PD.DAF.05 Objetivo(s) del proceso:

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1 I -IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: PD.DAF.05 Objetivo(s) del proceso: COMPRAS MENORES Realizar las compras y contratación de bienes y servicios, bajo un procedimiento simplificado, que permita eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la Ley. Alcance: Comprende todas las compras y contrataciones de las Instituciones de la Administración Pública, a través del Procedimiento de Selección de Compras Menores, en función de los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas como Órgano Rector del Sistema. Referencia Normativa: Constitución de la República Dominicana. RD-CAFTA. Ley No , sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No Ley No , de Libre Acceso a la Información Pública. Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas. II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O SU EQUIVALENTE Unidades Operacionales Involucradas: Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Administrativa Financiera o su equivalente. Unidad Operativa de Compras y Contrataciones. Departamento de Planificación y Desarrollo. Almacén y Suministro. Oficina de Acceso a la Información (OAI). Políticas y Otras Observaciones: Las compras y contrataciones deberán ser las contempladas en los respectivos planes y programas anuales elaborados por la institución. Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema. Ningún procedimiento de Compra Menor podrá ser iniciado sino se dispone de la apropiación Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 1 de 12

2 II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O SU EQUIVALENTE presupuestaria respectiva. Los Oferentes deberán estar previamente inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE). Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar emitidos por la. La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o Términos de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institución, a los fines de contar con una base de datos que permita la agilización de los procedimientos. Los peritos para la elaboración de las mismas deberán ser designados por el Comité de Compras y Contrataciones y deberán ser revisadas periódicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los procedimientos. Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencias deberán ser elaboradas por Peritos. Las Especificaciones Técnicas no podrán hacer mención de ningún tipo de marca, ni dirigir la compra o contratación a un determinado proveedor o contratista. Las Ofertas Económicas deberán ser recibidas en Sobre debidamente cerrados. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente deberá abrir las Ofertas en el día y hora fijada en las invitaciones y convocatoria. La Entidad Contratante deberá invitar a un mínimo de tres (3) Oferentes que puedan atender el requerimiento, no obstante deberán considerarse las Ofertas de los Oferentes que no hayan sido invitados. Las Ofertas deberán recibirse hasta la fecha y hora fijada en las invitaciones y en la convocatoria. El plazo entre la invitación o la convocatoria y la recepción de ofertas no deberá ser menor de dos (2) días hábiles. La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que supere el precio de mercado. Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sub-sistema de Compras del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector. III -DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: INSUMOS Requerimientos de las diferentes Unidades Requirentes. Metodología para preparar los Planes ETAPA / UNIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN RESPONSABLE(S): Dpto. de Planificación y Desarrollo Dirección Adm. Financiera o su equivalente Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Máxima Autoridad Ejecutiva Oficina de Acceso a la Información PRODUCTOS Plan Anual de Compras y Contrataciones. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 2 de 12

3 Anuales de Compras y Contrataciones. Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC)- SNCC.F Planificación. Todo proceso de compra o contratación se inicia con el consolidado de todos los requerimientos realizados por las diferentes Unidades Requirentes (UR), debiendo ser aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad Contratante. Órgano Rector. El Departamento de Planificación y Desarrollo con apoyo de la Dirección Administrativa Financiera (DAF) coordina y ejecuta las actividades relativas a la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite el Plan Anual de Compras y Contrataciones a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante y del administrado por el Órgano Rector. Plan Anual de Compras y Contrataciones. Modelo de Solicitud de Compra o Contratación- SNCC.D.001 PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Oficina de Acceso a la Información 02.01Preparación de las Solicitudes de Compras o Contrataciones. Luego de consolidados todos los requerimientos, las Unidades Operativas de Compras y Contrataciones deberán formalizar las Solicitudes de Compra o Contratación tomando en consideración el precio histórico y el precio del mercado, para solicitar el correspondiente Certificado de Existencia de Fondos a la Dirección Administrativa Financiera (DAF), o su equivalente, previa comprobación de que la misma se encuentra contemplada dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones deberá remitir las Solicitudes de Compras y Contrataciones a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante y del Órgano Rector. Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los bienes a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector. Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los bienes a adquirirse PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Dirección Administrativa Financiera o su equivalente Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 3 de 12

4 y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras y Contrataciones Apropiación de Fondos. La Dirección Administrativa Financiera (DAF) o su equivalente, valida la existencia de fondos en el presupuesto para la compra o contratación del bien o servicio en cuestión y lo remite a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones. su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes. Modelo de Certificado de Existencia de Fondos- SNCC.D.002 Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras y Contrataciones. Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes. PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Administrativa Financiera o Equivalente Apoderamiento para Ejecución del Proceso. La Máxima Autoridad Ejecutiva, revisa la solicitud y la Certificación de Existencia de Fondos, y apodera a la Dirección Administrativa Financiera, o su equivalente, para que dé inicio al procedimiento correspondiente. La DAF, o su equivalente, se encarga de remitir los documentos a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones para que dé Inicio al Expediente Administrativo y Carga en el Portal. su Acta simple emitida por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad Contratante, donde apodera a la Dirección Administrativa Financiera, o su equivalente, del Procedimiento correspondiente. Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes. Sub-sistema de Compras y Contrataciones SIGEF. PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Asignación del Número Único y Carga en el Portal. Una vez se cuenta con la apropiación de fondos para la compra o contratación, la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones carga el proceso en el Sub-sistema de Compras y Contrataciones del SIGEF o en su defecto, en el portal administrado por el Órgano Rector e inicia el Número Único para el Procedimiento de Compra o Contratación. Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 4 de 12

5 Portal administrado por el Órgano Rector. Expediente Administrativo de compras con su Número Único correspondiente. Modelo Convocatoria a Compras Menores- SNCC.F.013. Modelo de Invitaciones a presentar Ofertas- SNCC.D.014 Especificaciones Técnicas/ Fichas Técnicas o Términos de Referencias PREPARACIÓN RESPONSABLE (S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa Financiera o su Equivalente Elaboración y Firma de las Invitaciones y Convocatoria a Participar. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede a invitar a un mínimo de tres (3) Oferentes, debidamente inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE). La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones de la Entidad Contratante, elabora la convocatoria a presentar Ofertas y las invitaciones formales y tramita la firma por ante el Director Administrativo Financiero o su equivalente, procediendo a invitar a los oferentes seleccionados. Invitaciones debidamente firmadas y Convocatoria a presentar Ofertas. Invitaciones debidamente recibidas por los Oferentes. Convocatoria firmada. Invitaciones firmadas. CONVOCATORIA RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Oficina de Acceso a la Información 03.01Difusión y Publicidad. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite la convocatoria a la Oficina de Acceso a la Información (OAI), conjuntamente con las Especificaciones o Fichas Técnicas para su difusión en el portal institucional y en el administrado por el Órgano Rector. Nota: El plazo entre la invitación o la convocatoria y la recepción de ofertas no deberá ser menor de dos (2) días hábiles. Difusión y publicación de la Convocatoria en el portal de la Entidad Contratante y en el Portal administrado por el Órgano Rector. Las Ofertas Económicas. OFERTA ECONÓMICA RESPONSABLE(S):Dirección Administrativa Financiera o su equivalente Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Acta simple firmada Recepción, Apertura de Ofertas y Adjudicación. Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 5 de 12

6 La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente, conjuntamente con la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones en el plazo establecido en las invitaciones y la Convocatoria, reciben las Ofertas Económicas, en sobres debidamente cerrados y posteriormente, proceden a su apertura y análisis. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente proceden a la Adjudicación de la Oferta que más convenga a los intereses de la institución, considerando el menor precio ofertado. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede en forma inmediata a elaborar un acta simple que deberá contener la fecha y hora de su emisión, número asignado a cada Oferta, nombre de los Oferentes, monto de sus Ofertas, la adjudicación y las observaciones que se formularen, debiendo ser firmada por el Director Administrativo Financiero o su equivalente y el responsable de la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones y un funcionario que haya intervenido en el procedimiento. Acta simple firmada. Modelo de Orden de Compra- SNCC.D.027. Modelo de Orden de Servicios - SNCC.D.028. Modelo de Recepción de Bienes- SNCC.D.029. Modelo de Recepción de Servicios- SNCC.D.030. ADJUDICACIÓN RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Oficina de Acceso a la Información 05.01Notificación de Adjudicación. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede a notificar la Adjudicación al/los adjudicatarios y a los restantes Oferentes dentro de un plazo de cinco (5) días hábiles a partir de la expedición del Acto administrativo de adjudicación. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones emite la Orden de Compra u Orden de Servicios correspondiente, la remite al proveedor con copia al almacén. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite a la Oficina de Acceso a la Información la Orden de Compra u Orden de Servicios, según corresponda, para su publicación y difusión. Notificaciones y sus anexos debidamente acusadas. Orden de Compra u Orden de Servicios aprobada. Entrada de Almacén. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector. Orden de Compra u PERFECCIONAMIENTO DE LA COMPRA O CONTRATACIÓN Cheque/ Transferencia Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 6 de 12

7 Orden de Servicios aprobada. Conduce/ Factura. Entrada de Almacén. RESPONSABLE(S):Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Administrativa Financiera o su equivalente Oficina Acceso a la Información Pago. de pago al proveedor. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente elabora el/los cheque(s)/ Transferencias, correspondientes y lo remite a la Máxima Autoridad Ejecutiva para su revisión y firma, si procede. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente darán seguimiento a los trámites de pago conforme lo establezca la Orden de Compra u Orden de Servicios. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente remite a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) los pagos correspondientes para su publicación y difusión. Comprobante de Recepción de los bienes adjudicados, o de los servicios ejecutados. GERENCIAMIENTO DE LA COMPRA RESPONSABLE(S):Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Almacén y Suministro 07.01Cierre del Expediente Administrativo de Compra. Expediente Administrativo compras contrataciones. de y Una vez se han completado todas las entregas y los pagos correspondientes a la Orden de Compra u Orden de Servicios, se procede al cierre del expediente administrativo de la compra. Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 7 de 12

8 IV - FLUJOGRAMA DEL PROCESO: PD.DAF.05 COMPRAS MENORES Procedimiento General Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Adm. Y Financiera Ud. Operativa Compras Oficina de Acceso a la Información Planificación Requerimiento Diferentes Unidades Consolida los requerimientos y remite plan anual de compras Verifica y aprueba plan annual de compras Preparación de Solicitudes de Compra o Contratación Comprueba que la misma se encuentra contemplada dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones Formaliza las solicitudes de compras o contratación Remite solicitudes compra a OAI para publicación y difusión Publica información en página web contratante y órgano rector Solicita certificado de existencia de fondos Apropiación de Fondos Valida la existencia de fondos en el presupuesto No Archiva el expediente Fin del proceso Si Expediente Archivado Remite certificación de existencia de Fondos Apoderamiento de la Ejecución Revisa solicitud y certificación de existencia de fondos Apodera a DAF que inicie proceso Remite documentos a Compras para inicio de Expediente Administrativo Asignacion No. Unico y carga en portal Carga proceso en el SIGEF o en el portal organo rector e inicia el proceso Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 8 de 12

9 PD.DAF.05 COMPRAS MENORES (continuación) Procedimiento General Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Adm. Y Financiera Ud. Operativa Compras y C. Oficina de Acceso a la Información Elaboración y Firma de las Invitaciones y Convocatoria a Participar Elabora convocatoria e invitaciones a presentar ofertas Tramita firma por ante Director DAF Difusión y Publicidad Invita mínimo tres (3) oferentesinscritos en el RNPE Remite Convocatoria conjuntamente con las especificaciones técnicas a la OAI para difusión Publica información en portal de la institucional y en el del Órgano Rector Recepción, Apertura de Ofertas y Adjudicación Recibe ofertas económicas Recibe ofertas económicas Procede a apertura y análisis de las mismas Procede a apertura y análisis de las mismas Adjudica ofertas Elabora y remite acta simple de adjudicación Firma Acta Simple de Adjudicación Notificación de Adjudicación Notifica adjudicación a ganador y restantes oferentes Emite orden de compra y remite a Almacén y Proveedor Remite Orden de Compra a OAI para publicación y difusión Publica información en página Web Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 9 de 12

10 PD.DAF.05 COMPRAS MENORES (continuación) Procedimiento General Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Adm. Y Financiera Ud. Operativa Compras y C. Oficina de Acceso a la Información Almacen y Suministro Pago Elabora el (los) cheque(s) y/o transferencia(s) correspondiente(s) Revisa y firma pago Remite cheque(s)/ trasnferencia Da seguimiento a los trámites de pago Remite pago a OAI para su publicación y difusión Publica información en portal de la entidad contratante y en el del Órgano Rector Cierre del Expediente Administrativo de Compra Recibe las entregas totales de los bienes Completadas todas las entregas procede a cierre de expediente administrativo Fin del proceso Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 10 de 12

11 Indicadores de Desempeño Cantidad de incumplimiento en la entrega. Porcentaje de incumplimiento en la entrega. Cantidad de bienes devueltos. Porcentaje de bienes devueltos. Tiempo para llevar a cabo el procedimiento. V - CREACIÓN: Fecha Realizado por: Aprobada Por: Firma: DR. ERIC HAZIM 5 de Dpto. de Políticas, Normas y Director General de Contrataciones Públicas octubre Procedimientos. del 2010 Nombre Cargo Referencia VI - CONTROL DE CAMBIOS: No. Fecha Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos. 1 28/05/2012 Aprobada por: DR. ERIC HAZIM Director General de Contrataciones Públicas Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos. 2 27/09/2012 Aprobada por: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General de Contrataciones Públicas 3 08/04/2014 Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos. Inclusión del Departamento de Planificación y Desarrollo en la etapa de Planificación Sustitución del Decreto de fecha 30 de agosto del 2007 por el Decreto de fecha 6 de septiembre del Sustitución del Comité de Licitaciones por el Comité de Compras y Contrataciones. Definición de plazo mínimo para presentación de ofertas. Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 11 de 12

12 Aprobada por: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General de Contrataciones Públicas No hay nada escrito después de esta línea Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Página 12 de 12