implantaciones de ERP ó de módulos complejos, que requieren un buen entrenamiento por parte del usuario final. Consiste en una simulación de uso en condiciones reales de la plataforma de software. Los usuarios ejecutan todos los procesos reales usando un entorno de test. Es una fase útil para asegurarse que los usuarios han alcanzado un nivel de formación suficiente, pudiendo ser autónomos tras el Go Live. Fase M Pase a producción La realización del pase a entorno de producción será coordinado y supervisado por el Responsable de Desarrollos IT. Con frecuencia se requiere el soporte de la sección de helpdesk para revisión previa de programas especiales (entorno AS400). 17

18 Fase N Go-Live Fecha a partir de la cual el nuevo desarrollo se encuentra disponible en los entornos de producción, siendo éste plenamente operativo para los usuarios finales. Fase O Roll-out Esta fase es opcional, dependerá del Project Plan. Habitualmente se planifica en proyectos muy complejos, que requieren arranques individualizados por empresa. En algunos casos, el modelo a implantar puede diferir según cada compañía. Es importante que estos GAPs estén claramente identificados en la fase E de toma de requerimientos. Fase P Soporte y mejora continua El soporte a usuarios finales correrá a cargo de las secciones de help-desk de IT, mediante sistemática habitual aprobada por Fluidra. IT se compromete en esta fase a corregir cualquier bug que pudiera aparecer. Cualquier petición de modificación sobre un desarrollo realizado se considerará como nuevo Change Request y estará sujeto a la metodología fijada por este documento. 18

19 Apéndice: lista de formularios (entre paréntesis: los responsables de cumplimentarlos) A01: Change Request (Solicitante) D00: Calendario del Proyecto + Miembros del Proyecto + Costes de Externalización + Nuevas Herramientas (IT, Solicitante) E01: Análisis de Requerimientos (IT, Solicitante a firmar) F01: Análisis Orgánico (IT) F02: Análisis Técnico (IT) G01: Control de calidad (IT) H01: Test Cases (Solicitante) I01: Acta de Aceptación (Solicitante a firmar) Idiomas aprobados para rellenar los formularios: Inglés, Español y Francés. 19

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