Colaborando con Usted. Ambientes Colaborativos El caso del ICE

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1 Colaborando con Usted Ambientes Colaborativos El caso del ICE

2 Organización del ICE Consejo Directivo Presidencia Ejecutiva Gerencia General Subgerencia de Electricidad Subgerencia de Telecomunicaciones Subgerencia de Finanzas Subgerencia Administrativa Institucional Subgerencia Corporativa 6 UENS 3 Divisiones 6 Direcciones Administrativas

3 Qué es un sitio colaborativo? Es una instancia en la WEB (Internet o Intranet) donde un equipo de trabajo puede compartir información y actividades comunes. No depende de una herramienta de software específica sino más bien es una filosofía de trabajo en donde diferentes personas unidos por un fin común (actividad o proyecto) comparten recursos.

4 Cómo empezó la idea? Se presentaron dos tipos de necesidades a la vez por parte de los clientes: Subgerencia de Electricidad (SSE): control de agendas, minutas de reunión y foros) UEN de Proyectos y Servicios Asociados (UEN PYSA): comunicación en línea entre oficinas y los sitios de construcción de proyectos y administración de proyectos Ya en el contrato de licenciamiento suscrito entre el ICE y Microsoft se había incluido la base de datos SQLServer y la versión de Windows 2003 Server que incluye al Windows Sharepoint Services 2.0. Se inició un piloto en el mes de enero del 2004 en la UEN PYSA para probar las capacidades de la herramienta con la ayuda de Microsoft y uno de sus partners.

5 El Proyecto: Fase inicial Se inicia en enero 2004 en la UEN de Proyectos y Servicios Asociados con su director como el patrocinador del proyecto Subgerencia Administrativa Institucional Gerencia General Subgerencia Electricidad Subgerencia Telecomunicaciones Se realiza un estudio con el fin de determinar las necesidades específicas. UEN PYSA (Sabana) Se determinan la creación de tres sitios: CS Dibujo, CS Investigación & Desarrollo y PH Cariblanco. CS Diseño (Sabana) Se presenta el documento de proyecto al patrocinador y al Director de TI, mostrando objetivos, actividades, alcances y entregables del proyecto. El proyecto se aprueba y se inicia la etapas de laboratorio, desarrollo y pruebas CS Investigación & Desarrollo (Sabana) PH Cariblanco (Sarapiquí) Ancho de banda inicial: 512kb

6 El Proyecto: Equipo de trabajo ICE a nivel ejecutivo: Patrocinador del lado del cliente: Director de UEN PYSA Coordinador General: Director de TI ICE a nivel operativo: Gestor de proyectos Microsoft (TI) Administrador Intranet (TI) Coordinador de TI de la UEN PySA - cliente Un representante por cada centro de servicio (desarrolladores) - cliente Externos al ICE: Ejecutivo de cuenta de Microsoft para el ICE Tres especialistas en la herramienta por parte del partner 1 en Sharepoint 1 en Live Comunication Server y Active Directory 1 en Infraestructura

7 El Proyecto: Fase desarrollo 1. Laboratorio deprueba mediante una subnet. 2. Capacitación básica de los desarrolladores de los tres sitios primarios y la construcción de sitios de prueba mediante ellaboratorio. 3. Se determina el potencial de la herramienta con datos propios de la Empresa y se construyen los tres sitios primarios. 4. Aparecen otros usuarios con necesidades similares que aguardan los resultados del proyecto para implementar sus propios sitios. 5. Se define el esquema de organización de los sitios definitivos y procedimiento de construcción de los futuros sitios. 6. Se realiza la construcción de sitios definitivos y las pruebas en los servidores de producción (Windows Sharepoint Services y Live Communication Server) 7. Se prueba la conexión desde sitios remotos como PH Cariblanco y se determina la conveniencia de que ellos cuenten con una instalación propia de Sharepoint debido al ancho de banda de la red WAN 8. Seponeenproducción, sehacen pruebas y seanaliza la retroalimentación delos usuarios. 9. Secierra el proyecto con horas adicionales pero con 10 sitios creados en lugar de 3 incluso dos a nivel de ejecutivo.

8 El Proyecto: Fase Implantación Se hace una presentación final al patrocinador y al Director de TI con pruebas en vivo de los sitios remotos (audio, video y compartir de aplicaciones) a través del Windows Messenger y el Live Comunication Server sin mayor degradación de la red Se define el procedimiento de promoción y se inicia la propagación del uso de ambientes colaborativos dentro del ICE. Se contemplan actividades debidamente procedimentadas que llevará a cabo el HelpDesk y las diversas áreas de desarrollo e infraestructura de la TI, así como el proceso de capacitación a las UENs.

9 El Proyecto: Resultados Después de 3 años de finalizado el proyecto 60 sitios primarios 200 sitios secundarios Tres instalaciones de Sharepoint en sitios remotos de construcción de proyectos hidroeléctricos. Más de 80 charlas acerca de sitios colaborativos aumentando la cultura informática de la empresa. Talleres de Administradores de Sitios. Cerca de un 60% de la empresa posee, utiliza o conoce acerca de los sitios de colaboración y el proyecto Colaborando con Usted. Sitios desarrollados en 1 semana (Junta de Adquisiciones) Usuarios no técnicos con poco entrenamiento ya están administrando sitios colaborativos gerenciales Mejor conocimiento de la herramienta Microsoft desarrolló un Hotfix exclusivo para el ICE y una empresa en Japón para solventar un inconveniente dada la compleja infraestructura de directorios de usuariosdel ICE

10 Un servicio más de la Intranet

11 Metodología de desarrollo con los clientes Charlas Determinar Información a publicar Crear prototipo Adecuar el Prototipo Incorporar Nuevas Partes Cargar Información Publicar Fomentar su Uso Implementar Mejoras

12 Experiencias buenas y malas Buenas Metodología de desarrollo del proyecto por parte de los partners de Microsoft fue excelente. Existe un registro detallado del proyecto. Instalación de ambiente de pruebas para simulación fue vital para el éxito pues permitió hacer una simulación del ambiente de producción. (echando a perder se aprende) Contar con un patrocinador identificado con el proyecto Costos reducidos de la herramienta debido a los contratos previos y la implantación Malos Contar con un mejor plan de organización para la adopción de la tecnología por el resto de la empresa (el producto se vende solo en organizaciones con cierta cultura informática) Se debió pensar el crecimiento exponencial de los sitios y la infraestructura necesaria Se cuenta con pocos recursos capacitados en la herramienta para el desarrollo de aplicaciones avanzadas Cursos comerciales enfocados a administración del servidor y no tanto a administrador de sitio o usuarios avanzados Esquema de seguridad de WSS 2.0 y administradores de dominios y servidores Prejuicios contra Microsoft.

13 Usuarios de Sharepoint The Federal Aviation Administration (FAA) is responsible for ensuring the safety of US air travelers. The FAA controls approximately 200,000 takeoffs and landings per day and moves nearly 700 million commercial air passengers per year. Its responsibilities include incident response, civil air regulations, safety research, and the air traffic control system. The FAA needed to improve event response, reduce time and cost to create new regulations, and increase internal collaboration. The agency deployed Microsoft Windows SharePoint Services and other Microsoft communication and information management technologies. Benefits were quickly realized, including rapid adoption in all lines of business, significant reduction in incident response time, and an eight-fold faster process for developing new regulations. These benefits were realized at costs far below competing solutions. (2005)

14 Usuarios de Sharepoint U.S. Army U.S. Army Deploys E-Business Portal to Accelerate Global Collaboration, Improve Military Readiness, and Reduce Costs To enhance mission readiness, tighten integration of command structures, and lower operational costs, Program Executive Office Ground Combat Systems (PEO GCS) and Microsoft Partner Portal Dynamics deployed an enterprise e-business portal with Microsoft SharePoint Portal Server Building on the success of this effort, PEO GCS migrated to Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 and deployed other Microsoft technologies, including Microsoft Windows SharePoint Services and the Microsoft Office System. The portal provides enhanced functionality with 70 percent lower investment than competing solutions. Benefits include a high adoption rate, minimal retraining costs, secure remote access, streamlined information search, increased team productivity through shared workspaces and advanced document management tools, and a positive return on investment (ROI) in less than one year.

15 Usuarios de Sharepoint Virgin Entertainment Group operates 23 Virgin Megastores in the United States and North America, as well as stores throughout Europe and Japan. Virgin Entertainment needed a more efficient and cost-effective communication solution linking corporate headquarters with its regional stores. To address this need, Virgin and Xavor, a Microsoft partner, created a corporate information portal and collaborative team sites using Microsoft SharePoint Products and Technologies. This solution is helping its 1,500 employees find and analyze relevant information across the enterprise so they can fully leverage the knowledge that exists within their organization. The portal, based on Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, will be the central source of daily information for all Virgin Entertainment employees.

16 Control de Acciones Correctivas

17 Control de Adjudicaciones

18 Imágenes Satelitales: Web Capture Webpart

19 Control de Solicitudes de Trabajo

20 Lista de eventos Control de Salas de Reuniones

21 Conexión de Webparts Maestro Detalle

22 Personalización de la interface con FrontPage

23 Usos de Encuestas

24 Preguntas Muchas Gracias

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