PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN, LIQUIDACIÓN Y CIERRE DE OBRAS

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1 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 PUNTOS DE INTERÉS Sí tiene alguna inquietud comuníquese con la al teléfono ext Índice de Flujo de Procedimiento Seguimiento a la ejecución, entrega y cierre de obras nuevas y remodelaciones OBJETIVO Efectuar la ejecución de las obras nuevas o de remodelación de la infraestructura de la Universidad Javeriana, así como la entrega y cierre de las mismas garantizando una adecuada utilización de los recursos, mediante el control de las actividades y seguimiento a contratistas. DEFINICIONES ALCANCE Inicia con la recepción del diseño y las especificaciones de la obra nueva o remodelación a ejecutar hasta la entrega y liquidación de la misma. APU (Análisis de Precios Unitarios): Desglose detallado de una actividad de obra en sus componentes y rendimientos: equipo y herramienta, materiales, transportes y mano de obra o subcontratos. Contratista: Es la parte dentro de la relación contractual, a la cual corresponde ejecutar las obras, suministrar los bienes, prestar los servicios y en general ejecutar las prestaciones que hacen parte del objeto del contrato. Otro si: Cualquier modificación al alcance contractual o a las condiciones taxativamente descritas en el contrato; principalmente son del orden de: prorroga (ampliación plazo contractual) y adición (incremento del valor del contrato ya sea por actividades nuevas o mayores cantidades, siempre que sean mayores al 30 % del valor inicialmente contratado). Obra a todo costo: Se refiere a la obra nueva o remodelación en donde la mayoría o la totalidad de las actividades a ejecutar en la construcción, son contratadas a un principal contratista. Las demás actividades que según el caso, son contratadas a otros contratistas u proveedores diferentes. Manual de interventoría: Documento técnico que comprende el conjunto de normas, parámetros y lineamientos que deben seguir los residentes de obra, supervisores designados internamente y los interventores externos que apoyen la gestión de seguimiento, control y dirección de una obra nueva o remodelación. Acuerdo de pago: Documento suscrito por quienes han acordado la prestación de un servicio o la entrega de un bien, el cual ya se ha realizado o recibido según sea el caso, sin haberlo antecedido de un documento escrito donde consten las condiciones del negocio. Activo Fijo Obsoleto: Se define así a todo bien mueble, que por sus condiciones de obsolescencia o por su vetustez, ya no cumple la función óptima al interior de la Universidad, aunque puede seguir prestando un servicio a otros estamentos. CONDICIONES GENERALES Una vez efectuada la entrega de un proyecto por parte de la Oficina de Desarrollo de Planta Física a la o en la aprobación del presupuesto de esta obra, conjuntamente el Control, el Jefe de la y el Director de Recursos Físicos, determinarán si la obra nueva o remodelación se desarrollará a todo costo o no, para lo cual, quedará notificado en dicho documento tal decisión. Lo anterior se basará en: La envergadura de la obra, su especificidad, impacto a la comunidad, negociaciones integrales, su cronograma general, complejidad en la intervención y beneficio económico. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página 1 de 11

2 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 CONDICIONES GENERALES El o supervisor deberá regirse por el manual de interventoría de la y por lo estipulado en el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-01) especialmente lo señalado el numeral 5.5 Seguimiento y Control de la Ejecución de los Negocios Jurídicos, con el fin de velar por el correcto avance y ejecución de las obras a su cargo. Con el fin de complementar la supervisión técnica y administrativa, realizada por el a la ejecución de los contratos de la obra nueva o remodelación, el área de contratación y compras de la, semanalmente generará un reporte de los contratos que se encuentran próximos a terminar su plazo de ejecución (10 días hábiles antes). El nueva o remodelación deberá prever con la suficiente antelación, de acuerdo con la programación de la obra, la necesidad o no de que se realicen modificaciones a los plazos contractuales, de acuerdo con lo estipulado en el numeral Ejecución de los negocios jurídicos del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-01). Cuando se presenta adiciones del objeto del contrato, el contratista deberá hacer entrega en un término no mayor a dos (2) días hábiles, de los valores unitarios, con sus respectivos análisis de precios unitarios (APU), y las cantidades de obra a realizar de las actividades antes de ser ejecutadas, así mismo, el e ingeniero de presupuestos deberán revisar los valores unitarios y las cantidades a ejecutar entregados, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. En el caso de ser necesaria la suspensión de un contrato, deberán quedar explicitas las causas que determinaron tal decisión y el, supervisor o interventor, deberá solicitar al área de contratación y compras de la, la elaboración de tal documento. Si por causas no previstas y de fuerza mayor se deba determinar indefinida la suspensión, se debe entrar a convenir su terminación y se liquidará con el avance realizado. Para los casos en se generen entregas parciales por parte de los contratistas en las obras nuevas y remodelaciones, el deberá diligenciar el formato Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04). El contratista deberá entregar el Listado de Trabajadores del Personal en el cual relaciona el recurso humano técnico y administrativo disponible para la ejecución de una obra nueva o remodelación, donde se verifica el tipo de vinculación y la documentación de salud y seguridad social, tal como se refiere en el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana (IF-P60-MN01). Semanalmente se realizará un comité de obra general al cual asistirán: el Director de Recursos Físicos, el Jefe de la, los Coordinadores Residentes de Obra, el Control, el Jefe de la Oficina de Desarrollo de Planta Física o un designado, el Jefe de la Oficina de Administración del Campus y la Auditoría Técnica, para realizar seguimiento a los avances de las obras nuevas o remodelaciones. Una vez al mes, el comité se destinará para el seguimiento en costos y programación de las obras nuevas y remodelaciones y se dejará registro en el Acta de comité de obra (IF-P12-F08). Se realizarán comités de obra semanal para las obras a todo costo y que incluyan contratos de mayor cuantía de acuerdo con el documento Manual de normas y lineamientos generales de contratación - Matriz de atribuciones por cuantía con el fin de realizar seguimiento a la obras que se están ejecutando y se dejará registro de estos comités en el formato Acta de comité de obra (IF-P12-F08). Los precios de las actividades no contratadas que serán ejecutadas para una obra nueva o de remodelación se deberán registrar en el formato Acta de aprobación de precios no pactados (IF-P12-F03). Previo y durante la ejecución de la obra nueva o remodelación, el, supervisor o interventor, tendrán el apoyo del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales de la Universidad, el cual realizará constantemente la verificación de las condiciones de trabajo seguro, la documentación de salud y afiliaciones al sistema de Página 2 de 11

3 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 seguridad social del personal de obra y el cumplimiento de la utilización de los elementos de protección personal. Lo anterior enmarcado a lo estipulado en el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana (IF-P60-MN01). La difusión de la magnitud y alcance técnico de las obras nuevas o remodelaciones deberá ser realizadas como mínimo a la unidad que recibe directamente la obra nueva o remodelación, las oficinas afectadas en el área de influencia, las coordinaciones técnicas de la Oficina de Administración del Campus, la Oficina de Activos Fijos y a la administración central de la Universidad; en las obras, donde impacte el normal desarrollo de las actividades y tránsito de la comunidad universitaria, se informará mediante el boletín informativo, en la página web. Para la primera reunión con el contratista principal para obras a todo costo y en la coordinación del inicio de los trabajos de obras nuevas o remodelaciones no contratadas a todo costo, el deberá revisar el alcance, la programación, y la logística de intervención, minimizando el impacto a la comunidad. Página 3 de 11

4 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN, ENTREGA Y CIERRE DE OBRAS NUEVAS Y REMODELACIONES 1 Control / Recibe los diseños, especificaciones y demás documentos de la obra nueva o remodelación a ejecutar por parte de la Oficina de Desarrollo de Planta Física, el presupuesto y contratos legalizados del área de Planeación y Control de la Oficina de Construcciones. 2 3 INICIO Estudia la documentación recibida y verifica que se encuentren todos los permisos internos o licencias requeridas interinstitucionalmente para la ejecución, que hayan sido tramitados y se encuentren vigentes. Elabora la programación de la obra nueva o remodelación. Para cada obra nueva o de remodelación se asignará un de construcción a través del diligenciamiento del formato Acta de Designación de Interventoría o Supervisión (IF-P12-F09) Para la elaboración de la programación de la obra se debe tener en cuenta si es una obra a todo costo, el personal asignado, disponibilidad de equipos y suministro de materiales. Dependiendo de la obra, se tendrá en cuenta el calendario institucional y compromisos académicos. 6 Realiza el inventario, el registro fotográfico y diligencia el formato Registro de materiales o activos obsoletos de obras nuevas o remodelaciones (IF-P50-F06) y se hace la respectiva entrega a la Oficina de Activos Fijos. 5 Recibe la oficina, área, espacio o lote, donde se construirá la obra nueva o remodelación, por parte de la unidad encargada del sitio a intervenir. 4 / Residente Auxiliar. En el área a intervenir hay activos fijos obsoletos? Jefe Oficina de Construcciones Difunde a los grupos de interés, la magnitud y el alcance técnico de la intervención y solicita a las coordinaciones técnicas de la Oficina de Administración del Campus el acompañamiento durante la ejecución y en la entrega de la obra. 7 Es una obra a todo costo? Realiza una primera reunión con el contratista principal, para coordinar el inicio de los trabajos de la obra nueva o remodelación, así mismo, le solicita la programación detallada y cualquier otra documentación que deban presentar con base en lo especificado en el documento de solicitud de ofertas (DSO) o en la etapa precontractual. 8 Coordina el inicio de los trabajos de la obra nueva o remodelación. A Página 4 de 11

5 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de A 11 Almacenista de Obra Realiza seguimiento según fechas de entrega establecidas en la Orden de Compra. 16 Coordinador Residente de Obra Recibe el material en obra y lo verifica. Entrega copia de los planos de construcción a los diferentes contratistas y de acuerdo a su especialidad. Para lo cual previamente verificará que estos sean la última versión. 10 Control / En el caso de obra a todo costo el formato Solicitud de requerimientos de materiales, bienes y servicios Oficina de Construcciones Diligencia el formato Solicitud de requerimientos de materiales, bienes y servicios Oficina de Construcciones (BS-P20-F33) y previo VoBo del Jefe de la Oficina de Construcciones, lo entrega al Control, de acuerdo con los requerimientos de los diseños, presupuesto y programación realizados. (BS-P20-F33) se diligencia para las actividades no incluidas en el contrato principal. 12 Almacenista de Obra Recibe el material a satisfacción según especificación, unidad, cantidad e inspección física y firma la remisión del proveedor. 13 Almacenista de Obra Genera la entrada de almacén y solicita la aprobación. 14 Coordinador Residente de Obra Aprueba la entrada de almacén Coordinador Residente de Obra Aprueba factura incluyendo la entrada de almacén. Solicita el diligenciamiento del formato Listado de trabajadores del personal contratista (IF-P60-F05) a todos los contratistas que intervienen en la obra nueva o remodelación y la documentación requerida de acuerdo con el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana (IF-P60-MN01). a Se realiza compra de material? a Se realiza cuando el material es requerido para usar en obra. 15 Coordinador Residente de Obra Aprueba la salida de almacén. B Página 5 de 11

6 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 B 22 Contratistas 19 Solicita el apoyo y acompañamiento de un profesional del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales. Realizan la ejecución de todas las actividades de la obra nueva o remodelación. 23 Durante la ejecución de la obra es necesaria la inclusión de actividades similares al objeto y alcance contractual? b 20 Contratistas Solicitan o descargan de la página web de la Universidad el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana (IF- P60-MN01). Realiza la coordinación, control y seguimiento a la construcción de la obra nueva o remodelación. Según el concepto técnico requiere seguimiento y control de costos? 25 Residente de Obra/Profesional de presupuestos Solicita al contratista la remisión, con los análisis de precios unitarios (APU) y las cantidades a ejecutar. c Profesional de Contratación y Compras B Elabora el acta de iniciación de la obra diligenciando el formato Acta de iniciación de obra (IF P12-F02). Ingresa la información de contratación realizada por contratista y/o actividades resumidas en la hoja de control y seguimiento de la obra. Página 6 de 11

7 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de El contratista hace la debida presentación del valor unitario a convenir en el tiempo requerido? Control/ Residente de Obra/Profesional de Presupuestos Establece el precio tope a aprobar y por consiguiente a pagar. B c 27 Control /Residente de Obra/Profesional de Presupuestos Recibe y revisa los valores unitarios y las cantidades a ejecutar. 28 Los APU s son correctos? / Profesional de Presupuestos/Jefe Oficina 30 Coordinador de Planeación y Control / / Jefe Oficina Diligencia el formato Solicitud de requerimientos de materiales, bienes y servicios (BS-P20-F33), y lo entrega al Control de acuerdo con los requerimientos actuales de diseño y programación, previo VoBo del Jefe de la Oficina de Construcciones. Para cualquier modificación contractual (Ampliación del plazo, suspensión de la ejecución, adición del objeto, otrosí, terminación anormal) se realizarán los tramites correspondient es con la Dirección Jurídica y con el contratista (polizas y amparos). b Se evidencia la necesidad de generar otro si a un contrato? Aprueba el APU y diligencia el formato Acta de aprobación de precios no pactados (IF-P12-F03). C Control/Residente de obra 29 Durante la ejecución de la /Jefe Oficina obra nueva o remodelación es necesario realizar actividades no contempladas, imprevistas Solicita al Profesional de o solicitadas adicionalmente al contratación y compras, la objeto del contrato? elaboración del documento en referencia, previo VoBo del Jefe de la b Página 7 de 11

8 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 C b 31 Se debe efectuar pagos parciales a los contratos? Realiza la medición y diligencia el Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04). La obra según el concepto técnico requiere seguimiento y control de costos? d d 34 Se requieren más pagos parciales? Coordinador residente de obra/auxiliar/supervisor/ Almacenista/Coordinador de infraestructura eléctrica/coordinador de mantenimiento de equipos/ Profesional en automatización y control/coordinador de infraestructura física/ Coordinador de seguridad y control Realiza el recibo físico en obra del objeto contratado, diligencia, Tramita y envía el Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04) con la factura a la Oficina de Cuentas por Pagar. 35 Diligencia y envía, mínimo quince (15) días calendario antes de la entrega final de la obra a la dependencia, el formato Solicitud de extensión telefónica (TE-P10- F03), a la Dirección de Tecnologías de Información, adjunta plano de ubicación de las extensiones existentes y las solicitadas Arquitecto Diseñador Oficina de Desarrollo de Planta Física Finaliza y entrega a satisfacción de la Universidad, las actividades contratadas y ejecutadas en la obra. Contratistas 32 /Resiente auxiliar / Profesional de presupuestos Ingresa la información de pagos acumulados por contrato y/o actividad resumida del Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF- P12-F04) a la hoja de control y seguimiento de la obra. 33 Solicita la facturación al contratista de acuerdo con el Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04), la cual deberá estar aprobada por el, Jefe de la y el Director de Recursos Físicos. Recibe la obra finalizada y registra en el formato Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04). D Página 8 de 11

9 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de D Realiza la entrega de la obra a la Oficina de Administración del Campus (coordinación eléctrica, de mantenimiento infraestructura y de equipos) y a la unidad intervenida, diligenciando el formato Acta de entrega y recibo final de obra a las Unidades y a Campus (IF-P12-F05) Solicita al contratista ampliación de pólizas en caso de ser necesario, los manuales de mantenimiento, paz y salvos, planos record y cualquier otro documento que se describa dentro del alcance contractual. 45 Revisa los planos record de todas las especialidades y envía las copias respectivas en medio magnético y físico a las Oficinas de Administración del Campus y la Oficina de Desarrollo de Planta Física Profesional de Contratación y Compras Realiza la medición de la obra y diligencia el Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04). Solicita la facturación de acuerdo con el Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF-P12-F04). Realiza el listado de activos fijos comprados para cada obra nueva o remodelación y le hace entrega al, diligenciando el formato Listado de activos nuevos de obra nueva o remodelación (IF- P50-F07). 40 Entrega a la unidad intervenida y a la Oficina de Activos Fijos, el respectivo listado para efectos de realizar conciliación y paqueteado. 42 Realizar la entrega de la obra a la Dirección de Tecnologías de Información. 41 Solicita efectuar la evaluación de Satisfacción (encuesta) del cliente interno. 47 Diligencia el formato Acta de entrega y liquidación de Obra (IF- P12-F06) y solicita firma al Jefe de la y al Director de Recursos Físicos. E Página 9 de 11

10 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 E 48 Secretaria Envía a la Oficina de Cuentas por pagar cuentas por pagar la factura con el Acta de entrega y liquidación de Obra (IF-P12-F06) y Acta de recibo de obra parcial y/o final (IF- P12-F04) para el pago al contratista. 49 Responsable Asignado Oficina de Construcciones/Oficina De Contabilidad Realiza la conciliación de costos de la obra con la Oficina de Contabilidad. 50 Secretaria Diligencia el formato Liquidación Final y Activación (IF-P12-F07). FIN Página 10 de 11

11 CÓDIGO: IF-P12-PR01 VERÓN: 5 FECHA: Diciembre de 2014 REVISADO POR APROBADO POR Jefe Director de Recursos Físicos Página 11 de 11