PLAN ESTRATÉGICO DEL SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA

Transcripción

1 MISIÓN PLAN ESTRATÉGICO DEL Gestionar con criterios de eficacia, eficiencia y calidad, la actividad académica y administrativa, en colaboración con las distintas Unidades de la Universidad de Alicante, para facilitar el desarrollo de la docencia, la implantación de las nuevas tecnologías y el cumplimiento de la normativa vigente. Matriz DAFO FORTALEZAS OPORTUNIDADES F1. Capital humano F2. Responsabilidad en la gestión F3. Desarrollo tecnológico F4. Capacidad de adaptación a los cambios F5. Capacidad de organización DEBILIDADES O1. Integración en el Espacio Europeo de Educación Superior O2. Plan de Formación O3. Desarrollo propio de herramientas informáticas O4. Uso de herramientas de comunicación O5. de la Gerencia AMENAZAS D1. Movilidad de personal D2. Análisis y diseño de los puestos de trabajo D3. Falta de procedimientos escritos D4. Falta de objetivos, directrices D5. Insuficiente comunicación interna A1. Falta de infraestructuras (aulas, salas de reuniones, almacén ) A2. Cambios en normativas y procedimientos A3. Falta de de la Universidad de Alicante A4. Conflictos con el PDI A5. Falta de coordinación en el organigrama directivo GRUPOS IMPLICADOS 1. Estructura participativa Equipo de Gobierno Consejo de Gobierno Decanos y directores de centros Juntas de Centros Consejo Social Defensor Universitario Consejos de Departamentos Fundación General UA Fundeum Sociedades Anónimas (SRI) Otros órganos colegiados: Comisión de Ordenación Académica Comisión de Infraestructuras Comisión de Nuevas Tecnologías Otros servicios: Servicio de Alumnado Servicio de Informática Secretarías de Centros Conserjerías 18/03/2009 Página 1 de 7

2 2. Personal docente e investigador 3. Alumnado 4. Personal de Administración y Servicios: Gerente Vicegerente Jefes de Servicio (Alumnado, Informática...) Personal técnico Administradores de Centros Subdirectores (Alumnado, Informática...) Gestores Jefe (Departamentos,...) Gestores Auxiliares de servicios Coordinadores de Servicio Personal de contratas: Reparaciones, Seguridad. 5. Entorno socio político cultural Partidos políticos (situación política) Sindicatos 6. Entorno laboral y económico Proveedores 7. Entorno educativo Ministerio de Universidades Consejo de Coordinación Universitaria Consellería de Universidad Universidades públicas y privadas de España Universidades extranjeras ANECA EJES ESTRATÉGICOS 1. DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN 2. COMPONENTE HUMANO 3. TECNOLOGÍA 4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 5. SOPORTE A LA DOCENCIA Y LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA 1. DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN Implantar un sistema de dirección basado en la planificación, ejecución y evaluación de resultados orientado a la mejora continua. Se ha implantado un sistema de dirección estratégica y participativa basado en la planificación y en la evaluación de resultados. 18/03/2009 Página 2 de 7

3 Todas las unidades planifican sus tareas con sus correspondientes jefaturas (gestores jefes, subdirecciones y dirección). Porcentaje de reuniones periódicas de control y evaluación de resultados obtienen resultados positivos. Se cumplen las mejoras propuestas por el plan de evaluación del Servicio en un. Porcentaje de las personas del Servicio que conocen la totalidad de los objetivos de las unidades del Servicio. Porcentaje de objetivos estratégicos planteados obtienen una evaluación positiva Periodicidad bimensual 60% Realizar reuniones ordinarias de una periodicidad bimensual- con las unidades para establecer objetivos específicos y planificar las tareas a desarrollar. Establecer un plan de seguimiento del plan estratégico y de la implantación de las mejoras de la evaluación de calidad del SGA. Elaborar una memoria anual por unidad o área. Elaborar y realizar encuestas en colaboración con las unidades técnicas correspondientes para conocer el grado de satisfacción del personal del Servicio. 2. COMPONENTE HUMANO Facilitar los conocimientos y habilidades que permitan el progreso profesional fomentando la cultura corporativa como elemento esencial de compromiso del equipo, a través del análisis de los puestos de trabajo. Se ha implantado un sistema de desarrollo del potencial del personal y se fomenta la cultura corporativa, así como el progreso profesional de los miembros del servicio. 18/03/2009 Página 3 de 7

4 Porcentaje de los cursos o acciones formativas considerados como imprescindibles para el desempeño del puesto por el Plan de Formación de la UA han sido realizados por nuestro personal. Porcentaje de cursos o acciones formativas considerados como interesantes para el desempeño del puesto por el Plan de Formación de la UA han sido realizados por nuestro personal. Porcentaje de los cursos planteados a iniciativa del personal del SGA realizados. 60% Grado de satisfacción personal en el entorno de trabajo. 8 sobre 10 Se analizan las funciones de los puestos de trabajo Elaborar encuestas de satisfacción de nuestros puestos de trabajo. Realizar una encuesta periódicamente para detectar necesidades de formación. Realizar el análisis funcional de los puestos de trabajo 3. TECNOLOGÍA Orientar el desarrollo de las herramientas informáticas de gestión académica (Campus Virtual, Universitas XXI...) para conseguir un sistema tecnológico integral, funcional, flexible e innovador. Disponemos de un conjunto de herramientas informáticas que satisface plenamente las necesidades de gestión. Satisfacción de usuarios 8 sobre 10 Porcentaje de descenso del número de incidencias -15% Porcentaje de nuevas funcionalidades solicitadas a (OCU, SI, ) han sido atendidas 18/03/2009 Página 4 de 7

5 Instalar medios audiovisuales en todas las aulas. Elaborar un inventario de medios audiovisuales a disposición del servicio. Comunicar a los interesados los recursos disponibles. Diseñar un plan de formación para el aprovechamiento de las herramientas informáticas. Establecer un plan de canalización y registro de peticiones de solución de incidencias. Elaborar y realizar encuestas en colaboración con las unidades técnicas correspondientes para conocer el grado de satisfacción de los usuarios. 4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Identificar y disponer de la información necesaria para la toma de decisiones y desarrollar un sistema de comunicación que garantice la coordinación y eficacia de los servicios a la comunidad universitaria y al entorno. Se dispone de toda la información para la toma de decisiones mediante un sistema informatizado de fácil manejo. Se ha desarrollado un sistema de comunicación que garantiza la coordinación con la comunidad universitaria y el entorno. Identificación de la información necesaria. El cumplimento en la entrega y recepción de la información en plazo, forma y mediante el canal correcto, es del. El resto se recibe aunque no sea de la forma establecida. Grado de satisfacción de usuarios 7 sobre 10 Porcentaje de personal del SGA tiene toda la información necesaria y están 90% satisfechos con esa información. 18/03/2009 Página 5 de 7

6 Mantener actualizado el contenido de la página Web del Servicio en las dos lenguas oficiales Elaborar un sistema normalizado de petición y recepción de la información necesaria para la gestión. Realizar encuestas encaminadas a conocer el grado de satisfacción de los usuarios externos del Servicio. Realizar reuniones periódicas para compartir información de los procedimientos de trabajo o cualquier cuestión que pueda afectar al normal funcionamiento de las distintas Unidades del Servicio. Establecer un sistema normalizado para recibir opiniones y sugerencias de los distintos usuarios del Servicio. 5. SOPORTE A LA DOCENCIA Y COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Incrementar el grado de satisfacción de los usuarios que utilizan nuestros servicios (PDI y PAS fundamentalmente) y desarrollar sistemas y procedimientos de gestión eficaces orientados a la mejora para la realización de sus funciones. Se han implantado los procedimientos de gestión necesarios para la plena satisfacción de los colectivos afectados. Porcentaje de los procedimientos identificados para desarrollar Porcentaje de procedimientos desarrollados Encuesta sobre el grado de satisfacción de los usuarios 7 sobre 10 Porcentaje de descenso de incidencias. -15% Porcentaje de resultados positivos obtenidos en las reuniones que se celebran con carácter ordinario con los centros ( trimestral), departamentos (anual), conserjerías (semestral) y otras unidades afectadas por los procesos que coordinamos o gestionamos. 18/03/2009 Página 6 de 7

7 Reuniones con carácter ordinario: Centros (trimestral), departamentos (anual), conserjerías (semestral)... y otras unidades afectadas por los procesos que coordinamos o gestionamos. Porcentaje de asistencia de los implicados a las reuniones Elaborar y actualizar un catálogo de procedimientos de trabajo. Controlar y hacer un seguimiento de la implantación de los procedimientos Establecer un registro de incidencias Elaborar encuestas de satisfacción Establecer un calendario anual de las reuniones ordinarias. VISIÓN En el Servicio de Gestión Académica trabajamos con un sistema de dirección estratégica y participativa basado en la planificación, ejecución y evaluación de resultados orientado a la mejora continua. El análisis funcional de los puestos de trabajo realizado ha permitido un desarrollo adecuado de los conocimientos y habilidades del personal y se ha materializado en un constante progreso profesional y en un equipo de trabajo más coherente y competitivo. Hemos conseguido un sistema tecnológico integral, funcional, flexible e innovador de las aplicaciones informáticas de gestión académica (Campus Virtual, Universitas XXI, desarrollos propios...) que nos permite una gestión excelente. Tenemos disponible toda la información necesaria para la toma de decisiones y hemos desarrollado un sistema de comunicación que garantiza la coordinación y eficacia de nuestros servicios a la comunidad universitaria y al entorno. También el grado de satisfacción de nuestros usuarios ha mejorado sustancialmente como consecuencia del desarrollo de sistemas y procedimientos de gestión orientados a sus necesidades. 18/03/2009 Página 7 de 7