clausura desmontaje devolución de préstamos análisis y evaluación de la exposición archivado de la exposición

Transcripción

1 clausura El cierre de la exposición lleva implícito el desmontaje de la muestra, la devolución de los objetos a cada uno de los prestadores, el análisis y la evaluación de todo el proceso expositivo, así como el archivado de la documentación generada. Este proceso deberá planificarse y llevarse a cabo con el mismo rigor con el que se han desempeñado las anteriores etapas. 102 Tomando como ejemplo el montaje se debe de fijar un calendario de desmontaje, marcado por la presencia o no de correos y los itinerarios del transporte. Con las actas de devolución se formalizará la finalización del correspondiente préstamo. El análisis y evaluación de la exposición dejará constancia de su repercusión en la sociedad y servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuación de cara al público visitante de las exposiciones temporales. Por último con el archivado de toda la documentación generada a lo largo de todo el proceso, se da por concluida la exposición, asegurando con esto la conservación y protección de la información para el futuro. desmontaje devolución de préstamos análisis y evaluación de la exposición archivado de la exposición

2 desmontaje Finalizada la apertura al público de la exposición comienza el desmontaje, que conlleva un proceso de coordinación y trabajo similar al del montaje de la muestra. De nuevo una buena coordinación es fundamental para establecer un calendario de desmontaje que tendrá en cuenta la asistencia o no de correos para supervisar la manipulación, embalaje y carga de los objetos, así como los itinerarios del transporte con destino a sus diferentes lugares de origen. Lógicamente el tiempo de desmontaje siempre es menor que el de montaje puesto que las particularidades y dificultades que plantean los objetos ya son conocidos y se pueden establecer mejor los tiempos invertidos en su desinstalación y reembalaje. La manipulación de los objetos se llevará a cabo por el personal de la empresa de montaje que proporcionará todos los elementos necesarios, y en presencia del coordinador, correos en su caso y el personal de conservación-restauración. Se realizará también un Informe de conservación de cada uno de los bienes. Este informe requiere el mismo análisis del bien que a la llegada de éste a la sala de exposición. Se puede emitir uno en el montaje y otro en el desmontaje o realizar un solo informe en el que se contemple la posibilidad de anotar las incidencias en su caso, firmándose y fechándose tanto al inicio como a la finalización de la exposición por el personal técnico de conservación-restauración, el coordinador de la muestra y el correo para cada pieza en su caso. 103 Este informe es clave para: Analizar si el objeto ha sufrido daños durante el período de la exposición. Constatar el estado en el que se embala para poder contrastar si sufre daños durante el transporte de regreso. Tras el reembalaje y carga de todos los objetos de la exposición, se iniciará el desmontaje de todos los elementos expositivos (vitrinas, paneles, etc). Previamente se habrá decidido la reutilización o no de dichos elementos por la propia organización o su cesión a otras Instituciones. Por último, el responsable de la Institución o entidad que ha acogido la exposición acredita la salida de los objetos expuestos.

3 devolución del préstamo Se comunicará a cada uno de los prestadores, con antelación, el día de la devolución de los objetos, para su correspondiente recepción y firma del albarán o recibo de entrega de la empresa de transporte. Una copia de este recibo, será remitida por la empresa al organizador de la muestra, para justificar la llegada de cada una de los objetos a su destino. El acta de devolución es el documento por el cual el prestatario acredita que devuelve las obras recibidas en calidad de préstamo temporal al prestador de las mismas. Este documento, irá firmado y sellado por el organizador, quien una vez cumplimentado y registrado deberá enviarlo al prestador quedándose con una copia. Junto al acta de devolución se adjuntará: 104 La carta de agradecimiento en la que se recomienda señalar el número de visitantes que ha tenido la exposición y algún comentario reseñable en prensa sobre ella. El dossier que recoja todas las referencias aparecidas en los medios de comunicación sobre la exposición. análisis y evaluación de la exposición Una vez finalizado todo el proceso expositivo se procederá la evaluación de la exposición. Esta evaluación se suele llevar a cabo desde dos vertientes: evaluación y análisis de público y análisis y evaluación económica. Análisis y evaluación de público Entre los métodos de análisis de público destacan los cuantitativos (número de entradas, venta de publicaciones, etc.) y cualitativos (actitudes, opiniones personales de la exposición, etc) Para la obtención de éstos datos se recurrirá a la utilización de cuestionarios, observación directa en sala, entrevistas, etc. Se establecerán los tipos principales de visitantes, por ejemplo: Individual o aislado. Grupos Escolares / Culturales/ Asociaciones/ Turísticos, etc. Grupos Especiales: Discapacitados físicos o psíquicos, Grupos de integración, etc. Dentro de los tipos de público se deberán diferenciar perfiles:

4 Sociodemográfico, dependiendo de la edad, sexo, nacionalidad, lugar de residencia, etc. Instrucionales, fijándose en el nivel de estudios, profesión, conocimientos previos a la visita a la exposición, medios de comunicación empleados para informarse sobre la muestra, etc. Actitucionales, incidiendo en la forma de la visita (individual, grupo, amigos, etc) distribución de la visita, objetivo de la visita (interés, casualidad, viaje, etc) Finalmente para la obtención de datos se recurrirá al análisis cuantitativo a través de: Número total de visitantes. Venta de publicaciones (catálogos, carteles, etc) Distribución de los días de la semana. Incremento en días determinados (domingos, festivos, pago, gratuito, inició, fin del período expositivo). Máxima hora de visita. (Horas de máxima y mínima afluencia). La relación y utilización del espacio expositivo por parte del público es otro de los principales elementos de análisis a través de dos objetivos metodológicos: 105 Comprobar cual es el recorrido que los visitantes realizan. Constatar la atención dedicada por los visitantes a los distintos elementos que componen la exposición. Con todos los datos obtenidos a lo largo del período de apertura al público, a través de los métodos ya señalados, se desarrollará una evaluación que dejará constancia de la repercusión que ha tenido la muestra en la sociedad y que servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuación de cara al público visitante de las exposiciones temporales. Análisis y evaluación económica Se deberá analizar cual ha sido el grado de desviación entre la inversión presupuestada y la inversión final, para evaluar si la estimación del coste fue adecuada o no. Del mismo modo se analizará la distribución de los costes entre las diferentes partidas, así como el porcentaje de financiación por mecenazgo y/o patrocinio, en su caso. Las exposiciones temporales requieren de grandes inversiones económicas. Por lo que se deberá analizar, evaluar y justificar dicha inversión. Esto permitirá poder valorar mejor los costes en el futuro y permitir una utilización de los recursos económicos más racionalizada.

5 archivado de la exposición La conservación de la documentación tanto escrita como en imagen, que se genera a lo largo del proceso expositivo supone la salvaguardia de dicha información para el futuro. Archivar de forma racional, siguiendo las normas marcadas por los procesos de archivo generales es fundamental para la buena preservación de la documentación y su facilidad de consulta. En la actualidad la posibilidad de acceso a dicha información 12 a través de diferentes medios informáticos es cada vez más frecuente, por lo que se deberá atender a la normativa al respecto a la hora de presentar toda esta información a consulta libre. En el anexo 13 se propone una organización de archivo, que siguiendo los grandes bloques de la gestión, plantea la posibilidad de organizar toda la documentación de forma racionalizada y de fácil consulta para personas ajenas al proceso en el futuro La Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes ha creado una base de datos de exposiciones temporales. Ver (Promoción del Arte) 13 Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnico.

6 107