GFI MailArchiver para Exchange. Manual. De GFI Software Ltd.

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1 GFI MailArchiver para Exchange Manual De GFI Software Ltd.

2 Correo electrónico: La información del presente documento está sujeta a cambio sin aviso. Las empresas, los nombres y los datos que se utilizan en los ejemplos son ficticios a menos que se indique lo contrario. Queda prohibida cualquier reproducción o transmisión del presente documento mediante el uso de cualquier medio, ya sea electrónico o mecánico, para cualquier propósito sin el consentimiento expreso por escrito de GFI Software Ltd. GFI MailArchiver es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software. Todos los derechos reservados. Versión: MAR-ACM-1-03 Última actualización: 09 de septiembre de 2010 Actualización de GFI MailArchiver: a

3 Índice 1. Acerca de GFI MailArchiver Introducción a GFI MailArchiver Cómo funciona GFI MailArchiver? Licencias de GFI MailArchiver Página de resumen de GFI MailArchiver Utilización de GFI MailArchiver Cargar GFI MailArchiver Examinar correos electrónicos archivados Examinar los correos electrónicos de otros usuarios Examinar correos en diferentes buzones de usuario Buscar un almacén de archivos Crear y utilizar carpetas de búsqueda Cambiar el idioma Iniciar sesión como otro usuario Cerrar sesión de GFI MailArchiver Importar y exportar correos electrónicos Importar correos electrónicos de buzones de Microsoft Exchange Importar correos electrónicos de archivos PST en un equipo local Importar correos electrónicos de archivos PST en la red Importar correos electrónicos de GFI MailArchiver Importar correos electrónicos de GFI MailEssentials Exportar correos electrónicos con la herramienta Bulk Export Conector de Outlook Cómo funciona el Conector de Outlook de GFI MailArchiver? Descargar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver Requisitos del sistema Instalar con GPO Instalar sin GPO - Instalación manual Infraestructura de archivos y bases de datos Configurar qué correos electrónicos se archivarán Configurar los servidores de correo electrónico para archivar Reconfigurar un servidor de correo Eliminar un servidor de correo Configuración de las bases de datos Configurar almacenes de archivos Seleccionar un almacén de archivos donde archivar los correos electrónicos Configurar en qué almacenes de archivos se puede examinar y buscar Administración de almacenes de archivos Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver Visualizar estadísticas del almacén de archivos Volver a configurar un almacén de archivos Eliminar un almacén de archivos Copia de seguridad de almacenes de archivos GFI MailArchiver para Exchange Manual Acerca de GFI MailArchiver i

4 5.15. Administrar índices de búsqueda Actualización de esquemas de base de datos Traspaso de correo electrónico de una base de datos a otra Control de acceso y auditoría Configuración del control de acceso Gestión de directivas Cómo configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones Auditoría de actividad de base de datos Auditoría de interacción de usuario Informes Resolución de problemas y soporte técnico Introducción Problemas de instalación Problemas generales Problemas de importación o exportación Problemas del conector de Outlook Base de conocimientos Foro en Internet Solicitar soporte técnico Avisos de actualizaciones Documentación Glosario Índice alfabético 225 ii Acerca de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

5 1. Acerca de GFI MailArchiver 1.1. Introducción a GFI MailArchiver GFI MailArchiver es una solución de archivo de correo electrónico potente y de fácil de usar que le permite archivar todo el correo electrónico interno y externo. También le permite gestionar fácilmente los almacenes de archivos de correos electrónicos desde la configuración basada en Web. También puede permitir que los usuarios naveguen y busquen correos electrónicos pasados a través de una interfaz basada en Web. GFI MailArchiver también proporciona integración con Microsoft Outlook Cómo funciona GFI MailArchiver? Las operaciones de GFI MailArchiver se pueden dividir en 3 fases lógicas: Fase 1: Recuperar correos electrónicos Fase 2: Archivar correos electrónicos Fase 3: Examinar correos electrónicos archivados Figura 1: Instalación típica de GFI MailArchiver Fase 1: Recuperar correos electrónicos GFI MailArchiver se conecta al buzón de correo de registro en diario de Microsoft Exchange Server y recupera los correos electrónicos almacenados en dicho buzón. Fase 2: Archivar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual Acerca de GFI MailArchiver 1

6 GFI MailArchiver archiva los correos electrónicos en la base de datos activa configurada, por ejemplo en Microsoft SQL Server. Fase 3: Examinar correos electrónicos archivados Los usuarios pueden examinar y buscar correos electrónicos archivados específicos a través de la interfaz Web de GFI MailArchiver, utilizando Microsoft Internet Explorer Licencias de GFI MailArchiver Para obtener más información sobre la obtención de licencias de GFI MailArchiver, consulte: Página de resumen de GFI MailArchiver La página de resumen de GFI MailArchiver le permite consultar información básica relacionada con la configuración y el estado de GFI MailArchiver. Captura de pantalla 1: Página de resumen de GFI MailArchiver Haga clic en el nodo Configuración Resumen para mostrar la página de resumen. Esta página brinda la información siguiente: 1. Estado de la licencia: Estado de la licencia de GFI MailArchiver 2 Acerca de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

7 Cantidad de usuarios con licencia Cantidad de usuarios con correo Estadísticas de uso básico 2. Recuperación de la estructura de carpetas del buzón: Estado de la función (activada/desactivada) Usuario con el que esta función accede a los buzones de Microsoft Exchange Server 3. Archivo de servidor de correo: Detalles del buzón de correo de registro en diario Estado de la función (activada/desactivada) 4. Auditoría: Detalles del servidor Detalles del esquema de base de datos Base de datos Estado de seguimiento (ejecutando/no ejecutando). 5. Almacenes de archivos e indización: Estado del almacén de archivos Nombre del almacén Esquema de base de datos Tipo de base de datos Estado de exploración de usuarios (permitida/no permitida) Estado de archivo adicional (activado/desactivado) 6. Directivas de retención: Detalles de las directivas de retención Estado de retención legal (en espera/activo). GFI MailArchiver para Exchange Manual Acerca de GFI MailArchiver 3

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9 2. Utilización de GFI MailArchiver Este capítulo le ayudará a examinar y buscar correos electrónicos archivados en GFI MailArchiver. Si la cuenta a través de la cual inicia sesión tiene los privilegios de acceso necesarios, también podrá examinar y buscar correos electrónicos de sus subordinados Cargar GFI MailArchiver 1. Cargue la siguiente URL en Microsoft Internet Explorer de carpeta virtual de GFI MailArchiver> Ejemplo: 2. Introduzca sus credenciales de dominio (nombre de usuario y contraseña que utiliza para iniciar sesión en Microsoft Windows) cuando se le solicite. Captura de pantalla 1: Carga de GFI MailArchiver 3. Cuando finalice la carga, el panel de navegación y el panel de contenido se muestran en la parte izquierda y derecha de la pantalla respectivamente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 5

10 Captura de pantalla 2: Conversaciones de GFI MailArchiver 2.2. Examinar correos electrónicos archivados Para navegar por sus correos electrónicos, haga clic en Examinar en el panel de navegación. Se abrirá la página Examinar conversaciones y mostrará sus correos electrónicos archivados agrupados por conversación. GFI MailArchiver muestra las conversaciones actualizadas más recientemente en la parte superior. Por defecto, GFI MailArchiver muestra las conversaciones guardadas en el almacén de archivos actualmente activo. Si se crearon diversos almacenes de archivos, la página Examinar conversaciones los mostrará en Listas las conversaciones del archivo. Para examinar las conversaciones en un almacén de archivos diferente, seleccione el almacén de archivos de la Listas las conversaciones del archivo. GFI MailArchiver agrupa los correos electrónicos de una conversación concreta mediante el campo subproceso-índice de Microsoft Exchange. Dado que tanto Microsoft Outlook como Microsoft Exchange OWA generan campos de subproceso-índice, GFI MailArchiver agrupa los correos electrónicos creados mediante estos clientes y en el grupo de conversación correcto. Los correos electrónicos creados a partir de otros clientes de correo electrónico no contienen campos subproceso-índice y, por lo tanto, GFI MailArchiver no podrá agrupar estos correos electrónicos en una conversación aunque tengan el mismo asunto. En estos casos, GFI MailArchiver creará un nuevo grupo de conversación para cada correo electrónico, con el asunto del correo electrónico como título de la conversación Expandir una conversación En la página Examinar conversaciones las conversaciones se colocan en listas debajo de las siguientes columnas: Asunto de la conversación: el asunto de la conversación. Correos electrónicos: la cantidad de correos electrónicos que forman parte de la conversación. 6 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

11 Último correo electrónico: la hora a la que GFI MailArchiver actualizó la conversación por última vez con un nuevo correo electrónico archivado. Para ver los correos electrónicos que forman parte de una conversación en concreto, haga clic en cualquier parte de la fila de la conversación. Para contraer una conversación y esconder la lista de correos electrónicos que forman parte de la conversación, vuelva a hacer clic en cualquier parte de la fila de la conversación. Captura de pantalla 3: Conversaciones expandidas Ver correos electrónicos 1. Haga clic en la fila de conversación para expandir la conversación y ver los correos electrónicos que forman parte de la misma. Captura de pantalla 4: Ver un correo electrónico en GFI MailArchiver 2. Haga clic en el correo electrónico que desea ver de la lista de correos electrónicos que forman parte de la conversación. GFI MailArchiver le mostrará el correo electrónico seleccionado. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 7

12 NOTA: por razones de seguridad, GFI MailArchiver limpia el cuerpo del mensaje de cualquier script malintencionado antes de mostrarlo. No obstante, GFI MailArchiver almacena el contenido del cuerpo del mensaje sin alteraciones en el almacén de archivos. Si guarda un correo electrónico en disco y después lo abre en otro cliente de correo electrónico, puede contener scripts malintencionados. 3. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones: Icono Función Ver encabezados de Internet del correo electrónico. Haga clic en el botón para ver los encabezados de Internet del correo electrónico. Dichos encabezados se muestran en un panel. Haga clic en este botón de nuevo o seleccione el botón Cerrar para cerrar el panel. Ver la conversación completa Haga clic en el botón para ver la conversación completa en la ventana de vista de correo electrónico. Todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación se muestran en una lista. Haga clic en este botón de nuevo o seleccione el botón Cerrar para cerrar el panel. Editar las etiquetas de correo electrónico (negro y rojo) Le permite categorizar los correos electrónicos mediante etiquetas. Este función es útil para las búsquedas de tipos de correo electrónico específicos, por ejemplo, buscar todos los correos electrónicos etiquetados como Importante. Para agregar una etiqueta: 1. En Etiquetas disponibles, introduzca una nueva etiqueta de correo electrónico o seleccione una de las existentes. 2. Haga clic en Etiquetar correo electrónico para etiquetar el mensaje con la nueva etiqueta o la etiqueta seleccionada. Para eliminar una etiqueta previamente asignada: 1. Seleccione una etiqueta previamente asignada. 2. Haga clic en Eliminar etiqueta. Haga clic en este botón de nuevo o seleccione el botón Cerrar para cerrar el panel. NOTA: las etiquetas se muestran en el campo Etiquetas en color negro. Las etiquetas asignadas a nivel de empresa mediante las directivas de categorización están en color rojo. No puede eliminar etiquetas derivadas de las directivas de categorización de un correo electrónico. Restaurar correo Restaura correos electrónicos mediante la función OneClick Restore que le permite restaurar un correo archivado en un buzón específico o reenviar una copia a una dirección de correo electrónico. En el panel de restaurar correo, introduzca la dirección de correo electrónico a la que desea enviar una copia del correo actual y haga clic en Restaurar correo. NOTA: esta función utiliza los parámetros del servidor SMTP establecidos en el nodo Configuración Opciones generales. Guardar correo en disco (formato MSG) Descarga el correo completo al disco, incluidos los archivos adjuntos en formato de Microsoft Office Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivo, seleccione Guardar y la ubicación en la que desea guardar el archivo. Guardar correo en disco (formato EML) Descarga el correo completo al disco, incluidos los archivos adjuntos en formato de Microsoft Office Outlook, Windows Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivo, seleccione Guardar y la ubicación en la que desea guardar el archivo. 8 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

13 Imprimir correo Muestra el mensaje en vista de impresión en una nueva ventana del navegador. Utilice la función Imprimir de su navegador para imprimir el correo. Mostrar imágenes en correo Utilice este botón para mostrar las imágenes incrustadas en los correos electrónicos visualizados. No marcar como correo no deseado (spam) Utilice este botón para evitar que se marque como correo no deseado cualquier correo electrónico que previamente fue identificado como tal por la solución antispam. Requiere la configuración de una directiva de retención de correo no deseado. Para obtener más información consulte la sección Directivas de retención de correo no deseado de este manual Descargar archivos adjuntos Si el correo electrónico contiene archivos adjuntos, GFI MailArchiver muestra dichos archivos junto al campo Adjuntos: Para ver/descargar archivos adjuntos: 1. Haga clic en el nombre del archivo adjunto. 2. En el cuadro de diálogo Descarga de archivo haga clic en: Abrir: para abrir el archivo adjunto en la aplicación asociada. Guardar: para guardar el archivo en el disco. NOTA: los archivos adjuntos pueden contener virus o troyanos. Antes de abrirlos, es altamente recomendable guardar el archivo adjunto en disco y escanearlo con un antivirus. Captura de pantalla 5: Guardar un archivo adjunto Actualizar las listas de conversación Para un mejor rendimiento, GFI MailArchiver copia en caché las conversaciones que se muestran en la página Examinar conversaciones. Por esto, es posible que GFI MailArchiver no muestre inmediatamente los nuevos correos archivados. Para ver los últimos correos archivados en la página Examinar conversaciones, haga clic en el botón en la esquina superior derecha. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 9

14 Examinar las páginas de conversación Por defecto, GFI MailArchiver muestra hasta 25 conversaciones por página. Si hay más conversaciones, se muestran en páginas diferentes. Haga clic en los vínculos de páginas provistos en la barra de navegación para navegar a través de las páginas de conversación. Para ir a una página específica, introduzca el número de página en el cuadro Ver página y haga clic en Ir Examinar los correos electrónicos de otros usuarios GFI MailArchiver le ofrece la posibilidad de examinar los correos de otros usuarios. Esto depende del acceso proporcionado desde la función de control de acceso de GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre cómo configurar el control de acceso, consulte la sección Control de acceso y auditoría de este manual Seleccionar una cuenta de usuario para examinar 1. Seleccione Conversaciones Examinar. Captura de pantalla 6: Inicio de sesión con una cuenta de gestor de grupos 2. Haga clic en Listar conversaciones por y seleccione el nombre de cuenta en la cual desea examinar los correos. Se mostrarán los correos electrónicos del nombre de cuenta seleccionado. NOTA: para navegar por los correos electrónicos de todas las cuentas en el grupo haga clic en Listar conversaciones por y seleccione Todos los subordinados Ver la lista completa de cuentas a las que puede acceder Para obtener una lista de las cuentas que puede examinar y en las que puede realizar búsquedas: 1. Seleccione Conversaciones Lista de cuentas. 10 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

15 Captura de pantalla 7: Lista de todas las cuentas a las que puede acceder 2. Haga clic en el botón en la esquina superior derecha para actualizar la lista de cuentas de correo Examinar correos en diferentes buzones de usuario GFI MailArchiver le permite ver los correos electrónicos archivados tal y como aparecerían en los buzones de los usuarios. NOTA: Para ver los correos electrónicos en la estructura de carpetas correspondiente, primero configure la función de recuperación de la estructura de carpetas del buzón. Para ello, consulte la sección Cómo configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones de este manual. Si esta función no está configurada, todos los correos electrónicos se muestran únicamente en las carpetas de bandeja de entrada y elementos enviados Agregar buzones 1. Seleccione el nodo Conversaciones Buzones. 2. En el panel de visualización expanda la lista deplegable Cuentas de usuarios. 3. Seleccione el buzón que desea agregar y haga clic en Agregar buzón del usuario. 4. Haga clic en Guardar configuración para confirmar los buzones agregados Eliminar buzones 1. Seleccione Conversaciones Buzones. 2. En la Lista de buzones del panel derecho, haga clic en el símbolo para eliminar el buzón. 3. Haga clic en Guardar configuración para confirmar la eliminación Ver correos electrónicos 1. Expanda Conversaciones Buzones. 1. Seleccione un buzón y expanda las carpetas. 2. Seleccione un correo electrónico para ver y GFI MailArchiver le mostrará el correo seleccionado. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 11

16 Cambiar la vista del nombre de buzón Para cambiar el modo en el que se muestra el nombre de buzón en el panel de la izquierda: 1. Seleccione Conversaciones Buzones. 2. En Opciones de vistas del buzón, deshabilite Mostrar nombres de usuario completos en árbol del buzón (por ejemplo NOMBREDOMINIO\juanperez). 3. Haga clic en Guardar configuración para aplicar el cambio Buscar un almacén de archivos Búsqueda simple La función de búsqueda de correo electrónico archivado le permite buscar correspondencia específica en todos los correos electrónicos archivados. Cuando realice una búsqueda, GFI MailArchiver analizará los correos y sus adjuntos correspondientes en busca de texto que coincida con la correspondencia especificada. Para buscar correos electrónicos archivados: 1. Seleccione el nodo Conversaciones Buscar. Captura de pantalla 8: Búsqueda simple 2. En la interfaz de búsqueda que se abre por defecto, escriba el texto o los criterios de búsqueda. Puede utilizar comodines como se indica a continuación: NOTA: el uso de comodines está permitido según las siguientes reglas:? - coincide con cualquier carácter sencillo. * - coincide con cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo: Para buscar correos que contengan la palabra suizos, puede escribir sui??s o su*s en el cuadro Buscar. 3. En la lista Buscar en el correo de seleccione el rango de fechas requerido. 4. <Opcional> Si el usuario que inició sesión en GFI MailArchiver tiene acceso a las cuentas de otros usuarios, desactive la opción Buscar sólo en mi correo para permitir que GFI MailArchiver busque en las cuentas de todos los usuarios. 5. Haga clic en Buscar. 12 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

17 Captura de pantalla 9: Resultados de una búsqueda simple Los correos electrónicos que coinciden con los criterios de búsqueda especificados se muestran bajo el área Buscar. GFI MailArchiver muestra hasta 25 correos por página. Si hay más de 25 mensajes que se correspondan con sus criterios de búsqueda, GFI MailArchiver le mostrará los correos en páginas diferentes. Para cambiar la cantidad de correos que se muestran por página haga clic en el nodo GFI MailArchiver Opciones, seleccione la cantidad de correos que desea visualizar por página en la lista Número de elementos a mostrar por página y haga clic en Guardar configuración. Para navegar por las páginas de resultados de búsqueda, haga clic en los vínculos de página proporcionados Búsqueda avanzada 1. Seleccione el nodo Conversaciones Buscar para visualizar la página de búsqueda. 2. Haga clic en el vínculo Ver opciones avanzadas de búsqueda para acceder a la función de búsqueda avanzada. NOTA: Para volver al modo de búsqueda simple, haga clic en el vínculo Ver opciones sencillas de búsqueda. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 13

18 Captura de pantalla 10: Búsqueda avanzada Mediante la función de búsqueda avanzada puede especificar criterios de búsqueda para campos específicos como asunto, destinatario y tamaño. También puede limitar la búsqueda a los correos etiquetados con una etiqueta en concreto. También puede seleccionar el almacén de archivos en el cual buscar los correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra los almacenes de archivos disponibles en la lista Buscar en los siguientes archivos. Para buscar en varios almacenes de archivos, mantenga la tecla CTRL presionada y haga clic en los nombres de almacenes de archivos que desee incluir en la búsqueda. Por defecto, la búsqueda avanzada sólo buscará en los correos electrónicos de su buzón. Si la cuenta del usuario tiene acceso a las cuentas de otros usuarios, en la lista Buscar en el correo de: seleccione Todos los usuarios para buscar en las cuentas de todos los usuarios seleccione una cuenta de usuario específica para buscar sólo los correos de dicha cuenta de usuario. La búsqueda avanzada de GFI MailArchive admite criterios de búsqueda en los siguientes campos: Tamaño (KB) ID de mensaje Destinatario Remitente Fecha de envío Fecha de recepción Asunto Correo completo Carpeta Carpeta/Subcarpeta NOTA: el uso de comodines está permitido para las búsquedas en ID de mensaje, Destinatario, Remitente, Asunto y en el correo completo como se muestra a continuación:? - coincide con cualquier carácter sencillo * - coincide con cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo: 14 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

19 Para buscar correos que contengan la palabra suizos, puede escribir sui??s o su*s en el cuadro Buscar Buscar correos electrónicos con una etiqueta específica Para buscar correos con directivas de categorización especiales o etiquetados con una etiqueta específica: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo etiquetado. 2. De la lista bajo la casilla de verificación, seleccione la etiqueta que desee. Captura de pantalla 11: Buscar correos electrónicos con una etiqueta específica NOTA: GFI MailArchiver muestra las etiquetas personales en color negro y las etiquetas derivadas de las directivas de categorización en rojo. 3. Desactive la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. NOTA: para buscar un criterio específico en los correos electrónicos etiquetados con una etiqueta específica, seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones y especifique los términos de búsqueda que necesita tal y como se describe en las secciones a continuación. 4. Haga clic en Buscar Buscar por tamaño de correo electrónico Para buscar los correos electrónicos de un tamaño concreto: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. 2. Seleccione Tamaño (KB) de los campos de la lista. 3. En la lista de condiciones seleccione la condición de búsqueda para el tamaño del archivo según corresponda: (p. ej., ES MAYOR QUE, ES MENOR QUE o ES EXACTAMENTE). GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 15

20 Captura de pantalla 12: Campo de tamaño del correo electrónico 4. Especifique el valor de tamaño en el campo adyacente y haga clic en Buscar Buscar por ID de mensaje Los encabezados de correo electrónico contienen un campo ID de mensaje. El ID de mensaje es un identificador único de mensajes que se asigna a todos los correos electrónicos que procesa Microsoft Exchange. Por ejemplo: Para buscar correos utilizando el campo ID de mensaje: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. 2. Seleccione ID de mensaje de los campos de la lista. Captura de pantalla 13: Campo ID de mensaje 3. Especifique el ID de mensaje en el campo adyacente y haga clic en Buscar Buscar por destinatario o remitente Para buscar correos electrónicos de un remitente o de un destinatario particular: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. 2. Seleccione Remitente o Destinatario de los campos de la lista para buscar un remitente o un destinatario respectivamente. Captura de pantalla 14: Campo de remitente 3. Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de la cuenta Active Directory (AD) que desea buscar y haga clic en Buscar. 16 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

21 Buscar por fecha de envío y de recepción Para buscar correos electrónicos que se enviaron o recibieron en fechas concretas: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. 2. Seleccione Fecha de envío o Fecha de recepción de la lista de campos para los correos enviados o recibidos en una fecha concreta respectivamente. Captura de pantalla 15: Campo de fecha de envío 3. En la lista de condiciones seleccione la condición de búsqueda requerida (p. ej. ES ANTES, ES DESPUÉS o ES EXACTAMENTE) 4. Haga clic en el botón para abrir el calendario, seleccione la fecha correspondiente y haga clic en Buscar Buscar por asunto del correo electrónico Para buscar los correos electrónicos con un asunto concreto: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. 2. Seleccione Asunto de los campos de la lista. 3. Especifique los criterios de búsqueda en el cuadro a la derecha de la lista de campos. Captura de pantalla 16: Campo de asunto 4. Haga clic en Buscar Buscar en todo el correo Para buscar correos electrónicos que tienen un contenido específico en cualquier parte del correo: 1. Seleccione la casilla de verificación Buscar correo que cumpla las siguientes condiciones. 2. Seleccione Correo completo de la lista de campos. 3. Especifique los criterios de búsqueda en el cuadro a la derecha de la lista de campos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 17

22 Captura de pantalla 17: Buscar en el correo completo 4. Haga clic en Buscar Buscar utilizando varios términos de búsqueda Si ha especificado una condición de búsqueda y necesita agregar más: 1. Haga clic en el botón Agregar condición para añadir una nueva entrada de condición bajo la última condición. NOTA: las condiciones se asocian con un AND lógico. Esto significa que un correo electrónico debe satisfacer todas las condiciones para que GFI MailArchiver lo ponga en la lista de resultados de búsqueda. Por ejemplo: Si especifica las siguientes condiciones: el remitente es AND (Y) el destinatario es GFI MailArchiver sólo mostrará los correos electrónicos enviados por a Captura de pantalla 18: Cómo agregar una condición 2. Para agregar más condiciones repita los pasos 1 y Cuando todas las condiciones necesarias se hayan agregado, realice la búsqueda haciendo clic en Buscar Eliminar condiciones de búsqueda Para eliminar una condición de búsqueda en particular, haga clic en el botón situado a la derecha de la condición que desea eliminar. Si agrega varias condiciones de búsqueda y necesita eliminarlas todas de una sola vez, haga clic en el botón Eliminar todas las condiciones Ver los correos electrónicos obtenidos tras una búsqueda Haga clic en un resultado de búsqueda para ver un correo. Para ver otro correo electrónico, cierre la ventana de visualización de correo 18 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

23 haciendo clic en el botón y a continuación haga clic en otro correo electrónico de la lista de resultados de búsqueda Ordenar los resultados de búsqueda Por defecto, GFI MailArchiver ordena los resultados de búsqueda por relevancia, por lo que coloca los correos electrónicos de mayor relevancia en la parte superior de la lista. Para ordenar los criterios de búsqueda según un campo diferente, seleccione un campo de ordenación de la lista Ordenar resultados por y después seleccione un criterio de ordenación de la lista a la derecha. Puede ordenar los resultados de búsqueda según uno de los siguientes campos: Relevancia, Fecha de envío, Asunto, Remitente, Destinatario y Tamaño. Captura de pantalla 19: Ordenar los resultados de búsqueda 2.6. Crear y utilizar carpetas de búsqueda Qué es una carpeta de búsqueda? En GFI MailArchiver, una carpeta de búsqueda es un tipo especial de carpeta cuyos contenidos cambian dinámicamente a medida que el criterio de búsqueda en el cual ha basado su carpeta encuentra nuevos elementos coincidentes. En GFI MailArchiver, puede crear una carpeta de búsqueda basada en un criterio de búsqueda definido por usted en la página Buscar. Cuando acceda a la carpeta de búsqueda, GFI MailArchiver le mostrará una lista de todos los correos electrónicos coincidentes archivados en la misma. NOTA: los correos electrónicos que se muestran en la carpeta de búsqueda no están almacenados en la misma. La carpeta de búsqueda solamente almacena los criterios de búsqueda. Por lo GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 19

24 tanto, puede crear, modificar y eliminar carpetas de búsqueda sin perder ninguno de los correos electrónicos archivados. Por defecto, GFI MailArchiver crea tres carpetas de búsqueda en el nodo Conversaciones Carpetas de búsqueda. Éstas son: Correo de los últimos 7 días: Muestra la lista de correos enviados o recibidos en los últimos siete días. Correo de los últimos 30 días: Muestra la lista de correos enviados o recibidos en los últimos treinta días. Correo grande: Muestra la lista de todos los correos electrónicos con un tamaño superior a 1MB Crear una carpeta de búsqueda 1. Seleccione el nodo Conversaciones Buscar. 2. Utilice la interfaz de búsqueda simple o avanzada para crear los criterios de búsqueda en los cuales desea basar la carpeta de búsqueda. 3. Haga clic en Buscar para ver los correos electrónicos que coinciden con los criterios de búsqueda especificados. Si los correos mostrados no coinciden exactamente con los correos electrónicos que estaba buscando, refine su búsqueda. 4. Haga clic en Guardar como nueva Carpeta de búsqueda. 5. En el cuadro Escriba el nuevo nombre de la carpeta de búsqueda, especifique un nombre descriptivo para la nueva carpeta de búsqueda. Captura de pantalla 20: Creación de una carpeta de búsqueda 6. Haga clic en Guardar. 20 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

25 GFI MailArchiver creará y agregará la nueva carpeta de búsqueda bajo el nodo Conversaciones Carpetas de búsqueda Ver los contenidos de la carpeta de búsqueda Para ver los contenidos de la carpeta de búsqueda: 1. Expanda el nodo Conversaciones Carpetas de búsqueda. 2. Haga clic en la carpeta de búsqueda que desea ver. GFI MailArchiver cargará la carpeta de búsqueda seleccionada en el panel de contenido situado a la derecha. Captura de pantalla 21: Ver una carpeta de búsqueda Modificar los criterios de la carpeta de búsqueda Para refinar o modificar los criterios de búsqueda de una carpeta de búsqueda: 1. Haga clic en el nodo Conversaciones Carpetas de búsqueda. 2. En la página Carpetas de búsqueda, haga clic en el botón ubicado a la derecha de la carpeta de búsqueda que desea modificar. Captura de pantalla 22: Editar los criterios de una carpeta de búsqueda. 3. Modifique los criterios de búsqueda Haga clic en Buscar para ver los correos electrónicos que coinciden con los criterios de búsqueda especificados. Si los correos mostrados no coinciden exactamente con los correos electrónicos que estaba buscando, refine su búsqueda aún más. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 21

26 4. Haga clic en Guardar. NOTA: para crear una carpeta de búsqueda, basada en los criterios de búsqueda modificados, haga clic en Guardar como nueva Carpeta de búsqueda. Especifique un nombre descriptivo para la nueva carpeta de búsqueda y haga clic en Guardar al lado del cuadro del nombre Eliminar una carpeta de búsqueda NOTA: los correos electrónicos que se muestran en la carpeta de búsqueda no están almacenados en la misma. La carpeta de búsqueda solamente almacena los criterios de búsqueda. Por lo tanto, puede eliminar carpetas de búsqueda sin perder ninguno de los correos archivados. 1. Haga clic en el nodo Conversaciones Carpetas de búsqueda. Captura de pantalla 23: Lista de carpetas de búsqueda 2. En la página Carpetas de búsqueda, haga clic en el botón ubicado a la derecha de la carpeta de búsqueda que desea eliminar Cambiar el idioma Por defecto, la interfaz Web de GFI MailArchiver se cargará en inglés. Para cambiar el idioma de visualización: 1. Haga clic en el nodo GFI MailArchiver Opciones y seleccione el idioma de la lista Mostar GFI MailArchiver en el siguiente idioma. 22 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

27 Captura de pantalla 24: Seleccionar un idioma para la interfaz Web de GFI MailArchiver 2. Haga clic en Guardar configuración. GFI MailArchiver volverá a cargar la interfaz Web en el idioma seleccionado. NOTA: GFI MailArchiver siempre cargará la parte de configuración de la interfaz de usuario en inglés, independientemente del idioma favorito que se haya configurado. La preferencia de idioma se almacena en una cookie en el ordenador desde el cual accede a la interfaz Web de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver cargará la interfaz Web en su idioma favorito la próxima vez que acceda en el mismo ordenador. El idioma favorito seleccionado afecta al texto de la interfaz Web de GFI MailArchiver solamente. GFI MailArchiver mostrará cualquier otro texto (por ejemplo, las direcciones de correo electrónico y el contenido del correo) en el idioma original. Otras opciones como las fechas también se muestran según la configuración de Microsoft Internet Explorer. Ejemplo: si el idioma predeterminado en Microsoft Internet Explorer es inglés, pero usted selecciona español en GFI MailArchiver, verá las fechas en formato inglés, con los nombres de los meses escritos en inglés en vez de en español. Para cambiar la configuración de idioma en Microsoft Internet Explorer: 1. Seleccione Herramientas Opciones de Internet de la barra de menús de Microsoft Internet Explorer. 2. En la ficha General, haga clic en Idiomas. 3. Haga clic en Agregar para añadir el idioma deseado. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 23

28 Captura de pantalla 25: Preferencia de idioma en Microsoft Internet Explorer 4. Mueva el idioma favorito a la parte superior de la lista. Para ello, seleccione el idioma preferido de la lista y haga clic en Subir para mover el idioma un nivel hacia arriba. Repita esta acción hasta que el idioma preferido esté al principio de la lista. 5. Haga Clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de Preferencias de idioma y el cuadro de diálogo Opciones de Internet Iniciar sesión como otro usuario Para iniciar sesión utilizando una cuenta de usuario diferente: 1. Haga clic en Cerrar sesión en el panel de navegación. GFI MailArchiver mostrará una nota dándole instrucciones para que cierre el explorador para completar el proceso de cierre de sesión. Desde esta página haga clic en Iniciar sesión como otro usuario. Captura de pantalla 26: Iniciar sesión como un usuario diferente 24 Utilización de GFI MailArchiver GFI MailArchiver para Exchange Manual

29 2. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de usuario con la que desea iniciar sesión en el cuadro de diálogo de autenticación y haga clic en Aceptar Cerrar sesión de GFI MailArchiver Es altamente recomendable cerrar la sesión de GFI MailArchiver cuando acabe de navegar y buscar en su correo electrónico. 1. Haga clic en Cerrar sesión en la esquina superior derecha del panel de navegación. 2. Cierre el navegador. GFI MailArchiver para Exchange Manual Utilización de GFI MailArchiver 25

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31 3. Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver le permite extraer correos electrónicos de varias bases de datos de correos e importarlos a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver puede importar correos electrónicos de las bases de datos siguientes: Buzones de Microsoft Exchange Archivos PST en un equipo local Archivos PST en la red GFI MailArchiver 2 GFI MailEssentials Con GFI MailArchiver puede exportar correos de almacenes de archivos para, por ejemplo, restaurar correos eliminados. La herramienta GFI MailArchiver Bulk Export puede exportar correos electrónicos a: una dirección de correo electrónico específica una carpeta en disco en formato.eml o.msg un archivo PST. Para obtener más información consulte el capítulo Exportar correos electrónicos con la herramienta Bulk Export de este manual Importar correos electrónicos de buzones de Microsoft Exchange Introducción El asistente de GFI PST-Exchange Export le permite extraer correos electrónicos de buzones de Microsoft Exchange. Los correos electrónicos podrán así importarse a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver. El proceso de añadir correo electrónico desde buzones de Microsoft Exchange a GFI MailArchiver implica el procedimiento siguiente: GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 27

32 1. La herramienta GFI PST-Exchange Export extrae correos electrónicos de buzones de Microsoft Exchange. 2. La herramienta GFI PST-Exchange Export convierte los correos electrónicos a formato MIME. 3. GFI MailArchiver Import Service procesa los correos electrónicos extraídos en función de la fecha de cada correo. 4. GFI MailArchiver almacena los correos electrónicos en el almacén de archivos correspondiente. 5. Los correos electrónicos erróneos se colocan en una carpeta separada para su revisión Paso 1: Configurar GFI MailArchiver Import Service Utilice GFI MailArchiver Import Service para analizar los correos electrónicos extraídos y guardarlos en el almacén de archivos correspondiente de GFI MailArchiver. NOTA 1: al importar correos electrónicos en Microsoft SQL Express, asegúrese de que no se supera el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express Edition. La siguiente tabla proporciona una estimación del número de almacenes de archivos basados en Microsoft SQL Express necesarios por número de usuarios/volumen de correo electrónico Usuarios de correo electrónico Media de correos electrónicos diarios por usuario 20 correos 50 correos 100 correos 20 usuarios Anualmente Semestralmente Trimestralmente 50 usuarios Semestralmente Bimensualmente Mensualmente 100 usuarios Trimestralmente Mensualmente usuarios Mensualmente - - NOTA 2: antes de añadir almacenes de datos en GFI MailArchiver Import Service asegúrese de haber configurado los almacenes de archivos tal como se describe en el capítulo Configuración de las bases de datos de este manual. 28 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

33 Agregar un nuevo almacén en GFI MailArchiver Import Service 1. Haga clic en Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Haga clic en Agregar almacén para iniciar el diálogo Agregar nuevo almacén. Captura de pantalla 27: Cómo seleccionar el almacén de archivos y configurar el rango de fechas 4. En la lista desplegable Nombre seleccione uno de los almacenes de archivos. (Sólo se muestran los almacenes de archivos creados previamente en GFI MailArchiver). 5. En los calendarios De y A especifique un rango de fechas para este almacén de archivos. NOTA: las fechas no deben superponerse con fechas especificadas en otros almacenes de archivos. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivos. 7. Para agregar otros almacenes de archivos repita los pasos del 3 al 6. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 29

34 Captura de pantalla 28: Almacenes de archivos agregados en la configuración 8. Tras configurar todos los almacenes de archivos requeridos, haga clic en Aplicar ajustes y luego en Cerrar para guardar los ajustes. Cambiar el rango de fechas para un almacén de archivos 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Cambiar configuración para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Configurar almacén. 4. Cambie el rango de fechas en los calendarios De: y A: y haga clic en Aceptar. 5. Repita los pasos 3 y 4 para todos los almacenes de archivos que deben modificarse. 6. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. Eliminar un almacén de archivos de Import Service 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Cambiar configuración para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Eliminar almacén. 4. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. 30 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

35 Importar correos electrónicos de un ordenador remoto Esta sección sólo es pertinente cuando se extraen correos electrónicos de un ordenador remoto. Si importa correos electrónicos del mismo equipo en el que está instalado GFI MailArchiver, vaya a Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI PST-Exchange Export que comienza de este manual. GFI MailArchiver le permite extraer buzones de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo donde está instalado GFI MailArchiver vaya a <Ruta de instalación de GFI>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta de recogida para otorgar permisos totales de lectura y escritura al equipo remoto donde se va a ejecutar el asistente de GFI PST-Exchange Export. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2000/2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta de recogida y seleccione Sharing and Security (Compartir y seguridad ). b. Seleccione Share this folder (Compartir esta carpeta) y haga clic en el botón Permisos para ingresar al diálogo Permisos. d. Haga clic en Agregar. e. Introduzca el nombre de usuario del usuario que ejecutará el asistente y haga clic en Check Names (Comprobar nombres) para confirmar el usuario. f. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el diálogo Permisos. g. En el diálogo Permisos seleccione el nombre de usuario agregado y marque la casilla de verificación Allow (Permitir) correspondiente a Control total. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo Permisos. i. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo que permite compartir propiedades de carpetas. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará el asistente de importación/exportación y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable de nivel de permiso junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Compartir y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ruta donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta EEWIZ. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute eewiz.exe y continúe con el paso 2 del siguiente capítulo Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: otorgar permisos La herramienta GFI PST-Exchange Export utiliza las credenciales del usuario registrado cuando se ejecuta directamente GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 31

36 en el equipo del servidor Microsoft Exchange. Para ejecutar la herramienta GFI PST-Exchange Export en un servidor que no sea el equipo donde está instalado Microsoft Exchange 2003/2007/2010, especifique un nombre de usuario y una contraseña. Esta cuenta debe tener acceso completo (permisos de SendAs (Enviar como) y ReceiveAs (Recibir como)) respecto a los buzones de donde se extraerán los correos electrónicos. NOTA: se recomienda quitar estos permisos después de realizar la extracción de los buzones. Importar buzones de manera remota desde Microsoft Exchange Server Abra el Administrador del sistema de Exchange. 2. Vaya a Servidores <Nombre del servidor> <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón secundario en Almacén de buzón y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad. 4. Haga clic en el botón Avanzado y desactive la casilla de verificación Allow inheritable permissions (Admitir permisos heredados ). 5. En el cuadro de diálogo Seguridad seleccione Copiar. 6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del almacén de buzones. 7. En la ficha Seguridad seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios. 8. En la lista Permisos marque las casillas de verificación Allow (Permitir) correspondientes a Receive As (Recibir como) y Send As (Enviar como). 9. Repita los pasos 7 y 8 para otorgar permisos de Receive As (Recibir como) y Send As (Enviar como) para: administradores de dominio administradores de organización servidores de dominio de Exchange. 10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 11. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados haga clic en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importar buzones de manera remota desde Microsoft Exchange Server 2007/ Abra la Shell de Gestión de Microsoft Exchange. 2. Ejecute el siguiente comando de Windows PowerShell: Add-ADPermission -identity "Almacén de buzón" -User "Usuario de confianza" -AccessRights GenericAll NOTA: reemplace Almacén de buzón por el nombre del almacén de buzones que contiene los buzones para importar y Usuario de confianza por el usuario al que se le concederá acceso completo a los buzones. 32 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

37 Ejemplo: Add-ADPermission -identity "Almacén de buzón" -User master-domain\johnsmith -AccessRights GenericAll Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI PST-Exchange Export Para exportar correos electrónicos de buzones de Microsoft Exchange: 1. Inicie el asistente de GFI PST-Exchange Export en Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) GFI PST-Exchange Export. NOTA: El asistente GFI PST-Exchange Export también puede iniciarse desde el símbolo del sistema para aplicar algunas condiciones en el proceso de exportación. Para esto, en el símbolo de sistema cambie el directorio a <ruta de instalación de GFI MailArchiver>\eewiz\ y escriba uno de los siguientes argumentos: eewiz.exe /iepf: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y exporte todos los correos electrónicos incluidos los correos electrónicos que se hayan exportado anteriormente. eewiz.exe /dnmpe: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y los correos electrónicos que desee exportar no se marcarán como exportados. eewiz.exe /sowner: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y especifique un propietario de los correos electrónicos exportados durante el proceso del asistente. eewiz.exe /clear: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y borre las marcas de exportación de los correos electrónicos seleccionados antes de exportarlos. eewiz.exe /lang <lang>: inicie el asistente GFI PST- Exchange Export en el idioma deseado. Reemplace <lang> por uno de los siguientes códigos: Idioma deseado Inglés Español Italiano Alemán Código en-us es-es it-it de-de 2. En la pantalla de bienvenida haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 33

38 Captura de pantalla 30: selección de la opción aplicable de Microsoft Exchange Server 3. Seleccione la opción aplicable de Microsoft Exchange Server y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 31: origen del buzón de Microsoft Exchange 4. Introduzca las credenciales para iniciar sesión en Microsoft Exchange: Microsoft Exchange 2000/2003/2007: o Seleccione la casilla de verificación de Usuario actual para iniciar sesión utilizando las credenciales del usuario actual, o 34 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

39 o Especifique las credenciales de inicio de sesión en el nombre de Exchange Server, en los cuadros de texto Nombre de usuario y Contraseña. NOTA: para especificar un número de puerto no predeterminado o si dispone de varias carpetas virtuales, modifique manualmente la cadena de conexión en el cuadro que se encuentra en la parte superior de la lista Buzones. Por ejemplo: o Si el servidor de Microsoft Exchange al que se va a conectar requiere una conexión SSL, seleccione la casilla de verificación Usar SSL. Microsoft Exchange 2007/2010 utilizando Servicios Web: o o Seleccione la casilla de verificación de Usuario actual para iniciar sesión utilizando las credenciales del usuario actual, o Especifique las credenciales de inicio de sesión en los cuadros de texto Nombre de usuario y Contraseña. 5. Para extraer correos electrónicos de carpetas públicas seleccione la casilla de verificación Extraer de carpetas públicas y vaya al paso Especifique los buzones que se añadirán haciendo clic en Agregar buzón. En el cuadro de diálogo selector de objetos de Active Directory escriba un nombre de usuario y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Siguiente una vez que haya agregado todos los buzones. El asistente de exportación verificará si el nombre de usuario y la contraseña especificados tienen acceso de lectura/escritura a los buzones indicados. Captura de pantalla 29: Seleccionar las carpetas que se van a procesar 8. La instalación mostrará la estructura de carpetas de correo electrónico para los buzones especificados. Seleccione las carpetas de las que se extraerán los correos electrónicos marcando la casilla GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 35

40 de verificación ubicada junto a la carpeta correspondiente. No se pueden seleccionar carpetas que no contengan correos electrónicos. NOTA: para seleccionar todas las subcarpetas debajo de un nodo de carpetas específico, mantenga pulsada la tecla CTRL y marque la casilla de verificación ubicada a la izquierda de la carpeta principal. Haga clic en Siguiente una vez que haya seleccionado todas las carpetas de correo electrónico requeridas. Captura de pantalla 30: Opción de hora límite 9. Al realizar la extracción, es posible que se encuentren correos electrónicos que ya hayan sido archivados por GFI MailArchiver. Esto causará duplicación de correos electrónicos archivados. Para evitar que esto ocurra, configure una hora límite para que se archiven únicamente correos electrónicos con una fecha u hora anterior a la especificada. En el calendario Fecha especifique un año, un mes y un día límite. En la sección Hora especifique una hora. Haga clic en Siguiente para continuar. 10. Cuando se extraen correos electrónicos de carpetas públicas se muestra el diálogo Seleccionar propietario. Especifique el propietario del correo electrónico en el cuadro de texto Propietario. Ejemplo: si se especifica en el campo Propietario, los correos electrónicos importados de carpetas públicas se muestran en Haga clic en Siguiente para continuar. 36 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

41 Captura de pantalla 31: Página de selección de destino 11. En el diálogo Seleccionar destino seleccione la carpeta donde se almacenarán los correos electrónicos extraídos. NOTA 1: para importar los correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver seleccione la ubicación de la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida). NOTA 2: para importar correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver cuando ejecuta el asistente en un equipo remoto, especifique la carpeta de recogida compartida en el ordenador donde está instalado GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente para continuar. 12. El asistente está listo para iniciar el proceso de extracción. Para mantener la estructura de carpetas de los buzones especificados seleccione la casilla de verificación Exportar datos de estructura de carpetas. Haga clic en Siguiente para iniciar el proceso de extracción. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 37

42 Captura de pantalla 32: Página de finalización del asistente de GFI PST-Exchange Export 13. Cuando el asistente de GFI PST-Exchange Export finalice el proceso de extracción de correo electrónico, se mostrará la información siguiente: la cantidad total de correos electrónicos seleccionados para la extracción la cantidad de correos electrónicos que se extrajeron correctamente la cantidad de correos electrónicos omitidos (correos que ya se extrajeron o que tienen fechas posteriores a la hora y la fecha límites) la cantidad total de correos electrónicos erróneos (haga clic en View Failed Mails Log File (Ver archivo de registro de correos erróneos) para ver detalles sobre correos erróneos. 14. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente de GFI PST- Exchange Export Agregar correos electrónicos importados a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver Después de ejecutar el asistente de GFI MailArchiver Export, los correos electrónicos exportados se guardan en formato.txt en la carpeta de destino especificada. Para importar los correos electrónicos exportados a un almacén de archivos de GFI MailArchiver debe colocar dichos correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. Para hacerlo puede: elegir la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service como carpeta de destino cuando se ejecuta el asistente o mover los correos electrónicos manualmente a la carpeta de recogida en caso de que los correos ya hayan sido exportados. Los correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service se procesan de la siguiente manera: 38 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

43 Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de cola para que puedan colocarse en el almacén de archivos correspondiente. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta al rango de fechas de ninguno de los almacenes de archivos configurados o si el correo está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue (Cola) Carpeta Sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Sin clasificar Correos electrónicos sin clasificar GFI MailArchiver Import Service clasifica el correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del rango de fechas de una carpeta archivos. Para cada correo sin clasificar, GFI MailArchiver Import Service creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar. Por ejemplo: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe La primera parte del nombre en la carpeta Sin clasificar comienza con el año y el mes que corresponden a la fecha de envío del correo electrónico. NOTA IMPORTANTE: el proceso de importación se suspenderá si la carpeta Sin clasificar contiene 500 o más correos electrónicos. En este caso, elimine cualquier correo no deseado o importe los correos a una carpeta de archivos: 1. Configure una o más carpetas de archivos para cubrir las fechas de los correos electrónicos que desea archivar. 2. Detenga GFI MailArchiver Import Service en Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Detener. 4. Vaya a la carpeta Sin clasificar. 5. Mueva todos los cuatro archivos de los correos electrónicos que desea importar a la carpeta de cola. 6. Vuelva a la consola de gestión de servicios, haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Iniciar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 39

44 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: revocar permisos Importar buzones en el servidor Microsoft Exchange No existen permisos para revocar cuando se ejecuta la herramienta GFI PST-Exchange Export directamente en el equipo del servidor Microsoft Exchange. Si la herramienta GFI PST-Exchange Export se ejecutó en un equipo que no es el del servidor Microsoft Exchange 2003/2007/2010, previamente se asignaron permisos de Send As ( Enviar como ) y Receive As ( Recibir como ) a las credenciales del usuario. Se recomienda revocar estos permisos tras haber ejecutado la herramienta GFI PST-Exchange Export. Importar buzones de manera remota desde Microsoft Exchange Server Abra el Administrador del sistema de Exchange. 2. Vaya a Servidores <Nombre del servidor> <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón secundario en Almacén de buzón y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad. 4. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios seleccione Administrador. 5. En la lista Permisos marque la opción Deny (Negar) para Receive As (Recibir como) y Send As (Enviar como). 6. Repita los pasos 4 y 5 para negar permisos de Receive As (Recibir como) y Send As (Enviar como) para: administradores de dominio administradores de organización servidores de dominio de Exchange. 7. Haga clic en el botón Avanzado, active la opción Allow inheritable permissions (Admitir permisos heredados ) y haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Aceptar para salir del diálogo de propiedades de almacén de buzón. 9. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados haga clic en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importar buzones de manera remota desde Microsoft Exchange Server 2007/ Abra la Shell de Gestión de Microsoft Exchange. 2. Ejecute el siguiente comando de Windows PowerShell: Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzón" -User "Usuario de confianza" -AccessRights GenericAll NOTA: reemplace Almacén de buzón por el nombre del almacén de buzones que contiene los buzones de los usuarios y Usuario de 40 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

45 confianza por el usuario al que se le ha concedido previamente acceso completo a los buzones. Ejemplo: Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzón" -User "master-domain/johnsmith" -AccessRights GenericAll 3.2. Importar correos electrónicos de archivos PST en un equipo local Introducción El asistente de GFI PST-Exchange Export le permite extraer correos electrónicos de archivos PST. Los correos electrónicos podrán así importarse a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver. El proceso de añadir correos electrónicos desde archivos PST a GFI MailArchiver implica el procedimiento siguiente: 1. La herramienta GFI PST- Exchange Export extrae correos electrónicos de uno o más archivos PST. 2. La herramienta GFI PST- Exchange Export convierte los correos electrónicos a formato MIME. 3. GFI MailArchiver Import Service procesa los correos electrónicos extraídos en función de la fecha de cada correo. 4. GFI MailArchiver almacena los correos electrónicos en el almacén de archivos correspondiente. 5. Los correos electrónicos erróneos se colocan en una carpeta separada para su revisión. NOTA 1: Microsoft Outlook debe estar instalado en la máquina donde se ejecuta el asistente de GFI MailArchiver Export. NOTA 2: durante la extracción se copian los correos electrónicos ubicados en los archivos PST y el archivo PST se deja en su estado original. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 41

46 Paso 1: Configurar GFI MailArchiver Import Service Utilice GFI MailArchiver Import Service para analizar los correos electrónicos extraídos y guardarlos en el almacén de archivos correspondiente de GFI MailArchiver. NOTA 1: al importar correos electrónicos en Microsoft SQL Express, asegúrese de que no se supera el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express Edition. La siguiente tabla proporciona una estimación del número de almacenes de archivos basados en Microsoft SQL Express necesarios por número de usuarios/volumen de correo electrónico Usuarios de correo electrónico Media de correos electrónicos diarios por usuario 20 correos 50 correos 100 correos 20 usuarios Anualmente Semestralmente Trimestralmente 50 usuarios Semestralmente Bimensualmente Mensualmente 100 usuarios Trimestralmente Mensualmente usuarios Mensualmente - - NOTA 2: antes de añadir almacenes de datos en GFI MailArchiver Import Service asegúrese de haber configurado los almacenes de archivos tal como se describe en el capítulo Configuración de las bases de datos de este manual. Agregar un nuevo almacén 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Haga clic en Agregar almacén para iniciar el diálogo Agregar nuevo almacén. 42 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

47 Captura de pantalla 33: Cómo seleccionar el almacén de archivos y configurar el rango de fechas 4. En la lista desplegable Nombre seleccione uno de los almacenes de archivos. (Sólo se muestran los almacenes de archivos creados previamente en GFI MailArchiver). 5. En los calendarios De y A especifique un rango de fechas para este almacén de archivos. NOTA: las fechas no deben superponerse con fechas especificadas en otros almacenes de archivos. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivos. 7. Para agregar otros almacenes de archivos repita los pasos del 3 al 6. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 43

48 Captura de pantalla 34: Almacenes de archivos agregados en la configuración 8. Tras configurar todos los almacenes de archivos, haga clic en Aplicar ajustes y luego en Cerrar para guardar los ajustes. Cambiar el rango de fechas para un almacén de archivos 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Configurar almacén. 4. Cambie el rango de fechas en los calendarios De: y A: y haga clic en Aceptar. 5. Repita los pasos 3 y 4 para todos los almacenes de archivos que deben modificarse. 6. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. Eliminar un almacén de archivos de Import Service Para eliminar un almacén de archivos de Import Service: 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Eliminar almacén. 4. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. 44 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

49 Importar correos electrónicos de un ordenador remoto Esta sección sólo es pertinente cuando se extraen correos electrónicos de un ordenador remoto. Si importa correos electrónicos del mismo equipo en el que está instalado GFI MailArchiver, vaya a Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI PST-Exchange Export que comienza de este manual. 1. En el equipo donde está instalado GFI MailArchiver vaya a <Ruta de instalación de GFI>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta de recogida para otorgar permisos totales de lectura y escritura al equipo remoto donde se va a ejecutar el asistente de GFI PST-Exchange Export. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2000/2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta de recogida y seleccione Sharing and Security (Compartir y seguridad ). b. Seleccione Share this folder (Compartir esta carpeta) y haga clic en el botón Permisos para ingresar al diálogo Permisos. d. Haga clic en Agregar. e. Introduzca el nombre de usuario del usuario que ejecutará el asistente y haga clic en Check Names (Comprobar nombres) para confirmar el usuario. f. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el diálogo Permisos. g. En el diálogo Permisos seleccione el nombre de usuario agregado y marque la casilla de verificación Allow (Permitir) correspondiente a Control total. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo Permisos. i. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo que permite compartir propiedades de carpetas. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará el asistente de importación/exportación y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable de nivel de permiso junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Compartir y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ruta donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta EEWIZ. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute eewiz.exe y continúe con el paso 2 del siguiente capítulo. 3. Vuelva a la ubicación donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta EEWIZ. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute eewiz.exe. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 45

50 Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI PST-Exchange Export Ejecute el asistente de GFI PST-Exchange Export para extraer correos electrónicos de archivos PST. 1. Vaya a Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) GFI PST-Exchange Export. NOTA: El asistente GFI PST-Exchange Export también puede iniciarse desde el símbolo del sistema para aplicar algunas condiciones en el proceso de exportación. Para esto, en el símbolo de sistema cambie el directorio a <ruta de instalación de GFI MailArchiver>\eewiz\ y escriba uno de los siguientes argumentos: eewiz.exe /iepf: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y exporte todos los correos electrónicos incluidos los correos electrónicos que se hayan exportado anteriormente. eewiz.exe /dnmpe: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y los correos electrónicos que desee exportar no se marcarán como exportados. eewiz.exe /sowner: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y especifique un propietario de los correos electrónicos exportados durante el proceso del asistente. eewiz.exe /clear: inicie el asistente GFI PST-Exchange Export y borre las marcas de exportación de los correos electrónicos seleccionados antes de exportarlos. eewiz.exe /lang <lang>: inicie el asistente GFI PST- Exchange Export en el idioma deseado. Reemplace <lang> por uno de los siguientes códigos: Idioma deseado Inglés Español Italiano Alemán Código en-us es-es it-it de-de 2. Haga clic en Siguiente para continuar. 3. Seleccione Archivos PST de Microsoft Outlook y haga clic en Siguiente. 46 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

51 Captura de pantalla 35 : Archivos (PST) de carpetas personales de Microsoft Outlook 4. Haga clic en Agregar archivos PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita el paso para cada archivo PST que desee añadir. Haga clic en Siguiente una vez que haya agregado todos los archivos PST. Captura de pantalla 36: Seleccionar las carpetas que se van a procesar 5. La instalación mostrará la estructura de carpetas de correo electrónico para los archivos PST especificados. Seleccione las carpetas de las que se extraerán los correos electrónicos marcando la casilla de verificación ubicada junto a la carpeta correspondiente. No GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 47

52 se pueden seleccionar carpetas que no contengan correos electrónicos. NOTA: para seleccionar todas las subcarpetas debajo de un nodo de carpetas específico, mantenga pulsada la tecla CTRL y marque la casilla de verificación ubicada a la izquierda de la carpeta principal. Haga clic en Siguiente una vez que haya seleccionado todas las carpetas de correo electrónico requeridas. Captura de pantalla 37: Opción de hora límite 6. Al realizar la extracción, es posible que se encuentren correos electrónicos que ya hayan sido archivados por GFI MailArchiver. Los correos duplicados se archivan después de la extracción. Para evitar que esto ocurra, configure una hora límite para que se archiven únicamente correos electrónicos con una fecha u hora anterior a la especificada. En el calendario Fecha especifique un año, un mes y un día límite. En la sección Hora especifique una hora. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. En el diálogo Seleccionar propietario especifique un propietario de los correos electrónicos en el cuadro de texto Propietario. Por ejemplo: si se especifica en el cuadro Propietario, la interfaz de GFI MailArchiver mostrará los correos importados en Haga clic en Siguiente para continuar. 48 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

53 Captura de pantalla 38: Página de selección de destino 8. En el diálogo Seleccionar destino seleccione la carpeta donde se almacenarán los correos electrónicos extraídos. NOTA 1: para importar los correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver seleccione la ubicación de la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida). NOTA 2: para importar correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver cuando ejecuta el asistente en un equipo remoto, especifique la carpeta de recogida compartida en el ordenador donde está instalado GFI MailArchiver. Después de seleccionar el destino haga clic en Siguiente. 9. El asistente está listo para iniciar la extracción. Seleccione Exportar datos de estructura de carpetas para mantener la estructura de carpetas de los buzones seleccionados. Haga clic en Siguiente para iniciar el proceso de extracción. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 49

54 Captura de pantalla 39: Página de finalización del asistente de GFI PST-Exchange Export 10. Cuando el asistente de GFI PST-Exchange Export finalice el proceso de extracción de correo electrónico, se mostrará la información siguiente: la cantidad total de correos electrónicos seleccionados para la extracción la cantidad de correos electrónicos que se extrajeron correctamente la cantidad de correos electrónicos omitidos (correos que ya se extrajeron o que tienen fechas posteriores a la hora y la fecha límites) la cantidad total de correos electrónicos erróneos (haga clic en View Failed Mails Log File (Ver archivo de registro de correos erróneos) para ver detalles sobre correos erróneos. 11. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente de GFI PST- Exchange Export Agregar correos electrónicos importados a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver Después de ejecutar el asistente de GFI MailArchiver Export, los correos electrónicos exportados se guardan en formato txt en la carpeta de destino especificada durante la ejecución del asistente. Para importar los correos electrónicos exportados a un almacén de archivos de GFI MailArchiver debe colocar dichos correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. Para hacerlo puede: elegir la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service como carpeta de destino cuando se ejecuta el asistente o mover los correos electrónicos manualmente a la carpeta de recogida en caso de que los correos ya hayan sido exportados. 50 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

55 Los correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service se procesan de la siguiente manera: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de cola para que puedan colocarse en el almacén de archivos correspondiente. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta al rango de fechas de ninguno de los almacenes de archivos configurados o si el correo está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue (Cola) Carpeta Sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Sin clasificar Correos electrónicos sin clasificar GFI MailArchiver Import Service clasifica el correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del rango de fechas de una carpeta archivos. Para cada correo sin clasificar, GFI MailArchiver Import Service creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe La primera parte del nombre en la carpeta Sin clasificar comienza con el año y el mes que corresponden a la fecha de envío del correo electrónico. NOTA IMPORTANTE: el proceso de importación se suspenderá si la carpeta Sin clasificar contiene 500 o más correos electrónicos. En este caso, elimine cualquier correo no deseado o importe los correos a una carpeta de archivos como se indica a continuación: 1. Configure una o más carpetas de archivos para cubrir las fechas de los correos electrónicos que deben archivarse. 2. Detenga GFI MailArchiver Import Service en Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Detener. 4. Vaya a la carpeta Sin clasificar. 5. Mueva todos los cuatro archivos de los correos electrónicos que desea importar a la carpeta de cola. 6. Vuelva a la consola de gestión de servicios, haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Iniciar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 51

56 3.3. Importar correos electrónicos de archivos PST en la red Introducción El asistente de GFI PST Exporter que se incluye con GFI MailArchiver ayuda a archivar archivos PST de Microsoft Outlook en la red creada antes de instalar GFI MailArchiver. GFI PST Exporter es una utilidad basada en agentes que forma parte de la instalación de GFI MailArchiver. Funciona de la siguiente manera: 1. GFI PST Exporter instala agentes en los equipos de usuarios finales. 2. Extrae los correos electrónicos de archivos PST almacenados en los equipos de los usuarios finales. 3. GFI MailArchiver Import Service procesa los correos electrónicos extraídos en función de la fecha de cada correo. 4. GFI MailArchiver almacena los correos electrónicos en el almacén de archivos correspondiente. 5. Los correos electrónicos erróneos se colocan en una carpeta separada para su revisión Paso 1: Configurar GFI MailArchiver Import Service Utilice GFI MailArchiver Import Service para analizar los correos electrónicos extraídos y guardarlos en el almacén de archivos correspondiente. NOTA 1: al importar correos electrónicos en Microsoft SQL Express, asegúrese de que no se supera el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express Edition. La siguiente tabla proporciona una estimación del número de almacenes de archivos basados en Microsoft SQL Express necesarios por número de usuarios/volumen de correo electrónico Usuarios de correo electrónico Media de correos electrónicos diarios por usuario 20 correos 50 correos 100 correos 20 usuarios Anualmente Semestralmente Trimestralmente 50 usuarios Semestralmente Bimensualmente Mensualmente 100 usuarios Trimestralmente Mensualmente usuarios Mensualmente Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

57 NOTA 2: antes de añadir almacenes de datos en GFI MailArchiver Import Service asegúrese de haber configurado los almacenes de archivos tal como se describe en el capítulo Configuración de las bases de datos de este manual. Agregar un nuevo almacén 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Haga clic en Agregar almacén para iniciar el diálogo Agregar nuevo almacén. Captura de pantalla 40: Cómo seleccionar el almacén de archivos y configurar el rango de fechas 4. En la lista desplegable Nombre seleccione uno de los almacenes de archivos. (Sólo se muestran los almacenes de archivos creados previamente en GFI MailArchiver). 5. Especifique un rango de fechas para el almacén de archivos ajustando los calendarios De y A. NOTA: las fechas especificadas no deben superponerse con fechas especificadas en otros almacenes de archivos. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivos. 7. Para agregar otros almacenes de archivos repita los pasos del 3 al 6. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 53

58 Captura de pantalla 41: Almacenes de archivos agregados en la configuración 8. Tras configurar todos los almacenes de archivos, haga clic en Aplicar ajustes y luego en Cerrar para guardar los ajustes. Cambiar el rango de fechas para un almacén de archivos Para cambiar el rango de fechas de un almacén de archivos: 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Configurar almacén. 4. Cambie el rango de fechas en los calendarios De: y A: y haga clic en Aceptar. 5. Repita los pasos 3 y 4 para todos los almacenes de archivos que deben modificarse. 6. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. Eliminar un almacén de archivos de Import Service Para eliminar un almacén de archivos de Import Service: 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Eliminar almacén. 4. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. 54 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

59 Paso 2: Instalar GFI PST Exporter 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Instalar GFI PST Exporter. 2. Especifique la ruta donde desea instalar GFI PST Exporter y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 42: Credenciales de GFI PST Exporter Master Service 3. Una vez que se haya completado la extracción de los archivos, especifique las credenciales según las que se ejecutará GFI PST Exporter Master Service y haga clic en Install (Instalar) para finalizar la instalación Paso 3: Configurar las opciones generales de GFI PST Exporter 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) GFI PST Exporter Management Console. 2. En la GFI PST Exporter Management Console haga clic en Opciones generales. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 55

60 Captura de pantalla 43: GFI PST Exporter: opciones generales 3. En el campo Fecha de corte (hora UTC) especifique una fecha y hora límite. Sólo se extraerán los correos electrónicos cuyas fechas sean anteriores a esta fecha y hora. NOTA: si define una fecha y hora anterior a la instalación de GFI MailArchiver, GFI PST Exporter extraerá los correos electrónicos que no hayan sido procesados por GFI MailArchiver a fin de evitar la duplicación de correos electrónicos en el almacén de archivos. 4. Especifique el tamaño máximo de los correos electrónicos en el campo Tamaño máximo del correo electrónico de exportación. No se exportará ningún correo que supere el tamaño especificado. 5. Especifique la carpeta de recogida en el campo GFI MailArchiver pickup folder (Carpeta de recogida de GFI MailArchiver) donde GFI PST Exporter guardará los correos extraídos. Para importar los correos electrónicos extraídos al almacén de archivos de GFI MailArchiver especifique la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. La ruta por defecto de GFI MailArchiver Import Service es: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) NOTA 1: si ejecuta GFI PST Exporter en un ordenador remoto, no especifique los controladores mapeados, pero utilice la ruta UNC completa: \\server\share. NOTA 2: la carpeta de recogida del servicio de importación debe contar con permisos totales de lectura/escritura. 6. En la sección Directory Services seleccione el Tipo de Directory Service. 56 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

61 Captura de pantalla 44: GFI PST Exporter: Opciones generales: verificar raíz de consulta 7. Haga clic en Comprobar para iniciar el diálogo Comprobación de Directory Services. Especifique la raíz de consulta y haga clic en Detección automática para detectar la raíz de consulta automáticamente. Escriba un nombre de usuario válido para la raíz de consulta especificada y haga clic en Test Lookup (Búsqueda de texto) para comprobar. Haga clic en Aceptar para volver a las Opciones generales de PST Exporter. 8. Especifique el nombre del servidor Microsoft Exchange en el campo Microsoft Exchange Server. 9. En los campos Dominio, Nombre de usuario y Contraseña especifique las credenciales de una cuenta controladora de dominio. El agente de GFI PST Exporter utilizará estas credenciales para procesar y extraer los correos electrónicos en el ordenador de usuario final. Seleccione la casilla de verificación Validar al guardar para marcar las credenciales especificadas cuando confirme los ajustes. 10. Haga clic en Guardar para guardar la configuración o en Revertir para cancelar todos los ajustes Paso 4: Configurar los parámetros de notificación de GFI PST Exporter Después de configurar las Opciones generales, puede configurar GFI PST Exporter para enviar notificaciones de correo electrónico a los efectos de controlar el estado del procesamiento de PST en los equipos de los usuarios finales. 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) GFI PST Exporter Management Console. 2. Seleccione el nodo Parámetros de notificación. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 57

62 Captura de pantalla 45: GFI PST Exporter: parámetros de notificación 3. En la lista desplegable Tipo de servidor de correo seleccione SMTP. 4. Especifique el Método de autorización correspondiente para su servidor de correo. 5. Especifique la dirección IP del servidor en el campo Dirección del servidor de correo. 6. Si el método de autorización requiere autenticación, especifique un nombre de usuario y una contraseña válidos en los campos Nombre de usuario y Contraseña. 7. Especifique una dirección de correo electrónico en el campo Desde la dirección de correo electrónico. Esa dirección de correo electrónico aparecerá como el remitente de la notificación. Esta dirección no puede ser una dirección de correo electrónico existente y puede dedicarse para las notificaciones de GFI PST Exporter. Ejemplo: 8. En el campo Hacia la dirección de correo electrónico especifique la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las notificaciones. 9. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para probar los ajustes de conexión y enviar un correo electrónico de notificación de prueba. 10. Haga clic en Guardar para guardar la configuración Paso 5: Configurar grupos de ordenadores Después de configurar las opciones generales y de notificación, GFI PST Exporter le permite organizar los ordenadores de usuarios finales en grupos de ordenadores. Aplique diferentes ajustes y realice las exportaciones de PST de forma separada para cada grupo de ordenadores. Los grupos de ordenadores pueden configurase accediendo al nodo Grupos de ordenadores de la GFI PST Exporter Management Console. 58 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

63 Captura de pantalla 46: GFI PST Exporter: grupos de ordenadores Agregar nuevos grupos de ordenadores 1. Haga clic en el botón Crear un nuevo Grupo de ordenadores. Captura de pantalla 47: GFI PST Exporter: crear un grupo de ordenadores 3. Especifique el nombre del grupo y haga clic en Aceptar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 59

64 Captura de pantalla 48: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de ordenadores 4. En el diálogo de propiedades haga clic en la ficha General. 5. En la sección Propiedad especifique quién será el propietario de los correos extraídos para este grupo de ordenadores: Para asignar un propietario específico para todos los correos extraídos seleccione la opción Todos los PST pertenecen al correo electrónico e introduzca la dirección de correo electrónico del propietario. Para asignar la propiedad al perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook del que se extraen los correos electrónicos seleccione la opción Auto detect ownership (Detección automática de propiedad). NOTA: la propiedad de los correos electrónicos es importante debido a que sólo el propietario especificado podrá examinar los correos electrónicos archivados. 6. Especifique cuándo enviar las notificaciones en la lista desplegable Notifique cuando. Se utilizan los ajustes configurados previamente en el nodo Parámetros de notificación. 7. Haga clic en la ficha Fuentes. 60 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

65 Captura de pantalla 49: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de ordenadores donde buscar 8. En la sección Restrict to Folders (Limitar a carpetas) gestione las rutas en las cuales se podrán procesar los archivos PST. Las condiciones que especifica se aplican a todas las carpetas y las subcarpetas en la ruta. Las carpetas especificadas pueden ser: Local: refiere al ordenador de usuario final donde se implementa el agente. Ejemplo: Incluir, C:\, Ruta local : para buscar todos los archivos en el disco duro local. Mapeadas: rutas que se especifican utilizando la letra de una unidad. UNC: en el formato \\server\share. Haga clic en Agregar para añadir la ruta a la lista. 9. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo grupo de ordenadores. Editar grupos de ordenadores Para editar las configuraciones de los grupos de ordenadores: 1. En la GFI PST Exporter Management Console seleccione el grupo de ordenadores que desea editar en el nodo Grupos de ordenadores. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 61

66 Captura de pantalla 50: GFI PST Exporter: editar las configuración de grupos de ordenadores 2. Haga clic en el botón Editar para iniciar el diálogo Propiedades del Grupo de ordenadores. 3. Aplique los cambios necesarios tal como se explica en los pasos del 4 al 8 en la sección Agregar nuevos grupos de ordenadores de este manual. 4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Actualizaciones de grupos de ordenadores La consola de GFI PST Exporter muestra el estado de cada ordenador en un grupo. Para configurar cuándo se actualizarán los estados seleccione el grupo de ordenadores en el nodo Grupos de ordenadores. En la lista desplegable Actualizar cada: seleccione el intervalo de tiempo según el que se actualizará el estado. Haga clic en Actualizar ahora para actualizar el estado manualmente Paso 6: Agregar ordenadores de usuario final a los grupos de ordenadores Tras configurar los grupos de ordenadores, especifique qué ordenadores de usuario final corresponden a cada grupo. Para agregar ordenadores de usuario final: 1. En la consola de GFI PST Exporter haga clic en el nodo Grupos de ordenadores. 2. En el panel de visualización seleccione el grupo de ordenadores al que desea añadir el ordenador de usuario final. 62 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

67 Captura de pantalla 51: GFI PST Exporter: agregar ordenador 3. Haga clic en el botón Agregar ordenador para añadir un ordenador al grupo. 4. Especifique el nombre del equipo o la dirección IP (p. ej., ) para agregar al grupo y haga clic en Aceptar. Ordenadores de usuarios finales Configure los ordenadores de usuarios finales en grupos de ordenadores haciendo clic con el botón secundario en el ordenador de usuario final y seleccionando cualquiera de las opciones siguientes: Quitar: eliminar el ordenador de usuario final seleccionado del grupo de ordenadores. Mover al grupo: mover el ordenador de usuario final seleccionado a otro grupo de ordenadores Paso 7: Implementar el agente de GFI PST Exporter en ordenadores de usuarios finales Para extraer archivos PST de los ordenadores de usuarios finales, el agente de GFI PST Exporter debe implementarse de manera remota en el ordenador de usuario final. Para implementar el agente: 1. En la GFI PST Exporter Management Console seleccione el nodo Grupos de ordenadores. 2. En la vista de visualización seleccione el grupo de ordenadores. 3. Seleccione el ordenador en el que implementará el agente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 63

68 Captura de pantalla 52: GFI PST Exporter: implementar el agente 4. Haga clic en el botón Implementar para iniciar el asistente de GFI PST Exporter - Gestor de despliegue. Captura de pantalla 53: GFI PST Exporter: implementar el agente 5. Especifique el propietario de los correos extraídos para este ordenador en el campo Propiedad desde. Las opciones de propiedad incluyen: No modificar: el usuario actual Grupo predeterminado: el propietario especificado en el grupo de ordenadores Forzar detección automática: forzar a un agente a que detecte el perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook Forzar propietario específico: especifica la dirección de correo electrónico del propietario que se asignará a los correos electrónicos extraídos. Introduzca la dirección de correo electrónico del propietario en el campo Dirección de correo electrónico del propietario forzado. Haga clic en Siguiente para continuar. 64 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

69 Captura de pantalla 54: GFI PST Exporter: requisitos de equipo remoto 6. Tenga en cuenta los requisitos previos necesarios para poder implementar y ejecutar el agente de GFI PST Exporter en ordenadores de usuarios finales. Haga clic en Siguiente para iniciar la implementación en el ordenador de usuario final. NOTA 1: haga clic en el servidor para ver el registro de detalles de implementación durante la implementación o una vez finalizada la misma. NOTA 2: puede aparecer una ventana emergente en el ordenador de usuario final indicando que se está instalando el agente. La ventana se cierra automáticamente cuando finaliza la implementación. 7. Haga clic en Cerrar cuando haya finalizado la implementación Paso 8: Procesar archivos PST en ordenadores de usuarios finales Después de implementar el agente de GFI PST Exporter en los ordenadores de usuarios finales, puede activar el agente de manera remota para que comience a procesar los archivos PST en los equipos seleccionados. Para comenzar el proceso de extracción de archivos PST: 1. En la GFI PST Exporter Management Console haga clic en el nodo Grupos de ordenadores. 2. En el panel de visualización seleccione el ordenador u ordenadores donde iniciar el procesamiento. 3. Haga clic en el botón Iniciar para iniciar el procesamiento de archivos PST en los ordenadores seleccionados. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 65

70 Captura de pantalla 55: GFI PST Exporter: procesar en ordenador remoto 4. La cantidad de correos electrónicos examinados y la cantidad de correos extraídos se muestra junto a cada ordenador. 5. Para ver el estado de procesamiento detallado en cada ordenador, seleccione el ordenador en el panel de navegación Informes y registros Captura de pantalla 56: GFI PST Exporter: informe de exportación GFI PST Exporter puede mostrar informes de los correos electrónicos extraídos. En el nodo Informes puede ver el Informe de exportación, que muestra los detalles de los archivos PST procesados. Además de incluir detalles sobre exportaciones correctas, el informe también muestra las advertencias o los errores encontrados. La información mostrada incluye el estado, el grupo, los nombres de los ordenadores, la fecha y la hora en las que se intentó realizar procesamientos, y la cantidad de correos electrónicos exportados. Para ver el informe haga clic en el nodo Informes. También puede imprimir el informe o exportarlo a formato HTML. Detalles de procesamiento de ordenadores de usuarios finales Además del informe de exportación, también puede visualizar los detalles sobre los archivos PST procesados en cada ordenador de usuario final. 66 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

71 1. En el panel de navegación de GFI PST Explorer seleccione el nodo Grupos de ordenadores. 2. Expanda el grupo de ordenadores correspondiente para obtener una lista de todos los ordenadores de usuarios finales. 3. Seleccione el subnodo de ordenadores de usuarios finales cuyos detalles desea visualizar. Captura de pantalla 57: GFI PST Exporter: procesar registros 4. Para ver todos los informes del ordenador seleccionado en el panel de visualización: Haga clic en la ficha Registros para ver una lista de las tareas de exportación. Haga doble clic en una tarea para ver más detalles de esa tarea específica. Haga clic en la ficha PST para ver una lista de los archivos PST que se procesaron. La información mostrada incluye la ubicación de los archivos PST, una indicación de éxito o error del proceso y la cantidad de correos electrónicos exportados. NOTA: Para volver a exportar correos electrónicos de un archivo PST, seleccione un archivo PST y haga clic en el botón volver a exportar. Proceda con cuidado cuando realice esta acción ya que podría archivar correos electrónicos duplicados Agregar correos electrónicos importados a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver Los correos electrónicos extraídos se guardan en la carpeta de recogida especificada en las opciones generales de GFI PST Exporter. Para importar los correos electrónicos exportados a un almacén de archivos de GFI MailArchiver debe colocar dichos correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. Para hacerlo puede: GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 67

72 elegir la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service como carpeta de destino en las opciones generales de GFI PST Exporter o mover los correos electrónicos manualmente a la carpeta de recogida en caso de que los correos ya hayan sido exportados. Los correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service se procesan de la siguiente manera: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de cola para que puedan colocarse en el almacén de archivos correspondiente. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta al rango de fechas de ninguno de los almacenes de archivos configurados o si el correo está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue (Cola) Carpeta Sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Sin clasificar Correos electrónicos sin clasificar GFI MailArchiver Import Service clasifica el correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del rango de fechas de una carpeta archivos. Para cada correo sin clasificar, GFI MailArchiver Import Service creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe La primera parte del nombre en la carpeta Sin clasificar comienza con el año y el mes que corresponden a la fecha de envío del correo electrónico. NOTA IMPORTANTE: el proceso de importación se suspenderá si la carpeta Sin clasificar contiene 500 o más correos electrónicos. En este caso, elimine cualquier correo no deseado o importe los correos a una carpeta de archivos: 1. Configure una o más carpetas de archivos para cubrir las fechas de los correos electrónicos que desea archivar. 2. Detenga GFI MailArchiver Import Service en Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Detener. 4. Vaya a la carpeta Sin clasificar. 5. Mueva todos los cuatro archivos de los correos electrónicos que desea importar a la carpeta de cola. 68 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

73 6. Vuelva a la consola de gestión de servicios, haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Iniciar Importar correos electrónicos de GFI MailArchiver Introducción Dado que GFI MailArchiver y GFI MailArchiver 2 tienen esquemas de bases de datos diferentes, GFI MailArchiver no puede utilizar directamente bases de datos de GFI MailArchiver 2. Para archivar correos electrónicos de la base de datos de GFI MailArchiver 2, la instalación de GFI MailArchiver viene con una configuración para extraer correos electrónicos de GFI MailArchiver 2. NOTA: el asistente de GFI MailArchiver 2 Export sólo puede exportar correos electrónicos de una base de datos de Microsoft SQL Server. El proceso de añadir correos electrónicos de un archivo de GFI MailArchiver 2 a GFI MailArchiver implica el procedimiento siguiente: 1. El asistente de GFI MailArchiver 2 Export extrae correos electrónicos de una base de datos de correos electrónicos de GFI MailArchiver La herramienta GFI MailArchiver 2 Export convierte los correos electrónicos a formato sin procesar. 3. GFI MailArchiver Import Service procesa los correos electrónicos extraídos en función de la fecha de cada correo. 4. GFI MailArchiver almacena los correos electrónicos en el almacén de archivos correspondiente. 5. Los correos electrónicos erróneos se colocan en una carpeta separada para su revisión Paso 1: Configurar GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver Import Service se utiliza para analizar los correos electrónicos extraídos y los guarda en el almacén de archivos de GFI MailArchiver correspondiente. NOTA 1: al importar correos electrónicos en Microsoft SQL Express, asegúrese de que no se supera el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express Edition. La siguiente tabla proporciona una estimación del número de almacenes de archivos basados en Microsoft SQL GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 69

74 Express necesarios por número de usuarios/volumen de correo electrónico Usuarios de Media de correos electrónicos diarios por usuario correo 20 correos 50 correos 100 correos electrónico 20 usuarios Anualmente Semestralmente Trimestralmente 50 usuarios Semestralmente Bimensualmente Mensualmente 100 usuarios Trimestralmente Mensualmente usuarios Mensualmente - - NOTA 2: antes de añadir almacenes de datos en GFI MailArchiver Import Service asegúrese de haber configurado los almacenes de archivos tal como se describe en el capítulo Configuración de las bases de datos de este manual. Agregar un nuevo almacén 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Haga clic en Agregar almacén para iniciar el diálogo Agregar nuevo almacén. Captura de pantalla 58: Cómo seleccionar el almacén de archivos y configurar el rango de fechas 4. En la lista desplegable Nombre seleccione uno de los almacenes de archivos. (Sólo se muestran los almacenes de archivos creados previamente en GFI MailArchiver). 70 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

75 5. Especifique un rango de fechas para el almacén de archivos ajustando los calendarios De y A. NOTA: las fechas especificadas no deben superponerse con fechas especificadas en otros almacenes de archivos. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivos. 7. Para agregar otros almacenes de archivos repita los pasos del 3 al 6. Captura de pantalla 59: Almacenes de archivos agregados en la configuración 8. Tras configurar todos los almacenes de archivos, haga clic en Aplicar ajustes y luego en Cerrar para guardar los ajustes. Cambiar el rango de fechas para un almacén de archivos 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Configurar almacén. 4. Cambie el rango de fechas en los calendarios De: y A: y haga clic en Aceptar. 5. Repita los pasos 3 y 4 para todos los almacenes de archivos que deben modificarse. 6. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. Eliminar un almacén de archivos de Import Service 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service para cargar la configuración de GFI MailArchiver Import Service. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 71

76 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Eliminar almacén. 4. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración Importar correos electrónicos de un ordenador remoto Esta sección sólo es pertinente cuando se extraen correos electrónicos de un ordenador remoto. Si importa correos electrónicos del mismo equipo en el que está instalado GFI MailArchiver, vaya a Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI MailArchiver 2 Export que comienza de este manual. GFI MailArchiver le permite extraer bases de datos de GFI MailArchiver 2 ubicadas en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo donde está instalado GFI MailArchiver vaya a <Ruta de instalación de GFI>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta de recogida para otorgar permisos totales de lectura y escritura al equipo remoto donde se va a ejecutar el asistente de GFI MailArchiver 2 Export. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2000/2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta de recogida y seleccione Sharing and Security (Compartir y seguridad ). b. Seleccione Share this folder (Compartir esta carpeta) y haga clic en el botón Permisos para ingresar al diálogo Permisos. d. Haga clic en Agregar. e. Introduzca el nombre de usuario del usuario que ejecutará el asistente y haga clic en Check Names (Comprobar nombres) para confirmar el usuario. f. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el diálogo Permisos. g. En el diálogo Permisos seleccione el nombre de usuario agregado y marque la casilla de verificación Allow (Permitir) correspondiente a Control total. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo Permisos. i. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo que permite compartir propiedades de carpetas. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará el asistente de importación/exportación y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable de nivel de permiso junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Compartir y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ruta donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta EEWIZ. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 72 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

77 5. Ejecute eewiz.exe y continúe con el paso 2 del siguiente capítulo. 3. Vuelva a la ruta donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta MA2Export. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute MA2Export.exe Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI MailArchiver 2 Export NOTA: el asistente de GFI MailArchiver 2 Export no modifica la base de datos antigua de GFI MailArchiver 2. Para extraer correos electrónicos de una base de datos de Microsoft SQL Server de GFI MailArchiver 2: 1. Cargue el asistente de GFI MailArchiver 2 Export en Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) GFI MailArchiver 2 Export. 2. En la pantalla de bienvenida haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 60: Especificar SQL Server y el método de autenticación que se utilizará 3. En Nombre de servidor/dirección IP especifique los detalles del servidor donde está almacenada la base de datos de GFI MailArchiver 2: seleccionando Microsoft SQL Server de la lista escribiendo el nombre del ordenador o escribiendo la dirección IP. 4. En Autenticar mediante seleccione el método de autenticación para conectarse a Microsoft SQL Server. Seleccione Autenticación de Windows mediante usuario con sesión iniciada o GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 73

78 Seleccione Autenticación de Microsoft SQL Server y especifique un nombre de usuario y una contraseña en los cuadros Id. de inicio de sesión y Contraseña respectivamente. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 61: Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver 2 de donde se exportarán los correos electrónicos 5. En la lista Base de datos de GFI MailArchiver 2 seleccione la base de datos de donde se exportarán los correos electrónicos. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 62: Seleccionar un destino para los correos electrónicos exportados 74 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

79 6. Seleccione la ubicación donde el asistente de GFI MailArchiver 2 Export guardará los correos electrónicos exportados. NOTA 1: para importar los correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver seleccione la ubicación de la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) NOTA 2: si ejecuta el asistente en un ordenador remoto y desea importar los correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver, especifique la carpeta de recogida compartida en el equipo donde está instalado GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente para iniciar el proceso de exportación. 7. Una vez finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente de GFI MailArchiver 2 Export. NOTA: el proceso de exportación puede durar varias horas en función de la cantidad de correos electrónicos almacenados en la base de datos de GFI MailArchiver Agregar correos electrónicos importados a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver Después de ejecutar el asistente de GFI MailArchiver 2 Export, los correos electrónicos exportados se almacenan en formato sin procesar en la carpeta de destino especificada durante la ejecución del asistente. Para importar los correos electrónicos exportados a un almacén de archivos de GFI MailArchiver debe mover dichos correos electrónicos a la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. Para hacerlo puede: elegir la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service como carpeta de destino cuando se ejecuta el asistente o mover los correos electrónicos manualmente a la carpeta de recogida en caso de que los correos ya hayan sido exportados. Los correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service se procesan de la siguiente manera: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de cola para que puedan colocarse en el almacén de archivos correspondiente. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta al rango de fechas de los almacenes de archivos configurados o si el correo está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue (Cola) Carpeta Sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Sin clasificar Correos electrónicos sin clasificar GFI MailArchiver Import Service clasifica el correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del rango de fechas de una carpeta archivos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 75

80 Para cada correo sin clasificar, GFI MailArchiver Import Service creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe La primera parte del nombre en la carpeta Sin clasificar comienza con el año y el mes que corresponden a la fecha de envío del correo electrónico. NOTA IMPORTANTE: el proceso de importación se suspenderá si la carpeta Sin clasificar contiene 500 o más correos electrónicos. En este caso, elimine cualquier correo no deseado o importe los correos a una carpeta de archivos como se indica a continuación: 1. Configure una o más carpetas de archivos para cubrir las fechas de los correos electrónicos que deben archivarse. 2. Detenga GFI MailArchiver Import Service en Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Detener. 4. Vaya a la carpeta Sin clasificar. 5. Mueva todos los cuatro archivos de los correos electrónicos que desea importar a la carpeta de cola. 6. Vuelva a la consola de gestión de servicios, haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Iniciar Importar correos electrónicos de GFI MailEssentials Introducción Dado que GFI MailArchiver y GFI MailEssentials tienen esquemas de bases de datos diferentes, GFI MailArchiver no puede utilizar directamente bases de datos de GFI MailEssentials. Para archivar correos electrónicos de GFI MailEssentials, la instalación de GFI MailArchiver viene con una configuración para extraer correos electrónicos de GFI MailEssentials. NOTA: el asistente de GFI MailEssentials Archive Export sólo puede extraer correos electrónicos de una base de datos de Microsoft SQL Server. El proceso de añadir correos electrónicos desde GFI MailEssentials a GFI MailArchiver implica el procedimiento siguiente: 76 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

81 1. La herramienta GFI MailEssentials Archive Export extrae correos electrónicos de un archivo de GFI MailEssentials. 2. La herramienta GFI MailEssentials Archive Export convierte los correos electrónicos a formato MIME. 3. GFI MailArchiver Import Service procesa los correos electrónicos extraídos en función de la fecha de cada correo. 4. GFI MailArchiver almacena los correos electrónicos en el almacén de archivos correspondiente. 5. Los correos electrónicos erróneos se colocan en una carpeta separada para su revisión Paso 1: Configurar GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver Import Service se utiliza para analizar los correos electrónicos extraídos y los guarda en el almacén de archivos de GFI MailArchiver correspondiente. NOTA 1: al importar correos electrónicos en Microsoft SQL Express, asegúrese de que no se supera el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express Edition. La siguiente tabla proporciona una estimación del número de almacenes de archivos basados en Microsoft SQL Express necesarios por número de usuarios/volumen de correo electrónico Usuarios de correo electrónico Media de correos electrónicos diarios por usuario 20 correos 50 correos 100 correos 20 usuarios Anualmente Semestralmente Trimestralmente 50 usuarios Semestralmente Bimensualmente Mensualmente 100 usuarios Trimestralmente Mensualmente usuarios Mensualmente - - NOTA 2: antes de añadir almacenes de datos en GFI MailArchiver Import Service asegúrese de haber configurado los almacenes de archivos tal como se describe en el capítulo Configuración de las bases de datos de este manual. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 77

82 Agregar un nuevo almacén Para agregar un nuevo almacén en GFI MailArchiver Import Service: 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Haga clic en Agregar almacén para iniciar el diálogo Agregar nuevo almacén. Captura de pantalla 63: Cómo seleccionar el almacén de archivos y configurar el rango de fechas 4. En la lista desplegable Nombre seleccione uno de los almacenes de archivos. (Sólo se muestran los almacenes de archivos creados previamente en GFI MailArchiver). 5. Especifique un rango de fechas para el almacén de archivos ajustando los calendarios De y A. NOTA: las fechas especificadas no deben superponerse con fechas especificadas en otros almacenes de archivos. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivos. 7. Para agregar otros almacenes de archivos repita los pasos del 3 al Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

83 Captura de pantalla 64: Almacenes de archivos agregados en la configuración 8. Tras configurar todos los almacenes de archivos, haga clic en Aplicar ajustes y luego en Cerrar para guardar los ajustes. Cambiar el rango de fechas para un almacén de archivos Para cambiar el rango de fechas de un almacén de archivos: 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Configurar almacén. 4. Cambie el rango de fechas en los calendarios De: y A: y haga clic en Aceptar. 5. Repita los pasos 3 y 4 para todos los almacenes de archivos que deben modificarse. 6. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. Eliminar un almacén de archivos de Import Service Para eliminar un almacén de archivos de Import Service: 1. Seleccione Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) Configuración de GFI MailArchiver Import Service. 2. Haga clic en Change Settings (Cambiar configuración) para acceder a los almacenes de archivos. 3. Seleccione el almacén de archivos que desea configurar y haga clic en Eliminar almacén. 4. Haga clic en Aplicar ajustes y Cerrar para guardar y salir de la configuración. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 79

84 Importar correos electrónicos de un ordenador remoto Esta sección sólo es pertinente cuando se extraen correos electrónicos de un ordenador remoto. Si importa correos electrónicos del mismo equipo en el que está instalado GFI MailArchiver, vaya a Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI MailEssentials Archive Export. GFI MailArchiver le permite extraer archivos de correo electrónico de GFI MailEssentials ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo donde está instalado GFI MailArchiver vaya a <Ruta de instalación de GFI>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta de recogida para otorgar permisos totales de lectura y escritura al equipo remoto donde se va a ejecutar el asistente de GFI MailEssentials Archive Export. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2000/2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta de recogida y seleccione Sharing and Security (Compartir y seguridad ). b. Seleccione Share this folder (Compartir esta carpeta) y haga clic en el botón Permisos para ingresar al diálogo Permisos. d. Haga clic en Agregar. e. Introduzca el nombre de usuario del usuario que ejecutará el asistente y haga clic en Check Names (Comprobar nombres) para confirmar el usuario. f. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el diálogo Permisos. g. En el diálogo Permisos seleccione el nombre de usuario agregado y marque la casilla de verificación Allow (Permitir) correspondiente a Control total. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo Permisos. i. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del diálogo que permite compartir propiedades de carpetas. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará el asistente de importación/exportación y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable de nivel de permiso junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Compartir y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ruta donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta EEWIZ. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute eewiz.exe y continúe con el paso 2 del siguiente capítulo. 3. Vuelva a la ruta donde está instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta MEExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute MEExport.exe. 80 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

85 Paso 2: Ejecutar el asistente de GFI MailEssentials Archive Export NOTA: el asistente de GFI MailEssentials Archive Export no modifica la base de datos antigua de archivos de correo electrónico de GFI MailEssentials. Para extraer correos electrónicos de un archivo de correo electrónico de GFI MailEssentials en un servidor SQL: 1. Inicie el asistente de GFI MailEssentials Archive Export en Inicio Programas GFI MailArchiver Import Tools (Herramientas de importación) GFI MailEssentials Archive Export. 2. En la pantalla de bienvenida haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla65: Especificar SQL Server y el método de autenticación que se utilizará 3. En Nombre de servidor/dirección IP especifique los detalles del servidor donde está almacenada la base de datos de GFI MailArchiver 2: seleccionando Microsoft SQL Server, escribiendo el nombre del ordenador o escribiendo la dirección IP. 4. En Autenticar mediante seleccione el método de autenticación para conectarse a Microsoft SQL Server. Seleccione Autenticación de Windows mediante usuario con sesión iniciada o Seleccione Autenticación de Microsoft SQL Server y especifique un nombre de usuario y una contraseña en los cuadros Id. de inicio de sesión y Contraseña respectivamente. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 81

86 Captura de pantalla 66: Seleccionar la base de datos de archivos de correo electrónico de donde se exportarán los correos electrónicos 5. En la lista Base de datos de archivo de correo electrónico de GFI MailEssentials seleccione la base de datos de donde se exportarán los correos electrónicos. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 67: Seleccionar un destino para los correos electrónicos exportados 6. Seleccione la ubicación donde el asistente de GFI MailEssentials Export guardará los correos electrónicos exportados. NOTA 1: para importar los correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver seleccione la ubicación de la carpeta de 82 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

87 recogida de GFI MailArchiver Import Service: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) NOTA 2: para importar correos electrónicos al almacén de archivos de GFI MailArchiver cuando ejecuta el asistente en un equipo remoto, especifique la carpeta de recogida compartida en el ordenador donde está instalado GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente para iniciar el proceso de exportación. 7. Una vez finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente de MailEssentials Export. NOTA: el proceso de exportación puede durar varias horas en función de la cantidad de correos electrónicos almacenados en la base de datos de GFI MailEssentials Agregar correos electrónicos importados a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver Después de ejecutar el asistente de GFI MailEssentials Archive Export, los correos electrónicos exportados se guardan en formato sin procesar en la carpeta de destino especificada durante la ejecución del asistente. Para importar los correos electrónicos exportados a un almacén de archivos de GFI MailArchiver debe mover dichos correos electrónicos a la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. Para hacerlo puede: elegir la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service como carpeta de destino cuando se ejecuta el asistente o mover los correos electrónicos manualmente a la carpeta de recogida en caso de que los correos ya hayan sido exportados. Los correos electrónicos en la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service se procesan de la siguiente manera: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de cola para que puedan archivarse en el almacén de archivos correspondiente. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta al rango de fechas de los almacenes de archivos configurados o si el correo está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup (Recogida) Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue (Cola) Carpeta Sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Sin clasificar Correos electrónicos sin clasificar GFI MailArchiver Import Service clasifica el correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del rango de fechas de una carpeta archivos. Para cada correo sin clasificar, GFI MailArchiver Import Service creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo: mchnname_ _[ ].body GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 83

88 200903mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe La primera parte del nombre en la carpeta Sin clasificar comienza con el año y el mes que corresponden a la fecha de envío del correo electrónico. NOTA IMPORTANTE: el proceso de importación se suspenderá si la carpeta Sin clasificar contiene 500 o más correos electrónicos. En este caso, elimine cualquier correo no deseado o importe los correos a una carpeta de archivos como se indica a continuación: 1. Configure una o más carpetas de archivos para cubrir las fechas de los correos electrónicos que deben archivarse. 2. Detenga GFI MailArchiver Import Service en Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Detener. 4. Vaya a la carpeta Sin clasificar. 5. Mueva todos los cuatro archivos de los correos electrónicos que desea importar a la carpeta de cola. 6. Vuelva a la consola de gestión de servicios, haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Iniciar Exportar correos electrónicos con la herramienta Bulk Export La función de restauración GFI MailArchiver OneClick le permite restaurar los correos electrónicos individuales de una dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o restaurar más de un correo electrónico a la vez, utilice la herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver. Con esta herramienta podrá conectarse a la instalación de GFI MailArchiver, buscar los correos electrónicos que desea exportar y exportar todos los correos electrónicos de una sola vez a través de: Restaurar una dirección de correo electrónico determinada descarga a una carpeta en disco en formato.eml o.msg descarga a un archivo PST. La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver resulta útil si desea exportar una serie de correos electrónicos que cumplen con criterios de búsqueda específicos, por ejemplo, para ubicar correos electrónicos que satisfagan un pedido de asistencia en un litigio Usar la herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver 1. Seleccione Bulk Export de GFI MailArchiver del grupo de programas GFI MailArchiver en el menú Inicio. 84 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

89 Captura de pantalla 68: La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver 2. En el diálogo de Connect to GFI MailArchiver (Conectar con GFI MailArchiver): Especifique la URL usada para conectar con GFI MailArchiver en el campo URL de MailArchiver. NOTA: se mostrará una lista de direcciones URL de GFI MailArchiver con las que se haya conectado satisfactoriamente en sesiones anteriores. Especifique la cuenta que utilizará la herramienta Bulk Export para autenticar la dirección URL de GFI MailArchiver especificada. o o Para autenticar la cuenta de usuario que está usando para ejecutar la herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver, haga clic en Cuenta de usuario actual. Para especificar una cuenta de usuario particular que desea autenticar, haga clic en La siguiente cuenta de usuario y luego ingrese el usuario y la contraseña en los cuadros Nombre de usuario y Contraseña, respectivamente. Haga clic en Aceptar para conectarse. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 85

90 Captura de pantalla 69: Una nueva ventana de búsqueda de correos electrónicos Buscar correos electrónicos 1. Seleccione de la lista Buscar en los siguientes archivos los almacenes de archivos de GFI MailArchiver en los que se realizará la búsqueda. 2. Haga clic en la ficha Buscar y seleccione un campo de búsqueda de la lista de campos (por ejemplo, Asunto), y especifique el criterio de búsqueda. NOTA: la función de búsqueda de la herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver le brinda las mismas funciones que la búsqueda avanzada basada en la Web de GFI MailArchiver. Para obtener más información consulte la sección Búsqueda avanzada que comienza de este manual. 3. Haga clic en Agregar condición para añadir más condiciones de búsqueda. NOTA 1: las condiciones se asocian con un AND lógico. Esto significa que un correo electrónico deberá cumplir con todas las condiciones de la herramienta Bulk Export de MailArchiver para que se muestre entre los resultados de la búsqueda. Ejemplo: Si especifica las siguientes condiciones: el remitente es AND (Y) el destinatario es la búsqueda sólo mostrará los correos electrónicos enviados de a 86 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

91 NOTA 2: si especifica más de una condición de búsqueda en la consulta, podrá eliminarlas haciendo clic en el botón Eliminar condición. Para eliminar toda la consulta haga clic en el botón Nueva búsqueda y pulse Aceptar en el cuadro de diálogo que se muestra. 4. Para limitar la búsqueda de correos electrónicos que dispongan de etiquetas específicas de una política de categorización, selecciónelas de la lista Filter by Label (Filtrar por etiqueta). Podrá elegir varias etiquetas de la lista si mantiene la tecla CTRL pulsada mientras selecciona las etiquetas. 5. Haga clic en Buscar ahora para realizar la búsqueda. Captura de pantalla 70: La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver muestra los resultados de la búsqueda La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver muestra los resultados de la búsqueda debajo de las condiciones de búsqueda que se especificaron. Se muestra la siguiente información para cada correo electrónico que cumpla con la condición de búsqueda: Asunto Remitente Destinatarios Fecha/Hora Tamaño Si la operación tarda demasiado, podrá hacer clic en Detener para interrumpir la búsqueda. Si más de 100 correos electrónicos cumplen con los criterios de búsqueda ingresados, los resultados se mostrarán en diferentes páginas, cada una de las cuales contendrá como máximo 100 correos. Para navegar en las diferentes páginas, utilice los botones de GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 87

92 navegación que se ubican debajo de la tabla con los resultados de la búsqueda. Se muestra la cantidad de correos electrónicos que cumplen con la solicitud de búsqueda en la esquina inferior derecha de la ventana Búsqueda de correo electrónico Ver un correo electrónico en los resultados de búsqueda Después de que realice una búsqueda, quizá necesite revisar determinados correos electrónicos que se muestran como resultado para verificar que realmente contienen lo que está buscando. Haga doble clic en el correo electrónico que desea ver. La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver cargará el correo electrónico en una ventana separada Exportar correos electrónicos Si los correos electrónicos que se muestran en los resultados de búsqueda cumplen con los criterios que especificó, podrá exportarlos de alguna de las siguientes maneras: Restaurar una dirección de correo electrónico determinada descarga a una carpeta en disco en formato.eml o.msg descarga a un archivo PST. Notas importantes 1. En el proceso de exportación se exporta una copia de los correos electrónicos, pero no se eliminan los correos originales de los almacenes de archivos. 2. De modo predeterminado, podrá exportar 5000 correos electrónicos a la vez desde la herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver. Para eliminar esta restricción, desactive la opción Restringir resultados de búsqueda de la ficha Buscar. ATENCIÓN: NO se recomienda desactivar esta opción ya que puede afectar significativamente el rendimiento del servidor debido a la carga de proceso Restaurar una dirección de correo electrónico determinada Para restaurar todos los correos electrónicos que se muestran en los resultados de búsqueda a una dirección de correo electrónico específica: 1. Haga clic en la ficha Opciones de exportación. 2. Haga clic en Restaurar las siguientes direcciones de correo electrónico y especifique las direcciones a las que se enviarán los correos electrónicos exportados. 88 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

93 Captura de pantalla 71: Restaurar correos electrónicos a una dirección de correo electrónico específica 3. Seleccione el método utilizado para enviar mensajes: Enviar mensajes como correos electrónicos originales Enviar mensajes como archivos adjuntos. Captura de pantalla 72: Proceso de restauración de correos electrónicos en progreso GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 89

94 4. Haga clic en Restore (Restaurar) para exportar los correos electrónicos. La herramienta Bulk Export desactiva la ventana de Búsqueda de correo electrónico hasta que finalice el proceso de exportación. Haga clic en Detener para detener el proceso de exportación Descargar a una carpeta en disco 1. Seleccione la ficha Opciones de exportación. Captura de pantalla 73: Descargar correos electrónicos a una ubicación en disco 2. Haga clic en Descargar en carpeta y especifique en el campo la ruta a donde se exportarán los correos electrónicos. También podrá hacer clic en Examinar para visualizar y seleccionar el destino del cuadro de diálogo Browse For Folder (Examinar carpeta). 3. Con los botones de opción Descargar mensajes en formato.eml o Descargar mensajes en formato.msg seleccione el formato de exportación del mensaje. 4. Haga clic en Descargar para exportar los correos electrónicos Descargar a un archivo PST 1. Seleccione la ficha Opciones de exportación. 90 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

95 Captura de pantalla 74: Descargar correo electrónicos a un archivo PST 2. Haga clic en Descargar en PST y especifique en el campo la ruta donde se creará el archivo PST. También podrá hacer clic en Examinar para seleccionar la carpeta de destino del cuadro de diálogo Browse For Folder (Examinar carpeta). 3. Si la casilla de verificación Conservar estructura de carpetas está activada, la estructura de la carpeta de los correos electrónicos exportados se guardará en el archivo PST. En este caso, especifique el nombre de la carpeta en el campo Nombre de carpeta. 4. Haga clic en Descargar para exportar los correos electrónicos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 91

96 Captura de pantalla 75: Proceso de descarga de correos electrónicos en progreso La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver muestra el progreso del proceso de exportación en la barra de estado ubicada en la ventana de Búsqueda de correo electrónico. La herramienta Bulk Export desactiva la ventana de Búsqueda de correo electrónico hasta que finalice el proceso de exportación. Haga clic en Detener para detener el proceso de exportación. En la carpeta de destino que seleccionó, la herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver creará una nueva subcarpeta con el nombre GFIMArc_Export_ seguido de un sello de fecha y hora. Podrá copiar esta carpeta a otro equipo o a medios extraíbles como, por ejemplo, CD-ROM o DVD-ROM. La carpeta contiene archivo XML raíz, que tiene el mismo nombre que la carpeta, y una o más subcarpetas. Si abre GFIMArc_Export_ _1519_1.xml en Microsoft Internet Explorer, se mostrará una tabla que detalla los correos electrónicos en Folder_1 (Carpeta_1) (página 1). Si exporta muchos correos electrónicos, los números de las páginas en las que se está navegando se muestran en el pie de página, por lo que podrá detallar los correos electrónicos almacenados en las otras subcarpetas, por ejemplo, Folder_7 (Carpeta_7) (página 7). Captura de pantalla 76: Página de navegación de correos electrónicos exportados Podrá hacer clic en el enlace ubicado debajo de la columna Nombre de archivo de la tabla para abrir y ver el correo electrónico Conectar a múltiples instalaciones de GFI MailArchiver La herramienta Bulk Export de GFI MailArchiver le permite conectarse a la misma instalación de GFI MailArchiver desde distintas ventanas de Búsqueda de correo electrónico simultáneamente. También 92 Importar y exportar correos electrónicos GFI MailArchiver para Exchange Manual

97 podrá conectarse a las distintas instalaciones de GFI MailArchiver al mismo tiempo. Para conectarse y mostrar la nueva ventana Búsqueda de correo electrónico, seleccione Conectar en el menú Archivo. En el cuadro de diálogo Connect to GFI MailArchiver (Conectar a GFI MailArchiver), especifique la URL de GFI MailArchiver y las credenciales que utiliza para realizar la autenticación. Una vez conectado, podrá usar la nueva ventana de Búsqueda de correo electrónico como se describió en las secciones anteriores de este capítulo. Captura de pantalla 77: Ventanas de búsqueda múltiple Desconectarse de una instalación de GFI MailArchiver Para desconectarse de la instalación de GFI MailArchiver, podrá cerrar la ventana de Búsqueda de correo electrónico o seleccionar Desconectar en el menú Archivo. Si tiene varias ventanas de Búsqueda de correo electrónico conectadas y desea cerrarlas, seleccione Disconnect All (Desconectar todo) en el menú Archivo. GFI MailArchiver para Exchange Manual Importar y exportar correos electrónicos 93

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99 4. Conector de Outlook El Conector de Outlook de GFI MailArchiver permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook con los datos archivados por GFI MailArchiver. Este conector puede instalarse utilizando Group Policy Objects (Objetos de directiva de grupo) (GPO) de Active Directory o manualmente Cómo funciona el Conector de Outlook de GFI MailArchiver? Con el Conector de Outlook de GFI MailArchiver los usuarios pueden acceder a los mensajes archivados desde Microsoft Outlook. Imagen 2 - Cómo funciona el Conector de Outlook de GFI MailArchiver? 1. El Conector de Outlook de GFI MailArchiver Outlook (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud para sincronizar las carpetas de Microsoft Office Outlook con GFI MailArchiver. 2. GFI MailArchiver recupera los datos necesarios del correo electrónico y las carpetas desde el almacén de archivos de GFI MailArchiver. 3. GFI MailArchiver envía los datos del correo electrónico a los equipos cliente donde está instalado Microsoft Office Outlook Descargar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver Puede descargar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver de la interfaz Web de GFI MailArchiver. 1. Haga clic en el nodo Conector de Outlook. 2. Haga clic en el enlace Click here to download (Haga clic aquí para descargar) para descargar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver para Exchange Manual Conector de Outlook 95

100 NOTA: Puede hacer que el nodo Conector de Outlook sólo esté visible para administradores o para usuarios y administradores seleccionando las opciones Sólo administradores o Usuarios y administradores respectivamente Requisitos del sistema Software Versiones de Microsoft Outlook compatibles Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2003 con Service Pack 1, 2, 3 o 4 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2007 con Service Pack 1 o 2 Microsoft Outlook 2010 (versiones x86 y x64) Sistemas operativos compatibles GFI MailArchiver se puede instalar en: Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Vista Microsoft Windows XP Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2000 NOTA 1: los equipos que cuenten con el conector de Outlook de GFI MailArchiver deben poder conectarse al servidor de GFI MailArchiver. NOTA 2: El conector de Outlook de GFI MailArchiver no se puede instalar en Microsoft Exchange Server. NOTA 3: Al usar un filtro de Internet, éste debe configurarse para permitir todas las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y el conector de Outlook de GFI MailArchiver. Asegúrese de que la dirección IP, el nombre de NetBIOS y el nombre DNS del servidor de GFI MailArchiver no estén bloqueados por el filtro de Internet. Para obtener más información, consulte: Otros componentes necesarios Microsoft Internet Explorer 5 o posterior. puerto HTTP 80 (o puerto HTTPS 443 predeterminado para conexiones seguras): utilizado por el conector de Outlook de GFI MailArchiver para conectarse con GFI MailArchiver Hardware Procesador Procesador de 1 GHz o superior. Memoria Capacidad mínima: RAM de 512 MB Capacidad recomendada: RAM de 2 GB 96 Conector de Outlook GFI MailArchiver para Exchange user manual

101 Almacenamiento físico 4.4. Instalar con GPO 20 MB de espacio físico en disco necesarios para la instalación del conector de Outlook de GFI MailArchiver. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de correo electrónico y los correos electrónicos a los que accederá sin conexión Windows Server 2003 NOTA: asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits del Conector de Outlook de GFI MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada. Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio aplicable sólo a equipos en los que la versión Microsoft Outlook 2010 de 64 bits está instalada cuando se implementa la edición de 64 bits de GFI MailArchiver Desplácese hasta <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y copie: MAROC_32bitOutlook.msi (instalador sólo para equipos con Microsoft Outlook 2010 de 32 bits) MAROC_64bitOutlook.msi (instalador sólo para equipos con Microsoft Outlook 2010 de 64 bits) a una ubicación compartida a la que puedan acceder todos los dominios. 2. En el símbolo del sistema escriba mmc.exe y haga clic en Intro para iniciar la Microsoft Management Console. 3. Haga clic en Archivo Agregar o quitar complemento y a continuación seleccione Agregar Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar. 5. Haga clic en Examinar y seleccione la directiva de dominio que desea editar. 6. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Finalizar para cerrar el diálogo Select Group Policy Object ( Seleccionar Objeto de directiva de grupo ). Haga clic en Cerrar para cerrar el diálogo Agregar complemento independiente, y haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Agregar o quitar complemento y volver a la Microsoft Management Console. 8. Vaya a Raíz de consola <directiva de dominio> Configuración de usuario, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas. 9. Haga clic en Agregar, busque el archivo gfiapps.adm ubicado en <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y haga clic en Abrir. 10. Haga clic en Cerrar para volver a la Microsoft Management Console. GFI MailArchiver para Exchange Manual Conector de Outlook 97

102 11. Expanda Ruta de consola <directiva de dominio> Configuración de usuario Plantillas administrativas Aplicaciones de GFI. Captura de pantalla 78: definición de la URL del servidor de GFI MailArchiver en GPO 12. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL del servidor, introduzca la dirección URL con la que los equipos de usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver siguiendo la siguiente estructura: del host>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: 13. <Opcional> Haga clic en Configuración siguiente y establezca los siguientes parámetros. En cada opción, seleccione No configurado para usar el valor predeterminado o haga clic en Habilitar para especificar un valor personalizado. Ruta de acceso de datos del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique una ubicación raíz diferente en la se almacenarán en equipos clientes las configuraciones del almacén y los correos electrónicos locales. Por ejemplo: o escriba %MisDocumentos% para almacenar los archivos de configuración y los correos electrónicos locales en la carpeta Mis Documentos del usuario con sesión iniciada. Intervalo de días del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique el número de días en los que se sincronizarán los correos electrónicos. Sólo se podrá acceder a los correos electrónicos recibidos en este periodo de tiempo mediante el conector de Outlook de GFI MailArchiver. 98 Conector de Outlook GFI MailArchiver para Exchange user manual

103 Tamaño del lote de descarga del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique cuántos correos electrónicos deben descargarse durante una sesión de sincronización. Tiempo de espera de conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique el periodo de tiempo de espera en milisegundos para acceder a los datos del servidor de GFI MailArchiver. Días máximos sin conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique el número máximo de días que un usuario puede establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos. Asistencia sin conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver: habilite/deshabilite la asistencia sin conexión. En caso de habilitar esta opción, especifique el número de días para acceder a la asistencia sin conexión. Si esta configuración está habilitada: o o Los usuarios no podrán modificar el acceso sin conexión. Se ignorará la configuración de los días máximos sin conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver. 14. Haga clic en Aceptar una vez se hayan configurado todos los parámetros. 15. Seleccione Raíz de consola <directiva de dominio> Configuración del equipo Configuración de software. 16. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo Paquete 17. En el cuadro de diálogo Abrir, ubique el recurso compartido donde se guardó el archivo msi. NOTA: cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de Mis sitios de red para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta local. 18. Elija la opción de despliegue, seleccione Asignadas y haga clic en Aceptar. 19. El conector de Outlook de GFI MailArchiver se instalará una vez se reinicie el equipo cliente. Para verificar la instalación, en Microsoft Outlook compruebe que se haya creado una nueva carpeta llamada GFI MailArchiver Mailbox. Para obtener información sobre cómo utilizar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver, consulte el manual del Conector de Outlook de GFI MailArchiver disponible en: GFI MailArchiver para Exchange Manual Conector de Outlook 99

104 Windows Server 2008 NOTA: asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits del Conector de Outlook de GFI MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada. Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio aplicable sólo a equipos en los que la versión Microsoft Outlook 2010 de 64 bits está instalada cuando se implementa la edición de 64 bits de GFI MailArchiver Desplácese hasta <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y copie: MAROC_32bitOutlook.msi (instalador sólo para equipos con Microsoft Outlook 2010 de 32 bits) MAROC_64bitOutlook.msi (instalador sólo para equipos con Microsoft Outlook 2010 de 64 bits) a una ubicación compartida a la que puedan acceder todos los dominios. 2. En el símbolo del sistema escriba mmc.exe y haga clic en Intro para iniciar la Microsoft Management Console. 3. Haga clic en Archivo Agregar o quitar complemento y a continuación seleccione Agregar Seleccione el complemento Editor de gestión de directivas de grupo y haga clic en Agregar. 5. Haga clic en Examinar y seleccione la directiva de dominio que desea editar. 6. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Finalizar para cerrar el diálogo Select Group Policy Object ( Seleccionar Objeto de directiva de grupo ). Haga clic en Cerrar para cerrar el diálogo Agregar complemento independiente, y haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Agregar o quitar complemento y volver a la Microsoft Management Console. 8. Vaya a Raíz de consola <directiva de dominio> Configuración de usuario Directivas, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas. 9. Haga clic en Agregar, busque el archivo gfiapps.adm ubicado en <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y haga clic en Abrir. 10. Haga clic en Cerrar para volver a la Microsoft Management Console. 11. Expanda Ruta de consola <directiva de dominio> Configuración de usuario Directivas Plantillas administrativas Aplicaciones de GFI. 100 Conector de Outlook GFI MailArchiver para Exchange user manual

105 Captura de pantalla 79: definición de la URL del servidor de GFI MailArchiver en GPO 12. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL del servidor, introduzca la dirección URL con la que los equipos de usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver siguiendo la siguiente estructura: del host>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: 13. <Opcional> Haga clic en Configuración siguiente y establezca los siguientes parámetros. En cada opción, seleccione No configurado para usar el valor predeterminado o haga clic en Habilitar para especificar un valor personalizado. Ruta de acceso de datos del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique una ubicación raíz diferente en la se almacenarán en equipos clientes las configuraciones del almacén y los correos electrónicos locales. Por ejemplo: o escriba %MisDocumentos% para almacenar los archivos de configuración y los correos electrónicos locales en la carpeta Mis Documentos del usuario con sesión iniciada. Intervalo de días del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique el número de días en los que se sincronizarán los correos electrónicos. Sólo se podrá acceder a los correos electrónicos recibidos en este periodo de tiempo mediante el conector de Outlook de GFI MailArchiver. Tamaño del lote de descarga del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique cuántos correos electrónicos deben descargarse durante una sesión de sincronización. GFI MailArchiver para Exchange Manual Conector de Outlook 101

106 Tiempo de espera de conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique el periodo de tiempo de espera en milisegundos para acceder a los datos del servidor de GFI MailArchiver. Días máximos sin conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver: especifique el número máximo de días que un usuario puede establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos. Asistencia sin conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver: habilite/deshabilite la asistencia sin conexión. En caso de habilitar esta opción, especifique el número de días para acceder a la asistencia sin conexión. Si esta configuración está habilitada: o o Los usuarios no podrán modificar el acceso sin conexión. Se ignorará la configuración de los días máximos sin conexión del conector de Outlook de GFI MailArchiver. 14. Haga clic en Aceptar una vez se hayan configurado todos los parámetros. 15. Seleccione Raíz de consola <directiva de dominio> Configuración del equipo Directivas Configuración de software. 16. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo Paquete 17. En el cuadro de diálogo Abrir, ubique el recurso compartido donde se guardó el archivo msi. NOTA: cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de Mis sitios de red para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta local. 18. Elija la opción de despliegue, seleccione Asignadas y haga clic en Aceptar. 19. El conector de Outlook de GFI MailArchiver se instalará una vez se reinicie el equipo cliente. Para verificar la instalación, en Microsoft Outlook compruebe que se haya creado una nueva carpeta llamada GFI MailArchiver Mailbox. Para obtener información sobre cómo utilizar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver, consulte el manual del Conector de Outlook de GFI MailArchiver disponible en: 102 Conector de Outlook GFI MailArchiver para Exchange user manual

107 4.5. Instalar sin GPO - Instalación manual 1. Copie: MAROC_32bitOutlook.msi (instalador sólo para equipos con Microsoft Outlook 2010 de 32 bits) MAROC_64bitOutlook.msi (instalador sólo para equipos con Microsoft Outlook 2010 de 64 bits) ubicado en <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> en los equipos clientes en los que desee instalar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver. 2. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente de instalación. Para verificar la instalación, en Microsoft Outlook compruebe que se haya creado una nueva carpeta llamada GFI MailArchiver Mailbox. 3. <Opcional>: Agregue la plantilla de administrador del Conector de Outlook que configurará el Conector de Outlook. En el símbolo del sistema escriba mmc.exe y haga clic en Intro para iniciar la Microsoft Management Console. Haga clic en Archivo Agregar o quitar complemento y a continuación seleccione Agregar... Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar. Haga clic en Examinar y seleccione la directiva de dominio que desea editar. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. NOTA: asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits del Conector de Outlook de GFI MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada. Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio aplicable sólo a equipos en los que la versión Microsoft Outlook 2010 de 64 bits está instalada cuando se implementa la edición de 64 bits de GFI MailArchiver Haga clic en Finalizar para cerrar el diálogo Select Group Policy Object ( Seleccionar Objeto de directiva de grupo ). Haga clic en Cerrar para cerrar el diálogo Agregar complemento independiente, y haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Agregar o quitar complemento y volver a la Microsoft Management Console. Vaya a Console Root (Raíz de consola) <directiva de dominio> User Configuration (Configuración de usuario), haga clic con el botón secundario en Administrative Templates (Plantillas administrativas) y seleccione Add/Remove Templates (Agregar o quitar plantillas ). Haga clic en Agregar, busque el archivo gfiapps.adm ubicado en <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y haga clic en Abrir. Haga clic en Cerrar para volver a la Microsoft Management Console. GFI MailArchiver para Exchange Manual Conector de Outlook 103

108 Para obtener información sobre cómo utilizar el Conector de Outlook de GFI MailArchiver, consulte el manual del Conector de Outlook de GFI MailArchiver disponible en: 104 Conector de Outlook GFI MailArchiver para Exchange user manual

109 5. Infraestructura de archivos y bases de datos 5.1. Configurar qué correos electrónicos se archivarán De forma predeterminada, GFI MailArchiver archiva todos los correos electrónicos enviados o recibidos por todos los usuarios de correo electrónico. Si es necesario archivar todos los correos electrónicos, no hará falta realizar ninguna modificación. Para configurar qué correos electrónicos es necesario archivar y qué buzones de correo desea incluir o excluir para la función de archivo de correo electrónico: 1. En la consola de administración de GFI MailArchiver, seleccione Configuración Opciones de archivo y exclusión de usuarios. 2. En Opciones de archivo, anule la selección de correos electrónicos que no desee archivar (entrantes, salientes o internos). 3. En Opciones de exclusión o inclusión de usuarios, seleccione Activar restricción de archivo para configurar qué usuarios se excluirán o incluirán en el archivo de correo electrónico. 4. Seleccione una de las opciones siguientes: Lista de exclusión NO archivar el correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o emisores aparecen en la lista siguiente Archivar siempre el correo electrónico aunque los usuarios de la lista siguiente no podrán verlo Lista de inclusión Archivar siempre el correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o emisores aparecen en la lista siguiente Archivar el correo electrónico sólo si todos los destinatarios y emisores aparecen en la lista siguiente NOTA: A efectos de concesión de licencias, el número de usuarios de la lista de exclusión y de inclusión se utiliza para el recuento del número de usuarios con licencia de GFI MailArchiver. Esto se aplica sólo cuando la lista contiene usuarios y no direcciones de correo electrónico. Al usar una lista de exclusión, GFI MailArchiver cuenta el número de usuarios con correo activado de Active Directory, menos los que se encuentren en la lista de exclusión por motivos de licencia. Al usar una lista de inclusión, GFI MailArchiver concede licencias al número de usuarios con correo activado de Active Directory que se encuentren en la lista de inclusión a efectos de concesión de licencias. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 105

110 Cuando se agregan una o más direcciones de correo electrónico a la lista, GFI MailArchiver cuenta el número de usuarios con correo activado de Active Directory a efectos de concesión de licencias. 5. Agregue a la lista los usuarios a los que se aplicará la restricción seleccionada. 6. Haga clic en Guardar configuración para guardar las opciones de archivo y exclusión de usuarios Configurar los servidores de correo electrónico para archivar Esta sección le mostrará cómo agregar los servidores Microsoft Exchange a partir de los cuales GFI MailArchiver recogerá y archivará los correos electrónicos. GFI MailArchiver puede recoger y archivar correos electrónicos desde más de un servidor Microsoft Exchange. Para recoger y archivar correos electrónicos desde varios servidores al mismo tiempo, puede agregar servidores de correo desde el nodo Servidores de correo a archivar. Captura de pantalla 80: Servidores de correo para archivar Agregar un servidor de correo Microsoft Exchange Notas importantes 1. El servidor Exchange desde el cual se desea archivar correos debe tener activada la opción de registro en diario y tener un buzón configurado como buzón de correo de registro en diario. Consulte el manual de introducción para obtener instrucciones detalladas sobre cómo activar el registro en diario: Instrucciones para agregar un servidor de correo de Microsoft Exchange 1. Haga clic en el nodo Configuración Servidores de correo para archivar. 2. Haga clic en Agregar servidor de correo. 106 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

111 Captura de pantalla 81: Asistente de servidor de correo 3. Seleccione si desea archivar un servidor local o remoto de Microsoft Exchange y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 82: lista de buzones de registro en diario 4. GFI MailArchiver muestra automáticamente todos los buzones de registro en diario si se encuentra instalado en el mismo equipo que GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 107

112 Microsoft Exchange Server. Seleccione el buzón de registro en diario donde desee recopilar y archivar el correo electrónico y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 83: selección de un proveedor de Microsoft Exchange 5. Seleccione el proveedor utilizado para conectarse al buzón de registro en diario: ExOLEDB: recomendado si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange Server 2000, 2003 o IMAP: recomendado si GFI MailArchiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange 2000, 2003 o Introduzca los siguientes valores: o o o o o Servidor: dirección IP o nombre del servidor remoto de Microsoft Exchange Server. <Opcional> Puerto IMAP: se rellena automáticamente con el valor predeterminado 143 para el puerto IMAP. Si se conecta a IMAP a través de otro número de puerto, introdúzcalo en el cuadro Puerto IMAP. <Opcional> SSL: seleccione esta opción si utiliza IMAP a través de SSL. Inicio de sesión en diario y Contraseña: introduzca el nombre y la contraseña de inicio de sesión del buzón de registro en diario para acceder a éste. Buzón\Carpeta: introduzca el nombre de la carpeta raíz en el buzón (normalmente INBOX) o la ruta completa de la carpeta pública (por ejemplo, Carpetas públicas/carpetadiario) que se utiliza para el registro en diario en Microsoft Exchange Server. NOTA: no se recomienda utilizar carpetas públicas, ya que éstas no archivan todos los tipos de informes. 108 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

113 Servicios Web de Exchange: recomendado para los servidores de correo de Microsoft Exchange 2007 SP1 o Escriba: o o Inicio de sesión en diario y Contraseña: introduzca el nombre y la contraseña de inicio de sesión del buzón de registro en diario para acceder a éste. Buzón\Carpeta: introduzca el nombre de la carpeta raíz en el buzón (normalmente BANDEJA DE ENTRADA) o la ruta completa de la carpeta pública (por ejemplo, Carpetas públicas/carpetadiario) que se utiliza para el registro en diario en Microsoft Exchange Server. 6. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. El Asistente de servidor de correo intentará conectarse al servidor de correo seleccionado a través del proveedor y la configuración establecida. Si la conexión al servidor de correo se realiza correctamente, haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: si se produce un error en la conexión, compruebe los valores y las credenciales introducidos y vuelva a intentarlo. 8. El asistente muestra un resumen de los parámetros configurados. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente. Captura de pantalla 84: servidor de correo agregado a la lista de servidores de correo 9. El servidor de correo se agregará a la lista de servidores de correo. Haga clic en Guardar configuración para finalizar la configuración Reconfigurar un servidor de correo Cuando se reconfigura un servidor de correo Microsoft Exchange, no se pueden modificar todos los parámetros. Por ejemplo, no puede cambiar el buzón de correo de registro en diario desde el cual desea recoger y archivar correos electrónicos. 1. Seleccione el nodo Configuración Servidores de correo a archivar. 2. Haga clic en el botón a la derecha del servidor que desea reconfigurar, para visualizar el Asistente del servidor de correo. 3. Modifique las configuraciones necesarias y cuando finalice cierre el Asistente y haga clic en Guardar configuración. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 109

114 5.4. Eliminar un servidor de correo 1. Haga clic en el nodo Configuración Servidores de correo a archivar. 2. Haga clic en el botón a la derecha del servidor de correo que desea eliminar. 3. Haga clic en Guardar configuración Deshabilitar/habilitar la recogida de correo desde un servidor de correo Para deshabilitar/habilitar la recogida de correo y el archivado desde un servidor de correo: (por ejemplo, por razones de mantenimiento): 1. Haga clic en el nodo Configuración Servidores de correo a archivar. 2. Haga clic en el botón a la derecha del servidor de correo. 3. En la primera página del asistente, desactive o active la opción Archivar correos electrónicos de este servidor para habilitar/deshabilitar la recogida y el archivado de correo desde el servidor de correo. 4. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente. 5. Haga clic en Guardar configuración Configuración de las bases de datos En calidad de solución de archivado, GFI MailArchiver está íntimamente ligado a la configuración de la infraestructura de su base de datos para obtener un alto rendimiento en términos de archivado y recuperación de correos. GFI MailArchiver es compatible con dos tipos de bases de datos: Formato GFI MailArchiver (Firebird) Microsoft SQL Server Elección del back-end de la base de datos GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario y del flujo de correo electrónico diario. 110 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

115 Puestos Outlook Connector + Folder Sync MS Exchange Firebird MS SQL Local Remoto Local Remoto < Ejemplos Ejemplo 1: Una red con puestos y con Conector de Outlook de GFI y sincronización de los buzones de usuario: La ubicación de la instalación de GFI MailArchiver debe estar en un servidor distinto del de Microsoft Exchange Server. La base de datos Firebird se usa como base de datos. Ejemplo 2: Una red con puestos sin Conector de Outlook de GFI y sincronización de los buzones de usuario: Instale GFI MailArchiver en el mismo servidor que Microsoft Exchange y la base de datos Firebird. Ejemplo 3: Redes con más de 200 puestos: Instale GFI en un servidor distinto del de Microsoft Exchange y Microsoft SQL Server. No use la base de datos Firebird NOTA 1: más de 200 puestos no significa que si hay más de 1000 puestos, se pueda usar la misma configuración. En este contexto, más de 200 se puede entender como No obstante, siempre es importante plantearse una implementación distribuida en los casos en los que el flujo de correo electrónico sea alto Configurar la base de datos Firebird GFI MailArchiver se comercializa con una base de datos Firebird. Esta base de datos cumple las necesidades de las organizaciones con pocos usuarios de correo electrónico y un volumen medio de correos electrónicos. NOTA 1: No se recomienda utilizar Mailbox Folder Structure Retrieval o GFI MailArchiver Outlook Connector en una base de datos Firebird cuando más de 10 usuarios utilicen GFI MailArchiver. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 111

116 NOTA 2: Compruebe que el tamaño de cualquier base de datos Firebird no exceda de 2GB. Para minimizar cualquier problema potencial de rendimiento, se recomienda encarecidamente la siguiente configuración al utilizar la base de datos Firebird: Unidad de disco duro físico 1: sistema operativo e instalación de GFI MailArchiver. Unidad de disco duro físico 2: almacén de datos de la base de datos Firebird. Unidad de disco duro físico 3: índices de la base de datos de correo. Esta configuración reduce las operaciones de lectura/escritura de datos en la misma unidad de disco duro físico al mismo tiempo que optimiza el rendimiento. Nota importante: si no se siguen las recomendaciones anteriores, se puede producir una degradación considerable del rendimiento Configuración de Microsoft SQL Server Se recomienda configurar un servidor de Microsoft SQL Server para organizaciones más grandes o un volumen considerable de correos electrónicos para archivar. La configuración recomendada para utilizar GFI MailArchiver con la base de datos 2000/2005/2008 de Microsoft SQL Server es la siguiente: Disco duro físico 1: sistema operativo e instalación de GFI MailArchiver. Disco duro físico 2: archivo de datos Microsoft SQL Server (.mdf). Disco duro físico 3: archivo de registro de Microsoft SQL Server (.ldf). Disco duro físico 4: índices de la base de datos de correo. Esta configuración garantiza que los diversos procesos se distribuirán a discos duros físicos diferentes. Asimismo, evita la pérdida de rendimiento debido a un número de operaciones de lectura/escritura de datos excesivo en el mismo disco duro físico. Uso de Microsoft SQL Express GFI MailArchiver se puede usar conjuntamente con Microsoft SQL Express como alternativa económica a la versión completa de Microsoft SQL Server. No obstante, hay varias limitaciones de Microsoft SQL Server que se deben tener en cuenta: El tamaño de la base de datos puede ser de hasta 4 GB. Usa solo 1 CPU. Usa un máximo de 1 GB de RAM. Por consiguiente, se recomienda encarecidamente: 1. Usar MS SQL y el sistema de archivos como base de datos backend. Este método usa Microsoft SQL Express como base de datos back-end y una ubicación separada (no una base de datos) para los 112 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

117 archivos fuente binarios. Así se ahorra el espacio que Microsoft SQL Express requiere para archivar. Para obtener más información sobre los almacenes de archivo, consulte el manual de GFI MailArchiver (que se instala con GFI MailArchiver). 2. Habilitar el uso de la función Usar almacén de archivo nuevo cuando se llene en Administración de almacenes de archivo. Esta función indica a GFI MailArchiver que cambie automáticamente de base de datos cuando se alcance el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express. Esta función requiere que los almacenes de archivos estén basados en SQL y en el sistema de archivos. Para obtener más información sobre la función Usar almacén de archivo nuevo cuando se llene de Administración de almacenes de archivo, consulte el manual de GFI MailArchiver (que se instala con GFI MailArchiver) 3. Supervisar periódicamente el crecimiento de la base de datos para obtener una estimación del tiempo que tardará la base de datos de SQL Express en alcanzar su límite de 4 GB. Con esta estimación, cree suficientes bases de datos y almacenes de archivos para cubrir sus requisitos. Notas importantes para todas las instalaciones de Microsoft SQL 1. Configure cualquier servidor Microsoft SQL para utilizar el modo de autenticación mixta con GFI MailArchiver. Para ello: Desde el Administrador corporativo, haga clic con en botón secundario del ratón en el nodo SQL Server Propiedades. Acceda a la ficha Seguridad y, en Autenticación, seleccione SQL Server y Windows. Guarde la configuración. 2. Tras un mes de almacenamiento, apunte el tamaño del archivo de datos de la base de datos. Con este valor, estime el tamaño de la base de datos de archivo después de seis meses, por ejemplo. Si puede calcular que el tamaño de la base de datos de archivo será mayor de 20 GB, debería considerar la posibilidad de configurar la función Administración de almacenes de archivos de GFI MailArchiver Configurar almacenes de archivos Cuado GFI MailArchiver archiva un correo electrónico, almacena la siguiente información: El origen del correo en formato comprimido. Se almacena en el disco o en la base de datos. Metadatos relacionados con el correo. Se almacenan siempre en una base de datos. Entradas del índice de búsqueda actualizadas con los datos del correo. El índice de búsqueda siempre se almacena en disco. En GFI MailArchiver, estos datos conforman un Almacén de archivos. GFI MailArchiver es compatible con tres tipos diferentes de almacenes de archivos: GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 113

118 Almacén de archivos Microsoft SQL Server: el origen del correo y los metadatos se almacenan en la base de datos. El índice de búsqueda se almacena en disco (NTFS). Almacén de archivos Microsoft SQL Server y sistema de archivos (NTFS): los metadatos del correo se almacenan en la base de datos. El origen del correo y el índice de búsqueda se almacenan en disco (NTFS). Base de datos GFI MailArchiver y sistema de archivos (NTFS): los metadatos del correo se almacenan en una base de datos Firebird. El origen del correo y el índice de búsqueda se almacenan en disco (NTFS). Por defecto, GFI MailArchiver crea un almacén de archivos basado en Firebird y el sistema de archivos (NTFS) y configura GFI MailArchiver para que archive correos en dicho almacén Qué tipo de almacén de archivos debe utilizar? Siga las siguientes directrices para decidir qué tipo de almacén de archivos utilizar: La opción Base de datos GFI MailArchiver y sistema de archivos es recomendable para pequeñas y medianas empresas con un volumen de correos electrónicos de bajo a medio. Las grandes empresas deberían utilizar una solución basada en Microsoft SQL. La opción Microsoft SQL Server y sistema de archivos es recomendable para obtener una mayor flexibilidad en cuanto a la gestión de disco y disponibilidad de espacio. Esta solución permite que el origen del correo se ubique en un servidor NAS o SAN diferente del que tiene instalado Microsoft SQL Server. La opción Microsoft SQL Server se recomienda para empresas que necesiten auditar sus almacenes de archivo en cuanto a la actividad de la base de datos o de los usuarios. Esta opción es la única que permite este tipo de auditoría. NOTA: para obtener más información sobre auditorías, consulte el capítulo Auditoría de actividad de base de datos de este manual Configurar un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server Es este tipo de almacén de archivos, los metadatos de correo archivados y el origen binario del correo se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server. El índice de búsqueda se almacena en disco (NTFS). Para configurar un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server: 1. Seleccione Configuración Almacenes de archivos y haga clic en Add Archive Store (Agregar almacén de archivos). 2. Introduzca el nombre del nuevo almacén de archivos en el campo Nombre del almacén de archivos. NOTA: para un uso más fácil, proporcione un nombre descriptivo para el nuevo almacén de archivos (por ejemplo, Ene-mar 2009 ). Esto facilita la administración de los almacenes de archivos y ayuda a los 114 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

119 usuarios a seleccionar el almacén de archivos correcto en el cual examinar y buscar. 3. Seleccione o anule la selección de las siguientes opciones: Permitir a los usuarios examinar y buscar en el almacén de archivos: proporciona a los usuarios de red la capacidad de navegar y de realizar búsquedas en los correos archivados en el almacén. No permitir más archivo en este almacén de archivos: GFI MailArchiver deja de archivar correos en este almacén. NOTA: esta opción puede resultar útil para adjuntar una base de datos de Microsoft SQL Server que contenga correos electrónicos archivados por los cuales navegar y realizar búsquedas, pero no desea continuar archivando correos en la base de datos. NO habilite esta función en los nuevos almacenes de archivos. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 85: Asistente del almacén de archivos 4. Haga clic en la base de datos de Microsoft SQL Server y, a continuación, haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 115

120 Captura de pantalla 86: Seleccione Microsoft SQL Server y el método de autenticación 5. En el campo Microsoft SQL Server puede realizar cualquiera de las siguientes acciones: Seleccione Microsoft SQL Server para almacenar datos de correo electrónico. O bien Introduzca la dirección IP o el nombre del servidor en el que se aloja el Microsoft SQL Server si el asistente no detecta automáticamente ni muestra en la lista el servidor Microsoft SQL que se debe utilizar. Para conectar un servidor Microsoft SQL a un puerto alternativo, introduzca el número de puerto en el cuadro Microsoft SQL Server con el siguiente formato: NombreEquipoSQLServer, NúmeroPuerto 6. Seleccione el método de autenticación que se utilizará: Autenticación de Windows: utiliza las credenciales de la cuenta que aparecen entre paréntesis junto a la opción. Autenticación de Microsoft SQL Server: escriba el nombre de usuario y la contraseña de inicio de sesión. NOTA 1: asegúrese de que la cuenta que ha utilizado para iniciar sesión tiene privilegios de administrador o que está establecida como propietaria de la base de datos, dbo, en la base de datos. NOTA 2: GFI MailArchiver no almacena las credenciales. Éstas sólo se utilizan para conectarse y crear el esquema necesario en el backend de la base de datos. Haga clic en Siguiente para continuar. 116 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

121 Captura de pantalla 87: Seleccionar la base de datos de Microsoft SQL Server. 7. Seleccione la base de datos que desea utilizar y haga clic en Siguiente. El asistente se conectará a la base de datos seleccionada para crear y verificar el esquema de base de datos requerido por GFI MailArchiver. Al finalizar, aparece el mensaje Database verification successful (Verificación de base de datos correcta). Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: si se produce un error, compruebe los valores y las credenciales introducidos y vuélvalo a intentar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 117

122 Captura de pantalla 88: Especificación de las cuentas para archivar y buscar o examinar 8. Por razones de seguridad, GFI MailArchiver crea automáticamente dos funciones de archivo: db_marc_archive: se utiliza exclusivamente para archivar (requiere acceso de escritura). db_marc_browse: se utiliza exclusivamente para examinar (requiere acceso de sólo lectura). Introduzca un nombre de inicio de sesión y una contraseña para ambos roles: el de archivar y el de navegar. Revise también las siguientes opciones: Use las mismas credenciales especificadas para la función de archivo: para una mayor seguridad, se recomienda el uso de diferentes cuentas para archivar y navegar. NO active esta opción para utilizar cuentas distintas. Cree las cuentas de inicio de sesión especificadas automáticamente si no existen: para una mayor seguridad, se recomienda especificar cuentas que no existen (para el rol de archivar y el de navegar) de modo que éstas se creen automáticamente con los roles de bases de datos correctamente asignados. NO active esta opción para crear cuentas automáticamente. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación. 9. El asistente se conectará a la base de datos, creará las cuentas específicas y les asignará su rol respectivo. Cuando termine, mostrará el mensaje: Creación de usuario correcta. Haga clic en Siguiente para continuar. 118 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

123 Captura de pantalla 89: Especificar dónde se debe almacenar el índice de búsqueda 10. Para agilizar las peticiones de búsqueda, GFI MailArchiver crea un índice de búsqueda basado en el contenido de los correos archivados. Dicho índice se almacena en el disco (NTFS). Escriba o seleccione la ruta completa donde se almacenará el índice de búsqueda para este almacén de archivos. Asegúrese de que el índice de búsqueda esté ubicado en un disco con espacio libre suficiente, puesto que necesita mucho espacio en disco. El índice de búsqueda utiliza más espacio de disco a medida que se almacenan correos electrónicos adicionales en el almacén de archivos. NOTA: Para obtener un mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada distinta a donde: está instalado Microsoft Exchange Server está instalado GFI MailArchiver se ubica la base de datos de Microsoft SQL Server. Haga clic en Siguiente para continuar. 11. Se muestra un resumen de la configuración. Revise las configuraciones y haga clic en Finalizar para completar el asistente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 119

124 Captura de pantalla 90: Nuevo almacén de archivos guardado en la configuración 12. La página Almacén de archivos muestra el almacén de archivos creado recientemente. Haga clic en Guardar configuración para guardar el almacén de archivos en la configuración Configurar un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server y un sistema de archivos En este tipo de almacén de archivos, los metadatos de correo archivados se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server, mientras que el origen binario del correo archivado se almacena en disco en formato comprimido (NTFS). El índice de búsqueda se almacena en disco (NTFS). Para configurar un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server y un sistema de archivos: 1. Seleccione Configuración Almacenes de archivos y haga clic en Add Archive Store (Agregar almacén de archivos). 2. Introduzca el nombre del nuevo almacén de archivos en el campo Nombre del almacén de archivos. NOTA: para facilitar el uso, proporcione un nombre descriptivo para el nuevo almacén de archivos (por ejemplo, Ene-mar 2009 ). Esto facilita la administración de los almacenes de archivos y ayuda a los usuarios a seleccionar el almacén de archivos correcto en el cual examinar y buscar. 3. Seleccione o anule la selección de las siguientes opciones: Permitir a los usuarios examinar y buscar en el almacén de archivos: proporciona a los usuarios de red la capacidad de navegar y de realizar búsquedas en los correos archivados en el almacén. No permitir más archivo en este almacén de archivos: GFI MailArchiver deja de archivar correos en este almacén. NOTA: esta opción puede resultar útil para adjuntar una base de datos de Microsoft SQL Server que contenga correos electrónicos 120 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

125 archivados por los cuales navegar y realizar búsquedas, pero no desea continuar archivando correos en la base de datos. NO habilite esta función en los nuevos almacenes de archivos. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 91: Seleccionar la base de datos de Microsoft SQL Server y el sistema de archivos 4. Haga clic en Base de datos de Microsoft SQL Server y sistema de archivos y, a continuación, haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 121

126 Captura de pantalla 92: Seleccione Microsoft SQL Server y el método de autenticación 5. En el campo Microsoft SQL Server puede realizar cualquiera de las siguientes acciones: Seleccione Microsoft SQL Server para almacenar datos de correo electrónico. O bien Introduzca la dirección IP o el nombre del servidor en el que se aloja el Microsoft SQL Server si el asistente no detecta automáticamente ni muestra en la lista el servidor Microsoft SQL que se debe utilizar. Para conectar un servidor Microsoft SQL a un puerto alternativo, introduzca el número de puerto en el cuadro Microsoft SQL Server con el siguiente formato: NombreEquipoSQLServer, NúmeroPuerto 6. Seleccione el método de autenticación que se utilizará: Autenticación de Windows: utiliza las credenciales de la cuenta que aparecen entre paréntesis junto a la opción. Autenticación de Microsoft SQL Server: escriba el nombre de usuario y la contraseña de inicio de sesión. NOTA 1: asegúrese de que la cuenta que ha utilizado para iniciar sesión tiene privilegios de administrador o que está establecida como propietaria de la base de datos, dbo, en la base de datos. NOTA 2: GFI MailArchiver no almacena las credenciales. Éstas sólo se utilizan para conectarse y crear el esquema necesario en el backend de la base de datos. Haga clic en Siguiente para continuar. 122 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

127 Captura de pantalla 93: Seleccionar la base de datos de Microsoft SQL Server 7. Seleccione la base de datos que desea utilizar y haga clic en Siguiente. El asistente se conectará a la base de datos seleccionada para crear y verificar el esquema de base de datos requerido por GFI MailArchiver. Al finalizar, aparece el mensaje Database verification successful (Verificación de base de datos correcta). Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: si se produce un error, compruebe los valores y las credenciales introducidos y vuélvalo a intentar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 123

128 Captura de pantalla 94: Especificar la ruta de la ubicación de almacenamiento del origen binario de los correos archivados 8. En el campo Ruta completa a la ubicación de almacenamiento de los correos originales especifique la ruta completa en la que almacenar el origen binario comprimido de los correos recibidos. También puede especificar una ruta UNC en la cual almacenar el origen binario comprimido de los correos archivados. GFI MailArchiver utilizará la cuenta del sistema local para la autenticación. Si la cuenta del sistema local no posee los permisos necesarios, seleccione la casilla de verificación Use el nombre de inicio de sesión y contraseña para acceder a la ruta UNC anterior e introduzca un nombre de inicio de sesión y una contraseña. NOTA: ubique los orígenes binarios comprimidos de los correos archivados en un disco con suficiente espacio libre disponible. El espacio de disco necesario depende de varios factores como: la cantidad total de correos archivados por año el promedio de archivos adjuntos por correo electrónico el tipo de archivos adjuntos. Ejemplo: las imágenes comprimidas, como jpeg, no se comprimen demasiado, pero los documentos de texto y de Microsoft Word se comprimen a un tamaño de archivo mucho más pequeño. Haga clic en Siguiente para continuar. 9. El asistente se conectará a la base de datos seleccionada para crear y verificar el esquema de base de datos. Al finalizar, aparece el mensaje Database verification successful (Verificación de base de datos correcta). Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: si se produce un error, compruebe los valores y las credenciales introducidos y vuélvalo a intentar. 124 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

129 Captura de pantalla 95: Especificación de las cuentas para archivar y buscar o examinar 10. Por razones de seguridad, GFI MailArchiver crea automáticamente dos funciones de archivo: db_marc_archive: se utiliza exclusivamente para archivar (requiere acceso de escritura) db_marc_browse: se utiliza exclusivamente para examinar (requiere acceso de sólo lectura). Escriba un nombre de usuario y una contraseña de inicio de sesión para la función de archivo y la función de exploración. Revise también las siguientes opciones: Use las mismas credenciales especificadas para la función de archivo: Para una mayor seguridad, se recomienda el uso de diferentes cuentas para archivar y navegar. NO active esta opción para utilizar cuentas distintas. Cree las cuentas de inicio de sesión especificadas automáticamente si no existen: para una mayor seguridad, se recomienda especificar cuentas que no existen (para el rol de archivar y el de navegar) de modo que éstas se creen automáticamente con los roles de bases de datos correctamente asignados. NO active esta opción para crear cuentas automáticamente. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación. 11. El asistente se conectará a la base de datos, creará las cuentas específicas y les asignará su rol respectivo. Cuando termine, mostrará el mensaje: Creación de usuario correcta. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 125

130 Captura de pantalla 96: Especificar dónde se debe almacenar el índice de búsqueda 12. Para agilizar las peticiones de búsqueda, GFI MailArchiver crea un índice de búsqueda basado en el contenido de los correos archivados. Dicho índice se almacena en el disco (NTFS). Escriba o seleccione la ruta completa donde se almacenará el índice de búsqueda para este almacén de archivos. Asegúrese de que el índice de búsqueda esté ubicado en un disco con espacio libre suficiente, puesto que necesita mucho espacio en disco. El índice de búsqueda utiliza más espacio de disco a medida que se almacenan correos electrónicos adicionales en el almacén de archivos. NOTA: Para obtener un mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada distinta a donde: está instalado Microsoft Exchange Server está instalado GFI MailArchiver se ubica la base de datos de Microsoft SQL Server. Haga clic en Siguiente para continuar. 13. Se muestra un resumen de la configuración que usted ha realizado. Revise las configuraciones y haga clic en Finalizar para completar el asistente. 126 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

131 Captura de pantalla 97: Nuevo almacén de archivos guardado en la configuración 14. La página Almacén de archivos muestra el almacén de archivos creado recientemente. Haga clic en Guardar configuración para guardar el almacén de archivos en la configuración Configurar un almacén de archivos basado en la base de datos GFI MailArchiver (Firebird) y sistema de archivos Para utilizar la base de datos Firebird como su almacén de archivos, no es necesario que instale Firebird en el equipo. La instalación de GFI MailArchiver instala las bibliotecas de soporte que necesita Firebird. En este tipo de almacén de archivos, los metadatos de correo archivados se almacenan en la base de datos de GFI MailArchiver (Firebird), mientras que el origen binario del correo archivado se almacena en disco en formato comprimido (NTFS). El índice de búsqueda se almacena también en disco (NTFS). 1. Seleccione Configuración Almacenes de archivos y haga clic en Add Archive Store (Agregar almacén de archivos). 2. Introduzca el nombre del nuevo almacén de archivos en el campo Nombre del almacén de archivos. NOTA: para facilitar el uso, proporcione un nombre descriptivo para el nuevo almacén de archivos (por ejemplo, Ene-mar 2009 ). Esto facilita la administración de los almacenes de archivos y ayuda a los usuarios a seleccionar el almacén de archivos correcto en el cual examinar y buscar. 3. Seleccione o anule la selección de las siguientes opciones: Permitir a los usuarios examinar y buscar en el almacén de archivos: proporciona a los usuarios de red la capacidad de navegar y de realizar búsquedas en los correos archivados en el almacén. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 127

132 No permitir más archivo en este almacén de archivos: GFI MailArchiver deja de archivar correos en este almacén. NOTA: esta opción puede resultar útil para adjuntar una base de datos de Microsoft SQL Server que contenga correos electrónicos archivados por los cuales navegar y realizar búsquedas, pero no desea continuar archivando correos en la base de datos. NO habilite esta función en los nuevos almacenes de archivos. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 98: Asistente del almacén de archivos 4. Haga clic en Base de datos GFI MailArchiver y sistema de archivos, y a continuación haga clic en Siguiente. 128 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

133 Captura de pantalla 99: Especificar la ubicación de almacenamiento para la base de datos Firebird 5. Introduzca o seleccione la ruta completa (incluido el nombre de archivo de la base de datos con extensión [.fdb]) en la que se ubicará la base de datos Firebird. Ésta se debería ubicar en un disco con suficiente espacio libre disponible, dado que utiliza más espacio en el disco a medida que aumenta el volumen de correos electrónicos almacenados. NOTA: en caso de que un nombre de archivo o de carpeta no exista, se creará automáticamente para usted. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 129

134 Captura de pantalla 100: Especificar la ruta de la ubicación de almacenamiento del origen binario de los correos archivados 6. En el campo Ruta completa a la ubicación de almacenamiento de correos electrónicos originales especifique la ruta completa en la que almacenar el origen binario comprimido de los correos recibidos. También puede especificar una ruta UNC en la cual almacenar el origen binario comprimido de los correos archivados. GFI MailArchiver utilizará la cuenta del sistema local para la autenticación. Si la cuenta del sistema local no posee los permisos necesarios, seleccione la casilla de verificación Use el nombre de inicio de sesión y contraseña para acceder a la ruta UNC anterior e introduzca un nombre de inicio de sesión y una contraseña. NOTA: ubique los orígenes binarios comprimidos de los correos archivados en un disco con suficiente espacio libre disponible. El espacio de disco necesario depende de varios factores como: la cantidad total de correos archivados por año el promedio de archivos adjuntos por correo electrónico el tipo de archivos adjuntos. Ejemplo: Las imágenes comprimidas, como jpeg, no se comprimen demasiado, pero los documentos de texto y de Microsoft Word se comprimen a un tamaño de archivo mucho más pequeño. Haga clic en Siguiente para continuar. 130 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

135 Captura de pantalla 101: Esquema de base de datos creado y verificado 7. El asistente creará la base de datos especificada con el esquema requerido por GFI MailArchiver. Cuando el asistente complete la creación y la verificación del esquema, se mostrará el mensaje Verificación de base de datos correcta. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 102: Especificar dónde se debe almacenar el índice de búsqueda GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 131

136 8. Para agilizar las peticiones de búsqueda, GFI MailArchiver crea un índice de búsqueda basado en el contenido de los correos archivados. Dicho índice se almacena en el disco (NTFS). Escriba o seleccione la ruta completa donde se almacenará el índice de búsqueda para este almacén de archivos. Asegúrese de que el índice de búsqueda esté ubicado en un disco con espacio libre suficiente, puesto que necesita mucho espacio en disco. El índice de búsqueda utiliza más espacio de disco a medida que se almacenan correos electrónicos adicionales en el almacén de archivos. NOTA: Para obtener un mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada distinta a donde: está instalado Microsoft Exchange Server está instalado GFI MailArchiver está ubicada la base de datos GFI MailArchiver (Firebird). Haga clic en Siguiente para continuar. 9. Se muestra un resumen de la configuración que usted ha realizado. Revise las configuraciones y haga clic en Finalizar para completar el asistente. Captura de pantalla 103: Nuevo almacén de archivos guardado en la configuración 10. La página Almacén de archivos muestra el almacén de archivos creado recientemente. Haga clic en Guardar configuración para guardar el almacén de archivos en la configuración Seleccionar un almacén de archivos donde archivar los correos electrónicos En GFI MailArchiver, puede configurar múltiples almacenes de archivos, pero GFI MailArchiver puede almacenar nuevos correos electrónicos sólo en un único almacén de archivos por vez. Esto le permite, por ejemplo, crear almacenes de archivos individuales para distintos periodos de tiempo. Para configurar en qué almacén de archivos desea archivar los nuevos correos electrónicos: 1. Seleccione el nodo Configuración Almacenes de archivos. 132 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

137 Captura de pantalla 104: Selección del almacén de archivos activo 2. En la lista Archivar en el siguiente almacén, seleccione el almacén de archivos donde se archivarán los nuevos correos electrónicos. 3. Haga clic en Guardar configuración Configurar en qué almacenes de archivos se puede examinar y buscar GFI MailArchiver le ofrece la posibilidad de ocultar ciertos almacenes de archivos de los usuarios. Por ejemplo, puede ocultar un almacén de archivos que contiene correos electrónicos muy antiguos y que no desea que los usuarios puedan examinar y buscar. 1. Seleccione el nodo Configuración Almacenes de archivos y haga clic en el botón que desea modificar. ubicado a la derecha del almacén de archivos 2. Active o desactive la casilla de verificación Permitir a los usuarios examinar y buscar en el almacén de archivos, para habilitar o deshabilitar usuarios para examinar el almacén de archivos. 3. Seleccione Finalizar para cerrar el asistente y haga clic en Guardar configuración para finalizar la configuración. GFI MailArchiver actualizará las listas de almacenes de archivos en las páginas Examinar y Buscar según corresponda Administración de almacenes de archivos Con la función Gestión de los almacenes de archivo de GFI MailArchiver, se puede configurar una cola de almacenes de archivo nuevos en los que GFI MailArchiver empezará a archivar, de acuerdo con la programación que se configure, o bien cuando el tamaño de la base de datos llegue al límite. Esta función le permite: Mantener el tamaño del almacén de archivos activo bajo control, configurando GFI MailArchiver para que comience a archivar GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 133

138 correos electrónicos (por ejemplo, cada trimestre) en un nuevo almacén de archivos. Crear almacenes de archivos para cada trimestre del año, por ejemplo, para que pueda administrar mejor los almacenes de archivos en los que desea permitir que los usuarios de la red puedan examinar y buscar. Indique a GFI MailArchiver que cuando un almacén de archivo esté lleno, lo cambie por otro. Esto le permite usar Microsoft SQL Express como back-end del almacén de archivo. Información importante 1. Los usuarios no pueden examinar y buscar en almacenes de archivos que aparecen en la página Administración de almacenes de archivos, aunque esté marcada la fila correspondiente de la columna Exploración de usuarios permitida. La columna Exploración de usuarios permitida de la página Administración de almacenes de archivos muestra si los usuarios podrán examinar y buscar en el almacén de archivos, una vez que GFI MailArchiver comience a archivar en él. 2. Cinco días antes de que GFI MailArchiver comience a archivar en el siguiente almacén de archivos que se encuentra en la cola, comprobará la configuración del almacén de archivos. GFI MailArchiver envía un correo electrónico de notificación a la dirección de correo electrónico del administrador que usted ha configurado en el nodo Opciones generales, para informarle si la comprobación se realizó correctamente o no. Si la configuración del almacén de archivos no supera la comprobación, el programa quedará inactivo. Luego debe comprobar por qué se produjo un error en el primer almacén de archivos de la cola y tras solucionar el problema debe activar nuevamente el programa. 3. Se ejecutan las siguientes acciones cuando GFI MailArchiver comienza a archivar en un nuevo almacén de archivos de acuerdo con el programa que configura: GFI MailArchiver eliminará el almacén de archivos de la lista de Administración de almacenes de archivos y lo moverá hacia la lista Almacenes de archivos. GFI MailArchiver enviará un correo electrónico de notificación a la dirección de correo electrónico del administrador que usted ha configurado en el nodo Opciones generales. GFI MailArchiver comprobará que hay más almacenes de archivos en la cola para que cuando GFI MailArchiver deba utilizar un nuevo almacén de archivos haya uno realmente disponible en la cola. Si no hay más almacenes de archivos configurados en la cola, GFI MailArchiver se lo informará en el correo electrónico de notificación y desactivará el programa. 4. Si se selecciona la opción Usar almacén de archivo nuevo cuando se llene, las únicas bases de datos que se permitirán son las basadas en Microsoft SQL Express + sistema de archivos. Si se configuran otras bases de datos, esta opción se deshabilitará. 134 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

139 Requisitos previos 1. Crear un número de almacenes de archivos de acuerdo con las instrucciones de la sección Configurar almacenes de archivos de este manual. Estos almacenes de archivos se colocarán en cola mediante la función Administración de almacenes de archivos de acuerdo con el programa que se configure. 2. Antes de seleccionar la opción Usar almacén de archivo nuevo cuando se llene asegúrese de que el almacén de archivo actual está basado en Microsoft SQL Express + sistema de archivos. Antes de seleccionar esta opción siga las instrucciones que se indican a continuación: Cree un almacén de archivo basado en SQL Express + Sistema de archivos. Para obtener más información sobre cómo crear almacenes de archivo, consulte el apartado 5.6.3, Configurar un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server y un sistema de archivos de este manual. Cambie el almacén de archivo en el que se archivan actualmente los datos de correo electrónico por el almacén de archivo recién creado. En el nodo GFI MailArchiver Configuración Almacenes de archivo, seleccione un almacén de archivo nuevo en la opción Archivar en el siguiente almacén. Configurar la administración de almacenes de archivos Para configurar la administración de almacenes de archivos: 1. Seleccione el nodo Configuración Administración de almacenes de archivos. NOTA: al añadir almacenes de archivos a la cola, asegúrese de seleccionar siempre una nueva base de datos. Si selecciona la misma base de datos para distintos almacenes de archivos en la cola, los correos electrónicos de distintos periodos se almacenarán en el mismo almacén de archivos. Esto sería confuso tanto para los usuarios que buscan y examinan los correos electrónicos, como para las tareas administrativas en el almacén de archivos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 135

140 Captura de pantalla 105: Almacenes de archivos añadidos a la cola 2. Configure las siguientes opciones: Usar almacén de archivo nuevo cuando se llene: seleccione esta opción para que GFI MailArchiver empiece a usar un almacén de archivo nuevo cuando se llene. NOTA: esta opción es muy aconsejable para entornos en los que Microsoft SQL Server Express se usa como back-end de base de datos. Usar almacén de archivo nuevo en una programación de fechas específica: seleccione esta opción para que GFI MailArchiver empiece a usar un almacén de archivo nuevo basándose en una programación configurada. Iniciar programación el: seleccione cuándo se activará el primer almacén de archivos. Por ejemplo: Para comenzar a archivar en el primer almacén de archivos de la tabla a partir del comienzo del año 2009, seleccione Enero y 2009 en la lista. Intercambiar almacenes de archivos cada: configure con qué frecuencia desea que GFI MailArchiver cambie a un nuevo almacén de archivos de la tabla. Por ejemplo: Para utilizar un almacén de archivos cada 3 meses, escriba 3 en el cuadro Intercambiar almacenes de archivo cada. 3. Para modificar la prioridad de un almacén de archivos específico en la cola de administración de almacenes de archivos, haga clic en el botón o en el botón a la izquierda del almacén de archivos para 136 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

141 aumentar o disminuir la prioridad del almacén de archivos respectivamente. Haga clic en Guardar configuración Volver a definir la configuración de programación 1. Seleccione el nodo Configuración Administración de almacenes de archivos. 2. Modifique la configuración de Iniciar programación el y de Intercambiar almacenes de archivos cada y haga clic en Guardar configuración Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 Notas importantes 1. Sólo puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en Microsoft SQL Server. A partir de GFI MailArchiver 5, las bases de datos de Microsoft Access ya no son compatibles. 2. Sólo puede adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 para examinar y buscar. No puede seleccionar una base de datos de GFI MailArchiver 3 adjunta para continuar archivando, puesto que está establecida como sólo lectura. 1. Seleccione el nodo Configuración Almacenes de archivos. 2. Haga clic en Adjuntar base de datos de GFI MailArchiver 3. Captura de pantalla 106: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 3. Escriba un nombre para el almacén de archivos en el campo Nombre de almacén de archivos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 137

142 NOTA: para garantizar la facilidad de uso, proporcione un nombre descriptivo para el nuevo almacén de archivos (por ejemplo, Ene - Mar 2009 ). Esto facilita la administración de los almacenes de archivos y ayuda a los usuarios a seleccionar el almacén de archivos correcto en el cual examinar y buscar. 4. Seleccione o deseleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios examinar y buscar en el almacén de archivos para otorgar a los usuarios de la red la posibilidad de examinar y buscar en los correos electrónicos archivados. NOTA: La casilla de verificación No permitir más archivo en este almacén de archivos está seleccionada por defecto y no se puede modificar, puesto que las bases de datos de GFI MailArchiver 3 están establecidas como sólo lectura. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 107: Seleccione Microsoft SQL Server y el método de autenticación 5. En el campo Microsoft SQL Server puede realizar cualquiera de las siguientes acciones: Seleccionar la ubicación donde está almacenada de datos de GFI MailArchiver 3 O bien Escribir la dirección IP o el nombre del servidor de Microsoft SQL Server donde está almacenada la base de datos de GFI MailArchiver 3. Para conectarse a Microsoft SQL Server en un puerto alternativo, especifique el número de puerto en el cuadro Microsoft SQL Server utilizando el siguiente formato: NombreEquipoSQLServer, NúmeroPuerto 6. Seleccione el método de autenticación que se utilizará: 138 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

143 Autenticación de Windows: utiliza las credenciales de la cuenta que aparecen entre paréntesis junto a la opción. Autenticación de Microsoft SQL Server: escriba el nombre de usuario y la contraseña de inicio de sesión. NOTA 1: asegúrese de que la cuenta que ha utilizado para iniciar sesión tiene privilegios de administrador o que está establecida como propietaria de la base de datos, dbo, en la base de datos. NOTA 2: GFI MailArchiver no almacena las credenciales y éstas solo se utilizan para conectarse y verificar el esquema de la base de datos de GFI MailArchiver 3. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 108: Selección de la base de datos de GFI MailArchiver 3 7. Haga clic en la base de datos que desea adjuntar y haga clic en Siguiente. 8. El asistente se conectará a la base de datos seleccionada y verificará el esquema de la base de datos de GFI MailArchiver 3. Al finalizar, aparece el mensaje Database verification successful (Verificación de base de datos correcta). Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: En caso de que resulte incorrecta, compruebe las credenciales introducidas y vuelva a intentarlo. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 139

144 Captura de pantalla 109: Especificación de las cuentas para archivar y buscar o examinar 9. Por razones de seguridad, GFI MailArchiver crea automáticamente dos funciones de archivo: db_marc_archive: se utiliza exclusivamente para archivar (requiere acceso de escritura) db_marc_browse: se utiliza exclusivamente para examinar (requiere acceso de sólo lectura). Escriba un nombre de usuario y una contraseña de inicio de sesión para la función de archivo y la función de exploración. Revise también las siguientes opciones: Use las mismas credenciales especificadas para la función de archivo: para obtener mayor seguridad, se recomienda utilizar cuentas distintas para el archivo y la exploración. NO active esta opción para utilizar cuentas distintas. Cree las cuentas de inicio de sesión especificadas automáticamente si no existen: para obtener mayor seguridad se recomienda especificar las cuentas inexistentes (para las funciones de archivo y exploración) para que se creen automáticamente con las funciones de base de datos correctas asignadas. NO active esta opción para crear cuentas automáticamente. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación. 10. El asistente se conectará a la base de datos para crear las cuentas especificadas y asignar la función correspondiente. Cuando finalice el asistente aparece el mensaje User creation successful (Creación de usuario correcta). Haga clic en Siguiente para continuar. 140 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

145 Captura de pantalla 110: Especificar dónde se debe almacenar el índice de búsqueda 11. Para acelerar las solicitudes de búsqueda, GFI MailArchiver crea un índice de búsqueda basado en el contenido de la base de datos de GFI MailArchiver 3. Dicho índice se almacena en el disco (NTFS). Escriba o seleccione la ruta completa donde se almacenará el índice de búsqueda para este almacén de archivos. Asegúrese de que el índice de búsqueda esté ubicado en un disco con espacio libre suficiente, puesto que necesita mucho espacio en disco. El índice de búsqueda utiliza más espacio de disco a medida que se almacenan correos electrónicos adicionales en el almacén de archivos. NOTA: Para obtener un mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada distinta a donde: está instalado Microsoft Exchange Server está instalado GFI MailArchiver está ubicada la base de datos GFI MailArchiver (Firebird). Haga clic en Siguiente para continuar. 9. Se visualiza un resumen de las configuraciones realizadas. Revise las configuraciones y haga clic en Finalizar para completar el asistente. 10. La página Almacenes de archivos muestra la base de datos de GFI MailArchiver 3 adjunta como un nuevo almacén de archivos. Haga clic en Guardar configuración para guardar el almacén de archivos en la configuración. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 141

146 Captura de pantalla 111: Base de datos de GFI MailArchiver 3 guardada en la configuración Visualizar estadísticas del almacén de archivos Las opción Estadísticas del almacén de archivos le permite ver estadísticas del almacén de archivos tales como: Fecha de creación de la base de datos Tamaño de la base de datos Número de correos electrónicos archivados Para ver las estadísticas de almacenes de archivos: 1. Seleccione el nodo Configuración Almacenes de archivos o el nodo Configuración Administración de almacenes de archivos, en el panel de navegación izquierdo. 2. En la tabla haga clic en el botón ubicado a la derecha del almacén de archivos que seleccione. 142 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

147 Captura de pantalla 112: Estadísticas del almacén de archivos 3. Haga clic en Cerrar en la ventana Estadísticas del almacén de archivos cuando termine de revisar la información mostrada Volver a configurar un almacén de archivos Cuando se vuelve a configurar un almacén de archivos, no se puede modificar el tipo de almacén de archivos. Por ejemplo, si un almacén de archivos utiliza Microsoft SQL Server, no puede cambiarse a Firebird. Todos los otros ajustes pueden volver a configurarse. Para modificar la configuración de un almacén de archivos: 1. Haga clic en el nodo Configuración Almacenes de archivos o en el nodo Configuración Administración de almacenes de archivos. 2. Haga clic en el botón junto al almacén de archivos para volver a configurarlo y siga las instrucciones que se indican en la sección Configurar los servidores de correo electrónico para archivar de este manual para volver a configurar el almacén de archivos. 3. Al finalizar cierre el asistente y haga clic en Guardar configuración Eliminar un almacén de archivos Los almacenes de archivos pueden eliminarse de las páginas Almacenes de archivos o Administración de almacenes de archivos. Al eliminarse, la información asociada con el almacén de archivos no se borra y se conserva lo siguiente: metadatos de correos electrónicos archivados orígenes binarios comprimidos de correos electrónicos archivados GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 143

148 información del índice de búsqueda. 1. Seleccione el nodo Configuración Almacenes de archivos o en el nodo Configuración Administración de almacenes de archivos. 2. Haga clic en el botón a la derecha del almacén de archivos que desea eliminar. 3. Haga clic en Guardar configuración Copia de seguridad de almacenes de archivos Se recomienda encarecidamente incluir los almacenes de archivos de GFI MailArchiver en los procedimientos rutinarios de copia de seguridad del servidor Copia de seguridad en línea La copia de seguridad en línea se realiza mediante una aplicación que realiza copias de seguridad de los almacenes de archivos sin necesidad de detener los servicios de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte Copia de seguridad sin conexión Se puede realizar una copia de seguridad sin conexión en entornos donde no es posible realizarla en línea. Los servicios de GFI MailArchiver deben detenerse temporalmente mientras se realiza la copia de seguridad de los almacenes de archivos. Copia de seguridad de un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server En este tipo de almacén de archivos se almacena la siguiente información: Metadatos de correos electrónicos archivados: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server. Código binario comprimido del correo electrónico: se almacena en la base de datos de Microsoft SQL Server. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Cómo realizar copias de seguridad de un almacén de archivos: 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración Almacenes de archivos y haga clic en a la derecha del almacén de archivos para realizar la copia de seguridad. 144 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

149 Captura de pantalla Almacén de archivos basado en las estadísticas de Microsoft SQL Server 2. Tome nota de la siguiente información que le servirá como referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta a índice de búsqueda NOTA: Mueva el cursor sobre la ruta para visualizar la ruta completa. 3. Inicie la consola de administración de servicios desde Inicio Ejecutar y escriba services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Mediante la ruta de índice de búsqueda que se determina en el paso 2, realice la copia de seguridad de los índices de búsqueda de los almacenes de archivos, ya sea copiando y pegando manualmente la carpeta de índice de búsqueda o mediante una utilidad de copia de seguridad. 6. Desde Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivos indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas Copia de seguridad. NOTA: Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivos. 7. Vuelva al servidor de GFI MailArchiver y, desde la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 145

150 Copia de seguridad de un almacén de archivos basado en Microsoft SQL Server y el sistema de archivos En este tipo de almacén de archivos se almacena la siguiente información: Metadatos de correos electrónicos archivados: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server. Código binario comprimido del correo electrónico: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Cómo realizar copias de seguridad de un almacén de archivos: 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración Almacenes de archivos y haga clic en a la derecha del almacén de archivos para realizar la copia de seguridad. Captura de pantalla Almacén de archivos basado en las estadísticas de Microsoft SQL Server y el sistema de archivos 2. Tome nota de la siguiente información que le servirá como referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta al código binario del correo electrónico Ruta a índice de búsqueda NOTA: Mueva el cursor sobre la ruta para visualizar la ruta completa. 3. Inicie la consola de administración de servicios desde Inicio Ejecutar y escriba services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 146 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

151 5. Mediante las rutas que se determinan en el paso 2, realice la copia de seguridad del código binario del correo electrónico y del índice de búsqueda de los almacenes de archivos, ya sea copiando y pegando manualmente las carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad. 6. Desde Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivos indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas Copia de seguridad. NOTA: Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivos. 7. Vuelva al servidor de GFI MailArchiver y, desde la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. Copia de seguridad de un almacén de archivos basado en la base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) y el sistema de archivos En este tipo de almacén de archivos se almacena la siguiente información: Metadatos de correos electrónicos archivados: se almacenan en el disco. Código binario comprimido del correo electrónico: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Cómo realizar copias de seguridad de un almacén de archivos: 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración Almacenes de archivos y haga clic en a la derecha del almacén de archivos para realizar la copia de seguridad. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 147

152 Captura de pantalla Estadísticas del almacén de archivos 2. Almacene las siguientes rutas, que le servirán como referencia rápida: Ruta a la base de datos Firebird Ruta al código binario del correo electrónico Ruta a índice de búsqueda NOTA: Mueva el cursor sobre la ruta para visualizar la ruta completa. 3. Inicie la consola de administración de servicios desde Inicio Ejecutar y escriba services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Mediante las rutas que se determinan en el paso 2, realice la copia de seguridad del archivo de la base de datos, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda de los almacenes de archivos, ya sea copiando y pegando manualmente los archivos en una ubicación de copia de seguridad o mediante una utilidad de copia de seguridad. 6. Desde la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver Restauración de la copia de seguridad de un almacén de archivos Cómo restaurar un almacén de archivos que está agregado a GFI MailArchiver 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración Almacenes de archivos y haga clic en a la derecha del almacén de archivos para reemplazar. 148 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

153 Captura de pantalla Estadísticas del almacén de archivos 2. Desde el cuadro de diálogo Estadísticas del almacén de archivos, anote las siguientes propiedades como referencia rápida. Tipo de almacén de archivos Propiedades del almacén de archivos Microsoft SQL Server Servidor Microsoft SQL Server y sistema de archivos Base de datos Ruta a índice de búsqueda Servidor Base de datos Ruta al código binario del correo electrónico Ruta a índice de búsqueda Base de datos Firebird Ruta a la base de datos Firebird Ruta al código binario del correo electrónico Ruta a índice de búsqueda 3. Inicie la consola de administración de servicios desde Inicio Ejecutar y escriba services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Consulte la ubicación de los archivos indicados en el paso 2 para reemplazar los archivos del almacén de archivos por los archivos de la copia de seguridad restaurados de la siguiente manera: Base de datos Firebird: reemplace la base de datos Firebird del disco por la base de datos Firebird de la copia de seguridad GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 149

154 Base de datos SQL: desde Microsoft SQL Manager, haga clic con el botón secundario en la base de datos de la copia de seguridad y seleccione Tareas Restaurar. Código binario de correo electrónico: reemplace la carpeta binaria del disco por la carpeta binaria de la copia de seguridad Carpeta del índice de búsquedas: reemplace la carpeta del índice de búsqueda del disco por la carpeta del índice de búsqueda de la copia de seguridad. 6. Desde la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. Cómo restaurar un almacén de archivos que no está agregado a GFI MailArchiver 1. Según el tipo de almacén de archivos, restaure los datos de la copia de seguridad aplicables de la siguiente manera: Base de datos Firebird: restaure la base de datos Firebird en el disco Base de datos SQL: desde Microsoft SQL Manager, haga clic con el botón secundario en la base de datos de la copia de seguridad y seleccione Tareas Restaurar. Código binario de correo electrónico: restaure la carpeta binaria en el disco Carpeta del índice de búsquedas: restaura la carpeta del índice de búsquedas en el disco Tome nota de las rutas donde restaure todos los datos. 2. Agregue el almacén de archivos restaurado a GFI MailArchiver y asegúrese de que todas las rutas configuradas durante el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsquedas o la base de datos SQL, son las rutas de los datos restaurados Consulte el capítulo Configurar almacenes de archivos para agregar el almacén de archivos restaurado a GFI MailArchiver Administrar índices de búsqueda La función Índice de búsqueda en GFI MailArchiver indiza automáticamente el contenido de nuevos correos electrónicos archivado en el almacén de archivos correspondiente. Esta búsqueda constantemente actualizada permite que los usuarios realicen búsquedas precisas y rápidas. Esta sección le mostrará cómo configurar la frecuencia con la que GFI MailArchiver indizará nuevos correos electrónicos archivados en los índices de búsqueda. También obtendrá información acerca de cómo forzar una reconstrucción completa del índice de búsqueda, en casos en los que pueda sospechar que el índice de búsqueda ya no sea válido. Notas importantes 1. Los índices de búsqueda siempre deben residir en el disco duro local. La indización no estará disponible si la ruta del índice se especifica a través de una ruta UNC. 2. Para obtener un mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada distinta a donde: 150 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

155 está instalado Microsoft Exchange Server está instalado GFI MailArchiver está ubicada la base de datos de Microsoft SQL Server/Firebird. 3. La lista de los índices de búsqueda actuales asociados con los almacenes de archivos se muestra en: Configuración Almacenes de archivos: los índices de búsqueda de esta página tienen un estado En línea puesto que están activos. Configuración Administración de almacenes de archivos: los índices de búsqueda en esta página tienen un estado de Espera puesto que están asociados con almacenes de archivos que aún no están activos y por lo tanto no hay correos electrónicos en ellos para indizar. 4. Los índices se utilizan solo para búsquedas. Los usuarios siempre pueden ver los nuevos correos electrónicos archivados a través de la función de exploración independientemente de si los correos electrónicos están indizados o no. Configurar la frecuencia de indización 1. Haga clic en el nodo Configuración Administración del índice de búsqueda.. Captura de pantalla 117: Administración del índice de búsqueda 2. En Programación de indización seleccione cualquiera de las siguientes opciones: Indizar los nuevos correos electrónicos archivados inmediatamente: el contenido de los nuevos correos electrónicos de indiza tan pronto como se almacena en un almacén de archivos. Esto garantiza que el índice de búsqueda sea el más actualizado. Los usuarios podrán buscar y encontrar los correos electrónicos archivados más recientes. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 151

156 Esta programación de indización puede degradar el rendimiento debido a la frecuencia de actualización (en función de la cantidad de correos electrónicos archivados). Indizar los nuevos correos electrónicos archivados cada: los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos archivados más recientes en un intervalo fijo, por ejemplo, cada media hora, cada hora, cada dos horas. Esta programación de indización se recomienda porque logra el equilibrio correcto entre la frecuencia de actualización y el rendimiento. Indizar los nuevos correos electrónicos archivados todos los días a las: el contenido del correo electrónico se actualiza diariamente a una hora predefinida. Esta opción le permite programar la indización durante las horas de menor actividad. No se podrán realizar búsquedas de correos electrónicos archivados durante las últimas 24 horas debido a que dichos correos aún no se han indizado. 3. Haga clic en Guardar configuración Configurar el analizador de idiomas Introducción La separación de palabras es la descomposición de un texto en tokens individuales de texto o palabras. Varios idiomas, especialmente aquellos que utilizan el alfabeto romano, tienen una gran variedad de separadores de palabras (tal como el espacio en blanco) y signos de puntuación que se utilizan para diferenciar palabras, frases y oraciones. Los separadores de palabras deben confiar en métodos heurísticos precios del idioma a los efectos de ofrecer resultados fiables y precisos. La separación de palabras es más compleja para sistemas de escritura ideográficos o alfabetos basados en escritura, donde el contexto determina el significado de cada carácter. Por ejemplo, en japonés, una consulta que contenga el término "??" ( Kyouto ) no coincide con un documento que contiene??? ( Tokyo ). El separador de palabras no separa los caracteres en??? ( Tokyo ), por lo que el término erróneo?? ( Kyouto ) no se encuentra en el índice. Es imprescindible contar un con separador de palabras adecuado a los efectos de realizar una indización correcta de la mayoría de los idiomas asiáticos (como el japonés, el chino y el árabe) y ciertos dialectos de otros idiomas. Notas importantes El analizador de idioma de GFI MailArchiver está activado por defecto Se recomienda no desactivarlo a fin de obtener un rendimiento de óptimo de indización. Configurar el analizador de idiomas En la sección del analizador de idiomas: 152 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

157 Seleccione o deseleccione Activar analizador de idiomas automático para activar o desactivar el analizador de idiomas. Seleccione un idioma predeterminado de la lista desplegable Default Language (Idioma predeterminado). NOTA: Si esta lista desplegable no contiene el idioma deseado, añada el idioma correspondiente de la opción Configuración regional en el panel de control de Microsoft Windows Reconstrucción de un índice de búsqueda La reconstrucción de un índice de búsqueda le permite reconstruir índices que, según su opinión, ya no devuelven los resultados de búsqueda correctos o que se han dañado de algún modo. Notas importantes La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, en función de la cantidad de correos electrónicos almacenados en el almacén de archivos correspondiente. Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivos a través de la función de búsqueda. La reconstrucción de un índice de búsqueda tiene un impacto en el rendimiento del servidor, puesto que esta es una operación intensiva para el procesador y el disco duro. Se recomienda que este procedimiento se realice durante las horas de menos actividad, por ejemplo, fuera del horario de oficina. Reconstrucción de un índice de búsqueda 1. Haga clic en el nodo Configuración Administración del índice de búsqueda.. 2. Haga clic en el enlace Reconstruir índice a la derecha del índice de búsqueda que se va a reconstruir. 3. Haga clic en Guardar configuración Detener la indización La indización puede detenerse y reiniciarse con los botones reproducir/pausa. Esto le permite detener operaciones de indización extensas durante las horas de mayor actividad y continuarlas a una hora de menor actividad, por ejemplo, fuera del horario de oficina. NOTA: al detener un índice durante una combinación se impide que los usuarios puedan encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivos a través de la función de búsqueda. Al detener una reconstrucción se permite que los usuarios utilicen el almacén de archivos Estado de los índices de búsqueda A continuación, se indican los distintos estados de los índices de búsqueda de GFI MailArchiver: Inicializando: éste es el estado que aparece cuando se está creando el índice de búsqueda. No se espera que un índice permanezca en este estado durante más de 10 minutos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 153

158 No válido: éste indica que es probable que se haya dañado el índice de búsqueda. Se recomienda reconstruir el índice en el nodo Configuración Administración del Indice de Búsqueda de GFI MailArchiver. Haga clic en Reconstruir índice para reconstruir. Combinando: GFI MailArchiver mantiene subíndices que son versiones reducidas del índice principal. Éstos se utilizan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un almacén de archivos se combinan con el índice de búsqueda principal al crear una serie de subíndices o de forma automática a las 02:00 h. Combinación en pausa: el proceso de combinación se puede poner en pausa manualmente desde la configuración de GFI MailArchiver. El índice permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice. En línea: el índice de búsqueda está en línea. Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda comenzará a reconstruirse en breve. Reconstrucción: éste indica que el indizador está indizando una base de datos. La duración de la reconstrucción de un índice depende del tamaño de la base de datos que se esté indizando. Reconstrucción en pausa: el proceso de reconstrucción se puede poner en pausa manualmente desde la configuración de GFI MailArchiver. El índice permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice Actualización de esquemas de base de datos Todos los esquemas de las bases de datos de GFI MailArchiver se pueden actualizar al esquema más reciente mediante Bulk Schema Upgrader. Para actualizar el esquema de base de datos de GFI MailArchiver o verificar que está usando el esquema de base de datos más reciente: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, navegue hasta <GFI MailArchiver installation path>\bulkschemaupgrader e inicie BulkSchemaUpgrader.exe. Captura de pantalla 118: Bulk Schema Upgrader 154 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

159 2. Seleccione las bases de datos para actualizar y haga clic en Actualizar. NOTA: al actualizar el esquema de base de datos de una base datos SQL, cuando se le solicite, introduzca las credenciales de administrador del sistema, usuario SA o propietario de base de datos, función dbo Traspaso de correo electrónico de una base de datos a otra Tal y como se ha descrito en las secciones anteriores, GFI MailArchiver admite varios tipos de bases de datos en las que se pueden archivar los correos electrónicos. El software permite mover los correos electrónicos de una base de datos a otra o muchas otras bases de datos. Esta función sólo es aplicable al mover el código binario de correo electrónico original almacenado en disco de una base de datos Firebird o un sistema de archivos de SQL Server. Los correos electrónicos no se pueden mover de una base de datos de Microsoft SQL Server cuando el código está almacenado en la base de datos SQL. Ejemplos: Una base de datos Firebird tiene un tamaño muy grande y, por lo tanto, es muy lenta al cargar datos, de modo que el administrador decide cambiar a una base de datos de Microsoft SQL Server. Un sistema de archivos SQL almacenado en disco guarda correos electrónicos de todo un año. Se recomienda separar los correos electrónicos en varias bases de datos, por ejemplo, una base de datos para cada mes. Notas importantes 1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los almacenes de archivos antes de mover correos electrónicos. Este proceso se describe en el capítulo Copia de seguridad de almacenes de archivos de este manual. 2. Para mover correos electrónicos entre almacenes de archivos, se necesita una gran cantidad de recursos de procesamiento del equipo, lo que puede reducir considerablemente el rendimiento del servidor de GFI MailArchiver. 3. La estructura de carpetas de los correos electrónicos se pierde al mover los correos electrónicos; sin embargo, los correos electrónicos se pueden volver a sincronizar para recuperar la estructura de carpetas. La estructura de carpetas de los correos electrónicos eliminados del buzón se perderá de forma permanente. 4. Asegúrese de que la nueva base de datos a la que se van a mover los correos electrónicos está agregada a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver. Este proceso se describe en el capítulo Configurar almacenes de archivos de este manual. 5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir los distintos intervalos de fechas de los correos electrónicos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 155

160 Paso 1: Configuración de GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver Import Service se usa para analizar los archivos binarios de la base de datos de origen y colocar estos archivos en el almacén de archivos correspondiente. Agregación de un nuevo almacén 1. Seleccione Inicio Todos los programas GFI MailArchiver Import Tools GFI MailArchiver Import Service Configuration. 2. Haga clic en Cambiar configuración para acceder a los almacenes de archivos. 3. Haga clic en Agregar almacén para iniciar el cuadro de diálogo Agregar nuevo almacén. Captura de pantalla 119: selección del almacén de archivos y configuración del intervalo de fechas 4. En la lista desplegable Nombre, seleccione el almacén de archivos al que se van a mover los correos electrónicos. 5. Especifique el intervalo de fechas para este almacén de archivos configurando los calendarios De y A. NOTA: las fechas especificadas no se deben superponer con las fechas especificadas en otros almacenes de archivos. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivos. 7. Para agregar otros almacenes de archivos que cubran distintos intervalos de fechas, repita los pasos del 3 al Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

161 Captura de pantalla 120: almacenes de archivos agregados a la configuración 8. Una vez configurados todos los almacenes de archivos, haga clic en Aplicar configuración y Cerrar para guardar la configuración Paso 2: Eliminación de los almacenes de archivos de origen de GFI MailArchiver Elimine los almacenes de archivos de origen de GFI MailArchiver antes de la migración para evitar que se dañen los datos. Para hacerlo, en GFI MailArchiver navegue a Configuración Almacenes de archivos y haga clic en el botón de eliminación situado al lado de la base de datos de origen. NOTA: se recomienda almacenar la ruta binaria de la base de datos de origen para que sirva de referencia en el siguiente paso antes de eliminar el almacén de archivos. Captura de pantalla 121: ruta binaria de un almacén de archivos Paso 3: Traspaso de archivos binarios a GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver incluye una herramienta de línea de comandos que mueve todos los archivos binarios de una base de datos a la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service. Para mover los archivos binarios: GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 157

162 1. Inicie el símbolo del sistema de Microsoft Windows y cambie el directorio a <GFI MailArchiver installation path>\mais\bin. 2. Ejecute movebix.exe de la siguiente forma: movebix.exe <source binary path> <GFI MailArchiver pickup folder> Donde: Source binary path: la carpeta binaria de la base de datos GFI MailArchiver Firebird. GFI MailArchiver pickup folder: la carpeta de la que GFI MailArchiver Import Service recopila correos electrónicos y los almacena en el almacén de archivos apropiado. La ruta predeterminada de la carpeta de recogida es <GFI MailArchiver installation path>\mais\pickup. Ejemplo: movebix.exe c:\archivos de programa\gfi\mailarchiver\databases\default\binary c:\archivos de programa\gfi\mailarchiver\mais\pickup Captura de pantalla 122: ejecución de movebix.exe en el símbolo del sistema NOTA: los archivos binarios también pueden copiarse en lugar de moverse mediante copybix.exe en vez de movebix.exe. 3. Repita este comando para cada base de datos que se desee mover. Los archivos binarios de correo electrónico de la ruta de origen se moverán en este momento a la carpeta de recogida de GFI MailArchiver y se procesarán mediante GFI MailArchiver Import Service Traspaso de correo electrónico a los almacenes de archivos de GFI MailArchiver Después de mover los archivos binarios a la carpeta de recogida de GFI MailArchiver Import Service, los correos electrónicos se procesan de la siguiente forma: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de cola, de modo que se puedan colocar en el almacén de archivos apropiado. Si algún correo electrónico de la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta al intervalo de fechas de los almacenes de 158 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

163 archivos configurados o el correo electrónico está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta Recogida (Pickup): <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Pickup Carpeta En cola (Queue): <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Queue Carpeta Sin clasificar (Unclassified): <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS \Unclassified. Correos electrónicos sin clasificar GFI MailArchiver Import Service clasifica el correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no está dentro de un intervalo de fechas de una carpeta de archivos. Por cada correo electrónico sin clasificar, GFI MailArchiver Import Service creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Sin clasificar comienza con el año y el mes en los que se envió el correo electrónico. NOTA IMPORTANTE: si hay 500 correos electrónicos o más en la carpeta Sin clasificar, se suspenderá el proceso de importación. En este caso, elimine los correos electrónicos no deseados o importe los correos electrónicos a la carpeta de archivos de la siguiente forma: 1. Configure una o más carpetas para cubrir las fechas de los correos electrónicos que necesitan ser archivados. 2. Detenga GFI MailArchiver Import Service navegando a Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario del ratón en GFI MailArchiver Import Service y haga clic en Detener. 4. Navegue a la carpeta Unclassified. 5. Mueva los cuatro archivos de los correos electrónicos que desee importar a la carpeta Queue. 6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic en GFI MailArchiver Import Service y seleccione Iniciar Paso 4: Restauración de la estructura de carpetas del buzón de los correos electrónicos movidos. Al mover o copiar correos electrónicos de una base de datos a otra, se pierde la estructura de carpetas del buzón. Es necesario volver a iniciar el proceso de sincronización de carpetas del buzón para importar la estructura de carpetas de los correos electrónicos movidos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Infraestructura de archivos y bases de datos 159

164 NOTA 1: para volver a sincronizar la estructura de carpetas del buzón, necesitará una gran cantidad de recursos de procesamiento del equipo, lo que puede reducir considerablemente el rendimiento del servidor de GFI MailArchiver. NOTA 2: la estructura de carpetas de los correos electrónicos movidos que se han eliminado del buzón de Microsoft Exchange se perderá de forma permanente. Para volver a sincronizar la estructura de carpetas: 1. En el servidor de GFI MailArchiver, navegue a <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\Core\UMPolling\. 2. Elimine todos los archivos de tipo.dat. 3. Haga clic en Inicio Ejecutar e introduzca services.msc. 4. Haga clic con el botón secundario del ratón en GFI MailArchiver Core Service y seleccione Reiniciar. 160 Infraestructura de archivos y bases de datos GFI MailArchiver para Exchange user manual

165 6. Control de acceso y auditoría 6.1. Configuración del control de acceso De forma predeterminada, los usuarios de Active Directory (AD) pueden examinar y buscar únicamente sus mensajes de correo electrónico. Sin embargo, en GFI MailArchiver puede configurar: Grupo de acceso completo: permite que los usuarios en grupos de AD puedan examinar y buscar todos los correos electrónicos almacenados en los almacenes de archivos. NOTA: como los correos electrónicos pueden contener información confidencial, se recomienda seleccionar a los miembros de estos grupos con extremo cuidado. Administradores de grupo: permite que los usuarios que tienen una función de administración o supervisión en su empresa puedan examinar y buscar los correos electrónicos de todos los usuarios que forman parte de ese grupo de AD. Control de acceso de usuarios: permite que usuarios específicos puedan examinar y buscar los correos electrónicos de otros usuarios. Esta función permite, por ejemplo, otorgar a un usuario el acceso a correos electrónicos de otro usuario que ya no forma parte de la empresa y cuya cuenta de AD se ha eliminado Configurar el Grupo de acceso completo 1. Seleccione el nodo Configuración Control de acceso. 2. En Grupo de acceso completo, seleccione un grupo de AD de la lista Grupo de acceso completo. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 161

166 Captura de pantalla 123: Página de control de acceso 3. Haga clic en Guardar configuración Configurar administradores de grupo 1. Seleccione el nodo Configuración Control de acceso. Captura de pantalla 124: Selección de un usuario de AD de la lista de administradores 162 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

167 2. En Administradores de grupo, seleccione un usuario de AD de la lista Administrador. 3. En la lista Tiene acceso al grupo seleccione el grupo de AD que administra el usuario de AD. El usuario de AD seleccionado obtiene acceso para examinar y buscar los correos electrónicos de todos los usuarios de AD que forman parte del grupo de AD seleccionado. 4. Haga clic en Agregar administrador. 5. Repita el procedimiento para añadir más administradores de grupos a la lista. 6. Haga clic en Guardar configuración Configurar el control de acceso de usuarios 1. Haga clic en el nodo Configuración Control de acceso. Captura de pantalla 125: Selección de un usuario de AD de la lista de usuarios 2. En Control de acceso de usuarios, seleccione un usuario de AD de la lista Usuario. 3. En la lista Tiene acceso al usuario, seleccione el AD al que se va a acceder. NOTA: los usuarios cuya cuenta AD se haya eliminado, tendrán (Eliminada) visualizado junto al nombre de cuenta en la lista Tiene acceso al usuario. 4. Haga clic en Agregar usuario. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 163

168 5. Repita el procedimiento para añadir más entradas de control de acceso de usuarios a la lista. 6. Haga clic en Guardar configuración Eliminar administradores o usuarios de las listas Para eliminar usuarios de AD que aparecen en Administradores de grupo o en Control de acceso de usuarios: 1. Seleccione el nodo Configuración Control de acceso. 2. Haga clic en el botón a la derecha del usuario de AD que se desea eliminar de la lista. 3. Repita el procedimiento para eliminar más usuarios de AD. 4. Haga clic en Guardar configuración Gestión de directivas Directivas de retención Las directivas de retención le permiten controlar durante cuánto tiempo conservará ciertos tipos de correos electrónicos en los almacenes de archivos. Estas directivas son útiles para controlar el tamaño del almacén de archivos eliminando correos electrónicos que ya no se necesitan y para cumplir con requisitos legales. Ejemplo: configure una directiva de retención que elimine los correos electrónicos con palabras clave o frases específicas en el cuerpo o en el asunto o que se hayan enviado o recibido de dominios o direcciones de correo electrónico determinados después de 90 días. Cómo se aplican las directivas de retención? GFI MailArchiver comprueba el contenido del correo electrónico con cualquiera de las directivas de retención configuradas en el momento de archivar. GFI MailArchiver primero comprueba el correo electrónico con la directiva de retención de mayor prioridad. Si el correo electrónico coincide con las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el correo electrónico. Si el correo electrónico no coincide con la directiva de retención de mayor prioridad, GFI MailArchiver comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, de acuerdo con la prioridad. Este proceso se repite hasta que el correo electrónico coincida con una directiva de retención configurada o no haya más directivas de retención. En este caso, GFI MailArchiver almacenará para siempre el correo electrónico en el almacén de archivos dado que no tiene directivas de retención asociadas. Notas importantes 1. Las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver ya ha almacenado un correo electrónico en un almacén de archivos no afectarán a dicho correo electrónico. Esto ocurre porque GFI MailArchiver comprueba los correos electrónicos con las directivas de retención sólo en el momento de archivar. 164 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

169 2. Un correo electrónico puede coincidir sólo con una directiva de retención. Por lo tanto, las prioridades que asigna a las directivas de retención son muy importantes. 3. Cualquier correo electrónico que coincida con una directiva de retención donde la acción configurada sea eliminar correo electrónico inmediatamente se descarta inmediatamente sin ser almacenado en un almacén de archivos. 3. Cualquier correo electrónico que coincida con una directiva de retención donde la acción configurada sea eliminar después de un número determinado de días, se almacena en un almacén de archivos. Una vez transcurrido el tiempo preconfigurado, GFI MailArchiver depurará el correo electrónico del almacén de archivos. Crear una directiva de retención 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Haga clic en Agregar directiva de retención. Captura de pantalla 126: Asistente de directiva de retención 3. Escriba un nombre descriptivo para la directiva de retención en el cuadro Nombre de directiva de retención. Además, asegúrese de que la opción Directiva de retención vigente está seleccionada. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 165

170 Captura de pantalla 127: Palabras clave del asunto 4. Configure una lista de palabras clave del asunto del correo electrónico a las que se aplicaría la nueva directiva de retención para cualquier correo electrónico: cuyo asunto del mensaje contenga cualquiera de las palabras clave especificadas, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas Escriba una palabra clave o frase en el cuadro a la izquierda del botón Agregar y haga clic en Agregar para añadir una palabra clave o frase. Repita el procedimiento para añadir más palabras clave. Marque la casilla de verificación Sólo palabras completas para buscar sólo la palabra completa. Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de retención si. Haga clic en Siguiente para continuar. 166 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

171 Captura de pantalla 128: Palabras clave del cuerpo 5. Configure una lista de palabras clave del cuerpo del correo electrónico a las que se aplicaría la nueva directiva de retención para cualquier correo electrónico: cuyo cuerpo del mensaje contenga cualquiera de las palabras clave especificadas, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas Escriba una palabra clave o frase en el cuadro a la izquierda del botón Agregar y haga clic en Agregar para añadir una palabra clave o frase. Repita el procedimiento para añadir más palabras clave. Marque la casilla de verificación Sólo palabras completas para buscar sólo la palabra completa. Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de retención si. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 167

172 Captura de pantalla 129: Remitente de correo electrónico 6. Configure una lista de usuarios o remitentes de Active Directory a los que se aplicaría la nueva directiva de retención para cualquier correo electrónico: cuyo remitente contenga cualquiera de los usuarios o remitentes de Active Directory especificados, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas. Añada remitentes de correo electrónico del siguiente modo: Usuarios de Active Directory: seleccione el usuario de la lista en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar Remitentes: escriba la dirección de correo electrónico del remitente (dirección de correo electrónico local o correo electrónico externo) en el cuadro de texto en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar. NOTA: el siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Los caracteres comodines también se admiten del siguiente modo:? - coincide con cualquier letra Por coincidirá con y * - coincide con palabras completas Por ejemplo: Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de retención si. Haga clic en Siguiente para continuar. 168 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

173 Captura de pantalla 130: Destinatario del correo electrónico 7. Configure una lista de usuarios o destinatarios de Active Directory a los que se aplicaría la nueva directiva de retención para cualquier correo electrónico: cuyo destinatario contenga cualquiera de los usuarios o destinatarios de Active Directory especificados, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas. Añada destinatarios de correo electrónico del siguiente modo: Usuarios de Active Directory: seleccione el usuario de la lista en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar Destinatarios: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro de texto en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar. NOTA: el siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del destinatario especificada. Los caracteres comodines también se admiten del siguiente modo:? - coincide con cualquier letra Por coincidirá con y * - coincide con palabras completas Por ejemplo: Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de retención si. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 169

174 Captura de pantalla 131: Acción de directiva de retención 8. Especifique la acción que realizará GFI MailArchiver con los correos electrónicos que coinciden con esta directiva de retención. Las opciones disponibles son: Eliminado inmediatamente: elimina el correo electrónico al recibirlo. GFI MailArchiver no archiva los correos electrónicos que coinciden con esta directiva. Eliminado del almacén de archivos después de: elimina los correos electrónicos después de un número específico de días. Configure el número de días seleccionando esta opción y escribiendo el número de días en el campo Días a continuación. NOTA: la opción Eliminado del almacén de archivos después de: no elimina los correos electrónicos a la misma hora que cuando se configuró la caducidad, sino a las 23:00. Ejemplo: si una directiva se configura el 1 de noviembre de 2009 a las 09:00 para que elimine correos electrónicos del almacén de archivos después de 30 días, los correos electrónicos no se eliminan el 1 de diciembre de 2009 a las 09:00, sino el 1 de diciembre de 2009 a las 23:00. Haga clic en Siguiente para continuar. 9. Revise los parámetros y condiciones configurados y haga clic en Finalizar. 170 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

175 Captura de pantalla 132: Directiva de retención guardada 10. GFI MailArchiver muestra una lista de las nuevas directivas de retención en la tabla. Haga clic en Guardar configuración. Modificar directivas de retención 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Haga clic en el botón a la derecha de la directiva de retención que desea modificar. Utilice las instrucciones que se indican en la sección Crear una directiva de retención de este manual. 3. Haga clic en el botón a la derecha de la entrada correspondiente (palabras clave, usuarios de AD o direcciones de correo electrónico) para eliminarla de cualquiera de las listas. 4. Cuando termine, haga clic en Finalizar y seleccione Guardar configuración. NOTA: cuando se modifican las condiciones de una directiva de retención, los correos electrónicos que están presentes en un almacén de archivos no se ven afectados. Sin embargo, esto no se aplica a las acciones de eliminación. Ejemplo: una directiva cambia de eliminar en 60 días a eliminar en 90 días, los correos electrónicos del almacén de archivos a los que se les aplica dicha directiva de retención se eliminarán después de haber estado almacenados durante 90 días en el almacén de archivos, en lugar de 60 días. Eliminar una directiva de retención 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Haga clic en el botón a la derecha de la directiva de retención que desea eliminar. 3. Haga clic en Guardar configuración. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 171

176 NOTA: si elimina una directiva de retención, GFI MailArchiver nunca eliminará los correos electrónicos almacenados en los almacenes de archivos en los que se ha aplicado dicha directiva de retención. GFI MailArchiver comprueba que la directiva de retención asociada con un correo electrónico aún existe antes de eliminar el correo electrónico del almacén de archivos. Modificar la prioridad de la directiva de retención En GFI MailArchiver los correos electrónicos pueden coincidir sólo con una directiva de retención. Por lo tanto, las prioridades asignadas a las directivas de retención son muy importantes para el correcto funcionamiento de GFI MailArchiver. 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Aumente o disminuya la prioridad de la directiva de retención haciendo clic en los botones o a la izquierda de la directiva de retención. Repita el procedimiento hasta que todas las directivas de retención tengan la prioridad requerida. 3. Haga clic en Guardar configuración. Crear una directiva de retención que coincida con todos los correos electrónicos Una directiva de retención que coincida con todos los correos electrónicos resulta útil en una situación en la que, por ejemplo, debe conservar todos los correos electrónicos financieros durante 5 años, todos los correos electrónicos administrativos durante 2 años y todos los correos electrónicos de ventas durante 1 año, pero desea eliminar todos los otros correos electrónicos para mantener el tamaño del almacén de archivos bajo control. Notas importantes Configurar una directiva de retención que coincida con todos los correos electrónicos y asignarla a una prioridad incorrecta, puede hacer que GFI MailArchiver elimine todos los correos electrónicos de los almacenes de archivos configurados. Asegúrese de utilizar esta función con extremo cuidado. Crear una directiva de retención que coincida con todos los correos electrónicos 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Cree las directivas de retención requeridas siguiendo las instrucciones que se indican en la sección Crear una directiva de retención de este manual. Por ejemplo: Correos electrónicos financieros: 5 años. Correos electrónicos administrativos: 2 años. Correos electrónicos de ventas: 1 año 3. Cree otra directiva de retención que coincida con todos los correos electrónicos especificando: * en la lista de asunto o cuerpo, o bien en la lista de remitente o destinatario. 172 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

177 Captura de pantalla 133: Advertencia que se muestra al coincidir con todos los correos electrónicos 4. El Asistente de directiva de retención mostrará una advertencia en rojo en la última página. 5. Modifique las prioridades de las directivas de retención según sea necesario, pero siempre asigne la prioridad más baja a la directiva de retención que coincida con todos los correos electrónicos (es decir, configúrela como la última de la lista). Consulte la sección Modificar la prioridad de la directiva de retención de este manual. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 173

178 Captura de pantalla 134: Caso de la directiva de retención que coincide con todos los correos electrónicos 6. Haga clic en Guardar configuración. Activar o desactivar una directiva de retención 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención en el panel de navegación izquierdo. 2. Haga clic en el botón a la derecha de la directiva de retención que desea modificar. 3. Seleccione o deseleccione la casilla de verificación Directiva de retención vigente para activar o desactivar la directiva de retención respectivamente. 4. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente. 5. Haga clic en Guardar configuración. Retención legal La función de retención legal de GFI MailArchiver le permite suspender todas las directivas de retención vigentes. Utilice esta función para hacer que GFI MailArchiver no elimine ningún correo electrónico durante un periodo determinado, por ejemplo, durante el transcurso de una acción legal. Para utilizar esta función: 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Haga clic en Hold Retention Policy (Suspender directiva de retención) o Resume Retention Policy (Retomar directiva de retención) para suspender o retomar las directivas de retención. NOTA: al retomar las directivas de retención se eliminarán todos aquellos correos electrónicos que no se eliminaron durante el periodo de suspensión. Directivas de retención de correo no deseado Por defecto, todos los correos identificados como correo no deseado se archivan junto con todos los demás correos, y GFI MailArchiver no diferencia los correos electrónicos válidos de aquellos marcados como correo no deseado por GFI MailEssentials. GFI MailArchiver le brinda la opción de configurar directivas de retención de correo no deseado que le permiten eliminar inmediatamente todo correo no deseado al momento de archivar o después del transcurso de cierta cantidad de días. La creación de una directiva de retención de correo no deseado también permite a los usuarios examinar correos electrónicos marcados como correo no deseado y marcarlos como correo válido. Gracias a esto, la directiva de retención de correo no deseado no elimina dichos correos electrónicos. Para crear una directiva de retención de correo no deseado: 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de retención. 2. Haga clic en Agregar directiva de retención de correo no deseado. 3. En el diálogo Asistente de directiva de retención haga clic en Siguiente para continuar. 4. Seleccione la acción de directiva de retención: 174 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

179 Delete immediately (Eliminar inmediatamente): los correos identificados como correo no deseado se eliminan inmediatamente cuando se archivan. NOTA: utilice esta opción con cuidado ya que también se eliminan los falsos positivos (correos que por error se han identificado como correo no deseado). Delete from archive store after: (Eliminar del almacén de archivos después de:): elimina los correos electrónicos identificados como correo no deseado después de cierta cantidad de días. Haga clic en Siguiente para continuar. 5. Revise la información que se muestra en la última pantalla del Asistente de directiva de retención y haga clic en Finalizar para concluir la instalación Directivas de categorización Las directivas de categorización le permiten categorizar correos electrónicos a nivel de la empresa, etiquetando correos electrónicos basados en el contenido antes de almacenarlos en los almacenes de archivos. Ejemplo: configure una directiva de categorización que etiquete correos electrónicos con la etiqueta Ventas si contienen la palabra clave publicidad en el cuerpo o asunto y se envían o reciben en la siguiente dirección: Las directivas de categorización son útiles cuando desea limitar la búsqueda a correos electrónicos con una etiqueta específica. El etiquetado que realiza GFI MailArchiver con el correo electrónico a nivel de la empresa antes de archivar garantiza que todos los correos electrónicos que cumplen con las condiciones especificadas en la directiva de categorización tienen la etiqueta correcta. Aunque GFI MailArchiver admite el etiquetado a nivel de usuario de los correos electrónicos, dependiendo de los usuarios finales para que etiqueten los correos electrónicos correctamente, no es un método fiable puesto que un usuario puede olvidarse de etiquetar un correo electrónico. Además, si una directiva de categorización etiqueta un correo electrónico, todos los usuarios que tengan acceso a ese correo electrónico en particular podrán ver la etiqueta y pueden buscar todos los correos electrónicos categorizados con esa etiqueta. Cómo se aplican las directivas de categorización a los correos electrónicos? GFI MailArchiver comprueba el contenido de un correo electrónico con cualquiera de las directivas de categorización configuradas en el momento de archivar. Si una o más directivas de categorización coinciden con el contenido del correo electrónico, GFI MailArchiver etiqueta el correo electrónico con las etiquetas configuradas en las directivas de categorización coincidentes. Notas importantes 1. Las directivas de categorización creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver haya almacenado un correo electrónico en un almacén de archivos no afectarán a dicho correo electrónico. Esto GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 175

180 ocurre porque GFI MailArchiver comprueba los correos electrónicos con las directivas de categorización sólo en el momento de archivar. Crear una directiva de categorización 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de categorización. 2. Haga clic en Agregar directiva de categorización. 3. En el campo Nombre de directiva de categorización introduzca un nombre descriptivo para la directiva de categorización. Asegúrese de que la casilla de verificación Directiva de categorización vigente está seleccionada y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 135: Palabras clave del asunto 4. Configure una lista de palabras clave del asunto del correo electrónico a las que se aplicaría la nueva directiva de categorización para cualquier correo electrónico: cuya palabra clave contenga cualquiera de las palabras clave especificadas en el asunto del correo electrónico, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas. Añada palabras clave del asunto escribiendo las palabras clave en el campo ubicado a la izquierda del botón Agregar y haga clic en Agregar. Repita el procedimiento para todas las palabras clave que desee incluir. Marque la casilla de verificación Sólo palabras completas para buscar sólo la palabra completa. Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de categorización si. Haga clic en Siguiente para continuar. 176 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

181 Captura de pantalla 136: Palabras clave del cuerpo 5. Configure una lista de palabras clave del cuerpo del correo electrónico a las que se aplicaría la nueva directiva de categorización para cualquier correo electrónico: cuyo texto del cuerpo del mensaje contenga cualquiera de las palabras clave especificadas en el asunto del correo electrónico, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas. Añada palabras clave del cuerpo escribiendo las palabras clave en el campo a la izquierda del botón Agregar y haga clic en Agregar. Repita el procedimiento para todas las palabras clave que desee incluir. Marque la casilla de verificación Sólo palabras completas para buscar sólo la palabra completa. Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de categorización si. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 177

182 Captura de pantalla 137: Remitente de correo electrónico 6. Configure una lista de usuarios o remitentes de Active Directory a los que se aplicaría la nueva directiva de categorización para cualquier correo electrónico: cuyo remitente contenga cualquiera de los usuarios o remitentes de Active Directory especificados, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas. Añada remitentes de correo electrónico del siguiente modo: Usuarios de Active Directory: seleccione el usuario de la lista en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar Remitentes: escriba la dirección de correo electrónico del remitente (dirección de correo electrónico local o correo electrónico externo) en el cuadro de texto en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar. NOTA: el siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Los caracteres comodines también se admiten del siguiente modo:? - coincide con cualquier letra Por coincidirá con y * - coincide con palabras completas Por ejemplo: Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de categorización si. Haga clic en Siguiente para continuar. 178 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

183 Captura de pantalla 138: Destinatario del correo electrónico 6. Configure una lista de usuarios o destinatarios de Active Directory a los que se aplicaría la nueva directiva de categorización para cualquier correo electrónico: cuyos destinatarios contengan cualquiera de los usuarios o remitentes de Active Directory especificados, y que cumpla con cualquiera de las otras condiciones configuradas. Añada destinatarios de correo electrónico del siguiente modo: Usuarios de Active Directory: seleccione el usuario de la lista en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar Remitentes: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro de texto en línea con el botón Agregar y haga clic en Agregar. NOTA: el siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Los caracteres comodines también se admiten del siguiente modo:? - coincide con cualquier letra Por coincidirá con y * - coincide con palabras completas Por ejemplo: Las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la directiva de retención se muestran en el cuadro Aplicar directiva de categorización si. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 179

184 Captura de pantalla 139: Acción de directiva de categorización 7. Especifique la etiqueta que desea que GFI MailArchiver asigne a los correos electrónicos que coinciden con esta directiva de categorización. Seleccione una etiqueta de categorización existente de la lista o especifique una nueva etiqueta. Haga clic en Siguiente para continuar. 8. Revise los parámetros y condiciones configurados y haga clic en Finalizar. Captura de pantalla 140: Directiva de categorización guardada 9. GFI MailArchiver mostrará una lista de la nueva directiva de categorización en la tabla. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración. Modificar directivas de categorización Notas importantes 180 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

185 Si vuelve a configurar las condiciones de una directiva de categorización, los correos electrónicos que están presentes en un almacén de archivos no se ven afectados. Modificar directivas de categorización 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de categorización. 2. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la directiva de categorización que desea modificar. Siga las instrucciones que se indican en la sección Crear una directiva de categorización de este manual. 3. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la entrada correspondiente (palabras clave, usuarios de AD o direcciones de correo electrónico) para eliminarla de cualquiera de las listas. 4. Cuando termine, haga clic en Finalizar y seleccione Guardar configuración. Eliminar una directiva de categorización 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de categorización. 2. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la directiva de categorización que desea eliminar. 3. Haga clic en Guardar configuración. NOTA: si elimina una directiva de categorización, GFI MailArchiver no modificará los correos electrónicos ya almacenados en los almacenes de archivos. Por ejemplo: si un correo electrónico se etiquetó con Ventas utilizando una directiva de categorización, GFI MailArchiver no eliminará la etiqueta Ventas si elimina la directiva de categorización correspondiente. Activar o desactivar una directiva de categorización 1. Seleccione el nodo Configuración Directivas de categorización. 2. En la tabla haga clic en el botón ubicado a la derecha de la directiva de categorización que desea modificar. 3. Active o desactive la casilla de verificación Directiva de categorización vigente para activar o desactivar la directiva de categorización respectivamente. 4. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente. 5. Haga clic en Guardar configuración Cómo configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones La recuperación de la estructura de carpetas de buzones permite a los usuarios ver la configuración de la estructura de carpetas de las GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 181

186 configuraciones de todos los usuarios individuales de Microsoft Exchange. Cuando se configura, la estructura de carpetas del buzón de los usuarios se replica en los almacenes de archivos de GFI MailArchiver y se puede ver en: Los buzones de la interfaz de usuario de GFI MailArchiver Las carpetas que crea el Conector de Outlook de GFI MailArchiver. Cómo funciona la recuperación de la estructura de carpetas de buzones? Figura 3: recuperación de la estructura de carpetas de buzones Recuperar la estructura de carpetas de los buzones de todos los usuarios. Guardar la estructura de carpetas de buzones en el almacén de archivos de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver recupera la estructura de carpetas de buzones del almacén de archivos GFI MailArchiver muestra a los usuarios las conversaciones de correo electrónico de los almacenes de archivos. 182 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

187 Notas importantes 1. Si los correos electrónicos se mueven manualmente de la carpeta Elementos enviados a otra carpeta, el cambio no se replicará en los almacenes de archivos de GFI MailArchiver si el modo de intercambio en caché está habilitado en la configuración de las cuentas de Microsoft Outlook de los usuarios. Para obtener más información sobre el modo de intercambio en caché, consulte la sección Problemas generales de Solución de problemas Paso 1: Crear un usuario dedicado Para la recuperación de la estructura de carpetas de buzones de un usuario se requiere un usuario dedicado. El procedimiento para crear usuarios en Active Directory depende del sistema operativo del controlador del dominio: Microsoft Windows Server 2000/2003 Microsoft Windows Server 2008 NOTA 1: En el entorno Microsoft Exchange 2010, omita este paso y vaya al paso 2: Otorgar acceso de usuario a los buzones de todos los usuarios. NOTA 2: El usuario dedicado no requiere que conecte un buzón. Microsoft Windows Server 2000/ Haga clic en Inicio Configuración Panel de control Herramientas administrativas Usuarios y equipos de Active Directory. 2. Expanda el nodo <Nombre de dominio> Usuarios y haga clic con el botón secundario en Usuarios Nuevo Usuario. 3. Escriba los valores de Nombre, Apellido, Nombre completo y Nombre de inicio de sesión de usuario y haga clic en Siguiente. 4. Escriba los valores de Contraseña y Confirmar contraseña, anule la selección de la opción El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión y seleccione El usuario no puede cambiar la contraseña y seleccione La contraseña nunca caduca. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación. 5. Anule la selección de la opción Crear un buzón de Exchange y haga clic en Siguiente. 6. Revise los detalles del usuario nuevo y haga clic en Finalizar para crear el usuario. Vaya al paso 2: Otorgar acceso de usuario a los buzones de todos los usuarios. Microsoft Windows Server Haga clic en Inicio Ejecutar y escriba cmd, y Aceptar. 2. Escriba: dsadd user <DNusuario> no Donde: Parámetro <DNusuario> -pwd <contraseña> -disabled Descripción Especifica el nombre distintivo del objeto de usuario que se va a agregar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 183

188 -pwd <Contraseña> Establece el valor <contraseña>. Especifica la contraseña que se va a usar para la cuenta del usuario. Si este parámetro se establece en *, se le solicita una contraseña de usuario. Ejemplo: dsadd user CN=masynch,CN=Users,DC=masterdomain,DC=Com -pwd Contraseña1 -disabled no Vaya al paso 2: Otorgar acceso de usuario a los buzones de todos los usuarios Paso 2: Otorgar acceso de usuario a los buzones de todos los usuarios Desde Microsoft Exchange Server, conceda al usuario creado en el paso 1 acceso a los buzones de todos los usuarios. El procedimiento para conceder acceso depende de la versión de Microsoft Exchange Server: Microsoft Exchange 2000/2003 Microsoft Exchange 2007 (no SP1/SP2/SP3) Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 Microsoft Exchange 2010 Microsoft Exchange 2000/ Inicie sesión en el equipo con Microsoft Exchange Server 2000/2003 y en el Administrador del sistema de Microsoft Exchange, expanda el nodo Servidor desde el grupo administrativo pertinente. Haga clic con el botón secundario en el servidor y haga clic en Propiedades. 2. Seleccione la ficha Seguridad. 3. Si el usuario al que se permite acceder a todos los buzones de usuario se ha agregado al cuadro Nombres de grupos o usuarios, diríjase al paso 3: Asignar derechos de inicio de sesión de usuario al equipo con GFI MailArchiver. Si el usuario al que se permite acceder a todos los buzones de usuario NO se ha agregado al cuadro Nombres de grupos o usuarios, haga clic en Agregar... para agregarlo. 184 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

189 Captura de pantalla 141: Permitir control total al usuario que tenga control total sobre todos los buzones de usuario 4. En la lista de permisos, haga clic en Permitir junto a Control total para conceder permisos de control total al usuario que acaba de crear. Vaya al paso 3: Asignar derechos de inicio de sesión de usuario al equipo con GFI MailArchiver. Microsoft Exchange 2007 (no SP1/SP2/SP3) 1. Abra la Consola de administración de Exchange. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell Add-ADPermission -identity Almacén de buzones - User Usuario de confianza -AccessRights GenericAll Ejemplo: Add-ADPermission -Identity Base de datos de buzones de correo -User master-domain\masynch - AccessRights GenericAll Repita el procedimiento que se describe para cada base de datos de almacén de buzón necesaria. Vaya al paso 3: Asignar derechos de inicio de sesión de usuario al equipo con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 185

190 Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 1. Abra la Consola de administración de Exchange. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { } if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { } Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'dominio\usuario' -ExtendedRights ms-exch-epi- Impersonation Ejemplo: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { } if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { } Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'master-domain\masynch' -ExtendedRights ms- Exch-EPI-Impersonation Repita el procedimiento que se describe para cada base de datos de almacén de buzón necesaria. Vaya al paso 3: Asignar derechos de inicio de sesión de usuario al equipo con GFI MailArchiver. Microsoft Exchange Inicie la Consola de administración de Exchange. 2. Escriba: New-mailbox -name nombre -userprincipalname -organizationalunit users Ejemplo: New-mailbox -name masynch -userprincipalname -organizationalunit users 3. Para crear el usuario, escriba una contraseña y pulse Entrar. 4. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" - recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 5. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: 186 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

191 New-ManagementRoleAssignment -name "MAUMPollingRA" -role:applicationimpersonation -user -customrecipientwritescope "MAUMpolling" Ejemplo: New-ManagementRoleAssignment -name "MAUMPollingRA" -role:applicationimpersonation - user - customrecipientwritescope "MAUMpolling" Repita el procedimiento que se describe para cada base de datos de almacén de buzón necesaria. Vaya al paso 3: Asignar derechos de inicio de sesión de usuario al equipo con GFI MailArchiver Paso 3: Asignar derechos de inicio de sesión de usuario al equipo con GFI MailArchiver El usuario dedicado a la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones debe tener derechos de inicio de sesión en el equipo con GFI MailArchiver. Este procedimiento depende del equipo en el esté instalado GFI MailArchiver: GFI MailArchiver instalado en un servidor miembro de dominio GFI MailArchiver instalado en el controlador de dominio GFI MailArchiver instalado en un servidor miembro de dominio 1. En la máquina con el controlador de dominio, desplácese a Panel de control Herramientas administrativas Usuarios y equipos de Active Directory. 2. Haga clic con el botón secundario en el usuario dedicado a la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones y haga clic en Propiedades. 3. Seleccione la ficha Cuenta y haga clic en Iniciar sesión en. 4. Seleccione Todos los equipos para permitir el inicio de sesión a todos los equipos miembros de dominio, o bien seleccione Los siguientes equipos y agregue el nombre del servidor de GFI MailArchiver para permitir el inicio se sesión sólo en el equipo con GFI MailArchiver. 5. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios. 6. Cargue el símbolo del sistema y escriba gpupdate para actualizar la configuración de directivas de grupo locales y basadas en Active Directory. Vaya al paso 4: Configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones en GFI MailArchiver. GFI MailArchiver instalado en el controlador de dominio Windows Server Desplácese a Panel de control Herramientas administrativas y seleccione Directiva de seguridad del controlador de dominio. 2. Expanda Directivas locales y haga clic en Asignación de derechos de usuario GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 187

192 3. En el panel derecho, haga doble clic en Permitir el inicio de sesión local. 4. Haga clic Agregar usuario o grupo y escriba el usuario configurado en la configuración de Sincronización de buzones de GFI MailArchiver. 5. Cargue el símbolo del sistema y escriba gpupdate para actualizar la configuración de directivas de grupo locales y basadas en Active Directory. Vaya al paso 4: Configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones en GFI MailArchiver. Windows Server Vaya a Inicio Ejecutar y escriba gpme.msc. 2. En la ficha Dominios y OUs, haga doble clic en Controladores de dominio e inicie la Directiva predeterminada de controladores de dominio. 3. Desplácese a Directiva predeterminada de controladores de dominio Configuración del equipo Directivas Configuración de Windows Configuración de seguridad Directivas locales Asignación de derechos de usuario. 4. En el panel derecho, haga doble clic en Permitir el inicio de sesión local. 5. Haga clic Agregar usuario o grupo y escriba el usuario dedicado a la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones. 6. Cargue el símbolo del sistema y escriba gpupdate para actualizar la configuración de directivas de grupo locales y basadas en Active Directory. Vaya al paso 4: Configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones en GFI MailArchiver Paso 4: Configurar la recuperación de la estructura de carpetas de buzones en GFI MailArchiver 1. En GFI MailArchiver, vaya a GFI MailArchiver Configuración Recuperación de estructura de carpetas de buzones. 2. Active la casilla Permitir a GFI MailArchiver copiar la estructura de carpetas de buzones. 3. Seleccione el método de conexión con Microsoft Exchange: Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI): Utilice esta opción si está usando Microsoft Exchange Server 2000/2003/2007. Servicios web de Exchange: Utilice esta opción sólo si está usando Microsoft Exchange Server 2007 SP1, o versiones posteriores. 4. Escriba el nombre de usuario y la contraseña (en los campos Nombre de inicio de sesión y Contraseña) del usuario dedicado a la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones. NOTA: Especifique el nombre de inicio de sesión en el formato dominio\nombre de usuario. 188 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

193 5. Haga clic en el botón Comprobar acceso a buzones para comprobar el acceso a los buzones. Si la comprobación genera un resultado erróneo, compruebe las credenciales y vuelva a realizarla. 6. <Opcional> Haga clic en Agregar nueva directiva para crear una directiva que excluya la replicación de carpetas específicas. Escriba el nombre de la directiva y haga clic en Siguiente. Agregue las carpetas que desea excluir y haga clic en Siguiente. Para aplicar la directiva nueva sólo a los usuarios seleccionados, elija la opción Aplicar sólo a usuarios seleccionados y escriba los usuarios a los que se aplica esta directiva. Haga clic en Siguiente y en Finalizar para terminar la configuración de la nueva directiva. 7. Para completar la configuración, haga clic en Guardar configuración Actualización de los almacenes de archivos antiguos para activar la recuperación de estructura de carpetas de buzón Los almacenes de archivos de GFI MailArchiver, versiones 4 o 5, se pueden actualizar para admitir la recuperación de estructura de carpetas de buzón mediante el asistente de Hash Generator incluido en GFI MailArchiver. NOTA 1: asegúrese de que el esquema de base de datos de los almacenes de archivos se actualizan mediante Bulk Schema Upgrader, tal y como se describe en el capítulo Actualización de esquemas de base de datos de este manual. NOTA 2: los mensajes de correo electrónico se deben almacenar en el Almacén de buzones de Microsoft Exchange para que Hash Generator sea efectivo. Para actualizar los almacenes de archivos antiguos mediante el asistente de Hash Generator: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, navegue a <GFI MailArchiver installation path>\ hashgenerator y ejecute HashGenerator.exe. 2. Haga clic en Siguiente. 3. Seleccione el tipo de base de datos utilizado y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 189

194 Captura de pantalla 142: asistente de Hash Generator - SQL Server 4. Introduzca los detalles de la base de datos seleccionada en el paso anterior: Base de datos de Microsoft SQL Server: especifique el nombre o la dirección IP del servidor en el que se aloja la base de datos de Microsoft SQL Server y defina las credenciales de autenticación. Base de datos y sistema de archivos de GFI MailArchiver: haga clic en Examinar para seleccionar la ruta de la base de datos GFI MailArchiver Firebird. 5. Haga clic en Siguiente para iniciar la actualización de la base de datos Auditoría de actividad de base de datos La auditoría de actividad de base de datos de GFI MailArchiver usa las capacidades de seguimiento de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad que afecta a las bases de datos de archivos de GFI MailArchiver. Los datos de seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el usuario en el equipo de Microsoft SQL Server. Existe sólo un archivo de seguimiento por servidor, que contiene los datos de seguimiento de todos los almacenes de archivos alojados en el servidor. El servicio de Microsoft SQL Server mantiene un bloqueo exclusivo en el archivo de seguimiento, garantizando que el archivo no pueda manipularse. A través de un enlace en la sección de auditoría de la consola de gestión de GFI MailArchiver, puede activar el proceso para cargar archivos de seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, puede ver los informes de auditoría a través de la página Informes de auditoría en la consola. 190 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

195 Nota importante 1. GFI MailArchiver sólo puede auditor almacenes de archivos basados completamente en Microsoft SQL Server. No se pueden auditar los almacenes de archivos basados en cualquiera de los siguientes sistemas: Base de datos y sistema de archivos de Microsoft SQL Server Base de datos y sistema de archivos de GFI MailArchiver (Firebird) Configurar la auditoría de actividad de base de datos 1. Seleccione el nodo Auditoría Opciones. Captura de pantalla 143: Auditoría de actividad de base de datos 2. Seleccione el botón de edición de configuración ubicado junto al Microsoft SQL Server para el cual desea activar la auditoría de base de datos. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 191

196 Captura de pantalla 144: Asistente de base de datos de auditoría: lista de almacenes de archivos 3. El diálogo de bienvenida muestra una lista de todos los almacenes de archivos alojados en el Microsoft SQL Server especificado. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 145: Asistente de base de datos de auditoría: método de autenticación 192 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

197 4. Seleccione el método de autenticación que utilizará para conectarse al equipo de Microsoft SQL Server. Si selecciona la opción Autenticación de Microsoft SQL Server, especifique las credenciales de administrador que se utilizarán. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 193

198 Captura de pantalla 146: Asistente de base de datos de auditoría: especificar la base de datos de auditoría 5. Especifique la base de datos de auditoría que se utilizará y donde se almacenarán todos los datos de la auditoría de actividad de base de datos. Puede optar por crear una nueva base de datos de auditoría o utilizar una existente. En este último caso, seleccione la base de datos de la lista que se muestra. Haga clic en Siguiente para continuar. 194 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

199 Captura de pantalla 147: Asistente de base de datos de auditoría: especificar las credenciales de SQL Server 6. Especifique las credenciales de SQL Server que se asignarán a la función de auditoría. Si la cuenta que ha especificado no existe, puede seleccionar que se cree automáticamente. Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: las credenciales que especifica aquí las utiliza GFI MailArchiver para leer o escribir en la base de datos de auditoría. Las credenciales especificadas no pueden tener privilegios de administrador del sistema o de propietario de base de datos asociados. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 195

200 Captura de pantalla 148: Asistente de base de datos de auditoría: especificar si desea activar el seguimiento 7. Especifique si desea activar el seguimiento en los almacenes de archivos de GFI MailArchiver. Si activa el seguimiento, especifique la ruta en el equipo de Microsoft SQL Server donde se almacenarán los archivos de seguimiento. Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA: Debe bloquear la ubicación en la que se almacenan los archivos de seguimiento de Microsoft SQL Server mediante permisos NTFS, para que sólo el servicio de Microsoft SQL Server pueda acceder a esta ubicación. Esto, junto con el bloqueo exclusivo que mantiene el servicio de Microsoft SQL Server, garantiza que los archivos de seguimiento no puedan manipularse. 196 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

201 Captura de pantalla 149: Asistente de base de datos de auditoría: finalizar la configuración 8. El dialogo final del asistente resume los ajustes de configuración que ha especificado. Haga clic en Finalizar para confirmar y cerrar el asistente. 9. Haga clic en el botón Guardar configuración en la página Configuración de auditoría para guardar la configuración Cargar archivos de seguimiento a la base de datos de auditoría Para cargar archivos de seguimiento a la base de datos de auditoría: 1. Seleccione el nodo Auditoría Configuración. 2. En la sección Auditoría de actividad de base de datos de la página Configuración de auditoría seleccione el Microsoft SQL Server para el que se cargarán los archivos de seguimiento. Seleccione los Microsoft SQL Servers que tienen el símbolo de marca de verificación, que indica que la auditoría está activada para los servidores. Para cargar el archivo de seguimiento, haga clic en el icono de carga Auditoría de interacción de usuario A través de la función de auditoría de interacción de usuario de GFI MailArchiver puede registrar las actividades de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz Web de GFI MailArchiver para examinar los almacenes de archivos de correo electrónico. Cuando se activa la auditoría de interacción de usuario, puede ver los informes de auditoría a través de la página Informes de auditoría en la consola. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 197

202 Requisitos previos 1. Para activar la auditoría de interacción de usuario, primero configure una base de datos de auditoría en Microsoft SQL Server. Consulte la sección Configurar la auditoría de actividad de base de datos de este manual Configurar la auditoría de interacción de usuario Para configurar la auditoría de interacción de usuario: 1. Seleccione el nodo Auditoría Configuración Informes Captura de pantalla 150: Auditoría de interacción de usuario 2. En la sección Auditoría de interacción de usuario seleccione la opción Activar la auditoría de interacción de usuario. 3. En la lista desplegable seleccione el Microsoft SQL Server en el que se almacenarán los datos de la auditoría de interacción. 4. Haga clic en el botón Guardar configuración para que la configuración se guarde y entre en vigencia. Los informes de auditoría se basan en datos generados por la auditoría de actividad de base de datos y la auditoría de interacción de usuario. Puede ver los informes de auditoría desde la consola de gestión de GFI MailArchiver. 198 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

203 Captura de pantalla 151: Informes de auditoría Informes de auditoría de actividad de base de datos: o Gestión de la configuración o Control de acceso o Integridad de la información o Importación masiva o Directiva de retención o Prevención de fugas de información Informe de auditoría de interacción de usuario: o Pista de auditoría del usuario Acceder a los informes 1. Seleccione el nodo Auditoría Informes y seleccione el informe deseado en la página Informes de auditoría. 2. Realice las siguientes acciones: Ordenar y filtrar los informes: haga clic en el botón para ordenar y filtrar ubicado en la parte superior de cada página de informes. Imprimir informes: haga clic en el botón de imprimir informes ubicado en la parte superior de cada página de informes. NOTA: los informes de auditorías de Importación masiva y Directiva de retención están ubicados en la categoría de informes de auditoría de tratamiento de la información. Para acceder a estos informes seleccione Auditoría Informes Informes de tratamiento de la información. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 199

204 Informe de auditoría sobre gestión de la configuración Captura de pantalla 152: Informe de auditoría sobre gestión de la configuración Utilice este informe para mostrar una lista de todos los cambios de configuración realizados en GFI MailArchiver. La información mostrada incluye: el usuario que realizó los cambios los cambios efectuados. Al hacer clic en cualquier cambio de configuración en la lista se abrirá una ventana con información más detallada. 200 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

205 Informe de auditoría de control de acceso Captura de pantalla 153: Informe de auditoría de control de acceso Utilice este informe para mostrar una lista de todos los cambios realizados a la configuración del control de acceso de GFI MailArchiver. La información mostrada incluye: el usuario que realizó los cambios el usuario afectado por el cambio los permisos modificados. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 201

206 Informe de auditoría sobre la integridad de la información Captura de pantalla 154: Informe de auditoría sobre la integridad de la información Utilice este informe para mostrar una lista de todos los cambios realizados a los almacenes de archivos y las bases de datos de auditorías de GFI MailArchiver que no se hayan realizado a través de los servicios de GFI MailArchiver. La información mostrada incluye: el tipo de evento la base de datos y el servidor Microsoft SQL afectados el usuario de base de datos afectado la acción realizada el equipo desde el que se originó la acción. Las siguientes opciones de informes se encuentran disponibles: Para ver los datos de seguimiento para un servidor de Microsoft SQL Server específico haga clic en el botón Seleccionar servidor de Microsoft SQL Server ubicado en la parte superior de la página del informe y seleccione el servidor de la lista desplegable. Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento la página del informe. ubicado en la parte superior de Para agrupar la lista por fecha haga clic en el botón Agrupar por fecha ubicado en la parte superior de la página del informe. 202 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

207 Al hacer clic en cualquier cambio de base de datos en la lista se abrirá una ventana con información más detallada acerca de dicho cambio Informe de auditoría de correos electrónicos archivados Captura de pantalla 155: informe de auditoría de correos electrónicos archivados Use este informe para enumerar en una lista el número de correos electrónicos archivados en los almacenes de archivos de GFI MailArchiver por día. Entre la información mostrada, se incluye: Fecha Nombre del almacén de archivos Número de correos electrónicos archivados GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 203

208 Informe de auditoría de importación masiva Captura de pantalla 156: Informe de auditoría de importación masiva Utilice este informe para mostrar una lista de la cantidad de correos electrónicos importados hacia los almacenes de archivos a través del servicio de importación masiva para cada importación. La información mostrada incluye: la fecha de importación el nombre del almacén de archivos la cantidad de correos electrónicos importados Informe de auditoría de directiva de retención Captura de pantalla 157: Informe de auditoría de directiva de retención Utilice este informe para mostrar una lista de las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de correos electrónicos eliminados. La información mostrada incluye: la fecha en la que se ejecutó la directiva el nombre del almacén de archivos el nombre de la directiva de retención 204 Control de acceso y auditoría GFI MailArchiver para Exchange user manual

209 la cantidad de correos electrónicos eliminados. Al hacer clic en cualquier directiva de retención ejecutada en la lista se abrirá una ventana con información más detallada acerca de la directiva ejecutada Informe de auditoría sobre prevención de fugas de información Captura de pantalla 158: Informe de auditoría sobre prevención de fugas de información Utilice este informe para mostrar una lista de los usuarios que realizaron acciones que pueden haber creado fugas de información, como el reenvío de correos electrónicos desde los almacenes de archivos. La información mostrada incluye: el usuario que realizó la acción la acción realizada la cantidad de correos electrónicos afectados. GFI MailArchiver para Exchange Manual Control de acceso y auditoría 205

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