INSTRUCTIVO PARA REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA DE USUARIOS

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Y ALCANCE Dar a conocer al personal asistencial y administrativo el procedimiento para remitir y atender usuarios en los niveles II, III y IV de complejidad. Inicia con la remisión del usuario a niveles superiores de atención hasta que el usuario finaliza el tratamiento. 2. RESPONSABLES El responsable de la adecuada implementación del presente Instructivo es el Director de la IPS. El Instructivo dota a todo el personal de la autoridad y responsabilidad de informar las no conformidades del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DEFINICIONES 3.1 AUTORIZACIÓN DE SERVICIO Documento expedido por la EPS autorizando la prestación del servicio por odontólogo especialista. En el Sistema de Gestión de Calidad está identificado con el código FSO CITA DE CONTROL Cita asignada por el Tratante a un usuario una vez finalizado un tratamiento. 3.3 CÓDIGO MAPIPOS Son los códigos que tiene el manual de Procedimientos e Intervenciones del Plan Obligatorio de Salud de la Ley 100. Elaboró Revisó Aprobó JORGE JOSÉ ALJURE LIS ROMMEL ALBERTO VARGAS S. RUBY HERNÁNDEZ DE A. Director IPS Auditor Odontológico Gerenta COODAN Fecha: Fecha: Fecha:

2 Página 2 de CÓDIGO CUPS Clasificación Única de Procedimientos en Salud. 3.5 CONTRARREFERENCIA Es la respuesta que emite un prestador de servicios cuando se le hace una remisión. 3.6 COMPROBACIÓN DE DERECHOS Acción de constatar que los datos del usuario que solicita el servicio correspondan a los de los documentos que presente. Se verifica la vigencia de la autorización de servicios y que esté dirigida a nombre de COODAN. 3.7 ORDEN DE ATENCIÓN Documento expedido por el programa SONRÍA para remitir a un usuario diagnosticado a un General ó Especialista. En el Sistema de Gestión de Calidad está identificada como el formato FSO REFERENCIA Es la acción en la cual un prestador de servicios remite a un usuario a otro prestador con el propósito de que emita un concepto sobre una patología o tratamiento posible. La referencia se hace en el formato FSO-011 Autorización de Servicios 4. CONTENIDO 4.1. Usuarios remitidos por Examinador o Tratante de COODAN Remisión del usuario Cuando un usuario requiere ser evaluado ó atendido por un especialista, el Examinador de COODAN en el momento del diagnóstico ó el Tratante lo remite diligenciando el formato FSO-018 Referencia y Contrarreferencia (ver Anexo 4), informando: Fecha de la consulta

3 Página 3 de Solicitud de aprobación Identificación del usuario Motivo de Remisión y Estado Actual Antecedentes Médicos Ayudas diagnósticas Especialidad solicitada Nombre y Código del diagnóstico (CIE vigente) Firma del Profesional y del usuario El hace llegar a la Secretaria de la IPS el documento FSO-018 Referencia y Contrarreferencia con las ayudas diagnósticas respectivas. La Secretaria de la IPS envía a la EPS la relación de los documentos para la aprobación de la evaluación o del tratamiento Aprobación Una vez autorizada la atención por la EPS devuelve a la Secretaria de la IPS el FSO-018 Referencia y Contrarreferencia aprobado con los documentos anexos y la Autorización de Servicios en el formato de la EPS. En caso de no llegar la autorización de servicio, la Secretaria de la IPS verifica la razón por la cual no se aprobó y llama al usuario para que solucione su problema con la EPS Atención del Usuario por el Especialista Contrarreferencia La Secretaria de la IPS informa al Especialista del requerimiento de sus servicios; para el momento de la atención, el Especialista debe tener en su poder: el FSO-007 Historia Clínica de Atención Especializada (ver Anexo 3), el documento FSO-009 Orden de Atención y las ayudas diagnósticas. Estos documentos son enviados a través de la mensajería de la Cooperativa o reclamados por el Especialista, quien concreta una cita con el usuario. Una vez terminado el tratamiento, le asigna una cita de control si es necesario, procediendo de igual forma que en la actividad N 2. Si el Especialista recomienda que el usuario sea evaluado o tratado por otro especialista, al igual que si requiere de nuevas ayudas diagnósticas lo anota en la FSO- 007 Historia Clínica de Atención Especializada y en el documento FPS-011 Orden de Servicio procediendo de igual forma que en la actividad N 2. Cuando el Especialista ha terminado el tratamiento, envía a la Secretaria de la IPS la Historia Clínica, la referencia con la respectiva contrarreferencia y la factura de cobro. De acuerdo con las recomendaciones del

4 Página 4 de 7 Especialista el usuario continúa con la utilización del servicio, bien sea realización de higiene oral, tratamiento por General o revisión anual. La Secretaria de la IPS envía la contrarreferencia al profesional que hizo la referencia y a la EPS de donde proviene el usuario 4.2 Remisión Directa por EPS con Autorización de Servicios Remisión del usuario Asignación de Cita Expedición de Orden de Atención contrarreferencia Cuando un usuario es atendido por una IPS diferente a COODAN o viene procedente de un municipio, puede darse el caso de que la EPS solicite la atención de un Especialista. Esta solicitud la hace a través de un documento expedido por la EPS donde solicite la interconsulta o hace la remisión. El usuario o la IPS remitente se comunica con la Secretaria de la IPS e informa sobre la remisión para que se le asigne cita con el Especialista. La Secretaria de la IPS consigue la cita telefónicamente. La Secretaria de la IPS expide la FSO-009 Orden de Atención (ver Anexo 2) y la anexa a los documentos del usuario. La documentación se hace llegar al Especialista a través del usuario, de la mensajería de COODAN ó de la IPS remitente. Se procede de igual manera que la actividad Nº 5 del numeral Autorización telefónica de Servicios por parte de la EPS Este caso se presenta generalmente cuando el usuario está hospitalizado ó tiene necesidades urgentes Contacto con el Especialista Reporte a COODAN Solicitud de Autorización de Servicios La EPS llama directamente al Especialista para que haga evaluación y/o tratamiento de un usuario que presenta una urgencia o está hospitalizado. Una vez el Especialista asista al usuario, comunica a la Secretaria de la IPS en un plazo máximo de 24 horas el nombre de quien autorizó la atención, número de identificación y procedencia del usuario. Con los datos que suministra el Especialista, la Secretaria de la IPS realiza el trámite de la Autorización de Servicios con la EPS, bien sea por la evaluación realizada o

5 Página 5 de 7 por el tratamiento requerido Contrarreferencia Se procede de igual manera que la actividad Nº 5 del numeral DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica 6. HISTORIA DE MODIFICACIONES VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO Se diseña el FSO-018 Referencia y Contrarreferencia En la actividad se delega a la Secretaria la función de investigar con la EPS el motivo de la no aprobación del tratamiento y la de informarle al usuario En la actividad se delega a la Secretaria de la IPS la función de enviar la contrarreferencia al profesional remitente y a la EPS Se añade al formato FSO-007 Historia Clínica de Atención Especializada los siguientes campos: Nombre Responsable, Parentesco, Teléfono, Nombre Acompañante, Parentesco, Teléfono. APROBACIÓN DEL CAMBIO 20 de agosto de de Octubre de 2005

6 Página 6 de 7 Se modifica el formato FSO-007 Historia Clínica de Atención Especializada de la siguiente forma: 03 El encabezado queda igual al del formato FSO-005 Historia Clínica de Atención Prioritaria El ítem Motivo de Consulta cambia de lugar Se modifica el formato FSO-018 Referencia y Contrarreferencia de la siguiente forma: 12 de Julio de 2006 En el ítem Respuesta del Especialista se añade Dx y el subítem Fecha Se anexa el ítem Conducta a Seguir Se anexa el ítem Tratamiento Realizado y en este, se anexa el subítem Fecha 7. GUIA DE DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS 7.1 FSO-011 AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS No requiere 7.2 FSO-009 ORDEN DE ATENCIÓN No aplica. Es generado por el programa SONRÍA 7.3 FSO-007 HISTORIA CLÍNICA DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA No requiere 7.4 FSO-018 REFERENCIA No requiere 8. ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS COD. NOMBRE RESPONSABLE UBICACIÓN

7 Página 7 de 7 FSO-009 Orden de Atención FSO-007 Historia Clínica de Atención Especializada FSO-011 Autorización de Servicios FSO-018 Referencia y Contrarreferencia Secretaria IPS Auxiliar de Citas Secretaria IPS Auxiliar de Citas Secretaria IPS Auxiliar de Citas Historia Clínica Archivo Historia Clínica Historia Clínica 9. ANEXOS Anexo 1. FSO-011 Autorización de Servicios Anexo 2. FSO-009 Orden de Atención Anexo 3. FSO-007 Historia Clínica de Atención Especializada Anexo 4. FSO-018 Referencia y Contrarreferencia