tic de castilla y leon las en el Sector de las Asesorías, Gestorías y despachos profesionales

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1 las tic en el Sector de las Asesorías, Gestorías y despachos profesionales de castilla y leon

2 Índice 1. Introducción Proyecto dinamización TIC del sector de las asesorías Asesorías, gestorías, despachos profesionales y las TIC... 9 Análisis cualitativo Análisis cuantitativo mediante Indicadores Posicionamiento Tecnológico del sector D.A.F.O. (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) Conclusiones ANEXO: Soluciones tecnológicas para la digitalización de las Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales Facturación electrónica Intranet Extranet Gestión del conocimiento SaaS (Software As A Service) Soluciones de movilidad Página web Hacia la web Movilidad web Incorporación a Redes sociales Acciones de marketing on line

3 1. Introducción 3

4 I ntroducción Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) se han convertido en los últimos años en herramientas imprescindibles en los negocios, como factor clave para agilizar los procesos, tanto a nivel interno, automatizando las tareas clave del negocio, como a nivel de relación con terceras personas, promoción y marketing de la empresa, permitiendo ahorrar tiempos, lo que se traduce en costes. Cada sector tiene unas necesidades específicas dentro de su cadena de valor y unas tareas clave que hacen que la incorporación de tecnología sea diferente. Es por este motivo necesario analizar las necesidades de cada sector por separado para ver en qué puntos de la cadena de valor pueden ayudar las TIC a mejorar la productividad del negocio. El presente informe pretende ser de ayuda al sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales en Castilla y León. Para ello ha pretendido analizar cuáles son las necesidades dentro del sector a nivel cualitativo y cuantitativo y qué herramientas TIC existen para ayudar a este sector a aumentar la productividad del negocio. El presente informe se encuadra dentro del Proyecto Dinamización TIC del sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales, destinado a promover el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) entre las empresas de la región dedicadas al sector de las asesorías y gestorías que prestan servicios al resto de tejido empresarial en el ámbito jurídico, laboral, fiscal, contable, financiero, nuevas tecnologías, riesgos laborales, medioambiente, entre otros. Ha sido puesto en marcha por la Consejería de Fomento y Medio Ambiente de la Junta de Castilla y León, en colaboración con las Cámaras de Castilla y León y su Consejo Regional a través de la Red de Asesores TIC de Castilla y León. El proyecto 'Dinamización TIC del Sector de las Asesorías y Gestorías se inscribe en el Programa Emprendedores, en el marco de la Estrategia Regional para la Sociedad Digital del Conocimiento de Castilla y León , entre cuyas líneas de acción destaca la creación de un Entorno Empresarial Digital, dirigido a impulsar el crecimiento y la capacidad de innovación del tejido empresarial castellano y leonés a través del uso generalizado de las TIC, la incentivación del negocio electrónico y la potenciación del sector tecnológico regional. Han sido las distintas actuaciones realizadas dentro del Proyecto Dinamización TIC del sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales de Castilla y León las que han permitido la elaboración de este informe. 4

5 2. Proyecto dinamización TIC del sector de las asesorías 5

6 P royecto dinamización TIC del sector de las asesorías La Consejería de Fomento y Medio Ambiente de la Junta de Castilla y León en colaboración con las Cámaras de Castilla y León y su Consejo Regional a través de la Red de Asesores TIC de Castilla y León, ha desarrollado durante el año 2011 una serie de actuaciones relacionadas para favorecer la incorporación de las pymes, microempresas y trabajadores autónomos del Sector de las Asesorías, Gestorías y Despachos profesionales a la Sociedad Digital del Conocimiento. El diseño, la planificación y puesta en marcha de estas acciones han configurado el Proyecto Dinamización TIC del Sector de las Asesorías, Gestorías y Despachos profesionales, enmarcado dentro del Programa Emprendedores, dentro de una de la línea Empresa Digital del marco de la Estrategia Regional para la Sociedad Digital del Conocimiento de Castilla y León Durante el desarrollo de este proyecto se ha recopilado información sobre el estado del sector en relación con las nuevas tecnologías para impulsar el crecimiento y la capacidad de innovación del sector, generar un entorno empresarial dinámico a través de la promoción del uso generalizado de las TIC por parte de estas empresas. Los objetivos generales del proyecto Dinamización TIC del Sector de las Asesorías, Gestorías y Despachos profesionales son: Colaboración: posibilitando un punto de encuentro entre los distintos agentes del Sector, la Administración Pública y el Sector TIC con el fin de sacar conclusiones para potenciar la inclusión de dicho sector en la Sociedad Digital del Conocimiento. Análisis del sector: realizar un análisis del sector en cuanto a sus necesidades, el uso de las TIC, y cómo estas pueden ayudar a mejorar las tareas clave de su negocio. Formación: dar a conocer las ventajas del uso de las nuevas tecnologías entre los trabajadores autónomos, microempresas y pymes del sector para mejorar la competitividad, la productividad y la rentabilidad de su negocio. Potenciar proyectos y experiencias piloto en colaboración con el sector como elemento tractor para la incorporación, por parte de sus clientes, de las Tecnologías de la Información y la Comunicación contribuyendo a la potenciación de la Sociedad Digital del Conocimiento en el tejido productivo de la región. Para conseguir estos objetivos se configuró un plan de trabajo basado en distintas actuaciones orientadas a detectar las necesidades tecnológicas de las empresas del sector, elaborar un catálogo de soluciones especializadas que cubran dichas necesidades, y crear un punto de encuentro entre la Administración Pública, las empresas y asociaciones más representativas del sector y los proveedores tecnológicos. Se presentan a continuación: 6

7 Dinamización TIC del sector de las Asesorías Desayunos Tecnológicos Análisis del sector Diagnóstico Tecnológico Comunicaci ón y difusión workshops Desayunos de trabajo o focus groups. Se han celebrado dos encuentros en diferentes ciudades de Castilla y León. A continuación, uno por cada uno de los subsectores analizados: Subsector en materia de organización, calidad, medio ambiente, innovación, exportación, nuevas tecnologías (LSSI, LOPD), Valladolid, 26/09/2011 Subsector en materia fiscal, contable, financiero jurídico y laboral: Palencia, 26/10/2010 Diagnóstico tecnológico. El análisis del sector parte de un estudio de campo a partir de una encuesta realizada a 150 empresas, del que se extrae un diagnóstico cuantitativo respecto a las necesidades, la disponibilidad y uso de las TIC en el marco de Castilla y León. Jornadas de divulgación o workshops: Orientadas a informar y formar al sector sobre las distintas herramientas tecnológicas existentes verticales y horizontales que pueden ayudar a mejorar su negocio y aumentar su productividad. Se celebraron 3 jornadas sobre herramientas tecnológicas para gestorías y despachos profesionales: León, 28/11/2011 Segovia, 29/11/2011 Salamanca, 30/11/2011 7

8 Informe de análisis de las TIC en el Sector de las Asesorías, gestorías y despachos profesionales. Toda la información obtenida tanto a partir de los diagnósticos tecnológicos como de los desayunos de trabajo se recogen en este Informe, que pretende ser una herramienta de información dirigida a los empresarios del sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales en cuanto a cómo pueden mejorar el negocio introduciendo tecnología. Comunicación y difusión de las distintas actuaciones del proyecto a través de las plataformas online del proyecto, redes sociales y medios tradicionales. En la siguiente tabla se muestra la alineación de los objetivos con las acciones realizadas: Objetivos Líneas de actuación Colaboración Desayunos de trabajo Análisis Desayunos de trabajo Trabajo de campo, diagnóstico tecnológico a empresas Formación Jornadas de divulgación Potenciar proyectos Desayunos de trabajo 8

9 3. Asesorías, gestorías, despachos profesionales y las TIC 9

10 A sesorías, gestorías, despachos profesionales y las TIC Las distintas actuaciones que configuran el Proyecto dinamización TIC del sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales han permitido realizar un análisis cualitativo y cuantitativo de cuáles son las necesidades de los negocios pertenecientes a este sector, cómo están equipados en cuanto tecnología y cómo las TIC les pueden ayudar para agilizar los procesos más necesarios de su cadena de valor. 10

11 Análisis cualitativo Para realizar este análisis cualitativo se realizaron desayunos tecnológicos o focus group con diversos organismos y empresas interesadas en el proceso de incorporación a la Sociedad Digital del Conocimiento. A continuación se exponen las principales ideas del análisis realizado en estos desayunos. El sector presenta una serie de singularidades: La mayoría de estas empresas son autónomos o micropymes, con una plantilla de una media de 3 personas y la mayoría se ubican en un núcleo urbano, con una clientela fija. Desde un punto de vista normativo, existe obligación de realizar la práctica totalidad de todos sus trámites a través de Internet, en especial la administración telemática con Organismos Estatales (Agencia Tributaria y Tesorería General de la Seguridad Social). Como toda actividad empresarial con tratamiento de información personal, se ve afectado por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter personal LOPD con gran intensidad por tratar con datos empresariales delicados. Se trata de un modelo de negocio donde grandes volúmenes de papel constituyen el principal input de entrada y en la mayoría de los casos dichos archivos no están digitalizados. La complejidad inherente en el sector (cálculo de seguros sociales, cálculos fiscales, etc.), la obligación legislativa y la evolución de la tecnología en todos sus aspectos (Administración, Banca Electrónica) implica la no existencia de brecha digital en el sector. La totalidad de las empresas analizadas disponen de soluciones verticales TIC para la gestión del negocio, así como conexión a Internet, aunque si bien es cierto, existe una carencia de integración entre los programas. En el uso de servicios telemáticos con terceros, como a través de una extranet o vía correo electrónico aparece una importante brecha digital, consecuencia de que fundamentalmente las empresas asesoradas son micro pymes, autónomos o pequeñas empresas. La capacitación TIC de los trabajadores es media. Normalmente, requieren formación en aplicaciones informáticas y nuevas tecnologías de la información y comunicación. Para ellos invertir en tecnología supone un desembolso importante. En general, no tienen un plan de marketing, ni realizan marketing on line, se dan a conocer de forma habitual por el boca a boca, la inclusión en directorios comerciales y algunas por una web sencilla. La competencia viene caracterizada fundamentalmente por el precio, mejor imagen y labor de marketing. 11

12 Análisis cualitativo en el primer desayuno TIC Este encuentro se centró en la asesoría a empresa en cuanto a organización, calidad, medio ambiente, innovación, exportación, nuevas tecnologías (LSSI, LOPD) entre otros servicios a empresas. Entre las conclusiones obtenidas cabe destacar las siguientes. Más de la mitad de las asesorías de Castilla y León no disponen de herramientas que les permitan gestionar de forma eficiente el negocio tanto a nivel interno como en su relación con el cliente y agilizar tiempos. Además son pocas las que tienen definido el núcleo de su negocio y su estrategia comercial. Optimizar los procesos internos de negocio a través de las TIC puede ayudar a reducir tiempos y poder ofrecer al cliente nuevos servicios diferenciados. Además, las tecnologías permiten cambiar la forma de proceder en el trato con el cliente así como nuevas formas de acceso a una información más ágil. Esto a su vez facilita la incorporación de las empresas a la sociedad de la información. Las TIC permiten favorecer la optimización de los procesos claves del negocio, la reducción de costes, la mejora de la calidad, ya que existen herramientas de gestión, que merecen la pena ser tenidas en cuenta por las empresas del sector, que mejoran la productividad, las relaciones con clientes, el control de la seguridad, la promoción y la difusión a través de las redes sociales. Durante el encuentro también se puso de manifiesto la relación entre la LOPD y una gestión eficiente del sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales. Se hizo hincapié en la necesidad de gestionar de forma eficiente el núcleo interno del negocio y la importancia del uso de las TIC para ello, ya que permiten invertir más el tiempo en ofrecer nuevos servicios y mirar hacia el futuro. En este sentido, los representantes del sector reclaman que dichas soluciones sean fácilmente manejables, de un coste asequible que las haga rentables, adaptadas a las empresas de pequeño tamaño y a sus necesidades. También creen necesario que se imparta una adecuada formación para conocer las distintas posibilidades TIC que hay en este sector, tanto a nivel de gestión interna del negocio como en relación con los clientes o el marketing. El desayuno permitió crear sinergias entre los distintos agentes necesarios para crear un modelo de colaboración que contribuya a incorporar el tejido empresarial a la sociedad digital del conocimiento de forma eficiente a través de las asesorías y gestorías. Entre estos agentes están: las consultorías, que permiten buscar la gestión eficiente del negocio de las asesorías y definir los indicadores clave; las empresas TIC, que permiten que las tecnologías ayuden a conseguir esa gestión eficiente; y la administración, como impulsora de todo esto. 12

13 Asistentes Juan Miguel Herrero, Consejería de Fomento y Medio Ambiente, Junta de Castilla y León Judit Hernández, Red de Asesores TIC de Castilla y León Luis Ángel Duque, Red de Asesores TIC de Castilla y León José María Covaleda, delegación de Castilla y León de la Agencia Tributaria Carlos J. Moreno, Colegio de Ingenieros de Valladolid Pedro Brizuela, ACALINCO (Asociación Castellano Leonesa de Empresas de Ingeniería y Consultoras), Gestiona. Luis Gerardo Díez, Hispana María José Alcocer, Sage David González, PRODAT Diego Vázquez, SIMECAL Luis Miguel Nieto, Gesyco Empresas Fernando Robles, Asesoría FYC Roberto Pérez, AEA Carrob 13

14 Análisis cualitativo en el segundo desayuno TIC En este encuentro, dio prioridad a los ámbitos jurídico, laboral, fiscal, contable y financiero. Entre las principales conclusiones del encuentro se encuentran la importancia de las TIC en la gestión interna de la empresa y cómo pueden ayudar a ello los nuevos paradigmas de explotación, como es el cloud computing. También han destacado la importancia de las redes sociales para abrir el mercado a nuevos clientes y las ventajas que ha supuesto el impulso dado por la Administración a la tramitación on line. También se hizo hincapié en las principales barreras que encuentran en la incorporación de las TIC a sus negocios y en las ventajas del camino hacia la asesoría on line. Además, los participantes han señalado las oportunidades que ofrecen las Tecnologías de la Información y la Comunicación para mejorar la productividad de los negocios centrándose en herramientas como los certificados digitales, la factura electrónica, las formas de promoción y gestión on line o el cloud computing. Durante el Desayuno TIC también se evaluaron las posibilidades que ofrecen las asesorías, gestorías y despachos profesionales como sector tractor para la incorporación, por parte de sus clientes, de las Tecnologías de la Información y la Comunicación contribuyendo a la potenciación de la Sociedad Digital del Conocimiento en el tejido productivo de la región. 14

15 Asistentes Juan Miguel Herrero Consejería de Fomento y Medio Ambiente, Junta de Castilla y León Judit Hernández Red de Asesores TIC de Castilla y León Luis Ángel Duque Red de Asesores TIC de Castilla y León Susana Guerra Red de Asesores TIC de Castilla y León Adelaida Vicente Tesorería de la Seguridad Social Juan José Abad Delegación de la Agencia Tributaria Julio César Miguel Asociación APETIC Gonzalo Pacho Asesoría Pacho Merino Gustavo Mateo Emedos Asesores Victor Manuel Conde Asesoría Conde Montoya Jaime Magide Magide y Baños Asesores Arturo González GH Asesores 15

16 Análisis cuantitativo mediante Indicadores El análisis cuantitativo del sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales en cuanto a sus necesidades y uso de las TIC se basa en el resultado de los diagnósticos tecnológicos realizados por la Red de asesores Tecnológicos de Castilla y León, tratamiento integrado del cuestionario tecnológico realizado durante las entrevistas mantenidas con 120 empresas del sector en Castilla y León. Se analiza el grado de penetración de las TIC en las fases del modelo del negocio del sector en base a unos indicadores definidos. Los indicadores definidos se han agrupado en seis variables: Infraestructura: Entendida como el equipamiento informático que dispone la empresa actualmente. Aplicaciones: Aplicaciones existentes en la empresa para su gestión y control, en cualquier departamento de la empresa, menos las relacionadas con la seguridad. Seguridad: Engloba tanto a aplicaciones, procedimientos y usos específicos relacionados con la seguridad de los datos, y el mantenimiento de equipos y aplicaciones. Internet: Evalúa el grado de utilización de internet como herramienta de comunicación y de gestión dentro de las actividades y tareas propias de la empresa. Preparación: Sensibilización de la dirección y cultura empresarial existente en relación a las TICs, así como el grado de preparación interno del personal para su empleo y adopción. Movilidad: Grado de utilización de tecnología de movilidad en la empresa, como elemento que combina una serie de tecnologías y pautas de comportamiento que afecta a todos los sectores en su factores críticos de competitividad. Tras evaluar y puntuar los correspondientes bloques, obtenemos la siguiente representación que nos permite comparar como de equilibrada está implantada la tecnología en el sector. 16

17 Infraestructura Dentro de este apartado se evalúan una serie de aspectos relacionados con el hardware, que engloba dispositivos electrónicos, como ordenadores, impresoras, escáner, router, servidores, etc. Las asesorías disponen de un equipamiento adecuado, ya que tienen la mayoría de estos dispositivos, la principal carencia detectada es la ausencia de un servidor y ordenadores conectados en red, equipo que centraliza datos y servicios o en su defecto aplicaciones que funcionen vía web. Aplicaciones Se analizaron el conjunto de una serie de aplicaciones, desde las más populares en Internet, como son el correo electrónico y la presencia en Internet a través de páginas web, la facturación electrónica, soluciones horizontales de gestión empresarial, aplicaciones específicas del sector. 17

18 El correo electrónico, o también denominado e mail, es un servicio que permite enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. Las asesorías y gestorías presentan una utilización muy elevada del correo electrónico, pero desde un punto de vista poco profesional, ya que un gran número de empresas visitadas carecen de un dominio propio. Disponer de un dominio produce una imagen profesionalizada a nivel empresarial con un bajo coste de inversión/mantenimiento. Dentro del sector son muy pocas las empresas que disponen de una página web básica y las páginas web existentes, se encuentran faltas en contenidos y sin actualizaciones periódicas, todo ello aparejado con una mínima inversión tanto en imagen como posicionamiento. No existe la utilización de gestores de contenidos para el mantenimiento de las páginas, lo que permite administrar de manera cómoda y flexible una estrategia en Internet. Disponer de un dominio, correo electrónico y una página web atractiva y bien posicionada trasmite una imagen profesional y proporciona información y servicios sobre clientela tanto habitual como potencial. El uso de la factura electrónica es importante en el sector ya que el input de entrada será sustituido a corto plazo, probablemente porque lo exijan las Administraciones. En la actualidad la utilización por parte de las empresas es prácticamente nulo. Algunas de las ventajas fundamentales que la facturación electrónica puede proporcionar al sector de las asesorías son: Ahorro en costes, sustitución de grandes cantidades de papel por archivos en soporte electrónico, optimización de la tesorería, obtención de información en tiempo real, con la consiguiente reducción en los tiempos de gestión. Las aplicaciones verticales, o software con funcionalidades para un determinado mercado están presentes en la mayoría de las asesorías, la mayoría dispone de diferentes paquetes software sectorial para gestionar su actividad, como son aplicaciones para gestionar las nóminas, contabilidad y fiscalidad. Existen asesorías que tienen instalado un sistema integral y escalable por módulos y otras una arquitectura heterogénea, debido a la especialización de fabricantes sobre módulos concretos que poseen mejores prestaciones. Disponer de aplicaciones heterogéneas implica la descentralización, la necesidad de comunicación entre módulos de diferentes fabricantes, lo cual implica redundancia de información, la escalabilidad y la posibilidad de integración servicios a terceros como por ejemplo la creación integrada de una extranet de comunicaciones sobre la clientela. En cuanto a las soluciones horizontales o aplicaciones que proporcionan un soporte general a todo proceso o a un área de negocio. En este punto se analiza la posibilidad de utilizar software libre debido a ser soluciones complementarias y que no forman un eslabón crítico en la cadena de negocio. Las aplicaciones ofimáticas como procesador de texto, hojas de cálculo y bases de datos son las herramientas de uso más generalizado que existen en Asesorías y Gestorías. Continuos trámites, cartas, solicitudes y cálculos de operaciones económicas y financieras producen una intensiva utilización de los procesadores de textos y hojas de cálculo, relegando a una tercera posición a las bases datos con una utilización mucho menos elevada. Utilidades pequeñas como la gestión de calendarios compartidos, gestores de contenidos, herramientas de facturación son algunos ejemplos claros de aplicación. 18

19 Uso de Internet. Servicios Telemáticos Dentro de este apartado se han evaluado algunos indicadores como la banca electrónica, la gestión telemática con las Administraciones Públicas, la realización de marketing on line, disposición de extranet y formación a través de Internet. La utilización de servicios a través de Internet proporciona considerables ahorros en materia de desplazamientos, tiempo y desplazamientos incensarios. La totalidad de las asesorías han detectado las grandes ventajas derivadas de la Banca On Line, sustituyendo el canal presencial en la mayoría de las operaciones cotidianas, como la gestión de remesas, recibos, transferencias, etc. Existe una clara obligación por parte estatal que implica la tramitación electrónica de muchas tareas administrativas. La totalidad de las asesorías visitadas realizan trámites telemáticos con la administración. Las asesorías pueden utilizar Internet como canal para comunicarse con sus clientes, a través de una Extranet. Muy pocas empresas disponen de una extranet de comunicaciones debido a la situación actual de sus clientes. No obstante y teniendo en cuenta la evolución de la tecnología y de los entornos cambiantes, asesorías y gestorías deberán de pensar en adaptarse a cambios y proporcionar información sobre este canal alternativo. Este tipo de situaciones implica la incorporación de medidas adecuadas de seguridad como son la utilización de protocolos seguros en las comunicaciones. 19

20 Seguridad El manejo de información a través de medios electrónicos precisa ser acompañado de las correspondientes medidas de seguridad. Las asesorías y gestorías manejan información especialmente protegida debido a la externalización de la gestión interna de la clientela: datos laborales, fiscales y económico financieros. Por otro lado, el manejo de datos de carácter personal implica la obligación de adecuarse a la normativa vigente. En relación a aspectos transversales de seguridad, el sector cuenta con las medidas básicas de seguridad: sistemas de antivirus, antispyware y cortafuegos software. Los sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI) aparecen en aquellas entidades de las que disponen un servidor dedicado. En relación a la necesidad y obligación de mantener copias de seguridad, el sector presenta una adecuación parcial. Aplicaciones verticales son salvaguardadas con carácter general, pero se obvia la importancia de mantener copias de seguridad de los propios sistemas operativos y de archivos ofimáticos y correo electrónico consecuencia de la descentralización de la información. En relación a la adecuación por parte del sector, existe una elevada tasa de adeacuación a la normativa LOPD conforme al Reglamento 994/1999 de desarrollo de la derogada LORTAD. Recientemente se ha a aprobado el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, Reglamento de desarrollo de la LOPD. En este aspecto las asesorías carecen de su adecuación. Preparación Un aspecto de vital importancia es conocer el grado de capacitación en el que se encuentra el sector lo que redunda en la forma en las que las TIC inciden sobre el negocio. Las asesorías y gestorías disponen de un conocimiento medio. Movilidad En cuanto a aplicaciones de movilidad, que es hacia lo que está tendiendo el mercado de las TIC, en lo que se refiere a aplicaciones móviles, como agenda electrónica, correo electrónico, acceso desde el móvil a servidor, etc se detecta grado de implantación prácticamente nulo. 20

21 Posicionamiento Tecnológico del sector El resultado de la evaluación anterior es lo que se ha denominado Posicionamiento Tecnológico, y se basa en los siguientes criterios: El proceso de implantación y uso de las TICs va de dentro hacia fuera, primero se utilizan las TICs para mejorar la organización interna de la empresa y a medida que se va integrando y generalizando dentro de la empresa, se empiezan a expandir hacia los colaboradores, proveedores, clientes y personal fuera de las instalaciones de la empresa, con una intención de llegar a un sistema de información en tiempo real. El segundo criterio, se refiere a la cantidad de variables a considerar para posicionar a una empresa en un nivel u otro, el número de parámetros tecnológicos para una empresa que acaba de empezar no pueden ser los mismos que una empresa que ya ha pasado por esa etapa, y tiene un tamaño y complejidad mayor. Por ello, el número de variables a considerar se ha ajustado a prioridad al tamaño de la empresa a estudiar. Se ha establecido una escala con 5 Posicionamientos Tecnológicos en base a los criterios antes mencionados, que van desde el nivel más básico, hasta el nivel más alto de integración y uso de las TICs que en la actualidad se puede encontrar una empresa. 21

22 A continuación se detallan los 5 Posicionamiento Tecnológicos definidos son: Los trabajadores disponen como herramienta de trabajo, de PCs con programas de ofimática, administración dispone de aplicaciones de gestión básicas (contabilidad, facturación,...), el uso de estas aplicaciones es a nivel básico, sin ningún tipo de conexión entre ellas. Predomina el uso de TICs clásicas como es el teléfono fijo, fax y teléfono móvil, esté último sin ningún componente que implique movilidad en los procesos de la empresa, el uso de Internet y del correo electrónico es esporádico y no está considerado dentro de los procesos del negocio. Los empleados empiezan a utilizar internet y el correo electrónico como herramienta habitual de trabajo para establecer comunicación con clientes y proveedores. A las aplicaciones de gestión básicas se les une aplicaciones de gestión para otros departamentos como es la gestión de inventarios, trazabilidad,... pero sin que exista una integración de información entre aplicaciones. La información interna de la empresa se distribuye a través del uso de carpetas compartidas en el servidor, o por correo electrónico. La empresa dispone de una página web con información de la empresa y sus productos, su actualización es esporádica o nula. Se dispone de personal externo o propio para temas de seguridad y mantenimiento informático. 22

23 Los empleados utilizan internet y plantillas estandarizadas de correo electrónico como herramienta habitual y necesaria de trabajo para establecer comunicación con clientes y proveedores. Las aplicaciones de gestión tanto las de carácter administrativo como de producción logística, calidad, etc. están integradas en un sistemas de gestión integral de la empresa (ERP), permitiendo que el flujo de información llegue a todos los empleados, siendo complementada con una intranet para la gestión de documentos internos o mediante una zona de acceso restringido en la web corporativa. Es posible que existan aplicaciones fuera de esta integración, que en general, es motivado por el carácter de especialización de dicha aplicación. Se dispone de aplicaciones más potentes para el control y análisis de los clientes, pudiendo llegar a disponer de CRM. A la página web se le añadido valor, teniendo una actualización frecuente con la posibilidad de acceso a zonas restringidas para clientes, etc. Se dispone de personal externo o propio para temas de seguridad, mantenimiento informático, asesoramiento tecnológico e implantación de soluciones tecnológicas. Se empieza a dispone de soluciones de movilidad más allá del simple teléfono móvil, mediante PDA o portátiles que permiten a los trabajadores en sus desplazamientos rellenar partes de trabajo, etc. Se inicia el proceso hacia la unificación de las comunicaciones de la empresa con sus proveedores y clientes. La integración de los sistemas de la fase anterior se extiende tanto a las aplicaciones especificas que habían quedado fuera ( calidad, recursos humanos, gestión documental, etc.) como hacia los proveedores y clientes, se empieza hacia la integración de toda la cadena de valor, se puede realizar pedidos a proveedores de forma semiautomática y los clientes a nosotros. Las aplicaciones de gestión de clientes o pequeños CRM se convierten en herramientas más potentes de gestión de clientes. Existe un fuerte compromiso de la dirección con los sistemas de información como un elemento estratégico para la empresa. Se estudian y realizan experiencias sobre nuevas aplicaciones en busca de la mejora competitiva (aplicaciones como voz IP, movilidad de procesos,...). El acceso desde fuera de la empresa es muy alto, existe una potente web corporativa, y/o extranet. Existe personal propio en temas de Informática y Telecomunicaciones. Se ha realizado formación sobre temas TICs, aplicaciones a parte del personal. 23

24 La empresa se encuentra en un estado de conseguir la completa integración de todas las actividades de la cadena de valor, incluida la cadena de valor de proveedores y clientes, por medios electrónicos. Existe una cultura de relación electrónica con proveedores, clientes y compañeros, fomentada por la relación de formaciones específicas a los empleados, y apoyadas con aplicaciones colaborativas con subcontratista, proveedores y distribuidores. La completa integración permite tener automatizados y monitorizados muchos procesos, que permite conocer la realidad de la empresa, con indicadores y cuadros de mando en tiempo real. Se incorporan aplicaciones de inteligencia de negocio a la empresa. Todo ello, permite a la organización analizar y entender la situación actual, anticipándose a las necesidades de los clientes y personas. Se ha completado el proceso de tener una mensajería unificada, y la posibilidad de acceder a la información necesaria de la empresa desde cualquier lugar, mediante dispositivos móviles y aplicaciones. Se actúa frente a internet como un elemento activo, ofreciendo contenido digital (e news, informes, servicios on line,...) A partir de la clasificación establecida y las medias de puntuación global obtenida por el conjunto de empresas del sector analizadas, el sector se puede posicionar como un sector con un modelo del tipo INTEGRACIÓN. 24

25 D.A.F.O. (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) Con el presente análisis DAFO se pretende resumir los puntos positivos del negocio (fortalezas y oportunidades), que con la ayuda de la implantación de TICs, la empresa puede explotar para obtener una mayor ventaja competitiva, y los puntos negativos (debilidades y amenazas ) que hay que intentar mejorar para que no perjudiquen. Y a su vez, lograr el adecuado equilibrio entre la capacidad interna de la empresa en sostener sus ventajas competitivas y que da lugar a las debilidades y las fortalezas, con la posición competitiva externa de la empresa que crea las amenazas y oportunidades. PUNTOS FUERTES: Trato directo con el cliente y alta disponibilidad. Informatización de algunas de las tareas internas claves del negocio. PUNTOS DÉBILES: Manejo de grandes cantidades de información en papel. Carencia en la mayoría de los casos de página web o una web básica con poca información y no actualizada. Dificultades para enfocar como realizar acciones de marketing on line y publicitarse. Falta de formación en tecnología. Ocupación de gran parte del tiempo en trámites con la administración debido a que les exige muchos requisitos, lo que reduce su actividad principal que es la asesoría. Ausencia de presencia en redes sociales. OPORTUNIDADES: Mejora del negocio incorporando tecnología tanto en procesos internos de negocio como marketing. Apertura de nuevas líneas de negocio de especialización como consecuencia de incorporar tecnología y agilizar los procesos administrativos. Incorporación en una mayor cantidad de mercados utilizando herramientas de marketing on line. AMENAZAS: Guerra de precios. Desconocimiento de herramientas Tic que les pueden ayudar a mejorar su negocio. Crisis económica. 25

26 4. Conclusiones 26

27 C onclusiones El sector de las asesorías y gestorías es un sector que presenta unas características determinadas, que se han expuesto en el apartado de análisis del sector y cuya cadena de valor se puede mejorar en determinados aspectos. Se va a utilizar la cadena de valor definida por Michael E. Porter para ver en qué puntos de la cadena de valor puede ayudar la tecnología a mejorar la productividad en el sector de las asesorías. Se va a identificar el grado de importancia de las actividades de generación de valor dentro de su empresa. La representación esquemática de la cadena de valor es la siguiente: ABASTECIMIENTO DESARROLLO TECNOLOGICO RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA LOGÍSTICA INTERNA OPERA CIONES LOGÍSTICA EXTERNA MARKETING Y VENTAS SERVICIOS Con este criterio de clasificación y después de evaluar al sector, se ha considerado que con la información recabada las actividades prioritarias para las empresas donde es necesario incorporar TICs son: LOGÍSTICA INTERNA: Las tecnologías de la información y comunicación pueden ayudar a agilizar tareas internas de su negocio. Automatizando este tipo de tareas puede ahorrar en tiempo lo cual se traduce en costes. 27

28 MARKETING Y VENTAS: La publicidad y la difusión desempeñan un papel importante a la hora de conseguir más clientes y las Tecnologías de la Información y Comunicación juegan un papel esencial. La consecución de un mayor número de clientes es fundamental para seguir avanzando en el negocio. Ciertas técnicas y plataformas de marketing y ventas pueden ayudarle a conseguirlo. SERVICIOS: El hecho de incorporar tecnología permite agilizar ciertos servicios ofrecidos e incorporar otros. Los cambios más significativos se refieren precisamente a la reducción del volumen de papel utilizado/archivado y al cambio producido en la manera de tramitar sus operaciones, produciendo una mayor rapidez en la realización de trámites con entidades públicas. Estas mejoras se verán incrementadas en buena parte gracias a la introducción de aspectos como la facturación electrónica o la digitalización de contenidos. Además, estas innovaciones son de gran importancia para la clientela de las asesorías, y para la relación entre ambas. Con carácter general, pueden diferenciarse tres razones por las que las mejoras tecnológicas son relevantes para las asesorías: Repercuten directamente en la propia actividad de las mismas. Repercuten de forma importante sobre la actividad desarrollada por su clientela. Facilitan, agilizan y otorgan mayor seguridad a las relaciones asesoría cliente/a. 28

29 5. ANEXO: Soluciones tecnológicas para la digitalización de las Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales 29

30 A NEXO: Soluciones tecnológicas para la digitalización de las Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales A través del análisis cualitativo y cuantitativo realizado en este informe se ha determinado la situación del sector y su posicionamiento Tecnológico, detectándose algunos aspectos carenciales en general que las TIC podrían mejorar y agilizar repercutiendo en un ahorro de tiempo para las empresas. Por ello en este apartado se van a describir una serie de soluciones que pueden ayudar al sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales en Castilla y León a aumentar la productividad del negocio. Primero se mostrarán el conjunto de recomendaciones que pueden ayudar a mejorar los procesos internos de la empresa y seguidamente se plantearán las recomendaciones apropiadas para mejorar la relación con partiendo de cómo puede mejorar la tecnología en la gestión de los procesos internos. Para mejorar los procesos internos de la empresa: Factura electrónica. Sistema de gestión documental (gestión del conocimiento) tanto para la plantilla como para los clientes dando distintos permisos a cada uno, para que el cliente tenga acceso a sus documentos. Intranet y Extranet para el acceso a ella desde el exterior de la empresa, integrando los programas de gestión de la empresa. Soluciones de movilidad para poder acceder a las aplicaciones de la oficina desde el móvil. Para mejorar los procesos de relación con el cliente: Creación o rediseño de la web incorporando acceso a la intranet tanto para la plantilla como para la zona habilitada a los clientes e incorporando elementos 2.0, dando la posibilidad de establecer foros y buzones privados donde el cliente pueda dejar sus consultas. Creación de la versión móvil de la web para que el cliente pueda acceder a los servicios web desde su móvil. Incorporación en redes sociales generales (Twitter, Facebook) y redes especializadas. Realizar actuaciones de publicidad, marketing on line y móvil con especial atención al diseño de un blog temático e incorporación en Google maps. 30

31 Facturación electrónica La facturación electrónica (también denominada factura digital, factura telemática o e factura) consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe cumplir una serie de condiciones: Contener los campos obligatorios regulados en el artículo 6 del RD 1496/2003 exigibles a todas las facturas, independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico: Número Factura Fecha expedición Razón Social emisor y receptor NIF emisor y receptor Domicilio emisor y receptor Descripción de las operaciones (base imponible) Tipo impositivo Cuota tributaria Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición) Estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido. Ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes. Obligaciones legales para el expedidor Reglamento sobre Facturación Electrónica. La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. Creación de la factura. Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos. Firma electrónica reconocida Remisión telemática Conservación de copia o matriz de la Factura. Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas. Contabilización y anotación en registros de IVA Conservación durante el período de prescripción 31

32 Garantía de accesibilidad completa. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Subcontratación a un tercero. Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad. Obligaciones legales para el destinatario Recepción de la factura por medio electrónico. Verificación de los contenidos mínimos exigibles y Verificación segura de la firma electrónica. Contabilización y anotación en registros de IVA. Conservación durante el período de prescripción. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión). Subcontratación a un tercero. Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad Obligatoriedad de uso La Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, establece la obligación de la utilización de la factura electrónica en la contratación con el sector público estatal. Desde el 1 de octubre de 2010 el uso de la factura electrónica es obligatorio en todos los contratos del sector público estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca expresamente en estas Órdenes de extensión. 32

33 Ventajas competitivas Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. Ahorro en el gasto de papelería. Facilidad en los procesos de auditoría. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor probabilidad de falsificación. Agilidad en la localización de información. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Posibilidad de integración con sistemas de gestión empresarial (ERP, etc.). Optimización de la tesorería: Administración y contabilidad automatizadas. Control de acciones erróneas. Uso eficaz de recursos financieros (favorece el acceso a factoring, confirming, etc.). Legislación implicada Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Real Decreto 1496/2003, reglamento que regula las obligaciones de facturación. Ley 59/2003 de firma electrónica. Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, que establece la obligación de poder recibir y emitir facturas electrónicas a partir del 1 de Agosto del

34 Intranet Una intranet es una red privada que utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir información y aplicaciones a las que sólo puede obtener acceso un grupo controlado de usuarios. Es un sitio web que resulta accesible solamente para los miembros de la organización, empleados u otras personas con autorización. El firewall (cortafuegos) la protege contra usuarios no autorizados e información no deseada, mediante bloqueo de tráfico, intermediación, monitoreo y seguimiento, entre otras funciones. Las redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que éstos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización. También es habitual su uso en universidades y otros centros de formación, ya que facilita la consulta de diferentes tipos de información y el seguimiento de la materia del curso. Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un factor determinante para conseguir el objetivo de la oficina sin papeles. Añadiéndoles funcionalidades como un buen buscador y una organización adecuada, se puede conseguir una consulta rápida y eficaz por parte de los empleados de un volumen importante de documentación. Esencialmente, existen tres tipos de intranets según el tamaño de éstas y la distancia entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet). LAN [Local Area Network]. Se trata de las habituales Redes de Área Local, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa. MAN [Metropolitan Area Network]. Este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo general se suelen formar en los campus universitarios. WAN [Wide Area Network]. Las Redes de Área Amplia tienen un ámbito mundial, y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia. Una WAN puede tener un carácter privado si pertenece a una organización que la utiliza en exclusiva, o un carácter público cuando pertenece a uno o varios operadores de telecomunicaciones que la utilizan para proporcionar una serie de servicios a sus clientes. 34

35 Extranet Una extensión del concepto de intranet es la extranet, soportada por redes públicas (como Internet) que integra a la empresa con sus proveedores y clientes utilizando los mismos protocolos y servicios de la red Internet. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Internet Intranet Extranet Acceso Público Privado Semi público Usuarios Cualquiera Miembros de una compañía Grupo de empresas estrechamente relacionadas Información Fragmentada Propietaria Compartida dentro de un círculo de empresas Ventajas competitivas Mejora de la productividad y comunicación de los usuarios: Interactuar de forma más productiva y rápida con el resto de componentes, incluidos los clientes. Aportar información de primera mano a la hora de tomar decisiones estratégicas. Obtener un mayor rendimiento del trabajo al automatizar tareas y procedimientos. Eliminar las duplicaciones de funciones y trabajos. Compartir y aprovechar al máximo la información generada por cada unidad. Localizar rápidamente la información en la empresa, posibilitando además su actualización permanente. 35

36 Además permiten: Control de tareas. Seguimiento de procesos productivos. Gestión de la información. Control de ofertas y pedidos. Directorio de documentos. Control de recursos: equipos de trabajo y recursos materiales. Herramientas de comunicación departamento departamento, empresa cliente. Control de la facturación. Otros. Reducción de costes, asociados al desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, así como los costes de gestión de la red y los sistemas informáticos. Implantación de una estrategia empresarial, que es una de las mayores ventajas competitivas de una empresa. 36

37 Gestión del conocimiento La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tiene que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. En este momento deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información y conocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones, etc.), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos conceptos. En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual. Los objetivos de la gestión del conocimiento son: Incrementar las oportunidades de negocio. Aumentar la comunicación. Aumentar la competitividad presente y futura. Elevar el liderazgo de las empresas en su mercado. Elevar el rendimiento. HERRAMIENTAS Entre las herramientas para la gestión del conocimiento se hallan: Herramientas informáticas (ERP, datawarehouse, datamining, y otras). Herramientas de comunicación (groupware, workflow, call center). Herramientas de mejora continua (TQM). Opciones de Internet, intranet y extranet. Herramientas especialmente diseñadas para este propósito, como los mapas conceptuales, tablero de comando. Herramientas para la gestión documental, compatibles con las tecnologías de Internet/intranet, como los llamados agentes inteligentes de búsqueda en Internet, redes neurales y CRM, o gerencia de las relaciones con el cliente entre otras. 37

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