PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE GESTIÓN DE UN ESTABLECIMIENTO ESPECIALIZADO EN LA VENTA DE PRODUCTOS

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE GESTIÓN DE UN ESTABLECIMIENTO ESPECIALIZADO EN LA VENTA DE PRODUCTOS FRESCOS (EXP.: 10/14 DE) 1

2 ÍNDICE 1. CONSIDERACIONES GENERALES 2. OBJETO 3. DURACIÓN DEL CONTRATO, TIEMPO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y HORARIO DEL ESTABLECIMIENTO. 4. CONTENIDO DEL SERVICIO. FUNCIONES A REALIZAR 4.1. GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO. PEDIDOS Y STOCKS 4.2. GESTIÓN DE VENTAS. FIJACIÓN DE PRECIOS (PVP) 4.3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. REPORTE A MERCASA GESTIÓN DE PERSONAL 4.5. GESTIÓN PATRIMONIAL. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO 4.6. OTRAS FUNCIONES OPERATIVAS DEL ADJUDICATARIO: 5. MEDIOS Y EQUIPOS NECESARIOS 5.1. MEDIOS HUMANOS 5.2. MEDIOS MATERIALES 6. SEGUIMIENTO Y CONTROL 7. COMUNICACIONES Y REPRESENTANTES. 2

3 1. CONSIDERACIONES GENERALES Mercasa ha decidido desarrollar un proyecto consistente en crear una cadena de establecimientos detallistas especializados en la venta de producto fresco, comenzando con el desarrollo de un primer establecimiento piloto en la ciudad de Madrid para posteriormente replicarlo y expandirse, en su caso, por todo el territorio nacional bajo el modelo de una red de franquicias. Este primer establecimiento, y por extensión la propia red de franquicias, debe reflejar los valores en los que se basa su modelo de negocio, que son tres pilares fundamentales: Calidad: el aprovisionamiento de producto se realizará directamente desde la red de mercas de Mercasa. Frescura: el abastecimiento del Establecimiento piloto se realizará diariamente para garantizar la frescura de todos los productos ofertados en el establecimiento. Buen precio: el precio de venta de los productos deberá estar acorde a los establecidos en el mercado con el fin de no asociar la calidad de los productos con un elevado precio de los mismos. El objetivo final es ser marca de referencia de venta de todos los tipos de productos frescos en un mismo formato, orientado a mejorar la comercialización detallista de productos frescos de alimentación y a favorecer la competencia en el sector, facilitando la entrada de nuevos empresarios, especialmente pymes, y abriéndoles la posibilidad de competir de forma más eficaz con otras empresa de distribución. 2. OBJETO El objeto del contrato es la prestación de los servicios de gestión del establecimiento especializado en Productos Frescos ubicado en la calle Juan Bravo, 4 de la ciudad de Madrid, cuyas características físicas y de equipamiento, se describen en el Anexo I. El modelo de negocio del establecimiento está conceptualizado por Mercasa. El adjudicatario prestará sus servicios en el local anteriormente referido, que será entregado con el equipamiento, mobiliario y menaje necesarios para la prestación del servicio. De igual manera se hará entrega al adjudicatario de los manuales y procedimientos establecidos para la gestión del establecimiento. 3

4 La función de la empresa será gestionar la tienda íntegramente, bajo la supervisión y directrices de MERCASA. Deberá por tanto controlar, dirigir, supervisar y hacer seguimiento de las funciones operativas de la tienda, colaborando con Mercasa en la toma de decisiones, aportando su visión práctica en la gestión del punto de venta. La empresa adjudicataria deberá ser responsable de maximizar las ventas, las oportunidades y el rendimiento, con máximo enfoque comercial y de ventas. 3. DURACIÓN DEL CONTRATO, TIEMPO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y HORARIO DEL ESTABLECIMIENTO: La duración inicial del contrato será de un año, prorrogable por periodos anuales hasta un máximo de cuatro años. El tiempo de prestación de los servicios será el necesario para el desarrollo de todas las funciones requeridas para la gestión integral del establecimiento. El horario comercial de la tienda será de lunes a viernes, en horario ininterrumpido de 10:00 a 21:00 horas, y sábados de 9:00 a 15:00 horas. Este horario será susceptible de modificación por mutuo acuerdo de las partes, cuando así lo justifique la propia evolución del negocio, bien por iniciativa de Mercasa, o bien a propuesta motivada del adjudicatario. La adjudicataria debe prever unos tiempos, previos a la apertura y posteriores al cierre, para la puesta a punto y recogida de la tienda. 4. CONTENIDO DEL SERVICIO: FUNCIONES A REALIZAR La gestión integral del establecimiento incluirá las siguientes tareas / funciones: - Gestión de Aprovisionamiento, - Gestión de Ventas y Gestión Comercial. - Gestión Financiera y Administrativa. - Gestión de Personal - Gestión Patrimonial. - Otras funciones Operativas 4

5 Para el desarrollo de las mismas, el adjudicatario deberá adscribir al servicio los medios humanos y materiales necesarios para prestar dicho servicio con la máxima eficacia, de conformidad con lo establecido en el presente pliego. Las secciones de que constará el establecimiento comercial, y la modalidad de venta prevista para cada una de ellas, son las siguientes: - Frutas, verduras y hortalizas: autoservicio con apoyo de personal. - Pescados y mariscos: venta asistida-preparación en mostrador. - Carnes-aves, y charcutería-quesos: venta asistida-preparación en mostrador. - Platos preparados: venta asistida-preparación en mostrador. - Punto caliente de pan: autoservicio/venta asistida 4.1. GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO. PEDIDOS Y STOCKS El adjudicatario será responsable de realizar los pedidos de producto que considere necesarios, en base al stock existente en cada momento, a la previsión de ventas, y al precio de los productos en el momento de formalización del pedido, de acuerdo con su experiencia en gestión de puntos de ventas y la propia evolución de ventas de la tienda. La adjudicataria, como responsable de la gestión del punto de venta, tratará de maximizar la rentabilidad del mismo, minimizando mermas, y procurando evitar la rotura de stocks en la medida de lo posible a través de la realización de esos pedidos. Todos los pedidos de producto se realizarán a los proveedores definidos y a los precios negociados por Mercasa, que serán comunicados al adjudicatario con la perioricidad que corresponda. Los pedidos se realizarán por la adjudicataria pero serán a cargo de Mercasa, de modo que la facturación de los mismos se efectuará directamente a Mercasa por los proveedores, siendo ésta la obligada al pago, en los términos acordados con los diferentes proveedores. El adjudicatario responderá de la pérdida desconocida que se produzca en la tienda. Cuando los indicadores de la perdida desconocida del establecimiento superen la media del sector en un mes natural o en el periodo que se establezca para su medición Mercasa podrá imponer al adjudicatario las penalidades que se establezcan, de acuerdo con el Pliego de cláusulas particulares. Del mismo modo, transcurridos seis meses desde la apertura y revisado el plan de negocio, Mercasa podrá penalizar a la empresa adjudicataria en los 5

6 términos del Pliego de cláusulas particulares cuando los indicadores de mermas generadas, superen las mermas medias del sector / producto GESTIÓN DE VENTAS. FIJACIÓN DE PRECIOS (PVP) El Adjudicatario será responsable de realizar, por cuenta de Mercasa, la venta de los productos a comercializar en el establecimiento, de acuerdo a los parámetros económicos, comerciales (merchandising, marketing), productivos y de eficiencia establecidos para cada periodo. Mercasa determinará la anchura, profundidad y precio del surtido, valorando las observaciones o sugerencias que pueda realizar el adjudicatario, resultado de su experiencia, trato directo con el cliente y operativa diaria de la tienda. La empresa adjudicataria podrá variar el precio final de los productos a lo largo del día, de la semana, etc, moviéndose siempre dentro de una horquilla de márgenes predeterminada por Mercasa, con el fin último de utilizar la estrategia de precios como gancho para captar clientes, reducir mermas, dar salida al stock, etc, y en conclusión, hacer más eficiente la gestión del punto de venta. Mercasa vigilará de forma estricta el correcto uso de esta facultad de la adjudicataria, que no podrá modificar la política de precios base de la tienda. Las modificaciones en los precios serán puntuales y justificadas, siempre bajo las premisas prefijadas por Mercasa, y dentro de los márgenes establecidos GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. REPORTE A MERCASA. La empresa adjudicataria será responsable de la gestión administrativa y control financiero de la tienda. Gestión administrativa.- El adjudicatario deberá realizar el seguimiento, control y archivo, originales o copias según se establezca, de toda la documentación relevante para la operativa del establecimiento, tales como albaranes, facturas, justificantes de pago de cliente, registro de devoluciones, 6

7 hojas de reclamaciones, cuadre de cajas, etc. Así, comprobará las facturas de los pedidos realizados cotejando las mismas con los albaranes de entrega, enviando dicha documentación a Mercasa para su contabilización. Gestión Financiera.- Mercasa habilitará una cuenta corriente en la que se recibirán las operaciones efectuadas mediante tarjeta bancaria en el establecimiento. De igual manera y desde la mencionada cuenta, Mercasa satisfará los pagos que, por suministro de productos, agua, luz, impuestos, arrendamientos, etc, se deriven de la actividad, sin que la empresa adjudicataria tenga que asumir ningún coste añadido al directamente derivado de las obligaciones que se reflejan en este pliego. Mercasa, en función de las previsiones de tesorería establecidas, dotará del saldo necesario para cumplir sus compromisos de pago. No obstante lo anterior, por razones de agilidad operativa Mercasa podrá encargar a la empresa adjudicataria que realice alguno de esos pagos, como los de combustible del vehículo, en cuyo caso habilitará los medios necesarios para que se puedan satisfacer las obligaciones de pago que no puedan ser objeto de domiciliación o pago diferido mediante transferencia confirming. La empresa adjudicataria acordará con Mercasa un sistema de gestión de tesorería diario, que refleje el conjunto de actuaciones que la empresa lleva a cabo para organizar sus cobros y pagos de tal modo, que siempre pueda hacer frente a sus obligaciones, con la máxima seguridad posible. La adjudicataria velará por mantener un saldo óptimo de caja que le permita dar cambio a sus clientes y hacer frente a pequeños imprevistos que puedan acontecer. Así mismo, la adjudicataria será la encargada de realizar el arqueo de caja al menos, una vez diaria. Para facilitar esta tarea, Mercasa dotará al establecimiento de una caja fuerte, donde podrán permanecer los ingresos en efectivo diarios hasta que se produzca su recogida o se realice el correspondiente ingreso en la cuenta titularidad de Mercasa. Reporte a Mercasa.- El adjudicatario deberá reporta a Mercasa toda la documentación que le sea requerida, y elaborará los informes que le sean solicitados con la periodicidad que se establezca, de 7

8 acuerdo, en gran parte, con la información proporcionada por el software de gestión. Ejemplo: o o o Diariamente, los cierres de caja y cifras de venta y gasto. Semanalmente: compras de producto y consumibles (envases, bolsas, etc.) realizadas, etc. Mensualmente: redacción de informes con los parámetros que se indicarán en su momento. El adjudicatario deberá comparecer a cuantas reuniones se estimen necesarias para la toma de decisiones, o resolución de incidencias, previo requerimiento de Mercasa. De igual manera, podrá proponer la celebración de estas, con el objeto referido anteriormente GESTIÓN DEL PERSONAL El adjudicatario dispondrá del personal necesario para satisfacer adecuadamente las exigencias del contrato, ajustando las condiciones de trabajo del personal a lo dispuesto en la legislación y convenio laboral aplicable. La empresa adjudicataria será responsable de contratar a su costa, coordinar, dirigir y motivar al equipo humano adscrito al proyecto, al objeto de maximizar la rentabilidad del establecimiento. El adjudicatario deberá de contemplar un procedimiento para la sustitución o cobertura de puestos para las situaciones de absentismo. Para las situaciones de absentismo previsible y justificado (vacaciones, maternidad, etc.) el reemplazo será inmediato, para las imprevisibles (bajas voluntarias, incapacidad temporal, etc.), el plazo máximo para su cobertura será de 3 días. Mercasa tendrá el derecho de solicitar el cambio o sustitución de cualquier empleado del adjudicatario, cuya cualificación o actitud considere o se demuestre inadecuada, sin que ello suponga contraprestación económica para el adjudicatario. El adjudicatario se compromete a sustituir, en el plazo máximo de 7 días naturales y con total indemnidad para Mercasa, al referido personal. 8

9 En relación con los trabajadores destinados a la ejecución de este contrato, el adjudicatario asume la obligación de ejercer de modo real, efectivo y continuo el poder de dirección inherente a todo empresario. En particular, asumirá la negociación y pago de los salarios, la concesión de permisos, licencias y vacaciones, las sustituciones, las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales, la imposición cuando proceda- de sanciones disciplinarias, las obligaciones en materia de Seguridad Social, incluido el abono de cotizaciones y el pago de prestaciones, así como cuantos derechos y obligaciones se deriven de la relación contractual entre empleado y empleador. El personal adscrito por el adjudicatario a la prestación objeto del contrato, no tendrá ninguna relación laboral con MERCASA, dependiendo exclusivamente del adjudicatario, el cual tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de empresario respecto del mismo GESTIÓN PATRIMONIAL. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO El adjudicatario tiene la obligación de mantener y conservar, de acuerdo a las especificaciones técnicas o programas de mantenimiento establecido, cada uno de los elementos que componen el equipamiento, menaje y vehículo facilitado en el local, en perfectas condiciones de uso y/o utilización para la prestación de servicios objeto del presente pliego. Mercasa contratará los servicios de mantenimiento de los equipos e instalaciones existentes en el establecimiento, si bien, corresponde al adjudicatario gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo con los diferentes servicios oficiales o proveedores, tomando las medidas preventivas para su correcto funcionamiento, gestionando las incidencias de forma directa con los proveedores del servicio que le facilite Mercasa, En caso de negligencia o inobservancia de los planes de mantenimiento por el adjudicatario, Mercasa podrá exigirle la reposición del daño causado. Igualmente, el adjudicatario será responsable de reparar o indemnizar a Mercasa por los desperfectos que se produzcan como consecuencia de falta de diligencia o excedan del deterioro o desgaste usual, correspondiente a un uso cuidadoso. 9

10 Mercasa se reserva la facultad de inspeccionar el estado de conservación del local, instalaciones, equipamiento y demás elementos que componen el negocio, pudiendo, en su caso, ordenar la ejecución del mantenimiento, su corrección, reparación o incluso penalización al adjudicatario por los daños que pudieran derivarse OTRAS FUNCIONES OPERATIVAS DEL ADJUDICATARIO: La gestión del establecimiento incluirá, además de las referidas en los apartados anteriores, las siguientes tareas que, a modo enunciativo y no limitativo, se enumeran a continuación: - Organización de la tienda y sus secciones (almacenamiento, manipulación, preparación,presentación de los productos, colocación, etiquetaje,.) - Ejecución de Plan de Marketing aportado por Mercasa, que asumirá los costes de su diseño y desarrollo - Ejecución del Plan de Fidelización aportado por Mercasa, que asumirá los costes de su diseño y desarrollo - Limpieza de las diferentes secciones, equipamiento y menaje facilitado, así como de la limpieza del resto de instalaciones del establecimiento. - Gestión eficiente de consumibles (realización de pedidos de: bandejas, bolsas, papelería, productos de limpieza, combustible de vehículo etc., que serán a cargo de Mercasa) - Reparto a domicilio según importe de compra y en un radio a determinar, en función de la evolución de la tienda. - Venta a distancia (telefónica, vía u online, según se implanten éstas vías de compra) - Gestión de residuos, de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza Municipal para ese distrito. - Cualesquiera otras que, de acuerdo a la normativa vigente que regule los diferentes ámbitos de la actividad del local y/o la prestación de servicios objeto de contrato, resulten procedentes. 5. MEDIOS Y EQUIPOS NECESARIOS 10

11 El adjudicatario deberá disponer de todos los medios humanos y técnicos que considere necesarios para la prestación satisfactoria del servicio de gestión integral del establecimiento objeto del presente pliego MEDIOS HUMANOS Para el cumplimiento de las funciones descritas en el apartado 4 del presente pliego, durante todo el tiempo previsto de prestación de servicios y horario de apertura al público del establecimiento, el adjudicatario contratará a su costa el personal con la dedicación necesaria para atender todas las secciones de la tienda durante el horario comercial establecido y tiempos previos a la apertura y posteriores al cierre de la tienda. Mercasa, considera que para prestar un buen servicio será necesario contar con un equipo humano mínimo de 10 personas a jornada completa, con la siguiente distribución: Denominación Puesto Nº Personas Jefe de Tienda 1 Jefe de Sección (Carnicería Aves Charcutería Quesos y Pescadería) 2 Ayudante de Sección 4 Polivalentes 3 Total 10 No obstante, el licitador podrá proponer cualquier distribución cuantitativa/cualitativa de personal que crea puede mejorar la inicialmente conceptualizada por Mercasa, siempre y cuando respete el mínimo exigido de 400h semanales de trabajo global. Las personas que compongan el equipo propuesto por los licitadores deberán reunir los perfiles y competencias que se especifican en el Anexo II. Como requisitos comunes a todos los perfiles, se pueden señalar los siguientes: 11

12 - Actitud proactiva en el trabajo - Flexibilidad horaria - Atención al detalle, calidad e higiene - Buena Presencia El adjudicatario deberá proponer a Mercasa una selección de candidatos a ocupar cada uno de los perfiles requeridos, reservándose Mercasa el derecho de someter a los mismos a pruebas teórico-prácticas al objeto de comprobar su adecuación a las competencias requeridas. La realización y superación de las referidas pruebas acreditará los conocimientos, habilidades y destrezas del personal en: Organización y gestión de la correspondiente Sección. Las características de los distintos productos de su sección. Las técnicas de preparación, manipulación, presentación y conservación de los diferentes productos de su sección. Las herramientas y maquinaria propias de su sección. Las características de los productos con los materiales y técnicas de envoltura, envasado y etiquetado adecuados a cada pieza. Preparación, envasado y colocación de los productos de forma atractiva en las vitrinas o mostradores, para que los posibles consumidores vean toda la oferta de la mejor manera posible, cumpliendo en todo momento con las normas de sanidad vigentes. Técnicas culinarias. El licitador deberá presentar en su oferta el organigrama de la plantilla inicial propuesta, categoría o cualificación profesional y porcentaje de dedicación al contrato objeto del concurso, así como una tabla de horarios y turnos previstos, en función del horario comercial y número de trabajadores que proponga, así como de la propia estimación de horas punta y valle que prevea en su oferta, sin que el tiempo de dedicación de la plantilla y horario que proponga pueda ser inferior a las 400 horas semanales estimadas por Mercasa De igual manera, explicará en su oferta, el cronograma de incorporación de cada uno de los perfiles que deben conformar el equipo inicialmente previsto, con el objetivo de poder formarles en los manuales, procedimientos y demás información que requieran para el adecuado desempeño de sus funciones con carácter previo a la apertura al público del establecimiento. Dicha formación será de cuenta del adjudicatario. 12

13 El adjudicatario, previa comunicación y autorización por Mercasa, podrá variar el número de personas, su dedicación o la distribución horaria del personal adscrito al servicio, según la tabla de horarios y turno establecida en su oferta. Para el caso de que esta modificación implique aumento o reducción en las horas de prestación del personal asignado al servicio, se ajustará el precio a satisfacer al adjudicatario en la misma proporción en que se hubiera introducido la variación MEDIOS MATERIALES El licitador aportará los medios materiales que adscribirá al servicio, indicando sus características y la justificación de la elección de los mismos. Los medios mínimos obligatorios a facilitar por la empresa adjudicataria para la realización del servicio, que serán definidos en su oferta técnica, son los siguientes: Uniformes: el personal prestará sus servicios uniformado. Para ello el adjudicatario cuidará el aseo y la buena presencia del personal a su servicio. Se especificará en la oferta la composición del mismo. Deberá incluir dos mudas de cada temporada (invierno y verano) y reponerse con la frecuencia que requiera el desgaste del mismo o, como mínimo una vez al año. El diseño final será aprobado por Mercasa. Soportes informáticos: ordenador portátil, impresora, fax. Cualquier otro que exprese en su oferta en atención al inventario de equipamiento y menaje expresado en el Anexo II. 6. SEGUIMIENTO Y CONTROL Para posibilitar la labor de seguimiento y control por parte de Mercasa de la gestión del establecimiento, la empresa adjudicataria estará obligada a llevar, además de los libros contables exigidos, un Libro de Control de Prestación del Servicio donde se consignen los partes diarios de servicio, incidencias, labores realizadas y no realizadas y su causa, etc. Mercasa podrá realizar cuantas Auditorias (contables, calidad, obligaciones contractuales, etc) que estime convenientes, previo aviso al Adjudicatario, que dispondrá del personal y documentación objeto de Auditoría. 13

14 7. COMUNICACIONES Y REPRESENTANTES A los efectos del presente contrato, tanto el adjudicatario como Mercasa designarán un representante, que serán quienes asistan a cuantas reuniones se celebren y que serán las únicas personas autorizadas para emitir y recibir comunicaciones, instrucciones, sugerencias, así como para comunicar las decisiones adoptadas al respecto. En la oferta del licitador se designará al mismo y los diferentes medios de comunicación. De las reuniones que se celebren se levantará Acta y se firmará por ambos representantes. El coordinador técnico o responsable, integrado en su propia plantilla, tendrá entre sus obligaciones las siguientes: a) Recibir y transmitir cualquier comunicación que el personal de la empresa contratista deba realizar a MERCASA en relación con la ejecución del contrato b) Controlar el cumplimiento de las normas laborales de la empresa, en particular en materia de asistencia del personal al lugar de trabajo y disfrute de vacaciones, de manera que no se perturbe la prestación del servicio contratado. c) Informar a MERCASA de los empleados del contratista que dejen de estar adscritos a la ejecución del contrato. 14

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