Trabajar con Expedia. Cómo gestionar las reservas Hotel Collect

Transcripción

1 Trabajar con Expedia Cómo gestionar las reservas Hotel Collect

2 Índice El proceso de reserva Hotel Collect 3 Confirmación de reservas 4 Reconciliación de reservas 6 Facturas y pagos 8 Ayuda 9 2

3 El proceso de reserva Hotel Collect El viajero realiza una reserva en cualquiera de los sitios web del grupo Expedia y paga al llegar al hotel. Usted recibe una notificación y la reserva se considera confirmada. Le recomendamos que asigne a la reserva de Expedia PartnerCentral su propio número de confirmación para que pueda llevar un registro interno. Si su establecimiento está conectado, este proceso se realizará automáticamente. XXXX XXXX XXXX XXXX Solicite una autorización previa de la tarjeta de crédito del viajero que figura en los detalles de la reserva para comprobar que es válida. El cliente se aloja en el hotel. Usted cobra el importe correspondiente a través de la tarjeta de crédito del cliente durante la estancia. XXXX XXXX XXXX XXXX $ Le emitiremos una factura mensual y usted nos pagará la compensación mediante débito directo o tarjeta de crédito. 3

4 Confirmación de reservas Cuando un viajero realiza una reserva, se considera confirmada. Le recomendamos que asigne a la reserva su propio número de confirmación para que pueda llevar un registro interno. 1. Haga clic en Confirmación pendiente en la sección Reservas de hoy. 2. Introduzca el número de confirmación del hotel y haga clic en Confirmar. 4

5 Confirmación de reservas Le recomendamos que solicite una autorización previa de la tarjeta de crédito del viajero que figura en la página Detalles de la reserva para comprobar que es válida. Esta información estará disponible durante 72 horas a partir del momento en que se realiza la reserva y desde la fecha de entrada hasta siete días después de la salida. 1. Haga clic en el ID de la reserva para acceder a los detalles de la reserva. 2. Verifique los datos de la tarjeta de crédito del viajero. Atención: Si no puede validar los datos de la tarjeta de crédito, debe ponerse en contacto con el viajero mediante la información de contacto que figura en la página Detalles de la reserva para obtener un número de tarjeta de crédito válido. Si no logra obtener una tarjeta de crédito válida, haga clic en Rechazar esta reserva. Se cancelará la reserva y se informará al viajero. Recuerde que solo dispone de 72 horas desde que se realiza una reserva para rechazarla. 5

6 Reconciliación de reservas Cancelaciones, no presentado y modificaciones Si, debido a una modificación, una cancelación o un no presentado, el cobro realizado al cliente no coincide con el importe que figura en Expedia PartnerCentral, deberá reconciliar la reserva para mostrar el importe final que pagó el cliente. Así se asegurará de recibir facturas correctas. De lo contrario, recibirá una factura por el importe de la reserva, que puede suponer una compensación más elevada de lo que está obligado a pagar por contrato. Tenga en cuenta que, en función de su nivel de acceso, es posible que no vea algunas de las opciones que se muestran a continuación. 1. Haga clic en Reconciliaciones en la sección Finanzas. 2. Haga clic en el botón Reconciliar situado junto a la reserva que quiere reconciliar. 3. Escoja el tipo de reconciliación: - Cancelación - Modificar reserva, si el viajero ha decidido ampliar o reducir su estancia - No presentado Atención: Se deben reconciliar todas las reservas en Expedia PartnerCentral desde la fecha de entrada de la reserva hasta el cuarto día del mes siguiente a la fecha de salida. Las reservas canceladas con penalización se pueden reconciliar a partir de la fecha de cancelación y durante un plazo de cuatro días a partir de dicha fecha. 4. En caso de cancelación o si el cliente no se ha presentado, introduzca el importe actualizado, incluidas las penalizaciones por cancelación o No presentado, y haga clic en Enviar actualización. En el caso de una reserva modificada, puede aumentar o reducir el número de días y el importe cobrado. 6

7 Reconciliación de reservas Reservas con depósito El número de la tarjeta de crédito del cliente estará disponible en Expedia PartnerCentral durante 72 horas a partir del momento en el que se realice la reserva para que pueda cobrar el depósito correspondiente. Si no cobra el depósito durante el plazo de 72 horas, deberá ponerse en contacto con el cliente directamente para obtener sus detalles de pago. Cuando un cliente cancela o modifica una reserva con depósito Si el cliente se pone en contacto con Expedia Recibirá una notificación de cancelación o actualización de la reserva, en la que se indicará qué debe hacer: Reembolsar el depósito al cliente si la cancelación se ha realizado fuera del periodo de cancelación y no se debe aplicar ninguna penalización. No reembolsar el depósito al cliente si la cancelación se ha realizado dentro del periodo de cancelación y se debe aplicar una penalización por cancelación o si el depósito no es reembolsable. No hace falta reconciliar la reserva a no ser que decida reducir el importe de penalización cobrado al cliente o renunciar a la misma. Si el cliente se pone en contacto directamente con usted No recibirá ninguna notificación de cancelación de Expedia. Deberá realizar los cambios en su propio sistema de reservas, reembolsar el depósito al cliente y reconciliar la reserva modificada, cancelada o en la que el cliente no se haya presentado en Expedia PartnerCentral. 7

8 Facturas y pagos Cómo se reciben las facturas Recibirá las facturas de Expedia por correo electrónico cada mes. También puede ver sus facturas en Expedia PartnerCentral, haciendo clic en Facturas y créditos en el menú Contabilidad. Atención: La persona que figura como contacto de facturación de su hotel en la página Métodos de pago y persona de contacto en el menú Contabilidad de Expedia PartnerCentral será la única que reciba las facturas por correo electrónico, así que es muy importante que mantenga está información actualizada en todo momento. Cómo se pagan las facturas Es obligatorio pagar todas las facturas en un plazo de 14 días a partir de la fecha de emisión de la factura. Métodos de pago Puede elegir entre diversos métodos de pago para sus facturas: Débito directo: es la forma más eficaz de enviarnos la compensación. Recibirá una factura cada mes y se le cobrará el importe correspondiente en su cuenta de forma automática. Tarjeta de crédito: utilice su tarjeta de crédito para pagar las facturas a través de Expedia PartnerCentral. Si no está utilizando el débito directo, verá la opción Pagar ahora en Expedia PartnerCentral, que le permitirá realizar un pago rápido e inmediato. Transferencia bancaria: pague las facturas a través de una transferencia bancaria. Puede consultar o modificar el método de pago escogido a través de la opción Métodos de pago y persona de contacto en el menú Contabilidad de Expedia PartnerCentral. También puede escoger el idioma en el que prefiere recibir las facturas. 8

9 Ayuda Centro de ayuda de Expedia PartnerCentral Si necesita más ayuda para utilizar Expedia PartnerCentral, puede utilizar el Centro de ayuda, cuyo icono se muestra en la parte superior de todas las páginas web. El Centro de ayuda contiene respuestas a las preguntas más frecuentes, guías de uso y vídeos de formación. Introduzca una pregunta concreta o palabra clave y compruebe los resultados de búsqueda relacionados para encontrar la respuesta que necesita. Dudas sobre pagos o facturas Si tiene alguna consulta sobre pagos o facturas, envíela a hotelcollect@expedia.com Si necesita actualizar los datos bancarios, póngase en contacto con vendorbanking@expedia.com Equipo de asistencia regional de Expedia Si tiene cualquier otra duda o consulta, puede ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia regional haciendo clic en el enlace Póngase en contacto con nosotros que aparece en el Centro de ayuda de Expedia PartnerCentral. Desde allí podrá enviar su consulta en línea o llamarnos al número de teléfono correspondiente para su país Expedia, Inc. Todos los derechos reservados. Todas las marcas registradas y logotipos pertenecen a sus respectivos propietarios. HGWWPTHC15 EN 9