PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

Transcripción

1 OBJETIVO DEL Identificar, controlar y prevenir los productos y/o servicios NO conformes y las actividades críticas, antes y después de su entrega, a través de la ficha de planificación de los productos y/o servicios NO conformes, procedimientos y el registro y control del producto y /o servicio NO conforme a los procesos del IDT, con el fin de establecer el tratamiento que se requiera ALCANCE DEL Inicia con la identificación de los productos y/o servicios no conformes y las actividades críticas y termina con el cierre de los planes de mejoramiento derivados de la identificación de los productos/servicios no conformes 2. GLOSARIO: Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados en las fichas de planificación del producto y/o servicio. No concesión: No autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados en las fichas de planificación del producto y/o servicio. Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa dentro de un proceso. Se presenta luego de una no-conformidad. Portafolio de Servicios: Documento o presentación que detalla las características de la oferta de una organización. Producto y/o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. El término "producto y/o servicio" se aplica únicamente al producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él. Producto o Servicio No Conforme: son todos aquellos productos y/o servicios que no cumplen con uno o más requisitos establecidos en las fichas de planificación de productos y/o servicios. Descripción de la actividad: relacionar la actividad que se considere crítica, teniendo en cuenta el objetivo del proceso. están relacionadas con el HACER. Descripción del Posible Producto y/ servicio NO conforme: PNC/SNC): es el incumplimiento de las características de calidad establecidas para sus productos y/o servicios establecido en los planes y programas, requisitos legales y reglamentarios o cualquier otro requisito determinado por el IDT. Ej.: Oficio sin los requisitos de calidad exigidos. Descripción de los criterios de aceptación: definición y explicación de los criterios con cuales se debe realizar la aceptación del producto o servicio. Los atributos que tiene un producto que lo hace apto para el uso o consumo. Ej.: veracidad, Oportunidad, Vo. Bo, Efectividad. Descripción de las correcciones: la definición de acciones para eliminar la no conformidad detectada. ej.: oficios Incompletos: ajustar redacción. etc.

2 Descripción del registro que se genera: registro que se deja de esta revisión. Por ejemplo: VoBo, firma, base de datos con aceptado. 3. CONDICIONES GENERALES Identificación del producto y/o servicio que presta cada uno de los procesos misionales. 4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Procesos misionales del IDT. Identificación del producto y/o servicio no conforme. Control producto y/o servicio no conforme Planificación y control del producto y/o servicio no conforme. Acciones correctivas, preventivas y de mejora

3 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto 5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:

4 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. PHVA Inicio LÍDERES DE PROCESO Y LIDERES OPERATIVOS LÍDERES Y EQUIPOS DE TRABAJO DE PROCESOS/RESPONSABLES DE REPORTAR LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS NO CONFORMES SALIDA El procedimiento pertenece a un proceso misional? SI MC-F07 P NO 1.- Identificar los productos y/o servicios no Conformes de los procesos Misionales. Ficha de Planificación de productos y servicios identificados MC-F07 MC-F15 P 2.- Identificar las actividades criticas de los procedimientos con el fin de estable los posibles productos y/o servicios no Conformes. MC-F07 H MC-F23 3.-Realizar el tratamiento al producto y/o servicio no conforme identificado * Producto o servicios entregado al cliente con las características de calidad establecidas * Actividad critica con los criterios de aceptación y las correcciones. V 4.- Reportar productos y/o servicios NO conforme MC-P01, MC- F01 Documento de Análisis del producto y/o servicio NO conforme. A 5- Realizar el cierre de los planes de Mejoramiento derivados de la identificación de productos y servicios no conformes. Fin Cierre de los planes de mejoramiento MC-F01

5 6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Actividad No. 1: Para la identificación de los productos y/o servicios NO Conformes correspondientes a los procesos misiónales, los líderes de proceso diligenciarán la ficha de Planificación del producto y/o servicio No Conforme MC-F07, de acuerdo con los requisitos establecidos por el cliente, los requisitos legales y los requisitos establecidos por el IDT (Ver numeral Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000). Actividad No. 2: Los líderes deberán identificar a través del formato de procedimiento, proceso Mejora Continua MC-F15, las actividades críticas. En el capítulo N 8 "POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME", deben documentar la actividad teniendo en cuenta: Descripción de la actividad. Descripción del posible producto no conforme. Descripción de los criterios de aceptación. Descripción de las correcciones. Descripción del registro que se genera. Actividad No. 3: Los Líderes de los procesos misionales deben realizar el seguimiento, a través de los criterios de aceptación establecidos en la ficha Planificación del Producto y/o servicio NO Conforme MC-F07. Teniendo en cuenta: Actividades de Seguimiento a las características del Producto y/o servicio Características del Producto y/o Servicio no conforme y Tratamiento del producto y/o Servicio no conforme Sugerido. Realizar las correcciones al producto no conforme, identificadas en las "políticas de operación" del procedimiento en mención. Los líderes de procesos deben realizar el seguimiento a las actividades críticas identificadas en los procedimientos teniendo en cuenta lo establecido en el capítulo N 8 "POSIBLES PRODUCTOS NO SERVICIOS NO CONFORME". Actividad No. 4: Los responsables del producto y/o servicio deben diligenciar en forma mensual en el formato REGISTRO Y CONTROL DEL PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME MC-F23, los productos y/o servicios no conformes detectados y las acciones tomadas de acuerdo con lo identificado. - Si la situación detectada en el incumplimiento de requisitos es de carácter recurrente o de alto impacto para el IDT, se deben plantear un plan de mejoramiento. Trimestralmente los líderes de proceso y responsables del producto y/o servicio deberán analizar la información relacionada con las correcciones o concesiones tomadas con el fin de determinar el comportamiento de los productos y /o servicios NO conformes y de esta manera formular acciones correctivas para eliminar la(s) causa(s).

6 Esta información deberá ser enviada al Asesor de Planeación y Sistemas, quien presentará un informe a los miembros del Comité del SIG o en la Revisión por la Dirección. Actividad No. 5: Aplicar el Procedimiento de "Acciones Correctivas, Preventivas y/o Mejora - ACPM" MC-P01. Realizar el cierre de los planes de mejoramientos para los productos y/o servicios no conformes, a través del Formato MC-F01 "Formato Acción Correctivas, Preventivas y/o de Mejora". 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El procedimiento PORDUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME, es aplicable a los procesos misionales y a las actividades criticas identificadas en los procedimientos del IDT. La ficha de planificación de productos y/o servicios no conformes. MC-F07, debe identificar el responsable en caso de aprobación y/o autorizaciones de liberación de acuerdo con los criterios de aceptación del producto o servicio. Tipos de tratamiento del producto y/o servicio no conforme: Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados en las Fichas de planificación de productos y/o servicios. Corrección: Es una acción tomada de manera inmediata, para eliminar una no conformidad detectada. El tratamiento del producto y/o servicio no conforme se encuentra descrito en la ficha de planificación de productos y/o servicios no conformes. MC-F07; cualquier actividad a realizarse diferente para su tratamiento, debe ser previamente autorizada por el líder de proceso. Actividades de Seguimiento a las características del Producto y/o servicio: Características del Producto y/o Servicio no conforme y Tratamiento del producto y/o Servicio no conforme Sugerido Cuando se corrija un producto y/o servicio no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.

7 Cuando se detecte un producto y/o servicio no conforme después de su entrega, se deben establecer acciones para impedir su uso o aplicación originalmente prevista. Los Líderes de proceso son responsables de hacer el seguimiento y cierre a los planes de mejoramiento suscitados de la identificación del Producto y/o Servicio No Conforme recurrente o de alto impacto para el IDT. 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME ACTIVIDAD 3. Realizar el tratamiento al producto o servicio no conforme identificado. PRODUCTO Y/O SERVICIO Tratamiento no eficaz al producto o servicio no conforme identificado. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Cumplimiento: Cumplimiento del requisito 8.3 de norma. CORRECCIÓN Plan de mejoramiento. REGISTRO Plan de mejoramiento final. 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS Ficha de Planificación del Producto y/o servicio No conforme MC-F07 Actividades criticas (procedimientos) REGISTRO Y CONTROL DEL PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME MC-F23. Formato de Acciones correctivas preventivas y/o de mejora MC-f01

8 10. NORMATIVA ASOCIADA Ver Normograma. 11. RECURSOS Inmobiliario oficina. Página web del Instituto Distrital de Turismo. Sistema Integrado de Gestión -SIG-. Aplicativo de Gestión Documental -CORDIS-. Intranet.

9 CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA Patricia Dolores Ballestas del Portillo Contratista Planeación y Sistemas Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez Contratista Planeación y Sistemas Carlos Alfonso Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección SIG Ing. Eduardo Navarro Téllez. Contratista Planeación y Sistemas Carlos Alfonso Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección SIG