3.5. Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario.

Transcripción

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2 2/7 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el manejo de la documentación externa que afecte los procesos del SGC y/o del SGSI de PROMPERÚ. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalización y es fuente de consulta y aplicación para las áreas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la obtención de un nuevo documento externo y finaliza con el control de su vigencia. Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las normas ISO 9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº MINCETUR y modificado por Decreto Supremo Nº MINCETUR Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias Procedimiento de Control de Documentos Internos Manual de Calidad de la Dirección de Promoción de las Exportaciones Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto OSI: Oficial de Seguridad de la Información RED: Representante de la Dirección SGC: Sistema de Gestión de Calidad SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalización UTIN: Unidad de Tecnologías de la Información 5. DEFINICIONES Para el caso específico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones: 5.1. Documento: Información y su medio de soporte Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuación a cualquier cambio o modificación, del que se mantiene control en la distribución de sus copias Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versión, por lo cual ha perdido su vigencia Documento Externo: Son las Normas Legales, Reglamentos, Manuales Técnicos, etc. de origen externo que PROMPERÚ ha determinado necesarios para su SGC o SGSI, y/o aplicables a sus procesos involucrados Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuación sobre cualquier modificación. Asimismo, su distribución no se registra. Solo es de carácter informativo.

3 3/7 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1. Todos los documentos de origen externo serán identificados mediante el nombre o título del documento. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1. En caso que el personal de PROMPERÚ requiera imprimir copias de documentos externos, quedará bajo su responsabilidad la impresión de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el original En caso que el personal de PROMPERÚ utilice copias impresas de los documentos externos, quedará bajo su responsabilidad la utilización de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el original Cuando un órgano o unidad orgánica, tome conocimiento de la emisión de un nuevo documento externo que afecte el desarrollo de sus actividades, coordinará la adquisición de la copia pertinente El personal de PROMPERÚ mantendrá legibles e identificables los documentos externos (físicos) que se encuentran bajo su custodia, e informará al Jefe del órgano o unidad orgánica, o al Coordinador del su pérdida o deterioro. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Responsable Inclusión de Documentos Externos 1 Obtiene un nuevo documento externo. 2 Incluye el nuevo documento externo y el detalle de sus controles en el formato de Lista Maestra de Documentos Externos. Archivo de Documentos Externos 3 Archiva el documento externo, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos. Acceso a Documentos Externos Requiere consultar el documento externo. Procede según lo siguiente: 4.1 Si requiere copia física del documento, solicita copia del documento 4 externo. Continúa en el paso No requiere copia física del documento, accede al documento externo archivado, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos. Fin del procedimiento. 5 6 Entrega las copias físicas del documento externo o de la nueva versión y/o edición al personal que lo requiera. Controla su distribución a través de la Lista de Distribución de Documentos (Véase Anexo C). Control de Documentos Externos Verifica la vigencia de los documentos externos del órgano o unidad orgánica o departamento de acuerdo a la frecuencia de revisión de la Lista Maestra de 7 Documentos Externos. 7.1 El documento externo se encuentra vigente. Fin del Procedimiento. 7.2 El documento externo no se encuentra vigente, continúa en el paso Actualiza el detalle del control del documento externo en la Lista Maestra de Documentos Externos. Coloca el documento externo no vigente en formato electrónico en la carpeta Documentos Derogados de la base documental del SGC o del SGSI. Recoge y destruye las copias físicas de los documentos externos derogados entregados al personal. Fin del procedimiento. Personal de PROMPERÚ Orgánica/ Coordinador de Orgánica/ Coordinador de

4 4/7 9. REGISTROS Descripción Código Nº de ejemplares Lugar de archivo Tiempo de archivo (Años) Lista Maestra de Documentos Externos FO-MEJ Archivo del Área Permanente Lista de Distribución de Documentos FO-MEJ Archivo del Área Permanente 10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de Nº de capítulo/ Párrafo/ Figura/ versión Ítem Tabla/ Nota Modificaciones 01 Carátula y Encabezados Se antepuso al nombre del procedimiento la palabra Procedimiento de Se modificó el Objetivo del procedimiento Se modificó el Alcance del procedimiento Se actualizó el nombre del documento a consultar y 3.4 Se completaron los nombres de los documentos a consultar Se modificó la denominación del Manual de Calidad de la Subdirección de Servicios y Asistencia Empresarial por Manual de Calidad de la Dirección de Promoción de las Exportaciones Se incorporó el nuevo documento a consultar (numeral 3.7) Se retiraron los términos DBF, DPE, N/A, PDF, PROMPERÚ y SDSAE ; se incorporaron los términos OSI, SGSI, UPRA y UTIN. Se actualizaron estos cambios en todo el documento Se complementó la definición de Documento No controlado Se retiró la definición de Representante de la Dirección Se adicionó al SGSI, producto del nuevo alcance del presente procedimiento Se modificó remarcando que solo se identifica un documento externo a través del título o nombre Se adicionó al SGSI, producto del nuevo alcance del presente procedimiento Anexo A Se actualizó el diagrama de flujo Anexo B Se modificóel código del formato Lista Maestra de Documentos Externos Anexo C Se modificó el código y se cambio la denominación del formato Lista de Distribución de Documentos Internos. 11.ANEXOS Descripción Diagrama de Flujo Formato Lista Maestra de Documentos Externos Formato Lista de Distribución de Documentos Anexo A B C

5 Anexo: A 5/7 ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Control de Documentos Externos Pág.1/1 Orgánica / Coordinador del Personal de PROMPERÚ Inicio Inclusión de los documentos externos 1 Obtiene un nuevo documento externo Documento Externo Incluye el nuevo documento externo y el detalle de sus controles en el formato correspondiente 2 Lista Maestra de Documentos Externos Archivo de los documentos Archiva el documento externo, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos 3 Acceso a los documentos externos Si Requiere copia física del documento externo? Entrega las copias físicas del documento externo o de la nueva versión y/o edición al personal que lo requiera Copia de Documento Externo Solicita copia del documento externo No Controla su distribución a través de la Lista de Distribución de Documentos Accede al documento externo archivado, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos Control de los documentos externos Verifica la vigencia de los Documentos Externos del Órgano o Unidad Orgánica o 7 Documento vigente? No Actualiza el detalle del control del documento externo en la Lista Maestra de Documentos Externos 8 Lista Maestra de Documentos Externos Si Coloca el documento externo no vigente en formato electrónico en la carpeta Documentos Derogados 9 Recoge y destruye las copias físicas de los documentos externos derogados entregados al personal 10 Fin

6 Anexo: B 6/7 ANEXO B: FORMATO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

7 Anexo: C 7/7 ANEXO C: FORMATO LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS