P R O T O C O L O D E S E G U R I D A D

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1 PROTOCOLO DE ACTUACIONES EN MATERIA DE S EXPOSICIÓN DE MOTIVOS.- La variada casuística que se plantea en nuestros Centros, y que eventualmente pudiera hacer peligrar la integridad del personal o poner en riesgo los intereses patrimoniales de nuestra Entidad; la complejidad de situaciones en cuanto al horario de nuestros edificios; los diferentes turnos de vigilancia contratada, y sobre todo, la necesidad de homogeneizar y racionalizar las medidas procedimentales a la hora de dar respuesta a las incidencias que pudieran producirse, hace necesaria la elaboración de un Protocolo de Actuaciones en materia de Seguridad que: Oriente y prevenga sobre situaciones de riesgo, tanto para las personas como para las cosas. Informe sobre el comportamiento a seguir para impedir la materialización de los riesgos. Unifique la metodología a seguir para otorgar una rápida respuesta a las situaciones planteadas. Determine las responsabilidades que, en su caso, se pudieran derivar. Con este propósito, y a tal efecto, se aprueba el Protocolo de Actuaciones en materia de Seguridad que a continuación se desarrolla. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 2

2 CONSIDERACIONES PREVIAS Las normas contenidas en el presente Protocolo han sido sometidas a la consideración de las Divisiones de Oficinas y Correo, así como a la Unidad Internacional, y posteriormente, aprobadas y ratificadas por la Presidencia de la Sociedad Estatal; en consecuencia son normas de obligado cumplimiento por parte de todo el personal que preste servicio en la misma, y su no observancia dará lugar a las responsabilidades disciplinarias que pudieran ser exigidas por la Subdirección de Gestión de Personal. El servicio de vigilancia contratado tiene una dependencia exclusiva de la Subdirección de Control y Seguridad. Tiene asignadas las competencias genéricas de Control, Seguridad, Vigilancia e Inspección de la correspondencia, además de aquellas expresadas en el Pliego de Condiciones Técnicas que rige el contrato suscrito con las empresas de seguridad adjudicatarias del servicio, y aquellas otras de carácter particular contenidas en los diferentes Manuales Operativos de cada Centro de trabajo. Al margen de estas disposiciones y las contenidas en el presente protocolo, cualquier cometido asignado a este servicio deberá ser expresamente autorizado por el Área de Seguridad. A tenor de lo dispuesto en la Ley de Seguridad Privada y normativa de desarrollo, la canalización hacia de las dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad de las comunicaciones reglamentarias en materia de seguridad privada, corresponde al Jefe del Área de Seguridad en su condición de persona habilitada al efecto. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 3

3 1. ACTUACIONES Situación de normalidad en Centros de Trabajo Si bien en un principio pueden parecer actuaciones rutinarias, es imprescindible observar unas medidas elementales, que sin embargo resultan vitales a la hora de desarrollar nuestro trabajo de una forma segura. Entre ellas podemos destacar: Desactive el sistema de alarma al realizar la apertura de la Oficina (si cuenta con este sistema), mediante su clave personal y secreta. Extreme las precauciones a la hora de entrada y salida del personal del Centro de trabajo, así como en las labores de carga y descarga de correspondencia, llegada o partidas de rutas y conducciones, pues resulta un momento óptimo que puede ser aprovechado para acceder al edificio al estar las puertas abiertas. En consecuencia, se mantendrán permanentemente cerradas las puertas (entrada de personal, vehículos, muelles de carga y descarga) a excepción de los momentos y para las labores expresadas con anterioridad. No permita la entrada excepto al vestíbulo público, o patio de operaciones- a ninguna persona ajena a los Servicios Postales, si no es previamente identificada y registrada en el correspondiente control de accesos, en su caso. No permita la entrada a ninguna visita que no haya sido previamente autorizada por la persona a visitar, y dotada de su correspondiente elemento identificativo. Es obligatorio que todo el personal, durante su permanencia en los centros de trabajo, vaya debidamente identificado mediante su tarjeta corporativa. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 4

4 La caja fuerte al inicio de la jornada, se abrirá el tiempo mínimo indispensable para extraer el metálico necesario, procediendo inmediatamente a su cierre, utilizando el retardo con el que está dotada. Si en el transcurso de la jornada hubiera necesidad de abrirla nuevamente, se procederá de igual modo. En las Oficinas en las que la caja fuerte disponga de habitáculo propio e independiente, la puerta de éste permanecerá constantemente cerrada. El recuento de metálico no se efectuará nunca a la vista ni al alcance del público. No se procederá a la apertura de los submostradores de seguridad, hasta que el horario de atención al público haya concluido y se encuentre la Oficina vacía y la puerta de entrada cerrada. Excepción a esta norma representan, lógicamente, las Oficinas con horario continuado, o la retirada de fondos para ingreso en el banco. Se cuidará el no almacenar, manipular o mantener envíos, productos, y mucho menos dinero en efectivo, cerca de ventanas, mostradores o zonas acristaladas, por ser susceptibles de ser sustraídos bien desde el exterior o desde las zonas públicas del edificio. Si no dispone de grabador digital, sustituya diariamente la cinta de vídeo que recoge las imágenes a través del sistema de grabación, y conserve la cinta extraída en un lugar seguro durante quince días; transcurridos los cuales procederá a su reutilización. Compruebe que la imagen que recibe en el monitor del circuito cerrado de televisión (CCTV) es la correcta; de otro modo, comuníquelo al COS. Extreme las precauciones para que las vías de evacuación y los medios de extinción instalados, no se encuentren obstaculizados. El personal de servicio, conocerá la ubicación de los pulsadores de emergencia y de alarma si los hubiera-, y se cuidará que estén libres de obstáculos y accesibles. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 5

5 La persona encargada del cierre del Centro de Trabajo, verificará que todas las puertas, ventanas o cualquier acceso desde el exterior, están cerrados, procediendo a conectar el sistema de alarma, antes de efectuar el cierre del Centro, cuidando de no dejar sin energía los sistemas de Seguridad y Comunicaciones instalados. En cuanto a la inspección de la correspondencia se estará a lo dispuesto en la Circular Reservada de la Presidencia sobre el particular y normas de desarrollo dictadas por la Subdirección de Control y Seguridad. El incumplimiento de lo determinado sobre este tema supone poner en riesgo la red postal, así como la integridad de los trabajadores que manipulan el correo. Es obligatoria la utilización de los medios de validación de efectivo disponible para todos los billetes y en todas las operaciones de admisión efectuadas. No se admitirá ningún billete sobre el que se tengan sospechas o dudas en cuanto a su autenticidad. En aquellos centros donde se lleven a cabo labores de tráfico postal, y que estén dotados de zona de vestuarios y taquillas, estará prohibida la introducción de bolsos y enseres particulares en las zonas de trabajo. Será potestad del Área de Seguridad proceder al registro de bolsos y vehículos a la salida o a la entrada de los edificios de la Sociedad Estatal, siempre que las actuaciones o indicios relativos a los casos que se estén investigando así lo aconsejen. 1.2 Situaciones de normalidad que se pueden dar fuera de las Oficinas. Fuera de las Oficinas pueden producirse algunas situaciones que hacen peligrar nuestra integridad (caso del atraco) o poner en riesgo los intereses patrimoniales de nuestra Entidad. Observando unas elementales precauciones, podremos minimizar e incluso erradicar esos riesgos. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 6

6 Los A.C.R., carteros rurales, ruteros, y personal con actuación en la calle, serán los responsables de los envíos y medios que se les confían para el reparto, hasta que los entregue de conformidad o los devuelva a la Unidad o superior jerárquico que se los confirió Recogida de buzones y entregas en buzones depósito. Retirar las llaves de la cerradura inmediatamente después de abrirlo o cerrarlo. No alejarse del buzón mientras éste permanezca abierto y haya correspondencia en su interior. No dejar objetos o envíos sobre el buzón, ya que podríamos dejarlos olvidados al marcharnos Actuaciones en vehículos. Las puertas de los vehículos deberán mantenerse permanentemente cerradas y con la cerradura de seguridad activada (si se dispone de la misma) Cada vez que se apeen del vehículo deberán: Apagar el contacto, retirando la llave de aquel y portándola consigo. Asegurarse de que todas las puertas quedan cerradas. Si el reparto se realiza en motocicleta se verificará el cierre del cofre, y el bloqueo de la dirección Reparto a pie. En ningún caso se dejará el carro, durante las labores de reparto, en la calle o sujetando la puerta de acceso a los inmuebles. En caso de tener que entregar certificados o envíos registrados en pisos altos de un inmueble, se portará el carro de reparto consigo si el edificio dispone de ascensor; SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 7

7 en caso contrario, se dejará el carro de reparto en el lugar más seguro posible (al cuidado del portero o conserje, si lo hubiere) portando siempre consigo aquellos envíos de entrega registrada, cuya pérdida o extravío originará indemnización a favor del usuario. Durante las labores de buzoneo, en el interior de los inmuebles, no se perderá nunca de vista el carro de reparto. Las llaves de apertura de los buzones-depósito no irán nunca colgadas de los carritos Traslado de fondos a las Entidades bancarias. Cambie cada vez que le sea posible tanto el itinerario como el horario. Transite por los itinerarios mas concurridos. No comente con nadie la actividad que desarrolla Situaciones de riesgo ROBO CON FUERZA en Oficinas.- Si se percata del robo antes de entrar en el Centro, no entre bajo ningún concepto, el/los autor/es del mismo podrían encontrarse aún en el interior del edificio. Si por el contrario se percatase del robo una vez haya accedido al local, no toque nada y salga del mismo inmediatamente. En uno u otro caso póngase en contacto inmediatamente con las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado y con el COS. La máxima autoridad del edificio, deberá interponer la correspondiente denuncia, colaborando con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 8

8 ROBO CON INTIMIDACIÓN (atraco) en la oficina y en la vía pública.- En la oficina No intente impedir su comisión. Mantenga la calma, no huya, no pida auxilio, no oponga la menor resistencia, ni haga el menor movimiento que ponga en riesgo su vida o la de las personas que están en el interior de la oficina. Obedezca fielmente todas las órdenes que reciba del atracador. Facilítele las llaves o cualquier cosa que le solicite. No mire al atracador directa ni fijamente, pero intente memorizar su fisonomía, sus gestos, sus rasgos, su vestimenta o cualquier otro dato que facilite su posterior localización. Valore el momento y la oportunidad de accionar los pulsadores de alarma en el caso de que estén instalados-. Ante el menor riesgo, absténgase de su utilización. (Estos pulsadores no activan ninguna sirena, siendo recibido el aviso en el COS de forma inmediata) Si suena el teléfono no lo descuelgue si no es por indicación del atracador. Una vez que haya salido el atracador de la oficina, cierre la puerta para impedir un posible regreso y póngase inmediatamente en contacto con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, y a continuación con el COS. La máxima autoridad del edificio, deberá interponer la correspondiente denuncia, colaborando con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en lo que soliciten. En la vía pública Siga las mismas instrucciones detalladas en el punto anterior. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 9

9 Regrese a su Centro de Trabajo y presente la correspondiente denuncia. El responsable del Centro de Trabajo comunicará al COS la incidencia FRAUDE Dada la importancia del hecho, tipificado como delito, cualquier irregularidad o manipulación que detecte en los signos de franqueo, póngala en inmediato conocimiento de la Zona de Auditoria y Control. Preste especial atención a billetes y documentos falsos, ayudándose para ello de verificadores o validadores (si dispone de ellos). Por ser procedimiento frecuente de timos y otras actuaciones delictivas, en ninguna circunstancia facilite cambio de moneda y/o billetes, incluso de los mismos billetes que ya hayan sido entregados como cambio. No admita como pago, billetes con valor superior a 100 a no ser que la operación sea superior a esta cantidad o próximo a ella LOCALIZACIÓN DE UN OBJETO SOSPECHOSO.- Si se localizara algún paquete, bulto o bolsa que resultara sospechoso o susceptible de poder contener algún artefacto explosivo, actuará de la siguiente forma: Como medida preventiva, en ningún caso lo toque o lo mueva, aísle la zona donde se encuentre y abra puertas y ventanas. Contacte lo antes posible con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y espere instrucciones de las mismas. Comunique al COS la incidencia. Proceda conforme al Plan de Emergencia del Centro. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 10

10 SOSPECHAS SOBRE EL CONTENIDO DE UN ENVÍO POSTAL De forma generalizada, el correo susceptible de contener artefactos, que usted maneja, ha sido inspeccionado por los equipos habilitados al efecto. De otra parte, estos artefactos están diseñados para actuar sobre la persona que proceda a su apertura, y no contra los que los manipulan, por lo que, a priori, no representan riesgo. De cualquier forma, si manipulara un envío con las siguientes características, podría resultar sospechoso: Peso excesivo para el tamaño del envío. Peso desequilibrado (no uniforme) Manchas de grasa. Olor característico (almendras amargas). Presencia de cables, pilas o circuitos eléctricos. Ausencia de remite. Exceso de franqueo. Destinatario: Político, Miembro de la Judicatura, Militar, Periodista o persona significada de la vida pública. Es de reseñar, que hay infinidad de envíos postales que tienen alguna de las características indicadas; solamente cuando coincidan varias de estas características habrá un fundamento razonable de sospecha. De interceptar un envío de estas características, llame exclusivamente al COS, quien adoptará las medidas que procedan. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 11

11 AMENAZA TELEFÓNICA.- Si recibiera una llamada telefónica en la que le comunicaran la inminente o próxima ejecución de un evento que pusiera en riesgo los bienes patrimoniales de la Entidad o la integridad física de las personas que se encuentran en el edificio, actúe conforme a las siguientes normas: Permita al que llama, finalizar su comunicación sin interrumpirle. Recoja su mensaje con exactitud. Si es posible, trate de que al menos otra persona, además de usted, oiga la conversación desde otro teléfono. Si su teléfono es digital, anote el número que aparece en el display. Si fuera analógico, no cuelgue el auricular al finalizar la conversación, indicando esta circunstancia en el momento de la llegada de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado que acudan en su auxilio. Intente determinar los siguientes aspectos que pueden resultar claves a la hora de identificar al autor/a de la llamada: Es hombre o mujer. Tiene algún acento al expresarse. Está nervioso, colérico, flemático...etc. Hace referencia personal a alguien que presta servicio en el Centro. Muestra animadversión directa en contra de la Entidad. Se oye algún ruido de fondo (carretera, conversación, música...etc). Habla en nombre de alguna organización, banda o grupo armado en concreto. Si hay peligro inminente, proceda a la evacuación ordenada del edificio, antes de que concluya el plazo otorgado en la amenaza. Abra puertas y ventanas antes de abandonar el edificio. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 12

12 No intente buscar el presunto artefacto que le ha sido anunciado en la llamada, pero fíjese antes de abandonar su puesto si observa algún bulto o utensilio que no sea de su pertenencia o forme parte del habitual mobiliario del Centro. Esta información será vital para la posterior actuación de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Comunique lo más rápido posible con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y con el Centro Operativo de Seguridad (COS). Si mantiene el auricular descolgado, utilice otra línea o acuda al teléfono público más cercano ALARMA POR INCENDIO.- Si el Centro dispone de Manual de Autoprotección y se ha implantado el correspondiente Plan, siga las instrucciones contenidas en el mismo, y active la participación de los Equipos de Intervención creados al efecto. Si por el contrario, el Centro no dispone de Manual de Autoprotección, ejecute las siguientes instrucciones: Accione el pulsador de alarma más próximo (si existe), o en caso contrario, comunique la alarma de viva voz. Avise a los Bomberos y al COS. Al llegar la ayuda externa quede a su disposición para lo que pudiera necesitar. Evacue a cuantas personas pudieran encontrarse en la Oficina. La evacuación deberá hacerse de una forma ordenada y sin precipitación; actúe con rapidez pero sin correr, sin gritar; evite que cunda el pánico. Si está solo, abandone el local e impida la entrada de cualquier persona al mismo. Si está acompañado y considera que con los medios de extinción disponibles puede sofocar el conato de incendio asegurándose siempre una salida-, intente sofocarlo; en caso contrario abandone inmediatamente el edificio. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 13

13 Si el humo le impide hacer una valoración de la intensidad del fuego, abandone el edificio preferentemente gateando- y no intente sofocarlo. Si el fuego se inicia en un habitáculo cerrado, no abra la puerta bajo ningún concepto. Recuerde que ante cuadros o cableados eléctricos no debe utilizar agua. En la evacuación, si es posible, vaya cerrando puertas y ventanas. Nunca retroceda y evite que alguien lo haga. Concéntrense a una distancia prudencial del edificio para facilitar las labores de los servicios de emergencia; hagan un recuento del personal y verifique que no falta nadie. Si se detecta que falta alguien, no intente entrar a buscarlo, comuníquelo a los Bomberos. Permanezcan en el punto de reunión hasta que se lo indiquen los bomberos. 2. ACCIONES PROCEDIMENTALES CUSTODIA DE LLAVES Llaves de acceso a los edificios.- El Director o máxima autoridad del edificio será el responsable de las incidencias que puedan producirse en el mismo por una incorrecta gestión de los elementos de cierre con los que están dotados los accesos al edificio. La máxima autoridad del Centro será el responsable de la gestión de las llaves del edificio. Dispondrá a quién incumbe la custodia de las mismas y designará a los correspondientes suplentes, encargados de la apertura y cierre del Centro, a fin de poder determinarse, en todo momento, las responsabilidades en que pudieran incurrir las personas designadas. No podrá recaer esta responsabilidad en ninguna persona ajena a los servicios postales (vigilantes de seguridad, titulares de conducciones contratadas...etc). SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 14

14 El número de llaves en uso, será el mínimo imprescindible para garantizar la prestación del servicio, y nunca podrá ser superior al número de titulares y suplentes designados para el cierre y apertura del Centro. La pérdida o sustracción de una llave, llevará implícita la inmediata sustitución del cilindro de la cerradura. El responsable del Centro, adecuará los horarios del servicio de limpieza al horario de apertura del Centro, o adoptará las medidas oportunas, en caso contrario, para adaptar dicho servicio a la normativa anteriormente expresada Llaves de acceso a las distintas dependencias y locales de los edificios.- El titular de cada despacho o Negociado será el responsable de la correcta gestión de los elementos de cierre de los mismos, asegurándose que al finalizar la jornada de trabajo la dependencia queda perfectamente cerrada. En todos los Centros existirá un armario para custodiar los duplicados de las llaves de todas las dependencias del edificio, cuyos originales obrarán en poder de los responsables de aquellas. Cuando se trate de Centros con vigilancia contratada, el Vigilante, y en el resto de Centros, la persona designada, dispondrán de un Libro-Registro que dará origen a la correspondiente anotación, y especificará en todo caso, nombre y apellidos de la persona que solicita su utilización en horario de cierre de la dependencia, hora y causa que lo motiva Llaves de buzones y vehículos.- El responsable del servicio (Director de la Oficina, Jefe de Distribución o Jefe de Control de vehículos, en su caso) tendrá a su cargo la custodia y control de estas llaves, entregándolas y recibiéndolas bajo firma. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 15

15 2.2. PUESTA EN MARCHA DE SISTEMAS, SERVICIOS E INSTALACIONES.- La misma persona que tiene asignada la responsabilidad de la apertura y cierre del edificio, será la encargada de armar y desarmar los sistemas de seguridad instalados, para lo cual tendrá un código personal y secreto. Por no ser competencia del personal de vigilancia la puesta en marcha y apagado de los servicios / instalaciones (alumbrado, calefacción, aire acondicionado...etc), estas tareas no les serán asignadas bajo ningún concepto CAJAS FUERTES.- Todas las cajas fuertes que dispongan de sistema de combinación, mantendrán el sistema operativo, inexcusablemente. Una vez instalada la caja fuerte, se procederá a cambiar la combinación procedente de fábrica. Como mínimo, la combinación se cambiará una vez al año, y tantas veces como cambie de destino el / las personas que la conocen, que serán como máximo tres y como mínimo dos. Durante la jornada de trabajo, la caja fuerte permanecerá cerrada y con el retardo activado, no siendo recomendable mantener activa la combinación. Todas las cajas fuertes estarán ancladas o empotradas; circunstancia que será competencia del Servicio de Mantenimiento de la Jefatura Provincial implicada. La llave de la caja fuerte que no disponga de combinación, estará en poder del Jefe del Negociado, y el duplicado lo tendrá el Cajero o persona designada SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 16

16 por el responsable de la Unidad. En este caso no se dejará en la Oficina fuera de las horas de servicio. Cualquier incidencia en relación con estos elementos (agotamiento de las pilas, bloqueo del mecanismo de cierre/apertura, desconocimiento del proceso para el cambio de claves...etc) será puesto en inmediato conocimiento del Servicio de Mantenimiento de la Jefatura Provincial, y de la Zona de Auditoria y Control, implicadas SUBMOSTRADORES DE S.- El Submostrador de seguridad es un equipamiento para la protección de fondos y efectivo durante el horario de atención al público, razón por la cual, permanecerá cerrado durante el período anteriormente citado. En ningún caso se usará para la custodia de fondos fuera de la jornada de trabajo. Irán siempre anclados al suelo, circunstancia que será competencia del Servicio de Mantenimiento de la Jefatura Provincial correspondiente. Los empleados postales introducirán en el compartimento inferior, todo el dinero disponible, a excepción del remanente necesario para los cambios, que en ningún caso podrá superar los 400. Una vez instalado, se procederá a cambiar la combinación de apertura procedente de fábrica. Como mínimo, la combinación se modificará una vez al año, y tantas veces como cambie de destino la persona que lo utilice. El Jefe de la Oficina conocerá la clave de apertura de los distintos submostradores instalados, al efecto de poder desbloquear el sistema de apertura de cualquiera de ellos y SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 17

17 dejarlo operativo ante cualquier eventualidad que se produzca (bajas, ausencias...etc); el listado que los contiene permanentemente actualizado- se custodiará en la caja fuerte de la Oficina. La llave de los submostradores permanecerá igualmente en la caja fuerte, y ésta cerrada y con el retardo activado. Fuera de las horas de atención al público, permanecerán abiertos, una vez introducida la batea con el numerario para cambios, en la caja fuerte de la Oficina. En aquellas Oficinas donde no existan submostradores de seguridad, el dinero que se genere en cada puesto, se ingresará en la caja fuerte cuando su cuantía lo aconseje, y en todo caso, siempre que el remanente exceda de 400. Cualquier incidencia en relación con estos elementos (agotamiento de las pilas, bloqueo del mecanismo de cierre/apertura, desconocimiento del proceso para el cambio de claves...etc) será puesto en inmediato conocimiento del Servicio de Mantenimiento de la Jefatura Provincial, y de la Zona de Auditoria y Control, implicadas VALIDADORES Y VERIFICADORES DE PAPEL MONEDA.- Es obligatorio el paso de todos los billetes, admitidos como pago de una operación comercial, por los validadores o verificadores existentes en las Oficinas, y poner en práctica los consejos sobre detección de moneda falsa establecidos por la Subdirección de Control y Seguridad, y publicados en la Intranet de la Sociedad Estatal. Cada operador que atienda las ventanillas de admisión, y admita dinero como pago de los servicios prestados, será el responsable de verificar la autenticidad de los billetes que admita. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 18

18 2.6. VISUALIZACIÓN Y ACTUACIÓN CON LOS SISTEMAS DE GRABACIÓN DE IMÁGENES EN LAS OFICINAS.- El Circuito Cerrado de Televisión (CCTV), y el sistema de grabación de imágenes asociado (analógico o digital), instalado en las Oficinas tiene una exclusiva finalidad de registro e identificación de actos, o autores, de hechos ilícitos. Las imágenes captadas están sometidas a la Ley sobre Protección de datos de carácter personal, y su utilización y manejo queda reservada en exclusividad a los miembros del Área de Seguridad, salvo lo dispuesto para el Director de la Oficina sobre el cambio diario de cintas en equipos de video grabación analógica. Ante la comisión de un atraco, o cualquier tipo de delito o incidencia que determinara su visualización, o cuando las cintas fueran requeridas por la autoridad judicial o policial, se comunicará tal circunstancia, de manera inmediata, a la Zona de Auditoria y Control correspondiente. En ningún caso los Directores/as de las Oficinas, Centros o Negociados, ni el personal que trabaja en los mismos, accederán a las imágenes captadas por los sistemas instalados. 3. OFICINAS DE CAMBIO- AVIÓN Como consecuencia de la aplicación del Reglamento RE 2320/02 CE y lo dispuesto en el Plan nacional de Seguridad para la Aviación Civil, estas oficinas son objeto de un especial riesgo, lo que obliga a una mayor prevención en el control de accesos y la necesidad ineludible de sellar el acceso a zonas sensibles y restringidas del aeropuerto. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 19

19 En consecuencia: Existirá una separación física, debidamente vigilada, entre el lado tierra y el lado aire, que impida el acceso en ambos sentidos a toda persona no autorizada. El paso de las personas autorizadas se realizará a través de un arco detector de metales. Las oficinas de cambio de Madrid-Barajas y Barcelona-El Prat dispondrán de control de accesos mediante tornos, siendo obligatorio el paso de todas las personas (empleados o visitas) a través de estos elementos. Queda por lo tanto prohibido el acceso o salida por los muelles. Los conductores de las conducciones que lleguen a estos Centros no accederán al Centro; si por alguna razón tuvieran que acceder al interior del edificio, lo harán a través del control de accesos, donde se registrarán, y nunca por el muelle. Desde el lado aire no se permitirá el acceso a ninguna persona ni vehículo que carezca de la autorización oportuna para acceder a las dependencias de Correos. Toda persona que acceda deberá ir debidamente identificada. En cuanto a la inspección de la correspondencia, en virtud de los requerimientos de las autoridades aeroportuarias, y cuando se disponga de medios de inspección automática, se inspeccionará toda la correspondencia de salida, con independencia de que ya hubiera sido inspeccionada en su lugar de origen, procediendo, en ese momento, a su sellado. No se procederá al sellado de la documentación que acompaña a la carga, si no es en el estricto momento de la inspección del correo al que hace referencia, y siempre y cuando se refiera exclusivamente a éste. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 20

20 4. DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES EN LOS PROCESOS DE S.- La máxima autoridad del edificio será el responsable de velar, en todo momento, por la seguridad de las personas, el patrimonio, los fondos y los productos que se encuentren en el edificio, sin perjuicio de la superior responsabilidad en materia de seguridad que asiste al Jefe/a de Zona de Auditoria y Control en el territorio de su ámbito de actuación. Para ello, cumplirán y harán cumplir cuanto se dispone en este Protocolo, además de la normativa emanada desde el Área de Seguridad de la Subdirección de Control y Seguridad, referente a la prevención y, en su caso, tratamiento de hechos ilícitos e incidencias de cualquier tipo que puedan representar un peligro o riesgo sobre las personas o las cosas. Harán llegar por conducto reglamentario a las Zonas de Auditoría y Control, las necesidades y propuestas que garanticen un nivel de seguridad, acorde y proporcional al riesgo previsto. Comunicarán al COS, cuantas incidencias observen en el normal funcionamiento y la operatividad de las medidas activas de seguridad implantadas en su Centro. Las Zonas de Auditoría y Control, facilitarán a los responsables de los Centros, la información sobre la utilidad y operatividad de los sistemas instalados, así como la normativa legal que les afecte. Los responsables de los Centros, trasladarán al personal adscrito a los mismos, información suficiente para garantizar un aceptable nivel de seguridad en el ejercicio de sus funciones profesionales. Asimismo elaborarán y harán SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 21

21 cumplir la ejecución de las medidas organizativas y la adopción de las más elementales y prudentes actuaciones personales tendentes a evitar la exteriorización de una amenaza y producción de un riesgo. Finalmente, serán conscientes de la responsabilidad que asumen al conocer la ubicación, características, claves y medios de acceso con los que la Organización ha dotado a sus Unidades, por lo que guardarán la prudencia y reserva necesaria para que tal información, no traspase los límites para los que exclusivamente han sido concebidos. 5. EL C.O.S EN EL SISTEMA DE S.- La S.E. Correos Y Telégrafos S.A. cuenta con un Centro Operativo de Seguridad (COS) atendido, ininterrumpidamente las 24 horas del día y los 365 días del año, por personal cualificado para resolver cualquier problema que pudiera planteársele en materia de seguridad Por ello cualquier incidente que afecte a la seguridad de personas, bienes y correspondencia de la Sociedad Estatal, debe ser comunicado de forma inmediata a este Centro Operativo de Seguridad. Para facilitar las relaciones entre el COS y las Oficinas, se detallan a continuación las siguientes instrucciones: El responsable del centro de trabajo y dos suplentes designados por él, provistos de código y llave de acceso al centro, serán los encargados del contacto con el COS, debiendo facilitar los datos personales, a efecto de ser localizados en cualquier horario. El responsable del centro comunicará al COS cualquier variación de personal que implique altas o bajas en la relación de códigos de los sistemas de seguridad. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 22

22 A efectos de solicitar códigos, el director de la oficina comunicará al COS mediante correo electrónico las personas que deben tenerlo y seguidamente los empleados autorizados enviarán por fax al el código (4 dígitos) que hayan elegido y que únicamente ellos conocerán. Una vez que disponga de código, bajo ninguna circunstancia facilitarán el mismo por teléfono, ni tan siquiera a requerimiento del propio COS. No facilitará el código personal a los técnicos de Mantenimiento; en este caso los técnicos deben llamar al COS y solicitar un código provisional para este menester. Todas las averías de los sistemas de seguridad, excepto cajas fuertes y submostradores, serán comunicadas exclusivamente al COS por correo electrónico En caso de no disponer de este medio, se utilizará el fax, y en su defecto, el teléfono. Bajo ningún concepto se anularán zonas del sistema de seguridad si no es con la autorización expresa del COS. Cualquier manipulación o actuación sobre la línea telefónica que permite la comunicación de la Central de Alarmas, se comunicará, inmediatamente, al COS. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 23

23 6. RECORDATORIO.- Comente periódicamente con el resto de empleados, las disposiciones Contenidas en este Protocolo EN SITUACIÓN DE NORMALIDAD.- 1. Prevenga el riesgo al abrir o cerrar la Oficina, los buzones y los vehículos. 2. Vigile la carga y descarga de expediciones. 3. Asegúrese de activar y desactivar los sistemas. 4. Mantenga cerrada la caja fuerte y los submostradores. 5. Verifique el enfoque de las cámaras del CCTV y sustituya las cintas de vídeo. 6. Restrinja el acceso a las zonas no públicas del local a toda persona ajena a los Servicios Postales. 7. Mantenga cerradas las vías de intrusión y los muelles carga/descarga 8. Utilice adecuadamente los recursos de seguridad instalados. 9. Prevenga el fraude, el hurto y el robo. 10. No obstaculice las vías de evacuación. 11. No haga arqueos a la vista del público. 12. Controle la custodia de llaves. 13. Mantenga en secreto sus claves operativas. 14. No deje en la vía pública los carritos de reparto. 15. Extreme las precauciones al transportar fondos. SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 24

24 EN SITUACIÓN DE RIESGO.- 1. Mantenga la calma y procure recordar todos los detalles. 2. No huya. Colabore con el atracador. 3. No manipule objetos sospechosos. 4. La evacuación será ordenada y fluida. 5. Avise a las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado. 6. Avise al Centro Operativo de Seguridad (COS). SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 25

25 7. TELÉFONOS DE INTERÉS.- CENTRO OPERATIVO DE S (COS) Servicio ininterrumpido 24 horas, 365 días al año) Telefónica R.I.C.O Fax Dirección correo electrónico = POLICÍA NACIONAL 091 GUARDIA CIVIL BOMBEROS AMBULANCIAS ZONA DE AUDITORIA Y CONTROL. POLICIA LOCAL Complete el cuadro anterior y manténgalo siempre actualizado y a mano SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 26

26 ÍNDICE EXPOSICIÓN DE MOTIVOS. 2 CONSIDERACIONES PREVIAS ACTUACIONES Situación de normalidad en Centros de trabajo Situación de normalidad fuera de las Oficinas Recogida de buzones y entregas buzones depósito Actuaciones en vehículos Reparto a pie Traslado de fondos a Entidades bancarias Situaciones de riesgo Robo con fuerza en Oficinas Robo con intimidación (Oficinas y vía pública) Fraude Localización de un objeto sospechoso Sospechas sobre el contenido de un envío postal Amenaza telefónica Alarma por incendio ACCIONES PROCEDIMENTALES Custodia de llaves Llaves de acceso a edificios Llaves de acceso a dependencias y locales Llaves de buzones y vehículos. 15 SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 27

27 2.2. Puesta en marcha de sistemas, servicios e instalaciones Cajas fuertes Submostradores de seguridad Validadores y verificadores de papel moneda Visualización y actuación con los sistemas de grabación de imágenes en Oficinas OFICINAS CAMBIO-AVIÓN DETERMINACIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES. EN LOS PROCESOS DE S EL C. O. S EN EL SISTEMA DE S RECORDATORIO TELÉFONOS DE INTERÉS. 26 Índice. 27 SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 28

28 ANEXO A CUADRO-RESUMEN DE COMUNICACIONES Incidencia 1ª comunicación 2ª comunicación Informes, Incidencias, colaboraciones, entregas controladas de envíos, solicitud de datos Petición códigos de apertura y cierres de Oficinas Averías Cajas fuertes y submostradores Averías de scanners Robo con fuerza en Oficina Dirigir comunicación al Área de Seguridad (Subdirección de Control y Seguridad) Mantenimiento Jefat Prov FF y CC de Seguridad a través del COS COS Zona de Auditoria y Control COS COS Robo con intimidación FF y CC de Seguridad COS Fraude Zona de Auditoria y Control Localización de objeto sospechoso FF y CC de Seguridad COS Sospechas sobre contenido de un envío Exclusivamente al COS postal Amenaza telefónica FF y CC de Seguridad COS Alarma por incendio Bomberos COS Visualización de imágenes CCTV y Exclusivamente Zona de Auditoria y Control grabación SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y S 29

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