Sus socios en ISO Manual de Calidad

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1 Sus socios en ISO 9000 Manual de Calidad

2 ESTRUCTURA DE DOCUMENTACION GERENCIA NIVEL 1: Manual de Calidad - Políticas (Política de la compañía, autorización y alcance del sistema ) NIVEL 2: Procedimientos - Métodos (Define Quién, Qué, Cuándo, Dónde) NIVEL 3: Instrucciones de Trabajo (Define Cómo, paso a paso, ciertas tareas son desarrolladas) NIVEL 4: Otra documentación (Solicita registros y evidencia) OPERACION

3 ESTRUCTURA DE DOCUMENTACION La estructura de la documentación debe ser definida en el Manual de Calidad No experimente Use la mejor práctica Nivel 1 Nivel 2 Manual de Calidad Procedimientos Nivel 3 Instrucciones de Trabajo Nivel 4 Registros

4 ESTRUCTURA DE DOCUMENTACION Definir los tipos de documentos para cada nivel Definir la estructura y formato de los diferentes niveles Establecer método para la codificación de los documentos de los diferentes niveles Mantener referencia con los elementos de la norma Permitir una trazabilidad entre los diferentes niveles

5

6 GERENCIA NIVEL 1: Manual de Calidad - Políticas (Política de la compañía, autorización y alcance del sistema ) NIVEL 2: Procedimientos - Métodos (Define Quién, Qué, Cuándo, Dónde) NIVEL 3: Instrucciones de Trabajo (Define Cómo, paso a paso, ciertas tareas son desarrolladas) NIVEL 4: Otra documentación (Solicita registros y evidencia) OPERACION

7 Requerimientos de la Norma La organización debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya: a) El alcance del sistema de administración de calidad, incluyendo detalles de, y justificación para, cualquier exclusión (1.2) b) Procedimientos documentados establecidos por el sistema de administración de calidad, o referencias a ellos. c) Descripción de la interacción entre los procesos del en el sistema de administración de la calidad.

8 Qué es un Manual de Calidad? Es un documento general, de aplicación a todas las áreas de la empresa que afectan la calidad. Define las políticas Define el alcance y los elementos del sistema de calidad Asigna autoridad y responsabilidades Provee lineamientos de los subsistemas y procedimientos principales Documenta los procedimientos utilizados para implantar el sistema de calidad

9 Por qué tener un Manual de Calidad? Requisito para la certificación Define la Política de Calidad de la Compañía Documenta el Sistema de Calidad Define las responsabilidades del personal Demuestra el compromiso gerencial Constituye un único documento, tanto interno como externo, que puede ser utilizado en labores de entrenamiento, auditoría, comerciales y de mercadeo.

10 Para quién está escrito el Manual? Requerimientos Internos Satisfacer necesidades de la organización Requerimientos del Mercado Considerar los requisitos del cliente Requerimientos de Certificación Cumplir los requerimientos específicos de la norma particular

11 Cómo iniciar la elaboración del Manual? Directrices para la Elaboración de Manuales de la Calidad (Reporte Técnico: ISO 10013) Responsabilidad de la Elaboración Proceso de aprobación, emisión y control Estructura y Formato Contenido Secciones de introducción o general Secciones descriptivas del sistema de calidad

12 Responsabilidad de la elaboración La Gerencia o Dirección Delegar la coordinación de la elaboración Individuo o grupo de la organización Control de la escritura del manual Recopilar información Usar información y referencias existentes Determinar la estructura y formato

13 Proceso de emisión, aprobación y control Revisión final y aprobación Claridad, exactitud, conformidad y estructura apropiada Distribución Incorporación de cambios Control de la publicación y cambios Copias no controladas

14 SECCIONES DE INTRODUCCION Información general sobre la organización, su compromiso con la calidad, su política y objetivos; y sobre el manejo del Manual de Calidad SECCIONES DESCRIPTIVAS Información sobre las políticas, responsabilidades, métodos definidos para aplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos de la norma

15 Contenido de la Sección de Introducción Indice Objetivo y alcance Información de la Compañía Política y Objetivos de Calidad Estructura de la Organización Procesos del sistema Estructura de la Documentación Administración del Manual Definiciones y Terminología Hoja de Revisión Lista de Circulación Requisitos del Sistema de Calidad

16 OBJETIVO Y ALCANCE Declaración de la Dirección de la Empresa sobre su adhesión y acuerdo con lo definido en el Manual. Declaración de cumplimiento con el espíritu de la norma a través de la satisfacción o atención a cada uno de sus elementos y requisitos. El objetivo del Manual de Calidad es describir los procedimientos a ser seguidos para el control de la calidad del producto o servicio producido por la compañía....

17 OBJETIVO Y ALCANCE Autorizar las políticas contenidas en él. Documento de trabajo para alcanzar y mantener la calidad de los productos. Describir la organización general de la compañía, políticas y procedimientos del sistema de calidad implantado. Enunciado sobre la asignación de autoridad y responsabilidad. Fuente de referencia para todos los tratos de negocios con calidad.

18 OBJETIVO Y ALCANCE Instrumento de evaluación del sistema de calidad de la compañía para la dirección y/o clientes potenciales. Definir la organización, instalaciones, funciones y/o actividades a las cuales aplica el manual. La definición de la aplicación de los elementos del sistema (qué aspectos no cubre el Manual de Calidad y situaciones en las cuales no se debe aplicar).

19 INFORMACION DE LA COMPAÑÍA Nombre Productos / servicios Organización Ubicación Cualquier otra información que sea relevante (historia, licencias, tendencias, mercados, etc.) Política de calidad Objetivos de calidad Estructura organizacional

20 POLITICA DE CALIDAD Incluye los siguientes elementos de la Norma : a)apropiada a los propósitos de la organización. b)un compromiso para cumplir los la mejora contínua. requerimientos y c)proveer una estructura para establecimiento y revisión de los objetivos de calidad. Fácil de entender: no muy larga, sin términos rebuscados, tipo slogan. Factible de medir, para mostrar evidencia Podría contener estrategias generales

21 OBJETIVOS DE CALIDAD Del negocio: mercado, entorno, sociedad Del producto: requisistos del cliente, competencia Del proceso: capacidad, eficiencia, efectividad del proceso De la organización: capacidad, eficiencia, efectividad de la organización Del trabajador: habilidades, conocimientos, motivación, desarrollo de los trabajadores

22 ORGANIZACIÓN FUNCION: es la descripción de las razones que justifican la existencia de un puesto RESPONSABILIDAD: es el área en la que uno tiene derecho a actuar según su propio criterio para realizar y desarrollar todas las tareas para cumplir con la función AUTORIDAD: es el derecho a realizar acciones y tomar decisiones

23 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Un organigrama de la organización que indique la responsabilidad, la autoridad y la estructura de interrelación para el desarrollo y verificación del trabajo que afecta la calidad. Puede también ayudar una descripción de puestos o funciones relacionadas con la actividad de calidad Un mapa de procesos indicando su relación mutua (Diagrama de la Calidad - Plan de Calidad)

24 ADMINISTRACION DEL MANUAL Información general sobre el manejo del documento: Cómo se revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad. Quién revisa su contenido Con qué frecuencia se revisa Quién esta autorizado para realizar cambios o modificaciones en el manual de calidad Quién está autorizado para aprobar los cambios o modificaciones al manual de calidad

25 SECCIONES DE INTRODUCCION Información general sobre la organización, su compromiso con la calidad, su política y objetivos; y sobre el manejo del Manual de Calidad SECCIONES DESCRIPTIVAS Información sobre las políticas, responsabilidades, métodos definidos para aplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos de la norma

26 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Forman el cuerpo del Manual de Calidad Extensión y contenido varía en función de: Tamaño de la compañía Métodos de operación Tipo de producto o servicio Se establece la posición de la organización sobre el cumplimiento de los requisitos de cada elemento de la norma (Políticas). Se hacen referencias a los procedimientos.

27 4 Sistema de administración de la Calidad 4.1 Requerimientos generales 4.2 Requerimientos generales de documentación. 5 Responsabilidad Gerencial 5.1 Compromiso de la gerencia 5.2 Enfoque del cliente 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión Gerencial 6 Administración de Recursos 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infrestructura 6.4 Ambiente de Trabajo

28 7 Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y/o desarrollo 7.4 Compras 7.5 Producción y provisión del servicio 7.6 Control de dispositivos de medición y monitoreo 8 Medición, análisis y mejoramiento 8.1 General 8.2 Medición y monitoreo 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejoramiento

29 Manual de Calidad Referencia : Norma ISO-9001: Sección: Capítulo: Fecha : Revisión: MC-YXX (Título del capítulo) Página: / Compromiso (declaración de la empresa acerca de su compromiso con el elemento de la norma aplicada en mención) Políticas (definición de la directrices, actividades y funciones responsables de asegurar que las políticas sean implantadas y efectivas) Referencias (documentos que definen los procedimientos para la operación del sistema) NOTAS : (*) identifica cambios realizados

30 Estructura y formato de encabezado Nombre de la compañía y logotipo Nombre del documento, título de la sección o capítulo y referencias normativas Fecha Número de página, de capítulo y de revisión Código del documento, sección o capítulo Firmas de revisión y aprobación Manual de Calidad Referencia : Sección: A Capítulo: 01 Fecha : Norma ISO Revisión: 00 MC-A01 Título Página: 1 / 1

31 Estructura y Formato Cuerpo Compromiso : Declaración de la empresa acerca de su compromiso con el elemento de la norma aplicada, indicando la razón para la cual se establecen las políticas. Políticas : Declaración de las directrices y acciones definidas para cumplir con los requerimientos del elemento de la Norma internacional.

32 Estructura y Formato Cuerpo Políticas (2) Asignar responsabilidades y autoridades de implantar y cumplir las políticas. Usar referencias, si es del caso. Mantener una secuencia lógica Mencionar cualquier excepción o área específica que requiera atención. Usar el texto de la norma como referencia. Referencias: Documentos asociados al elemento.

33 Pasos para redactar los elementos ➀ Realice una lectura rápida del elemento. Identifique los requisitos (los debe ) de la norma. Identifique las acciones principales solicitadas por el elemento (verbos de acción). Identifique la intención del elemento. Identifique los documentos y registros requeridos por el elemento. Resalte los títulos principales de cada elemento.

34 Pasos para redactar los elementos ➁ Redacte el compromiso para ese elemento Contiene las acciones principales requeridas por el elemento, a ser realizadas por la organización. Inicie o concluya conla intención principal de cada elemento, el Para Qué? se van a ejecutar las acciones principales dentro de la organización. Es recomendable redactar en tercera persona presente ó con el uso de verbos en imperativo (tipo orden). El uso de verbos como: asegurar, garantizar, ó frases como: con el objeto de, con el fin de; son utilizadas para concluir o iniciar una política.

35 Pasos para redactar los elementos ➂ Establezca las políticas a aplicar para cumplir con los requerimientos de la Norma Defina la dirección, acción o método a aplicar en la organización para cada requerimiento del elemento ( debe ). Asigne responsabilidades y autoridad para la ejecución de actividades de calidad que así lo requieran. Establezca la generación de documentos según las exigencias del elemento. Mantenga una secuencia lógica y en lo posible utilice los títulos del elemento.

36 Pasos para redactar los elementos ➃ Identifique el responsable del cumplimiento de las políticas En la mayoría de los casos, para empresas de estructura pequeña será el Representante de la Gerencia (mirar su organización). Generalmente debe ser una función a nivel ejecutivo o de Gerencia responsable de las actividades relacionadas con la calidad (recordar que la política es una responsabilidad gerencial).

37 Pasos para redactar los elementos ➄ Anote las referencias de los documentos soporte que detallan el elemento en mención Manuales Procedimientos Elementos de la Norma Documentos externos Otros Documentos

38 Recomendaciones para la redacción Escribir en lenguaje simple y usando tiempo presente Las oraciones deberían ser cortas y directas Evitar el uso de términos excesivamente técnicos Describir el presente, ni pasado, ni futuro Impreso de tal modo que facilite la modificación y actualización

39 Etapas de Elaboración Etapa 1: Elaboración del primer borrador, se ejecuta previo el inicio de la redacción de los documentos de II y III nivel Etapa 2: Revisión y actualización a medida que se elaboran los procedimientos e instrucciones Etapa 3: Revisión y emisión final, una vez terminados los documentos de II y III nivel Decidir punto en el que se sujeta al control de documentos.

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