SOLICITUD, LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO CAJAS MENORES

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. Objetivo y Alcance Verificar que los documentos soportes que se adjunta a las legalizaciones de caja menor, cumplen los requisitos que se establecen en el acto administrativo que dio apertura a las mismas. Inicia con la solicitud de autorización para la disponibilidad presupuestal al ordenador del gasto, y finaliza con el registro presupuestal y la resolución que da apertura a la caja menor cuando es por primera vez; y con la orden de pago con sus soportes de en caso de reembolso; en los dos casos se entregan a la oficina de pagaduría para realizar el respectivo egreso. 2. Responsables El responsable de la implementación adecuada de este instructivo es el director(a) de la oficina de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Caja Menor La caja menor es un fondo de dinero en efectivo necesario para soportar la operación del negocio cancelando gastos menores e imprevistos que por su valor y la necesidad urgente de su ejecución, no justifica realizar el trámite de pagar con cheque. 3.2 Comprobante de Pago El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de un servicio. El comprobante de pago para este instructivo son la factura, la cuenta de cobro o el recibo de caja menor. Estos Comprobantes de pago deberán cumplir con los requisitos que para este tipo de documento existen. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido Elaboró Aprobó Validó Firma Edwin Alberto Parada Garcia Firma Mariela Villamizar Vera Firma María Victoria Bautista Bochaga Fecha 28 de Octubre de 2010 Fecha 28 de Octubre de 2010 Fecha 30 de Octubre de 2010

2 Página 2 de Solicitud de caja menor Director de dependencia y/o CREAD, o Coordinador del Convenio. El solicitante mediante correo electrónico, oficio, solicita la Caja Menor previo visto bueno de los líderes de procesos misionales (Academia, Investigación e Interacción Social) o jefe de oficina. Para Convenios y Contratos el visto bueno está sujeto al análisis previo del flujo de caja. El tiempo promedio para la aprobación de la actividad será de un día. Una vez aprobada la solicitud de Cajas Menores, los líderes de procesos misionales o el Jefe de oficina envía mediante correo electrónico, oficio, o memorando al Ordenador del Gasto para su autorización. Tiempo 1 día 4.2 Elaboración Disponibilidad Presupuestal Responsable: Líder del Proceso de Gestión Presupuestal y Contable, Analista de Convenios y/o Asistente de Presupuesto Se recepciona la solicitud autorizada por el ordenador del gasto para la caja menor, posteriormente se realiza un análisis de viabilidad financiera de acuerdo al flujo de caja del proyecto para convenios o contratos, los rubros de recursos propios, si no hay disponible se devuelve mediante oficio a la persona solicitante. La solicitud de caja menor debe contemplar la necesidad de la solicitud para convenios o contratos Si es viable la solicitud se ingresan los datos al sistema mediante IGP-01 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y se genera el FGP-04 Certificado de Disponibilidad Presupuestal el cual es revisado por la directora de la dependencia quien lo aprueba y se remite al funcionario encargado de elaborar la resolución. Tiempo 1 día

3 Página 3 de Elaboración de Resolución y Registro Presupuestal Responsable:, Líder del Proceso de Gestión Presupuestal y Contable, Analista Contable El Analista de contabilidad recibe la disponibilidad presupuestal junto con la solicitud y procede a solicitar a la oficina de rectoría un número de resolución; posteriormente procede a elaborar la resolución de caja menor, teniendo en cuenta las siguientes pautas: Considerando: en esta parte se debe tener en cuenta el saldo del presupuesto a la fecha. En caso de los convenios se coloca el objeto del mismo, para las cajas menores adscritas a las oficinas y CREAD se debe justificar la necesidad del gasto. En la parte de Resuelve: se debe colocar la dependencia, cread y /o convenio a la cual se le autorizo la caja menor. El monto en letras y número de la caja menor. El responsable del manejo de la caja menor. Número de disponibilidad presupuestal y rubro. Clasificación y definición de gastos que se van a ejecutar (estos los describe el director del convenio o dependencia en la solicitud) Prohibiciones en el manejo de cajas menores. Forma de registro diario de los gastos generados. Requisitos para legalización de caja menor. Fecha limite de cierre de caja menor. Condiciones para el reembolso de caja menor. Responsables de vigilancia y control. Responsabilidades de los funcionarios que manejan cajas menores Una vez elaborada la resolución con los demás soportes se procede a realizar el registro presupuestal en el sistema T.N.S. Oficial según el IGP-02 Expedición del Registro Presupuestal, una vez elaborado el Registro Presupuestal en el sistema se imprime el FGP-23 Registros Presupuestales, estos documentos son revisados por la directora de la dependencia quien coloca su visto bueno, posteriormente se remite la resolución con todos los anexos a la oficina de jurídica mediante el libro radicador para la revisión y visto bueno de la asesora jurídica, quien una vez este halla dado el visto bueno la remite a la oficina de rectoría para la legalización de la misma por la señora rectora Una vez firmada la resolución por la señora rectora es remitida a la oficina de pagaduría para proceder al proceso de pago. Tiempo 1 día

4 Página 4 de Recepción Legalización Caja Menor Responsable: Analista de Se recepciona la caja menor con sus respectivos soportes de pago, los cuales son remitidos por los Directores de CREAD, Directores de las dependencias y/o Sedes, y Coordinadores de Convenios, relacionadas en el FGP-25 Legalización de Cajas Menores. 4.5 Verificación de Comprobantes de Pago Responsable: Analista de Se toma cada ítem relacionado en el FGP-25 Legalización de Cajas Menores, verificando que tenga el debido Comprobante de Pago. El comprobante de pago puede ser factura, cuenta de cobro o recibo de caja menor. Los requisitos de la factura son: ( , Régimen Colombiano del Impuesto a las Ventas) Se debe recibir el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos así: a. Estar denominada expresamente como "Factura de Venta". b. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Siempre deberá estar expedida a nombre de la Universidad de Pamplona, NIT d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.(régimen común o simplificado) j. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a, b, d y h deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por

5 Página 5 de 8 tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. Los funcionarios de la Universidad que realicen pagos en su nombre (Cajas Menores) deben exigir la factura a nombre de la Universidad de Pamplona, Nit Documentos equivalentes a la factura 1. Los tiquetes de maquinas registradoras 2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos 3. Los tiquetes de transporte de pasajeros 4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno. 5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago. 6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías. 7. Factura Electrónica. En la cuenta de cobro debe venir especificado a.estar denominada como Cuenta de Cobro b. Apellidos y nombres o razón social y NIT o Cedula de ciudadanía del vendedor o de quien presta el servicio. c. Siempre deberá estar expedida a nombre de la Universidad de Pamplona, NIT e. Ciudad y Fecha de su expedición f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. Se debe anexar la fotocopia del RUT a la cuenta de cobro. Los recibos de caja menor deben venir en forma minerva. Una vez verificado la existencia del comprobante de pago se examina que no presenten enmendaduras, tachones o borrones, que se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social, el número de documentos de identidad o NIT, objeto, fecha, cuantía, que estén a nombre de la Universidad de Pamplona, que el no existan comprobantes de pago con fechas de legalización de periodos diferentes al que se esta legalizando, y se verifica los demás requisitos que exija la resolución de Cajas Menores que en el momento este vigente.

6 Página 6 de 8 Si los comprobantes están bien se procederá a diligenciar el formato FGP- 26 Acta de Legalización Cajas Menores, por el monto de la legalización que enviaron, y continua con el paso 4.1 y 4.2, para el caso de reembolso de cajas menores de los CREAD la dirección administrativa pasara la solicitud de disponibilidad presupuestal. Si los comprobantes no coinciden con los requisitos, se procede a informar mediante oficio o al responsable de la caja menor, describiendo las observaciones encontradas y devolviendo los soportes. Nota: En este último ítem se excluye la devolución de los soportes de los CREAD, teniendo en cuenta que son de otras ciudades, por lo tanto los directores regionales realizan las correcciones necesarias y envían los soportes faltantes y el formato. Si la legalización de caja menor es para solicitud de reembolso se debe verificar que el monto sea igual o superior al 70% por rubro presupuestal para los CREAD, y dependencias que tengan a cargo cajas menores, en el caso de los Convenios será igual o superior al 70% del monto total de la caja menor sin exceder el 100%. En caso de que la legalización sea por el 100% del valor de la caja menor esta se cerrara en los libros contables, y se dará copia del FGP-25 Acta Legalización Cajas Menores, al responsable de la caja menor. 4.6 Elaboración Definitiva Responsable: Analista Contable Una vez se recibe la disponibilidad presupuestal se procede a ingresar los datos en el sistema T.N.S. Oficial según el IGP-04 Recepción y Contabilización de Registros Presupuestales para la elaboración del registro presupuestal y la orden de pago, una vez registrada se imprime FGP-23 Registro Presupuestal y el FGP-32 Orden de Pago, esta es revisada por el director(a) de la dependencia, posteriormente se remite a la oficina de pagaduría para el proceso de pago. 4.7 Archivo Caja Menor Legalización Final Responsable: Técnico de Presupuesto Una vez legalizada la caja menor por el 100% de su valor, se procede archivar el FGP- 25 Acta Legalización Cajas Menores según lo establecido en las Tablas de Retención de nuestra Universidad, con todos los soportes. 5. Documentos de Referencia:

7 Página 7 de 8 NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. IGP-01 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal IGP-02 Expedición de Registro Presupuestal. IGP-04 Recepción y Contabilización de Registros Presupuestales 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza Del Cambio 00 Actualización del documento 01 Actualización del documento 02 Actualización del documento Fecha Del Cambio 17 de Octubre de 2007 Aprobación Del Cambio 25 de Octubre de de Abril de de abril de de mayo de de mayo de Administración de Formatos Código FGP-25 FGP-26 Nombre Legalización Cajas Menores Acta de Legalización de Cajas Menores Responsable del Almacenamiento Director(a) Oficina Director(a) Oficina Ubicación Oficina Oficina Acceso Personal de la dependencia dirección Administrativa y. Personal de la dependencia dirección Administrativa y. Tiempo de Retención Disposición Final 2 años Archivo Central 2 años Archivo Central

8 Página 8 de 8 FGP-23 FGP-32 Registro Presupuestal Orden de Pago Director(a) Oficina Director(a) Oficina Oficina Oficina Personal de la dependencia, Adquisiciones y Almacén, Oficina Jurídica, Dirección Administrativa, Gestión del Talento Humano, Dirección de Interacción Social Plataforma, Oficina Tesorería y Pagaduría. Personal de la dependencia, Oficina de Pagaduría y Tesorería. 2 años Archivo Central 2 años Archivo Central 8. Anexos No Aplica