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1 Versión 3.0 Página 1 de 6 1. OBJETIVO: Producir, recibir, verificar, radicar, controlar y distribuir todas las comunicaciones ofiles internas que produce el Instituto y que deben ser enviadas a personas naturales o jurídicas u otras sedes del ICBF, a través de cualquier medio de mensajería espelizada, mensajero institucional o entrega personal, asegurando la entrega al destinatario así como la confiabilidad y preservación de la información en ellas registrada. 2. ALCANCE: Ini con la producción de la comunicación ofil mediante la utilización del formato carta (para personas naturales o jurídicas distintas del ICBF) o memorando (para servidores del ICBF), continúa con la radicación y registro y termina con la distribución y entrega a la empresa de mensajería espelizada o al destinatario a través de mensajero institucional o entrega personal. 3. DIAGRAMA DE FLUJO 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Inicio 1.1 Elaborar comunicación. Conoce las directrices del ICBF para elaboración de documentos? 1 2 Si: Elaborar carta (para personas naturales o jurídicas distintas al ICBF) o memorando (para servidores del ICBF) en los formatos normalizados, establecidos en el SIGE. No: Ver directrices para Aspectos generales a tener en cuenta en la elaboración de documentos, en la Guía para la Gestión Documental en el ICBF y elaborar formato y remitir a Mejoramiento Organizacional para su normalización. Revisar texto y verificar conformidad del contenido, redacción, imagen corporativa, código de la dependen, ortografía, anexos del memorando y registrar firmar. Entregar original, dos copias y anexos en el orden como deben ser enviados a los distintos destinatarios. Servidor público de las dependens del ICBF Servidor público autorizado para firmar las comunicaciones ofiles Comunicación Interna Comunicación Interna

2 Versión 3.0 Página 2 de 6 Recibir y verificar que la comunicación esté completa. 3 La comunicación cumple con los requisitos? Si: continúa en actividad 4. No: Devuelve la comunicación a la dependen productora. Grupo Comunicación Interna 4 Asignar número consecutivo de envío con reloj o de forma manual con numerador en la comunicación original y en las copias. La radicación se hace con reloj? Si: Registra en la comunicación original y las copias el número de radicación. No: Registra con el numerador el número consecutivo de radicación correspondiente al original y copias. Capturar y registrar datos de las comunicaciones internas. Existe sistema aplicativo ISIS para registrar las comunicaciones recibidas? Carta y/o memorando con número de radicado 5 6 Si: Ingresar a la base de datos CDS/ISIS módulo de Corresponden interna, diligenr los datos del formato correspondiente. No: Crear y registrar en un libro en Excel la base de datos de los radicados; capturando los siguiente datos: número consecutivo, fecha y hora, entidad destinataria, dirección, ciudad, departamento, asunto, anexos, nombre del destinatario, nombre del servidor público del ICBF remitente, nombre de la dependen del ICBF que remite la comunicación. Clasificar, distribuir y devolver la copia amarilla debidamente radicada a las dependens productoras por medio del recorrido interno en las carpetas de distribución interna, para su archivo en el correspondiente expediente según la TRD. Registro Base de Datos ISIS Registro Libro radicador

3 Versión 3.0 Página 3 de 6 7 Clasificar los documentos según tipo de envío. 8 Imprimir planillas y/o guías enviada según el tipo de envío Realizar verificación física del oficio en original y sus anexos en las planillas generadas para la entrega de la. Distribuir los documentos según tipo de envió: Externo: Entregar a la empresa de mensajería espelizada, al mensajero institucional, al servidor público que realiza la entrega personal las comunicaciones junto con la copia de las planillas y/o guías enviada. Interno: Entregar a las dependens por medio de recorrido las comunicaciones junto con la copia de las planillas enviada. Entregar la comunicación al destinatario. La entrega de la comunicación fue exitosa? 11 Si: Archiva los registros y/o guías de enviada en las carpetas correspondientes A la serie de registros de comunicaciones ofiles internas No: Registrar motivo de devolución en la planilla de y entregar a la dependen remisoria dejando constan del hecho. Carpeta Registros de Corresponden Planilla de

4 Versión 3.0 Página 4 de 6 Archivar las planillas y/o guías enviada en la carpeta correspondiente de la serie Registros de 12 comunicaciones ofiles internas. 13 Archivar la copia blanca en el consecutivo de Corresponden. Fin Carpeta con enviada 5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 365 días 6. PRODUCTO: Registro de la comunicación en Base de Datos ISIS 7. DEFINICIONES: ANEXOS: Número de folios, expedientes, legajos, libros, revistas, objetos u otros, que acompañan a la comunicación ofil y que por lo mismo se deben citar en el documento. APLICATIVO ISIS: El sistema CDS/ISIS (Computarized Documentation System - Integrated Set for Information System). Base de datos utilizada para el registro que facilita la administración automatizada de las comunicaciones ofiles en las sedes regionales y centros zonales del ICBF donde se encuentre instalada. CARTA: Comunicación externa utilizada para comunicarse con entidades externas. CÓDIGO: Identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones ofiles señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. ENVIADAS: Son todas aquellas comunicaciones que produce el ICBF, con destino a personas naturales o jurídicas distintas al ICBF. COPIA AMARILLA: es primera copia, que forma parte del expediente junto con los anexos de la serie documental que se configura en cada una de las dependens que proyecta la documentación ofil enviada, debe ser idéntica al original.

5 Versión 3.0 Página 5 de 6 COPIA BLANCA: es la segunda copia que forma el consecutivo de la cual debe ser idéntica al original que se proyecta como ofil enviada, deberá contener todos los anexos nombrados en el cuerpo de la comunicación. DISTRIBUCIÓN DE ENVIADAS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario persona natural o jurídica distinta al ICBF. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instan productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIO: Se define como aquella hoja de libro, cuadernillo o expediente al que le dos páginas. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL - GGD: Unidad administrativa del ICBF, encargada de la planeación y desarrollo de la gestión documental. MEMORANDO: Comunicación interna utilizada para comunicarse entre las dependens del ICBF y sus servidores públicos o viceversa, sean estos de la sede nacional, regional o centro zonal. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constan de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de ofilizar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o

6 Versión 3.0 Página 6 de 6 entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependen competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normograma. Guía para la del ICBF Tablas de retención documental 9. RELACIÓN DE FORMATOS Planilla de imposición de correo nacional, internacional o local. Planilla de control mensajero interno. Planilla Corresponden Regionales-Centros Zonales Planilla registro dependens. Planilla Registro Corresponden Dependens. (Libro Excel) Libro Radicador 10. ANEXOS NATURALEZA DE LOS CAMBIOS No se registran cambios al procedimiento.

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