POLÍTICA INSTITUCIONAL AUSENCIAS Y TARDANZAS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA

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1 POLÍTICA INSTITUCIONAL AUSENCIAS Y TARDANZAS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA POLÍTICA INSTITUCIONAL AUSENCIAS Y TARDANZAS

2 POLÍTICA INSTITUCIONAL AUSENCIAS Y TARDANZAS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 1 II. OBJETIVOS... 1 III. BASE LEGAL... 1 IV. DEFINICIONES... 2 V. AUSENCIAS AUSENCIA POR RAZÓN DE ENFERMEDAD AUSENCIA POR RAZONES PERSONALES SANCIONES DISCIPLINARIAS POR AUSENCIAS... 5 VI. TARDANZAS TARDANZAS INJUSTIFICADAS SANCIONES DISCIPLINARIAS POR TARDANZAS... 7 VII. DISPOSICIONES GENERALES CONTROL DE ESTA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS DEROGACIÓN DE LA POLÍTICA INSTITUCIONAL CLÁUSULA DE SALVEDAD...8 VIII. APROBACIÓN DE LA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS... 8

3 Página 1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS I. INTRODUCCIÓN La Cooperativa de Ahorro y Crédito La Sagrada Familia reconoce que en ocasiones el empleado requiere tiempo libre de su rutina normal de trabajo y para ello se han establecido normas para conceder licencias por enfermedad, maternidad y otras razones personales. Además de los días feriados, la Cooperativa concede vacaciones para que el empleado tenga tiempo libre para relajamiento personal. Sin embargo, el empleado debe igualmente reconocer que la Cooperativa tiene que operar de forma programada y a base de tiempo. Para lograrlo, el empleado tiene la responsabilidad de estar presente en el trabajo durante la jornada programada, a menos que esté debidamente excusado. La ausencia o puntualidad del empleado en la Cooperativa representan un atraso en las operaciones, por los arreglos internos que se tienen que hacer durante el período de ausencias o tardanzas, tales como: el pago de horas extras a otros empleados para que realicen el trabajo de su compañero ausente. Además, afecta operacionalmente otras áreas o departamentos de la Cooperativa para cubrir dicha ausencia. Asimismo pueden generar falta de motivación y molestia entre los empleados. II. OBJETIVOS La Cooperativa adopta esta con el objetivo de establecer el procedimiento que debe seguir todo empleado que se ausente o se presente tarde para realizar su labor. De igual forma dispone las sanciones disciplinarias para aquel empleado que viole las disposiciones contenidas en esta política. III. BASE LEGAL La Junta de Directores aprueba esta al amparo de la facultad concedida por el Artículo 5.10 de la Ley 255 del 28 de octubre de 2002.

4 Página 2 IV. DEFINICIONES: Los siguientes términos tendrán el significado que se expresa a continuación: Ausencia: Tardanza: Ausencia Justificada Certificado Médico: Cooperativa: Personal No-exento: Significa periodo laborable según establecido por la Cooperativa en que el (la) empleado no se presenta a su trabajo. Significa periodo laborable corto de ausencia que exceda de cinco minutos del inicio de la jornada de trabajo asignada y/o de la hora de regreso del periodo de alimento del (la) empleado. Significa el periodo de tiempo laborable ausente utilizado por el (la) empleado por razones válidas. Éstas son: licencias protegidas por ley y la muerte de un familiar directo (entiéndase padre, madre, hijos, cónyuge, hermanos, nietos, abuelos, suegros y tíos). Significa la evidencia documental que presenta el empleado que justifica su ausencia en el trabajo por razones de salud y es expedida por un profesional facultado por el Estado para ejercer la medicina. Significa la Cooperativa de Ahorro y Crédito de La Sagrada Familia, incluyendo sus sucursales y unidades de servicios, si las hubiera. Significa todos los empleados que lleven a cabo sus funciones en forma regular, temporera, a jornada completa o a jornada parcial. Bajo esta categoría gozan de protecciones legales que rigen la jornada de trabajo semanal o diario, y el derecho a recibir compensación adicional en caso de exceder la jornada establecida. Además, estas protecciones disponen el derecho

5 Página 3 Personal Exento: Patrón de Ausentismo o tardanzas: V. AUSENCIAS al disfrute de vacaciones, por enfermedad y otras licencias en ley o concedidas por la Institución. Empleados que ocupen un cargo designado como director, gerente o supervisor. Por lo general son los ejecutivos, administradores, ejecutivos o profesionales conocidos como personal exentos del pago de horas extra según definido por el Reglamento Núm. 13 (Quinta Revisión 2005). Se entiende que por la naturaleza de su trabajo, este personal no debe estar sujeto a un horario fijo. (Véase Política de Empleados Exentos). Significa acción reiterada, sistemática y repetitiva de ausentismo y/o tardanza, que afecta negativamente el buen y normal funcionamiento de la Cooperativa. 5.1 AUSENCIA POR RAZÓN DE ENFERMEDAD (b) (c) Todo empleado regular no-exento acumula licencia por enfermedad, y los empleados exentos tienen derecho a disfrute de la licencia por enfermedad establecida para ellos, que podrá ser disfrutada en ambos casos en aquellas ocasiones en que su condición de salud le impida presentarse a trabajar. El disfrute de la licencia por enfermedad no excusa al empleado del cumplimiento con aquellas normas de conducta válidamente establecidas por la Cooperativa. Todo empleado que se encuentre indispuesto de salud, tiene el deber de notificar a su supervisor inmediato o al Director de Recursos Humanos de que no está disponible para trabajar. Por requerimiento de la ley HIPAA, la Cooperativa reconoce el derecho a la privacidad sobre la información de salud de todos sus empleados. No obstante, en aquellas ocasiones en que su ausencia, por razones de enfermedad se prolongará por más de dos (2) días, el empleado deberá presentar un certificado

6 Página 4 médico por su proveedor de salud. El Departamento de Recursos Humanos mantendrá un récord médico confidencial para cada empleado que incluirá dichas notificaciones. El empleado igualmente informará en todos los casos de uso de licencia por enfermedad lo siguiente: (1) Días que el doctor le ha autorizado (si es posible para éste determinarlo) a permanecer en reposo. (2) El día que se reintegrará al trabajo. (d) Si el empleado está ausente por más de dos (2) días, por razones de enfermedad, el día que se presente a trabajar, deberá entregar un certificado médico por su proveedor de salud al Director de Recursos Humanos, acreditando de que se encontraba indispuesto para trabajar durante los días en que estuvo ausente. 5.2 AUSENCIA POR RAZONES PERSONALES (b) (c) (d) Toda ausencia será descontada del sueldo del empleado no-exento, excepto la ausencia por enfermedad. En el caso de los empleados exentos se descontará primeramente de su licencia por vacaciones. Si un empleado va a ausentarse por razones personales, deberá pedir la autorización del supervisor inmediato de antemano, informándole el tiempo que necesita y la causa por la cual va a estar ausente. De surgir una emergencia antes de su hora de entrada o en el trayecto al trabajo, notificará a su Supervisor Inmediato dentro de la primera (1) hora de anticipación del mismo día de su jornada programada de trabajo, a menos que por circunstancias extremas no pueda comunicarse dentro del mencionado período. En dicho caso, deberá hacer los arreglos para que otra persona así lo haga. Queda advertido el empleado que la falta de notificación o la notificación tardía sobre su ausencia podrá ser considerada como no justificada y sujeta

7 Página 5 a que no se autorice el pago de la licencia y/o la imposición de sanciones disciplinarias. (e) (f) La Cooperativa estará monitoreando de cerca los patrones de ausentismo que resulten cuestionables, entiéndase en ciertos períodos del año, en fechas de mucho volumen de trabajo o previo y/o después de un día feriado. La ausencia de tres (3) o más días laborables consecutivos sin previa autorización o sin notificar la razón para la ausencia durante tal periodo a la Cooperativa, será considerada como abandono de trabajo del empleado y constituirá su destitución o despido. 5.3 SANCIONES DISCIPLINARIAS POR AUSENCIAS (b) (c) (d) La ausencia de todo empleado que no siga los parámetros de la conducta antes expresada, será considerada como no autorizada. No se permitirán más de ocho (8) ausencias en cualquier período consecutivo de doce (12) meses, excepto en caso de enfermedad con certificación médica o con la aprobación de (la) supervisor inmediato antes de comenzar el día de trabajo. Queda advertido de que la falta de notificación o la notificación tardía sobre su ausencia tiene un impacto operacional. Además, podrían perder su derecho a recibir paga de su licencia por enfermedad, estar expuestos a medidas disciplinarias, o ambas cosas dependiendo de las circunstancias. Todo aquel empleado que esté ausente sin autorización será disciplinado como sigue: (1) Dos ausencias Advertencia verbal. (2) Tercera ausencia Advertencia por escrito. (3) Cuarta ausencia tres (3) días de suspensión de empleo y sueldo.

8 Página 6 (4) Sexta ausencia dará motivo para acciones disciplinarias severas que podrían incluir su despido. VI. TARDANZAS 6.1 TARDANZAS INJUSTIFICADAS (b) (c) La Cooperativa podrá conceder cinco (5) minutos de gracia por tardanza en que pueda incurrir el empleado luego de la hora de entrada establecida en la mañana. Sin embargo, la utilización excesiva de este privilegio puede ser motivo para que se tome acción disciplinaria. Toda tardanza, sobre los cinco (5) minutos de gracia establecidos, será descontada del sueldo del empleado no-exento a menos que sea por motivo de enfermedad no-previsible. En caso de que el empleado no-exento tenga que llegar tarde debido a una cita médica, tendrá que informar dicha posibilidad tan pronto haga la cita médica o de lo contrario se le descontará de su salario. Todo empleado que anticipe que habrá de presentarse a trabajar luego de comenzada la jornada programada del día, deberá notificarlo a su supervisor inmediato o al Director de Recursos Humanos tan pronto sea previsible dicha tardanza y no más tarde de la primera (1) hora del mismo día de su jornada programada de trabajo, a menos que por circunstancias extraordinarias no pueda comunicarse dentro del mencionado período. En dicho caso, deberá hacer los arreglos para que otra persona así lo haga. De lo contrario, se considerará la misma como una injustificada y estará sujeta a la imposición de sanciones disciplinarias y, en el caso de empleados noexentos, no será compensada. (d) El Supervisor Inmediato tomará la medida disciplinaria que corresponda, cuando el empleado incurra en tardanzas que se considere excesivas.

9 Página SANCIONES DISCIPLINARIAS POR TARDANZAS Llegar tarde al trabajo sin causa justificada conllevará acción disciplinaria de la manera que se describe más adelante: (1) Primera (1) tardanza Advertencia verbal. (2) Segunda (2) tardanza Segunda advertencia verbal. (3) Tercera (3) tardanza Advertencia escrita. (4) Quinta (5) tardanza, el Supervisor Inmediato le impondrá una segunda advertencia por escrito. (5) Cuando surja la sexta (6) tardanza, el empleado quedará automáticamente suspendido durante tres (3) días de empleo y sueldo. (6) En la séptima (7) tardanza sin justificar dará motivo para acciones disciplinarias severas que podrían incluir su despido. VII. DISPOSICIONES GENERALES 7.1 CONTROL DE ESTA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS: (b) Esta se mantendrá al día, modificándose de acuerdo con los cambios en la legislación aplicable y en las operaciones de la Cooperativa. El Presidente Ejecutivo y el Departamento de Recursos Humanos tendrá la responsabilidad de velar porque se cumplan las normas y procedimientos aquí establecidos y de mantener al día la. (c) (d) El Presidente Ejecutivo y el Departamento de Recursos Humanos, deberá mantener siempre al día su copia de la, incorporándole los cambios que se le realicen de tiempo en tiempo. Cualquier violación a las disposiciones de esta Política, podrá ser motivo para imponer medidas disciplinarias por sus actos u omisión o negligencia.

10 Página VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS: Esta Política entrará en vigor inmediatamente que se apruebe la misma por la Junta de Directores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito La Sagrada Familia y estará en vigor hasta tanto sea revisada, enmendada, revocada y/o sustituida por la Junta de Directores de la Cooperativa. 7.3 DEROGACIÓN DE LA POLÍTICA INSTITUCIONAL: Esta deroga cualquier circular, carta o memorando anteriormente emitido sobre los aspectos aquí cubiertos. 7.4 CLÁUSULA DE SALVEDAD: Si alguna sección o parte de esta política es declarada nula o inconstitucional agencia administrativa o por un Tribunal con jurisdicción y competencia, tal decisión no afectará ni invalidará el resto de esta Política y sus efectos se limitarán a tal sección o parte. VIII. APROBACIÓN DE LA POLÍTICA DE AUSENCIAS Y TARDANZAS: Esta fue revisada y aprobada por la Junta de Directores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito La Sagrada Familia en reunión efectuada el. Presidente Junta de Directores Cooperativa de A/C La Sagrada Familia Secretario Junta de Directores Cooperativa de A/C La Sagrada Familia