Creación de conceptos y asociación de cuentas

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1 Creación de conceptos y asociación de cuentas Al momento de seleccionar cualquiera de las dos opciones El sistema habilita la siguiente ventana: 1. Creación de conceptos: El primer paso para la generación de medios magnéticos corresponde a la creación conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente, para ello en el recuadro que se habilita es necesario seleccionar la opción 1; con lo cual se pueden presentar las siguientes situaciones:

2 a. No existen creados conceptos en el año actual ni en el año inmediatamente anterior: En este caso el sistema presentara Conceptos Predefinidos los cuales están basados en la norma vigente de medios magnéticos y se muestran en su totalidad sugiriendo la definición según el tipo de monto y la información a presentar. b. Cuando no existen conceptos creados en el año actual pero si existen conceptos creados en el año anterior: El programa valida que ya existen conceptos en el año anterior y presentara el siguiente mensaje, permitiendo seleccionar el proceso a seguir de acuerdo a las necesidades de la organización: Si: El sistema traerá los conceptos y asociación de las cuentas respectivas tal como se encontraban en el año anterior. No: El sistema traerá los conceptos predefinidos por el sistema quedando listo para asociar únicamente las cuentas contables a los conceptos que corresponda. De igual forma para crear nuevos conceptos cuando aplique es necesario utilizar el icono con ello se habilita la siguiente ventana en la cual se definen los siguientes campos:

3 Concepto: Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde al concepto con el cual se reporta la información, según las especificaciones dadas en la resolución de medios magnéticos dada para el año vigente. Tipo monto: Lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar son: 1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos a reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001 y formato 1016), diferentes a salarios. 2 = Salarios: Aplica para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001 y 1016). 3 = Ingresos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato ingresos recibidos. 4 = Pasivos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato saldo cuentas por pagar. 5 = Cuentas por cobrar: Aplica para los conceptos a reportar en el formato Saldo cuentas por cobrar.

4 6 = Sin tope general: Aplica para los conceptos a reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar (formatos 1003, 1004, 1005, 1006, 1010, 1011, 1012, 1054). 7 = Base de impuestos generados: Aplica para los conceptos de IVA generado a reportar validando el tope de ingresos (formatos 1006 y 1055) Descripción: Nombre con el cual se identifica el concepto, este texto NO se visualizara en la generación de los archivos planos ni los archivos con formatos XML. Formato: El sistema genera un listado de los formatos existentes y donde es necesario seleccionar aquel en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son: Desde la ejecución para Personas obligadas naturales y jurídicas: 1001 Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas 1003 Retenciones que le practicaron 1004 Descuentos tributarios 1005 Impuesto descontable (IVA) 1006 Impuesto generado (IVA) 1007 Ingresos recibidos 1008 Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre de 2014) 1009 Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre de 2014) 1010 Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados 1011 Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional Rentas exentas Costos y Deducciones) 1012 Declaraciones tributarias (Inversiones) 9998 Base del impuesto generado Desde la ejecución para Contratos de Administración delegada: 1016 Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas 1017 Ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos 1018 Saldos de los deudores (Por conceptos de créditos activos a 31 de diciembre de 2014) 1027 Saldos de los pasivos 1053 Retenciones practicadas 1054 Impuesto sobre las ventas descontable 1055 Impuesto sobre las ventas generado La información capturada desde esta pantalla se guarda en un archivo de datos llamado Z279CPNN, en donde NN corresponde a los dos últimos dígitos del año en el cual se está parametrizando la información. Este archivo se genera en el directorio de datos de la empresa, es decir, en SIIWI01. Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un solo formato, mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados. TODOS LOS CAMPOS DE ESTA VENTANA SON OBLIGATORIOS.

5 NOTAS ACLARATORIAS Para el Formato Impuesto Generado es necesario crear un concepto DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar en forma correcta la base del impuesto. En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar.

6 Existen formatos que en la resolución vigente no tienen conceptos asociados pero en SIIGO para la correcta generación de los archivos planos es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos son: Formato 1005 crear el concepto 5555 Formato 1006 crear el concepto 6666 Formato 1010 crear el concepto 7777 Formato 1054 crear el concepto 5555 Formato 1055 crear el concepto 6666 Estos conceptos NO se verán reflejados en la generación de los Archivos XML que se envían a la DIAN. Para borrar un concepto es necesario realizar la búsqueda del concepto con el icono o utilizar la tecla de función F3, con esto el sistema trae la información de ese concepto de manera automática, luego es necesario utilizar el icono o la tecla de función F5. Para poder borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga asociadas cuentas contables, en caso de tenerlas es necesario primero borrar las cuentas y luego si el concepto. 2. Asociación de cuentas: Una vez se encuentren definidos los conceptos al momento de seleccionar cualquiera de ellos, el programa permite asociar los rangos de cuentas contables relacionadas con el concepto; para este proceso se habilita la siguiente ventana: En ella es necesario digitar o seleccionar el código del formato requerido para asociar las cuentas contables.

7 Con ello el sistema muestra a nivel informativo los datos previamente capturados y permite definir los rangos de cuentas que se requieren tener en cuenta para ese concepto. Por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de valor a incluir, estos son: (Sumar Débitos, Sumar Créditos, Débitos Créditos, Saldo Inicial y Saldo General), según el caso de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario requiera reportar en el archivo. 1 = Suma débitos: El sistema permite generar un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Débitos.

8 2 = Suma créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Créditos. 3 = Débitos menos créditos: Permite obtener un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros; realiza la resta de la columna Débitos menos la columna Créditos. 4 = Saldo general: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros el sistema toma el valor de la columna nuevo saldo; (valor que resulta de sumar los valores de las columnas saldo anterior y Débitos y a ese total restar los valores de la columna Créditos). 5 = Saldo inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna saldo anterior. Categoría: Este campo permite clasificar el rango de cuentas seleccionado en una característica específica, estas son:

9 Para el Formato 1001 las posibles categorías a utilizar son: Valor del pago deducible Valor del pago no deducible IVA como mayor valor de costo o gasto deducible IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible Retención en la fuente practicada Renta Retención en la fuente asumida Retención en la fuente practicada IVA Para el Formato 1005 las posibles categorías a utilizar son: Impuesto descontable IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Para el Formato 1006 las posibles categorías a utilizar son: Impuesto generado IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Para el Formato 1007 las posibles categorías a utilizar son: Ingresos propios Ingresos a través de consorcios o uniones temporales Ingresos a través de contratos de administración delegada Ingresos a través de exploración y explotación de minerales Ingresos recibidos a través de fiducias Ingresos recibidos a través de terceros Devoluciones, rebajas y descuentos Para el Formato 1016 las posibles categorías a utilizar son: Pago o abono en cuenta IVA como mayor valor de costo o gasto deducible Retención en la fuente practicada Renta Retención en la fuente asumida Retención en la fuente practicada IVA Para el Formato 1054 las posibles categorías a utilizar son: Impuesto descontable IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Para el Formato 1055 las posibles categorías a utilizar son: Impuesto generado IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas

10 Para los demás formatos 1003, 1008, 1009, 1011, 1012, no se activa el combo de categoría pues no es requerida esta clasificación de información. Si se requieren visualizar las cuentas contables asociadas a un concepto DIAN, se puede utilizar el icono o la tecla de función F8 Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, se asigna la cuenta contable inicio o desde y el sistema en forma automática trae la información restante; luego se utiliza el icono o la tecla de función F5.

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