BOGOTÁ D.C., JUNIO DE 2010

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1 1 INVITACION PUBLICA Nº BOGOTÁ D.C., JUNIO DE 2010

2 2 RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES Para dar cumplimento al objeto de esta invitación, se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar. Examinar rigurosamente el contenido de los Términos de Referencia, los documentos que hacen parte del mismo y las normas relacionadas con la contratación aplicable al presente proceso. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley y en los presentes Términos de Referencia. Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en los Términos de Referencia. Suministrar toda la información requerida a través de los presentes Términos de Referencia. Diligenciar totalmente los anexos contenidos en estos Términos de Referencia, si hubiere lugar a ello. Presentar las propuestas en original y dos (2) copias impresas, con el correspondiente índice y debidamente foliadas, de acuerdo a lo establecido en los presentes Términos de Referencia. Considerar que la oferta será rechazada si: o o o o o o o No ofrece los servicios requeridos. La oferta económica supera el presupuesto estimado. Se presenta por fuera del plazo o en lugar diferente al estipulado para su presentación. No cumple u ofrece los requisitos mínimos exigidos. No adjunta la garantía de seriedad de la oferta en los términos previstos en el presente documento. No adjunta la certificación de pago de sus obligaciones con la seguridad social y parafiscales. No adjunta los documentos que sean necesarios para considerar su viabilidad jurídica, financiera y técnica. Incurrir en cualquiera de las causales detalladas en el numeral 3.4. de la presente invitación.

3 3 Tabla de contenido CAPÍTULO Introducción Información General Idioma Régimen Legal Objeto... 6 CAPÍTULO Generalidades del proyecto Presupuesto Domicilio Cronograma de la invitación Apertura de la invitación Aclaraciones al contenido de los Términos de Referencia Audiencia para precisar el contenido y alcance de los Términos de Referencia Acto de cierre de la invitación y apertura de la urna Número mínimo de participantes Evaluación de propuestas Aceptación de la Oferta Adjudicación al Proponente calificado en segundo lugar No selección Interpretación de los Términos de Referencia Lucha contra la corrupción Compromisos anticorrupción asumidos por el Proponente Incumplimiento de los compromisos Información por medios electrónicos CAPÍTULO Calidades de los Proponentes y de la propuesta Calidades de los Proponentes Presentación de las propuestas Condiciones de la propuesta Documentos de la propuesta Carta de presentación de la propuesta... 15

4 Documentación adjunta Oferta Técnica Requerimientos Mínimos Certificados Mínimos de cumplimiento de contratos similares Capacidad Administrativa y Operacional Mínima Equipo mínimo para la ejecución del contrato Especificaciones técnicas de la Solución Derechos de Autor Certificación Multiplataforma Certificación Funcionalidad Oferta económica Validez de las propuestas Rechazo de las propuestas CAPÍTULO Evaluación y calificación de las propuestas Revisión jurídica Revisión financiera Evaluación técnica 3500 puntos Condiciones requeridas Evaluación experiencia Experiencia del Proponente (200 puntos) Valor contratos ejecutados (100 puntos) Certificaciones de calidad de desarrollo del software 300 puntos Costos de adaptaciones adicionales requeridas puntos Funcionamiento Multiplataforma de la Solución (100 puntos) Tiempo de implementación de la solución Evaluación económica 1500 puntos Evaluación Económica de la Solución Evaluación Económica del Hardware y base de Datos puntos CAPÍTULO Especificaciones Antecedentes Definición de Alcance Infraestructura Tecnológica Actual Integración... 39

5 5 5.2 Especificaciones técnicas Generalidades Implementación de la solución Metodología Suministro e instalación de la solución Capacitación Requerimientos mínimos de hardware Gestión del Cambio y Transferencia de Conocimiento Garantía de la solución Soporte y mantenimiento de la solución CAPITULO Del contrato Término para firma del contrato e iniciación de la ejecución del mismo Lugar de entrega Valor del contrato Forma de pago Garantías Cesión del contrato Supervisión del contrato Impuestos y gastos Solución de conflictos... 47

6 6 CAPÍTULO Introducción Información General FIDUPREVISORA S.A. a través de la Gerencia Administrativa con el apoyo de la Gerencia de Tecnología e Información está interesada en contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de cada uno de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo a las condiciones de los presentes Términos. La solución debe ser multiempresa con manejo independiente para todos sus módulos, permitiendo de igual manera realizar consolidaciones de información y operaciones entre empresas con una sola interacción, significando esto que producto de una operación debe afectar una ó más empresas de acuerdo a parámetros preestablecidos; no deben existir restricciones de diseño y flujo de información para el manejo de interoperación entre empresas o negocios Idioma Las propuestas, comunicaciones, audiencias, providencias, aclaraciones, modificaciones y todo lo referente al desarrollo de la presente invitación, se harán en idioma castellano Régimen Legal La presente Invitación y el contrato que se derive de la misma se regulará por las normas de derecho privado y el Manual de Contratación de FIDUPREVISORA S.A., de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de Ley 1150 de 2007, así mismo, se aplicarán los principios de de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política Objeto Contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de cada uno de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo a las condiciones de los presentes Términos. El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, webservices, conectores, interfaces y demás componentes del software requeridas para el correcto funcionamiento de la solución ofertada en su totalidad, con el fin de cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas,

7 7 sin incluir Base de Datos, Servidores y Sistema Operativo requeridos en entorno de pruebas y producción. Igualmente, debe contemplar el servicio de soporte, mantenimiento y actualizaciones y/o alquiler por un plazo de ejecución de cinco (5) años. CAPÍTULO Generalidades del proyecto La presentación de propuesta dentro o con ocasión de la presente de Invitación, no genera obligación para FIDUPREVISORA S.A., para seleccionar y/o celebrar un Contrato. La presente es una mera invitación pública a presentar propuestas sometidas en su integridad al derecho privado. 2.2 Presupuesto FIDUPREVISORA S.A. cuenta con disponibilidad presupuestal para la vigencia del 2010, así como con las vigencias futuras necesarias para llevar a cabo el presente proceso de selección. Dicho presupuesto, se destinará a cubrir los gastos emanados del contrato que resulte de esta Invitación, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de selección y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve. Las ofertas que se presenten y que superen el valor del presupuesto establecido serán rechazadas. El presupuesto incluye la totalidad de los costos que se requieran para cualquiera de las opciones económicas que el proponente pueda ofrecer (adquisición o alquiler) por el tiempo establecido. FIDUPREVISORA S.A no asume responsabilidad alguna por el mal uso que el proponente haga del presupuesto oficial estimado, para la realización de sus cálculos económicos. 2.3 Domicilio Para efectos de la presente Invitación y para el contrato que de ella se deriven, se tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá D.C. 2.4 Cronograma de la invitación ETAPAS FECHA Y HORA LUGAR Publicación Términos de Referencia 9 de junio de 2010, 5:00 P.M. Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. Recepción de observaciones al Términos de 10 de junio de 2010 al 2 de julio de 2010 FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2 y/o al correo electrónico

8 8 ETAPAS FECHA Y HORA LUGAR Referencia contratacionfp@fiduprevisora.com.co Audiencia precisión y alcance contenido del Términos de Referencia 15 de junio de 2010, 2:00 pm. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2 Cierre del plazo para entrega de propuestas Evaluación de propuestas y solicitud de aclaraciones Publicación del informe de evaluación Observaciones al informe de evaluación Adjudicación Suscripción y legalización del contrato 2.5 Apertura de la invitación 9 de julio de 2010, 5:00 pm. Siete (7) días hábiles posteriores al cierre del plazo Un (1) día hábil posterior a la finalización de la evaluación Dos (2) días hábiles posteriores a la publicación del informe de evaluación Cinco (5) días hábiles posteriores a la terminación del plazo para observaciones al informe de evaluación Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la adjudicación. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2, Gerencia Administrativa. Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2 y/o al correo electrónico contratacionfp@fiduprevisora.com.co FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 5, Sala de Juntas. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2, Vicepresidencia Jurídica La apertura de la Invitación Pública se llevará a cabo en la fecha y hora estipulada en el Cronograma de la Invitación, entendiéndose abierto el proceso con la sola publicación de los Términos de Referencia definitivos en la página WEB de la FIDUPREVISORA S.A. ( El plazo de la Invitación, entendido como el periodo que debe transcurrir entre la fecha de la publicación de los Términos de Referencia definitivos y el cierre del plazo para entrega de propuestas, podrá ser prorrogado antes de su vencimiento, cuando fuere necesario, plazo que se comunicará a través de la publicación de adendas tituladas con números en orden ascendente suscritas por el Gerente Administrativo de la Entidad, donde se indicarán las razones que dieron lugar a ello Aclaraciones al contenido de los Términos de Referencia Los interesados podrán solicitar aclaraciones adicionales, en los plazos establecidos en el Cronograma de la invitación, radicando su petición escrita en la Gerencia Administrativa de FIDUPREVISORA S.A., ubicada en la Calle 72 No , Piso 2,

9 9 Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la dirección contratacionfp@fiduprevisora.com.co. La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas y, en consecuencia, las condiciones de los Términos de Referencia y la presente invitación habrán de tomarse como se expidieron inicialmente. No son admisibles ni se atenderán las consultas telefónicas ni las visitas personales. No se atenderán solicitudes que lleguen con posterioridad a las fechas señaladas, ni en horarios diferentes a los establecidos. 2.7 Audiencia para precisar el contenido y alcance de los Términos de Referencia Se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y el alcance de los Términos de Referencia y para oír a los interesados, diligencia de la cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes, y la que se publicará en la página Web de FIDUPREVISORA S.A. Dicha audiencia se celebrará en la fecha y lugar establecidos en el Cronograma de la Invitación. FIDUPREVISORA S.A. procederá a resolver las preguntas e inquietudes planteadas por escrito por los eventuales oferentes, las cuales podrán ser remitidas con anticipación o entregadas ese mismo día al inicio de la audiencia; las que no sean resueltas en la misma, se responderán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de dicha diligencia, en un documento que se comunicará a todos los interesados a través de publicación en la página Web de FIDUPREVISORA S.A. Por otra parte, y como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, se expedirá las modificaciones pertinentes a los Términos de Referencia mediante adendas, los cuales serán publicados en la página Web de FIDUPREVISORA S.A. 2.8 Acto de cierre de la invitación y apertura de la urna Las propuestas deben ser entregadas e introducidas en la urna respectiva ubicada en la Gerencia Administrativa de FIDUPREVISORA S.A, Calle 72 No piso 2, Bogotá D.C., conforme la fecha y hora establecidos en el Cronograma de la Invitación como plazo máximo para la entrega de éstas. En acto público que se realizará en ésta misma fecha, se procederá al cierre de la invitación y a la apertura de la urna que contiene las propuestas. En dicho acto se levantará un acta en la cual se relacionará el Nombre y/o razón social de los Proponentes. Las propuestas presentadas después de la fecha y hora de cierre de la invitación, serán devueltas sin abrir, al interesado. 2.9 Número mínimo de participantes

10 10 De presentarse una única propuesta, ésta puede ser adjudicada si se ajusta y cumple con todos los requerimientos de tipo técnico, financiero, económico y jurídico Evaluación de propuestas FIDUPREVISORA S.A. realizará las evaluaciones jurídica, técnica, económica y financiera de las propuestas, dentro del término máximo estipulado en el cronograma de la invitación. El orden de evaluación, comprenderá, en primera instancia, los Requisitos Mínimos especificados en los numerales y el capítulo 5 de este documento, seguido de las evaluaciones jurídica y financiera, considerados habilitantes para que la propuesta sea evaluada técnicamente. FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar hasta el momento de la adjudicación, por escrito o vía fax o mediante correo electrónico, dirigido al representante legal de la empresa o firma Proponente, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si es del caso, solicitar que se alleguen los documentos necesarios para tal fin, sin que por ello los Proponentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar las mismas. El término de evaluación previsto en el presente numeral podrá prorrogarse Aceptación de la Oferta La adjudicación se efectuará conforme se establece en el cronograma de la invitación. Dicho plazo podrá ser prorrogado por un lapso no mayor a la mitad del inicialmente fijado. FIDUPREVISORA S.A. podrá aceptar en forma total o parcial, sin que se exceda el presupuesto oficial de esta contratación, al (los) Proponente(s) cuya(s) oferta(s) obtenga(n) el mayor puntaje conforme los parámetros previstos en el Capítulo 4 de estos Términos y el alcance estipulado en los capítulos 1, 2, 3 y 4 del Anexo 7, siempre que la(s) misma(s) sea(n) hábil(es) y favorable(s) según lo establecido en los presentes Términos de Referencia. Conforme lo anterior, la fiduciaria podrá adjudicar independientemente y a proponentes distintos, si es del caso, los componentes 1, 2 3 y 4 del Anexo 7, siempre y cuando exista adjudicatario del componente 1(ERP). En virtud de lo anterior, el proponente deberá especificar y garantizar que los diferentes componentes de la solución ofertada, conforme los capítulos 1, 2, 3 y 4 del Anexo 7, no son dependientes entre sí ni se generara menoscabo en las funcionalidades independientes al estar ausentes las otras. La ausencia de este requisito será causal de rechazo de la oferta. Si como resultado de la evaluación, dos o más Proponentes obtuvieren igual puntaje total entre todas las ofertas, y éste fuere el mayor de la evaluación final, siempre y cuando se cumplan las condiciones antes previstas, se adjudicará al Proponente que de ellos hubiere obtenido en la evaluación del factor TECNICO la más alta calificación y en caso de persistir el empate se asignará a quien haya obtenido la mayor calificación ECONOMICA y si persiste el empate se definirá por sorteo Adjudicación al Proponente calificado en segundo lugar

11 11 Si el adjudicatario de la presente Invitación no suscribe el respectivo contrato o no otorga la garantía única dentro del término señalado, FIDUPREVISORA S.A. podrá adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, al Proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para FIDUPREVISORA S.A No selección FIDUPREVISORA S.A. es libre de no aceptar ninguna propuesta, bien sea porque ninguna de ellas se adecua a las exigencias de los presentes términos, porque existan causas que impidan la escogencia o comparación objetiva de las propuestas presentadas, o por razones de conveniencia. FIDUPREVISORA S.A., podrá abstenerse de seleccionar y de contratar, sin que ello genere derecho a presentar reclamaciones por parte de los Proponentes, caso en el cual así se comunicará a los Proponentes, mediante publicación en la página Web Interpretación de los Términos de Referencia Los presentes Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo, por lo que sus disposiciones no pueden ser entendidas ni interpretadas de manera separada al que indique su contexto general. Los plazos establecidos en estos Términos de Referencia y en sus anexos se entenderán como días hábiles y los meses como calendarios, salvo que de manera expresa se indique lo contrario; cuando el vencimiento de un plazo no corresponda a un día hábil o no laborables, el vencimiento del plazo se trasladará al día hábil siguiente; el día sábado no se considera como día hábil. Los presentes Términos de Referencia harán parte del contrato que se celebre en virtud de la Invitación Lucha contra la corrupción En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en el proceso de selección deberá informarse del hecho a la Oficina de Control Interno de FIDUPREVISORA S.A Compromisos anticorrupción asumidos por el Proponente El Proponente apoyará la acción del Estado Colombiano y del FIDUPREVISORA S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto deberá asumir explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la ley colombiana: El Proponente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario en relación con su Propuesta, con el proceso de Invitación o de contratación, ni con la ejecución del Contrato que pueda celebrarse como resultado de su Propuesta. El Proponente se compromete a no permitir que nadie incumpla el compromiso anterior, bien sea empleado suyo o un tercero independiente que lo haga en su nombre.

12 12 El Proponente se compromete al cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen la presente Invitación y la relación contractual que podría derivarse de ella, y se impone la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la Adjudicación del contrato, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la Adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., durante el desarrollo del contrato que se suscribiría de ser elegida su Propuesta Incumplimiento de los compromisos Si durante el proceso de Invitación, se comprobare el incumplimiento del Proponente, de los compromisos antes enunciados, se procederá al rechazo de la Propuesta presentada. En caso que FIDUPREVISORA S.A., advierta hechos constitutivos de corrupción de parte del Proponente durante el proceso de selección, tales hechos se pondrán inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes, a fin de que se inicien las acciones legales a que hubiere lugar. Si se comprobare el incumplimiento de dichos compromisos con posterioridad a la Adjudicación de la Invitación, o con posterioridad a la suscripción del contrato, ello será suficiente motivo para dar por terminado el contrato, y se harán exigibles las sanciones previstas en el contrato Información por medios electrónicos La publicación en la página Web, se considera como medio suficiente e idóneo para que los Proponentes conozcan los actos que se expiden en el proceso de Invitación, y con la presentación de su propuesta se entiende que aceptan este medio para la comunicación de las actuaciones de FIDUPREVISORA S.A., en la presente Invitación: Los Términos de Referencia Las Adendas a los Términos de Referencia. La selección o la decisión de abstenerse de seleccionar. Otros documentos que hagan parte de la presente Invitación. CAPÍTULO Calidades de los Proponentes y de la propuesta Calidades de los Proponentes Podrán participar en la presente Invitación las personas jurídicas inscritas en el REGISTRO INTERNO DE PROVEEDORES O CONTRATISTAS de la FIDUPREVISORA S.A., sin perjuicio que se pueda participar cualquier otro oferente, que desarrollen las actividades del objeto de la presente invitación y cumplan los requisitos adelante señalados y que en cualquiera de los casos se encuentren hábiles para contratar.

13 13 Los Proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones previstas en la constitución y la ley. La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta. El Proponente o cada uno de sus integrantes, cuando el mismo sea un consorcio o unión temporal, no debe aparecer relacionado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. Si aparece reportado en este boletín, el Proponente deberá acreditar la manifestación en tal sentido en la carta de presentación, a la cual deberá anexar el cumplimiento de las disposiciones, contempladas en la Resolución Orgánica Nº del 26 de octubre de 2000 y 5246 del 14 de septiembre de 2001 de la Contraloría General de la República. Las calidades y demás requisitos exigidos a los Proponentes en estos Términos de Referencia deberán acreditarse mediante los documentos certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme a la ley colombiana, previstos en los presentes Términos de Referencia Presentación de las propuestas Con la sola presentación de la propuesta se entenderán aceptados todos los requerimientos previstos en los presentes Términos de Referencia tanto para participar como para la ejecución del futuro contrato. El contenido de las propuestas es de carácter reservado en la forma prevista en estos Términos de Referencia, en alusión a las normas señaladas. Después de entregadas las propuestas no se permitirá la adición y/o el retiro total o parcial de los documentos que las componen. Cada propuesta debe incluir el nombre del Proponente, su dirección, domicilio comercial y estar debidamente firmada por el representante legal de la empresa Proponente. En la propuesta es indispensable colocar en letra imprenta legible el nombre y apellidos completos de quien la suscribe. Los paquetes deberán indicar el nombre o razón social del Proponente, su dirección, la ciudad y país respectivos, a efectos de que sea posible notificarle cualquier decisión o comentario relevante con la propuesta por cualquier motivo, si el paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas no se asumirá responsabilidad alguna en caso de que la propuesta sea extraviada, abierta prematuramente, o simplemente refundida. No se admitirán propuestas complementarias o propuestas de modificaciones, que fueren presentadas por correo o fax ni entregadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre señalados. Las propuestas deberán ser presentadas en idioma castellano, impreso en original y dos (2) copias, legibles, de idéntico contenido, estar foliadas en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, incluyendo en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos en los Términos de Referencia, entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados, concordantes con la numeración indicada en esta invitación.

14 14 Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. Se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos. De existir alguna diferencia la propuesta será rechazada. En caso de existir discrepancia entre el valor unitario y el valor total de cada ítem, FIDUPREVISORA S.A. tomará para efectos de la evaluación de la propuesta el valor unitario. Todos los gastos que impliquen la preparación y presentación de la Propuesta estarán a cargo del Proponente. Si existiere discrepancia entre los valores en letras y en números, se tendrá en cuenta el valor en letras, siempre y cuando sea coherente con la invitación, sin perjuicio de que el contratante unilateralmente pueda dar por descartada la oferta, por los motivos señalados. La presentación de la propuesta implica el conocimiento de la legislación colombiana en materia de contratación, especialmente las normas señaladas en el Código de Comercio, el Código Civil, el Manual de Contratación de la FIDUPREVISORA S.A. y demás normas concordantes con el régimen de contratación de FIDUPREVISORA S.A. y la aceptación de todas las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes Términos de Referencia. Las ofertas se entregarán en sobres cerrados, debidamente rotulados como se indica a continuación, deben radicarse en la Calle 72 No piso 2 de la ciudad de Bogotá. Los rótulos deben contener la siguiente información: Señores: FIDUPREVISORA S.A. Invitación Número Propuesta (Indicar si es original o copia) NOMBRE DEL PROPONENTE. Contiene: folios Ciudad - País De dicha diligencia se levantará un acta, en la que se dejará constancia de las propuestas recibidas, la cual será suscrita por los miembros de las distintas áreas que se encuentren presentes y designados para tal efecto y por los Proponentes presentes. Con la presentación de la propuesta por parte del Oferente, queda plenamente demostrado que este último: Estudió completamente las especificaciones, formularios y demás componentes de estos Términos de Referencia y las aceptó. Recibió las aclaraciones necesarias por parte de FIDUPREVISORA S.A., sobre inquietudes o dudas previamente consultadas.

15 15 Ha aceptado que los Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los servicios y obligaciones que se ejecutarán. Está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto del contrato y ha tenido en cuenta todo lo anterior y lo relativo a las condiciones geográficas, climáticas y de orden público para realizar su oferta, así como todas las circunstancias necesarias para la debida ejecución del contrato en caso de ser elegido. Todos los errores y las deducciones que con fundamento en sus propias interpretaciones, conclusiones ó análisis, realice el oferente respecto de los Términos de Referencia de esta Invitación, son por su exclusiva cuenta, por tanto, FIDUPREVISORA S.A. no asume responsabilidad alguna por tales deducciones Condiciones de la propuesta Propuesta total: El Proponente podrá presentar una oferta total, que incluya todos los componentes (ERP, BPM, CRM, BI) requeridos y en cuya parte económica puede contemplar una o las dos opciones económicas de remuneración (adquisición o alquiler), que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados. Propuestas parciales: El Proponente podrá presentar una oferta parcial, que contemple uno o más de los componentes (ERP, BPM, CRM, BI) requeridos y en cuya parte económica puede contemplar una o las dos opciones económicas de remuneración (adquisición o alquiler), que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados. 3.2 Documentos de la propuesta La propuesta deberá contener la información requerida, vertida en los documentos señalados a continuación, en ese mismo orden y con una tabla de contenido o índice, la cual es necesaria para su comparación y selección objetiva. Igualmente, debe adjuntarse completamente, la información requerida en los Anexos 1 al 13 de este documento. La no presentación de la información requerida en los anexos mencionados, dará lugar al rechazo de la oferta Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación (Proforma No. 1) deberá ser firmada por el Representante Legal del Proponente, quien señalará que se encuentra debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales o con el documento de consorcio o unión temporal, y si no se encuentra autorizado por los estatutos, anexará el documento de autorización del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la propuesta. La no presentación de la Carta de Presentación de la Propuesta, dará lugar al rechazo de la oferta Documentación adjunta

16 16 Cada uno de los Proponentes individuales y cada uno de los miembros de un consorcio o unión temporal si es del caso, deberán adjuntar a la propuesta los siguientes documentos: a) Formato INFORMACION GENERAL DE PROVEEDORES completamente diligenciado y con los soportes descritos (Anexo 5). b) Formato único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (LEY 190 DE 1995 y LEY 443 DE RESOLUCIÓN 580 del 19 de agosto de Para cada una de las experiencias relacionadas en este documento, deberán adjuntarse las certificaciones respectivas. c) Fotocopia del Número de Identificación Tributaria NIT o su equivalente. d) Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona natural o el Representante Legal de la persona jurídica. e) Certificado de existencia de representación legal, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a cuarenta y cinco (45) días de antelación al cierre de la invitación y en donde conste haber sido constituida con una antelación no inferior a tres (3) años, que su vigencia será superior al término de la duración de la garantía ofrecida y que su objeto social prevé el desarrollo de las actividades objeto de la presente invitación. f) El representante legal de la firma deberá declarar bajo la gravedad de juramento, que a la persona jurídica a la cual representa, no se le han hecho efectivas Pólizas de Garantía de Cumplimiento y/o Calidad en su contra o le han sido impuestas multas o sanciones por entidades contratantes, en los últimos tres (3) años. El anterior término se contará a partir de la fecha de entrega de la propuesta para participar en la presente invitación, lo cual estará sujeto a verificación. Será rechazada la propuesta presentada por el oferente que haya sido sancionado en los últimos tres años. g) En caso de ser gran contribuyente, aportar el documento que así lo acredite. En todo caso deberá indicarse expresamente el régimen tributario al cual pertenezca. h) Las personas jurídicas que se presenten en consorcio y/o unión temporal, deberán cumplir con lo siguiente: A. Documento de constitución. Indicar el título conforme al cual se presenta la propuesta (Consorcio o Unión Temporal) Designar el Representante del Consorcio o Unión Temporal para todos los efectos, indicando las atribuciones conferidas para comprometer al Consorcio o a la Unión Temporal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal.

17 17 En el caso de la Unión Temporal deben señalarse los términos y extensión de la participación de cada uno de los integrantes de la Unión, en la propuesta y en su ejecución, los cuales solo podrán ser modificados con el consentimiento previo y escrito de FIDUPREVISORA S.A. B. El acta de acuerdo debe contener, entre otras cosas, la siguiente información: Objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual será el mismo del contrato que llegare a suscribirse. Tiempo de duración, que no será inferior al término del contrato y por un (1) año más. La manifestación clara y expresa de la responsabilidad solidaria e ilimitada de los miembros del Consorcio ante FIDUPREVISORA S.A., y la responsabilidad limitada de las Uniones Temporales, según la participación de sus miembros en la ejecución del contrato, ante FIDUPREVISORA S.A. El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del Consorcio y la Unión Temporal, según sea el caso. Manifestación expresa de que las partes integrantes no podrán revocar y/o modificar el Consorcio o Unión Temporal durante el tiempo que dure el contrato y su etapa liquidación. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes de los mismos, según sea el caso. PARÁGRAFO: Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal de manera individual deberán cumplir y acreditar todos y cada uno de los requisitos y condiciones exigidos para las personas jurídicas atrás relacionados. En ningún caso se podrá participar con más de una (1) propuesta al tiempo, ya sea que se actúe como persona jurídica o como Consorcio o Unión Temporal. Las personas extranjeras deberán presentar los documentos exigidos con su correspondiente traducción al idioma castellano, debidamente consularizados y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores con arreglo a las leyes de la República de Colombia. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar las propuestas mediante apoderados debidamente constituidos, con domicilio en Colombia y ampliamente facultados para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarla judicial y extrajudicialmente. Dicho apoderado deberá mantenerse por el término del contrato y un (1) año más como mínimo, a menos que de conformidad con

18 18 las normas vigentes tenga la obligación de establecer una sucursal en Colombia. En materia tributaria y contable, ya sea Persona Jurídica, Consorcio o Unión Temporal, se observarán todas las normas establecidas en la legislación Colombiana. El documento o contrato de constitución del consorcio o unión temporal de oferentes extranjeros: en el evento en que el oferente se presente en una de estas modalidades, deberá ser ajustado a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1.993, y su duración no podrá ser inferior a la vigencia del contrato principal y un (1) año más. i) Certificación vigente, expedida por la Contraloría General de la República, de que el Proponente o los miembros de la Unión Temporal o Consorcio no son responsables fiscales. j) Cuando el Proponente obre por conducto de un representante o apoderado, allegará con su propuesta, copia del documento legalmente otorgado en el que conste tal circunstancia y las facultades conferidas. k) Si existieren limitaciones en las facultades del representante legal para contratar y comprometer a la sociedad, deberá acreditar extracto del acta debidamente suscrita por el Secretario de la Junta Directiva o Junta de Socios o del órgano social que haga sus veces, según fuere la naturaleza jurídica del Proponente, expedida como lo determina el Código de Comercio, donde se indiquen claramente las facultades otorgadas para presentar oferta, contratar en el evento que sea beneficiado en la adjudicación de la invitación y firmar el respectivo contrato hasta por el valor total del mismo. l) El Proponente con su oferta deberá presentar copia legible de los estados financieros, que contenga por lo menos balance general, estado de resultados y sus respectivas notas, con corte a 31 de Diciembre de 2009 debidamente firmados por: o o o El Representante Legal Contador Público Y el Revisor Fiscal, si a él hay lugar según lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990 m) Certificación del Revisor Fiscal o el Representante Legal que indique el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales, así como los aportes al Sistema Integral de Salud y Pensiones con fecha de expedición no superior a 30 días a la fecha de cierre de la invitación. n) El Proponente acompañará fotocopia de la Tarjeta Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios, tanto del Contador como del Revisor Fiscal, si a este último estuvieren obligados, expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la presente invitación. o) Póliza de Garantía de Seriedad de la Oferta: El oferente deberá suministrar conjuntamente con la oferta una póliza de garantía de seriedad de la oferta a

19 19 favor de FIDUPREVISORA S.A. por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta, indicando claramente su vigencia, valor y objeto. Igualmente, la Garantía deberá acompañarse con certificado u otro medio idóneo donde conste que el tomador pagó la totalidad de la prima y que la garantía no se extingue aunque se produzca la terminación unilateral del contrato por parte de la compañía de seguros. La garantía debe consistir en una póliza de una compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia de reconocida experiencia, trayectoria e idoneidad en el país, con póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe corresponder a las que se otorgan a favor de entidades privadas. El Beneficiario de las pólizas de seguro es FIDUPREVISORA S.A., NIT, La no presentación de la garantía de seriedad dará lugar al rechazo de la oferta. Cuando la oferta sea presentada por un Consorcio o Unión Temporal, las pólizas deberán ser tomadas a nombre del Consorcio o Unión Temporal, indicando sus integrantes. La Vigencia de la póliza deberá ser igual a la de la oferta, contados a partir del cierre de la invitación. FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de solicitar la ampliación del período de validez de la garantía de seriedad cuando sea necesario prorrogar el término de las ofertas. De igual manera, si se prorroga el plazo para la suscripción del contrato o para la constitución de la garantía única, el adjudicatario deberá prorrogar la vigencia de la garantía de seriedad, si la vigencia inicial no fuere suficiente. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, será en todos los casos a cargo del oferente. Sanción por incumplimiento del oferente. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, la garantía de seriedad, se hará efectiva en favor de FIDUPREVISORA S.A. si el oferente seleccionado no se allanase a cumplir las obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia y especialmente: 1. Cuando el Proponente, solicite el retiro de su oferta después de presentada y durante el período de validez de la misma, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente ocurrida a partir del momento de su presentación. 2. Cuando al serle adjudicado el contrato al OFERENTE, éste no proceda a la suscripción del mismo dentro del plazo establecido en los Términos de Referencia. 3. Cuando se compruebe que la información suministrada en la OFERTA, en algunos de sus documentos, no corresponde a la realidad o no cumple a la fecha de presentación de la misma con los componentes ofrecidos. 4. Cuando no entregue los documentos necesarios para la ejecución del contrato en el plazo establecido, una vez suscrito éste.

20 20 Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, FIDUPREVISORA S.A. adelantará los trámites legales pertinentes para obtener la efectividad de la misma. Devolución de la garantía. La garantía de seriedad, será devuelta por FIDUPREVISORA S.A. a los oferentes no favorecidos en la inscripción en el registro, cuando ellos lo soliciten. FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes la presentación de documentos y/o aclaraciones a la oferta que se consideren necesarios y que no se encuentren enunciados en el presente numeral. El término para la solicitud de la documentación será el comprendido entre el cierre de recibo de propuestas y la adjudicación. El término para la recepción de los documentos y/o aclaraciones solicitados será el día hábil siguiente a la fecha de su solicitud. La no presentación de los documentos y/o aclaraciones antes citados dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo de la solicitud es causal de rechazo de la oferta Oferta Técnica Requerimientos Mínimos Independientemente de la opción económica ofertada (adquisición y/o alquiler), el Proponente deberá presentar una oferta técnica, que además de contener la información requerida punto a punto en el Capítulo 5 de estos Términos de Referencia, deberá acompañarse de los siguientes documentos: Certificados Mínimos de cumplimiento de contratos similares El Proponente debe presentar como requisito mínimo y conforme el alcance de su propuesta (total o parcial): Tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 1 del Anexo 7 ERP, Tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 2 del Anexo 7 CRM, Tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 3 del Anexo 7 BPM, y, Tres (3) certificación sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 4 del Anexo 7 BI; Los contratos acreditados deben estar en etapa de producción. Como mínimo, una (1) de dichas certificaciones, para cada uno de los casos, deberá corresponder a contratos ejecutados en entidades del sector financiero en Colombia, y, una (1) de dichas certificaciones, para cada uno de los casos, deberá corresponder a contratos ejecutados en entidades del sector financiero en el exterior.

21 21 Dichas certificaciones deberán estar identificadas y etiquetadas mediante texto en la parte superior derecha, como CERTIFICACIONES MINIMAS. Las certificaciones deberán corresponder a contratos ejecutados o en ejecución, para los cuales su fecha de inicio se encuentre dentro de los cinco (5) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación, expedidas por entidad contratante. Las certificaciones con calificación de calidad y cumplimiento regular, mala o expresiones similares o que no cumplan con el requisito mínimo del inciso anterior no serán tenidas en cuenta en el estudio técnico respectivo. Las certificaciones aportadas de clientes en donde el software ofrecido no se encuentre actualmente en producción serán rechazadas. Serán rechazadas las propuestas cuando no se cumpla con la cantidad de certificaciones mínimas exigidas o si no corresponden a contratos ejecutados en entidades del sector financiero en Colombia en la forma requerida. FIDUPREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. En las certificaciones expedidas por entidades oficiales colombianas bastará para su validez la firma del funcionario que las suscriba. Cuando el Proponente certifique contratos en los cuales participó en Unión Temporal o Consorcio, se le acreditará en la calificación la totalidad de la experiencia certificada. Al menos uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá acreditar el requisito previsto en este numeral. El proponente podrá aportar certificaciones de experiencia de procesos en forma individual, por parte de los integrantes del consorcio y/o unión temporal cuando sea del caso, o del fabricante de la(s) solución(es) ofertada(s), siempre y cuando medien las certificaciones requeridas en el numeral Respaldo del Fabricante. Para que la certificación sea considerada como válida, debe cumplir con las siguientes especificaciones mínimas: Fecha de inicio: Indicar la fecha de inicio del contrato. Fecha de Terminación (si aplica): Indicar la fecha de terminación del contrato. Debe estar impresa en papel membreteado de la empresa que la expide y/o debe tener sello de la empresa sobre la firma de quien expide; deben distinguirse claramente el nombre, cargo y teléfono de contacto de quien certifica. Objeto del contrato, el cual debe describir exactamente la solución y el software implementado, así como el alcance de la aplicación (suite completa o módulos); igualmente debe especificarse que SE ENCUENTRA EN PRODUCCIÓN AL MOMENTO DE EXPEDIR LA CERTIFICACIÓN.

22 22 Tiempo de ejecución del Contrato, deberá acreditar el periodo de ejecución del contrato. Monto de la contratación: El monto de cada certificación aportada corresponderá, para contratos ejecutados, al valor final facturado, o, para contratos en ejecución, al valor facturado a la fecha de apertura de la invitación, y no podrá ser inferior al ochenta por ciento (80%) del valor de la solución propuesta para cubrir los requerimientos del capítulo 1, 2, 3 Y 4 del Anexo 7 en forma individual. Para el caso de contratos ejecutados en el exterior, el monto se liquidará conforme la TRM del día de suscripción / inicio del contrato, según el registro del Banco de la República. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el monto certificado se tomará con base en el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes. Calificación: Cada certificación debe presentar la calificación (mala, regular, buena ó excelente) para los siguientes aspectos: o o o Oportunidad y Calidad en la ejecución del plan de trabajo. Oportunidad y Calidad en la entrega de los productos y/o servicios contratados. Oportunidad y Calidad en la atención y solución de problemas Capacidad Administrativa y Operacional Mínima Cada uno de los requisitos que se señalan en la siguiente tabla será de obligatorio cumplimiento por parte del Oferente. FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de corroborar mediante visitas físicas el cumplimiento de las exigencias establecidas. Criterio Requerimiento Soporte Respuesta Folio Mesa de Ayuda El oferente debe contar con Certificación del una Mesa de Ayuda para el Representante legal en reporte de incidentes. La donde se informe sobre la Fiduciaria estima requerir composición y procesos de soporte de la Mesa de Ayuda la Mesa de Ayuda del con disponibilidad de 5x10, sin Oferente. Igualmente debe embargo, ésta debe certificar que ésta cuenta garantizar soporte extendido con disponibilidad 7x24. con mínimo un (1) año de funcionamiento. Soporte Especializado Respaldo de Fabricante Representación en Colombia El oferente debe contar con un equipo de soporte técnico especializado (recursos humanos y recursos físicos) en la(s) herramienta(s) que hagan parte de su oferta. El oferente debe contar con el respaldo y soporte del Fabricante de la(s) Herramienta(s) que incluya en su oferta. Este respaldo debe ser expreso para la vigencia del contrato. El oferente debe contar con representación del Producto en Colombia. Certificación del Representante Legal en donde se informe sobre el nivel de especialización de sus recursos de soporte Certificaciones que avalen la representación del fabricante en cabeza del Oferente, en comunicación enviada y suscrita por el Representante Legal del Fabricante. Carta del Representante Legal en donde conste que el fabricante ha otorgado la representación del producto en Colombia. El no diligenciamiento y cumplimiento de cualquiera de las condiciones mencionadas en la tabla anterior, será causal de rechazo de la propuesta.

23 Equipo mínimo para la ejecución del contrato El oferente, para garantizar la correcta ejecución de las actividades, servicios y productos contratados, deberá suministrar un equipo mínimo, mismo que no podrá ser cambiado durante la vigencia del contrato, sin la autorización previa de FIDUPREVISORA S.A. Igualmente, FIUDPREVISORA S.A., podrá solicitar el reemplazo de alguno de los integrantes del equipo mínimo, siendo obligación del Proponente efectuar el reemplazo mencionado por personal con igual o superior experiencia en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, conforme los requisitos mínimos exigidos para cada rol, so pena de incurrir en causales de incumplimiento del contrato. El equipo mínimo deberá estar conformado por los siguientes roles y para cada uno de ellos se evaluarán criterios de experiencia específicos y obligatorios, para lo cual el Proponente debe adjuntar Hoja de Vida de cada uno de los integrantes en el formato suministrado por FIDUPREVISORA en el Anexo No.6 Hoja de Vida, identificando plenamente el Rol al que corresponde. Los perfiles requeridos, así como los requisitos mínimos de éstos y las funciones mínimas, sin ser las únicas, esperadas por Fiduprevisora S.A., se encuentran descritos en el Anexo 12 Equipo Mínimo. El Proponente, para la ejecución del proyecto, podrá utilizar un número indeterminado de recursos, adicional al equipo mínimo, para cubrir los roles mencionados anteriormente, siempre y cuando se cumpla con los requisitos mínimos mencionados anteriormente. En el formato HOJA DE VIDA del Anexo 6, deberá establecerse claramente si el perfil corresponde al equipo mínimo o al equipo de soporte, así como el rol que se está cubriendo. El no cumplimiento de cualquiera de las condiciones mencionadas en la tabla anterior, será causal de rechazo de la propuesta Especificaciones técnicas de la Solución El Proponente deberá cumplir con todos los requerimientos etiquetados como mandatorios, conforme el Anexo 7; el no cumplimiento de cualquiera de éstos será causal de rechazo. El Proponente deberá aportar toda la documentación que considere pertinente y que le permita soportar el cumplimiento de los requerimientos específicos planteados a través de este documento. Dicha documentación deberá ser foliada y referenciada en donde se solicite. No se considerarán como soportes válidos, vínculos a páginas de internet o documentos que no estén anexados y debidamente foliados Derechos de Autor El proponente deberá acreditar mediante las certificaciones necesarias y el debido registro ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor, con anterioridad mínima de dos (2) años contada a partir de la fecha de cierre del proceso, la titularidad de los derechos patrimoniales de autor de los productos específicos ofrecidos como parte de la solución, o, en su defecto, que obra bajo autorización expresa del (los) titular (es) de los mismos, titularidad que deberá así mismo ser acreditada con el

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