INGRESO AL SISTEMA TABLA DE CONTENIDOS

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1 MODULO DE NOMINA

2 INGRESO AL SISTEMA DESCRIPCION TABLA DE CONTENIDOS Nómina es un módulo donde se maneja toda la información relacionada con el personal. Está aplicación es tan versátil que permite liquidar todos los pagos por conceptos salariales y prestacionales, Legales y Extralegales, teniendo para ello un novedoso sistema para definir los parámetros generales como son: El Salario Mínimo Legal Vigente,El Salario Básico, La Retención en la fuente, Tablas para los Aportes a la Seguridad Social, La Liquidación de préstamos con y sin Intereses, Otras deducciones y pagos fijos, Efectuar Los aumentos por varias alternativas de manera automática, Definir los turnos tanto Semanal, Décadal, Catorcenal, Quincenal y Mensual ; Liquidación de turnos manual o automática si se tiene la Interface con el reloj electrónico, Liquidación de Primas, Cesantías e Intereses, Vacaciones en tiempo y en dinero, Interfase directa con la Contabilidad, Manejo de todo tipo de provisiones, Informes estadísticos de nomina, Formatos para pagos en cheque efectivo o por medio magnético, Se pueden manejar simultáneamente hasta 99 nominas con parámetros de liquidación diferentes, Genera informes generales de acuerdo a las necesidades particulares y Existen los módulos de consulta de información de todos los procesos. Damos la posibilidad de una gran diversidad de formas de liquidación de Nómina, que se ajustan a las necesidades de cualquier tipo de empresa de nuestro medio. 501: ACTUALIZACION DE TABLAS DE NOMINA El programa de Nómina funciona basado en las necesidades especificas y particulares de cada empresa que lo utiliza. Es uno de los módulos básicos para el manejo del programa ya que en èl se define el funcionamiento que tendrán los demás módulos de liquidación. 502: ACTUALIZACION Y MODIFICACION DE CONCEPTOS DE NOMINA En este programa se crean los conceptos de pago y deducciones que se utilizan en el proceso de liquidación de nomina. 503: ACTUALIZACION DE DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS Permite la creación y modificación de los datos del personal activo, retirado y que ingresa por primera vez a laborar, se puede identificar a cada uno de los empleados por un código o por su número de identificación. 504: MODELOS PARA LA INTERFACE A CONTABILIDAD Permite crear tantos modelos contables como sean necesarios y en estos asignarle a cada concepto de pago o deducción de nomina su correspondiente cuenta contable, igualmente permite especificar la cuenta de egreso o de donde se debita el pago de la nomina, ofreciendo varias alternativas para el manejo de los comprobantes, de acuerdo a las necesidades creadas en la contabilidad. 505: ACTUALIZACION DE ACUMULADOS POR CONCEPTOS Es el modulo encargado de acumular o guardar los acumulados de cada empleado tanto por concepto como por dependencia.

3 Estos datos se requieren para realizar los procesos de liquidación de prestaciones sociales que necesiten de promedios como las primas legales, las cesantías, Etc. 506: ACTUALIZACION DATOS MULTIPLES DE LOS EMPLEADOS Da la posibilidad de cambiar cualquier dato registrado en el programa 503 (Actualización datos personales de los empleados),diferente a la identificación del empleado, esta opción nos da la seguridad de que se actualiza solo el campo, los empleados o dependencias que se desean, disminuyendo el margen de error. 507: ACTUALIZACION DE AUMENTOS Realiza el proceso automático de aumento salarial, bien sea por un porcentaje, valor (este valor puede ser una cantidad asignada para distribuir en un rango de personas o un valor establecido para aumentarle a cada uno en forma individualmente), permitiendo el manejo de rangos de nóminas, dependencias, cargos, salarios, fechas de ingreso y empleados. 508: GENERACION DE COMPROBANTES DE PAGO/CHEQUES El usuario puede generar los formatos de comprobantes de pago o cheques según sus necesidades, para luego ser impresos por el programa : MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS Nos permite cambiar, retirar o consolidar toda la información de uno o varios empleados en un código diferente al existente, moviendo todo su movimiento hasta la fecha. 510: ACTUALIZACION DE PRESTAMOS/CONCEPTOS FIJOS Se encarga del manejo de préstamos hechos a empleados ya sea por parte de la empresa, o por parte de otra entidad particular, mostrando el valor inicial del préstamo, su saldo,el porcentaje de intereses aplicado, el valor pagado a capital y a intereses y su saldo. Ademas permite el manejo de conceptos fijos ya sean deducciones o pagos, como bonificaciones fijas, auxilios, embargos judiciales, Etc. 511: SUBSIDIO FAMILIAR Permite recuperar de un archivo plano enviado por la caja de compensacion familiar el valor de los subsidios de los trabajadores, para ser cancelados con la nomina. 512: MANTENIMIENTO DE CONCEPTOS Los conceptos de pago definidos en el programa 502 (Actualización y modificación de conceptos), pueden ser reubicados o renombrados en otro concepto, así como también consolidados. 513: ACTUALIZACION DE ACUMULADOS DE CESANTIAS Con este programa se actualiza el valor acumulado de cesantías para los empleados de régimen anterior y los anticipos de estas a los empleados de régimen nuevo. 514: TOMAR NOVEDADES DESDE EL RELOJ Este programa Importa las novedades generadas por la marcación de tarjetas con el reloj electrónico, para luego ser liquidadas por el sistema de datasixx. Estas novedades se pueden imprimir por el programa 565 (Impresión de novedades), para hacer la respectiva revisión. 515: ADMINISTRADOR DE PERSONAL Permite Actualizar toda la información adicional de los empleados sobre los aspectos Sociales, Culturales, Económicos, con el fin de que el usuario tenga la oportunidad de presentar estadísticas y estudios sobre el personal vinculado.

4 516: ACTUALIZACION PROMEDIOS DE RETENCION Este programa nos permite hacer el calculo automático de los promedios de retención en la fuente de cada uno de los empleados que su salario este ubicado entre el rango definido cada año por el Gobierno Nacional. 517: CAPTURA DE NOVEDADES DESDE UN ARCHIVO Por este programa podemos importar novedades que se han generado por otros programas diferentes al de nómina. Para su implementación existen unas especificaciones técnicas especiales. 518: ACTUALIZACION PRESUPUESTO DE LA NOMINA Por este programa podemos actualizar el presupuesto establecido para la nomina, para cada concepto creado en el : VACACIONES CAUSADAS Y PAGADAS Es el registro automático del libro de vacaciones de los empleados exigido por el Ministerio de Trabajo. 520: GENERADOR DE PLANILLAS DE NOVEDAD Este programa permite diseñar formatos de planillas para uso interno del usuario, con las especificaciones que requiera para su manejo o reporte a nómina. 521: ENTRADA DE NOVEDADES Incluye la información referente a los conceptos de los devengados y deducciones que hacen parte de la liquidación de la nómina del empleado y que no hacen parte de los parámetros generales establecidos. 522: LIQUIDACION DE LA NOMINA GENERAL Es el modulo que genera el valor a pagar a cada empleado, tanto de los conceptos fijos del turno como de las novedades del periodo a liquidar. Se puede generar la liquidación global, por rangos o individual a cada empleado, así como también liquida el consolidado de las novedades y los conceptos fijo o lo hace individualmente. Da la posibilidad de repetir el proceso las veces que sea necesario sin que altere los demás archivos de liquidación. 523: CONSOLIDAR NOVEDADES Y LIQUIDACION En caso de que se requiera generar un reporte de la consolidación de las novedades y/o los diferentes procesos de liquidación de una o varias nominas, meses, año, dependencias, o empleados. 524: LIQUIDACION DE PRIMAS LEGALES Y/O EXTRALEGALES Como su nombre lo dice hace la liquidación de las primas legales y extralegales a las cuales tiene derecho el empleado y están definidas en el programa 501 (Tablas de nómina). 525: LIQUIDACION DE CESANTIAS E INTERESES Efectúa el calculo del valor de las cesantías y sus intereses, en forma parcial o total cuando se hacer la consignación al Fondo. Permite hacer los cálculos de acuerdo a las políticas internas de cada usuario definidas en el programa 501 (Tablas de nómina). 527: LIQUIDACION DE VACACIONES Liquida las vacaciones en tiempo y en dinero de los empleados que las soliciten. Permite hacer consolidado de vacaciones anualmente para calcular la cuenta pendiente por pagar por este concepto en contabilidad.

5 528: INGRESO DE INCAPACIDADES Por este programa se ingresa todo tipo de incapacidades, con el fin de que sean liquidadas en los periodos de nomina correspondientes y se tenga un historial de cada trabajador y tenerlas en cuenta para el pago de los aportes sociales. 529: LIQUIDACION DEFINITIVA DE EMPLEADO Permite hacer las liquidaciones definitivas colectivas o individuales de los empleados según los parámetros dados en el programa 501 (Tablas de nómina), actualiza el programa 503 (Datos de los empleados), el sistema automáticamente los desvincula dejandolos inactivos para que no se les vuelva a realizar ningún tipo de liquidación. 530: CORRECIONES A LA LIQUIDACION Ofrece la facilidad de adicionar o corregir datos de la liquidación de nómina, para no realizar nuevamente el proceso de liquidación. Este programa se utiliza especialmente cuando se ha realizado el proceso de liquidación de forma definitiva y requiere la Actualización de algún registro para que no dañe el programa 505 (Acumulados). 531: GENERAR ARCHIVO PARA LA INTERFASE Este programa genera un archivo en ASCII llamado movbat, que contiene la información de la liquidación de nómina, llevados con el orden de los modelos, creados en el programa 504 (Modelos para Interfaces), También genera un informe donde específica los errores que pueden existir al realizar el proceso. El programa solo permite interfasar cuando no existan errores o la nómina esta en proceso de prueba. 532: ACUMULAR Y/O EXTRAER NOMINAS Este programa permite acumular nóminas o extraerlas extemporáneamente, ofreciendo las siguientes opciones : - Acumular nóminas de un determinado mes, - Extraer nóminas de un determinado mes, - Transferir nóminas de un mes a otro, - Cambiar de estado definitivo a estado de prueba la liquidación de nómina y viceversa. 533: VALIDACION LIQUIDACIONES Y NOMINA Nos permite corroborar que los valores de la liquidación realizada son iguales a los valores que se acumularon en los diferentes programas que intervinieron en el proceso. 534: FORMATO PLANILLA DE AUTOLIQUIDACION En este programa se pueden definir todos los diferentes formatos de planillas de autolquidación de aportes sociales que requiera la empresa. 535: NUEVO ARCHIVO PARA LA AUTOLIQUIDACION En este programa es por donde se genera el archivo plano de la autoliquidacion de aportes sociales de todos los fondos que se acogieron a la regalmentacion del decreto 1406 de julio 28 de : NUEVO FORMATO PARA LA AUTOLIQUIDACION Es el generador de planillas de autoliquidacion de aportes sociales segùn la nueva reglamentacion (Decreto 1406). 537: ARCHIVO PLANO FAM PARA LA AUTOLIQUIDACION Es el generador del archivo plano para el reporte de salud al I.S.S. segun la reglamentacion del decreto 047.

6 538: LIQUIDACION DE ADMINISTRACION DE NOMINAS Este programa genera la liquidación de servicios Cooperativos de trabajo Asociados para las nominas que se hayan definido en el programa 501. Para esto se requiere tener definidos los parámetros del 501 opción Definición Liq. Admon Nominas (donde se definen los conceptos acumulados y la formula a aplicar). 541: CONSULTA DATOS DE LOS EMPLEADOS Este módulo nos permite consultar los datos básicos de los empleados, sin necesidad de ingresar a los programas que guardan la información, los datos a consultar son los registrados en el programa 503 (Datos de los empleados) 542: CONSULTA DE ACUMULADOS POR CONCEPTO Muestra por pantalla el acumulado de cada concepto por rangos de empleados, conceptos o por tipo de nómina, se consulta por aquí la información del programa 505 (Acumulado por conceptos) 543: CONSULTA DE ACUMULADOS DE CESANTIAS Con este programa se consultan las cesantías acumuladas o pagadas de cada empleado de acuerdo al régimen laboral al que pertenece, se consultan los datos del programa 513 (Actualización de acumulados de cesantías). 544: CONSULTA DE INCAPACIDADES Se puede consultar toda la información registrada en el programa 528 (Ingreso de incapacidades). 545: CONSULTA PRESTAMOS/CONCEPTOS FIJOS Nos permite consultar toda la información registrada en el programa 510 (Préstamos/conceptos fijos). 546: CONSULTA DE AUSENCIAS La consulta de este módulo esta basada en la información que guarda el archivo Hissaus, que es el encargado de conservar toda la información de las ausencias. 561: IMPRESION TABLAS DE NOMINA Permite generar un informe de toda la información matriculada en las tablas de nómina, en el cual existe una gran variedad de campos para seleccionar. 562: IMPRESION CONCEPTOS DE NOMINA Es el encargado de generar el informe de los conceptos definidos en el programa 502 (Actualización conceptos de nómina), permite listar solo el concepto como también su definición general. 563: IMPRESION DATOS DE LOS EMPLEADOS Reporta por medio del generador de campos múltiples, toda la información que identifica a los empleados, obteniéndose en forma general o particular. 564: IMPRESION DE ACUMULADOS: Genera informes sobre los acumulados de los conceptos pagados o deducidos a los empleados, por cualquier liquidación, deben estar actualizados en los programas de liquidaciones y en el programa 505 (Acumulados por conceptos). 565: IMPRESION DE NOVEDADES Informa sobre las novedades de la nómina digitadas por el programa 521 o capturadas por el programa 517 (Captura de novedades de un archivo plano).

7 566: IMPRESION DE LIQUIDACION Imprime los conceptos de pago y deducciones de los empleados liquidados en cualquier modulo ya sea en prueba o de manera definitiva (acumulado), igualmente las correcciones hechas por el programa 530 (Correcciones a la liquidación). 567: INFORME DE LIQUIDACION DE PRIMAS Produce un listado en el cual muestra la liquidación de las primas procesadas por el programa 524 (liquidación de primas), este informe contiene los campos específicos de la liquidación tales como fechas, salario promedio, deducciones sobre el concepto a pagar, etc. 568: INFORME DE ACUMULADO DE CESANTIAS Genera informes sobre los datos liquidados por el programa 525 (liquidación de cesantías e intereses) y registrados en el programa 513 (Acumulado de cesantías),de cesantías, intereses y anticipos, además permite generar información para los Fondos de cesantías. 569: INFORME DE PRESTAMOS/CONCEPTOS FIJOS Genera el informe de los conceptos tanto de prestamos como fijos matriculados en el programa 510 (Prestamos/conceptos fijos). 570: INFORME DE LIQUIDACION DE VACACIONES Imprime todo lo relacionado con el libro de vacaciones registrado en el programa 519 (Vacaciones causadas y pagadas). 571: IMPRESION DE RELACION DE CHEQUES Genera información sobre los pagos realizados en cada una de las nóminas. Antes de ejecutar este programa debe generar primero los comprobantes de pago o los cheques en el programa 581 (Comprobantes pagos/cheques), este programa también permite generar el archivo plano de las corporaciones o bancos donde se Efectúa el pago por medio de la consignación, igualmente permite anular cheques cuando se ha detectado fallas en el proceso realizado. 572: REPORTE DE SALARIOS AL I.S.S. Genera los informes y/o archivo sobre las novedades salariales y laborales para enviarlas al I.S.S. o a los demás fondos tanto para pensión, salud como riesgos profesionales, de acuerdo al decreto : INFORME DE LIQUIDACION DE CESANTIAS Presenta informes sobre la liquidación de las cesantías e intereses, realizado por el programa 525 (liquidación de cesantías e intereses). 574: PROVISION DE PRESTACIONES SOCIALES Permite calcular e imprimir las provisiones de todos los conceptos que requiera aprovisionar la empresa, para realizar este proceso es necesario que los conceptos estén definidos en el programa 502 (Actualización conceptos de nómina). También permite generar el calculo y las planillas de los aportes parafiscales. 575: INFORMES ESTADISTICOS Permite generar información comparativa de las diferentes nóminas en cada uno de los meses definido por el usuario. 576: INFORME DE MODELOS PARA INTERFASE Permite generar información de los modelos definidos para interfasar la informacion de la nomina a contabilidad.

8 577: INFORME DE AUMENTOS Presenta información sobre los aumentos procesados en el programa 507 (Actualización de aumentos). 578: INFORME DE ADMINISTRACION DE PERSONAL Imprime todo lo relacionado a la información adicional del empleado, registrado en el programa 515 (Administración de personal). 579: INFORME DE INCAPACIDADES Este informe nos permite imprimir toda la información relacionada con las incapacidades registradas en el programa 528 (Ingreso de incapacidades). 580: INFORME DE AUSENCIAS Este generador se alimenta de todos los conceptos identificados en el programa 502 (Actualización de conceptos de nómina) como una ausencias y que se conservan guardados en el programa Hissaus. 581: IMPRESION DE COMPROBANTES PAGO/CHEQUES Para utilizar este modulo de impresión es necesario tener predefinido el formato con todas sus especificaciones en el programa 508 (Formatos de comprobantes pago/cheques). Permite imprimir las colillas de pago, cheques, liquidación de cesantías, vacaciones, etc. 582: IMPRESION PLANILLAS DE NOVEDADES Imprime los formatos de planillas para el registro de las novedades creados en el programa 520 (Generador de planillas de novedades). 583: IMPRESION CONTRATOS DE TRABAJO Para hacer uso de este programa es necesario tener determinado en el programa 503 (Datos personales de los empleados) el nombre del archivo que contiene los contratos de trabajo. Para su impresión el lee el archivo de contratos y verifica la información necesaria para su ejecución de cada empleado. 584: CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES Permite imprimir los certificados de ingresos y retenciones de los empleados, cada vez que la empresa lo requiera, para correr este generador es necesario tener: definido el formato en el programa 508 (Formato de comprobantes pagos/cheques), definido los conceptos requeridos en el programa 502 (Actualización conceptos de nómina) y tener la información real de los ingresos de cada empleado, programa 505 (Acumulados por concepto). 585: PLANILLA AUTOLIQUIDACION Permite imprimir la autoliquidación de aportes sociales en los formatos prediseñados en el programa 534 (Formato planilla de autoliquidación). 586: NUEVA PLANILLA DE AUTOLUIDACION Por este programa se imprimen los nuevos formatos de planillas de autoliquidacion de aportes generados por el programa : INFORME ARCHIVO FAM PARA EL I.S.S. DECRETO 047 Genera los informes y/o archivo sobre las novedades salariales y laborales para salud y ser enviarlas al I.S.S., de acuerdo al decreto : REPORTE DE SALARIOS PLANILLA UNICA Este programa genera la planilla unica de autoliquidaciones segun el decreto

9 590: FLUJO O PROYECCION DE PRESTAMOS Me permite hacer el cálculo de pago de préstamos e igualmente evaluar el flujo de los mismos. 591: EJECUCION PRESUPUESTAL DE NOMINA Permite ejecutar o presupuestar la liquidacion de nomina. 592: CONTROL PRESUPUESTAL DE NOMINA Es el modulo que se encarga de revisar que la ejecucion o presupuesto de la nomina si se haya cumplido con respecto al pago realizado. 593: INFORME VACACIONES CAUSADAS Y PAGADAS Permite generar un informe del consolidado (causación) de vacaciones en cualquier momento, como también generar el informe de las vacaciones pagadas hasta determinada fecha. 594: REPORTE DE NOVEDADES PARA SURATEP Por medio de este programa se puede listar e imprimir las diferentes novedades que se tuvieron en cuenta en la liquidación de la nomina, en un archivo plano. 595: IMPRESION PARAMETROS DE LIQUIDACION Es el generador de impresión de todos los parámetros de liquidación definidos en el programa 501 (Tablas de nomina), son las fechas promedio, tipos de salario, contratos, días a partir del cual tiene derecho a la liquidación, tanto para vacaciones, cesantías,primas, etc. 596: NUEVO REPORTE SALARIOS AUTOLIQUIDACION Es el generador de las planillas de autoliquidacion de aportes sociales de los fondos privados que se acogieron a la reglamentacion del decreto 1406 de julio 28 de 1999 (facilita la revision y se pueden presentar estas planillas como soporte del pago). 597: REPORTE FAM DECRETO 047 Es el generador de las planillas de autoliquidacion de aportes sociales de los fondos privados que se acogieron a la reglamentacion del decreto 047. Para las modificaciones sugeridas en salud. 599: REORGANIZACION DE ARCHIVOS Este es el modulo de mantenimiento general de los archivos que hacen parte del programa de nómina, por aquí se puede limpiar, reorganizar y recuperar información.

10 ACTUALIZACIÓN DE TABLAS 501 Por medio de este programa se realiza la mayoría de las definiciones más importantes de la nómina. En él se especifican tablas tan fundamentales como de tipos de nómina, cargos, parámetros generales, tablas de retención en la fuente para empleados, conceptos para el manejo del sistema de seguridad social, turnos y otros datos que permiten el buen funcionamiento del sistema. Elegir opción: Para elegir cualquiera de las opciones disponibles en este programa, se pueden utilizar las teclas flecha arriba y flecha abajo y presionar ENTER en la que se tenga seleccionada. Si utiliza el mouse, puede desplegar la lista de opciones, dando click en la flecha de la derecha y presionando la tecla ENTER. A continuación se detalla cada una de las opciones que se deben implementar. NÓMINAS

11 Nómina: Código que se utiliza para diferenciar el tipo de nómina que se desea liquidar, en el sistema APL se pueden definir hasta 99 tipos diferentes de nóminas, es un código numérico de dos posiciones. Descripción: Descripción del tipo de nómina, administración, planta, producción, etc. Campo alfanumérico de 30 posiciones. Número Afiliación patronal: Número que asigna el Seguro Social como afiliación de la empresa a éste. Sábado Laborable: El objetivo de este campo es para que al momento de la liquidación de las vacaciones, si el sábado se considera como laborable en el momento de esta liquidación, éste se considere como un día normal, pero si no se considera laborable, los días para calcular el tiempo será de lunes a viernes y los sábados se consideraran como festivos o dominicales. Días para el Mes: Número de días por los cuales esta considerado el mes. Es una definición que debe realizar el usuario de la nómina, si los meses se consideran de 30 días quiere decir que el año lo esta a su vez considerando de 360 días, el número de días es resultado de dividir el número de días del año entre 12; otro ejemplo sería que se considera el año de 365 días dividido 12 el resultado sería de , recuerde que para esta definición se cuenta con dos enteros y cuatro decimales para que los cálculos sean aun más precisos. Días para la Liquidación: Definición de cada cuanto se liquida la nómina, ya sea decadal (10), quincenal (15), mensual (30), etc., especificando el número de días correspondiente a los diferentes períodos. Factor: Número de horas por mes dependiendo de los días para éste, resulta de la multiplicación del número de días del mes por el número de horas diarias de trabajo. Por ejemplo si el número de días para el mes es de 30 y las horas de trabajo diarias son 8; el factor será de 240.

12 Período a Liquidar: Período que se va a liquidar, solo se define la primera vez y luego el sistema se encarga de actualizarlo automáticamente al momento de hacer la liquidación definitiva de la nómina. Fecha Última Liquidación: Fecha en el cual se hizo la última liquidación de nómina, al igual que el período a liquidar este también se actualiza automáticamente al momento de la liquidación del período. Redondea Liquidación 522 <S/N>: Si se desea o No que le redondee los valores en el momento de realizar la liquidación de la nomina por el programa 522. Unidad de Medida (D/H/S/U): Tipo de liquidación, este puede ser así: D: Si el factor de liquidación es por Días. H: Si el factor de liquidación es por Horas. S: Si el factor de liquidación es por Semanas. U: Si el factor de liquidación es por Unidades, este factor se utiliza cuando se paga de acuerdo a un número determinado de unidades que el trabajador haga; por ejemplo: Si el empleado hace X cantidad de camisas el valor de la nómina será de acuerdo con el número de camisas terminadas por él. Nota: En caso que la unidad de medida sea U el usuario le tendrá que especificar al programa cual es la descripción de esta unidad, ya que el programa 505 trabaja con esta. Y se le debe asignar en el factor el número 1.

13 CARGOS En esta opción se codifican y matriculan los cargos existentes en la compañía, los cuales van a ser utilizados en el programa 503 (Datos personales de los empleados) y en todas las liquidaciones e informes se puede utilizar este rango. Código del Cargo: Es el código con el cual vamos a identificar el cargo, puede ser hasta de 5 (cinco) posiciones alfanuméricas. Descripción: Es la descripción o nombre que tiene el cargo, puede ser hasta de 30 (treinta) posiciones alfanuméricas. Graba Objetivos Del Cargo (S/N): Campo de múltiples líneas, en el cual se describen las funciones que se desempeñan en cada cargo. Esta información aunque no es obligatoria para matricular al empleado, es muy importante tenerla para listar informes estadísticos valiosos para la gerencia, ya que en determinado momento se puede hacer un análisis de salarios por cargo dentro de la empresa.

14 PARÁMETROS GENERALES En esta opción se definen los parámetros básicos de liquidación de cada nómina, se debe actualizar cada año el salario mínimo legal vigente y el subsidio de transporte. Nómina: Código de la nómina a la cual se le van a definir parámetros (sí se tiene varias nóminas se deben definir los parámetros generales una por una). Valor Subsidio de Transporte: Valor del subsidio de transporte mensual definido por el gobierno, para cada año. Valor del Salario Mínimo: Valor del salario mínimo legal vigente definido por el gobierno, para cada año. Adiciona Novedades S/N: Este parámetro es fundamental para el manejo del programa 521 (Ingreso de Novedades). En caso de responder S, el programa hará el siguiente proceso: En el caso de tener ya digitadas algunas novedades y se encuentre un error, es necesario ingresar la diferencia ya sea adicionando o disminuyéndola.

15 Ejemplo: a Aguto Jimenez, se le ingresaron 25 horas extras por novedad, al revisar encontramos dos alternativas así: A: en realidad eran 18 horas extras, entonces entramos a disminuir el registro existente - 7 (para que las reste); B: eran 32 horas extras o sea que le faltaron, entonces entramos a adicionarle + 7 (sumarle la diferencia). Hay que tener en cuenta que cuando se ha dado esta respuesta no se debe pasar por el registro existente con la tecla ENTER ya que se duplica, hay que hacerlo con la tecla TAB para que conserve el mismo. El objetivo de esta opción es que los usuarios puedan ingresar novedades o adicionarlas diariamente y todas al final del período. En caso de responder "N" el programa le permitirá digitar cualquier información nueva, eliminando la anterior. Desea que prime las Novedades sobre los Préstamos S/N: El objetivo principal de esta pregunta es que el usuario pueda modificar las cuotas de los préstamos o conceptos fijos matriculados en el programa 510, o no descontarlas en un determinado período, sin necesidad de alterar la información general de este programa. Esta información se ingresa por el programa 521 (Ingreso de novedades) e igualmente actualiza toda la información relacionada con el concepto. Concepto de Sueldo Básico: Código del concepto del salario básico u ordinario. Concepto de Prima Legal: Código del concepto de la prima legal. Concepto de Reten. Legal: Código del concepto de retención en la fuente por salarios. Concepto de Sub/Transp.: Código del concepto del auxilio de transporte. Esta pregunta se utiliza para que el programa 522 al momento de verificar si el empleado tiene o no derecho al subsidio de transporte lo haga comparando el IBC del mes anterior con el tope legal (2 salarios minimos). Solo aplica para empleados de salario variable. Concepto del Dominical: Código del concepto del dominical. A partir de Cuanto Tiempo tiene Derecho al Dominical: Es con el fin de condicionar al sistema para que lo pague proporcionalmente o no, de acuerdo al tiempo ordinario laborado. Si se paga proporcionalmente se le debe definir a partir de cuanto tiempo tiene derecho Ej. Para una nómina semanal serían 48 horas. Para que no lo pague proporcionalmente se le define que a partir de 1 hora. Concepto de Vacaciones: Código del concepto de vacaciones. Concepto de Cesantías: Código del concepto de las cesantías.

16 Concepto Int./Cesantías: Código del concepto de intereses a las cesantías Concepto Indemnización: Código del concepto de la indemnización, este concepto se usa para que en el momento de liquidar una persona en forma definitiva por el programa 529 (liquidación definitiva de empleados) y tiene indemnización, el programa se la calcule dependiendo de la definición de este concepto en el programa 502 (Actualización conceptos de nómina). Concepto Desc. Preaviso: Código del concepto de descuento de preaviso al empleado, al igual que el anterior es para el manejo por el programa 529 (liquidación definitiva de empleados). Concepto Rete-Fte Bonif.: Es con el fin de efectuar esta retención cuando se haga una liquidación definitiva de un empleado. Concepto Salario Integral del 70%: Código del concepto del porcentaje gravado (ordinario base de deducciones) del salario integral. Concepto Salario Integral del 30%: Código del concepto del porcentaje exentó (el equivalente a las prestaciones sociales) del salario integral. Concepto de Prima Vacac.: Código del concepto de prima de vacaciones. Concepto de Dominical Vacac.: Código del concepto de prima de vacaciones. Desea Redondear el Tiempo del Dominical S/N: Si la respuesta es S, el programa de liquidación redondea el tiempo del dominical, o sea que si el tiempo del dominical por ejemplo es de 7.4 lo redondea a 7 y si es de 7.5 lo redondea a 8. Si la respuesta es "N" registrará las horas con sus decimales. Desea Pagar el Auxilio de Transporte por día: Es cuando la empresa no disminuye el valor del auxilio de transporte, cuando se ausenta el trabajador menos de las horas del turno. Días Con. Vacac. (R: REEMPLAZA / A: ADICIONA): Este campo permite determinar si los días generados en el consolidado de vacaciones del 527 reemplazaran los días que aparecen en el 503 o se adicionaran a los que allí aparecen.

17 Valor UVT: Debe contener el valor en pesos definido por el gobierno para cada UVT. Desea Interfazar Provisiones y Parafiscales S/N: Al responder S, el sistema pedirá la definición de la tabla para el cálculo e interfase de las provisiones sociales (Cesantias-Intereses-Prima-Vacaciones) y las provisiones parafiscales (Sena-I.C.B.F). Este proceso se hace en compañía de los programas Para la implementación es necesario definir los conceptos de las provisiones con sus respectivos dependes por el programa 502 (Definición de conceptos de nómina), en esta tabla digitamos los códigos frente a cada concepto, el sistema pasara a pedir las dependencias que a nivel contable se asimila a los centros de costos y por cada dependencia pedirá la cuenta contable del gasto para ese concepto (la cuenta contable pasiva se define en el modelo del 504 al igual que el Nit fijo), se inicia un ciclo para digitar dependencia-cuenta-dependencia, cuando termina de asignar cuentas contables a todas las dependencias digita en dependencia cero o espacio para pasar al siguiente concepto. Posicionado en los campos concepto, dependencia o cuenta puede utilizar la tecla F4 para abrir venta de consulta, (seleccionando + Enter) lleva el dato seleccionado al campo donde esta ubicado en el momento de la consulta.

18 Posicionado en el campo concepto puede borrar todo el registro (concepto+dependencia+cuenta) o posicionado en el campo cuenta puede borrar la cuenta contable asignada a esa dependencia, para este borrado utilice CTRL-R. En esta tabla, solo se manejan los conceptos allí titulados por ser las provisiones que como norma general, manejan NIT FIJO, las demás provisiones (caja de compensación familiar, salud, pensión, A.R.P) que manejan varios terceros por concepto, se definen en la opción BANCOS/FONDOS de este mismo programa. NOTA: Si por alguna razón la empresa no tiene o no ha implementado algunos de los conceptos antes utilizados los deben definir P999 ó D999.

19 TABLAS RETE-FUENTE UVT Esta tabla tiene como objeto permitir el cálculo automático tanto de los promedios como de la retención en la fuente de las liquidaciones de forma automática. Debe ser definida cada año, inmediatamente el gobierno la emite; las tablas de los años anteriores se deben eliminar para evitar conflictos en los procesos, para hacerlo digite el rango superior y presione CTRL + R y el sistema le confirmara su deseo de eliminar el registro. Estos campos están dados por el artículo 383 en la TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES GRAVADOS. Si vamos a definir el segundo rango de esta tabla en el programa se procedería así: Rango inferior 95 Rango Superior 150 Tarifa marginal 19 UVT que restan 95 UVT que suman 0 Los campos de UVT que restan y que suman se toman de la parte de impuesto y están involucrados en la formula. Para el ejemplo la formula explica que se toma el ingreso laboral en UVT y se resta 95 (uvt que resta) y no tiene al final valor en UVT que sume por lo tanto va cero (0). Para el caso de los mayores a 150 se puede apreciar que los UVT que suman están al final mas 10 UVT. 522, 524, 527, 529 hacen el calculo de la retención en la fuente de cada uno de los empleados respecto del procedimiento que se utilice y los parámetros definidos para dicha retención. Rango Inferior: Desde que numero de UVT, inferior se tiene en cuenta para el calculo de la retencion en la fuente.

20 Rango Superior: Desde que numero de UVT, superior se tiene en cuenta para el calculo de la retencion en la fuente. Tarifa Marginal %: Porcentaje de la tarifa marginal en el rango ya especificado. Nro. UVT que Restan: Numero de UVT que restan en este rango especifico Nro. UVT que Suman: Numero de UVT que suman en este rango especifico TABLAS DE SEGURIDAD SOCIAL En esta tabla se realiza la identificación de los conceptos que son tenidos en cuenta para el manejo de la autoliquidación de aportes sociales, de acuerdo a la ley 100. Nómina: Esta definición se debe hacer por cada nómina definida anteriormente y a la cual se le hace deducción para aportes sociales. Lista de conceptos: La lista de conceptos es solicitada tanto para el empleado como para el patrono, deben ser conceptos diferentes ya que sus porcentajes también varían, de acuerdo a la reglamentación existente. Vacaciones para la Autoliquidación: Es el que controla el I.B.C, para la autoliquidación cuando el empleado esta disfrutando del período de vacaciones. Enfermedad General y Maternidad (E.G.M.): Estos códigos de conceptos son solicitados tanto para el empleado como para el patrono, fue sustituido por la medicina familiar MF, es equivalente al aporte total del 8% o Medicina Clásica. Invalidez, Vejez y Muerte (I.V.M.): Estos códigos de conceptos hacen referencia a las deducciones de pensión que son el 3.375% para el empleado y el % para el patrono. Medicina Familiar (M.F.): Estos códigos de conceptos son los equivalentes a enfermedad general o medicina familiar que son el 4% para el empleado y el 8% para el patrono.

21 Concepto del (1%) adicional (F.S.P.): Este concepto solo es definido por el empleado, cuando devenga un salario igual o superior a cuatro salarios mínimos legales vigentes, o el valor que se tome como mínimo legal para la empresa. Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional (ATEP): Este concepto es aportado únicamente por el patrono, esta información va relacionada con la clasificación de riesgos profesional definida en los centros de trabajo. El porcentaje de aporte es asignado por la administradora de riesgos profesionales. Aporte Voluntario: Es el código de la cuota adicional que puede aportar tanto el empleado como el patrono al valor del promedio de pensión. Consolidado de Autoliquidaciones: Este concepto es para efectos del proceso de la autoliquidación de aportes sociales, es el consolidado de los conceptos definidos tanto para empleados como para patrono. Forma de Presentación de la Autoliquidación: puede ser U- única, C- consolidado, S- sucursal. Número de SMLV para liquidación del Fondo de Solidaridad Pensional (F.S.P): hace referencia al número de mínimos que se deben considerar para la liquidación de este aporte, según el régimen nacional de pensiones, la ley 797 del 29 de enero de 2003 decreta que los afiliados que tengan un ingreso igual o superior a cuatro (4) salarios mínimos legales vigentes tendrán a su cargo un aporte adicional del uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización. Máximo de SMLV para aportes de Seguridad Social: indica cual es el número máximo de salarios mínimos que se toman como tope del IBC a reporta en el sistema general del seguridad social, la ley 797 especifica en el articulo 18 que el límite de la base de cotización será de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes para el sector publico y privado. Concepto CCF: indica cual es el concepto que se utiliza para la caja de compensación familiar. Este concepto lo utiliza el programa 588 para hallar el valor de los aportes a la caja de compensación familiar, sena, instituto de bienestar familiar. Concepto AFC: Indica cual es el concepto que se utiliza para las cuentas AFC (cuentas de ahorro y fomento a la construcción). Es utilizado por el programa 584 de certificados de ingresos y retenciones Tipo Aportante: identifica que tipo de aportante se debe reportar para esa nomina en la planilla única de aportes:

22 1-Empleador 5-Cooperativa

23 DEFINICIÓN DE MESES Definición de los meses calendario, para que sistema pueda calcular, cuales son los días laborables, sábados, dominicales y festivos. Esta definición se debe hacer anualmente ya que es de suma importancia tanto para la liquidación de la nómina, como para el cálculo correcto de los días de vacaciones, etc. Mes: Es el mes al cual corresponde la información. Número de Días Laborales: Corresponde solo a los días de lunes a viernes. Número de Días Sábado: Es el número y las fechas de los días sábado. Número de los Días Festivos: Es el número y las fechas de los días festivos. Número de los Días Domingo: Es el número y las fechas de los días domingo.

24 DEPENDENCIAS Es la clasificación y definición de las diferentes dependencias de la empresa, a su vez se puede considerar el centro de costos para efectuar la interfase a contabilidad. Es fundamental matricular la dependencia al empleado, ya que al hacer la interfase con contabilidad, el sistema valida este campo como el centro de costos y al no existir no permite que la información sea actualizada en el módulo contable. Para aquellos usuarios que manejan centros de costos contables diferentes a las dependencias de nómina pueden en esta opción definir el centro de costo equivalente en contabilidad. Al tener esta definición la interfase evaluará si la dependencia tiene equivalencia y llevará la imputación contable a la equivalencia; esta comparación de códigos solo aplica para la interfase de provisiones sociales y parafiscales. Código de la dependencia: Es el número que identificará la dependencia, debe ser de carácter numérico y máximo 5 (cinco) posiciones. Descripción: Descripción de la dependencia. Campo alfanumérico de 30 posiciones. Dependencia equivalente en Contabilidad: centro de costo contable definido por 401, en el momento de digitar este campo el sistema evaluara que SI exista en contabilidad, si desconoce los códigos de centros de costos contables puede abrir ventana de ayuda con F4. Al digitar el código, el sistema le traerá la descripción de este código, desde el archivo contable.

25 CAUSAS DE RETIRO Definición necesaria para diferenciar la causa de retiro de un empleado. Esta causa es solicitada cuando se corre el programa 529 (liquidación definitiva de empleados); esta información es más de tipo informativo y estadístico. NOTA: Se deben crear las causas de retiro, porque el programa 529 valida que exista en el archivo tabnom. Código de la Causa del Retiro: Número que identifica la causa del retiro. Es de carácter alfanumérico de dos posiciones. Descripción de la Causa del Retiro: Descripción del motivo por el cual se retiró el empleado. Campo alfanumérico de 30 posiciones.

26 TURNOS Es la definición de las alternativas de trabajo y horario existente en la empresa, el sistema de nómina puede manejar hasta 99 turnos, pueden ser definidos para todas las nóminas si se requiere, también se pueden hacer combinaciones de turnos. Se puede definir con base en horas o días e igualmente pedirle rotación automática. Es de anotar que de la buena definición de los turnos depende la exactitud de la liquidación de la nómina. Rotación (S/N): Con esta pregunta sé específica si el personal va a ser rotado dentro de varios turnos, es decir, que se puede tener una persona en un período en el turno de día y en el próximo en el turno de noche, o de acuerdo a la secuencia de rotación que se tenga determinada por la empresa. Nómina: Es la nómina a la cual le quiere asignar el turno. Para buscar se da Enter en el campo vacío. Turno: Código del turno que se le va a asignar a la nómina, es de 2 (dos) posiciones numéricas. No. Días: Se asigna número de días cuando se desea pagar por días la nómina. En este caso los conceptos deben ser definidos con la proporción de los días equivalentes al turno. Conceptos: Son los conceptos de nómina que hacen parte del turno; máximo 7 conceptos por cada turno. Horas: Número de horas que posee cada concepto dentro del turno especificado o en su defecto la proporción en días. Secuencia: Solo se define cuando se desea hacer rotación automática de turnos. Se puede manejar hasta 20 alternativas de rotación, para que el sistema lo haga de manera automática es necesario especificar como será. Ej. Del turno 01 pasa al 02, del 02 al 03 y así sucesivamente. Para determinar cual fue el último turno, presionamos F5, y el campo quedará marcado.

27 BANCOS Y/O FONDOS En esta tabla se definen las especificaciones de los bancos para pago de la nómina, fondos de pensiones, salud, administradoras de riesgos profesionales y cajas de compensación para archivos de pago de nómina y causación de provisiones y parafiscales. Esta definición va acompañada del modelo creado por 504 y definición de tabla de provisiones en la opción parámetros generales de este programa. Se pueden definir 999 Bancos/Fondos, los cuales deben ser matriculados en el programa 503 (Datos personales de los empleados) a cada empleado según donde se encuentre afiliado por cada concepto. Se recomienda crear rangos de bancos, en los cuales podamos diferenciar rápidamente a que tipo pertenece (especialmente separar los bancos o corporaciones financieras de los de seguridad social). Tener especial cuidado en la definición de cuentas para causación de gastos en las provisiones generados por el programa 574 y cuentas para causación de retención de seguridad social a través de la nómina por el programa 531. Banco: Código que se le va a asignar al banco, es de 3 (tres) posiciones alfanuméricas. Descripción de Banco: Descripción que se le asigna al banco. Campo de 30 posiciones alfanuméricas. Número de Dígitos para las Cuentas: Cuando se genera la información en medios magnéticos para el pago de la nómina de cada empleado, este campo se define según la especificación dada por el banco o entidad financiera. Número de Dígitos para los Valores: Al igual que el numeral anterior, depende de las necesidades del banco o entidad financiera. Desea separación de Campos (S/N): En caso de que la información que se desea enviar en medio magnético, se quiera separar con algún carácter definido por la entidad bancaria, se responde S, y luego pregunta el carácter de separación.

28 Desea Separación de Decimales (S/N): Al igual que la opción anterior, este campo también es definido, por la entidad bancaria y sirve para que la información de los valores sea presentada la parte entera y un carácter de separación para los decimales. Cuenta Contable: Campo definido para establecer el número de la cuenta para contabilidad. Se aconseja dejar este campo en blanco, para que lo tome de las dependencias, que se definen en la parte de abajo. Número del Nit de la cuenta contable: Digitar el número del Nit, de la entidad que se está creando; es necesario para efectos de interfase ya que la ventana siguiente lo leerá desde este punto. Dígito de verificación del NIT: Corresponde al D.V del número del campo anterior. Es un fondo del ISS (S/N): Se debe matricular S en caso de que el fondo pertenezca al sistema de seguridad social y se valida en el programa 572, de lo contrario, se matricula N.

29 Código equivalente y Nit, serán tomados de los campos anteriores. No se debe modificar. Dependencia (centro de costo contable): Es a la cual le queremos definir interfase. SubDepen. (Subcentro de costo contable): Es a la cual le queremos definir interfase. **Cuenta contable para causación de gasto según la dependencia para la interfase de provisiones, la cuenta pasiva será tomada desde el modelo creado en el 504 (574) y cuenta pasiva para causación de retenciones por seguridad social hecha a los empleados por nómina (531) En este punto se genera un ciclo dependencia-cuenta-cuenta-dependencia para asignar cuenta contable a todas las dependencias existentes. Al terminar de asignar cuentas cambia de ventana digitando en dependencia cero o espacio. Se debe asignar a cada fondo el tipo de identificación, según sea el caso. ASIGNACIÓN DE BANCOS PARA NÓMINA Esta opción sirve para definir a cada nómina el fondo de seguridad social, banco o corporación financiera por la cual se va a realizar el pago.

30 Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a asignar el banco o corporación. Banco: Código del Banco, ya creado en la opción de bancos de este mismo programa (opción anterior), Es para identificar de que cuenta y banco proviene los cheques con los que se va a efectuar el pago. No. Cuenta Corriente: Número de la cuenta corriente de la empresa. Último Cheque Girado: Número del último cheque girado de la respectiva cuenta corriente. Último comprobante Impreso: Ultimo comprobante que se imprimió para el pago de la nómina en caso de que el consecutivo de los cheques sea diferente a los comprobantes de egreso de la nómina. Última nómina Transfer.: Si la nómina tiene un consecutivo, es decir, si la empresa utiliza numeración para cada nómina liquidada, en este campo se ingresa el número de la última nómina que fue transferida en el banco. Tipo de Cuenta: En este campo se establece el tipo de la cuenta. Hay dos opciones: 1-Cuenta Corriente, 2-Cuenta de ahorros. CONCEPTOS PARA EL RELOJ El objetivo de esta definición es identificar ciertos modelos de relojes electrónicos que no usan el sistema de minutos convencional sino decimal u otros formatos para ser convertidos a minutos. Solo es necesario definir esta información cuando la empresa toma novedades desde el reloj de marcación. Equivalencia del Minuto: Es el número decimal generado por el programa que controla el reloj en el momento de hacer una marcación, esta información la genera el programa que controla el reloj electrónico Minuto: Número de minutos que corresponden al valor decimal.

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32 PERÍODOS Se deben definir los períodos de pago para cada mes y cada nómina, de acuerdo a la forma de pago que utilice la empresa. También existe la posibilidad de definir períodos adicionales, en los cuales se pueden liquidar vacaciones, cesantías, primas, bonificaciones, etc. (toda liquidación que no se haga con el período de la nómina). Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a asignar los períodos. Mes: Mes al cual se le van a definir los períodos. Número de Períodos Automáticos: Se define de cuantos períodos va ser el mes de nómina. Estado de Períodos Automáticos: Se refiere a sí están definitivos (acumulados) D, en prueba (para liquidar) P, o si tiene registros acumulados y prueba T. Períodos Extras del Mes: Son los Períodos adicionales o para otras liquidaciones que tiene el mes, su identificación es libre decisión del usuario. Estado de Períodos Extras: Es igual al estado de los Períodos de nómina.

33 DIAGNÓSTICOS En el sistema de autoliquidación de aportes sociales esta definido que todos los certificados de incapacidad deben tener definido el diagnostico de la incapacidad; Se le da la oportunidad al usuario que tiene acceso a estos listados que los digite, para luego tomarlos como datos estadísticos. En el programa 528 (Ingreso de incapacidades), se permitirá definir el diagnostico solo si ya lo hemos definido en este módulo. Código: Código del diagnóstico asignado por la superintendencia de Salud. Descripción: Descripción del diagnóstico.

34 PRIMA DE ANTIGÜEDAD Este módulo nos permite definir el pago automático de primas o bonificaciones que van ligadas a la antigüedad de los empleados. Tipo de Prima: Es la identificación del concepto de la prima. Ej: Prima de Vac. PV. Año Superior: Es el último año del período a que corresponde el valor o el porcentaje a definir. Salario Superior: A partir de que salario se desea pagar esta prima. Porcentaje: El porcentaje a aplicarle al salario superior de acuerdo al tiempo. Valor: Si se desea asignar un valor fijo a la prima. Tiempo de Pago: Si se desea cancelar anualmente o de acuerdo a los años laborados. Concepto de Prima: El concepto de la prima definido en el programa 502 (actualización conceptos de nómina). Días de Prima: Son los días a que tiene derecho el trabajador de acuerdo a los años laborados.

35 INFORMACIÓN DE NÓMINA Es la información de la empresa, la cual será reportada en la autoliquidación de aportes sociales por medio magnético. Nómina: Código de la nómina de la empresa que se va a autoliquidar y de la cual se va a extraer información de los acumulados, Es un registro de 2 posiciones. Código de la Sucursal: Código que se asigna cada empresa. Este número entra a ser parte de la identificación de la empresa ante los Fondos, y después de haberse enviado la primera información con éste, no se recomienda cambiarlo por que se asumiría para el seguro como otra empresa, Es un campo de 3 posiciones. Nombre o Razón Social: Nombre o Razón Social de la empresa que va realizar la autoliquidación, el campo es de 35 posiciones. Número de Identificación: Número de identificación asignada a la empresa, en la mayoría de los casos es el NIT. Es un campo de 11 posiciones. Dígito de Verificación: Dígito de verificación asignado a cada empresa a partir de su Nit. Es un campo de 1 posición. Tipo de Identificación (N/C/E): Tipo del número de identificación asignada a la empresa, bien sea Nit, Cédula o cédula de Extranjería. Es un campo de 1 posición alfabética. Número Patronal: Es un código asignado por el I.S.S. a cada empresa como afiliación a este. Cod. Fondo ATEP: Es el código que identifica los riesgos profesionales para su respectiva autoliquidación. Porcentaje % ATEP: Es el que se le asigna a cada empleado de acuerdo a su centro de trabajo. Porcentaje % Int. Mora: Porcentaje que se aplica a los pagos que se hacen después de la fecha de vencimiento. Dirección: Dirección de la empresa, es un campo de 35 posiciones. Código de la Ciudad: Este es el código con el cual la Superintendencia de Salud identifica las ciudades. Es un campo de 3 posiciones.

36 Código del Departamento: Es un código con el cual la Superintendencia de Salud identifica los diferentes departamentos de Colombia. Es un campo de 2 posiciones. Teléfono: Número telefónico de la empresa. Número de Fax: Es el número de fax de la empresa. TURNOS DEL RELOJ Es la definición de los turnos cuando se maneja la captura de novedades desde el reloj electrónico. Su definición es igual a la definición de turnos ya vista antes, solo que ahora es necesario hacerlo día a día y definirle a partir de cuanto se consideran las llegadas tarde, las horas extras antes y Después del turno.

37 TABLAS DE INDEMNIZACIÓN Con la opción 1 son los rangos que se piden para la ley 100: Año Superior: Es el último año hasta el cual tiene derecho a las liquidaciones de los días asignados. Fecha Inicial: Fecha inicial para realizar el cálculo (se recomienda dejar en cero). Fecha Final: Fecha final para realizar el cálculo (se recomienda dejar en cero). Número de Días a Pagar: Es el número de días a pagar de acuerdo al año superior definido. Con la opción 2, se liquidan los empleados con la ley 798. Fecha de corte para la ley 789: En este campo se coloca la fecha a partir de la que se comienza hacer la liquidación con esta nueva ley. Nos encontramos con una tabla la cual tiene unos rangos de salarios mínimos y de años de servicio. Según dicha tabla debemos llenar los días a pagar correspondientes.

38 PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN Nos permite realizar la definición de los pagos que requieren de fechas promedio, al principio del año, evitando errores en los procedimientos. Este archivo se llama tabliq y también hace parte del 501. Estas definiciones nos permiten definir los procedimientos, fechas promedio y días a partir de los cuales tiene derecho el trabajador al pago del concepto entre otros. Se pueden definir los conceptos para todas las nóminas, todos los tipos de contrato, todos los tipos de salario y todos los regímenes laborales, marcándolos con ZZ. Así como también haciendo la variación entre ellos, si no se tiene claridad en la definición el sistema no efectuará correctamente el pago. Por este módulo se define la información para: Primas Legales, Primas Extralegales, Primas de Vacaciones, Vacaciones en Tiempo y en Dinero, Cesantías e intereses. Aquí tambien en gran parte se hace la definición particular de cada empresa, de acuerdo a sus politicas internas.

39 PRIMAS LEGALES Nomina: Numero de la nomina definida en el 501 (nominas) Concepto: Código del concepto que identifica la Prima legal, definido en el 502 y con identificación PL, de lo contrario no se tomara en cuenta. Tipo de Contrato: I- Indefinido, M-Fijo < a un año, L- Laboral, S- Salario Integral, Z- Todos los Parámetros. Tipo de Salario: F- Fijo, V- Variable, O- Otros, Z- Todos los Parámetros. Régimen Laboral: A- Anterior, N- Nuevo, T- Traslado, S- Salario Integral, Z- Todos los Parámetros. Mes Ini acum.: A partir de que mes se tiene en cuenta para la inicialización de los acumulados. Mes Fin acum.: Hasta que mes se tiene en cuenta para la inicialización de los acumulados. Fecha Ini. Trab.: A partir de que fecha se tiene en cuenta para la inicialización del tiempo trabajado en el primer semestre. Fecha Fin Trab.: Hasta que fecha se tiene en cuenta para la inicialización del tiempo trabajado en el segundo semestre. Fecha Ini Sem.: A partir de que lapso de tiempo se tiene en cuenta para la inicialización en el primer semestre. Fecha Fin Sem.: Hasta que lapso de tiempo se tiene en cuenta para la inicialización en el Segundo semestre. Dias a Liq. De Prima: Numero de dias que se tienen en cuenta para la liquidación de la prima en el 1.Semestre y 2.Semestre. Valor a Liquidar de Prima: Valor fijo que se le asigna a la liquidación de la prima en el 1.Semestre y 2.Semestre. A Partir de Cuantos Dias Tiene Derecho: Numero de dias a partir de los cuales el empleado tiene derecho a la liquidación de la prima

40 Esta opcion depende del tipo de salario que el empleado tenga asignado, se le debe de decir que si cuando el salario es fijo, pero cuando es variable se le debe de decir que no, esto es con el fin de que el sistema realice los respectivos cálculos de todos los dependes del programa 502, en el concepto de prima.(p016). Esta definición tambien se debe de manejar de acuerdo a la anterior.

41 Nota: Se deberá de realizar todas las combinaciones posibles cuando al menos uno de ellos cambie en: Tipo de contrato, Tipo de Salario y Régimen laboral, ya que no se le puede asignar a todos la misma tabla. Esta definición y/o asignación de los parámetros es similar para los demás conceptos de: Primas Legales, Primas Extralegales, Prima de Vacaciones, Vacaciones en Tiempo, Vacaciones en Dinero y Cesantías/Intereses, ya que lo único que cambia es el código del concepto el cual debe de estar bien identificado en el 502. CENTROS DE TRABAJO Permite crear los centros de trabajo requeridos en el decreto 1406 de julio 28 de 1999, para el sistema de autoliquidación de aportes sociales, de acuerdo a la clasificación interna de riesgos que tenga la empresa.

42 Luego de crear los centros de trabajo es necesario matricularle a cada empleado el que le corresponde en el programa 503 (datos personales de los empleados), en el campo que hace referencia al manejo de los fondos. Código del Centro de Trabajo: Es el número que va a identificar el centro de trabajo Descripción del Centro de Trabajo: Es el nombre con el cual se va a identificar el centro de trabajo. Porcentaje a Aplicar: Es el porcentaje de riesgo profesional definido para el Centro de Trabajo. DEFINICIÓN LIQUIDACIÓN ADMON. DE NÓMINAS Permite la definición o parametrización de cada una de las nóminas, para la liquidación del valor de los servicios cooperativos (Administración de Nóminas). Nómina: Código de la Nómina a la cual se le liquidarán los Servicios Cooperativos, definida previamente por la opción Nóminas. Tipo de Liquidación: Según lo acordado con el empresa asociada puede ser : F Valor Fijo : Cuando se cobra a la empresa asociada un valor fijo por cada asociado que se encuentre en la nómina, en éste caso no se requiere de un porcentaje para la liquidación del valor de los servicios cooperativos. B Valor Básico : Cuando la empresa asociada tiene establecido un Básico sobre el cual se realizará el cálculo del valor de los servicios cooperativos. C Compensación Mínima : Cuando la empresa asociada tiene establecido una Compensación Mínima sobre la cual se realizará el cálculo del valor de los servicios cooperativos. S S.M.L.V. : Cuando la empresa asociada tiene establecido que el cálculo del valor de los servicios cooperativos se realiza sobre el valor del Salario Mínimo Legal Vigente.

43 H Horas : Cuando la empresa asociada tiene establecido que el cálculo del valor de los servicios cooperativos se realiza sobre el Número de Horas laboradas en un período. Valor Fijo : Si el Tipo de Liquidación es F. Es el valor que se liquidará por cada asociado relacionado en la nómina. Valor Básico : Si el Tipo de Liquidación es B. Es el valor establecido por la empresa asociada como el básico para la liquidación del valor de los servicios cooperativos. Valor Compensación Mínima : Si el Tipo de Liquidación es C. Es el valor establecido por la empresa asociada como Compensación Mínima para la liquidación del valor de los servicios cooperativos. % Serv. Coop. : Es el porcentaje acordado con la empresa asociada para la liquidación de los servcios cooperativos. % Iva. : Es el porcentaje ha liquidar sobre el valor de los servicios cooperativos. Agrupación de Conceptos según el 502 : Los Conceptos a continuación relacionados deberán ser definidos por el programa 502, agrupando en los dependes de éste concepto cada uno de los conceptos que hacen parte del mismo y que son propios de cada una de las nóminas o empresas asociadas, los cuales se relacionarán en los anexos. Dev. Prestacionales. : Debe ser un concepto definido en el 502 como P- Devengado, el cual contenga en los dependes cada uno de los conceptos que constituyen ingresos prestacionales. Deducciones : Debe ser un concepto definido en el 502 como D-Deducción, el cual contenga en los dependes cada uno de los conceptos de deducciones propios de la empresa asociada. Incapacidades : Debe ser un concepto definido en el 502 como P-Devengado, el cual contega en los dependes cada uno de los conceptos de las diferentes incapacidades reconocidas por la empresa asociada. Ausentismo : Debe ser un concepto definido en el 502 como P-Devengado, el cual contega en los dependes cada uno de los conceptos de las diferentes causas de ausentismo reconocidas por la empresa asociada. Vacaciones : Debe ser un concepto definido en el 502 como P-Devengado, el cual contenga en los dependes cada uno de los conceptos definidos para vacaciones que son reconocidos por la empresa asociada. Caja Comp. Fliar. : Debe ser un concepto definido en el 502 como P-Devengado, el cual contenga en los dependes cada uno de los conceptos definidos como pagos a las diferentes cajas de compensación familiar por parte de la empresa asociada. Dev. X Cobrar. : Debe ser un concepto definido en el 502 como P-Devengado, el cual contenga en los dependes cada uno de los conceptos definidos como devengados, los cuales de deban incluir en la liquidación ( diferentes a los devengados prestacionales ) y en el anexo. Estos devengados agrupados se relacionarán en el anexo uno a uno con sus respectivos valores. Ded. X Descontar. : Debe ser un concepto definido en el 502 como D-Deducción, el cual contega en los dependes cada uno de los conceptos definidos como deducciones, los cuales de deban incluir en la liquidación y en el anexo. Estas deducciones agrupadas se relacionarán en el anexo una a una con sus respectivos valores. Liq. Asoc. Des. Anual. S/N : Si se incluye o No los asociados en descanso anual, en el número de empleados a liquidar los servicios cooperativos. ARP Mensual S/N : N = Se realizará la liquidación del valor del ARP en cada período liquidado, Cuando la empresa asociada tiene un valor fijo para la ARP. S = La liquidación se realizará cada mes, cuando la empresa asociada tiene variación de la ARP de acuerdo a los diferentes riesgos (%) establecidos por cada centro de trabajo. % Liq. ARP: Si desea que la liquidación del ARP se realice con un porcentaje diferente, se debe digitar el porcentaje con el cual se realiza el calculo, si lo realiza normal con los porcentajes asignados para este caso, este debe dejarlo en ceros.

44 Asociados con Ausencias S/N : S = Cuando la empresa asociada reconoce los dias de ausencias. N = No se reconocen los días de ausencia. Asociados Recono. Económicos S/N : S = Cuando con la empresa asociada se acuerda previamente que dentro de la la liquidación de la nómina se incluyen los reconocimiento económicos ( Prestaciones Sociales ). N = No se incluyen dentro de la liquidación. Incluye Descanso Anual S/N : S = Cuando se incluyen dentro de los reconocimientos económicos los descansos anuales ( Vacaciones ). N = No se incluyen las vacaciones. % Liq. Des. Anual : Porcentaje pactado con la empresa cliente para la liquidación del descanso anual, cuando se incluyen los reconocimientos económicos. Si este campo esta en ceros se liquidará con el porcentaje establecido en el 501 al concepto de Vacaciones. Adiciona Vlr. En Servicios Coop. S/N: Si desea o No adicionar un valor cuando realice liquidación de administración de Nóminas por el programa 538. Este valor se sumara a los servicios cooperativos liquidados según la formulación asignada. Desc. Cptos. Provision S/N: Si desea o No Imprimir la descripción de los conceptos de los conceptos de prestaciones sociales definidos en el 501, cuando la respuesta = Si, se toma la descripcion del concepto segun el 502. Cobra Dotación S/N: Si desea o No cobrar dotacion el la liquidación de administración de nóminas. Dotación P-% V-Valor: Si desea liquidar el valor de la dotación con un porcentaje, el cual se calcula sobre los devengados prestaciones de la liquidacion o con un Valor fijo, el cual se digita en el momento de la liquidación del 538. Porcentaje Dotación : Cuando se liquida por porcentaje se captura el % para liquidar el valor de la dotación. Fondo para Pensionados: Cuando en la nómina se encuentran empleados ya pensionados a los cuales no se les realiza deducción por pensión, deberán definirles un banco-fondo para agruparlos y colocar este banco-fondo por el 503 a cada empleado pensionado que aún se encuentre activo en la nómina, para tenerlos en cuenta en la liquidación de los servicios cooperativos. DISTRIBUCION CONCEPTO POR DEPENDENCIAS

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46 AÑO ACTUAL DE PROCESO Este parametro va a iundicar al modulo de nomina el año que se esta trabajando, se tiene en cuenta para la evaluacion de los modelos contables del 504 al momento de verificar si las cuentas contables que se ingresen estan definidas en el plan de cuentas del 402.

47 ACTUALIZACIÓN CONCEPTOS 502 DE En este programa se definen todos los conceptos de pago y deducción para la nomina, de la buena definición que se hagan de los conceptos depende en gran parte que funcione la nómina en forma correcta. OPCIONES DE CARGUE DE Información Es la forma de presentación de la información que deseo consultar, se cuenta con las siguientes posibilidades: 1-Cargue: Hace que toda la información que se encuentre en la base de datos sea extraída de esta y ser presentada en la pantalla. 2-No Cargue: No hace ningún cargue de información en pantalla y el cursor se posiciona directamente en el campo de concepto para que se le digite el código del que vamos a consultar o a crear. NOTA: En caso de digitar la opción de Cargue el programa preguntará el rango de conceptos a cargar en pantalla de la siguiente manera:

48 Concepto Inferior y Superior: Rango de los conceptos que se desean cargar en la pantalla. Concepto: Código del concepto a crear o modificar. El código es de 4 posiciones alfanuméricas. De las cuales se sugiere que la primera sea una P para los pagos y una D para las deducciones y los otros tres dígitos son los asignados para la identificación del concepto. Se pueden definir hasta 999 (novecientos noventa y nueve) conceptos diferentes, es necesario clarificar que dependiendo de las políticas de las empresas es su definición, pero siempre se debe tratar que la mayoría de ellos sea aplicable a todas las nóminas existentes. Se recomienda generarlos por rangos con el fin de que todos los de un mismo tipo queden en secuencia, ej. Conceptos de salarios (pagos) P001 al P010, Primas legales del P011 al P016, etc. Descripción: Es el nombre que le vamos a dar al concepto, máximo de 30 caracteres alfanuméricos. Activo: "S" Si el concepto sé esta utilizando en el proceso cotidiano de la liquidación de la nómina. "N" Es básicamente cuando se ha dejado de utilizar y no se puede eliminar por tener acumulados. Periodicidad: Periodicidad con que se liquida el concepto ya sea: 1-Primer Período: Si el concepto se liquida en el primer período del mes. 2-Ultimo Período: Si el concepto se liquida en el último período del mes. 3-Todos los períodos: Si el concepto se liquida en todos los períodos del mes. % del Concepto: Porcentaje a aplicar al concepto o a los demás conceptos que hacen parte del calculo de él; en caso de no depender de ningún otro concepto este porcentaje se aplica al salario básico de cada empleado registrado en el programa 503 (Datos personales de los empleados). Disminuye Días: Solamente hace esta pregunta cuando se trata de conceptos de deducción y es con el fin de aclarar si disminuye los días del turno. Identificación del Concepto: Específica el tipo de concepto que se crea o modifica. La identificación siempre debe ser definida, como mínimo digitar una N, es importante este campo para identificar las ausencias, las incapacidades, las provisiones, etc. Se podría decir que la autoliquidación de aportes sociales depende en gran parte de la buena definición de los conceptos de nómina.

49 Las opciones son las siguientes: A-Ausencia: Cuando se trata de una ausencia no justificada o un permiso no remunerado. I-Incapacidad: concepto. Cuando es una incapacidad la que se va a pagar por este L-Licencia: Cuando es una licencia remunerada o no remunerada. VT: Vacaciones en tiempo. VD: Vacaciones en Dinero. DV: Dominical/Festivos en Vacaciones. PV: Prima de Vacaciones. PA: Prima de Antigüedad. PL: Prima Legal. PE: Prima Extralegal CE: Cesantías. IC: Intereses a las Cesantías. O-Otros: Cuando el concepto creado no esta incluido en ninguna opción. W: Aportes a Seguridad Social. X: Provisiones. S: Suspensión. PM: Promedio del Mes Anterior. EJ: Embargos Ejecutivos.

50 N-Ninguno: Cuando el concepto no es de ninguno de los tipos anteriores, este es el comodín para no dejar el blanco este espacio. Provisión de Prestaciones Sociales: Todos los conceptos que requieran de provisión automática por el módulo de nómina, deben de tener definido a donde van a provisionar. Las opciones que ofrece la provisión son las siguientes: A-Salarios: Cuando el concepto a provisionar es Salario. B-Horas Extras: Cuando el concepto a provisionar es hora extra. C-Subsidio de Transporte: transporte. Si el concepto a provisionar es un subsidio de D-Bonificaciones: Si el concepto es de algún tipo de bonificación. E-Aguinaldo: Si el concepto a provisionar es de aguinaldo. F-Primas: Si el concepto a provisionar es primas. G-Vacaciones: Si el concepto a provisionar es vacaciones. H-Primas de Vacaciones: vacaciones. Si el concepto a provisionar es de primas de I-Cesantías: Si el concepto a provisionar es de cesantías. J-Intereses: Si el concepto a provisionar es de intereses a las cesantías. K-Indemnizaciones: Si el concepto a provisionar es de indemnización.

51 L-Otros Devengados: Si el concepto a provisionar es de algún otro tipo de devengado diferente a los anteriores. Prenómina: Se utiliza cuando se desea agrupar uno o más conceptos de pago en un rango especifico, esto es cuando no se desea trabajar con el formato Estándar (horizontal) de liquidación de nómina que maneja el sistema, sino que se desea generar el formato Vertical. Es un Pago o Deducción Especifica S/N: S, El objetivo principal es el manejo de conceptos que son con porcentajes diferentes por cada empleado o nómina. Se responde que N: cuando se quiere dar un manejo Estándar al concepto. Porcentaje: Este porcentaje se aplica al concepto cuando se especifica que es una deducción especifica. Depende: Se le define que N, Cuando el concepto actúa independiente o sea no toma información de otros conceptos para su liquidación. Se le define que D, Cuando el concepto esta ligado o toma información de otros conceptos adicionales, para efectuar su liquidación. En caso de que sé digite que depende pasará a pedir los siguientes campos:

52 Concepto: Concepto de los cuales depende el concepto que sé esta definiendo para ser liquidado, es importante tener en cuenta que estos conceptos deben ser definidos en orden ascendente, con el fin de facilitar el proceso de búsqueda de información. En caso de que desconozca los conceptos a digitar con la tecla TAB puede buscarlos sin necesidad de salir del programa. Meses Promedio: Se refiere a los meses que requerimos promediar del concepto antes digitado, el objetivo es calcular el salario promedio de un determinado tiempo. Nota: Para los conceptos de los dependes que requieran de meses promedio se debe tener en cuenta que todos deben tener el mismo tiempo, de lo contrario se presentaran inconsistencias o errores en la liquidación. Porcentaje: Porcentaje del concepto que se tendrá en cuenta para la liquidación. Toma en Cuenta: Es la forma como se aplica el concepto del depende a la liquidación que se desea realizar.

53 Los toma en cuenta pueden ser: 1-Sumar Valor: Se utiliza para que sume o reste solo el valor del concepto digitado. 2-Sumar Horas: Se usa para restar o sumar solo las horas de este concepto. 3-Sumar Valor/Horas: Usa la combinación del toma en cuenta 1 y 2. ( Suma valor y horas del concepto del depende). En este ejemplo se muestra que el concepto de cesantías depende de otros conceptos para realizar los cálculos de su liquidación. 4-Horas Mínimas: Toma las horas mínimas definidas para el concepto. 5-Suma Cuota Préstamo: Suma la cuota fija del préstamo en la formula definida. 6-Suma Auxilio de Transporte: Es cuando deseamos que a la operación que se viene haciendo, se le sume el valor mensual del auxilio de transporte. 7-Suma Constante al Básico: Es para aquellas empresas que desean cancelar un porcentaje adicional al valor del concepto. 8-Suma Valor/mes promedio: Se utiliza para buscar el promedio individual del concepto teniendo en cuenta su valor divido meses del promedio. 9-Suma Valor/hora concepto: Es para buscar el salario promedio de uno o varios conceptos teniendo en cuenta el valor dividido por las horas del concepto. Cuando se trata de buscar promedio de varios conceptos sé digitan primero todos los conceptos que hacen parte del concepto y al final se coloca el concepto del salario ordinario en toma en cuenta 9. A- Suma Salario Básico <1>: Cuando se requiere utilizar el salario Básico actual como el principio de la formula, si a este concepto se le adicionan promedios se le definirán después de este toma en cuenta. B- Suma Salario Básico <2>: Cuando se requiere utilizar el salario Básico actual como el principio de la formula, si a este concepto se le adicionan promedios se le definirán después de este toma en cuenta.

54 C- Suma Salario Básico <1 y 2>: Cuando se requiere utilizar la suma del salario Básico actual 1 mas el salario basico 2, si a este concepto se le adicionan promedios se le definirán después de este toma en cuenta. D-Suma salario mínimo: Es cuando se desea sumar a la formula o al procedimiento ya sea el salario mínimo legal vigente o el salario mínimo de la empresa, definido en el programa 501 (actualización tablas de nómina- parámetros generales). E-Aplica <%> y Suma Salario Promedio <1>: F-Aplica <%> y Suma Salario Promedio <2>: G-Aplica <%> al Promedio <1>: H-Aplica <%> al Promedio <2>:

55 MODELOS PARA INTERFASE 504 El objetivo principal de este programa es la definición de los diferentes modelos contables necesarios para realizar la interfase con contabilidad, estos deben ser asignados a cada empleado en los programas 503 (Datos personales de los empleados) ó 506 (actualización datos de los empleados). Además permite la creación de los modelos contables para realizar la interfase de provisión de prestaciones sociales de los empleados por el programa 574. Modelo: Código del modelo contable, se cuenta con dos posiciones alfanuméricas. Objetivo del Modelo: Es el nombre del modelo, Explicación de máximo 33 caracteres. Tipo de Contrato: Con las reformas de la ley 50 y el manejo del Plan Unico de Cuentas, para el sistema se hace necesario diferenciar los diferentes tipos de Contratos dependiendo del régimen laboral, por que cada uno de ellos tiene una cuenta especifica dentro del Plan Unico de Cuentas, así: S: Cuando el tipo de contrato es salario integral. N: Las personas que pertenecen a la ley 50 o se han transferido a esta.

56 A: Cuando los empleados continúan con el régimen anterior a la ley 50. Tipo de Modelo: Tipo del modelo para la interfase, 1-Nómina: si el modelo que sé esta creando es para interfase de los conceptos de la nómina. 2-Provisión: Si el modelo es para interfase de las provisiones de prestaciones sociales o la información de para fiscales. Cuenta de Egreso: Cuenta contra la cual se debitará el valor de la nómina. Para el manejo de las provisiones de prestaciones sociales no es necesario definirlo. Cuando se tienen varias cuentas de egreso se recomienda tener un modelo por cada una de estas, en caso de que se vaya a cambiar la cuenta se debe también cambiar el modelo a cada uno de los empleados bien sea por el programa 503 (Datos personales de los empleados) o en el programa 506 (actualización Datos de los Empleados). Centro de Costos: Si la cuenta de egreso maneja centro de costos aquí sé digita el código del centro de costo. Interfase Resumida por Concepto S/N: Con la opción (S), la interfase se puede hacer resumida, es decir pasará solo el valor total de la nómina, donde se relacionan las cuentas afectadas con sus valores totales y sin manejo de terceros. Con la opción (N), genera la interfase de forma detallada, con cada uno de los valores que afecten la cuenta y sus respectivos terceros o empleados. Para hacer la interfase contable para nomina y provisiones, el sistema muestra la siguiente ventana: Número del Egreso igual al Cheque S/N: En caso de que se desee que el número de cheque con el cual se le pagó al empleado, sea el mismo número del egreso con el cual se genera la información para la contabilidad, además si se toma esta opción se debe pasar comprobante por comprobante. Interfase por Código o por Nit: Si se desea que la interfase sea generada por el código asignado al empleado opción (C), y si se desea que la genere por el número de la identificación del trabajador es la opción (N).

57 Cuenta de Egreso por Empleado S/N: En caso de que se quiera que por cada empleado se genere un número de comprobante que es solicitado por el programa del 531. Desea interfazar Centros de Costo por: S: Toma el centro de costos del archivo de empleados matriculado en el campo dependencia del programa 503. N: Obliga a que el centro de costos sea matriculado en el modelo que se crea en el programa 504, campo C.C. A: Toma el centro de costos de acuerdo a los acumulados, o sea que de esta forma permite llevar el valor devengado y deducido de un empleado a diferentes centros de costos. Esta opción es muy útil para aquellas empresas que tienen en un mismo periodo a los empleados en diferentes dependencias.

58 Concepto. : Código del concepto de nómina para interfazar a contabilidad. Descripción Concepto: Descripción del concepto de nómina, lo trae a la pantalla de manera automática. Cuenta Contable: Código de la cuenta contable a la cual se van ha llevar los valores del concepto en el momento de correr la interfase. Centro de Costos: Código del centro de costo al cual se llevarán los valores de la interfase, estos son los códigos de las dependencias dentro del módulo de nómina. Descripción Cuenta: Descripción de la cuenta que se va afectar con la interfase, la trae el sistema automáticamente. Cuenta de Egreso: Si el modelo es para realizar interfase de provisión de prestaciones, generadas por el programa 574 (provisión de Prestaciones Sociales), deben tener la cuenta contable de cuentas por pagar por la provisión y la cuenta del concepto a provisionar. Cuando se utiliza un modelo de provisiones, el sistema por cada cuenta muestra la siguiente ventana, con el fin de poder interfazar a contabilidad el Nit de fondo y no del empleado, sobretodo para efectos de provisión seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales. S: Si es un concepto de salud, el sistema validara el fondo que tiene matriculado el empleado en el programa 503 campo FAM ISS.

59 P: Si es un concepto de pensión, el sistema validara el fondo que tiene matriculado el empleado en el programa 503 campo IVM ISS. R: Si es un concepto de riesgos profesionales, el sistema validara el fondo que tiene matriculado el empleado en el programa 503 campo ATEP. C: Si es un concepto de Caja de Compensación, el sistema validara el fondo que tiene matriculado el empleado en el programa 503 campo Caja de Compensación. N: No es una cuenta de seguridad social, el sistema no validara el fondo, sino que toma el Nit del empleado o del que se matricule en el programa 504.

60 ACTUALIZACIÓN DE ACUMULADOS 505 Programa para la memoria, creación, modificación y borrado de los acumulados de cada empleado o rango de ellos, por este modulo se tiene el acceso directo a los acumulados de la nómina y demás liquidaciones acumuladas. En este programa se tienen los acumulados de cada empleado de los últimos doce meses, ya que cuando se acumula un mes elimina el mismo mes del año anterior. DEFINICIÓN DE RANGOS Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a efectuar la consulta. Opción de 1-Cargue o 2-no Cargue: La opción 1 se utiliza para traer desde la base de datos los acumulados que se tengan de los empleados y la opción 2 se usa para pasar directamente al área de scroll de la pantalla y digitar los datos manualmente.

61 RANGOS Código Inferior y Superior: Código del empleado o empleados que se desean cargar. Mes Inferior y Superior: Rango de los meses que se desean cargar en el scroll. Concepto Inferior y Superior: Rango de los conceptos que se desean consultar. Una vez que el cursor pasa al área de scroll para comenzar con la tarea de actualización y modificación del dato se deben digitar los valores deseados para cada campo considerando las técnicas de scroll y su actualización. El programa preguntará lo siguiente: Cod Empl. : Código del empleado al cual se le van a digitar datos. Nombre: Nombre del empleado, lo trae a la pantalla. Dependencia: Dependencia por la cual se le van a digitar datos, si el empleado a pertenecido a varias dependencias los acumulados también se deben discriminar por cada dependencia, según sea el caso. Concepto: Código del concepto de la nómina que se va a actualizar. Mes: Mes al cual se le quiere actualizar o modificar los datos. Teniendo en cuenta que mes es un vector, en el cual si por ejemplo digitamos información de un concepto en el mes 05, el sistema automáticamente genera en el archivo los meses del 01 al 12. Cantidad: Número de horas acumuladas por el concepto en el mes. Para los conceptos de Seguridad Social, Vacaciones, esta cantidad es en días. Valor: Valor del acumulado del concepto en el mes. Nota: Toda la información que se ingrese en este programa debe ser global, tomada de las diferentes liquidaciones que se tengan, es decir, la sumatoria de las liquidaciones del mes. Además los conceptos que se ingresen por error a un empleado o estén en cero (0) durante todo el año, no son borrados del archivo ACUMUL, con presionar Ctrl+R, para esto se utiliza la opción 1 del programa 599, el cual da esta alternativa.

62 ACTUALIZACIÓN AUMENTOS 507 DE Con este programa se pueden hacer los aumentos al salario básico de cada empleado con base en un porcentaje o en un valor estipulado por la empresa. Este aumento además se puede hacer por rangos ya sea de nóminas, dependencias, cargos, salarios, empleados y fechas de ingreso. ENCABEZADO DE LA PANTALLA Fecha: Fecha a partir de la cual se va a realizar el proceso de aumento salarial. Orden: En que orden se desea presentar la información a ser extraída de la base de datos. Para este orden se tienen la siguientes posibilidades: 1-Cargue: Presenta la información del empleado ordenado por el código. 2-No Cargue: No carga ningún dato de la base de datos.

63 Definición de Rangos Nómina Inferior y Superior: Rango de las nóminas a las cuales se les va a realizar el aumento. Dependencia Inferior y Superior: Rango de las dependencias o centros de costo para realizar el cargue de la información. Cargo Inferior y Superior: Rango de los cargos de los cuales se desea realizar el cargue de la información.. Básico Inferior y Superior: Rango de los salarios básicos por los cuales desea realizar el cargue de la información. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de empleados a los cuales se les desea realizar el ajuste de salario. Fecha Ingreso Inferior y Superior: Rango de las fechas de ingreso para realizar el cargue. En % (S/N): S, el programa pasará a preguntar el porcentaje a ser aumentado a los rangos de empleados a definir, en la línea 24 mostrará el mensaje (En caso de aumentar a todos los empleados el mismo porcentaje digítelo), si el usuario no digita ningún valor el programa cargará el rango de empleados definido y a cada uno se le tendrá que digitar individualmente el porcentaje cuando pasa al área de scroll, pero, si se digita un porcentaje para todos los empleados y desea cambiar algunos de los mismos por otro porcentaje lo podrá hacer posicionándose en el empleado y modificando el porcentaje. N, Con esta opción se podrá realizar el aumento en valor, el cual será aumentado a todos los empleados definidos en el rango por igual, o sea que, si tenía un salario de 100,000.oo y el valor a aumentar es de 25,000.oo el nuevo salario será de 125,000.oo; además también es posible dividir un valor especifico en un rango determinado de empleados, en la línea 24 mostrará el siguiente mensaje (En caso de dividir una cantidad para los empleados digítela), tiene la misma opción del porcentaje de no digitar ningún valor y poder modificar el valor asignado a cada uno de los empleados. Después de haber determinado los rangos y la forma de aumento, el programa pasará a realizar el proceso y hará la siguiente pregunta, Desea Aumentar Únicamente a los Activos, en caso de responder S, procesará los empleados que cumplan con los rangos determinados, pero para esta opción debe tener en cuenta que el programa solo procesará los empleados activos y si se tiene un empleado inactivo temporalmente en vacaciones, licencia, suspendido o cualquier otro motivo no le hará aumento, con lo cual se tendrá que realizar el aumento nuevamente a los empleados que estén inactivos en ese momento.

64 SCROLL Una vez que el cursor pasa al área de scroll para comenzar con la tarea de modificación del dato escogido se deben digitar los valores deseados para cada campo considerando las técnicas de scroll y su actualización. El programa preguntará lo siguiente: Código: Código del empleado al cual le desea modificar o introducir el aumento. Este código no será preguntado si se escogió la opción de cargue, excepto si se ha devuelto con la tecla ATRAS o ya ha pasado todos los códigos que cargó en pantalla y está adicionando nuevos al scroll. Nombre y Apellidos: El programa muestra al frente del código que se cargó el nombre y los apellidos del empleado. Valor / porcen.: Si se definió en el encabezado un porcentaje (%), en este campo mostrará el porcentaje de aumento a realizar y si por lo contrario fue un valor para ser dividido mostrará de acuerdo al salario y rango el valor que le corresponde al empleado, estos valores pueden se cambiados por el usuario si lo desea. Nuevo Sueldo: Este es el nuevo sueldo que se da a partir del valor o porcentaje que se halla digitado, por defecto trae el valor que tiene actualmente y en la medida que se le hace ajuste le suma el valor. Nota: Para actualizar el scroll se debe presionar la tecla F5.

65 GENERADOR COMPROBANTES / PAGOS/CHEQUES 508 Por medio de este programa se realiza el diseño de Comprobantes de pagos, de liquidación y cheques de nómina. documentos como La información es generada por los programas 522, 524, 525, 527 y 529 o los programas de liquidación, la impresión de estos documentos se debe realizar por el programa 581 (interpretador comprobantes de pago/cheques), Este programa pregunta código o nombre del formato de impresión deseado. El formato es realizado con un diseño libre que se acomode a las necesidades del usuario. Permite el diseño de diferentes formatos de impresión relacionando toda la información existente en los documentos que se realizan y adicionando alguna información básica sobre los empleados y otros datos importantes de los documentos.

66 ENCABEZADO DEL DISEÑO Código Informe: Digite el código del informe que desea realizar por primera vez o el código del informe que desea modificar. El código del informe es de 1 a 6 caracteres alfanuméricos. Otras Opciones: Mientras el cursor se encuentre en el lugar de Código de Informe se tienen estas dos posibilidades adicionales: Búsqueda del siguiente informe: Buscar el siguiente código de informe existente en la base de datos presionando la tecla F3. Esto hará que aparezca el código en pantalla para que el usuario pueda llamarlo para revisar, modificar, imprimir o borrar. Esta búsqueda del siguiente código se realiza de acuerdo a la secuencia alfabética del código que esté en pantalla. Después de digitar el código del informe el programa realiza alguna de las dos siguientes posibilidades según sea el caso: 1- Pasa al área de scroll para recibir el diseño del formato que se desea realizar en caso de que este no exista. 2- Detecta que dicho diseño ya existe y produce un mensaje de selección en pantalla de la siguiente forma:

67 Estas posibilidades le permiten al usuario llamar el diseño para modificarlo, borrarlo o modificarlo, así: Modifica: El programa carga el diseño existente, permite la modificación del mismo en cualquiera de sus líneas. Retira: El programa borra el diseño de la base de datos en todas sus líneas. Antes de realizar esto, hace una pregunta de confirmación de eliminación. Imprime: El programa imprime las líneas diseñadas de la misma forma como se ven en esta pantalla para posterior revisión. Nada: El cursor regresa a preguntar nuevamente el código de informe. Impresión de los campos: Presionando la tecla F5-ESC en código se imprimen los campos que componen el formato.

68 DISEÑO DEL FORMATO Dentro del scroll se realiza todo el diseño del formato de acuerdo con tipos de línea, detalles y columnas. Para cada línea de la pantalla son solicitados los siguientes datos:

69 CAMPOS DEL GENERADOR Tipo: Tipo de línea que se desea diseñar en cada renglón. se tienen 93 tipos de línea diferentes. Para mejor ayuda con respecto a los tipos disponibles se puede presionar la secuencia CTRL-W y el programa pasará al siguiente tipo y mostrará su significado en la línea 24 de su pantalla; presionando CTRL-P, el programa mostrará el tipo anterior. Cada tipo de línea con su número se explica a continuación: 01-Título cualquiera: Con este tipo de línea se puede definir un texto libre dentro del documento impreso. Se utiliza para colocar títulos, encabezados, cambios de tipo de letra, etc. 02-Líneas Cptos Deveng: Con este tipo de línea se imprimen los conceptos de los devengados liquidados. Un comprobante contiene una cantidad de componentes no determinada, por lo tanto la utilización de este tipo de línea puede implicar la impresión de "n" renglones en papel. Ya que los conceptos que componen el documento tienen su propia información, se debe definir que datos se imprimen por cada concepto en todos los renglones que se vayan a repetir. Cuando se utiliza la línea 02 el programa hará las siguientes preguntas después de digitar el dato 02: impr: Código de impresión de la línea, Se recomienda responder siempre con 1 o S para que las líneas del documento sean impresas en forma normal. Const: Es el número máximo de líneas de conceptos impresos en el papel, respondiendo un número cualquiera significa que el programa debe imprimir los conceptos liquidados a cada empleado, Si al momento de la impresión se tiene más líneas que las especificadas en este campo, no serán impresas. Definición de los campos en cada línea: Después de digitar el campo anterior el programa entra a definir uno a uno los campos que deben conformar el renglón de comprobante, preguntando el número del campo y la columna donde éste debe aparecer. En la parte inferior de la pantalla aparece la ayuda con todos los números de los campos disponibles para esta línea. El programa hará 4 veces la pregunta de Campo y 4 veces la pregunta de Columna para la ubicación de los campos. Campo n: Responda el número de campo que desea ubicar. La letra "n" se refiere al número de la pregunta que está haciendo. Si no desea ubicar ningún campo, responda con ceros (0) en este lugar. En la línea 24 de su pantalla aparecen todos los posibles campos. Los posibles campos son los siguientes: 1-Código Cpto Devengado: Mostrará el código del concepto devengado del empleado. 2-Descripción Concepto: Descripción del concepto tipo devengado. 3-Cantidad: Cantidad ya sea en horas, unidades, etc., según como se defina en el programa 501 (nominas). 4-Valor: Valor del concepto. Columna: Columna del papel donde desea que comience a aparecer cada uno de los campos escogidos en el dato anterior. Se debe considerar para

70 este fin, la longitud fija que tiene cada campo para evitar superposición de valores en el papel. La columna de un campo definido, siempre debe ser mayor a la del anterior. 03-Año Inicial Liqui: Este campo hace parte de la fecha inicial de la liquidación. 04-Mes Inicial Liqui: Mes inicial de la liquidación. 05-Día Inicial Liqui. : Día inicial de la liquidación. 06-Año Fina de liqui. : Año Final de la liquidación. 07-Mes Final de Liqui. : Mes final de la liquidación. 08-Día Final de liqui. : Día final de la liquidación. 09-Número Comprobante: Número del comprobante de liquidación de nómina. 10-Código Empleado: Número del código asignado al empleado. 11-Descripción Nómina: Descripción del tipo de nómina liquidada. 12-Nombre del Empleado: Descripción del nombre del empleado. 13-Continuación Líneas: Este campo se utiliza para imprimir un texto, definido en el Detalle que es preguntado más adelante, en caso de que el documento utilice continuación, o sea, que el número de renglones a imprimir sobrepasa la capacidad del diseño actual por asuntos de la definición realizada en el campo Const. de no existir continuación, el contenido de este campo será reemplazado por espacios en blanco. 14-Total del Comproban: Con este tipo de línea se imprimen los valores totales ya sea de las deducciones, devengados y las operaciones hechas entre estos campos. Cuando se utiliza la línea 14. Nota: En las columnas impr, Const. y la definición de los campos, tienen la misma estructura que la definición del campo 02 de este mismo programa. Códigos del campo: Código que puede ser impresos; 1-Total Dev. : Valor total de lo devengado por el empleado. 2-Total Ded. : Valor total de lo deducido al empleado. 3-Neto a Pagar: Valor obtenido a partir de las operaciones de liquidación de la nómina, el cual es el valor neto que el empleado devengará 4-Total Cant. Dev. : Cantidad total de lo devengado, estas pueden ser horas, unidades, etc., especificada en el programa 501 (nóminas). 5-Total Cant. Ded. : Cantidad total deducida, las cuales pueden ser horas, unidades, etc., o las definidas en el programa 501 (nóminas). 6-Abre fila: Etiqueta de html <tr>.

71 7-Cierra Fila: Etiqueta de html </tr>. 8-Abre Columna: Etiqueta de html <td>. 9-Cierra Columna: Etiqueta de html </td>. 10-Cier/Abre col<der>: Etiqueta de html </td><td aling=right>. 11-Cier/Abre col<izq>: Etiqueta de html </td><td aling=left>. Columna: Número de la columna del papel donde se desea que comience a aparecer cada uno de los campos escogidos en el dato anterior. Se debe considerar para este fin, la longitud fija que tiene cada campo para evitar superposición de valores en el papel. La columna de un campo definido siempre debe ser mayor a la del anterior. 15-Monto escrito,lin 1: Renglón 1 del monto escrito. El monto escrito es la conversión del valor total del documento en letras. 16-Monto escrito,lin 2: Renglón 2 del monto escrito. El monto escrito es la conversión del valor total del documento en letras. 17-Cédula del Empleado: Número de la cédula del empleado. 18-Número de Página: Número de la página que se está imprimiendo en cada momento. Su formato es ZZZZ. 19-Líneas Cptos Deducc: Con este tipo de línea se imprimen los conceptos del documento de tipo deducción. Un documento contiene una cantidad de componentes no determinada, por lo tanto la utilización de este tipo de línea puede implicar la impresión de "n" renglones en papel. Ya que los conceptos que componen el comprobante tienen su propia información, se debe definir que datos imprimir por cada concepto en todos los renglones que se vayan a repetir. Cuando se utiliza la línea 19 el programa hará las siguientes preguntas después de digitar el dato 19: Nota: En las columnas impr, Const. y definición de campos, tienen la misma estructura que la definición del campo 02 de este mismo programa. Códigos del campo: Número de los códigos de que se dispone para la impresión; 1-Código Cpto Deducción: Mostrará el código del concepto deducción del empleado. 2-Descripción Concepto: Descripción del concepto tipo deducción. 3-Cantidad: Cantidad ya sea en horas, unidades, etc., según como se defina en el programa 501 (nóminas). 4-Valor: Valor del concepto. 5-Abre fila: Etiqueta de html <tr>. 6-Cierra Fila: Etiqueta de html </tr>.

72 7-Abre Columna: Etiqueta de html <td>. 8-Cierra Columna: Etiqueta de html </td>. 9-Cier/Abre col<der>: Etiqueta de html </td><td aling=right>. 10-Cier/Abre col<izq>: Etiqueta de html </td><td aling=left>. Columna: Columna del papel donde se desea que comience a aparecer cada uno de los campos escogidos en el dato anterior. Se debe considerar para este fin, la longitud fija que tiene cada campo para evitar superposición de valores en el papel. La columna de un campo definido siempre debe ser mayor a la del anterior. 20-Básico Mes: Valor del salario básico devengado por el empleado mensualmente. 21-Básico Hora: Valor básico que devenga el empleado por hora. 22-Turno: Código del turno donde esta asignado el empleado. 23-Código Dep/C.C.: Código de la dependencia o centro de costos en el cual se encuentra asignado el empleado. 24-Descripción Dep/C.C: Descripción del concepto de dependencia o centro de costo. 25-Fecha de Ingreso: Fecha de ingreso del empleado a la empresa. 26-Días Trabajados: Número de días trabajados por el empleado, este campo es el usado por el programa 524, 525, 527 y 529 para la liquidación de semestres, quincenas y años. 27-Sueldo Promedio: Valor del salario promedio devengado por el empleado, es el campo usado por el programa 524, 525, 527 y 529 para la liquidación. 28-Días Descontados: Número de días descontados por el empleador, los cuales se excluyen de la liquidación. 29-Fecha de Retiro: Fecha en que se retira el trabajador de la empresa. Los campos especificados a continuación del 30 al 36 son utilizados para los formatos de Ingresos y Retenciones hechas a los empleados durante el año gravable. Para lo cual se hace necesario crear los conceptos para este formato. 30-Ingresos x Salarios: La sumatoria de todos los ingresos salariales durante el año gravable del cual se desea el certificado de Ingresos y Retenciones. 31-Cesantías e int. : Sumatoria de las Cesantías e Intereses a las cesantías causadas durante el año. 32-Gastos Representa. : Los gastos de representación de los empleados en caso de generarlos. 33-Pensiones Jubilación: Valor recibido por concepto de Pensión y Jubilación. 34-Otros Ingresos: Sumatoria de Otros Ingresos no considerados como salarios.

73 35-Total: Sumatoria de los conceptos de Ingresos por Salarios, Cesantías e Intereses, Gastos de Representación, Pensiones Jubilación y Otros ingresos. 36-Valor Retención: Valor de la retención en la fuente efectuada al empleado durante el año del cual se esté generando el certificado. 37-Valor Retención: Valor de la retención en la fuente generada en el momento de realizar la liquidación. 38-Línea de Préstamo: Con este tipo de línea se imprimen los conceptos del documento de tipo préstamo o conceptos fijos definidos por el programa 510. Un documento contiene una cantidad de componentes no determinada, por lo tanto la utilización de este tipo de línea puede implicar la impresión de "n" renglones en papel. Ya que los conceptos que componen el comprobante tienen su propia información, se debe definir que datos imprimir por cada concepto en todos los renglones que se vayan a repetir. Cuando se utiliza la línea 38 el programa hará las siguientes preguntas después definir el tipo de línea: Nota: En las columnas impr, Const. y definición de campos, tienen la misma estructura que la definición del campo 02 y 19 de este mismo programa. Códigos del campo: Número de los códigos de que se dispone para la impresión; 1-Código Cpto: Mostrará el código del concepto de préstamo o concepto fijo del empleado. 2-Descripción Concepto: Descripción del concepto tipo préstamo o concepto fijo. 3-Valor del préstamo: Valor del préstamo hecho al empleado por parte de la empresa e ingresado a través del programa Valor pago de préstamo: Valor que se a pagado del préstamo, es la sumatoria de los abonos realizados en las liquidaciones y abonos extras. 5-% (Porcentaje): Porcentaje de interés del préstamo. 6-Pago Interés: Valor total pagado por concepto de interés. 7-Pago Total: Valor pagado total del préstamo, o sea, es la suma entre el valor pagado del préstamo más el interés del mismo. 8-Saldo: Saldo del préstamo, es el valor del préstamo menos el valor total pagado. 9-Factura: Campo en el cual sé digita a manera informativa, bien sea la factura con la cual se le realizó el préstamo al empleado y que se deducirá por nómina, o el documento con el cual se soporta el préstamo hecho. 10-Abre fila: Etiqueta de html <tr>. 11-Cierra Fila: Etiqueta de html </tr>.

74 12-Abre Columna: Etiqueta de html <td>. 13-Cierra Columna: Etiqueta de html </td>. 14-Cier/Abre col<der>: Etiqueta de html </td><td aling=right>. 15-Cier/Abre col<izq>: Etiqueta de html </td><td aling=left>. Columna: Columna del papel donde se desea que comience a aparecer cada uno de los campos escogidos en el dato anterior. Se debe considerar para este fin, la longitud fija que tiene cada campo para evitar superposición de valores en el papel. La columna de un campo definido siempre debe ser mayor a la del anterior. 39-Numero Comprobante: En caso de estar manejando los consecutivos de cheque y número de comprobantes imprime la información. 40-Año Proceso: Permite imprimir el año en el cual se realiza el proceso, el formato es AA. 41-Mes Proceso: Permite imprimir el mes en el cual se realiza el proceso, el formato es MM. 42-Día proceso: Permite imprimir el día en el cual se realiza el proceso, el formato es DD. 43-Año Ultima Vac. : Año en que el empleado comenzó a disfrutar de las ultimas vacaciones. 44-Mes Ultima Vac. : Mes en que el empleado comenzó a disfrutar de las ultimas vacaciones. 45-Día Ultima Vac. : Día en que el empleado comenzó a disfrutar de las últimas vacaciones. 46-Ing.x.Sal. Gravados: Valor de los ingresos por salarios obtenidos por el empleado, de carácter gravado. 47-Ces.e.Int. Gravados: Valor de las cesantías grabadas obtenidas por el empleado, de carácter gravado. 48-Gasto Repr.Gravados. : Valor de los gastos de representación obtenidos por el empleado, de carácter gravado. 49-Pens.Jubil.Gravados. : Valor de las pensiones por jubilación obtenidas por el empleado, de carácter gravado. 50-Otr. Ingres. Gravados. : Valor de otros ingresos obtenidos por el empleado gravados 51-Total Gravados: Sumatoria de los conceptos gravados del empleado. 52-Período: Periodo que se liquido. 53-Fondo IVM: Código del fondo de Invalidez-Vejez y Muerte, al cual el empleado esta afiliado.

75 54-Fondo EGM: Código del fondo de Enfermedad General y Maternidad, al cual el empleado esta afiliado. 55-Fondo FSP: Fondo de solidaridad pensional a los cuales el empleado tiene que realizar sus aportes. 56-Fondo FAM: Código del fondo de Medicina Familiar a la cual el empleado esta afiliado. 57-Fondo VOL: Código del fondo en el cual el empleado realiza aportes voluntarios. 58-Cesantías Causadas: Valor de las cesantías causadas por el empleado a la fecha. 59-Intereses Causados: Valor de los intereses causados por el empleado a la fecha. 60-Anticipos Cesantías: Valor de los anticipos de cesantías hechos al empleado. 61-Anticipo Intereses: Valor de los intereses sobre las cesantías anticipadas al empleado. 62-Fondo CESANTÍAS: Código del fondo de cesantías al cual esta afiliado el empleado. 63-Cuenta CESANTÍAS: Cuenta asignada al empleado por los fondos de cesantías para manejo de estas. 64-Código Cargo: Código del cargo que desempeña el empleado en la empresa. 65-Descripción Cargo: Descripción del cargo del empleado dentro del organigrama de la empresa. 66-Año Inicial Vacaci. : Año de la fecha inicial de vacaciones, liquidadas por el programa Mes Inicial Vacaci. : Mes de la fecha inicial de vacaciones, liquidadas por el programa Día Inicial Vacaci. : Día de la fecha inicial de vacaciones, liquidadas por el programa Año Regreso Vacaci. : Año de la fecha de regreso de vacaciones, liquidadas por el programa Mes Regreso Vacaci. : Mes de la fecha de regreso de vacaciones, liquidadas por el programa Día Regreso Vacaci. : Día de la fecha de regreso de vacaciones, liquidadas por el programa Tipo de Contrato: Tipo de contrato que tiene el empleado con la empresa, puede ser de tipo fijo, indefinido, por labor, fijo menor a un año, salario integral. 73-Sueldo Anterior: Valor del salario anterior del empleado.

76 74-Fecha Último Aumento: Fecha en la cual se le realizó el último aumento al empleado. 75-Fec.Inicio Causa.Vac: Fecha en que se inician a causar las vacaciones. 76-Fec.Final. Causa.Vac: Fecha en que se finaliza la causación de las vacaciones. 77-Vlr acum.ded.egm: Valor acumulado de las deducciones de E.G.M. 78-Vlr acum.ded.fam: Valor acumulado de las deducciones de F.A.M. 79-Vlr acum.ded.ivm: Valor acumulado de las deducciones de IVM. 80-Vlr acum.ded.fsp: Valor acumulado de las deducciones FSP 81-Vlr acum.ded.uol: Valor acumulado de las deducciones UOL. 82-Vlr acum.ivm+fdp+uol: Valor acumulado de IVM + FSP + UOL. 83-Total gravados + no gravados: La suma de los valores gravados y los no gravados. 84-Vrl acum.fam+ivm+fsp: Valor Acumulado de FAM + IVM + FSP 85-Vrl acum.vol+ctas.afc: Valor acumulado de VOL + CTAS.AFC 86-Vrl anticipos cesantías Años anteriores: valor de las cesantías que se han anticipado al empleado en años diferentes al actual 87-Vrl Cesantías años Anteriores : valor de las cesantías causadas en años anteriores por el empleado. 88-Vlr Acum. IVM + FSP: valor acumulado del concepto de IVM y FSP. 89-Codigo de Nomina: Corresponde al numero del codigo de la nomina del empleado definido en el momento de creación del empleado en el Codigo del Banco: Corresponde al numero del codigo del banco del empleado definido en el 501 y asignado en el momento de creación del empleado en el Nombre del Banco: Corresponde al nombre del banco del empleado definido en el 501 y asignado al momento de creación del empleado en el Tipo de Cuenta: Corresponde al Tipo de Cuenta del empleado definido en el momento de creación del empleado en el Numero de Cuenta: Corresponde al numero de la cuenta (corriente o ahorros) del empleado definido en el momento de creación del empleado en el 503. CÓDIGOS DE IMPRESIÓN impr: Código de impresión de la línea que se está diseñando, los posibles códigos de impresión son los siguientes: R: Imprime la línea en forma resaltada.

77 0: Imprime la línea en el mismo renglón de la línea anterior. 1: Imprime la línea saltando un renglón, o sea, en el siguiente renglón después de la anterior línea. S: Hace la misma función del número 1. 2: Imprime la línea saltando 2 renglones, o sea, dejando un renglón en blanco entre la línea anterior y la que se esta imprimiendo. 3: Imprime la línea saltando 3 renglones. 4, 5, 6, 7, 8 y 9: Imprime la línea saltando este número de renglones. Ver explicación de los tipos de línea 1, 2, y 3. N: No imprime la línea y ésta es tomada como un comentario dentro del diseño. DETALLE DE LA LÍNEA Detalle de la Línea: Texto que se debe imprimir con esta línea. Si el tipo de línea es 01 (título cualquiera), este detalle será impreso en la columna especificada más adelante, pero si el tipo de línea no es 01, este texto será impreso en la columna 1 del papel. Nota: Es posible enviar caracteres ASCII a la impresora a través de este texto. El objetivo de esta función es el de producir efectos especiales en la impresión como es el cambio del tipo de letra para algún título. Para enviar un carácter ASCII a la impresora, éste debe ir a continuación del símbolo y puede ser de uno, dos o tres caracteres numéricos de longitud. El siguiente ejemplo muestra como es posible diseñar un documento que produzca un título en letra de doble ancho y doble largo. Para mayor información repórtese al manual de Introducción programa 001, (Manejo de Tipos de letra). COLUMNA DE IMPRESIÓN Col: Columna en donde debe comenzar a ser impreso el contenido de la línea. Después de presionar F5 y responder afirmativamente la confirmación de actualización, el programa hará las siguientes preguntas: Código del Informe a Salvar: Código con el que desea salvar el informe modificado o creado por primera vez. Esta pregunta es utilizada para que el usuario defina el nombre con el que desea que queden actualizados los cambios realizados en un código de informe ya existente. Es decir, se puede llamar un código existente, hacerle una serie de modificaciones y después grabarlo con otro nombre para no destruir el diseño original. Objetivo de este formato: Explicación de 1 a 40 caracteres sobre el objetivo del presente formato. Este objetivo es mostrado cuando se imprime una librería de informes existentes en las aplicaciones por medio del programa 004.

78 ACTUALIZACIÓN PRESTAMOS/CPTOS 510 DE FIJOS El objetivo de este programa es controlar todo lo relacionado con préstamos, fondos de ahorro, deducciones y pagos fijos, embargos, auxilios, etc. ENCABEZADO Nómina: Nómina a la cual pertenece el empleado. Cpto Prest: Código del concepto de préstamo creado para tal efecto en el programa 502. Cpto Inte. : Código del concepto de intereses creado para tal efecto en el programa 502, de no ser necesario este concepto se deja en blanco. En caso de usar el concepto para intereses el sistema permitirá manejarlo de diversas formas, entre ellas encontramos: cancelar intereses simultáneamente con el préstamo, incluir el valor de los intereses dentro de la cuota fija matriculada, cancelar los intereses después de cancelar el capital.

79 Orden: En que orden se desea presentar la información a ser extraída de la base de datos. Para este orden se tienen las siguientes posibilidades: 1-Cargue: Presenta la información del empleado ordenado por el código. dependiendo de los rangos definidos más adelante sobre los empleados. 2-No Cargue: No carga ningún dato de la base de datos. En caso de tomar la decisión de cargar los datos del empleado, hará la pregunta de los siguientes rangos: Empleado Inferior y Superior: Rango inferior y superior de los empleados que se desean extraer de la base de datos a la pantalla, en la opción 1, solo traerá datos cuando ya se hayan creado por lo menos una vez y solo los que tengan información, en la opción 2, el sistema permitirá asignar a todos los empleados del rango elegido un valor igual de préstamo y de deducción, haciendo la siguiente pregunta: Desea Asignarles a Todos los mismos Valores (S/N) ÁREA DEL SCROLL Una vez que el cursor pasa al área de scroll para comenzar con la tarea de modificación del dato escogido se deben digitar los valores deseados para cada producto considerando las técnicas de scroll y su actualización. En caso de haber escogido el orden 2, el área de scroll se llenará con los empleados que se hayan seleccionado según el rango y la nómina. MANEJO DE PRÉSTAMOS Empleado: Código del empleado.

80 # Fact.: En caso de querer manejar la información de los préstamos ordenados por un documento base, o sea, puede ser el número de la factura con la cual será registrada en contabilidad, el comprobante de egreso con el cual se le entrego el dinero al empleado, un consecutivo numérico, etc. Valor Préstamo: Valor del préstamo realizado y es equivalente al valor total o tope a tener en cuenta para deducir. Valor Cuota: Valor de la cuota para ser deducida en cada período de liquidación. % Int. : Campo usado para el manejo de los intereses de los préstamos, en este se digita el porcentaje de los intereses. Desea que dentro de cuota ordinaria este el valor del interés: Si la respuesta es S, dentro de la cuota que se haya digitado, una parte será para abono al préstamo, pero después de descontar el valor del interés. Desea que el pago del interés sea después del pago del préstamo: En caso de que el interés se haga efectivo después de que el empleado terminé de cancelar el capital. Desea que el interés se aplique después de la cuota del préstamo: Se usa para que el sistema en el momento de liquidar los intereses descuente el valor de la cuota ordinario después el valor de interés. Valor del Interés: Valor del interés que se haya causado a la fecha. Este se irá acumulando dependiendo de las definiciones que se hayan dado en las preguntas anteriores. Cuotas Extras: Hace referencia a las cuotas adicionales pactadas para el pago del préstamo, estas cuotas pueden definirse en valores o porcentajes y ser descontadas en los dos semestres de pago de cualquier tipo de primas, aguinaldo y bonificaciones. Val. Pagado Int. : Sumatoria del valor que se Ha pagado hasta la fecha por intereses. Valor Pagado Pre: Sumatoria de las cuotas pagadas del préstamo, este valor lo ira modificando el sistema de liquidación en forma automática cuando las liquidaciones se realizan en forma definitiva. Fecha de Iniciación: Fecha en la cual se comenzará a cobrar la primera cuota del préstamo.

81 Periodicidad del Interés: Funciona similar a la definición hecha en el programa 502 de los conceptos, pero en este caso es para el interés, 0-No cobra el interés, 1-Se cobrará en el primer periodo de liquidación de cada mes, 2-Se cobrará en el último periodo de liquidación del mes, 3-Se cobrará equitativamente en todos los periodos del mes. Saldo Actual: Valor del saldo que queda por pagar del préstamo. Este programa realiza una auditoria a los cambios que se realicen en valores al préstamo, cuotas y fecha de inicio del préstamo. Esta se puede ver por el programa 056.

82 EMBARGOS. En este programa se ingresan también los conceptos de embargos (alimentos) que se aplican a empleados con su respectivo porcentaje. Para ingresar un embargo solo se requiere que el concepto este mercado como N en la identificación del programa 502 y al ingresar los dependes se debe definir que es una deducción especifica. se debe ingresar el código del empleado, un numero de factura, no se deben ingresar valores de préstamo o cuota, en el campo de porcentaje de interes se debe ingresar el porcentaje de descuento del embargo y la fecha en la que incia el descuento. Descuento de embargos en las primas legales. Para que el programa 524 de liquidación de primas tenga en cuenta descontar los embargos por alimentación a los empleados se requiere ingresar en el programa 510 el porcentaje que se va a descontar en cada una de las primas. Para esto en la ventana de cuotas extras se puede ingresar o un valor o porcentaje asi. Si el valor a descontar es mayor que 100 el programa asume que es un valor a descontar con la prima de junio o diciembre dependiendo de donde se ingrese. Si el valor a descontar es menor que 100 el programa hace una pregunta al usuario para definir si es porcentaje. Si al empleado en el programa 510 no se le ingresan cuotas extras para los embargos al momento de liquidar la prima no se hace descuentos por este concepto.

83 TRANSFERIR DATOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR 511 Este programa permite importar información enviada en medio magnético por las cajas de compensación familiar, el cual contiene las novedades del subsidio familiar de los empleados, la información enviada debe ser copiada en el directorio de datos con el nombre de NOVSUB, que significa novedades de subsidio familiar. Las novedades transferidas por este programa se pueden corregir por el programa 521, ingreso de novedades. Esta importación se realiza ordenada por la cédula o identificación del empleado ante la caja de compensación, de ahí la importancia de que la información del programa 503 (datos personales de los empleados) este completa y correcta. DEFINICIÓN DE LA IMPORTACIÓN Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a importar la novedad de subsidio.

84 Fecha: Fecha en la cual se esta realizando el proceso de transferencia de novedades. Es importante que esta fecha este en el rango de fechas de periodo a liquidar. Período: Período en el cual se va a importar el subsidio familiar. Código inicial y final: Rango de los códigos de los empleados a los cuales se les va a transferir datos del subsidio. Concepto de Subsidio Familiar: Código del concepto que se haya definido para el subsidio familiar, en este campo se puede usar el método de búsqueda alfabética, con solo dejar el campo en blanco. Este concepto se debe haber creado por el programa 502 (actualización conceptos de nomina), como un pago, o tipo de concepto P. Caja de compensación: el programa permite importar datos de archivos enviados por COMFAMA, COMFENALCO, COLSUBSIDIO. Desea continuar con el Proceso S/N: Antes de comenzar el programa confirmará si se desea continuar con la transferencia de los datos, en caso de ser negativo N, regresará a pedir de nuevo la nómina, respondiendo S, es sistema comenzará a transferir información al archivo de novedades. INFORMACIÓN DEL PROCESO Empleados retirados: Verifica en las hojas de vida de cada empleado si esta o no inactivo y tiene fecha de terminación de contrato y en caso de estar retirado el empleado, muestra cuantos empleados están retirados los cuales no pasaran al archivo de novedades. Total empleados Procesados: Número total de empleados que encontró en el archivo NOVSUB y que cumplieron con las condiciones de la nómina y rango de empleados, incluyendo a los empleados retirados. Valor Total: Valor total que se dejó de transferir al archivo de novedades en los empleados retirados. Total de empleados: El valor que se ha transferido al archivo de novedades para ser liquidado.

85 MANTENIMIENTO CONCEPTOS 512 DE Con este programa se realiza la administración del archivo maestro de los conceptos, se pueden realizar labores de borrado definitivo, o el cambio del código que originalmente se le había asignado. En el momento de borrar un concepto el programa verificará que este NO tenga información asignada en el archivo de acumulados, para poder proceder. INFORMACIÓN ESTADÍSTICA El programa presentará información de carácter técnico con respecto a la labor que se esta realizando por cada uno de los archivos: Conceptos (CONCEP), Acumulados (ACUMUL), modelos contables de nómina (KONNOM), Información de préstamos y conceptos fijos (PRESTA), tablas de nómina (TABNOM), información de incapacidades (INCAPA), hoja de vida de los empleados (EMPLEA), además verifica la existencia de los archivos de Novedades (NOVEDA) y liquidaciones (LIQUID); ya que cuando se realiza el cambio del código de un concepto se deben trasladar todos los acumulados y datos asignados a éste.

86 El campo de actual se refiere al número de actualizaciones que se realizan para el concepto que se esta procesando en cada momento. El campo de total muestra el total desde el momento en que se entró al programa. Esta estadística es importante para evaluar que tan conveniente puede ser la reorganización del archivo de conceptos en la base de datos ya que los registros que son borrados no desaparecen físicamente de los archivos y la única forma de liberar realmente este espacio es a través del programa 599 en la opción 1 (reorganizar). 1.Código del Concepto a Cambiar: Es el código del concepto que se desea cambiar o que se desea borrar definitivamente. 2.Nuevo Código del Concepto: Es el nuevo código con el cual quedará identificado el concepto. Si el valor de este nuevo código es igual a ceros, el programa confirmará la acción de eliminar el concepto. Si la respuesta es afirmativa, comenzará el proceso de borrado, verificando antes de cualquier acción que el concepto no tenga acumulados asignados. En caso de que el nuevo código, sea un código ya creado, el sistema confirmará si se desea consolidar en este código toda la información del código anterior, si la respuesta es afirmativa, comenzará el proceso de consolidación, involucrando todos los archivos en donde esta creado el código del concepto

87 ACTUALIZACIÓN CESANTIAS 513 DE Programa para manejar la información referente a los acumulados de cesantías de cada empleado. tanto la información al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, como la que se haya causado en el año actual, siempre y cuando los anticipos o las liquidaciones se hagan por el sistema, de lo contrario se debe alimentar manualmente. DEFINICIÓN Código: Código del empleado al cual se le va a consultar o ingresar información del movimiento de sus cesantías. Fondo Ces. : Fondo en el cual se le consignan las cesantías al empleado (si es de régimen nuevo o transferido). Cuenta: Número de la cuenta asignada por el fondo para la consignación de las cesantías del empleado. Fec: Fecha en la cual se realizo la liquidación de las cesantías por parte del sistema.

88 SCROLL CESANTÍAS AÑOS ANTERIORES Cesa: Valor neto de las cesantías hasta diciembre 31 del año inmediatamente anterior. Inte. : Valor de los intereses a las cesantías hasta el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Anti: Valor de todos los anticipos de cesantías hasta el 31 de diciembre del año anterior. Inte: Valor de los intereses de los anticipos a cesantías del año anterior. Fec.P.: Fecha en la cual se realizó el pago del último anticipo de cesantías del año anterior. SCROLL CESANTÍAS AÑO ACTUAL Cesantías: Valor neto de las cesantías del año actual, este valor es generado por el programa 525 (de liquidación de cesantías), en caso de efectuarse un anticipo a estas, o en caso de que se este ingresando el valor acumulado de los empleados cuando se este iniciando una nómina por primera vez en este sistema. Intereses: Valor de los intereses a las cesantías del año actual. Pignoradas: Valor pignorado de las cesantías, esto quiere decir, el valor que se pone como respaldo para las deducciones autorizadas por el ministerio de trabajo. Ces. Pendientes: Es en caso de que el empleado se transfiera a la ley 50 pero queda pendiente pago de algún saldo de cesantías causadas antes del traslado. SCROLL ANTICIPOS A CESANTÍAS AÑO ACTUAL Valor: Valor del anticipo a las cesantías del año actual. Intereses: Valor de los intereses a las cesantías causados por el anticipo. Fec.Pago: Fecha en que se realizan los anticipos a las cesantías del año actual. No. Autoriz. : Número de la autorización dada por la regional del trabajo para realizar los anticipos a las cesantías. No. Resoluc. : Número de la resolución dada por la regional del trabajo para el pago de anticipos de cesantías. Fec.Reso: Fecha de la resolución. Fec.Radic: Fecha en que es radicada la resolución. No. Radic: Número dado por la regional del trabajo a la resolución de anticipos a cesantías.

89 TRANSFERIR DATOS DEL RELOJ 514 Este programa Importa las novedades creadas por la marcación de tarjetas con el reloj electrónico, para luego ser liquidadas por el sistema. Estas novedades las puede corregir por el programa 521 e imprimir por el programa 565. ENCABEZADO Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a importar la novedad. Fecha: Fecha en la cual se está realizando el proceso de transferencia de novedades. Es importante que la fecha este dentro del periodo de novedades a liquidar. Período: Periodo en el cual se va transferir la información y a liquidarlas. Código inicial y final: Rango de los empleados a los cuales se les desea realizar el proceso de transferir datos del reloj. SCROLL DE CONCEPTOS

90 Aquí se definen los conceptos que van a recibir información del reloj estos conceptos deben ser equivalentes a los que son manejados por el reloj. Concepto Descuento Horas: Código del concepto de descuento por horas. Concepto Ext. Diu. Ordi. : Código del concepto de horas extras diurnas ordinarias. Concepto Ext. Diu. Fest. : Código del concepto de horas extras diurnas festivas. Concepto Ext. Noc. Ordi. : Código del concepto horas extras nocturnas ordinarias. Concepto Ext. Noc. fest. : Código del concepto horas extras nocturnas festivas. Concepto Rec. Noc. Ordi. : Código del concepto de recargo nocturno ordinario. Concepto Rec. Noc. Fest. : Código del concepto recargo nocturno festivo. Concepto Rec. Diu. Fest.: Código del concepto recargo diurno festivo. Concepto Ret. No Descon. : Código del concepto de retardos no descontados. Concepto de Permisos: Código del concepto de permisos.

91 TRANSFERIR DATOS DEL RELOJ 514 Este programa Importa las novedades creadas por la marcación de tarjetas con el reloj electrónico, para luego ser liquidadas por el sistema. Estas novedades las puede corregir por el programa 521 e imprimir por el programa 565. ENCABEZADO Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a importar la novedad. Fecha: Fecha en la cual se está realizando el proceso de transferencia de novedades. Es importante que la fecha este dentro del periodo de novedades a liquidar. Período: Periodo en el cual se va transferir la información y a liquidarlas. Código inicial y final: Rango de los empleados a los cuales se les desea realizar el proceso de transferir datos del reloj. SCROLL DE CONCEPTOS

92 Aquí se definen los conceptos que van a recibir información del reloj estos conceptos deben ser equivalentes a los que son manejados por el reloj. Concepto Descuento Horas: Código del concepto de descuento por horas. Concepto Ext. Diu. Ordi. : Código del concepto de horas extras diurnas ordinarias. Concepto Ext. Diu. Fest. : Código del concepto de horas extras diurnas festivas. Concepto Ext. Noc. Ordi. : Código del concepto horas extras nocturnas ordinarias. Concepto Ext. Noc. fest. : Código del concepto horas extras nocturnas festivas. Concepto Rec. Noc. Ordi. : Código del concepto de recargo nocturno ordinario. Concepto Rec. Noc. Fest. : Código del concepto recargo nocturno festivo. Concepto Rec. Diu. Fest.: Código del concepto recargo diurno festivo. Concepto Ret. No Descon. : Código del concepto de retardos no descontados. Concepto de Permisos: Código del concepto de permisos.

93 ADMINISTRACIÓN PERSONAL 515 DE Permite Actualizar información adicional de los empleados sobre los aspectos Sociales, Culturales, Económicos, y Familiares. Permite realizar estudios sobre el personal empleado de la empresa. y muchas otras funciones que el usuario le puede dar, debido a que, con este se tendrá información sobre los estudios, tallas personales, tipo y grupo sanguíneo, etc. MODO DE TRABAJAR El programa presenta un menú con tres opciones para proceder a actualizar la información referente a la administración de personal y generar informes, así:

94 PARAMETROS ACTUALIZACIONES INFORMES Definición de Tablas: Actualización tablas de la administración del personal Presenta Cinco (5) tablas para la administración de personal las cuales se podrán actualizar en el momento de creación del empleado, estas son: Departamentos. Código: Código numérico de 2 posiciones. Descripción: Nombre de la descripción de 30 caracteres.

95 Ciudades. Código: Código numérico de 5 posiciones. Descripción: Nombre de la descripción de 30 caracteres.

96 Afiliaciones Políticas. Código: Código numérico de 2 posiciones. Descripción: Nombre de la descripción de 30 caracteres.

97 Tipo Uniforme. Código: Código numérico de 2 posiciones. Descripción: Nombre de la descripción de 30 caracteres.

98 Tipo Estudios. Código: Código numérico de 3 posiciones. Descripción: Nombre de la descripción de 30 caracteres.

99 Instituciones. Código: Código numérico de 3 posiciones. Descripción: Nombre de la descripción de 30 caracteres.

100 ACTUALIZACIONES.

101 Información Personal-1, actualiza toda la información personal del empleado que no es tomada por el programa 010 (datos personales de los empleados) Estado Civil: Estado Civil del Empleado, se validan 3 opciones, C: Casado S: Soltero V: Viudo Estado Salud: Estado de salud del Empleado, se validan 3 opciones, B: Buena R: Regular M: Mala. Usa Anteojos: Si el Empleado usa o no anteojos. Fuma: Si el Empleado fuma o no. Disponible Viaje: Si el Empleado esta o no disponible a viajar a otras zonas del país. Vive en: Para definir si el empleado tiene: P: Casa Propia, A: Arrendada, T: Prestada, D: De los Padres, C: Del Cónyuge. Tiene Parientes: Si el Empleado tiene o no parientes en la empresa. Estudios Primarios: Si el Empleado cursó o no los estudios primarios.

102 Estudios Secundarios: Si el Empleado cursó o no los estudios secundarios. Estudios Tecnolog.: Si el Empleado cursó o no, estudios Tecnológicos. Estudios Universit.: Si el Empleado cursó o no, estudios Universitarios. Patrocinio: Si el Empleado tiene o no, estudios patrocinados por la empresa. Forma de Ingreso: Como ingresa el Empleado a la empresa: A-Agencia, D- Prensa, R-Recomendado. Sexo: M-Masculino F-Femenino. Defectos Físicos: Si el Empleado tiene o no, defectos físicos. Tiene Vehículo: Si el Empleado posee o no, vehículo. Ant. Judiciales: Si el Empleado tiene o no, antecedentes judiciales. Tipo de sangre: Tipo de sangre del empleado: A B O - AB. RH +/-: Si el Rh es + o -. Estatura: Estatura del Empleado. Peso: Peso del Empleado. Dirección 1-2-3: Las direcciones 1, 2 y 3, son cargadas desde los datos digitados al empleado por el 010 opcion-f3-empleados, cuando se realizan actualizaciones de direcciones por este programa, se actualizan los datos del empleado.

103 Información Personal-2, actualiza toda la información personal del empleado que no es tomada por el programa 010, como talla de camisa, pantalón, zapato, etc. Lugar Exp. Cédula: Lugar de expedición de la cédula. Lugar Exp. Libreta: Lugar de expedición de la libreta militar. Numero de Distrito: Distrito militar donde se expidió la libreta militar. Lugar de Nacimiento: Lugar donde nació el empleado. Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del empleado (AAAA/MM/DD). Teléfono: Numero telefónico del empleado. Pasaporte: Numero de pasaporte del empleado. Ingresos Familiares: Valor de los ingresos familiares. Talla Camisa: Talla de camisa del empleado.

104 Talla Pantalón Talla del pantalón del empleado. Talla Zapatos: Talla de zapatos del empleado. Estudios, actualiza toda la información personal del empleado, de los estudios realizados. Tipo de Estudio: Código del estudio realizado, creado por la opción de Actualización - Tablas. Fec. Inicio: Fecha de inicio de los estudios (AAAA/MM/DD). Fec. Fin: Fecha en la cual finalizó los estudios (AAAA/MM/DD). Lugar Estudio: Código de la Institución donde realizó los estudios, creado por la opción de Actualización - Tablas. T-I: Tipo de estudio en: 1-Horas, 2-Dias. 3-semanas, 4-Meses, 5-Bimestre, 6- Semestre, 8-año. Cant. T.I: Cantidad de tiempo estudiado.

105 Uniformes, actualiza toda la información personal del empleado, de los Uniformes entregados. Tipo de Prenda: Código del tipo de prenda, creado por la opción de Actualización - Tablas. Fec. Inicio: Fecha en la cual se le entregó el uniforme (AAAA/MM/DD). Valor: Valor del uniforme entregado. Comentarios: Comentarios alfanuméricos de 30 posiciones.

106 INFORMACION FAMILIAR. Información Familiar, se actualiza todo lo concerniente al cónyuge e hijos del empleado Mediante esta pantalla se pueden actualizar los datos de la información familiar del empleado referentes a: los campos solicitados son el nombre de la esposa, numero de identificación, lugar de nacimiento, el tipo de sangre, empresa, estudios realizados, si tiene embargos familiares, Hijos y personas a cargo, etc.

107 INFORMACION SOCIAL. Información Social, se actualiza la información social del empleado. Dentro de estos datos tenemos si pertenece a clubes sociales, deportivos, asociaciones profesionales. Tipos Tarjetas Crédito: Tarjetas de crédito que posee el empleado. Cod. Afiliación Política: Código de la afiliación política, creado por la opción de Actualización - Tablas. Cod. Ciudad Afiliación: Código de la Ciudad de afiliación, creado por la opción de Actualización - Tablas. Direcc. De la Afiliación : Dirección de la afiliación.

108 INFORMACION CULTURAL. Información Cultural, actualización de los datos culturales del empleado Como son, otros idiomas, si estudias actualmente, zonas del país que conoce, afición principal, y escritos realizados.

109 INFORMES. El informe es un generador de campos el cual presenta un menú de informes existentes en la librería de APLINSA. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Si desea redefinir un informe existente en la librería, o crear un nuevo informe, se debe presionar la tecla F3 o F5, respectivamente, en cuyo caso aparecerá la siguiente pantalla: NOTA: Cuando se escoge la opción 5 el sistema pasará por cada una de las pantallas secuencialmente, se graba cada pantalla de información.

110 Código: Identificación del informe en la librería. alfanuméricas. Máximo 6 posiciones Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe.

111 Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe. RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Cargo Inferior y Superior: Rango del cargo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Talla Camisa Inferior y Superior: Rango de la talla de la Camisa del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Talla Pantalón Inferior y Superior: Rango de la talla del Pantalón del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Talla Zapato Inferior y Superior: Rango de la talla del Zapato del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Nac. Emp. Inferior y Superior: Rango de la fecha de nacimiento del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe.

112 Fecha Nac. Esp. Inferior y Superior: Rango de la fecha de nacimiento de la esposa del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Numero de Hijos Inferior y Superior: Rango del numero de hijos del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Ingresos Familiar Inferior y Superior: Rango de los ingresos familiares del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Estatura Inferior y Superior: Rango de la estatura del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Peso Inferior y Superior: Rango del peso del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Tipo de Estudios Inferior y Superior: Rango de los tipos de estudios (primaria, bachiller etc.) del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Institución Inferior y Superior: Rango de la institución (privada, publica etc.) del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Ingreso Inferior y Superior: Rango de la fecha de ingreso inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Fecha Fin Inferior y Superior: Rango de la fecha fin inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Tiempo Inferior y Superior: Rango del tiempo del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Tipo de Uniforme Inferior y Superior: Rango de los tipos de uniforme del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Entrada Inferior y Superior: Rango de la fecha de ingreso inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Afiliación Política Inferior y Superior: Rango de la afiliación política (liberal, polo democrático, conservador etc.) del empleado inferior y superior que se desea imprimir el informe. Ciud. Pol.: Rango de la Ciud. Pol. inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Fecha N. H.: Rango de la fecha N. H. inferior y superior que se desean imprimir en el informe.

113 ORDEN PARA PRODUCIR EL INFORME Código: Informe ordenado por código del empleado. Nombre: Informe ordenado por el nombre del empleado. Dependencia: Informe ordenado por la dependencia a la cual pertenece el empleado.

114 SELECCION PARA PRODUCIR EL INFORME Selección: El informe se genera con las restricciones indicadas en cada uno de los campos de selección, saldrían todos los empleados que cumplan con los filtros de selección.

115 ACTUALIZACIÓN RETENCIÓN 516 PROMEDIOS Este programa genera el promedio o la base sobre la cual se va a calcular la retención en la fuente, cuando se utiliza el procedimiento 2 (promedio del ultimo año). Previamente se debe crear con el programa 502 (actualización conceptos de nomina), un concepto de retención en la fuente (diferente al utilizado para la nomina), debe tener los conceptos de los dependes y los meses a promediar. RANGOS Nómina Inferior y Superior: Rango de las nóminas a las cuales se les va realizar el cálculo de promedio de retención en la fuente. Fechas a Promediar Inferior y Superior: Rango de las fechas que se van a tener como base para calcular el promedio de retención. El rango a utilizar es un año, por consiguiente deben existir en la base de datos los acumulados de los doce últimos meses, el año es de acuerdo a las definiciones legales establecidas para hacerlo.

116 Dependencia o Centro de Costo Inferior y Superior: Rango de las dependencias a las cuales se les va realizar el proceso de calculo de promedio de retención en la fuente. Cargo Inferior y Superior: Rango de los códigos de los cargos a los cuales se les hará el proceso. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados a los cuales se les va a calcular el promedio de retención en la fuente ESTADÍSTICAS DEL PROCESO Generando Promedio Empleado: Aquí se mostrará cual es el empleado que esta procesando en el momento.

117 CAPTURA DE NOVEDADES DESDE ARCHIVO PLANO 517 El objetivo principal de este programa es el de importar la información de novedades de los empleados desde un archivo plano (ASCII), el cual puede ser generado por otro sistema que controle las novedades de los empleados, bien sea un reloj electrónico especial, o un sistema implantado en un lugar diferente al sitio en donde se encuentre el sistema de nómina. DEFINICIÓN DE LA IMPORTACIÓN Nómina: Código de la nómina a la cual se le van a importar las novedades. Fecha: Fecha en la cual se esta realizando el proceso de importación de novedades. Es importante que la fecha este dentro del rango de las fechas del periodo a liquidar. Periodo: Periodo en el cual se van a importar las novedades. Código inicial y final: Rango de los códigos de lo empleados a los cuales se les desea realizar el proceso de importación de novedades.

118 Código o Cédula: Permite definir el método para realizar la importación de la información, si se realiza por el código asignado al empleado o por el número de la cédula. Nombre del Archivo: Nombre del archivo del cual se va a realizar la importación de información para las novedades. Valida Vacaciones S/N: En caso de que se quiera validar la información de empleados que estén en vacaciones, en el periodo en que se realizará la importación de novedades. Días para el Regreso: Número de días que se validaran para el empleado cuando regresa de vacaciones y a partir de este se toma o no para la nómina. Incluye Inactivos S/N: Valida que se lleve o no información de novedades a los empleados que se encuentren en el momento de importar inactivos o ausentes, bien sea por estar en vacaciones o con algún tipo de ausencia. Proceso Definitivo: Permite realizar el proceso en forma definitiva o de prueba. Desea continuar con el Proceso S/N: Antes de comenzar el programa confirmará si se desea continuar con la transferencia de los datos, en caso de ser negativo N, regresará a pedir de nuevo la nómina, respondiendo S, el sistema comenzará a transferir información al archivo de novedades. INFORMACIÓN DEL PROCESO Empleados retirados: Verifica en las hojas de vida de cada empleado si esta inactivo y tiene fecha de terminación de contrato y en caso de estar retirado el empleado, muestra cuantos empleados están retirados y no pasaran al archivo de novedades. Total empleados Procesados: Número total de empleados que encontró en el archivo de origen de las novedades y que cumplieron con las condiciones de la nómina y rango de empleados, incluyendo los empleados retirados. Valor Total: Valor total que se dejo de transferir al archivo de novedades en los empleados retirados. Total de empleado: El valor que si transfirió al archivo de novedades para ser liquidadas en la nómina. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL ARCHIVO PARA CARGAR LAS NOVEDADES (NOVEDQ) La importación de información de novedades funciona produciendo un archivo secuencial (ASCII) el cual puede ser leído desde cualquier lenguaje. Este archivo

119 contiene información de las novedades por cada uno de los empleados. continuación se explica la configuración de dicho archivo: A Nombre físico del archivo: novedq, aunque se le puede dar cualquier nombre, debido a que el programa siempre solicitará éste. Ubicación: Dentro del directorio de trabajo de la pantalla, $pan en UNIX, o el mismo directorio de datos en DOS. Longitud del registro: 35 Caracteres. Sin abocamiento. FD NOVEDQ. RECORD CONTAINS 40 CHARACTERS. 01 REG-NOVEDQ. 02 COD-NIT-NOVQ PIC 9(12). 02 CON-NOVQ PIC X(4). 02 HORAS-NOVQ PIC 9(7)V VALOR-NOVQ PIC 9(8)V NOM-NOVQ PIC X(2). 02 DEP-NOVQ PIC 9(5).

120 ACTUALIZACION PRESUPUESTO DE NOMINA 518 Por este programa podemos actualizar el presupuesto establecido para la nomina, para cada concepto creado en el 502. DEFINICIÓN DEL MODULO Nomina: El código de la nomina a la cual se le van a realizar la actualización del presupuesto (esto nos permite llevar el libro por nomina que están matriculadas en mas de una nomina). Año: Año a partir del cual se le va a realizar la actualización del presupuesto. CARGA: S-CARGA, N-NO CARGA

121 Mes, Inferior: Rango inferior del actualización del presupuesto. Mes, Superior: Rango superior del actualización del presupuesto. año a partir del cual se va a realizar la año hasta donde se le va a realizar la Concepto Inf.: Concepto inferior a partir del cual se va liquidar la actualización del presupuesto. Concepto Sup.: Concepto Superior hasta el cual se va liquidar la actualización del presupuesto.

122 VACACIONES CAUSADAS Y PAGADAS 519 Este programa permite registrar o llevar el libro de vacaciones requerido por el Ministerio de Trabajo, se actualiza automáticamente solo cuando se liquidan las vacaciones de forma definitiva. Para los usuarios que comienzan con el sistema se recomienda como mínimo actualizar manualmente la información de las ultimas vacaciones de sus empleados. Teniendo la información correcta en este modulo el sistema controlará con mayor exactitud las fechas de causación de las vacaciones que se liquidan. DEFINICIÓN DEL MODULO Código: Código del empleado a consultarse o a modificar.

123 Cod. De Nom: El código de la nomina a la que pertenece el empleado o a la cual se le van a registrar los datos, (esto nos permite llevar el libro por nomina a las personas que están matriculadas en mas de una nomina). Fecha vacaciones: Son las fechas en que se disfrutaron las vacaciones. Fecha Inicial: La fecha en que se comenzó a disfrutar de las vacaciones. Fecha Final: La fecha en que el empleado debe incorporarse nuevamente a sus labores. Fecha de causación: Es el periodo al cual corresponde la liquidación de vacaciones. Rango de los códigos de los conceptos a los cuales se va a realizar el presupuesto. Año, Mes, Día Inferior: Rango inferior del año a partir del cual se le va a realizar la actualización del periodo de vacaciones cancelado. Año, Mes, Día Superior: Rango superior del año hasta donde se le va a realizar la actualización del periodo de vacaciones cancelado. Días de Vacaciones: Los días de vacaciones que se liquidaron. Valor pagado de las Vacaciones: El valor liquidado y pagado de los días de vacaciones. Días de Suspensión: El numero de días que fueron suspendidas las vacaciones. Concepto de Suspensión: El concepto con el cual se cancelaron los días de suspensión de las vacaciones. Concepto de Vacaciones: El concepto con el cual se liquidaron y cancelaron los días de vacaciones. Fecha de Regreso a laborar: Es la fecha en la que el empleado se debe reintegrar a sus labores.

124 GENERADOR DE PLANILLAS PARA NOVEDADES 520 Este programa permite diseñar los diferentes formatos personales de planillas de novedades, para enviar a cada dependencia y reportar las novedades correspondientes para procesarla en la liquidación de nómina. ENCABEZADO DEL DISEÑO Código Informe: El código del informe que desea diseñar o modificar, este código es de 1 a 6 caracteres alfanuméricos. Al digitar el código del informe el programa utiliza una de las dos siguientes posibilidades según sea el caso: 1-Pasa al área de scroll para recibir el diseño del formato que se desea realizar en caso de que este no exista. 2-Detecta que dicho diseño ya existe y produce un mensaje de selección en pantalla de la siguiente forma:

125 Estas posibilidades le permiten al usuario llamar el diseño para modificarlo, imprimirlo, borrarlo o salir de la pantalla sino se quiere realizar nada con él, así: Modifica: Con esta opción el programa carga el diseño solicitado, permite modificarlo en cualquiera de sus líneas. Retira: Esta opción elimina el diseño solicitado de la base de datos, el sistema antes de ejecutar esta orden la confirma. Imprime: Nos permite imprimir el diseño del informe solicitado. Nada: Nos da la oportunidad de regresar al inicio del módulo. Otras Opciones: Mientras el cursor se encuentre en el lugar de código de informe se tienen otras posibilidades adicionales: Búsqueda Alfabética: Al presionar TAB o dejar el campo en blanco y presionar ENTER, se mostrará una ventana con los informes que se hayan grabado en este programa y estén disponibles. Búsqueda del siguiente informe: Para buscar el siguiente código de informe existente en el archivo, se presiona la tecla F3. Esto hará que aparezca el código en pantalla. Esta búsqueda del siguiente código se realiza de acuerdo a la secuencia alfabética del código que esté en pantalla. Impresión de los campos: Presionando la tecla F5 ESC se imprimen los campos que existen y se pueden utilizar en el diseño del formato.

126 DISEÑO DEL FORMATO Dentro del scroll se realiza todo el diseño del formato de acuerdo con tipos de línea, detalles y columnas deseadas. Para cada línea del scroll son solicitados los siguientes datos: CAMPOS DEL GENERADOR Tipo: Código del tipo de línea que se desea seleccionar en cada renglón. se tienen varios tipos de línea diferentes. Para ayuda con respecto a los tipos disponibles se puede presionar la secuencia CTRL-W y el programa pasará al siguiente tipo y mostrará su significado en la línea 24 de su pantalla; presionando CTRL-P, el programa mostrará el tipo anterior. A continuación se explica Cada tipo de línea: 01-Título cualquiera: Con esta línea se puede introducir un texto libre dentro del documento. Se utiliza para que en la impresión aparezcan títulos, encabezados, cambios de tipo de letra, salto de pagina o línea, etc. 02-Año Inicial Noved. : Año inicial de la novedad. 03-Mes Inicial Noved. : Mes inicial de la novedad.

127 04-Día Inicial Noved. : Día inicial de la novedad. 05-Año Final Noved. : Año final de la novedad. 06-Mes Final Noved. : Mes final de la novedad. 07-Día Final Noved. : Día final de novedad. 08-Código Nómina: Código de la nómina de la cual se genera la planilla de novedades. 09-Descripción Nómina: Descripción del código de la nómina generada. 10-Código del Empleado: Código del empleado. 11-Nombre del Empleado: Nombre del empleado. 12-Continuación Líneas: Este campo se utiliza para imprimir un texto, definido en el Detalle. 13-Cédula del Empleado: Número de la cédula del empleado. 14-Turno: Código del turno al que está asignado el empleado. 15-Código Dep/C.C. : Código de la dependencia o centro de costo en el cual se encuentra matriculado el empleado. 16-Descripción Dep/C.C: Descripción de la dependencia o centro de costo. 17-Número de Página: Número de la página que se está imprimiendo. 18-Pto.inicial repetic: Tiene la posibilidad de definir un punto de iniciación de ciclo para que este se repita igual para todo el rango de documentos y no vuelva a imprimir el comienzo del formato. En este punto de iniciación se pregunta una constante para determinar cuantos ciclos se deben hacer por cada título de encabezado y de finalización para controlar el salto de página. 19-Pto.final repeticio: Punto de finalización de ciclo para que solo se imprima después de hacer el último documento. 20-Nro.página ciclo: Número de la página que se esté generando del ciclo. 21-Activo: Imprime S, si el empleado esta activo o N, si no lo está. 22-Fondo IVM: Fondo de Invalidez Vejez y Muerte o pensión, al cual está afiliado el empleado. 23-Fondo EGM: Fondo de Enfermedad General y Maternidad, al cual está afiliado el empleado. 24-Fondo FSP o ADD: Fondo de Solidaridad Pensional, al cual está afiliado el empleado. 25-Fondo FAM: Fondo de Medicina Familiar, al cual está afiliado el empleado. 26-Fondo VOL: Fondo de Aporte Voluntario, al cual esta afiliado el empleado.

128 CÓDIGOS DE IMPRESIÓN impr: Código de impresión de la línea que se está definiendo, los posibles códigos de impresión son los siguientes: R: Imprime la línea en forma resaltada. 0: Imprime la línea en el mismo renglón de la línea anterior. 1: Imprime la línea saltando un renglón. S: Hace la misma función del número 1. 2: Imprime la línea saltando 2 renglones. 3: Imprime la línea saltando 3 renglones. 4, 5, 6, 7, 8 y 9: Imprime la línea saltando este número de renglones. N: No imprime la línea y ésta es tomada como un comentario dentro del diseño. DETALLE DE LA LINEA Detalle de la Línea: Texto que se debe imprimir en esta línea. Si el tipo de línea es 01 (título cualquiera), este detalle será impreso en la columna especificada. Nota: Es posible enviar caracteres ASCII a la impresora a través de este texto. El objetivo de esta función es el de producir efectos especiales en la impresión como es el cambio del tipo de letra para algún título. Para enviar un carácter ASCII a la impresora, éste debe ir a continuación del símbolo y puede ser de uno, dos o tres caracteres numéricos de longitud. COLUMNA DE IMPRESIÓN Col: Columna en donde debe comenzar a ser impreso el contenido de la línea. Después de presionar F5, para actualizar, y responder afirmativamente, el programa hará las siguientes preguntas: Código del Informe a Salvar: Código con el que desea salvar el informe modificado o creado por primera vez. Objetivo de este formato: Descripción de 1 a 40 caracteres, es el título del presente formato, éste es mostrado en el programa 582, como título de la impresión o cuando se imprime una librería de informes existentes en las aplicaciones por medio del programa 004.

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130 NOVEDADES DE NÓMINA 521 Por este programa se ingresan todas las novedades de la nómina, se consideran novedades todos los datos que no son contemplados en la definición del turno o que alteran alguna información de éstos y son transitorios, Dentro de estas novedades tenemos las horas extras, recargos nocturnos, alteraciones del tiempo ordinario, préstamos, deducciones, etc. DEFINICIÓN Nómina: Código de la nómina a la cual se le van a ingresar novedades. Mes: Mes al cual corresponden las novedades. Período: Período al cual se le van a ingresar y liquidar las novedades, este periodo será traído automáticamente de la definición que se tenga en el programa 501, si se trata de periodos de nómina o se digitan los periodos adicionales si es el caso. Estas tres definiciones construyen el archivo de novedades, este archivo queda de la siguiente manera: N nn mm pp. N --- Significa que es un archivo de novedades

131 nn -- Código de la nómina de las novedades. mm -- Mes de la novedad. pp -- Periodo de la novedad. Por ejemplo si se fueran a digitar novedades del periodo 2 de noviembre a la nómina 07, el archivo de novedades se conformaría de la siguiente manera: N VERIFICACIÓN DE ARCHIVOS En caso de que el archivo de novedades que se este creando ya existe, el sistema advertirá al usuario que este archivo ya existe en la base de datos Utilizando la palabra INICIALIZAR para borrar los registros existentes, si la respuesta es afirmativa el sistema confirmara la orden. Si la respuesta es negativa el sistema conservará la información existente. Fecha: Fecha en la cual se van ha digitar las novedades. Código Empleado: Código asignado al empleado. En este campo es posible realizar búsquedas alfabéticas, con el uso de la tecla TAB. Descripción del Empleado: Este es mostrado en el momento de encontrar en la base de datos el código del empleado. AREA DEL SCROLL Turno: Este es el que tiene asignado el empleado en la hoja de vida y lo mostrará el sistema automáticamente, se da la posibilidad de hacer rotación del empleado dentro de los diferentes turnos con que se cuente dentro de la empresa. Días: En caso de que el turno se encuentre definido en días, sino serán horas las que aparezcan. Concepto: Es el concepto de nómina que vamos a utilizar o el que sufra la novedad, igualmente se permite la búsqueda alfabética de los conceptos, con el uso de la tecla TAB. Descripción: Descripción del concepto de novedad. Cuando el concepto sea una suspensión o permisos no remunerados se le activa la siguiente pantalla donde se le debe de definir las fechas y los comentarios:

132 Dep: Dependencia a la cual pertenece el empleado. El sistema da la posibilidad de realizar cambios a los empleados entre diferentes dependencias o centros de costo, en caso de digitar una dependencia diferente a la asignada inicialmente, el sistema confirmará el cambio de dependencia para la novedad. Si la respuesta es afirmativa, el sistema hará el cambio de la dependencia del empleado en forma definitiva, o sea, realizará el cambio en la hoja de vida del empleado. Si la respuesta es negativa, permite pasar pero el cambio solo será por el periodo al cual se le están digitando las novedades. Cantidad: Cantidad de la novedades que se esta digitando, esta novedad puede ser en horas, cantidades, días, porcentajes, etc. De acuerdo a la definición inicial que tenga el concepto. Valor: Valor de la novedad que se esté digitando, si la novedad hace referencia a este, de lo contrario el sistema automáticamente calculara el valor de las horas definidas. Nota: Para actualizar el scroll se debe presionar la tecla F5. Y para borrar una novedad del scroll utilice las teclas CTRL+R, estando posicionado el cursor en el renglón a borrar. Para la modificación de novedades se debe de tener en cuenta la definición de estas en los parámetros generales.

133 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA 522 Este programa realiza la liquidación de la nómina, las bases para realizar esta liquidación son los parámetros generales y las definiciones de las nóminas, las tablas de iss, retención en la fuente, turnos, definición de meses, en general el programa 501 (actualización tablas de nómina), la definición de los conceptos de nómina del programa 502, la definición y creación de los empleados programa 503, en caso de manejar conceptos fijos y préstamos por el programa 510, la información de incapacidades por el programa 528, y las novedades ingresadas que las afectan como son las de los programas 511, 517 y 521. Esta liquidación se puede hacer cuantas veces lo desee el usuario o cuantas veces ha realizado modificaciones.

134 PROCESO DE LIQUIDACIÓN Nómina: Código de la nómina a liquidar. Mes: Mes en el cual se va realizar la liquidación de la nomina. Periodo de Liquidación: Periodo a liquidar de la nómina, este debe estar definido en el programa 501, en las nóminas y periodos. Con estas tres definiciones anteriores se construye el archivo de liquidación, este está compuesto de la siguiente manera: L nn mm pp. L -- Archivo de liquidación nn -- Código de la nómina liquidada. mm -- Mes de la liquidación. pp -- Periodo de la liquidación. Por ejemplo si generáramos la liquidación a la segunda quincena del mes de noviembre a la nómina 01, el archivo se conformaría de la siguiente manera: L Fecha de Inicial y Final de Liquidación: Rango de las fechas para la liquidación, estas son tomadas de manera automáticas del programa 501, según las definiciones hechas a la nómina, por ejemplo si es semanal, quincenal, etc. Dependencia inicial y final: Rango de las dependencias a las cuales se les desea realizar el proceso de liquidación. Empleado Inicial y Final: Rango de los códigos de los empleados a los cuales se les desea realizar la liquidación. Turno Inicial y Final: Rango de los turnos a los cuales se les desea realizar la liquidación. PROCESO LIQUIDAR A-Automático: Este permite realizar la liquidación de la parte básica de la nómina, o sea, sin incluir las novedades. Dentro de la liquidación en forma automática se tendrá en cuenta la información del turno, la información del empleado, las vacaciones y las incapacidades. N-Novedades: Si se quiere realizar la liquidación únicamente de la información digitada por novedades del programa 521, 511 y 517. T-Todos: Realiza el proceso de liquidación combinando las opciones de automática y de novedades, primero realiza el proceso automático y luego las novedades.

135 VERIFICACIÓN DE ARCHIVOS En caso de que el archivo de liquidación ya esté creando, bien sea por que es un archivo de un año anterior, por que sea un archivo ya utilizado, el sistema verificará su existencia y si se desea inicializar o no. En caso de la respuesta sea afirmativa, o sea que se acepte la opción de inicializar el sistema la confirmará y tomará para su liquidación todas las correcciones que se han efectuado hasta el momento, de no aceptar la inicialización del archivo, los datos serán adicionados a la liquidación anterior. En caso de desear inicializar el archivo de liquidación, el sistema siguientes preguntas: hará las En caso de no inicializar el archivo de liquidación, el sistema hará las siguientes preguntas:

136 RESULTADO DE LA LIQUIDACIÓN El sistema de liquidación de la nómina hace varias verificaciones a la información procesada, por lo tanto en caso de encontrar alguna inconsistencia en la liquidación de un empleado, bien sea por ingresar, retirarse, regresar de vacaciones o no cumplir con los datos básicos del turno y mostrará una pantalla haciendo la advertencia.(para VISUALIZAR SE DEBE OPRIMIR LA TECLA ESC)

137 CONSOLIDAR NOVEDADES Y LIQUIDACIONES 523 El objetivo principal de este programa es la consolidación de las diferentes liquidaciones generadas y que el cliente requiere, para poder obtener información consolidada; por ejemplo, si se quiere saber a cuanto ascendió el pago de la nómina de un periodo determinado y de varias nominas, conceptos, empleados o dependencias, un mes o lo que va corrido del año, esta información es muy esencial para el manejo de estadísticas o para la parte administrativa de la compañía con el fin de tener información especifica de rangos de pago. DEFINICIÓN Nombre del Archivo de Novedades: El programa de consolidación, a pesar de que trae por omisión el nombre novedad, se puede cambiar, por otro nombre; pero recuerde que para hacer esto se deben tener en cuenta varios parámetros, como es el sistema de creación del archivo que vimos en el programa 521, o sea, Nnnmmpp (nn=nómina, mm=mes y pp=periodo), esta información se puede denominar como el nuevo nombre que tendrá el archivo de novedades que se consolida. Nombre de Archivo de liquidación: Este también trae por omisión el nombre liquid, pero también se puede cambiar pero con las mismas alternativas de la opción anterior del nombre de archivo de novedades, o sea, Lnnmmpp

138 (nn=nómina, mm=mes y pp=periodo), el nombre que le vamos a dar a la liquidación preferiblemente debe de ser igual a la que se le asigno a las novedades. Desea Consolidar por Código (C) o Nit (N): La consolidación se puede realizar bien se por el código del empleado C, o por el número de identificación del empleado N. RANGOS Nómina Inferior y Superior: Rango de las nóminas que se quieren consolidar. Año: Año del cual se quiere consolidar. Mes Inferior y Superior: Rango del mes o los meses que se quieren consolidar. Período Inferior y Superior: Rango de los periodos de liquidación a consolidar. Dependencia: Rango de las dependencias que se desean consolidar. Cargo: Rango de los cargos que se van a consolidar. Conceptos: Rango de conceptos a consolidar. Modelo: Rango de los modelos a consolidar. Empleado: Rango de los empleados a consolidar. El sistema de consolidación después de definir los anteriores datos, preguntará lo siguiente: Esta validación en caso de ser afirmativa pondrá los archivos de consolidación en blanco para recibir la nueva información si el archivo existe o los creará en caso contrario, si es S, se volverá a confirmar la acción de borrado así: Si se responde S, se inicializarán los archivos, de lo contrario ignorará el borrado o inicialización de los archivos.

139 Este archivo de consolidación, se puede inicializar las veces que se desee ya que no afecta ningún proceso adicional de nomina, siempre teniendo en cuenta que al inicializar nos borra la información que contiene el archivo. ESTADÍSTICAS DEL PROCESO El sistema mostrará las estadísticas del proceso, en la parte inferior de la pantalla, nos muestra la nomina, mes y periodo que esta leyendo y los archivos de liquidación que contiene. Actual: Muestra los registros leídos y escritos en el archivo que esté procesando. Total: Muestra los registros totales procesados tanto leídos como escritos.

140 LIQUIDACIÓN DE PRIMAS LEGALES/EXTRA 524 Permite realizar la liquidación de las diferentes primas tanto legales como extralegales, que requiera la compañía, los parámetros para realizar estas son los definidos en las opciones 1 y 2 de los p. liquidar de la actualización de las tablas de nomina, estas pueden realizarse por los diferentes tipos de contratos, tipos de salarios, y pude ser con salarios promedios o básicos; adicionalmente los conceptos definidos por el programa 502, Es de aclarar que esta liquidación tiene dos formas de hacerla una que es de prueba, la cual no hace más que simular una liquidación con el fin de revisarla antes de hacer el proceso definitivo o de acumulación, que es la otra forma y esta a su vez actualiza acumulados e información del empleado. PROCESO DE LIQUIDACIÓN

141 Nómina: Código de la nómina en la cual se va a realizar la liquidación de las primas legales o extralegales; la liquidación se debe realizar una a una la liquidación de acuerdo a las diferentes nóminas con que cuente en la empresa. Mes a Acumular: Mes en el cual se va a realizar la acumulación de la información generada por este programa. Período a Acumular: Período en el cual se va a realizar el proceso de liquidación de la nomina. Al igual que en todos los programas de liquidación del sistema APLINSA, se genera un archivo teniendo como base la nómina, mes y periodo, en caso de existir el archivo el sistema hará la validación de existencia de los archivos y en caso de existir mostrará la siguiente ventana: Se confirmará el borrado o no del archivo de liquidación, en caso de la respuesta sea afirmativo se reconfirmará la acción, como se muestra en la siguiente ventana: En caso de que la respuesta sea negativa, se permitirá realizar otra confirmación, de si los datos a liquidar serán adicionados a los anteriores o serán borrados con los nuevos datos liquidados, la ventana mostrada será la siguiente: Fecha de Proceso: Fecha hasta la cual se va a proyectar el pago de la prima. Este modulo nos permite hacer la liquidación por rango de empleados, cargos, dependencias y por rango de conceptos.

142 Desea liquidar primas legales: Nos da la opción de confirmar nuevamente el tipo de prima que vamos a liquidar. El proceso a realizar es un consolidado de primas: Este programa nos permite realizar los consolidados de primas a una fecha determinada, sin que por este proceso se vea afectado el proceso de liquidación y pago de las mismas.

143 LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS E INTERESES 525 Por este programa se calculan las Cesantías e intereses de las mismas cada año para el traslado al fondo, también se pueden realizar liquidación parcial de cesantías y sus consolidados, para esto es necesario tener en cuenta que su buen funcionamiento depende de las correctas definiciones y el manejo adecuado que se le haya dado a los acumulados de los meses a promediar. PROCESO DE LIQUIDACIÓN Nómina: Código de la nómina a la cual se le realizara la liquidación de las cesantías, interés, anticipos o consolidado. Mes Acumular: Mes en el cual se desea acumular el valor de la liquidación de las cesantías o los intereses. Período: Período en el cual se va a realizar el proceso de liquidación de las cesantías o los intereses. En caso de existir el archivo de liquidación para la nómina, mes y periodo, el sistema hará las mismas validaciones hechas en los programas anteriores como el

144 522, 523 y 524, para más información repórtese a estos programas de este mismo manual. Fecha de Proceso: Es la fecha en la cual se hace el corte para él calculo de la liquidación, equivale a decir hasta donde deseo proyectar la liquidación. Tipo de Pago C, Y A: Que tipo de liquidación que se va a realizar, Cesantías, Intereses, o Ambas. Cesantías: Si el proceso que se va a realizar es únicamente él calculo de las cesantías. Intereses: Permite realizar la liquidación de los intereses a las cesantías. Ambos: Realiza el proceso de liquidación tanto de cesantías e interés. Dependencia Inferior y Superior: Esta opción es utilizada cuando se efectúan los cálculos a determinada dependencia, si se desea efectuar a todas las dependencias se puede dar la tecla TAB en cada campo. Cargo Inferior y Superior: Esta opción es utilizada cuando se efectúan los cálculos a determinados cargos, si se desea efectuar a todos los cargos se puede dar la tecla TAB en cada campo. Empleado Inferior y Superior: Esta opción es utilizada cuando se efectúan los cálculos a determinados empleados, si se desea efectuar a todos los empleados se puede dar la tecla TAB en cada campo. Concepto: Código del concepto de las cesantías a liquidar, este concepto es tomado desde el programa 501 en los parámetros generales, este puede ser modificado en caso de querer realizar la liquidación con otro concepto diferente al inicialmente asignado a la nómina. Liquidación Parcial o Anticipos S/N: Valida si la liquidación que se va a realizar es una de cesantías o intereses o es una liquidación parcial de cesantías, en caso de sé liquidación parcial el sistema hará las siguientes preguntas en la línea inferior de la pantalla. Para poder realizar la liquidación parcial de cesantías se debe contar con autorizaciones de la regional de trabajo, así: Número de Autorización: Número de la autorización dada por la regional de trabajo para poder realizar la liquidación parcial de cesantías. Número de la Resolución: Número de la resolución dada por la regional del trabajo para poder realizar la liquidación parcial de cesantías. Fecha de la Resolución: Fecha de la resolución dada por la regional.

145 Número de Radicación: Número de la radicación de la aceptación de la liquidación de las cesantías parciales. Fecha de Radicación: Fecha en que es radicada la aceptación de que la empresa pude realizar la liquidación parcial de cesantías.

146 LIQUIDACIÓN DE VACACIONES 527 Este programa se encarga de liquidar las vacaciones bien sea en tiempo o en dinero de un empleado o rango de los mismos, igualmente nos permite hacer los consolidados de las mismas, cuando hablamos de rango es con el fin de que el sistema permita realizar la liquidación de vacaciones colectivas, etc. Se solicitan fechas para calcular promedio con que liquidan vacaciones, sin necesidad de traerlos del P_ liquidar. Inicialmente se sugieren fechas para que se confirme estas o se digiten las fechas requeridas para el proceso. PROCESO DE LIQUIDACIÓN Nómina: Código de la nómina por la cual se va a realizar la liquidación de las vacaciones. Mes Acumular: Mes en el cual se va a acumular los valores de la liquidación de vacaciones. Período: Período en el cual se va a acumular los valores de la liquidación de vacaciones.

147 El programa de liquidación de vacaciones, hará la validación de la existencia del archivo de liquidación, para esto reportarse a los programas de liquidación anteriores como son el 522, 524 y 525. Dependencia Inicial y Final: Rango de la dependencia que se les desea realizar liquidación de vacaciones en caso de querer realizar esta en un rango determinado. Cargo Inicial y Final: Rango de los cargos a los que se les desea realizar liquidación de vacaciones en caso de querer realizar esta en un rango determinado. Turno Inicial y Final: Rango de los turnos los que se les desea realizar liquidación de vacaciones en caso de querer realizar esta en un rango determinado. Empleado Inicial y Final: Rango de los empleados a los que se les desea realizar liquidación de vacaciones en caso de querer realizar esta en un rango determinado. Fec. Inic. de Vaca. : Fecha en la cual comenzará el empleado a disfrutar de sus vacaciones, además es la fecha con la cual se actualiza la hoja de vida del empleado como fecha de últimas vacaciones en el momento de acumular la liquidación de vacaciones. Concepto de Liquidación: Concepto en el cual se va a realizar la liquidación de las vacaciones, este concepto se debe haber creado por el programa 502 y definidos en los parámetros generales por el programa 501, este concepto lo debe traer el sistema de manera automática o se pude variar si se quiere. Días a Liquidar: Número de días a liquidarle como vacaciones, al empleado. Días Que Toma: Número de días que tomará el empleado de vacaciones, el sistema asumirá automáticamente los definidos en los parámetros de liquidación, pero este se puede modificar según los días que va estar el empleado en vacaciones.

148 Cpto Vac Comp en Din: Concepto de vacaciones compensado en dinero, este se utiliza cuando al empleado se le pagan sus vacaciones en dinero, lo cual hace necesario una tramitación de esta ante el ministerio de trabajo. Días Compen. en Din. : Número de días que van a ser compensados en dinero. Número de Resolución: Número de la resolución que expide la regional del trabajo en la cual se autoriza a la empresa para poder liquidar las vacaciones en dinero. Fecha de Resolución: Fecha en la cual es expedida la resolución. Desea Liquidar los días Faltantes del Periodo: Respondiendo S, el sistema verificará el último día de liquidación de la nómina y verificará la fecha en la cual se van a comenzar las vacaciones y realizará la liquidación entre los días de la última liquidación y la fecha de comienzo de vacaciones, y estos días se liquidaran como nómina normal, el objetivo es no tener que realizar la liquidación del programa 522, sino que, el programa de vacaciones hará todo el proceso. Desea Liquidar Préstamos: Respondiendo S, el sistema pregunta cuantas cuotas desea liquidar. Nota: Cuando el proceso a realizar es un Consolidado de Vacaciones el programa actualiza automáticamente el campo Días Acumulados de Vacaciones ( EMPLEA ) de cada Empleado incluido en el proceso, el cual se puede consultar por el programa 541 ó imprimir por el 563.

149 INGRESO DE INCAPACIDADES 528 Permite realizar el ingreso de las incapacidades para ser liquidadas en forma automática en la nómina, bien sea en cada uno de los periodos o en uno solo, este permite controlar toda la información de la incapacidad.

150 DEFINICIÓN DE LA INCAPACIDAD Empleado: Empleado al cual se le va a realizar actualización de información de incapacidades. Presionando F3, permite realizar consulta de las incapacidades que tenga el empleado y que estén grabadas en el archivo de incapacidades INCAPA. Concepto: Código del concepto de la incapacidad, este se debe haber creado por el programa 502, con tipo de identificación I, para poder ser ingresadas, vale la pena recordarles que si la incapacidad es pagada por otro concepto se debe registrar con el concepto que serán reportadas en el proceso de autoliquidación de aportes sociales. Serie: Número de la serie de la incapacidad, esta es información que trae el formato de la incapacidad. Número: Número de la incapacidad, dato traído por el formato de incapacidad. Diagnostico: Código del diagnostico por la cual se genero la incapacidad, estos códigos debe ser creados por el programa 501. Contingencia: Código dado al tipo de incapacidad de esta se deriva el modo de liquidación de estas, esta contingencia puede ser de varios tipos, así: 1-ENFERMEDAD GENERAL: Código asignado a todas las incapacidades catalogadas por la entidad promotora de salud como enfermedad general o común. 2-MATERNIDAD: Código asignado a las incapacidades por Maternidad. 3-ACCIDENTE DE TRABAJO: Código asignado a las incapacidades de Accidente de Trabajo. 4-ENFERMEDAD PROFESIONAL: Código asignado a las incapacidades de Enfermedad Profesional. 5-PROVISIONAL: Código asignado a las incapacidades que aún no han sido clasificadas como ninguna de las anteriores. Fec. Acc.: En caso de ser incapacidad de trabajo, se digita la fecha de ocurrencia del accidente. Fec.Inic.: Fecha en la cual inicial la incapacidad, este dato es la fecha base a partir de la cual el sistema comenzará a pagarle la incapacidad al empleado. Días: Número de días que se le otorgaron al empleado por incapacidad, es el número de días totales. Desea pagar toda la incapacidad en un mismo periodo: Esta pregunta es con el fin de poder ofrecer la alternativa de pagar toda la incapacidad de una vez o hacer el pago de acuerdo a los días a liquidar en cada periodo de nomina.

151 Prorroga S/N: Identifica si la incapacidad es una prorroga o continuación de otra incapacidad, en caso de que la información no coincida para que tenga la validez de prorroga el sistema sacara un mensaje advirtiéndolo. Desea Pagar desde el Primer Día S/N: Permite definir para el pago de la incapacidad si se desea pagar desde el primer día o si desea excluir los días que los fondos no reconocen para el pago. Lugar de Expedición: Permite definir en tres casillas el lugar en el cual se expidió la incapacidad, estos datos es informativo. Tipo: ipo de la incapacidad, es una clasificación dada a la incapacidad. Tiene dos opciones, 1-AMBULATORIA: Significa que la incapacidad es ambulatoria y 2-HOSPITALARIA: Significa que la incapacidad es Hospitalaria. Fec. Expedición: Fecha en la cual se realiza la expedición de la incapacidad, en regulares ocasiones es la misma fecha de iniciación pero puede llegar a variar por varios motivos, esta fecha es únicamente informativa. Código Médico: Código del médico que expide la incapacidad. Código Cab Responsable: Código del CAB responsable, es información del lugar en donde se expidió la incapacidad. Sal. Base Autol: Salario base de autoliquidación, con el fin de que el pago de la incapacidad se efectúe con el salario con que el fondo hará su reconocimiento, este es el del mes inmediatamente anterior a la fecha inicial del suceso, este dato es traído de manera automática desde el archivo BASAUT, cuando a sido actualizado por el programa 572 en el momento de realizar el reporte de autoliquidación o se actualiza en el campo 68 del programa 506. Sal. Base Nomi. : Salario básico del empleado registrado en el programa 503 Actualización datos del empleado. Los siguientes campos los debe actualizar el sistema de manera automática en la medida en que se van acumulando las liquidaciones de la nomina que incluye conceptos de incapacidades: Mes Ultima Liquidación: Este es el mes en el cual se realizo el último pago de la incapacidad, Además es el mes en el cual será reportada la incapacidad en la información de autoliquidación. Días L: Número de días que se hayan liquidado de la incapacidad en el último periodo de la nomina. Valor L: Es el valor de los días liquidados, este se calcula según las definiciones hechas de porcentaje al concepto por el cual se esta pagando la incapacidad.

152 Días T.: Número de días totales que se han pagado por incapacidad, estos días se irán acumulando automáticamente por el sistema de liquidación. Valor T.: Valor de los días totales, este valor es el pago de todos los días de incapacidad que debe reconocer el fondo. Fecha Fin Incapacidad: Es la fecha hasta donde estuvo incapacitado el empleado, esta fecha es necesaria para que la incapacidad no continúe saliendo en los demás periodos de nomina que se liquiden en el futuro. Debe ser digitada por el usuario. El programa después de ingresar todos los datos pedirá si esta seguro de actualizar.

153 LIQUIDACIÓN EMPLEADOS 529 DEFINITIVA Este programa permite realizar la liquidación definitiva de prestaciones sociales de un empleado o rango de ellos, se puede realizar también por dependencia o rango de ellas. Realizará la liquidación de primas, vacaciones, cesantías, intereses, indemnizaciones, preavisos, primas legales y extralegales, tiempo restante de pago, préstamos pendientes, pignoraciones de primas, etc. El programa automáticamente los desvincula y no quedan activos para las siguientes liquidaciones de cualquier tipo. PROCESO DE LIQUIDACIÓN Nómina: Código de la nómina por la cual se va hacer el proceso de liquidación definitiva. Mes: Mes en el cual se van a acumular los valores de la liquidación definitiva. Período: Período en el cual se esta realizando la liquidación definitiva.

154 Después de definir la nómina, mes y el periodo de liquidación el sistema realizara la verificación de existencia del archivo, ver la explicación de estas validaciones en los programas de liquidación 522, 524, etc. Dependencia Inicial y Final: Rango de las dependencias a las cuales se les desea realizar la liquidación definitiva, con esta opción es posible realizar la liquidación de personal en forma masiva, en caso de que la dependencia o rango de ellas sean las personas que desea liquidarse en una fecha específica. Empleado Inicial y Final: Rango de empleado o empleado a los cuales se les desea realizar la liquidación definitiva, en caso de que esta sea de todo el personal o un rango de ellos el sistema hará la siguiente pregunta: En caso de la respuesta ser S, por cada empleado que se liquide el sistema realizara una pausa antes de continuar con la liquidación del siguiente empleado. Cuando la liquidación es de un rango de empleados el sistema podrá seleccionar dentro de este rango por el tipo de salario que este tenga definido en el programa 503, o sea que, si deseo realizar la liquidación de los empleados del 1 al 500, pero solo de los de salario fijo puedo realizar esta sin que incluya los empleados de salario variable.

155 F: Empleados que en su contrato tengan la definición de tipo de salario fijo. V: Empleado que en su contrato tengan la definición de tipo de salario variable. O: Permite realizar la liquidación del rango de empleados con otro tipo de salarios. T: Todos los anteriores, el rango incluirá a todos los empleados independiente del tipo de salario, pero conservara a cada uno de ellos los parámetros definidos para su liquidación. Fecha de Retiro: Fecha en la cual se retira el empleado o rango de ellos, esta es la fecha que será grabada en el campo fecha de terminación de contrato del empleado en le programa 503 o 506, hasta esta fecha se tomará toda clase de información del empleado, como es el caso del sistema de autoliquidación o bien sea cuando el programa hace validación de empleados ausentes o retirados como lo hacen algunos informes.

156 DEFINICIONES PARA LA LIQUIDACIÓN Conceptos: Concepto que se vaya ha liquidar, estos son tomados inicialmente de las definiciones hechas en el programa 501 en parámetros generales, aún que se da la posibilidad de cambiarlos, de acuerdo a las necesidades del usuario. Las siguientes validaciones las hará por cada uno de los conceptos que se explican más adelante y son los parámetros con los cuales se realizará la liquidación. Liquida: Permite realizar la definición de que el concepto que se encuentra enfrente será liquidado o no. Fecha Inicial y Fecha Final: Fecha inicial y final del semestre o año, para tomar los promedios o para el calculo de los días a pagar; estas fechas las trae por defecto del programa 501 parámetros generales, el usuario tiene la oportunidad de cambiarlos de acuerdo a sus necesidades directamente en este programa para que no altere las definiciones del 501. Días a Liquidar: Número de días para la liquidación de los conceptos de prestaciones sociales que se tomaran en cuenta, estos se toman directamente de las definiciones del programa 501, parámetros generales, igual que las definiciones anteriores estos se pueden variar. En esta parte de la liquidación valida a partir de cuantos días tiene derecho a la liquidación proporcional del concepto, esta información debe ser igual a la asignada en el programa 501, de lo contrario prima la definición del 529. Valor: Valor liquidado del concepto de acuerdo a los días y al salario base de liquidación, esta información la calcula el sistema de forma automática cuando se hace la liquidación, sin embargo el valor determinado por convenio o por política interna de la empresa, puede ser asignado por el usuario en este programa Prima el valor digitado que el valor hallado de forma automática. Salario Base: Según la definición que se haya dado de básico o promedio, en este campo se mostrará después de realizar el proceso de liquidación con que salario base se realizó la liquidación de cada uno de los conceptos. DEFINICIÓN CONCEPTOS DE LA LIQUIDACIÓN Primas: Concepto de prima legal, luego hará las preguntas explicadas anteriormente como títulos de la liquidación. Vacaciones: Concepto de vacaciones, luego hará las preguntas explicadas anteriormente como títulos de la liquidación, además preguntará para hacer la validación respectiva si desea tomar en cuenta los decimales en los días a liquidar. Esta pregunta es para que el sistema en el momento de realizar la liquidación pague los días de vacaciones teniendo en cuenta los decimales si se respondió que S, o redondeando si se digitó que N. Cesantías: Concepto de cesantías, luego hará las preguntas explicadas anteriormente como títulos de la liquidación. Intereses a las Cesantías: Concepto de intereses a las cesantías, según el valor liquidado de las cesantías el sistema calculará el valor de estos intereses, el uno por ciento por cada mes.

157 Indemnización: Concepto de la indemnización en caso de que el empleado tenga que ser indemnizado por la empresa, calcula toda la información de la indemnización según lo estipulado por la ley y de acuerdo a las definiciones especificadas en el programa 501 tablas de indemnización. Otros Devengados: En caso de responder S, se realizará la liquidación de los días pendientes de pago del periodo a liquidar, en otras palabras realiza el proceso de liquidación como lo hace el programa 522. Otras Deducciones: Permite realizar la liquidación de los conceptos de deducción del empleado que estén pendientes del periodo en el cual se retira el empleado. Descuenta Preaviso: Si desea descontar el tiempo de preaviso al empleado por retiro de la empresa sin la notificación anticipada, será solicitado el número de días a descontar de la liquidación. Rte. Fte sobre indemnización: Permite realizar retención en la fuente sobre la indemnización calculada al empleado, este concepto debe estar creado por el programa 502 y definido en el 501 en la tabla de parámetros generales. Liquidación de Préstamos: Permite que el programa realice la deducción de los préstamos que el empleado tenga con la empresa o los conceptos fijos que se le tengan matriculados por el programa 510. Liquidación de Novedades: Permite liquidar novedades que se le hayan ingresado al sistema por el programa 521 al periodo en le cual se está realizando la liquidación.

158 ESTADÍSTICAS DE LA LIQUIDACIÓN Días Trabajados: Los días que se muestran en este campo es el resultado del proceso de liquidación a partir de la fecha de ingreso con respecto a la fecha de liquidación total, este es un campo informativo. Total Devengados: Valor de los devengados que el sistema la calcula al empleado, por ejemplo, la sumatoria de las primas, vacaciones, cesantías, etc. Total Deducciones: Valor de las deducciones que el sistema de liquidación le haya calculado al empleado, por ejemplo, deducciones de préstamos, seguro social, etc. Neto: Valor neto a pagar al empleado según lo calculado por el sistema, es el resultado del total devengado menos el total deducciones. Código de Causa de Retiro: Este es creado por el programa 501 en la tabla de causas de retiro, y sirve como identificación del por que se está realizando la liquidación del empleado o rango de ellos.

159 CORRECCIONES A LA LIQUIDACIÓN 530 Permite realizar correcciones, a los archivos de liquidación, bien sea ingresar, retirar o corregir registros o datos. Los registros modificados solo los tomará en el archivo de liquidación, este programa no realiza modificaciones en los archivos de acumulados, incapacidades, empleados, tablas, etc., por consiguiente si se realiza una corrección a una liquidación a la cual ya se le ha hecho el proceso de acumulación, será necesario hacer las mismas modificaciones en el programa de acumulados, incapacidades, vacaciones, etc. En el caso de que no se haya acumulado el periodo, las modificaciones hechas por este programa se tomarán en cada módulo a que corresponda, en el momento de acumular la liquidación.

160 DEFINICIÓN Nómina: Código de la nómina a la cual se le va a realizar la modificación. Mes: Mes al cual se le va a realizar cambio. Período: Período al cual se le va a realizar ingreso, retiro o modificación de la información. Código Empleado: Código del empleado al cual se le va a realizar modificaciones. AREA DEL SCROLL Concepto: Concepto de pago o deducción que se va a corregir, retirar o ingresar. Presionando CTRL+R, en el concepto permite retirarlo del archivo de liquidación que se haya cargado, o se digite por equivocación. Descripción: Descripción del concepto. Dependencia: Dependencia a la cual pertenece la liquidación del concepto. Cantidad: Cantidad de horas, porcentaje o días según el caso y requerimiento del concepto que se este corrigiendo o ingresando. Valor: Valor del concepto que se este ingresando o modificando.

161 Nota: Para actualizar el scroll se debe presionar la tecla F5.

162 GENERACIÓN DE ARCHIVO PARA INTERFASE 531 Este programa permite generar la información necesaria de la nómina para ser interfasada a la contabilidad. Este proceso de interfase solo es posible cuando la liquidación de la nomina este en forma definitiva, es decir se haya acumulado por el programa 532, de lo contrario genera error. La forma de esta trabajar es mediante un archivo ASCII o más conocido como archivo plano, el cual es posible importar a cualquier sistema o al mismo APLINSA., llamado movbat, que contiene la información de la liquidación de nómina, llevados con el orden de los modelos, creados en el programa de actualización de modelos(504). La definición o explicación de este archivo plano MOVBAT, la podrá ver en manual de Introducción programa 009, en este se muestra como esta definido el archivo. También genera un informe donde específica los errores que pueden existir en la generación de la interfase, muestra además cuantos registros pasó y estadísticas de la misma. Este programa genera la interfase para la aplicación de contabilidad después de ejecutarlo, los documentos que aquí se actualicen no deberán ser modificados desde su aplicación de origen. Las cuentas contables serán tomadas del modelo contable digitado en cada documento.

163 DEFINICIÓN DE LA INTERFASE Nómina: Código de la nómina a la cual se la va a hacer el proceso de interfazar a contabilidad. Sucursal: Sucursal a la cual se va a llevar el proceso de interfase de nómina a contabilidad. Mes: Mes de la nómina que se va a pasar a contabilidad, este mes a su vez es el periodo con el cual queda generado el archivo de interfase. Período: Período de la nómina que se va a pasar a contabilidad. Tipo Comprobante: Tipo de comprobante de la nómina, este tipo de documento ya debe estar creado por el programa 401, aún que no es estrictamente necesario ya que el sistema puede generar información para cualquier otro sistema contable que el usuario tenga, hará la advertencia de que esos datos no existen pero permite seguir. Definición del Modelo: El sistema permite que el modelo sea tomado automáticamente: Respondiendo S, tomara la definición de los centros de costo de cada empleado según la definición de rangos creadas en el programa 504, además por el tipo de contrato del mismo programa, el objetivo principal de esta opción es cuando se manejan demasiados modelos y evitar que este proceso se tenga que realizar por cada uno de los modelos. Modelo Inferior y Superior: Modelos contables definidos para realizar la interfase por el programa 504, en caso de haber respondido N, hará la pregunta de los modelos para ser interfazados, estos modelos deben estar asignados a cada empleados por el programa 503 o 506. Nro. Comprobante: Número del comprobante con el cual pasa la información a contabilidad, en caso de que la definición hecha por el programa 504, si es comprobante por empleado este es el número a partir del cual comenzar. Nro. Cuenta: Código de la cuenta de egreso de donde va ha ser debitada la nómina, esta se debe haber definido por el programa 504 al modelo. C. de C.: Centro de costo de la cuenta de egreso de la interfase de nómina, definida en el programa 504. Fecha Interfase: Fecha con la cual se quiere que quede el movimiento en contabilidad. Proceso Prueba: S, el programa asumirá que el proceso de interfase es una prueba y por lo tanto no hará ningún cambio a la base de datos del empleado. Por el contrario si la respuesta es N el programa hará el proceso de interfase de la nómina definitiva lo cual llevará a cabo el proceso de actualización y creación del archivo movbat. Empleado Inicial y Final: Rango de los empleados que se desean pasar por el sistema de interfase.

164 OTRAS VALIDACIONES Existencia de Cuentas: El sistema valida si las cuentas que se van a pasar por la interfase están creadas por el programa 402, es muy importante cuando la interfase va a ser llevada al sistema APLINSA, por que de esta manera el sistema buscara en el archivo cuenta, si existe. En caso contrario, no validará la existencia de las cuentas en el archivo Cuenta. Exclusión de Centros de Costo: Permite que al momento de realizar la interfase a los conceptos de deducción no les manejo centro de costo, o sea que, los conceptos de deducción no llevan centro de costo al archivo movbat. Confirmación de Proceso: Permite realizar la confirmación de si se desea realizar el proceso de interfase: ESTADISTICAS DEL PROCESO TRANS. Nro. : Muestra el número de registros que lleva el sistema al archivo MOVBAT. TOTAL TRABAJ: Muestra el número total de trabajadores que proceso, para generar el archivo MOVBAT. RESULTADO FINAL: Muestra la descripción del proceso que realizó, es un mensaje que dice que si la interfase queda bien, tiene errores, y se visualizando al oprimir la tecla ESC- ENTER

165 ACUMULAR Y/O EXTRAER NÓMINAS 532 Este programa permite acumular o extraer los diferentes periodos de nómina que se hayan liquidado, cambiar Swiche de estado (prueba a definitivo), con el fin de que toda la información quede registrada en el archivo acumul, ya que este archivo es fundamental para realizar las liquidaciones de prestaciones sociales, autoliquidación, provisiones etc. También actualiza los abonos o pagos realizados a los préstamos, fechas de incapacidades y vacaciones. Si hay causa de retiro en la liquidación, se actualiza adiemp llevando el primer comentario disponible y el código y la descripción de la causa de retiro.

166 DEFINICIÓN Orden a Procesar: Ofrece cinco posibilidades con las cuales se determina que proceso que se desea realizar; acumular, extraer, cambio de swiches. Estas opciones son las siguientes: 1-Acumular: Permite acumular una liquidación determinada, esta opción se utiliza cuando se quiere actualizar una nómina que no se haya acumulado en su momento inicial. 2-Extraer: Permite extraer una liquidación de un determinado mes y período bien sea porque se liquido mal o no se debía haber acumulado, en este caso se afectaran los acumulados de la correspondiente nómina. 3-Ext/Acum. : Permite extraer una nómina determinada y acumularla en otro mes o período diferente al original, esta opción es importante cuando se acumula la nómina en un mes por error y era de otro. 4-Switche Proceso Prueba: Permite cambiar el Swiche a prueba de cualquier archivo de liquidación que se le haya acumulado en su momento. 5-Switche Proceso Definitivo: Realiza lo contrario a la opción 4, pasa una nómina de proceso de prueba a definitivo, es importante tener los archivos de liquidación en definitivo porque si se desea pasar por interfase, los conceptos con estado en prueba no los actualiza para esta opción. Nómina: Código de la nómina en la cual se va a realizar el proceso según el orden antes aceptado. Fecha Proceso: Es informativa y permite saber en que momento se realizó el proceso. Mes liquidación: Mes de la liquidación de la nómina, que sirve como base para el orden a procesar que se haya escogido. Período liquidación: Período de la liquidación de la nómina. Año liquidación: Año de la liquidación de la nómina. Mes a Acumular: Mes en el cual se va a acumular la nómina extemporánea o que es extraída de un mes diferente, en caso de haber escogido la opción 1 o 3. Período a Acumular: Período en el cual se va a acumular la nómina extemporánea o que es extraída de un período diferente, en caso de haber escogido la opción 1 o 3. Al momento de toma la opción 1 o 3 el sistema permite realizar un proceso adicional: Este permite borrar toda la información del mes que se este actualizando, o sea que, si se responde S, el programa borrará todo acumulado que se encuentre en el archivo acumul, pero solo del mes que se esta trabajando, se debe inicializar el acumulado del mes con el primer periodo a acumular, con el fin de eliminar de la

167 base de datos el mismo mes pero del año anterior y comenzar a grabar los datos del mes pero actuales. Año Acumular: Año en el cual acmula en la nómina. Mes a Extraer: Mes de la nómina a extraer, bien sea para retirar o acumular en otra. Período a Extraer: Período de la nómina a extraer, bien sea para retirar o acumular en otro. Empleado Inicial y Final: Código de los rangos de empleados a los cuales se les va a realizar el proceso. Concepto Inicial y Final: Rango de los conceptos que se desean procesar según el orden a procesar que se haya escogido. Exclusión de Conceptos: El programa muestra la siguiente ventana en la cual realiza la validación de si se desean excluir conceptos que en el archivo de liquidación ya se encuentren en estado Definitivo, esto es importante cuando la información que se va a procesar, solo se desea tener en cuenta lo que este en periodo de prueba. Confirmación del Proceso: El sistema antes de proceder con el proceso que se haya seleccionado confirmará con la pregunta: Desea continuar con el proceso S/N.

168

169 CHEQUEO DE LIQUIDACIONES CON ACUMULADOS 533 Por medio de este programa se realiza un chequeo de las liquidaciones con los acumulados, en una nomina, mes, periodo y empelado determinado. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas de las cuales se va a realizar el chequeo. Mes Inferior y Superior: Rango de Mes en la cual se va a realizar el chequeo. Periodo inferior y Superior: Rango del periodo en la cual se va a realizar el chequeo. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se desea realizar el chequeo de los acumulados.

170 LIQUIDACION DE ADMON. DE NOMINAS 538 Este programa genera la liquidación de servicios Cooperativos de trabajo Asociados para las nominas que se hayan definido en el programa 501. Para esto se requiere tener definidos los parámetros del 501 opción Definición Liq. Admon Nominas (donde se definen los conceptos acumulados y la formula a aplicar). Campos del Programa. Nomina: numero de la nomina que se va a liquidar debe estar creada en el programa 501 Liquida Arp mes: Este campo le indica al programa si el proceso que se va a realizar es liquidación del ARP mensual de la nomina si la respuesta es S el programa muestra una pantalla para ingresar el procedimiento a utilizar para la liquidación.

171 Después de esto el programa deshabilita la opción de Ausentismo. Liquida Ausentismo: con esta opción se esta indicando si se se realiza solamente la liquidación del ausetismo mensual, para lo cual el SW del 501 Ausentismo Mensual debe estar definidos como N. Año Liquidado: Año del periodo de liquidación. Mes Liquidado: Mes del periodo de liquidación. Periodo: Periodo de liquidación. Tipo de Liquidación: P = En Prueba, no genera factura, D = Definitivo, Genera factura. Valor Adic. Serv. Coop.: Valor adicional a los servicios cooperativos calculados, cuando se tiene definido en el 501 que si se cobra valor adicional. Depend. Vlr Adic.: Código de la dependencia en la cual se suma el valor de servicios cooperativos adicionales. Valor Dotación: Valor de la dotación, cuando se tiene definido en el 501 que si se cobra dotación y es por Valor. Liquida Dotación % S/N: Si se liquida o No la dotación por porcentaje en este periodo liquidado, cuando se tiene definido en el 501 que el cobro de la dotación es por porcentaje, el cual se calcula sobre el total de los devengados prestaciones. Depend. Vlr Dotación: Código de la dependencia en la cual se suma el valor de la dotación. Moneda-B: Moneda y Bodega en la cual se genera la factura de la liquidación. Tipo Doct.: Tipo de documento a generar. Debe ser de origen 41, creado por el programa 201. Numero: Numero del documento a generar. Si posee numeración automática definida en el 201, se carga el consecutivo, de lo contrario se digita

172 CONSULTA DE EMPLEADOS 541

173 Esta consulta muestra toda la información básica sobre un empleado o un rango que se defina. Esta consulta se muestra a través de una serie de ampliaciones, las cuales proporcionan toda la información del empleado. La mayor parte de la información que se muestra en este programa se actualizo por el programa 503 y 506, la demás puede haber sido actualizada por procesos automáticos de la misma nómina. DEFINIENDO ORDEN Y RANGOS DE LA CONSULTA Orden: En que orden se desea presentar la información a ser extraída de la base de datos. Para este orden se tienen las siguientes posibilidades: 1-Código: Muestra la información ordenada por código del empleado. 2-Nombre: Permite realizar la búsqueda en forma alfabética de un empleado. Para esto usa el sistema de búsquedas del sistema APLINSA, para mejor información, vea como consultar en el manual de introducción. En caso de que la consulta sea ordenada por código, se pedirán rangos para la consulta. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean para la consulta Dependencia Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias por de las cuales se desea realizar la consulta.

174 Cargo Inferior y Superior: Rango de los códigos de los cargos de los cuales se desean realizar la consulta. Turno Inferior y Superior: Rango de los códigos de los turnos que se desean cargar en la consulta. Código Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados a consultar. DATOS EN CADA UNA DE LAS AMPLIACIONES DE LA CONSULTA Ampliación No. : 01 Código: Código asignado al empleado en el momento de su creación por el programa 503.

175 Nombres y Apellidos: Nombre y apellidos del empleado. Cargo: Código del cargo que desempeña el empleado en la compañía. Dependencia: Código de la dependencia a la cual esta asignado el empleado. Tipo Contrato: Tipo de contrato que el empleado tiene con la empresa, y que se asignó por el programa 503, para más información vea el programa 503 de este mismo manual. Fec. Ingreso: Fecha de ingreso del empleado a la empresa, esta es definida como año, mes y día. Ampliación No. : 02 Fec. Nacimiento: Fecha de nacimiento del empleado, esta es definida como año, mes y día. Identificación: Número de identificación del empleado, cédula, tarjeta de identidad, etc. Tipo: Tipo de la identificación, cédula, tarjeta de identidad, etc. Sexo: Sexo del empleado, M-masculino, F-femenino, O-otros. E. Civil: Estado civil del empleado, Casado, Viudo, etc. Libreta Militar: Número de la libreta militar. Ampliación No. : 03 Número ISS: Número de afiliación al seguro social, este lo asigna el mismo instituto de seguro en el momento de la afiliación. Fec. Afiliación: Fecha de la afiliación al sistema de seguridad social, esta es definida como año, mes y día. Fondo: Código del fondo al cual este afiliado el empleado. Sueldo Anterior: Salario antes del último aumento, este se debe actualizar automáticamente si se ejecuta por el programa 507 en el momento de realizar el aumento, de lo contrario se puede actualizar por el programa 506.

176 Sueldo Actual: Salario que devenga actualmente y que se actualizo por el programa 503, 506 o 507. NOTA: Mediante la tecla de F4, se puede visualizar la foto del empleado, esta debe de ser creada en el directorio de fot, con el mismo numero de la cedula del empleado, anteponiendole los ceros necesarios, hasta completar el campo de 14 digitos, es decir si el numero de la cedula es , se debe de crear como , con formato BMP. Solo aplica para sistema operativo Windows. Ampliación No. : 04 DIRECCION 01: Primera parte de la dirección. DIRECCION 02: Segunda parte de la dirección. DIRECCION 03: Tercera parte de la dirección. Esta dirección se debe haber ingresado y actualizado por el programa 503 o 506. Ampliación No. : 05, 06 y 07 INFORMACION ADICIONAL LÍNEA (01): Línea número uno, correspondiente a la información adicional de cada empleado y que se actualiza por el programa 503 y en el mismo 541 con la opción CTRL V. Las siguientes dos ampliaciones son iguales a la 05 cambiando el número de la línea adicional. INFORMACIÓN ADICIONAL LÍNEA (02): Línea número dos, correspondiente a la información adicional de cada empleado. INFORMACIÓN ADICIONAL LÍNEA (03): Línea número tres, correspondiente a la información adicional de cada empleado.

177 Ampliación No. : 08 Fec. Liquidación: Fecha en la cual se le realizó cualquier liquidación al empleado, bien sea por el programa 522, 524, etc. Promedio Retención: Valor del salario promedio para el cálculo de la retención en la fuente, este se actualiza por el programa 503, 506 o en forma automática por el programa 516. Fec. Ultimas Vacaciones: Fecha en la cual el empleado comenzó a disfrutar de sus últimas vacaciones, en caso de ser un empleado nuevo es la misma fecha de ingreso, ya que para los nuevos y antiguos, esta es la fecha a partir de la cual se comenzará a calcular el periodo de vacaciones. Días Pendientes Vacaciones: Acumulado de días que tiene pendientes por pagar al empleado en el momento que comenzó a disfrutar de sus últimas vacaciones. Activo: Si el empleado está activo dentro de la empresa, o sea que, esta retirado, en vacaciones, o no. Ampliación No. : 09 Fec. Fin Contrato: Fecha de fin de contrato, esta es actualizada por el programa 503 o en el momento de retirarse el empleado y ser liquidado por el programa 529. Sub. Transporte: Si el empleado tiene subsidio de transporte, según la definición del programa 503 o 506. Retención: Si el empleado tiene retención en la fuente, según la definición del programa 503 o 506. Régimen: A cuál régimen laboral pertenece el empleado, anteriores a ley 50, que estén en esta ley o que tengan salario integral. Turno: A que turno está asignado el empleado. Deducción Hipotecaria: Cuota de deducción de hipoteca que tiene el empleado y que se actualiza por el programa 503 o 506 y sirve para reducir la base de la retención en la fuente.

178 Ampliación No. : 10, 11 y 12 01, 02 y 03 Cpto Ausencia: Concepto de ausencia 01 asignado al empleado, estos conceptos se actualizan por el programa 506, además si se liquidan vacaciones por el sistema este concepto es actualizado para que el sistema active o inactive el empleado para la nómina. Fec. Ausente: Fecha en la cual comenzó la ausencia. Fec. Regreso: Fecha de regreso. Días Ausentes: Días que estará el empleado ausente. CONSULTA DE ACUMULADOS 542

179 Con este programa es posible consultar los acumulados de cada concepto, por cada mes, por tipo de nómina y por empleado. DEFINICIÓN LA CONSULTA Nómina: Código de la nómina de la cual se desea consultar los acumulados por conceptos. Orden: El orden permite definir en que forma se desea cargar la información a consultar en el scroll. Para este orden se tienen las siguientes posibilidades: 1-Por Cod./Emplea: Muestra la información ordenada por código del empleado. 2-Por Concepto: Muestra la información ordenada por el código del concepto. 3-Por Nom./Emplea: Permite la búsqueda alfabética, para más información repórtese al manual de introducción búsquedas alfabéticas. Código Inferior y Superior: Rango del código o códigos de empleados a consultar. Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea obtener la consulta por pantalla.

180 DATOS EN CADA UNA DE LAS AMPLIACIONES DE LA CONSULTA Ampliación No. : 01 Empleado: Código asignado al empleado. Concepto: Código del concepto que se está consultando. Nombre del empleado: Nombre del empleado. Descripción del concepto: Descripción del concepto. Ampliación No. : 02 a la 13 Dependencia Enero: Dependencia asignada al concepto y al empleado en el mes de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre. Valor: Valor del acumulado en el mes de enero. Cantidad: Número de horas, días o porcentaje del concepto en el mes de enero. Ampliación No. : 14 Mes Act Año Ant: Mes actual de la nómina pero del año anterior, en otras palabras si se está actualmente en el mes de diciembre en este se guardara la información de diciembre pero del año anterior. Valor: Valor del acumulado del mismo mes del año anterior. Cantidad: Número de horas acumuladas mismo mes del año anterior.

181 CONSULTA DE ACUMULADOS DE CESANTÍAS 543

182 Este programa proporciona la información de las cesantías, intereses, anticipos a cesantías, etc. y toda la información bien sea digitada en forma manual o automática en el programa 513. DEFINICIÓN DE LA CONSULTA Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados a los cuales se les desea realizar la consulta de sus acumulados de cesantías. La consulta consta de varias ampliaciones las cuales serán explicadas a continuación. Ampliación No. : 01 Empleado: Código del empleado al cual se le está realizando la consulta.

183 Nombre del Empleado: Nombre del empleado asignado al código. Neto Cesantías Dic. 31: Valor neto de las cesantías causadas a diciembre 31 del año inmediatamente anterior. Ampliación No. : 02 Intereses Dic. 31: Valor de los intereses a las cesantías causadas a diciembre del año inmediatamente anterior. Cesantía Pignoradas: Valor de las cesantías pignoradas o retenidas, este valor se utiliza cuando el empleado ha hecho por ejemplo un préstamo y el respaldo de dicho préstamo son las cesantías a determinada fecha.

184 Parciales Cesantías Dic. 31: Valor de los anticipos de cesantías hecho a diciembre 31 del año anterior. Ampliación No. : 03 Parciales Cesantías Actual: Valor de los anticipos de cesantías del año en curso, en caso de haber realizado el proceso de liquidación de anticipos por el programa 525. Int. Ces. Actual: Valor de los anticipos de intereses a las cesantías que se hallan hecho en el transcurso del año actual. Fec. Ultima liquidación Parcial: Ultima fecha en la cual se hicieron bien sea, la liquidación parcial de cesantías, o la liquidación de los intereses a las cesantías, durante el año en curso. Ampliación No. : 04 Cesantías Retiradas: Valor de las cesantías retiradas hasta el momento en que se este consultando. Fecha Retiro: Fecha del retiro de las últimas cesantías. CONSULTA DE INCAPACIDADES 544

185 Este programa permite realizar la consulta de incapacidades asignadas a los empleados y grabadas por el programa 528, esta consulta es por cada nómina, se puede conocer el diagnóstico, días de incapacidad, días pendientes, salarios base de pago, etc. DEFINICIÓN DE LA CONSULTA Nómina: Se define por que código de nómina se desea realizar la consulta de las incapacidades. Orden: Permite definir el orden en que se desea realizar la consulta, en otras palabras como se quiere presentar la información en el scroll. El sistema de ordenamientos permite varias opciones: 1-Código: Permite realizar la consulta ordenada por el código asignado al empleado. 2-Contingencia: Permite realizar la consulta ordenada por el código de la contingencia de la enfermedad. 3-Fec. Incapacidad: Permite realizar la consulta ordenada por la fecha de incapacidad.

186 4-Diagnóstico: Permite consultar las incapacidades ordenadas por el código del diagnóstico que el médico determino para la enfermedad y que se debe haber creado por el programa Cpto Incapacidad: Permite realizar la consulta ordenando por el concepto que se haya dado a la incapacidad para la nómina. 6-Tipo Incapacidad: Permite realizar la consulta ordenando por el tipo de la incapacidad, bien sea por hospitalaria o ambulatoria. DEFINICIÓN DE RANGOS DE LA CONSULTA Los rangos que a continuación se piden, permiten definir desde donde y hasta donde se quiere realizar la consulta, pregunta el Rango Inferior y Superior. Código: Definir los rangos de los códigos de los empleados a consultar. Contingencia: Permite definir el rango para la consulta de las contingencias. Fecha Incapacidad: Permite definir los rangos de las fechas de incapacidad. Diagnóstico: Permite definir los rangos de los diagnósticos de las incapacidades. Conceptos: Permite definir los rangos de los conceptos de incapacidad que se manejan dentro de la nómina. Tipo de Incapacidad: Permite definir los rangos de los tipos de incapacidad. El sistema muestra la información de las incapacidades en varias ampliaciones. Ampliación 01. Empleado: Código del empleado que se esta consultando. Concepto: Código del concepto de incapacidad asignada a la incapacidad del empleado.

187 Nombre del Empleado: Muestra el nombre del empleado. Descripción de Concepto: Descripción del concepto de incapacidad. Ampliación 02. Serie: Código de serie que trae el formato de incapacidad. Número: Número de la incapacidad. Diagnóstico: Código y descripción del diagnóstico de la enfermedad del empleado o motivo de la incapacidad. Contingencia: Contingencia asignada a la incapacidad. Ampliación 03. Fec. Accidente: En caso de que la incapacidad sea por accidente de trabajo, esta es la fecha en la cual ocurrió. Fec. Incapacidad: Fecha en la cual inicia la incapacidad. Días Incapacidad: Días que se dan de incapacidad. Prorroga: Definición de si la incapacidad es una prorroga o no. Tipo Incapacidad: Tipo y descripción del tipo de incapacidad dada al empleado.

188 Ampliación 04. Salario Base: Salario base con la cual se pagó o pagará la incapacidad. Mes Ultima Liquidación: Mes in el cual se realizó el último pago de la incapacidad. Días Mes: Cuantos días de la incapacidad se han pagado en el mes actual. Valor Mes: Valor de los días que se han pagado de la incapacidad dentro del mes. Ampliación 05. Lugar Expedición: Código asignado por el seguro al lugar en el cual se otorga la incapacidad. Fec. Expedición: Fecha en la cual se expide la incapacidad. Código de Médico: Código asignado por el seguro al médico. Cod. Cab responsable: Código asignado por el seguro al centro de atención donde se otorga la incapacidad. Ampliación 06. Paga desde el Primer Día: Consulta si el tipo de pago de la incapacidad se realiza desde el primer día en que ocurrió la incapacidad. Paga Todo en un mismo Periodo: Consulta la definición que se le haya dicho en el momento de ingresar la incapacidad y que permite pagar la totalidad de la incapacidad en un mismo periodo o diferirla por cada uno de los periodos que sean necesarios para cumplir con el pago total. Ampliación 07. Días Total Pagados: Número total de días que se han pagado de la incapacidad hasta el momento. Valor Total Pagado: Valor total de los días que se han pagado de la incapacidad. Días Pendientes: Número de días que están pendientes por pago de la incapacidad.

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190 CONSULTA PRESTAMOS/CONCEPTOS 545 DE FIJOS Este programa permite realizar la consulta de los préstamos y/o conceptos fijos matriculados en el programa 510, esta consulta se puede realizar por préstamos, conceptos fijos y ambos, adicionalmente se puede solicitar rangos de nominas, dependencias, cargos, turnos, códigos de los empleados, conceptos, muestra siete pantallas donde podemos visualizar monto inicial del préstamo, fecha iniciación, cuota, saldo, intereses, valor pagado del préstamo, es decir toda la información que tiene registrada el programa 510. Existen teclas de ayuda así: F4 Consulta el movimiento F5 Consulta cuotas extras. DEFINICIÓN DE LA CONSULTA Orden: Permite definir el orden en que se desea realizar la consulta, en otras palabras como se quiere presentar la información en el scroll. El sistema de ordenamientos permite varias opciones: 1-Préstamos: Permite realizar la consulta ordenada por préstamos, para el sistema los préstamos es aquel que tiene monto inicial.

191 2-Conceptos Fijos: Permite realizar la consulta ordenada por conceptos fijos, para el sistema los conceptos fijos son aquellos que no tienen monto inicial pero si tienen cuota. 3-Ambos: Permite realizar la consulta ordenada por empleado, tomando tanto los préstamos como los conceptos fijos. DEFINICIÓN DE RANGOS DE LA CONSULTA Los rangos que a continuación se piden, permiten definir desde donde y hasta donde se quiere realizar la consulta, pregunta el Rango Inferior y Superior. Nomina: Rango de nominas que se quieren determinar para la consulta. Dependencia Inferior y Superior: Nos da la oportunidad de solicitar información por dependencias. Cargo Inferior y Superior: La consulta la podemos ordenar por cargos. Turnos: Por los turnos que actualmente tienen definidos los empleados en el programa 503. Código: Definir los rangos de los códigos de los empleados a consultar. Conceptos: Permite definir los rangos de los conceptos de préstamos y/o conceptos fijos que se manejan dentro de la nómina. Ampliación 01. Concepto : Código del concepto del préstamo y/o concepto fijo asignado al empleado. Descripción de Concepto: Descripción del concepto que hay matriculado a ese empleado. Empleado: Código del empleado que se esta consultando. Nombre del Empleado: Muestra el nombre del empleado. Ampliación 02. Numero de Factura: El número de la factura con que se digitó el concepto. Concepto del interés: El concepto registrado para el manejo de los intereses, si el préstamo y/o concepto fijo lo manejan. Porcentaje del interés: El porcentaje del interés asignado al concepto del préstamo y/o concepto fijo. Periodicidad del interés: Hace referencia en que periodo de las nominas deseo efectuar el calculo de los intereses. Ampliación 03. Valor del Préstamo. : El monto inicial del préstamo y/o concepto fijo digitado al empleado por el programa 510. Cuota Ordinaria: El valor de la cuota ordinaria que será deducida en las liquidaciones de nomina. Valor Pagado del Préstamo: Valor pagado del préstamo y/o concepto fijo. Ampliación 04. Valor pagado Intereses: El valor pagado de los intereses que se han liquidado. Saldo del Préstamo: Es el valor de la diferencia del monto del préstamo menos el valor pagado de este, solo se maneja este campo cuando el sistema encuentra que es un préstamo. Intereses Causados: Este campo se utiliza básicamente cuando no se esta

192 pagando simultáneamente capital e intereses del préstamo, sino que los intereses se dejan para causar y cobrar después del pago del préstamo. Ampliación 05. Fecha Inicial del Préstamo: La fecha inicial del préstamo ingresada en el programa 510. Fecha Final del Préstamo: Fecha en la cual se Termino de cancelar el préstamo. Ampliación 06. Paga Primero el Préstamo: Si se responde afirmativamente esto indica que paga primero capital y luego los intereses, si se responde negativamente quiere decir que paga simultáneamente los dos conceptos. Incluye el interés en el monto de la cuota: Si se responde afirmativamente quiere decir que la cuota ordinaria registrada será dividida para capital e intereses, si se responde negativamente el valor de las cuotas será llevado solo a capital. Ampliación 07. Desea Aplicar Intereses después de la cuota del préstamo: Es si deseo aplicar el interés del préstamo al capital después de haber debitado la cuota ordinaria, sino se desea efectuar el calculo de esta forma se le debe definir que No, o sea que aplica los intereses sobre el capital actual y luego le debita la cuota ordinaria. Concepto de Intereses para la interfase: Este concepto se requiere cuando el pago de los intereses es después del pago del préstamo y se debe interfasar a contabilidad la acusación de los intereses periódicamente.

193 CONSULTA DE AUSENCIAS 546 Por este modulo se pueden efectuar las consultas de todas las novedades de ausencias que hayan existido en un periodo o mes determinado, así como también el acumulado de ellas. Las ausencias a que se hace referencia son todas las novedades digitadas por novedad, incluyendo las vacaciones e incapacidades si tuvieron el mismo tratamiento. DEFINICIÓN DE LA CONSULTA Orden: Permite definir el orden en que se desea realizar la consulta, El sistema de ordenamientos permite varias opciones: 1-Código: Permite realizar la consulta ordenada por el código asignado al empleado. 2-Nombre: Permite realizar la consulta ordenada por apellido del empleado, o sea en orden alfabético.

194 DEFINICIÓN DE RANGOS DE LA CONSULTA Los rangos que a continuación se piden, permiten definir desde donde y hasta donde se quiere realizar la consulta, pregunta el Rango Inferior y Superior. Nomina: El rango de nomina o nominas a consultar. Dependencia: Definir los rangos de las dependencias a las que puedan pertenecer los empleados a consultar. Cargo: Permite definir el rango para la consulta por orden de cargos. Turno: Permite definir los rangos de los turnos que en la actualidad tienen matriculados los empleados en el programa 503. Fecha Inicial: Permite definir la consulta por rangos de fechas, esta fecha hace referencia a la fecha inicial de la novedad de ausencia. Fecha Final: Permite definir los rangos de la fecha final de la novedad de ausencia. Código: El código asignado al empleado en el programa 503, se puede solicitar rangos abiertos. El sistema muestra la información de las ausencias en varias ampliaciones. Ampliación 01.

195 Código: Código del empleado que se esta consultando. Nombre del Empleado: Muestra el nombre del empleado. Cargo: Muestra el código del cargo al que pertenece el empleado. Dependencia: El código de la dependencia del empleado, en el momento de la novedad. Per.: Numero del periodo Turno: El turno en que se encontraba el empleado en el momento de hacerle la novedad. Ampliación 02. Concepto de la Ausencia: Concepto de la ausencia que registra el empleado. Fecha de la ausencia: La fecha del inicio de la ausencia, esta se da en año, mes y día. Fecha de Regreso: Es la fecha en que el empleado debe regresar a laborar, o sea el día siguiente a la terminación de la novedad. Horas de la Ausencia Reportadas: Este dato puede ser reportado en horas, días o unidades, de acuerdo a la definición de la unidad de medida de la nomina en el programa 501. Ampliación 03, 04 y 05 Observación Ausencia Línea <01, 02, 03>: Son las anotaciones que se hubieran registrado en el momento de digitar la novedad, en la casilla 01, 02, 03.

196 INFORME DE TABLAS DE NOMINA 561 A través de este informe, se puede obtener toda la información referente a las tablas generadas por el programa 501, como son tablas de nómina, del ISS, de retención en la fuente, información de la nómina para autoliquidación, etc. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con solo presionar la tecla F7 ó ENTER aparecerá la siguiente pantalla El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

197 DEFINICIÓN DEL INFORME Si desea redefinir un informe existente en la librería, o crear un nuevo informe, se debe presionar la tecla F3 o F5 en cuyo caso aparecerá la siguiente pantalla. Para la información de código, nivel y título, se explican en detalle en el manual de Introducción. Np: Comienza página para cada tabla diferente. Si desea que cada tabla quede en una página diferente debe responder con S. Tabla: De acuerdo a la tabla que desea imprimir, digite la letra asignada según las diferentes posibilidades que muestra la pantalla. A B C D E F G H I K Nómina Cargos Parámetros Generales Tablas de Retención Tablas de Seguro Social Definición de Meses Dependencias Causas de Retiro Turnos Bancos para Nómina

198 L Conceptos para Reloj M Bancos R Periodos P Diagnósticos T Primas de Antigüedad Z Tabla de Indemnización. 1 Centros de Trabajo 3 Tablas de Indemnización Ley % Adic. F.S.P. 5 Provisiones Sociales 6 Cuentas Interfase Parámetros Admon. De Nóminas RANGOS. Código inferior y Superior: Rango de los códigos de las tablas que se desean imprimir según la definición dada en el anterior campo.

199 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código con el cual se define la llave de la tabla que se va a imprimir, por ejemplo este se debe asociar con la descripción de la nómina, o con la descripción del cargo, o con el valor y porcentaje de retención en la fuente, etc. 02- DESCRIPCIÓN NÓMINA: Descripción del tipo de nómina. 03- # AFL.PATRONAL: Número de afiliación patronal al seguro social. 04- SBL: Sábados laborables 05- D. LIQUIDACION: Días de liquidación. 06- FACTOR: Factor que específica el número de horas que tiene el mes. 07- NPE: Número período para el cual va la liquidación, o cual será el próximo. 08- ULT. LIQUIDACION: Fecha de la última liquidación. 09- UNIDAD DE MEDIDA: Tipo de la liquidación Días, Horas, Semanas o Unidades. 10- DESCRIPCIÓN CARGO: Descripción de los tipos de cargo. 11- SUBSIDIO TRANSPORTE: Valor del subsidio de transporte. 12- SALARIO MINIMO: Valor del salario mínimo legal. 13- Nov. Res: Adicionar Novedades cada vez que se digitan en el CN. SALARIO: Concepto del sueldo básico. 15- CN. PRIMA: Concepto de prima semestral y legal. 16- CN. RETENCION: Concepto de retención en la fuente. 17- CN. SUB. TRANSPORTE. : Concepto de subsidio de transporte. 18- : Línea para tomar información manual. 19- VALOR A RETENER: Valor de la retención. 20- % RETENCION: Porcentaje de la retención. 21- CON. E.G.M: Concepto de enfermedad general y maternidad. 22- CON. I.V.M: Concepto de invalidez, vejez y muerte. 23- CON. FAM: Concepto de medicina familiar.

200 24- CON. F.S.P.: Concepto del fondo de solidaridad pensional. 25- LABORABLES: Número de días laborables del mes. 26- SABADOS: Número de días sábados que tiene el mes. 27- # FESTIVOS: Número de días festivos del mes. 28- DIAS FESTIVOS: Especificación de cuales son los días festivos del mes. 29- PERIODOS: Periodos incluidos en el mes. 30- DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA: Descripción del tipo de dependencia. 31- DESCRIPCIÓN CAUSAS RETIRO: Descripción del tipo de causas de retiro. 32- TUR. NOM. CPTO HORAS: Información acerca del Turno, Nómina, concepto y horas o cantidades del concepto. 33- BANCO PARA NOMINA: Código del banco asignado para el pago de la nómina. 34- DESCRIPCION BANCO: Descripción del banco. 35- CTA CONTABLE: Cuenta contable del banco, para el manejo de la interfase. 36- CTA BANCO: Número de la cuenta corriente asignada por el banco. 37- ULT. CHEQUE: Número del último cheque girado para la nómina por el banco. 38- RELOJ CPTO: Muestra la información del reloj electrónico, y además los conceptos que se deben tener en cuenta para tomar la información de este, por ejemplo, tiempo a descontar, horas extras, etc. 39- CAMPO NO DISPONIBLE: Campo para uso posterior del sistema. 40- BANCOS: Código de bancos, corporaciones, fondos de pensiones, cesantías, etc. para ser asignados en los diferentes programas que lo requieran. 41- DESCRIPCION BANCOS: Descripción de los bancos, corporaciones, fondos, etc. 42- CN. DOMINGO: Concepto de dominical. 43- CN. VACACIONES: Concepto de vacaciones. 44- CN. CESANTIAS: Concepto de cesantías. 45- CN. INTERESES: Concepto de interés a las cesantías. 46- CN. IDEMNIZACION: Concepto de indemnización. 47- CN. PREAVISO: Concepto de descuento de preaviso. 48- DIAS SABADOS: Fechas correspondientes a los días sábados del mes. 49- DIAS PERIODO: Número de los periodos incluidos en el mes. 50- DOMINGOS: Número de días domingos del mes. 51- DIAS DOMINGOS: Fechas correspondientes a los días domingos del mes. 52- ROTACIÓN: Especifica si los turnos son de carácter rotativo. 53- SECUENCIA: Especifica el orden de la secuencia de la rotación de los turnos. 54- # DIGITOS CUENTAS: Número de dígitos para las cuentas bancarias asignadas a los empleados, en caso de que se les pague por corporación o en cuenta, a través de medios magnéticos. 55- # DIGITOS VALORES: Número de dígitos para los valores de los respectivos pagos de cada empleado, usado para medios magnéticos, vea opción CON. CONSOLIDADO ISS: Código del concepto consolidado del I.S.S. 57- NOM. MES NRO PERIODOS: Muestra la información acerca de la nómina. mes y el número de periodos. 58- COD. DIAGNOSTICO: Código y diagnóstico para el manejo de las incapacidades por el sistema. 59- TIPO-AÑO-SAL. SUP.-PAG: Para el manejo de las primas por antigüedad, el tipo de la prima, el tope de años, salario superior para el pago de esta, y como se debe realizar este pago. 60- PORC. (%)- VALOR PRIMA: Para el pago de la prima si se realiza en porcentaje o valor, aparecerán estos valores. 61- AÑOF.INI.F.SUP.DIAS: Información correspondiente a la tabla de indemnización ley CPTO DIAS PRIMA: Información correspondiente a la tabla de antigüedad. 63- BANCO1 PARA NOM: Código de banco 1 asignado para nomina. 64- CTA1 BANCO: Cuenta correspondiente a el banco 1 nomina. 65- BANCO 2 PARA NOM: Código de banco 2 asignado para nomina.

201 66- CTA2 BANCO: Cuenta correspondiente a el banco 2 nomina. 67- DESCRIP CENTRO TRAB: Descripción código del centro de trabajo. 68- % APLICAR CENTRO T: Porcentaje a aplicar en el centro de trabajo. 69- DIA NL: Días no laborables para producción. 70- DIAS NO LABORABLES: Fechas días no laborables. 71- SMLMV FSP: Salarios mínimos para el calculo del FSP. 72- SMLMV APORTES: Salarios mínimos para el calculo de los aportes a IBC. 73- FECHA-RANGOS #DIAS: Tabla indemnización para la ley T-INT T-SUP %ADIC: Tope salarios para porcentaje adicional. 75- CUENTA PROVISION: Cuenta contable de la dependencia Provisión Social. 76- DESCRIPCION PORV.: Descripción del tipo de provisión social. 77- NIT BANCO FONDO: Nit del banco ó fondo FAM, IVM, ATEP, CAJA COMP. 78- TIPO LIQ. ADMON.: Tipo de Liquidación (Admon. De Nóminas). 79- VR. CUOTA FIJA: Valor cuota fija por asociado (Admon. De Nóminas). 80- VR. DEL BASICO: Valor del básico para la liquidación de los servicios cooperativos (Admon. De Nóminas). 81- VR.COMP. MINIMA: Valor de la compensación mínima para la liquidación de los servicios cooperativos (Admon. De Nóminas). 82- % SER.: Porcentaje para liquidar los servicios cooperativos (Admon. De Nóminas). 83- % IVA.: Porcentaje del Iva a liquidar sobre el valor de los servicios cooperativos (Admon. De Nóminas). 84- ARP-MEN.: S/N Se liquida la ARP mensual (Admon. De Nóminas). 85- ASO-AUS.: S/N Liquida conceptos de Ausencias (Admon. De Nóminas). 86- REC-ECO.: S/N Liquida Reconocimiento Económicos ( Prestaciones Sociales) (Admon. De Nóminas). 87- ASO-VAC.: S/N Liquida Vacaciones dentro de los Reconocimientos Económicos (Admon. De Nóminas). 88- DEV-PRES.: Concepto de Devengados Prestacionales agrupados en el 502 (Admon. De Nóminas). 89- DEDUCCION.: Concepto de Deducciones agrupados en el 502 (Admon. De Nóminas). 90- INCAPACI.: Concepto de Incapacidades agrupados en el 502 (Admon. De Nóminas). 91- AUSENTIS.: Concepto de Ausentismos agrupados en el 502 (Admon. De Nóminas). 92- VACACION.: Concepto de Vacaciones agrupados en el 502 (Admon. De Nóminas). 93- CJA. FLIAR.: Concepto de Caja Compensación Familiar agrupadas en el 502 (Admon. De Nóminas). 94- TIP. APORTANTE: Tipo de Aportante, tablas del I.S.S. 95- % TAR-MARGINAL: Porcentaje de tarifa marginal, tabla de retente. UVT. 96- UVT-RESTAN: Numero de UVT que restan según formula y rangos. 97- UVT-SUMAN: Numero de UVT que suman según formula y rangos. 98- VALOR UVT: Valor en pesos de UVT (Unidades de Valor Tributarios) NIVEL DE SEGURIDAD Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a consultar. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5.

202 Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información.

203 INFORME DE CONCEPTOS DE NÓMINA 562 A través de este programa, se puede obtener toda la información referente a los conceptos que se crearon para el manejo de las deducciones y pagos de la nómina por el programa 502. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

204 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

205 RANGOS Concepto inferior y Superior: Rango de los conceptos que se desean imprimir.

206 SELECCION Np: Realiza salto de página por cada uno de los conceptos que imprima si o no.

207 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código con el cual se creó el concepto. 02-DESCRIPCIÓN CONC/TO: Descripción del concepto. 03-ACT - P/DAD: Concepto activo si o no y periodicidad del mismo que puede ser 1- primer periodo, 2-último periodo y 3-todos los periodos. 04-PORCENTAJE: Porcentaje del concepto aplicable al salario básico de cada empleado o a los conceptos de los cuales depende. 05-DEP: Permite ver si el concepto depende de otros para su proceso de liquidación. Cuando se escoge este campo se debe también escoger el campo CPTO-PER.P-PORCE-CTA: Son los conceptos de los cuales depende el concepto para su liquidación, solo los muestra si se escoge el campo 05. Muestra el concepto, periodicidad, porcentaje y el toma en cuenta, para más información de estos vea el programa 502 de este mismo manual. 07-DIS: Si el concepto Disminuye días o no en el momento de la liquidación de prestaciones sociales, etc. 08-IDE: Identificación del concepto si es Ausencia, Licencia, Incapacidad, otros. 09-RET: Contiene la respuesta si el cpto. Es una deducción especifica.

208 10-PROV: Si el concepto se debe provisionar, indica el código asignado a este, si es salario, hora extra, subsidio de transporte, etc. 11-POR.DED: Si el concepto es de deducción especifica se puede manejar este porcentaje. 12- TIE.LIQ.: Tiempo de Liquidación.

209 INFORME DATOS BASICOS EMPLEADOS 563 Presenta toda la información básica sobre los empleados, registrada en el programa 503 o 506. Esta información se puede presentar en varios ordenamientos. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

210 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

211 Orden del Informe: En este campo se define el ordenamiento que se le quiere dar a la información a imprimir, se presentan varias alternativas, así: 1-Código: Si desea que el informe de empleados sea impreso ordenado por código. 2-Nombre: Si desea que el informe de empleados sea impreso ordenado alfabéticamente por el Nombre. 3-Cargo: Si desea que el informe de empleados sea impreso ordenado el por el código del cargo que desempeña. 4-Depen/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por la dependencia o centro de costo. 5-Nómina: Si desea que el informe sea ordenado por las diferentes nóminas que se tengan matriculadas. 7-Turnos: Si desea que el informe sea ordenado por los turnos que tengan matriculados los empleados en el momento. 8-Identificación: Si se desea que el informe sea ordenado por la identificación de los empleados. 9-Tipos Contr. : Si se desea que el informe sea ordenado por tipo de contrato. 10-Fec. Ingreso: Si se desea que el informe sea ordenado por las fechas de ingreso de los empleados a la empresa. 11-Fec. Fin Cont.: Si se desea que el informe sea ordenado por la fecha de finalización de los contratos. 12-Fec. Nacimiento. : Si se desea que el informe sea ordenado por las fechas de nacimiento de los empleados.

212 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Permite definir el rango de los códigos de la nómina de las cuales se desea generar la información. Código Empleado Inferior y Superior: Permite definir el rango de los códigos de los empleados de los cuales se desea generar el informe. Código del Cargo Inferior y Superior: Permite definir el rango de los cargos de empleados que se desean imprimir. Modelo: Rango de los modelos contables asignados a los empleados. Forma de Pago: Rango de las formas de pago asignadas a los empleados. Sal. Bas. : Salario básico de los empleados. Turno: Rango de los códigos de los turnos asignados a los empleados que se desean imprimir. Fec. Ing.: Rango de las fechas de ingreso de los empleados a la compañía. Fondo Pen: Fondo en el cual se encuentran las cesantías del empleado. Fec. Fin: Rango de las fechas de fin de contrato, sirve para saber en un rango de fechas a que empleados se les va a terminar el contrato de trabajo. Fec. Nac: Fecha de nacimiento. Lib. Mil.: Rango del número de la libreta militar. Fec U.V.: Fecha de las últimas vacaciones tomadas por el empleado, esta es la fecha en que el empleado salió a disfrutar realmente de ellas. Ded. Hip: Rango de los valores de deducciones hipotecarias. No. ident: Rango de los números de identificación de los empleados. Fec. Afil: Rango de las fechas de afiliación al seguro social.

213 CAMPOS DEL GENERADOR Tenga en cuenta que este informe posee más de 60 campos y en la pantalla solo aparecen 60 posibilidades, el campo 60 se vuelve rotativo con el fin de mostrar los otros campo disponibles. 01-CÓDIGO: Código con el cual se encuentra identificado el empleado. 02-NOMBRE: Nombre completo del empleado. 03- : Campo usado para tomar datos manuales. 04-CARGO: Código del cargo asignado al empleado. 05-CUENTA CTE.: Número de la cuenta corriente del empleado en caso de que se le haga el pago a través de una corporación bancaria. 06-TELEFONO: Número del teléfono. 07-DIRECCION LINEA (1): Primera parte de la Dirección del empleado. 08-DIRECCION LINEA (2): Segunda parte de la Dirección del empleado. 09-DIRECCION LINEA (3): Tercera parte de la Dirección del empleado. 10-T.CONT. : Tipo de contrato que se tenga el empleado. 11-FEC.ING. : Fecha de ingreso a la empresa. 12-ULT.AUM. : Fecha último aumento. 13-NUMERO ISS: Número de la afiliación al seguro social. 14-FEC.ISS. : Fecha de afiliación al seguro social. 15-FEC.NAC. : Fecha de nacimiento. 16-E.CIV. : Estado civil. 17-IDENTIFICACIÓN: Número de identificación. 18- D.V.: Digito de Verificación 19-BANCO: Código del banco asignado al empleado.

214 20-LIBRETA MILITAR: Número de la libreta militar. 21-Campo No Vigente 22-FONDO E.G.M.: Fondo de la Enfermedad General y Maternidad a la cual esta afiliado el empleado. 23-SUELDO ANTERIOR: Sueldo anterior al último aumento. 24-SUELDO ACTUAL: Valor del salario actual del empleado. 25-F.PAG. : Forma de pago asignado al empleado. 26-DEPENDENCIA/C.C.: Dependencia o centro de costo asignado al empleado. 27-SEXO: Sexo del empleado. 28-PROMEDIO RETENCION: Valor del salario promedio para el cálculo de la retención. 29-NOMINA: Código de la nómina a la cual pertenece el empleado. 30-DESCRIPCION NOMINA: Descripción de la nómina asignada al empleado. 31-TURNO: Turno asignado al empleado. 32-FEC ULT VAC: Fecha de las últimas vacaciones del empleado. 33-D. ACUM VAC: Número de días acumulados de vacaciones. 34-FEC.FIN.CONT: Fecha de finalización de contrato. 35-SUB.TRANS. : Indica si el empleado tiene o no subsidio de transporte. 36-CPTO AUS 1: Concepto de ausencia DIAS AUS 1: Días de ausencia FEC. AUS 1: Fecha del comienzo de la ausencia FEC. REG 1: Fecha de regreso de la ausencia CPTO AUS 2: Concepto de ausencia DIAS AUS 2: Días de ausencia FEC. AUS 2: Fecha del comienzo de la ausencia FEC. REG 2: Fecha de regreso de la ausencia CPTO AUS 3: Concepto de ausencia DIAS AUS 3: Días de ausencia FEC. AUS 3: Fecha del comienzo de la ausencia FEC. REG 3: Fecha de regreso de la ausencia RET.FTE: Indica si el empleado tiene o no retención en la fuente. 49-REGIMEN: Régimen laboral al cual pertenece el empleado. 50-VAL. HIPOTECA: Valor de hipoteca. 51-ACTIVO: Si es un empleado activo o no. 52-BASICO HORA: Valor básico de la hora. 53-OBSERVACIONES 1: Línea de observaciones 01 hechas al empleado al momento de crearlo por el programa OBSERVACIONES 2: Línea de observaciones 02 hechas al empleado al momento de crearlo por el programa OBSERVACIONES 3: Línea de observaciones 03 hechas al empleado al momento de crearlo por el programa F. PAGO: Forma de pago asignado al empleado. 57-CTA-FONDO E.G.M.: Número de la cuenta asignada por el fondo para la información del EGM del empleado. 58-MOD, MOD-1, MOD-2: Modelo, modelo adicional 01 y modelo adicional 02, asignados al empleado para poder pasar su información a a través de la interfase. 59-FONDO I.V.M.: Código del fondo del Invalidez, vejez y muerte donde se encuentra afiliado el empleado. 60-FONDO F.A.M.: Código del fondo de medicina familiar donde se encuentra afiliado el empleado. 61-FONDO F.S.P.: Código del fondo de Fondo de Solidaridad Pensional donde se encuentre afiliado el empleado. 62-FONDO V.O.L.: Código del fondo de aportes voluntarios donde se encuentre afiliado el empleado. 63-CTA-FONDO I.V.M.: Cuenta asignada por el fondo para la información del IVM del empleado.

215 64-CTA-FONDO F.A.M.: Cuenta asignada por el fondo para la información del FAM del empleado. 65-CTA-FONDO F.S.P.: Cuenta asignada por el fondo para la información del FSP del empleado. 66-CTA-FONDO V.O.L.: Cuenta asignada por el fondo para la información del VOL del empleado. 67-FEC. I.V.M.: Fecha de afiliación o traslado a un fondo para el IVM del empleado. 68-FEC. F.A.M.: Fecha de afiliación o traslado a un fondo para el FAM del empleado. 69-FEC. F.S.P.: Fecha de afiliación o traslado a un fondo para el FSP del empleado. 70-FEC. V.O.L.: Fecha de afiliación o traslado a un fondo para el VOL del empleado. 71-FEC. E.G.M.: Fecha de afiliación o traslado a un fondo para el EGM del empleado. 72-FEC. TRASL.: Fecha de traslado del fondo de cesantías. 73-TURNO RELOJ: Turno asignado para el reloj electrónico. 74-FONDO CESANTIAS: Fondo de cesantías al que pertenece el empleado. 75-CAJA COMP. FAMILIAR: Caja de compensación familiar del empleado. 76-PROMEDIO RET. PRUEBA: Promedio retención en prueba del empleado. 77-CONVENCION COLECTIVA: Campo que identifica si el empleado esta en alguna convención colectiva. 78-TOTAL DEVENGADOS: Total devengados para promediar la retefuente. 79-TOTAL TIEMPO DIV. DEVENGADO: Total tiempo por el cual fue dividido el total devengado. 80-TIEMPO: Empleado de <M>:Medio tiempo o <C>: Tiempo completo. 81-TIPO DE SALARIO: Tipo de salario asignado al empleado. 82-FONDO A.T.E.P.: Código del fondo correspondiente a los riesgos profesionales. 83-COMENTARIOS EMPLEADO: Múltiples comentarios del empleado. 84-TIP. DE COTIZANTE: Tipo de cotizante para la planilla única : Dirección de correo electrónico del empleado 86- 2: Dirección de correo electrónico del empleado 86- 2: Dirección de correo electrónico del empleado

216 SELECCION. Nueva Pagina: Si desea que cada vez que cambie el código del empleado haya un salto de página. Activo: Permite definir los empleados que se quieren imprimir si solo son los S- activos, N-los inactivos o z-todos. Desea Incluir los Empleados Retirados S/N: Si se desea que en el informe se incluyan los empleados que estén retirados de la compañía. Régimen: Definición del régimen laboral de los empleados que se desean imprimir. A-anterior, N-nuevo, T-transferidos o z-todos. Tipo de Cont.: Define el tipo de contrato de los empleados que se desean en la impresión, F-fijo, I-indefinido, L-por Labor, S-salario Integral, z-todos. Sub. Transp. : Definir los empleados que tiene subsidio de transporte, S-si, N-no o z-todos. Rete fuente: Define la impresión de los empleados que tienen retención en la fuente, Si, Ni, o z-todos. Estado Civil: Definición de los tipos de estados civiles que se desean en el informe, S-soltero, C-casado, U-union Libre, V-viudo, z-todos. Tipo: Definición de los tipos de los documentos, C-cédula, T-tarjeta de Identidad, E-Cédula de Extranjería, z-todos. Sexo: Definición del sexo de los empleados. Convencion: Incluir empleados en convencion Si, No T - Todos. Dependencia: Rango de los códigos de las dependencias o centros de costo de los empleados a imprimir.

217 Cumpleaños: Rango del mes y el día para generar un listado de las personas que cumplen años en un periodo especifico. Días Acum. Vac: Rango para impresión de los días acumulados de vacaciones de los empleados.

218 INFORME DE ACUMULADOS 564 Por este programa se puede imprimir todo lo referente a los acumulados de los empleados, estos acumulados pueden generarse en forma detallada o total. Se puede generar el informe con diferentes ordenamientos. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

219 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

220 Orden: En este campo se define en que orden se quiere la información que se va a imprimir. 1-Por Empleado: Genera el listado ordenado por el código del empleado. 2-Por Concepto: Genera el listado ordenado por el código del concepto. Si se responde que si a la pregunta RESUME POR CONCEPTO que se hace después de imprime los retirados el programa genera el informe consolidando la información por cada concepto de este modo en una sola línea se tiene el total horas y valor mes del concepto. Si no se consolida genera una línea por cada concepto que se encuentre en el archivo acumul lo que significa que un solo concepto puede estar en muchas líneas de informe. 3-Por Depe/C.C.: Genera el listado ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 4-Por Cargos: Genera el listado ordenado por el código de los cargos. 5-Por Dep/Cpto: Genera el listado ordenado por los códigos de la dependencia o centro de costo y por el código del concepto. 6-Tipo/Depe/Reg/Empl: Permite definir que el informe sea ordenado por el código del tipo de contrato, por el código de la dependencia, por el tipo de régimen laboral y por el código del empleado. 7-Nompre: Permite definir que el ordenamiento del informe sea en orden alfabético del apellido de los empleados. 8-Concepto/Resumido: Permite definir el ordenamiento del informe por el concepto y además resumido.

221 RANGOS Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas de las cuales se desea producir el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados de los cuales se desea el informe de acumulados. Dependencia/C.C Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias o centros de costo de los cuales se desea el informe. Cargo Inferior y Superior: Rango de los códigos de los cargos que se desean para imprimir el informe. Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe. Suc. Atep Inferior y Superior: Rango de los códigos de las sucursales Atep de los cuales se desea el informe de acumulados.

222 SELECCION Nueva pagina: Si se desea que salte de página cada vez que cambie de código ya sea de empleado, concepto, o según el ordenamiento antes dado.. Activos: Se define que tipo de empleados quiere imprimir; 1-Activos, 2-No Activos y 3-Todos los empleados. Reg-Laboral: Definición del tipo de régimen laboral de los cuales se desea el informe, A-anterior, N-nuevo, T-trasladado, Z-Todos. Tipo Cont: Permite definir de que tipo de contratos se desea producir el informe, F-fijo, I-indefinido, L-por Labor, S-salario Integral, Z-Todos. Solo Totales: S, si desea que la información de los acumulados que van a generar muestre únicamente los totales por cada empleado; además hará otra pregunta de si Desea Subtotales por cada Concepto con lo cual imprimirá cada concepto y su respectivo total, esta pregunta inicial va ligada a la definición anterior del campo 30 y/o 31, N, si desea que la información de acumulados sea detallada. Desea Imprimir los Emp. Retirados S/N: Permite definir si en el informe se incluyen o no a los empleados que se encuentren retirados de la compañía. Impresión de Conceptos de varias dependencias: Permite definir al informe que si los empleados tienen información de acumulados en varias dependencias o centros de costo que si las suma y muestra en un solo registro o los discrimina en registros diferentes según el número de ocurrencias que se tengan en estas. Validación de contenido de campos: Si dentro de los campos se escogió el campo 30 y/o 31, (Permite definir que si el informe sea detallado mes a mes, los acumulados del o empleados o no), quiere decir si escogimos los acumulados de los 12 meses, hay dos opciones, la impresión de estos se hará mes a mes o solo se generará un registro con la sumatoria total de los meses.

223 Año para los Acumulados: Año del cual toma los acmulados para generar el informe Fecha de Proceso: Fecha en la cual se esta generando el informe CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CONC: Código del concepto. 04-DESCRIPCIÓN CONCEPTO: Descripción del concepto. 05-VALOR MES 1: Valor acumulado del mes VALOR MES 2: Valor acumulado del mes VALOR MES 3: Valor acumulado del mes VALOR MES 4: Valor acumulado del mes VALOR MES 5: Valor acumulado del mes VALOR MES 6: Valor acumulado del mes VALOR MES 7: Valor acumulado del mes VALOR MES 8: Valor acumulado del mes VALOR MES 9: Valor acumulado del mes VALOR MES 10: Valor acumulado del mes VALOR MES 11: Valor acumulado del mes VALOR MES 12: Valor acumulado del mes CANT. MES 1: Cantidad acumulada del mes 01 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 2: Cantidad acumulada del mes 02 según la unidad de medida que se halla definido en el programa 501.

224 19-CANT. MES 3: Cantidad acumulada del mes 03 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 4: Cantidad acumulada del mes 04 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 5: Cantidad acumulada del mes 05 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 6: Cantidad acumulada del mes 06 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 7: Cantidad acumulada del mes 07 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 8: Cantidad acumulada del mes 08 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 9: Cantidad acumulada del mes 09 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 10: Cantidad acumulada del mes 10 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 11: Cantidad acumulada del mes 11 según la unidad de medida que se halla definido en el programa CANT. MES 12: Cantidad acumulada del mes 12 según la unidad de medida que se halla definido en el programa VALOR MES 13: Valor del concepto del mes 13 <mes actual año anterior>. 30-VALOR TOTAL MESES: Valor total acumulado de todos los meses que sean escogidos en el informe. 31-CANT. TOTAL MESES: Cantidad total acumulada de todos los meses que sean escogidos en el informe. 32-BÁSICO MES ACT. : Imprime la información del salario básico actual del empleado. 33-FEC. ING.: Imprime la fecha de ingreso del empleado a la empresa. 34-SALARIO PROMEDIO: Imprime el valor del salario promedio del empleado. 35-TOTAL DEVENGADO: Muestra el valor del salario total que sirvió como base para el cálculo del salario promedio. 36-TOTAL DÍAS DIV. : Muestra el valor o cantidad por la cual se debe dividir para obtener el valor promedio por hora y conocer el salario promedio. 37-PROMEDIO CONCEPTO: Permite imprimir el valor promedio de un concepto específico. 38-SALARIO ANTERIOR: Valor del salario básico anterior del empleado. 39-DESCRIPCION NOMINA: Descripción de la nomina del empleado. 40-SUC. ATEP: Numero de la sucursal del fondo ATEP. (RIESGOS PROFESIONALES). 41-CANT. MES 13: Cantidad acumulada del mes 13 según la unidad de medida que se halla definido en el programa 501 CANTIDADES EN LOS CONCEPTOS DE VACACIONES. Al momento de imprimir los conceptos de vacaciones en cantidades campos del 17 al 28 y el 41 el programa realiza la conversión de los días que tiene en el 505 (los conceptos de vacaciones se acumulan por días). Para esto verifica el concepto que este marcado como VT en el 502 y de ser así busca el turno del empleado y calcula las horas que trabaja por día. El valor que de lo multiplica por los días acumulados y este valor es el que muestra en el informe.

225 INFORME DE NOVEDADES 565 Con este programa se pueden imprimir todas las novedades ingresadas para la nómina por los diferentes programas que afectan estas, tales como son el 511, 514, 517 y 521. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

226 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. alfanuméricas. Máximo 6 posiciones Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

227 ORDEN DEL INFORME Orden del Informe: Ordenamiento que se le desea dar a los datos de las novedades. 1-Por Empleado: si desea que el informe de novedades sea impreso ordenado por código del empleado. 2-Por Concepto: si desea que el informe de novedades sea impreso ordenado por el código del concepto. 3-Por Dependencia/C.C.: si desea que el informe de novedades sea impreso ordenado por la dependencia o centro de costo.

228 SELECCION DEL INFORME NP: S, si desea que cada vez que cambie el código del empleado haya un salto de página. Estado a Imprimir: N- Novedades generadas por los programas 511 y 521, * - Novedades Erradas generadas por el programa 511, T Todas.

229 RANGOS Año: Año del cual se desea realizar la impresión de las novedades. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas de las cuales se desea realizar el informe. Mes Novedad inferior y Superior: Rango del mes del cual se desea realizar la impresión de las novedades. Período Novedad inferior y Superior: Rango de los periodos de los cuales se desea realizar la impresión de las novedades. Dependencia Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea realizar la impresión de las novedades. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados de los cuales se desea la impresión de las novedades. Código del Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea la impresión de las novedades.

230 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CARGO: Cargo que desempeña. 04-CONC: Código del concepto. 05-DESCRIPCION CONCEPTO: Descripción del concepto. 06-CANTIDAD: Cantidad de la novedad según la unidad de medida. 07-VALOR: Valor de la novedad. 08-FECHA NOV: Fecha de la novedad. 09-DEPEN. : Código de la dependencia por la cual se ingreso la novedad. 10-DESCRIPCIÓN DEPENDE. : Descripción de la dependencia por la cual se halla ingresado la novedad. 11-EST: Estado de la novedad, puede estar de prueba o en definitiva. 12-FEC. INI. NOV.: Fecha de inicio de la novedad. 13-FEC. FIN. NOV.: Fecha final de la novedad. 14-VALOR AUXILIAR: Valor auxiliar de la novedad. 15-Nro. FACTURA: Numero de la factura/documento del préstamo.

231 INFORME DE LIQUIDACIÓN 566 Este es uno de los informes más importantes de la nómina, ya que por este se puede generar información acerca de cualquier archivo de liquidación que exista en la base de datos, bien sea de nómina, vacaciones, liquidación definitiva, etc. Por otra parte permite generar el informe con varios ordenamientos, dentro de los cuales tenemos, por códigos, dependencias, resumen por conceptos y dependencias de la nómina liquidada en forma de prueba o definitiva. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

232 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

233 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Por Dep/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 2-Por Empleado: Si desea que el informe sea ordenado por el código de los empleados. 3-Por Concepto: Si desea que el informe ordenado por el código del concepto. 4-Por Dep/Concepto: Si desea que el informe sea ordenado primero por el código de la dependencia y luego por el código del concepto. 5-Por Nombre: Si desea que el informe sea ordenado alfabéticamente por el Apellido del empleado. 6-Por Cargos: Si desea que el informe sea ordenado por el código del cargo que desempeña. 7-Dep/res. Emp: Si desea generar el informe ordenado por el código de la dependencia, y a su vez por el código del empleado, pero la información del empleado resumida. 8-Dep/Cpto/Res: Si desea la información ordenada por el código de la dependencia, el código de lo concepto y por el código del empleado, pero la información resumida. 9-Tot-grl-cpto: Si se desea que la información de la nómina salga en un resumen total, en la cual únicamente se consideran los conceptos, las cantidades y los valores; este a su vez sirve como un soporte a la nómina, o como comprobante de contabilidad, etc. 10-Dependencia/Nombre: Si se desea el informe ordenado por dependencia y dentro de esta en orden alfabético de los empleados.

234 11-Dpto./Ciudad/Dependencia/Nombre: Si se desea el informe ordenado por departamento / ciudad, dependencia y dentro de esta en orden alfabético de los empleados. RANGOS Año: Año de liquidación que se desean en el informe. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Mes inferior y Superior: Rango del mes de la liquidación que se desea imprimir. Período inferior y Superior: Rango de los periodos de liquidación que se desean en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Código del Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe. Modelo Inferior y Superior: Rango de los códigos de los modelos contables asignados a los empleados de los cuales se desea el informe. Fondo IVM Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos de IVM asignados a los empleados de los cuales se desea el informe. Fondo FAM Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos FAM asignados a los empleados de los cuales se desea el informe. Fondo FSP Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos FSP asignados a los empleados de los cuales se desea el informe.

235 Fondo ATEP Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos ATEP asignados a los empleados de los cuales se desea el informe. CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CARGO: Cargo que desempeña. 04-CONC: Código del concepto de nómina. 05-DESCRIPCION CONCEPTO: Descripción del concepto. 06-EST: Estado del período que se está imprimiendo, puede estar en P-Prueba o D-Definitivo. 07-CANTIDAD NOVEDAD: Cantidad de la novedad digitada por los programas de ingreso de novedades. 08-VALOR NOVEDAD: Valor de la novedad. 09-CANTIDAD LIQUIDADA: Cantidad del concepto liquidado al empleado. 10-VALOR LIQUIDADO: Valor de la liquidación del concepto. 11-FECHA NOV: Fecha de ingreso de la novedad que se esté imprimiendo. 12-FECHA INI: Fecha inicial del período liquidado. 13-FECHA FIN: Fecha final del período liquidado. 14-DEP/C.C.: Código de la dependencia o centro de costo. 15-DESCRIP. DEPENDENCIA: Descripción de dependencia o centro de costo. 16-BASICO MES: Valor del salario básico mensual del empleado. 17-BASICO HORA: Valor del salario básico del empleado por hora. 18-TURNO: Turno en el cual se encuentra el empleado. 19-CEDULA: Número del documento de identidad del empleado.

236 20-VAL.LIQ.SIN EDIT.: Valor liquidado del concepto pero sin ningún carácter de edición, o sea que, si tenemos un valor de $1,000.00, mostrado como valor sin caracteres de edición sería así MOD: Modelo asignado al empleado. 22-SALARIO PROMEDIO: Valor del salario promedio con que se liquida el concepto. 23-FTE: Permite conocer la fuente de la cual se origina el concepto, A- de la liquidación automática, N- de un concepto ingresado por novedad, P- de un concepto ingresado por el programa de préstamos o conceptos fijos. 24-TOT.VAL.DEVENG: Valor total de los devengados que hacen parte de la sumatoria de los conceptos que hacen parte del salario promedio, (este campo se utiliza básicamente para b buscar salario promedio de uno o varios empleados). 25-TOT.HOR.DIVIDE: Cantidad total por la cual divide el valor total de los devengados para calcular el valor del concepto, si este depende de otros. 26-CAMPO No. 1 (A): Campo número 1 del formato de impresión Vertical. 27-CAMPO No. 2 (B): Campo número 2 del formato de impresión Vertical. 28-CAMPO No. 3 (C): Campo número 3 del formato de impresión Vertical. 29-CAMPO No. 4 (D): Campo número 4 del formato de impresión Vertical. 30-CAMPO No. 5 (E): Campo número 5 del formato de impresión Vertical. 31-CAMPO No. 6 (F): Campo número 6 del formato de impresión Vertical. 32-CAMPO No. 7 (G): Campo número 7 del formato de impresión Vertical. 33-CAMPO No. 8 (H): Campo número 8 del formato de impresión Vertical. 34-CAMPO No. 9 (I): Campo número 9 del formato de impresión Vertical. 35-CAMPO No10 (J): Campo número 10 del formato de impresión Vertical. 36-CAMPO No11 (K): Campo número 11 del formato de impresión Vertical. 37-CAMPO No12 (L): Campo número 12 del formato de impresión Vertical. 38-CAMPO No13 (M): Campo número 13 del formato de impresión Vertical. 39-CAMPO No14 (N): Campo número 14 del formato de impresión Vertical. 40-TOTAL DEVENGADO: Valor total devengado por el empleado en el periodo, para el formato Vertical. 41-TOTAL DEDUCIDO: Valor total deducido por el empleado en el periodo, para el formato de impresión Vertical. 42-NETO A PAGAR: Valor neto a pagar al empleado del resultado de la liquidación, para el formato Vertical. 43-TOTAL HORAS DEVENGADOS: Número total de horas pagadas al empleado en el período, para el formato Vertical. 44-TOTAL HORAS DEDUCCIONES: Número total de horas deducidas al empleado en el período, para el formato Vertical. 45-NETO HORAS PAGADAS: Número total de horas netas pagadas al empleado en el período, para el formato Vertical. 46-FACTURA PRES. : Número de la factura asignada o que identifica al préstamo en el programa FONDO IVM/FAM/FSP: Código y descripción del fondo de pensión, medicina familiar y fondo de solidaridad pensional, asignado al empleado. 48-NOM: Código de la nómina a la cual pertenece el empleado. 49-MOD1: Número del modelo adicional 1, matriculado al empleado. 50-MOD2: Número del modelo adicional 2, matriculado al empleado. 51-SUMATORIA: Sumatoria de las columnas incluidas en el formato de impresión Vertical.

237 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. Formato: Desea imprimir con Formato ESTÁNDARD <S/N> Forma de Pago: Forma de pago asignada a los empleados: 1- Efectivo 2- Cta Cte 3- Cheque 4- Varias 9- Todas Al finalizar el informe mostrará el total de cada una de las formas de pago. Activos: Definición del tipo de empleados que se quieren en el informe: 1- Activos 2- No Activos 3- Todos. Tipo contrato. : Si desea que el informe se genere por tipos de contrato de los empleados, F-Fijos, M-Fijos menor a un año, I-Indefinidos, L-Por Labor, S-Salario Integral, z-todos. Régimen: Si desea que el informe se genere por régimen laboral de cada empleado, A-Régimen A-Anterior, N-nuevo, T-Transferidos, S-Salario Integral, z- Todos. Solo Totales: Desea imprimir solo los totales del informe <S/N> Separa Empleados con Linea: Si Desea o no separar la impresión de cada empleado con una linea <S/N> Consolida Prestamos del Mismo Cpto.: Cuando existan deducciones de prestamos del mismo concepto, se consolidad? <S/N>

238 INFORME DE PRIMAS 567 Por medio de este programa se puede listar e imprimir la liquidación de primas realizada por el programa 524. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

239 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

240 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Por Dep/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 2-Por Empleado: Si desea que el informe sea ordenado por el código de los empleados. 3-Por Concepto: Si desea que el informe ordenado por el código del concepto.

241 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Año: Año de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Mes inferior y Superior: Rango del mes de la liquidación que se desea imprimir. Período inferior y Superior: Rango de los periodos de liquidación que se desean en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Conceptos de prima Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de prima de los cuales se desea el informe.

242 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CARGO: Cargo que desempeña. 04-FECHA ING: Fecha en la que ingresó el empleado a la empresa. 05-DIAS TRAB: Días trabajados por el empleado hasta la fecha de liquidación. 06- SALARIO PROMEDIO: Valor del salario promedio con que se liquida el concepto. 07-DIAS A PAGAR: Numero de días calculados para el pago de la prima 08-VALOR PAGADO: Valor a pagar de prima. 09-DIAS DESC: Días a descontar por suspensión y/o licencias. 10-FECHA INI: Fecha inicial del semestre o periodo de pago. 11- FECHA FIN: Fecha final del semestre o periodo de pago. 12-DEP/C.C.: Código de la dependencia o centro de costo. 13-DESCRIP. DEPENDENCIA: Descripción de dependencia o centro de costo. 14-BASICO MES: Valor del salario básico mensual del empleado. 15-BASICO HORA: Valor de la hora de acuerdo al salario básico mensual del empleado. 16-DEDUCCIONES: Valor de las deducciones realizadas sobre la prima. 17-NETO A PAGAR: Valor neto a pagar al empleado del resultado de la liquidación de prima menos las deducciones. 18-TOT.VAL.DEVENG: Valor total de los devengados que hacen parte de la sumatoria de los conceptos para hallar el salario promedio de los empleados. 19-TOT.HOR.DIVIDE: Cantidad total por la cual divide el valor total de los devengados para calcular el valor del concepto, si este depende de otros. 20-CONC: Código del concepto de prima. 21-DESCRIPCION CONCEPTO: Nombre del concepto de prima.

243 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Tipo contrato : Si desea que el informe se genere por tipos de contrato de los empleados, F-Fijos, M-Fijos menor a un año, I-Indefinidos, L-Por Labor, S-Salario Integral, z-todos. Régimen: Si desea que el informe se genere por régimen laboral de cada empleado, A-Régimen Anterior, N-Nuevo, T-Transferidos, S-Salario Integral, z- Todos. Tipos de salarios: Si se desea que el informe se genere por el tipo de salario de cada empleado: F-Salario Fijo, V-Salario Variable, O-Otros, z-todos.

244 INFORME ACUMULADOS DE CESANTIAS 568 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los acumulados cesantías, intereses, cesantías parciales, etc. realizada por el programa 525. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

245 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

246 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Codigo: Si desea que el informe sea ordenado por el código del empleado. 2-Nombre: Si desea que el informe sea ordenado por el nombre del empleado. 3-Cargo: Si desea que el informe sea ordenado por el cargo del empleado. 4-Fondo Cesantías: Si desea que el informe sea ordenado por el código del fondo de cesantías del empleado. 5-Dependencia/C.C..: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. Fecha de Proceso <AAAA/MM/DD>: Año, mes y día en el cual se quiere generar el informe de los acumulados de cesantías. NP: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina.

247 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Cargo Empleado Inferior y Superior: Rango de los cargos de los empleados que se quieren en el informe. Fondo de Cesantias Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos de cesantias de los cuales se desea el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe.

248 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03- : Campo usado para tomar datos manuales. 04-FONDO CES.: Código del fondo de cesantías donde se encuentra afiliado el empleado. 05-DESCRIPCION FONDO CESANTIAS: Nombre del Fondo de cesantías al que pertenece el empleado. 06-CUENTA-FONDO CESANTIAS.: Número de la cuenta asignada por el fondo para la información de las cesantías del empleado. 07-CES. AÑOS ANTERIORES: Valor de las cesantías pagadas en años anteriores. 08-INT. AÑOS ANTERIORES: Valor de los intereses a las cesantías pagados en años anteriores. 09-ANTICIPOS AÑOS ANTERIORES: Valor de los anticipos pagados en años anteriores. 10-INT. ANT. AÑOS ANTERIORES: Valor de los intereses a las cesantías pagadas en años anteriores. 11-CES. AÑO ACTUAL: Valor de las cesantías pagadas en el ultimo año/liquidación. 12-INT. AÑOS ACTUAL: Valor de los interés a las cesantías pagadas en el ultimo año/liquidación. 13-CES. PIGNORADAS: Valor de las cesantías pignoradas o comprometidas. 14-ANTICIPOS ACTUAL 1: Valor de las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 15-INT. ANTICIPOS ACTUAL 1: Valor de los intereses a las cesantías anticipadas pagados en el año actual.

249 16-FECHA PAGO 1: Fecha de pago de los anticipos de cesantías pagados en el año actual. 17-AUTORIZACION 1: Numero de la autorización para el pago de anticipos 18-RESOLUCION 1: Numero de la resolución para el pago de anticipos 19-FECHA RESOLUCION 1: Fecha de la resolución para el pago de anticipos 20-RADICACION 1: Numero de la radicación para el pago de anticipos 21-FECHA RADICACION 1: Fecha de la radicación para el pago de anticipos 22-ANTICIPOS ACTUAL 2: Valor de las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 23-INT. ANTICIPOS ACTUAL 2: Valor de los intereses a las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 24-FECHA PAGO 2: Fecha de pago de los anticipos de cesantías pagados en el año actual. 25-AUTORIZACION 2: Numero de la autorización para el pago de anticipos 26-RESOLUCION 2: Numero de la resolución para el pago de anticipos 27-FECHA RESOLUCION 2: Fecha de la resolución para el pago de anticipos 28-RADICACION 2: Numero de la radicación para el pago de anticipos 29-FECHA RADICACION 2: Fecha de la radicación para el pago de anticipos 30-ANTICIPOS ACTUAL 3: Valor de las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 31-INT. ANTICIPOS ACTUAL 3: Valor de los intereses a las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 32-FECHA PAGO 3: Fecha de pago de los anticipos de cesantías pagados en el año actual. 33-AUTORIZACION 3: Numero de la autorización para el pago de anticipos 34-RESOLUCION 3: Numero de la resolución para el pago de anticipos 35-FECHA RESOLUCION 3: Fecha de la resolución para el pago de anticipos 36-RADICACION 3: Numero de la radicación para el pago de anticipos 37-FECHA RADICACION 3: Fecha de la radicación para el pago de anticipos 38-ANTICIPOS ACTUAL 4: Valor de las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 39-INT. ANTICIPOS ACTUAL 4: Valor de los intereses a las cesantías anticipadas pagados en el año actual. 40-FECHA PAGO 4: Fecha de pago de los anticipos de cesantías pagados en el año actual. 41-AUTORIZACION 4: Numero de la autorización para el pago de anticipos 42-RESOLUCION 4: Numero de la resolución para el pago de anticipos 43-FECHA RESOLUCION 4: Fecha de la resolución para el pago de anticipos 44-RADICACION 4: Numero de la radicación para el pago de anticipos 45-FECHA RADICACION 4: Fecha de la radicación para el pago de anticipos 46-TOTAL CESANTIAS ANTICIPADAS: Valor total de los anticipos de cesantías pagados en el año actual. 47-TOTAL INTERESES ANTICIPADAS: Valor total de los anticipos de intereses pagados en el año actual. 48-CARGO: Código del cargo asignado al empleado. 49-DESCRIP. CARGO: Descripción del cargo del empleado. 50-CES. SIN EDI.: Valor de las cesantías pagadas en el ultimo año/liquidación, sin editar. 51-IDENTIFICACIÓN: Número de identificación. 52-FEC. TRASL.: Fecha de traslado del fondo de cesantías. 53-VAL. CES. PEND.: Valor de las cesantías o bonificación por acogerse a la ley 50/ FEC.ING. : Fecha de ingreso a la empresa. 55-SUELDO PROMEDIO: Valor del salario promedio con que se liquida el concepto. 56-DIRECCION LINEA (1): Primera parte de la Dirección del empleado. 57-DIRECCION LINEA (2): Segunda parte de la Dirección del empleado.

250 58-DIRECCION LINEA (3): Tercera parte de la Dirección del empleado. 59-TELEFONO: Número del teléfono del empleado. 60-FEC.NAC. : Fecha de nacimiento del empleado. SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Tipo Contrato: Si desea que el informe se genere por tipos de contrato de los empleados, F-Fijos, M-Fijos menor a un año, I-Indefinidos, L-Por Labor, S-Salario Integral, z-todos. Régimen: Si desea que el informe se genere por régimen laboral de cada empleado, A-Régimen Anterior, N-Nuevo, T-Transferidos, z-todos. Fecha Proceso: Fecha del proceso del informe en formato AAAA/MM/DD.

251 INFORME DE PRESTAMOS 569 Por este programa se puede imprimir todo lo referente a los acumulados de los prestamos y/o conceptos fijos del programa 510 de los empleados, estos acumulados pueden generarse en forma detallada o total. Se puede generar el informe con diferentes ordenamientos. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

252 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

253 ORDEN Orden: En este campo se define en que orden se quiere la información que se va a imprimir. 1-Por Empleado: Genera el listado ordenado por el código del empleado. 2-Por Concepto: Genera el listado ordenado por el código del concepto. Si se responde que si a la pregunta RESUME POR CONCEPTO que se hace después de imprime los retirados el programa genera el informe consolidando la información por cada concepto de este modo en una sola línea se tiene el total horas y valor mes del concepto. 3-Tipo de Contrato: Permite definir que el informe sea ordenado por el código del tipo de contrato del empleado. 3-Por Depe/C.C.: Genera el listado ordenado por el código de la dependencia o centro de costo.

254 RANGOS Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas de las cuales se desea producir el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados de los cuales se desea el informe de acumulados. Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe. Fecha Inicio Préstamo Inferior y Superior: Rango de fechas de inicio y fin en la cual se esta generando el informe

255 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CONC: Código del concepto. 04-DESCRIPCIÓN CONCEPTO: Descripción del concepto. 05-VALOR PRESTAMO: Valor del préstamo el cual fue asignado al empleado mediante el programa VALOR CUOTA ORDINARIA: Valor de la cuota ordinaria del préstamo asignado. 07-VALOR PAG. PRESTAMO: Valor pagado del préstamo. 08-SALDO: Valor del saldo actual del prestamos. 09-FECHA INI: Fecha inicial en la cual comienza a ser descontada la cuota ordinaria del préstamo. 10-FECHA FIN: Fecha final en la cual termina el préstamo. 11-CPTO. INT.: Código del concepto de los intereses del préstamo. 12-DESC. CPTO. INTERESE: Descripción del concepto de los intereses. 13-% INTERES: Porcentaje del valor de los intereses del préstamo. 14-VALOR INTERES PAGADO: Valor de los intereses pagados a la fecha. 15-VALOR TOTAL PAGADO: Valor total de los intereses mas capital pagado. 16-PERIOCIDAD INTERES: Periodicidad de los intereses (cada cuanto) 17-INCLUYE: Si se incluye dentro de la cuota el interés. 18-NUMERO DE LA FAC.: Numero de la factura o pagare. 19-T.CONT. : Tipo de contrato que se tenga el empleado. 20-DEPENDENCIA/C.C.: Dependencia o centro de costo asignado al empleado. 21-VAL. INT. CAUSADOS: Valor de los intereses causados del préstamo 22-NOMINA: Código de la nómina a la cual pertenece el empleado.

256 23-CPTOS.: Códigos de los conceptos sobre los cuales se deducen las cuotas extras. 24-DESCRIPCION CPTOS.: Descripción de los conceptos sobre los cuales se deducen las cuotas extras. 25-VALOR CUOTA JUNIO: Valor o porcentaje de la cuota extra del mes de junio. 26-VALOR CUOTA DICIEMBRE: Valor o porcentaje de la cuota extra del mes de diciembre. 27-V/P/J: Indica si se va a descontar un valor o un porcentaje en el mes de junio. 28-V/P/D: Indica si se va a descontar un valor o un porcentaje en el mes de diciembre. 29-V/C/J: Indica si se va a descontar en valor/nro de cuotas en vacaciones en el mes de junio. 30-V/C/D: Indica si se va a descontar en valor/nro de cuotas en vacaciones en el mes de diciembre. 31-VALOR CUOTA 1 <590>: Valor de la primera cuota calculado en el programa VALOR INTER. 1 <590>: Valor del primer interés calculado en el programa FECHA PRES.: Fecha en la que se genero el préstamo.

257 SELECCION Nueva Pagina: Si se desea que salte de página cada vez que cambie de código ya sea de empleado, concepto, o según el ordenamiento antes dado.. Activos: Se define que tipo de empleados quiere imprimir; 1-Activos, 2-No Activos y 9-Todos los empleados. Imprime Subtítulos <S/N>: Desea generar el informe incluyendo los subtítulos?. Imprime Solo Prestamos S/N: Permite definir si en el informe se incluye solo los prestamos que tengan los empleados de la compañía. Desea Separar con una Línea S/N: Permite definir si separa los empleados mediante una línea. Desea Prestamos en Ceros S/N: Permite definir si en el informe se incluyen o no los prestamos de los empleados que estén en ceros?. Imprime Movimiento S/N: Permite definir si se le incluye el movimiento de los prestamos y/o conceptos fijos en el informe.

258 INFORME DE VACACIONES 570 Por medio de este programa se puede listar e imprimir la liquidación de vacaciones realizada por el programa 527. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

259 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

260 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Por Dep/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 2-Por Empleado: Si desea que el informe sea ordenado por el código de los empleados. NP: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina.

261 RANGOS Año: Año del que se desea imprimir en el informe. Concepto: Se matricula el concepto de vacaciones en tiempo o en dinero, de acuerdo a la liquidación que se desee imprimir. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Mes inferior y Superior: Rango del mes de la liquidación que se desea imprimir. Período inferior y Superior: Rango de los periodos de liquidación que se desean en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe.

262 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CARGO: Cargo que desempeña. 04-FECHA ING: Fecha en la que ingresó el empleado a la empresa. 05-DIAS TRAB: Días trabajados por el empleado hasta la fecha de liquidación. 06- SALARIO PROMEDIO: Valor del salario promedio con que se liquida el concepto. 07-DIAS A PAGAR: Número de días calculados para el pago de la prima 08-VALOR PAGADO: Valor a pagar de prima. 09-DIAS EN DINERO: Días a pagar de vacaciones en dinero. 10-FECHA INI: Fecha de inicio de las vacaciones. 11- FECHA REG: Fecha de regreso de las vacaciones. 12-DEP/C.C.: Código de la dependencia o centro de costo. 13-DESCRIP. DEPENDENCIA: Descripción de dependencia o centro de costo. 14-BASICO MES: Valor del salario básico mensual del empleado. 15-BASICO HORA: Valor de la hora de acuerdo al salario básico mensual del empleado. 16-VACAC EN DINERO: Valor a pagar de las vacaciones en dinero. 17-NETO A PAGAR: Valor neto a pagar al empleado del resultado de la liquidación de prima menos las deducciones. 18-DIAS ACUMULADOS: Días acumulados o pendientes de vacaciones. 19-DIAS A ACUMULAR: Días a adicionar o acumularle a los días pendientes de vacaciones. 20-FEC ULT VACAC: Fecha última en que salió a vacaciones el empleado. 21-DIAS DOM/FEST: Días dominicales y festivos causados en las vacaciones.

263 22-VALOR DOM/FEST: Valor de dominicales y festivos causados en las vacaciones. 23-DEDUCCION ISS: Valor de los conceptos de deducción de seguridad social (salud, pensión y fondo de solidaridad pensional). 24-% RET: Porcentaje de retención en la fuente de según tabla. 25-VALOR RETENCION: Valor de la retención en la fuente. 26-TOTAL DIAS: Días que se le debe a empleado de vacaciones (campo solamente para consolidar) 27-TOTAL VALOR: Valor que se le debe al empleado de vacaciones (campo solamente para consolidar). 28-VALOR DIAS ACUMULAR: Valor de los días que se van a acumular. 29-PRIMA VAC PAGADAS: Valor pagado de prima de vacaciones. 30-PRIMA VAC PEND: Valor pendiente por pagar de prima de vacaciones. 31-TOT.VAL.DEVENG: Valor total de los devengados que hacen parte de la sumatoria de los conceptos para hallar el salario promedio de los empleados. 32-TOT.HOR.DIVIDE: Cantidad total por la cual divide el valor total de los devengados para calcular el valor del concepto, si este depende de otros. 33-D. PRIM: Días a pagar de prima de vacaciones. 34-OTRAS DEDUCCIONES: Valor de otras deducciones realizadas sobre las vacaciones. 35-OTRAS DEVENGADOS: Valor de otros devengados pagados con las vacaciones. 36-FEC I CAUS VACACIONES: Fecha inicio causación vacaciones. 37-FEC FIN CAUS VACACIONES: Fecha final causación vacaciones.

264 SELECCION Nueva Pagina: Si se desea que salte de página cada vez que cambie de código ya sea de empleado, concepto, o según el ordenamiento antes dado.. Tipo con. : Si desea que el informe se genere por tipos de contrato de los empleados, F-Fijos, M-Fijos menor a un año, I-Indefinidos, L-Por Labor, S-Salario Integral, z-todos. Régimen: Si desea que el informe se genere por régimen laboral de cada empleado, A-Régimen A-Anterior, n-nuevo, T-Transferidos, S-Salario Integral, z- Todos. Tipos de salarios: Si se desea que el informe se genere por el tipo de salario de cada empleado: F-Salario Fijo, V-Salario Variable, O-Otros, z-todos.

265 INFORME DE CHEQUES 571 Por medio de este programa se puede listar e imprimir la relación de los cheques del archivo recheq El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

266 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

267 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina: Códigos de la nómina que se desea imprimir en el informe. Fecha de Liquidación: Rango de la fecha inferior y superior de la liquidación que se desea imprimir. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Código del Banco Inferior y Superior: Rango de códigos de los bancos inferior y superior de la liquidación que se desea imprimir.

268 CAMPOS DEL GENERADOR CAMPOS DE LA RELACION DE CHEQUES.

269 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Forma de Pago: Existen varias formas de pago como son: 1-Efectivo, 2- Cta/Cte., 3-Cheque, 4-Varias y 9-Todas Origen de Pago: Se define que origen de pago quiere imprimir; R-Retiro, N-No Retiro, y T-Todos. Fecha Proceso: Fecha de proceso <AAAA/MM/DD> Periodo de Pago: Digite el periodo de pago en la relación de los cheques debe de ser <AAAA/MMM/PP>año, mes y periodo. Anular Cheque: Nro. Del cheque a cambiar estado. Estado: Cuando Cambia = Si, muestra los estados ANULADO o PAGAR.

270 INFORME DE LIQUIDACION DE CESANTIAS 573 Por medio de este programa se puede listar e imprimir las liquidaciones de las cesantías, intereses, cesantías parciales, etc. realizada por el programa 525. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

271 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe. Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Dependencia/C.C..: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 2-Empleado: Si desea que el informe sea ordenado por el código del empleado. 3-Fondo Cesantías: Si desea que el informe sea ordenado por el código del fondo de cesantías del empleado. NP: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina.

272 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Mes Inferior y Superior: Rango del mes inferior y superior que se desea imprimir el informe. Periodo Inferior y Superior: Rango del periodo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Fondo de Cesantías Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos de cesantías de los cuales se desea el informe. Concepto de Cesantías Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe. Tipo Contrato: Si desea que el informe se genere por tipos de contrato de los empleados, F-Fijos, M-Fijos menor a un año, I-Indefinidos, L-Por Labor, S-Salario Integral, z-todos. Régimen: Si desea que el informe se genere por régimen laboral de cada empleado, A-Régimen Anterior, N-Nuevo, T-Transferidos, z-todos. Tipos de salarios: Si se desea que el informe se genere por el tipo de salario de cada empleado: F-Salario Fijo, V-Salario Variable, O-Otros, z-todos.

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274 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03-CARGO: Campo del cargo del empleado. 04-FECHA INGRESO: Fecha en la cual ingreso el empleado. 05-DIAS TRAB.: Numero de días trabajados por el empleado. 06-SUELDO PROMEDIO: Valor del salario promedio con que se liquida el concepto. 07-DIAS A PAGAR: Numero de días a pagar. 08-VALOR CESANTIAS: Valor de los días de cesantías a pagar. 09-FECHA INI.: Fecha de inicio del pago de cesantías. 10-FECHA FIN.: Fecha fin del pago de cesantías. 11-DEP/C.C.: Código de la dependencia o centro de costo. 12-DESCRIP. DEPENDENCIA: Descripción de dependencia o centro de costo. 13-BASICO MES: Valor del salario básico mensual del empleado. 14-BASICO HORA: Valor de la hora de acuerdo al salario básico mensual del empleado. 15-CES. PIGNORADAS: Valor de las cesantías pignoradas o comprometidas. 16-NETO A PGAR: Valor neto a pagar de las cesantías y los interés. 17-CES. AÑOS ANTERIORES: Valor de las cesantías pagadas en años anteriores. 18-ANT. AÑOS ANTERIORES: Valor de los anticipos a las cesantías pagados en años anteriores. 19-TOTAL CESANTIAS ANTICIPADAS: Valor total de los anticipos de cesantías pagados en el año anterior. 20-TOTAL INTERESES ANTICIPADAS: Valor total de los anticipos de intereses cesantías pagados en el año anterior. 21-INTERESES CESANTIAS.: Valor de los intereses de las cesantías a pagar. 22-% INTERES: Porcentaje de los intereses a las cesantías a pagar.

275 23-REGIMEN: Nombre del régimen donde esta el empleado. 24-FEC. TRASL.: Fecha de traslado del fondo de cesantías. 25-VAL. CES. PENDIENTE: Valor de las cesantías pendientes o negociadas <cambio de régimen>. 26-CESANTIAS NETAS: Valor de las cesantías menos los anticipos. 27-DIAS DESC.: Numero de los días a descontar de las suspensiones y/o licencias etc. 28-TOTAL DEVENGADO: Valor total de los devengados para hallar el salario promedio. 29-TOTAL HORAS DIV: Cantidad total de horas/días para hallar el salario promedio. 30-DEDUCCION PRESTAMO: valor total de las deducciones realizadas en la liquidación. 31-FONDO CES.: Código del fondo de cesantías donde se encuentra afiliado el empleado. 32-DESCRIPCION FONDO CESANTIAS: Nombre del Fondo de cesantías al que pertenece el empleado. 33-Nro. IDENTIFICACIÓN: Número de identificación del empleado.

276 PROVISION DE PRESTACIONES SOCIALES 574 El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

277 DEFINICIÓN DEL INFORME Por medio de este programa se realiza la provisión de prestaciones sociales (primas legales y extralegales etc., vacaciones, cesantías, intereses e indemnizaciones), seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales(cajas de compensación, i c b f y sena). Para que el proceso de provisiones funcione correctamente se requiere lo siguiente: - Por el programa 502 crear los conceptos de provisiones con P(pago), periodicidad 3, identificación X, depende de todos los conceptos que constituyen salario y se deseen provisionar con toma en cuenta 1(suma valor). En el programa 502 matricular a cada uno de los conceptos que forman parte de los dependes de provisiones en donde provisiona (campo PRO). Tener correctamente acumulada la información del mes que se va a provisionar. Crear por el 504 modelo de provisiones tipo 2. Matricular e el 503 a cada empleado el modelo de provisiones en los campos: modelo adicional 1 o modelo adicional 2. Corra el proceso de provisiones por el programa 574. Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y

278 se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe. Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Por nomina: Si se desea que el informe sea ordenado por cada una de las nominas existentes en la empresa. 2-Por Dep/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 3-Por Cargos: Si desea que el informe sea ordenado por el código del cargo que desempeña. 4-Por Empleado: Si desea que el informe sea ordenado por el código de los empleados. 5-Por C. Trabajo: Si desea que el informe sea ordenado por el centro de trabajo de los empleados. NP: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe de provisiones. Cargo Inferior y Superior: Rango de los cargos de los cuales desea el informe de provisiones. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe de provisiones. Mes a promediar inferior y Superior: Rango del mes de los acumulados que se desea provisionar. Desea generar MOVBAT S/N: Si se responde S el sistema, el sistema pregunta el modelo de provisiones a interfazar, la sucursal, el tipo y numero de comprobante con el cual se genera en pantalla al archivo plano(movbat) que permite actualizar la información de las provisiones en contabilidad (programa 421), si se responde N, genera listado para revisión. Cpto: Se matricula todos los conceptos que se van a provisionar y tienen identificación. Descripción: Después de digitar el código del concepto, el sistema trae el nombre del concepto que se matriculo en el programa 502. Porc %: Porcentaje que se va a provisionar del total devengado. Prov unicam. Activos S/N: Si se responde S, el sistema hace la provisión de los acumulados de los empleados que se encuentran vinculados a la compañía sin validar que en el mes exista acumulados de acumulados que se retiraron de la compañía durante el mes que se esta provisionando, si la respuesta es N, el sistema valida los acumulados de todos los empleados retirados y activos. Se recomienda responder N porque es probable que dentro del mismo periodo se hayan retirado varios empleados y por estos devengados también se debe hacer la provisión. Imprime solo totales S/N: Si se responde S, el sistema muestra el total de lo devengados del mes aplicando el respectivo porcentaje de provisión, si la respuesta es N, el sistema muestra el total devengado por empleado y al finan la suma total aplicando el respectivo porcentaje.

279 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-CEDULA: Numero de identificación del empleado. 03-NOMBRE: Nombre del empleado. 04- : Línea para trabajo manual. 05-SALARIOS: Valor de los conceptos considerados como salarios. 06-HORAS EXTRAS: Valor de los conceptos considerados como horas extras 07-SUB TRANSPORTE: Valor de los conceptos considerados como subsidio de transporte. 08- BONIFICACIONES: Valor de los conceptos considerados como bonificaciones. 09-AGUINALDO: Valor de los conceptos considerados como aguinaldo. 10-PRIMA DE SERVICIOS: Valor de los conceptos considerados como prima de servicios. 11-VACACIONES: Valor de los conceptos considerados como vacaciones. 12-PRIMA DE VACACIONES Valor de los conceptos considerados como prima de vacaciones. 13- CESANTIAS Valor de los conceptos considerados como cesantías. 14-INTER CESANTIAS: Valor de los conceptos considerados como intereses a las cesantías. 15-INDEMNIZACIONES Valor de los conceptos considerados como indemnizaciones. 16-OTROS DEVENGADOS: Valor de los conceptos considerados como otros devengados. 17-TOTAL DEVENGADOS: Valor total de todos los conceptos anteriores. 18-RETE FUENTE: Valor deducido por concepto de retención en la fuente.

280 NOTA: Se adiciona al programa la generación del movbat interfazando con centros de costo de acumulados cuando así lo indica el modelo utilizado.

281 INFORMES ESTADISTICOS DE NOMINA 575 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los informes estadisticos de las nominas. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

282 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

283 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Nómina: Si se desea que el informe sea ordenado por el código de las nómina. 2-Dependencia/C.C..: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 3-Cargo: Si desea que el informe sea ordenado por el cargo del empleado. 4-Tipos de Contratos: Si desea que el informe sea ordenado por los tipos de contrato del empleado.

284 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Archivo para los Datos <L/A>: Si se requiere la información de los archivos de <L- Liquidación o A- Acumulados> Año: Año del cual se desean imprimir en el informe. Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Mes Inferior y Superior: Rango del mes inferior y superior que se desea imprimir el informe. Periodo Inferior y Superior: Rango del periodo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe.

285 CAMPOS DEL GENERADOR CAMPOS ESTADISTICOS

286 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Tipo Contrato: Si desea que el informe se genere por tipos de contrato de los empleados, F-Fijos, I-Indefinidos, L-Por Labor, S-Salario Integral, z-todos.

287 INFORME DE MODELOS DE INTERFASES 576 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los diferentes modelos contables definidos y/o creados por el programa 504. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

288 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

289 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Tipo de Modelo: Tipo del modelo para la interfase, 1-Nómina: si el modelo que sé esta creando es para interfase de los conceptos de la nómina. 2-Provisión: Si el modelo es para interfase de las provisiones de prestaciones sociales o la información de para fiscales. 2-Modelo: Código del modelo contable, se cuenta con dos posiciones alfanuméricas, debe de haber sido creado por el programa Concepto: Si desea que el informe sea ordenado por el código del concepto.

290 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Tipo Modelo Inferior y Superior: Rango de los tipos de modelos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. 1-Nomina, 2-Provisiones Modelo Inferior y Superior: Rango del Modelo contable inferior y superior que se desea imprimir el informe. Concepto Inferior y Superior: Rango del Concepto inferior y superior que se desea imprimir el informe.

291 CAMPOS DEL GENERADOR CAMPOS

292 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina.

293 INFORME DE AUMENTOS 577 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los aumentos generados por el programa 507. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

294 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

295 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Nómina: Si se desea que el informe sea ordenado por el código de las nómina. 2-Dependencia/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 3-Cargo: Si desea que el informe sea ordenado por el cargo del empleado. 4-Codigo: Si desea que el informe sea ordenado por Código del empleado. 5-Salario: Si se desea que el informe sea ordenado por el rango de salarios de menor a mayor. 6-Fecha de Ingreso: Si se desea que el informe sea ordenado por la fecha de ingreso del empleado de la inferior a la superior.

296 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Cargo Inferior y Superior: Rango del cargo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Salarios Inferior y Superior: Rango de los salarios inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha de Ingreso Inferior y Superior: Rango de la fecha de ingreso inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Modelo Inferior y Superior: Rango del Modelo contable inferior y superior que se desea imprimir el informe.

297 CAMPOS DEL GENERADOR Campos.

298 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Solo Totales <S/N>: Si el informe es requerido con solo los totales

299 INFORME DATOS DE ADMINISTRACION PERSONAL 578 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los aumentos generados por el programa 507. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

300 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

301 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Codigo: Si desea que el informe sea ordenado por Codigo del empleado. 2-Nombre: Si se desea que el informe sea ordenado por el nombre del empleado. 3-Dependencia/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo.

302 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Cargo Inferior y Superior: Rango del cargo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Talla Camisa Inferior y Superior: Rango de la talla de la Camisa del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Talla Pantalón Inferior y Superior: Rango de la talla del Pantalón del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Talla Zapato Inferior y Superior: Rango de la talla del Zapato del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Nac. Emp. Inferior y Superior: Rango de la fecha de nacimiento del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Nac. Esp. Inferior y Superior: Rango de la fecha de nacimiento de la esposa del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Numero de Hijos Inferior y Superior: Rango del numero de hijos del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Ingresos Familiar Inferior y Superior: Rango de los ingresos familiares del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Estatura Inferior y Superior: Rango de la estatura del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Peso Inferior y Superior: Rango del peso del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe.

303 Tipo de Estudios Inferior y Superior: Rango de los tipos de estudios (primaria, bachiller etc.) del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Institución Inferior y Superior: Rango de la institución (privada, publica etc.) del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Ingreso Inferior y Superior: Rango de la fecha de ingreso inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Fecha Fin Inferior y Superior: Rango de la fecha fin inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Tiempo Inferior y Superior: Rango del tiempo del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Tipo de Uniforme Inferior y Superior: Rango de los tipos de uniforme del empleado inferior y superior de los cuales se desea el informe. Fecha Entrada Inferior y Superior: Rango de la fecha de ingreso inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Afiliación Política Inferior y Superior: Rango de la afiliación política (liberal, polo democrático, conservador etc.) del empleado inferior y superior que se desea imprimir el informe. Ciud. Pol.: Rango de la Ciud. Pol. inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Fecha N. H.: Rango de la fecha N. H. inferior y superior que se desean imprimir en el informe.

304 CAMPOS DEL GENERADOR

305 INFORME DE INCAPACIDADES 579 Por medio de este programa se puede listar e imprimir las incapacidades de los empleados realizadas por el programa 528. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

306 DEFINICIÓN DEL INFORME Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Por Código: Si desea que el informe sea ordenado por el código del Empleado. 2-Por Contingencia: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la Contingencia de la incapacidad. 3-Por Fec. Inic.: Si desea que el informe ordenado por la fecha de inicio de la Incapacidad. 4-Por Diagnostico: Si desea que el informe ordenado por el código del Diagnostico. 5-Por Cpto. Incapacidad: Si desea que el informe ordenado por el concepto definido en la incapacidad. 6-Por Tipo de Incapacidad: Si desea que el informe ordenado por el tipo de Incapacidad. 7-Por Fondo: Si desea que el informe ordenado por el fondo al cual pertenece el empleado.

307 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Dependencia inferior y Superior: Rangos de las dependencias que se desea imprimir. Contingencia inferior y Superior: Rango de las contingencias que se desean en el informe. Diagnostico Inferior y Superior: Rango de los Diagnósticos de los cuales se desea el informe. Tipo Incapa. Inferior y Superior: Rango de los tipos de Incapacidad que se quieren en el informe. Fec. Incapa. Inferior y Superior: Rango de las Fechas en la cual se generó la incapacidad que se quieren en el informe. Empleado Inferior y Superior: Rango de los Empleados con incapacidades que se quieren en el informe. Fondo Inferior y Superior: Rango de los Códigos de Fondos al que pertenece el empleado que se quieren en el informe.

308 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Imprime Unicamente las Incap. Pendientes: S, si desea imprimir unicamente las incapacidaes que estan pendientes de cerrar. Incluye Empleados Retirados: S, si desea incluir incapacidades de empleados retirados.

309 CAMPOS DEL GENERADOR 01-CÓDIGO: Código del empleado. 02-NOMBRE DEL EMPLEADO: Nombre del empleado. 03- : Campo para trabajo manual o verificación de datos. 04-CPTO: Concepto de la Incapacidad. 05-DESC.CON.INCAPACID.: Descripción del Concepto de la Incapacidad. 06-CONT.: código de la Contingencia. 07-FEC. INIC.: Fecha de Inicio de la Incapacidad. 08-COD. D.: Código del Diagnostico. 09-DESCRIP. DIAGNOSTICO: Descripción del Diagnostico. 10-LUG-EXP.: Lugar de Expedición de la Incapacidad. 11-TIP-INC.: Tipo de Incapacidad (1-Ambulatoria 2-Hospitalaria). 11- FEC-EXP.: Fecha de expedición de la Incapacidad.

310 13-FEC. ACC.: Fecha del Accidente del empleado. 14-DIA INC.: Número de días de la incapacidad. 15-PROG.: Muestra si la incapacidad es prorroga. 16-COD. MED.: Código del medico que atendió el empleado. 17-COD-JEF.: Código del jefe del CAB donde se atendió el empleado. 18-JUS-MED: Campo no Activado. 19-VAL.PAG.MES: Valor pagado de incapacidad del último mes liquidado. 20-NUM.SERIE: Número de la serie de la incapacidad. 21-SAL.BASE.AUT.: Valor del salario base de autoliquidación (I.B.C.). 22-DIA.P.MES: Días pagados de incapacidad del último mes liquidado. 23-DIA.P.TOT.: Días totales pagados de la incapacidad. 24-DIA.PEN.: Días pendientes de la incapacidad. 25-PAG.TOD.: Muestra si la incapacidad se paga toda en un mismo período. 26-NUM-ISS: Campo no Activado. 27-IDENTIFICACION: Número de la cédula o identificación del empleado. 28-DEP/CC.: Código de la dependencia ó centro de costos del empleado. 29-DESCRIPCIÓN DEPENDEN.: Descripción de la dependencia o centro de trabajo. 30-CARGO: Código del cargo del empleado. 31-DESCRIPCIÓN CARGO: Descripción del cargo del empleado. 32-BASICO MES: Valor salario básico mes del empleado. 33-SAL.BASE NOM.: Valor del salario base para pagar la incapacidad. 34-FEC.FIN.: Fecha final de la incapacidad. 35-VAL.TOT.PAG.N.: Valor total pagado de la incapacidad según la norma legal. 36-VAL.TOT-PAG-D.: Valor total pagado de la incapacidad según lo definido. 37-FONDO: Código del fondo al que pertenece el empleado. 38-DESC. FONDO: Descripción del fondo al que pertenece el empleado.

311 INFORMES DE AUSENCIAS 580 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los informes de ausencias de los empleados, generados por el programa 521. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

312 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe (Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

313 ORDEN Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Codigo: Si desea que el informe sea ordenado por el código del empleado. 2-Concepto: Si desea que el informe sea ordenado por el código del concepto. 3-Fecha Ini.: Si desea que el informe sea ordenado por la fecha de inicio de la incapacidad del empleado. 4-Centro de Costos.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 5-Cargo: Si desea que el informe sea ordenado por el cargo del empleado. 6-Turnos: Si desea que el informe sea ordenado por el turno del empleado. 7-Nómina: Si se desea que el informe sea ordenado por el código de las nómina.

314 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Cargo Inferior y Superior: Rango del cargo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Turno Inferior y Superior: Rango del turno inferior y superior que se desea imprimir el informe. Periodo Inferior y Superior: Rango del periodo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe. Fecha Ini. Inferior y Superior: Rango de la fecha inicial y final que se desea imprimir el informe.

315 CAMPOS DEL GENERADOR

316 SELECCION Nueva Pagina: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. N, lista el informe sin hacer salto de pagina. Activos <S/N>: Si solo se desea que en el informe se procesen los empleados activos. Incluye Empleados Retirados <S/N>: Si e desea incluir los empleados retirados en el informe.

317 INTERPRETADOR COMPROBANTES PAGOS/CHEQUES 581 Con este programa se imprimen documentos de pago, cesantías, vacaciones etc. en cualquier formato diseñado por el programa 508. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Codigo: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

318 DEFINICION DEL SCROLL Nomina: Código de la Nomina por la cual se generó el documento. Mes: Mes que se genero el pago. Periodo: Periodo en el cual se genero el pago. Fecha Proceso: Fecha en la cual se genero el pago. Código Informe: El código del informe que se definió por el programa 508. No. Recibo/Cheque Inicial: Numero del recibo o del cheque inicial. Nro. Comprobante Inicio: Número del comprobante desde donde se quiere que comience la impresión. Al seleccionar S el sistema enviara un correo electrónico, en un formato HTML previamente definido en programa 508, a la dirección de correo electrónico que tenga asignado el empleado, con la información de pago de nomina. De lo contrario el sistema realizara la impresión normal de los comprobantes de nomina. NOTA: Es necesario tener un formato HTML en programa 508. Además se debe tener previamente definidos los parámetros de envío de correo electrónico del programa 002.

319 Forma de Pago: Se define la forma en que se le cancela el salario al empleado, así; 1: Si el pago se realiza en efectivo. 2: Si el pago se realiza a través de una cuenta corriente o de ahorro de un banco o corporación. 3: Si el pago de realiza con cheque de la empresa. 4: Si el pago se realiza en otra forma diferente a las descritas anteriormente, existe combinación de varias, o no se tiene bien definida la forma de pago. 9: Todas. Origen de la Liquidación: Se presentan tres orígenes que son: N-No Retiro, R- Retiro, T-Todas Orden del Informe: Se pueden procesar por 5 tipos de orden: 1-Codigo, 2-Dependencia/C.C., 3-Nombre, 4-Nomina, 5-Concepto. RANGOS Fecha Liquidacion Inferior y Superior: Rango de la fecha de liquidacion del pago inferior y superior que se desean imprimir en el informe. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Codigo del Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Codigo Concepto Inferior y Superior: Rango de los códigos de los conceptos de los cuales se desea el informe. Codigo del Fondo Inferior y Superior: Rango de los códigos de los fondos de los cuales se desea el informe. Codigo del Banco Inferior y Superior: Rango de los códigos de los bancos de los cuales se desea el informe. Rango de Nombres a Imprimir Inferior y Superior: Inicial: Nombre desde el cual se quiere que se inicie la impresión. Final: Nombre hasta el cual se quiere que llegue la impresión.

320 INTERPRETADOR PLANILLAS PARA NOVEDADES 582 Por medio de este programa se puede listar e imprimir las novedades generadas por el programa 521. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

321 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas. Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe.

322 IMPRESIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO 583 Por medio de este programa se puede listar e imprimir los contratos de los empleados. En los diferentes campos numéricos se va escogiendo si se desea o no que se le incluya el nombre del concepto: 01-Nomina, 02-Codigo del empleado, 03-Nombre del Empleado etc.

323 CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES 584 Por medio de este programa se pueden imprimir los certificados de ingresos y retenciones los cuales se deben de haber creado por el programa 508. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

324 DEFINICIÓN DEL INFORME Código: Identificación del informe en la librería. Máximo 6 posiciones alfanuméricas, debe de haber sido creado en el programa 508. Fecha de Proceso: Fecha en la cual se generan los certificados. Imprime A: 1-Activos, 2-Inactivos, 3-Todos, se recomienda imprimirlos todos. Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Nómina: Si se desea que el informe sea ordenado por el código de las nómina. 2-Dependencia/C.C.: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia o centro de costo. 3-Cargo: Si desea que el informe sea ordenado por el cargo del empleado. 4-Codigo: Si desea que el informe sea ordenado por Código del empleado. 5-Salario: Si se desea que el informe sea ordenado por el rango de salarios de menor a mayor. Numero de Certificado: Numero del certificado en el cual comienza la generación de los certificados. Meses 02-13: S/N, Toma meses del 02 al 13 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas que se desean imprimir en el informe.

325 Fecha Certificado Inferior y Superior: Rango de la fecha inferior y superior que se tiene en cuenta para la generación de los certificados (AAAA/MMM/DD). Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe. Cargo Inferior y Superior: Rango del cargo inferior y superior que se desea imprimir el informe. Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se quieren en el informe. Ingresos Por Salarios: Definición de los conceptos los cuales hacen parte de los ingresos (PXXX) en la generación del informe de los Gravados y No Gravados. Cesantías e Intereses: Definición de los conceptos los cuales hacen parte de las cesantías e intereses en la generación del informe de los Gravados y No Gravados. Gastos de Representación: Definición de los conceptos los cuales hacen parte de los gastos de representación en la generación del informe de los Gravados y No Gravados. Pensión: Definición de los conceptos los cuales hacen parte de los descuentos de pensión (DXXX) en la generación del informe de los Gravados y No Gravados. Otros Ingresos: Definición de los conceptos los cuales hacen parte de otros ingresos en la generación del informe de los Gravados y No Gravados.

326 REPORTE DE SALARIOS PLANILLA UNICA 588 Este programa genera la planilla única de autoliquidaciones según el decreto El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código: Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Niv.: Corresponde al nivel de seguridad asignado en el momento de crear el informe, Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: Nombre dado al informe que es creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

327 Para hacer el reporte de los aportes por medio de archivo plano se debe tener en cuenta. PROGRAMA INFORMACION DE NOMINA (info. Nomina) se debe definir los parámetros correspondientes por cada nomina y sucursal. De esta definición se toman los datos necesarios para elaborar el registro TIPO 1 como son: nombre de la sucursal, numero de identificación, tipo de identificación, código del fondo ATEP. 2. CENTROS DE TRABAJO se debe tener definido el porcentaje de cada centro de trabajo. 3. TABLAS DEL ISS se debe tener definida la forma de presentación de aportes (U- única C- consolidado S- sucursal) dependiendo de este parámetro se incluye o no la descripción de la sucursal en el registro 1 del archivo plano. 4. TABLAS DEL ISS se deben tener definidos los conceptos para salud, pensión, atep. En esta poción se incluye un nuevo concepto para las cajas de compensación familiar. Este concepto debe tener definido en el programa 502 en los dependes todos los conceptos que se toman en cuenta para hacer el pago de los aportes por cada empleado, el programa calcula el IBC CAJA COMPENSACION utilizando estos dependes para hallar el devengado. 5. BANCOS FONDOS se incluye un nuevo campo Código Ministerio corresponde al código que se asigna a cada uno de los fondos que existen en el país. Los códigos oficiales se pueden consultar en la pagina Web del ministerio de protección social, si no existen estos campos el archivo plano no sirve porque es este código el que se valida. PROGRAMA Se incluye un nuevo campo TIPO DE COTIZANTE según : 1-dependiente 2-empleada domestica 3-independiente 4-madre comunitaria con cobertura familiar 5- madre comunitaria sin cobertura familiar 10- pensionado 11-pensionados por sustitución o por sobrevivencia 12- aprendices del SENA 13- ex empleado publico con reconocimiento o vinculación 17-afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aportes a pensión. SI NO EXISTE MARCACION DEL CAMPO EN EL PROGRAMA 503 EL SISTEMA ASIGNA EL TIPO 01 PARA LA PLANILLA

328 2. En la pantalla de especificación datos del fondo se incluye un nuevo campo después de sucursal el cual se utiliza únicamente cuando un empleado se traslada de fondo y sirve para que se defina el fondo en el cual estaba el empleado hasta que se cambio (fondo anterior).

329 Una vez se tienen definidos los parámetros anteriores se puede hacer el proceso de generación del archivo plano. El orden 6 genera la planilla de autoliquidación de acuerdo con la estructura dada en la resolución 1303 de 2005 ARCHIVO / ELEMENTO DE DATOS ORIGEN DEL DATO 1. Información de la Planilla Integrada 1.1 Encabezado o datos generales del aportante Lo captura el aportante 1.2 Liquidación detallada de aportes Novedades Generales Lo captura el aportante Autoliquidación Sistema General de Pensiones Lo captura el aportante Autoliquidación Sistema General de Salud Lo captura el aportante Autoliquidación Sistema General de Riesgos Lo captura el aportante Profesionales Pago parafiscales: SENA, ICBF y Cajas de Lo captura el aportante Compensación 1.3 Registro tipo 3: Total Pensiones Los campos de este registro son calculados por el sistema. Este registro no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 1.4 Registro tipo 4: Total Salud Los campos de este registro, unos son generados, asignados ó calculados por el sistema y otros son capturados por el aportante. Este registro debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos en las condiciones descritas posteriormente para este registro. 1.5 Registro tipo 5: Total Riesgos Profesionales Los campos de este registro, unos son generados, asignados ó calculados por el sistema y otros son capturados por el aportante.

330 ARCHIVO / ELEMENTO DE DATOS ORIGEN DEL DATO Este registro debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de los archivos planos en las condiciones descritas posteriormente para este registro. 1.6 Registro tipo 6: Total Cajas de Compensación Familiar Los campos de este registro son calculados por el sistema. Este registro no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos. 1.7 Registro tipo 7: Total SENA Los campos de este registro, unos son generados, asignados ó calculados por el sistema y otros son capturados por el aportante. Este registro debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de los archivos planos en las condiciones descritas posteriormente para este registro. 1.8 Registro tipo 8: Total ICBF Los campos de este registro, unos son generados, asignados ó calculados por el sistema y otros son capturados por el aportante. Este registro debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de los archivos planos en las condiciones descritas posteriormente para este registro. 1.9 Registro tipo 9: Total ESAP Los campos de este registro son calculados por el sistema. Este registro no debe ser enviado por el aportante en el caso de archivo planos 1.10 Registro tipo 10: Total Ministerio de Educación Nacional Los campos de este registro son calculados por el sistema. Este registro no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 1.11 Registro tipo 11. Total a pagar Los campos de este registro son calculados por el sistema. Este registro no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2. Archivos de salida 2.1 Archivo de salida para pensiones Generados por el sistema Estos archivos no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2.2 Archivo de salida para salud Generados por el sistema Estos archivos no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2.3 Archivos de salida para riesgos profesionales Generados por el sistema. Estos archivos no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2.4 Archivos de salida para Cajas de compensación familiar, SENA e ICBF Generados por el sistema. Estos archivos no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2.5 Archivos de salida para la ESAP Generados por el sistema. Estos archivos no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2.6 Archivos de salida para el Ministerio de Educación Generados por el sistema. Estos archivos no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos 2.7 Archivo con los datos básicos del aportante Estos datos son digitados por el aportante cuando se registra ante el operador de información. También es un archivo de salida generado por el sistema que será enviado a las administradoras con cada pago. Este archivo no debe ser enviado por el aportante en el caso de la utilización de archivos planos.

331 Los campos del archivo plano son: 1.1 REGISTRO TIPO 1: DATOS GENERALES DEL APORTANTE NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro Lo genera el sistema en el caso en que se esté digitando los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema en el caso en que se esté digitando los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos.. 3 Nombre o razón social del aportante Lo captura el aportante 4 Tipo documento del aportante Lo captura el aportante 5 Número de Identificación del aportante Lo captura el aportante 6 Dígito de Verificación aportante Lo captura el aportante 7 Forma de presentación Lo captura el aportante 8 Código de la Sucursal del aportante Lo captura el aportante si la forma de presentación es S 9 Nombre de la Sucursal Lo captura el aportante si la forma de presentación es S 10 Código de la ARP a la cual el aportante se afilia o cuando Lo captura el aportante se traslada a otra ARP 11 Período que se está autoliquidando para los sistemas de Lo captura el aportante Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensación, SENA e ICBF) Año y Mes (aaaamm) 12 Período autoliquidado para Salud Lo captura el aportante Año y Mes (aaaamm) 13 Número de radicación de la autoliquidación Asignado por el Sistema (Equivale al número de planilla) 14 Fecha de pago (AAAAMMDD) Asignado por el sistema a partir de la fecha del día 15 Nº total de empleados Lo captura el aportante 16 Valor total de la nómina Lo captura el aportante, corresponde a la sumatoria de los IBC para el pago de los parafiscales de la totalidad de los empleados. 17 Código del Operador de información Asignado por el sistema 1.2 REGISTRO TIPO 2: LIQUIDACIÓN DETALLADA DE APORTES VARIABLES DE NOVEDADES GENERALES NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro Lo genera el sistema en el caso en que se esté digitando los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 2 Secuencia, en este caso inicia en por cada tipo de registro 3 Tipo documento del empleado Lo captura el aportante 4 Número de identificación del empleado Lo captura el aportante 5 Dígito Chequeo Empleado Lo captura el aportante Lo genera el sistema en el caso en que se esté digitando los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos.

332 6 Tipo cotizante Lo captura el aportante Se adiciona un nuevo tipo de cotizante: 17- Afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aporte a pensión (Inc. 2º Art. 17 Ley ) 7 Primer apellido Lo captura el aportante 8 Segundo apellido Lo captura el aportante 9 Primer nombre Lo captura el aportante 10 Segundo nombre Lo captura el aportante NOVEDADES. Se debe registrar una X en la novedad(es) a reportar 11 ING: Ingreso Lo captura el aportante 12 RET: Retiro Lo captura el aportante 13 TDE: Traslado desde otra Eps, Eoc o Responsable de Lo captura el aportante Régimen Exceptuado 14 TAE: Traslado a otra Eps, Eoc o Régimen Exceptuado Lo captura el aportante 15 TDP: Traslado desde otra Administradora de Pensiones Lo captura el aportante 16 TAP: Traslado a otra Administradora de Pensiones Lo captura el aportante 17 VSP: Variación permanente de salario Lo captura el aportante 18 VTE: Cambio tarifa especial Lo captura el aportante 19 VST: Variación transitoria del salario Lo captura el aportante 20 SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada, O COMISION DE SERVICIO. 21 IGE: Incapacidad General Lo captura el aportante 22 LMA: Licencia de Maternidad Lo captura el aportante 23 VAC: Vacaciones Lo captura el aportante 24 AVP: Aporte Voluntario Lo captura el aportante 25 VCT: Variación centros de trabajo Lo captura el aportante 26 IRP: Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad profesional. Para esta novedad se debe registrar el número de días 27 Código de la ADMINISTRADORA DE PENSIONES a la cual pertenece el afiliado 28 Código de la Administradora de Pensiones a la cual se traslada el afiliado 29 Código Eps, Eoc o Responsable de Régimen Exceptuado a la cual pertenece el afiliado Lo captura el aportante Se adiciona nueva especificación (comisión de servicio). Lo captura el aportante El número de días debe estar entre 01 y 30 Lo captura el aportante Debe ser un código válido. Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir blancos. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio este campo puede ser blanco. En el caso de los empleados que han cumplido con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 100/93, respecto al cese de la obligación de seguir cotizando a pensión, identificados como tipo de cotizante 17- Afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aporte a pensión (Inc. 2º Art. 17 Ley ), este campo debe permitir blancos. Lo captura el aportante. Lo captura el aportante Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio este campo puede ser blanco. Lo captura el aportante. 30 Código Eps, Eoc O Responsable de Régimen Exceptuado a la cual se traslada el afiliado 31 Código CCF a la pertenece el afiliado Lo captura el aportante.

333 32 Nº de días cotizados a Pensión Sirve también para las CCF cuando la novedad es un retiro o un ingreso Es opcional para independientes, si viene debe ser un código válido. Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir blancos Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio este campo puede ser blanco.. Lo captura el aportante. En general, el campo debe permitir valores entre 0 y 30. Si el valor es cero, el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio. Si es menor que 30 debe haber marcado una X en la novedad correspondiente. En el caso de los empleados que han cumplido con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 100/93, respecto al cese de la obligación de seguir cotizando a pensión, identificados como tipo de cotizante 17- Afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aporte a pensión (Inc. 2º Art. 17 Ley ). 33 Nº de días cotizados a Salud Lo captura el aportante. En general, el campo debe permitir valores entre 0 y 30. Si el valor es cero, el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio. Si es menor que 30 debe haber marcado una X en la novedad correspondiente. 34 Nº de días cotizados a Riesgos Profesionales Lo captura el aportante. Opcional para independientes. En general, el campo debe permitir valores entre 0 y 30. Si el valor es cero, el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio. Si es menor que 30 debe haber marcado una X en la novedad correspondiente. 35 Salario básico (sin centavos) Lo captura el aportante. Obligatorio, sin comas ni puntos Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices puede ser menor que 1 SMMV. 36 Ingreso Base Cotización Pensión (aproximado al múltiplo de mil más cercano) Lo captura el aportante. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir cero. Si los aportantes son la Presidencia de la República, Consejo Superior de la Judicatura, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Congreso de la República, Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, y Ministerio de Relaciones Exteriores puede ser mayor que 25 SMMV. En el caso de los empleados que han cumplido con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 100/93, respecto al cese de la obligación de seguir cotizando a pensión, identificados como tipo de cotizante 17-

334 37 Ingreso Base Cotización Salud (aproximación al múltiplo de mil mas cercano) 38 Ingreso Base Cotización Riesgos Profesionales (aproximado al múltiplo de mil más cercano) 39 Ingreso Base Cotización Cajas de Compensación Familiar (aproximado al múltiplo de mil más cercano) 40 Ingreso Base Cotización de Referencia. Es el IBC que se reportaría si el trabajador hubiera laborado el mes completo y a partir del cual con la aplicación de las novedades, se obtiene el IBC para cada uno de los riesgos. (Aproximado al múltiplo de mil más cercano) Afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aporte a pensión (Inc. 2º Art. 17 Ley ), este campo debe permitir cero. Lo captura el aportante. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir cero. Si los aportantes son la Presidencia de la República, Consejo Superior de la Judicatura, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Congreso de la República, Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, y Ministerio de Relaciones Exteriores puede ser mayor que 25 SMMV. Lo captura el aportante. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir cero. Si los aportantes son la Presidencia de la República, Consejo Superior de la Judicatura, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Congreso de la República, Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, y Ministerio de Relaciones Exteriores puede ser mayor que 25 SMMV. Lo captura el aportante. No puede ser menor que 0 Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión ó comisión de servicio, debe permitir cero. Si los aportantes son la Presidencia de la República, Consejo Superior de la Judicatura, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Congreso de la República, Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, y Ministerio de Relaciones Exteriores puede ser mayor que 25 SMMV. Lo captura el aportante. No puede ser menor que 0 Si los aportantes son la Presidencia de la República, Consejo Superior de la Judicatura, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Congreso de la República, Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, y Ministerio de Relaciones Exteriores puede ser mayor que 25 SMMV VARIABLES DE AUTOLIQUIDACIÓN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 41 Tarifa en decimales, este campo maneja la tarifa Lo captura el aportante general o la de alto riesgo vejez. Ejemplo: 15% general o 25% si se trata de alto riesgo Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó

335 vejez, estos valores deberán registrarse como 0.15 o aprendices debe permitir tarifa cero Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. En el caso de los empleados que han cumplido con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 100/93, respecto al cese de la obligación de seguir cotizando a pensión, identificados como tipo de cotizante 17- Afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aporte a pensión (Inc. 2º Art. 17 Ley ), este campo debe permitir cero. 42 Aporte cotización obligatoria. (Aproximado al múltiplo de cien más cercano) Lo captura el aportante Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir aporte cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. Validar el cálculo de esta cotización, multiplicando la tarifa por el IBC, salvo que se reporte como novedad una suspensión. En el caso de los empleados que han cumplido con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 100/93, respecto al cese de la obligación de seguir cotizando a pensión, identificados como tipo de cotizante 17- Afiliado con requisitos cumplidos para pensión con derecho al cese de aporte a pensión (Inc. 2º Art. 17 Ley ), este campo debe permitir cero. 43 Aporte voluntario del afiliado. (Aproximado al múltiplo de cien más cercano). En el régimen de Prima Media Lo calcula el aportante será cero (0) 44 Cotización voluntaria aportante. (Aproximado al Lo captura el aportante múltiplo de cien más cercano). En el Régimen de Prima Media será cero (0) 45 Total cotización. Sumatoria de los campos: Lo calcula el sistema. Aporte cotización obligatoria, mas Aporte voluntario del afiliado mas Cotización voluntaria aportante 46 Aportes a Fondo de solidaridad pensional: aporte de Solidaridad y subcuenta de Subsistencia. (Aproximado al múltiplo de cien más cercano) LO CALCULA EL APORTANTE. No puede ser menor que 0 El cálculo se debe realizar de la siguiente manera: Tome el IBC de pensión aproximado al múltiplo de mil más cercano (si es menor o igual a 500 se deduce ó aproxima hacia abajo, si es mayor a 500 se aproxima al mil siguiente). Valide los rangos del IBC para determinar el porcentaje a aplicar para el cálculo del aporte. (de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 797/03). Multiplique el IBC aproximado por la tarifa o porcentaje del rango correspondiente y encuentre el valor del aporte. Aproxime el valor del aporte al múltiplo de cien mas cercano (si es menor o

336 47 Valor no retenido por aportes voluntarios. En el Régimen de Prima Media será cero (0) igual a 50 se deduce ó aproxima hacia abajo, si es mayor a 50 se aproxima al cien siguiente). El sistema del operador de información validará estos cálculos. Lo captura el aportante VARIABLES DE AUTOLIQUIDACIÓN SISTEMA GENERAL DE SALUD NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 48 Tarifa para aportes, en decimales. Ejemplo: 0.12 Lo captura el aportante. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. 49 Cotización obligatoria (aproximado al múltiplo de cien más cercano) Lo captura el aportante. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. Validar el cálculo de esta cotización, multiplicando la tarifa por el IBC, salvo que se reporte como novedad una suspensión. 50 Valor de la UPC adicional Lo captura el aportante 51 Nº de autorización de la incapacidad E.G cuando se reporte esa novedad 52 Valor de la incapacidad E.G. cuando se reporte esa novedad. 53 Nº de autorización de la licencia de maternidad cuando se reporte esa novedad 54 Valor de la licencia de Maternidad, cuando se reporte esa novedad Lo captura el aportante. No será obligatorio así se marque la novedad respectiva con x. Lo captura el aportante. No será obligatorio así se marque la novedad respectiva. No puede ser menor que cero. Lo captura el aportante. No será obligatorio así se marque la novedad respectiva con x. Lo captura el aportante. No será obligatorio así se marque la novedad respectiva con x. No puede ser menor que cero VARIABLES DE AUTOLIQUIDACIÓN SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 55 Tarifa del Centro de trabajo, en decimales. Ejemplo: Centro de trabajo código CT Lo captura el aportante 57 Cotización Obligatoria (Aproximado al múltiplo de cien más cercano) Lo captura el aportante. Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir tarifa cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión, debe permitir tarifa cero. Lo captura el aportante.

337 Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir aporte cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. Validar el cálculo de esta cotización, multiplicando la tarifa por el IBC. No puede ser menor que VARIABLES DE PAGO PARAFISCALES (CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA E ICBF) NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 58 Tarifa para aportes CCF, en decimales. Ejemplo: 4%, deberá registrarse como Valor Aporte Caja de Compensación Familiar IBC de CCF * tarifa para aportes CCF 60 Tarifa para aportes SENA, en decimales. Ejemplo : 2% ó 0.5%, deberá registrarse como 0.02 ó Lo captura el aportante. Es opcional si el aportante es independiente. Datos válidos 4%, 2%, 0.6%, 0 (0.04, 0.02, 0.006, 0) Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir tarifa cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. Lo calcula el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. Es opcional si el aportante es independiente. No puede ser menor que 0. Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir aporte cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. Validar el cálculo de esta cotización, multiplicando la tarifa por el IBC. Lo captura el aportante. No aplica para independientes. Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir tarifa cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. 61 Valor a pagar aportes parafiscales SENA Lo calcula el sistema en el caso en que se digiten Para aportes hechos por los Establecimientos Públicos, las los datos directamente en la WEB. Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las El aportante debe reportarlo en el caso de que los Empresas de Economía Mixta de los órdenes nacional, datos se suban en archivos planos. departamental, distrital y municipal y empleadores del No aplica para independientes sector privado es: (IBC de CCF * tarifa de aportes SENA). Se validan las condiciones de la fórmula En este caso, la tarifa del SENA es del 2%. Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó Para aportes hechos por la Nación, los Departamentos, el aprendices debe permitir aporte cero. Distrito Especial de Bogotá y los los Municipios: (IBC de Si el tipo de novedad es licencia no CCF * 0.5%) En este caso, la tarifa del SENA es del 0.5% remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. 62 Tarifa para aportes ICBF, en decimales. Ejemplo : 3%, deberá registrarse como 0.03 Lo captura el aportante. No aplica para independientes Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir tarifa cero. Si el tipo de novedad es licencia no

338 remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. 63 Valor Aporte parafiscal del ICBF Lo calcula el sistema en el caso en que se digiten (IBC de CCF * tarifa de aportes ICBF), para el caso general los datos directamente en la WEB. la tarifa de aportes ICBF es del 3%. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. No aplica para independientes Se validan las condiciones de la fórmula Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir aporte cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. 64 Tarifa para aportes ESAP, en decimales. Ejemplo: 0.5%, Lo captura el aportante. deberá registrarse como No aplica para independiente. Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó Departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los aprendices debe permitir tarifa cero. Municipios Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. 65 Valor Aporte a la ESAP Lo calcula el sistema en el caso en que se digiten Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los los datos directamente en la WEB. Departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los El aportante debe reportarlo en el caso de que los Municipios datos se suban en archivos planos. Valor aporte ESAP = (IBC de CCF * tarifa de la ESAP No aplica para independientes En este caso, la tarifa general es del 0.5% Se validan las condiciones de la fórmula Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó aprendices debe permitir aporte cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. 66 Tarifa para aportes MINISTERIO DE EDUCACION, en Lo captura el aportante. decimales. Ejemplo: 1% deberá registrarse como 0.01 Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los aprendices debe permitir tarifa cero. Departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los Si el tipo de novedad es licencia no Municipios remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir tarifa cero. 67 Valor aportes al Ministerio de Educación (Escuelas Lo calcula el sistema en el caso en que se digiten industriales e Institutos Tecnológicos) los datos directamente en la WEB. Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los El aportante debe reportarlo en el caso de que los Departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los datos se suban en archivos planos. Municipios. No aplica para independientes Valor aporte Ministerio de Educación (IBC de CCF * tarifa Se validan las condiciones de la fórmula de Ministerio de Educación) Si el tipo de cotizante es madre comunitaria ó En este caso la tarifa general de Educación es del 1% aprendices debe permitir aporte cero. Si el tipo de novedad es licencia no remunerada, suspensión o comisión de servicio, debe permitir aporte cero. 1.3 REGISTRO TIPO 3: TOTAL APORTES DEL PERÍODO A PENSIONES POR ADMINISTRADORA NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 03 Lo genera el sistema. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema. 3 Código ADMINISTRADORA DE PENSIONES Lo asigna el sistema 4 Número de identificación (NIT) de la ADMINISTRADORA DE PENSIONES Lo asigna el sistema

339 5 Dígito de Verificación de la ADMINISTRADORA DE Lo asigna el sistema PENSIONES 6 Valor total cotizaciones obligatorias reportadas Es calculado por el sistema 7 Valor total cotizaciones voluntarias realizadas por los Es calculado por el sistema afiliados 8 Valor total cotizaciones voluntarias realizadas por el Es calculado por el sistema aportante 9 Valor total aporte Fondo de solidaridad pensional: aporte de Es calculado por el sistema Solidaridad y subcuenta de Subsistencia 10 Número de días de mora liquidados. (cuando exista mora Es calculado por el sistema. en el pago) 11 Valor intereses de mora sobre el valor total de las Es calculado por el sistema. cotizaciones del período liquidado (aproximado al múltiplo de cien más cercano) 12 Valor intereses de mora sobre el Valor total aporte Fondo Es calculado por el sistema. de Solidaridad Pensional (aporte de Solidaridad y subcuenta de Subsistencia). 13 TOTAL A PAGAR A LA ADMINISTRADORA Es calculado por el sistema. Valor total cotizaciones obligatorias reportadas + Valor total cotizaciones voluntarias afiliados + Valor total cotizaciones voluntarias aportante + Valor total aporte Fondo de Solidaridad Pensional (aporte de Solidaridad y subcuenta de Subsistencia) + Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado + Valor intereses de mora sobre el Valor total aporte Fondo de Solidaridad Pensional (aporte de Solidaridad y subcuenta de Subsistencia). 14 Total afiliados por aportante (por Administradora) Es calculado por el sistema 1.4 REGISTRO TIPO 4: TOTAL APORTES DEL PERÍODO A SALUD POR ADMINISTRADORA NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 04 Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 2 Secuencia, en este caso inicia en por cada tipo de registro 3 Código Administradora EPS, EOC O RESPONSABLE DE REGIMEN EXCEPTUADO- (dado por la SUPERSALUD) Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. Lo asigna el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. Lo asigna el sistema 4 Número de identificación de la EPS, EOC O Administradora de un régimen Exceptuado (NIT) 5 Dígito de Verificación de la EPS, EOC O RESPONSABLE Lo asigna el sistema DE REGIMEN EXCEPTUADO 6 Valor total cotizaciones obligatorias aportadas a esa Es calculado por el sistema administradora 7 Valor total UPC adicionales aportadas a esa Es calculado por el sistema administradora 8 Número de la autorización de pago de las incapacidades Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Este campo puede ir en ceros sólo si no existe valor total de las incapacidades pagadas. 9 Valor total de las incapacidades pagadas Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Si existe valor total de las incapacidades pagadas

340 10 Número de autorizaciones de descuento de las licencias de maternidad. debe existir el Número de autorización. Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Este campo puede ir en ceros sólo si no existe valor total de las incapacidades pagadas. 11 Valor total de las licencias de maternidad pagadas. Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Si existe valor total de las licencias de maternidad pagadas debe existir el No de autorización. 12 Valor neto aportes cotización. Se calcula como el total Es calculado por el sistema cotizaciones obligatorias menos incapacidades y licencias de maternidad pagadas 13 Número de días de mora liquidados. (cuando exista mora Es calculado por el sistema. en el pago) 14 Valor intereses de mora, cotizaciones obligatorias Es calculado por el sistema. (aproximado al múltiplo de cien más cercano) 15 Valor intereses de mora, UPC adicionales Es calculado por el sistema. 16 Subtotal aportes cotización. Se calcula como Valor neto aportes cotización más valor intereses de mora cotizaciones obligatorias 17 Subtotal aportes UPC adicionales. Se calcula como Valor total UPC adicionales más Valor intereses de mora UPC adicionales 18 Nº de radicación de la autoliquidación inicial objeto de saldo a favor del empleador 19 Valor del saldo a favor del periodo anterior Cotización obligatoria Es calculado por el sistema Es calculado por el sistema Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. 20 Valor del saldo a favor del periodo anterior: UPC adicional Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. 21 Total a pagar por cotización obligatoria. Se calcula Es calculado por el sistema como Subtotal aportes cotización menos saldo a favor cotización del período anterior 22 Total a pagar por UPC adicional. Se calcula como Es calculado por el sistema Subtotal aportes UPC adicionales menos saldo a favor cotización del período anterior UPC adicional 23 TOTAL A PAGAR A LA ADMINISTRADORA. Es el total a Es calculado por el sistema pagar por cotización obligatoria más total a pagar por UPC adicional 24 Valor Fondo de solidaridad y garantía en salud Campo calculado por el sistema. (se calcula 1% del total del IBC de Salud 25 Total Afiliados del Aportante (por Administradora) Es calculado por el sistema 1.5 REGISTRO TIPO 5: TOTAL APORTES DEL PERÍODO A RIESGOS PROFESIONALES POR ADMINISTRADORA NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 05 Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 3 Código ARP (dado por la (SUPERBANCARIA) Lo asigna el sistema en el caso en que se digiten

341 los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 4 Número de identificación (NIT) de la ARP Lo asigna el sistema 5 Dígito de Verificación de la ARP Lo asigna el sistema 6 Valor total cotizaciones obligatorias reportadas a esa Es calculado por el sistema administradora. 7 Número de la autorización de pago de las incapacidades Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Este campo puede ir en ceros sólo si no existe valor total de las incapacidades pagadas. 8 Valor total de las incapacidades pagadas Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. Si existe valor total de las incapacidades pagadas debe existir el Número de autorización. 9 Valor aportes pagados a otros riesgos Este dato es capturado por el aportante a través Es el valor pagado por cotización a los sistemas de salud y de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos pensiones cuando el trabajador se encuentra en planos.. incapacidad temporal por un evento de origen profesional 10 Valor neto aportes cotización. Se calcula como valor total Es calculado por el sistema cotizaciones obligatorias menos valor total incapacidades pagadas y menos valor aportes pagados a otros riesgos. 11 Número de días de mora liquidados. (cuando exista mora Es calculado por el sistema. en el pago) 12 Valor intereses de mora sobre las cotizaciones obligatorias Es calculado por el sistema. (aproximado al múltiplo de cien más cercano) 13 Subtotal aportes cotización. Se calcula como Valor neto Es calculado por el sistema aportes cotización más valor intereses de mora 14 Nº de radicación de la autoliquidación inicial objeto de saldo a favor del empleador Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos.. 15 Valor del saldo a favor del periodo anterior. Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. 16 TOTAL A PAGAR A LA ADMINISTRADORA. Se calcula Es calculado por el sistema como subtotal aportes cotización menos valor del saldo a favor del período anterior 17 Fondo de Solidaridad Riesgos Profesionales (se calcula 1% Es calculado por el sistema del recaudo por cotizaciones a cargo de los empleadores) 18 Total afiliados por aportante (por Administradora) Es calculado por el sistema 1.6 REGISTRO TIPO 6: TOTAL APORTES DEL PERÍODO A CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR POR ADMINISTRADORA NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 06 Lo genera el sistema. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema. 3 Código CCF (dado por la SUPER SUBSIDIO) Lo asigna el sistema 4 Número de identificación (NIT) de la CCF Lo asigna el sistema 5 Dígito de Verificación de la CCF Lo asigna el sistema 6 Valor aporte a esa Caja Es calculado por el sistema 7 Número de días de mora liquidados. (cuando exista mora Es calculado por el sistema en el pago) 8 Valor intereses de mora sobre el aporte Es calculado por el sistema 9 Total a pagar a la Caja (Valor Aporte a la Caja + valor Es calculado por el sistema

342 intereses mora) 10 Total afiliados por aportante (por Administradora) Es calculado por el sistema 1.7 REGISTRO TIPO 7: TOTAL APORTES PERÍODO AL SENA NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 07 Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 3 Número de identificación (NIT) del SENA Lo asigna el sistema 4 Dígito de Verificación del SENA Lo asigna el sistema 5 Tipo de concepto para el SENA: 01 Valor del aporte parafiscal 02 Valor Fondo Industria de la Construcción Aplica solamente para los Empresas del sector de la Construcción solamente cuando están realizando obras en el periodo 03 Valor por concepto de Monetización. Para los empleadores que optan por cancelar un valor que reemplaza la obligación de contratar aprendices. A excepción de los empleadores de la construcción Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. En el caso de que se envíe archivo plano no se debe reportar el concepto 01. porque ya se reportó o capturó en el registro Los conceptos 02 y 03 no son obligatorios pagarlos por este medio. 6 Valor a pagar por concepto Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. En el caso de que se envíe archivo plano no se debe reportar el concepto 01 porque ya se reportó o capturó en el registro Número de días de mora liquidados. Solo cuando exista Es calculado por el sistema mora 8 Valor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien Es calculado por el sistema más cercano) 9 Total a pagar por concepto. Es igual a: Es calculado por el sistema Valor a pagar por concepto + Valor intereses de mora 10 Número de personas por ese concepto Es calculado por el sistema para el concepto 01. Para los conceptos 02 y 03 este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. 1.8 REGISTRO TIPO 8: TOTAL APORTES PERÍODO AL ICBF NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 08 Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema en el caso en que se digiten los datos directamente en la WEB. El aportante debe reportarlo en el caso de que los datos se suban en archivos planos. 3 Número de identificación (NIT) del ICBF Lo asigna el sistema 4 Dígito de Verificación del ICBF Lo asigna el sistema 5 Código del concepto para el ICBF: Este dato es capturado por el aportante a través

343 01 Valor aportes corrientes 02 Valor Liquidaciones 03 Valor pagarés 04 Valor acuerdos de pago 05 Valor resolución de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. En el caso de que se envíe archivo plano no se debe reportar el concepto 01 (Valor aportes corrientes ó aportes parafiscales). porque ya se reportó o capturó en el registro Valor pagado por concepto Este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. En el caso de que se envíen archivos planos no se debe reportar el concepto 01 (Valor aportes corrientes ó aportes parafiscales). porque ya se reportó o capturó en el registro Número de días de mora liquidados. (Solo cuando exista Es calculado por el sistema mora en el pago 8 Valor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien Es calculado por el sistema más cercano) 9 Total a pagar por concepto. Es igual a: Es calculado por el sistema Valor a pagar por concepto + Valor intereses de mora. 10 Número de personas por ese concepto Es calculado por el sistema para el concepto 01. Para los conceptos del 02 al 05 este dato es capturado por el aportante a través de la WEB ó debe reportarlo si envía archivos planos. 1.9 REGISTRO TIPO 9: TOTAL APORTES PERÍODO A LA ESAP NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 09 Lo genera el sistema. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema. 3 Número de identificación (NIT) de ESAP Lo asigna el sistema 4 Dígito de Verificación del ESAP Lo asigna el sistema 5 Valor a pagar Es calculado por el sistema 6 Número de días de mora liquidados. (Solo cuando exista Es calculado por el sistema mora en el pago 7 Valor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien Es calculado por el sistema más cercano) 8 Total a pagar. Es igual a: Es calculado por el sistema Valor a pagar + Valor intereses de mora REGISTRO TIPO 10: TOTAL APORTES PERÍODO AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 10 Lo genera el sistema. 2 Secuencia, en este caso inicia en Lo genera el sistema. 3 Número de identificación (NIT) de MIN. EDUC Lo asigna el sistema 4 Dígito de Verificación del MIN. EDUC Lo asigna el sistema 5 Valor a pagar Es calculado por el sistema 6 Número de días de mora liquidados. (Solo cuando exista Es calculado por el sistema mora en el pago 7 Valor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien Es calculado por el sistema más cercano) 8 Total a pagar. Es igual a: Valor a pagar + Valor intereses de mora. Es calculado por el sistema

344 1.11 REGISTRO TOTAL POR PAGAR DURANTE EL PERÍODO NUM DESCRIPCIÓN ORIGEN DEL DATO 1 Tipo de Registro. En este caso será 11. Lo genera el sistema. 2 Total a pagar a PENSIONES Calculado por el sistema 3 Total a pagar a SALUD Calculado por el sistema 4 Total a pagar a RIESGOS PROFESIONALES Calculado por el sistema 5 Total a pagar a CAJAS DE COMPENSACIÓN Calculado por el sistema 6 Total a pagar al SENA Calculado por el sistema 7 Total a pagar al ICBF Calculado por el sistema 8 Total a pagar a la ESAP Calculado por el sistema 9 Total a pagar al MINISTERIO DE EDUCACIÓN (por Calculado por el sistema concepto de Aportes a las escuelas industriales e Institutos Técnicos) 10 Gran total a pagar. Como la suma de los totales a pagar Calculado por el sistema de: PENSIONES + SALUD + RIESGOS PROFESIONALES + CAJAS DE COMPENSACIÓN + SENA + ICBF + ESAP + MINISTERIO DE EDUCACIÓN 11 Número de ADMINISTRADORA DE PENSIONES Calculado por el sistema reportadas 12 Número de EPS, EOC O EXCEPTUADOS reportadas Calculado por el sistema 13 Número de ARP reportadas Calculado por el sistema 14 Número de CCF reportadas Calculado por el sistema Los rangos de ejecución del informe son muy importantes al momento de la generación del plano ya que se genera un solo archivo plano para todo el rango que se seleccione. Si el aporte se hace por sucursales se debe tener en cuenta generar archivos planos por cada una de las sucursales.

345 Código: Identificación del informe en la librería. alfanuméricas. Máximo 6 posiciones Cuando el informe existe se muestran en pantalla el nivel y el título, y se pregunta por medio de una ventana: Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad para el usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda accesar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el informe. Orden del Informe: Definición del ordenamiento que se le quiere dar al informe, se presenta varias opciones; 1-Por código: Si desea que el informe sea ordenado por el código del empleado. 2- Por Nombre: Si desea que el informe sea ordenado alfabéticamente por el Apellido del empleado. 3- Por Cargo: Si desea que el informe sea ordenado por el código del cargo que desempeña. 4-Por Dep: Si desea que el informe sea ordenado por el código de la dependencia que tiene matriculado cada empleado. 5-Por Fondo: Si desea que el informe sea ordenado por el fondo al que pertenece cada empleado en salud, pensión y riesgos profesionales. 6-Planilla Unica Fondo: Si se desea generar el archivo plano para enviar el reporte en medio magnético de la planilla única. 8-Centros de trabajo: Si desea la información ordenada por el centro de trabajo que tiene asignado cada empleado.

346 Tipo: Definición del tipo de empleados que se quiere en el informe: 1- Activos 2- No Activos 9- Todos Sueldo: Es el tipo de salarios a reportar por cada uno de los empleados. Básico: Salario fijo mensual del empleado Promedio: Es el resultado de todos los devengados del mes (salario básico, horas extras, recargo nocturno, comisiones etc). Al digitar el tipo de salarios el sistema muestra la siguiente ventana, en donde se escoge el procedimiento con el cual se va a realizar el calculo para hallar el salario promedio(ibc). PROCEDIMIENTO 1: En este procedimiento se toma el total devengado en el mes, se divide por el numero de horas laboradas en el mes y el resultado se multiplica po 240 (total horas del mes) ej: Aguto en el mes de octubre tiene un total de devengados de $ y un total de 192 horas, con este procedimiento el IBC para el mes seria de $ calculado así: $ / 224 horas = $2.531 (valor hora) x 240 horas del mes = $ PROCEDIMIENTO 2: En este procedimiento se toma el valor que se ha descontado en el mes por pensión, se multiplica por el 100% y se divide por el 3.375% je:

347 Aguto en el mes de octubre tiene un total de devengados de $ y un total de 192 horas y por deducción de pensión tiene un valor de $19.136, con este procedimiento el IBC para el mes seria de $ calculado así: $ x 100% / = $ Esta es la ventana que muestra el sistema para que el usuario digite el procedimiento con el que halla el IBC. Fec Nov: Fecha de la novedad en la cual se va hacer el reporte de autoliquidación <AAAA/MM/DD> NP: S, si desea que por cada uno de los rompimientos seleccionados se haga un salto de página. Cobertura: Es el tipo de medicina al cual se encuentra afiliado el empleado. Medicina clásica: En este tipo de cobertura solo permite la afiliación del empleado. Medicina familiar: En este tipo de cobertura el empleado (cotizante) puede afiliar al grupo familiar. (es la cobertura que opera actualmente). RANGOS Nómina Inferior y Superior: Rango de los códigos de las nóminas de las cuales se va a realizar la autoliquidación. Sucursal inferior y Superior: Rango de las diferentes sucursales existentes en la empresa. Dependencia o Centro de C. Inferior y Superior: Rango de los códigos de las dependencias de las cuales se desea el informe de autoliquidación. Código Empleado Inferior y Superior: Rango de los códigos de los empleados que se desea en el informe de autoliquidación. Centro de trabajo Inferior y Superior: Rango de los centros de trabajo de los cuales se desea el informe de autoliquidación. Cargo Inferior y Superior: Rango de los cargos asignados a los empleados de los cuales se desea el informe de autoliquidación. Fondo Inferior y Superior: Rango de los diferentes fondos (salud, pensión y riesgos profesionales). Fec. Promediar: Fecha inicial y final de la novedad eje: ( ).

348 Después de digitar la fecha a promediar el sistema muestra las siguientes ventanas: Al responder SI se actualiza el salario base autoliquidación (archivo basaut), de este archivo el sistema toma el valor para liquidar incapacidades y vacaciones para reportar en la autoliquidación, si se responde N, el sistema hace la liquidación de incapacidades y vacaciones de acuerdo al salario actual y no al salario base autoliquidación del mes inmediatamente anterior al mes de la autoliquidación. El sistema le recuerda al usuario que actualice la información en la hoja de vida del empleado en el programa 503 cuando este se ha trasladado de fondo para reportar la novedad al fondo al que pertenece.

349 Se deben de reportar los valores adicionales que se quieren tener en cuenta para la generación de la planilla única como son las incapacidades, notas etc. REPORTE GENERADO CON LA OPCION 6 Al generar este programa el crea un archivo en pantalla (tty) que se llama PLAUNI, el cual se puede visualizar mediante el programa 015 o en su defecto con un editor de texto.

350 En este programa se le puede dar la opción de F2, para la impresión parcial y alli se le define de la pagina 1 hasta la 999, luego se le da ESC, y se puede visualizar como un informe. Tambien genera en pantalla un archivo llamado imp588.csv, el cual se puede visualizar abriendo una hoja de calculo (se recomienda Excel)

351

352 Este archivo se puede comparar con los campos de la planilla única del ministerio la cual la encuentran en Internet. En este archivo se muestran todos los campos de la planilla unica, pero se aclara que este no es el que se envia si no el archivo de PLAUNI

353 CAMPOS DEL GENERADOR

354 PRESENTACION DEL INFORME REDONDEO DEL IBC Y APORTES. Por disposicion del ministerio de proteccion social para el año 2008 que el salario minimo esta en se debe tener en cuenta que el redondeo del I.B.C. cuando sea igual a este valor no puede dar por debajo del salario minimo legal vigente. Es decir no se puede reportar por por lo tanto se tiene que dejar sin redondear o reportarlo por por esta razon no se va a redondear este valor. Para el redondeo de los diferentes aportes se va a tener en cuenta que si el IBC es el minimo o menos de este no se puede hacer el redondeo por debajo si no que se debe dejar como esta. Ejemplo. Si se tiene un empleado con un IBC de para el aporte de pension es el 16% lo cual equivale a pero si se redondes este valor nos da y este valor no se puede reportar porque equivaldria al 16% de un valor inferior a un salario minimo legal vigente con lo cual se estaria violando la ley. Por esta razon este valor no se redondea.

355 PROYECCION DE PAGOS DE PRESTAMOS 590 Por medio de este programa se puede realizar la proyección de los prestamos y los pagos de los empleados. Código Empleado: Corresponde al código del empleado creado por el programa 503. Nomina: El sistema por defecto trae el código de la nomina al cual esta asignado el empleado. Una vez se apruebe por parte del empleado se le puede dar la opción de que lo grabe en el programa 510. Mediante la opción de F3 se puede simular un nuevo préstamo, definiéndole los siguientes parámetros: Cpto. Préstamo: Código correspondiente al concepto de préstamo creado por el programa 502. Cpto. Interés: Código correspondiente al concepto de los intereses creado por el programa 502. Nro de Factura: Numero de la factura o pagare, a continuación se abre una ventana la cual pide la confirmación de la simulación del préstamo.

356 Valor del Préstamo: Valor del préstamo que se desea simular, al activar este campo, realiza la siguiente pregunta: Plazo: Numero de cuotas que se van a tener en cuenta para la simulación del préstamo, debe de ser de acuerdo al tipo de nomina, mensual, quincenal etc. Interés: Valor del porcentaje que se va a incluir en los intereses del préstamo. Valor Cuota: Valor de la cuota, calculada por el sistema de acuerdo al numero de cuotas definido anteriormente, si el usuario lo prefiere lo puede modificar para que sean valores exactos, sin decimales. Fecha del Préstamo: Fecha en la cual se proceso el préstamo, el sistema trae por defecto la fecha del sistema. Se puede modificar de acuerdo a las necesidades del empleado. Fecha Ini. Deducción: Fecha en la cual se comienza a realizar los descuentos. Al momento de colocar este campo, el sistema le trae una ventana en la cual se pueden pagar cuotas extras, en las primas de junio y diciembre etc. % de Incremento: Porcentaje de incremento en caso de adicionar este valor a el valor de las cuotas. Mes de Incremento: Mes en el cual se le debe de incrementar en caso de adicionar este valor a el valor de las cuotas. % de Cesantías: Porcentaje del valor de las cesantías que se tienen en cuenta en caso de retiro del empleado Una vez se le haya digitado todos los campos el programa le muestra la pantalla de la impresión del préstamo. Y una ventana en la cual le pregunta si desea grabarlo el préstamo en el programa 510.

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