PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y COMPRA DE SUMINISTROS

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1 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y COMPRA DE SUMINISTROS TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO: ALCANCE: REFERENCIAS: DESARROLLO: ANEXOS: DIAGRAMA DE FLUJO... 5

2 1. PROPÓSITO: Controlar oportunamente las solicitudes de suministros de materiales y/o equipos, asegurando su asignación de acuerdo al proyecto que corresponda, partida y/o subpartida, así como para el abastecimiento propio de las áreas de la empresa. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las solicitudes de material y/o equipos que realice el personal de la empresa así como para el abastecimiento de consumibles de oficina. 3. REFERENCIAS: 3.1 NMX CC 9001 IMNC 2008: Sistema de Gestión de Calidad; Requisitos. 3.2 NMX CC 9000 IMNC 2005: Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabularios. 4. DESARROLLO: No. ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Elabora la Solicitud de Refacciones y Equipos, Solicitante Código: F ADM 001 para los materiales y/o equipos, asegurándose de que cuando éste sea para un proyecto se deberá especificar el número de contrato y partida a la que haga referencia. 2 Recibe la Solicitud de Refacciones y Equipos, se asegura de que esté debidamente requisitada en cuanto a que los datos estén bien especificados. 2.1 Si no está bien requisitada la solicitud, coloca en la misma por qué no procede y se la entrega al solicitante para que la Corrija o complete los datos. 2.2 Si está bien requisitada la solicitud, continua en el paso No Verifica la existencia de lo solicitado en almacén.

3 3.1 Si hay existencia del material o el equipo, elabora el Vale la Salida de Almacén Código: F ADM 020, o si es activo fijo el Resguardo de Equipo Código: F ADM 021 (según corresponda), recaba firma de recibido del solicitante y lo archiva. Fin del Procedimiento. 3.1 Si no hay existencia de lo solicitado, elabora la Orden de Compra, obtiene firma de autorizado en la misma y se la envía al proveedor correspondiente. 4 Le da seguimiento a la compra hasta la entrega de los insumos 5 Cuando llega el material o equipo, verificar que la Factura o Remisión que trae el proveedor corresponde a una Orden de Compra. Nota: No se recibirá suministros que no cuenten con una Orden de Compra que ampare la Factura o Remisión. 6 Verifica que la Factura o Remisión entregada por el proveedor coincida con la cantidad, los precios y las características de los productos especificados en la misma. Nota: Todos los insumos recibidos deberán verificarse escrupulosamente previo a su firma de recibido. 6.1 Si no coinciden, verifica que estas diferencias no alteren las especificaciones técnicas del insumo y/o equipo, así como las condiciones de crédito diferencias (se comunica con el proveedor en caso de ser necesario). Continúa en el paso No Si coincide la Factura o Remisión con la Orden de Compra, recibe el insumo y/o equipo, firma y sella de recibido en la Factura o Remisión del proveedor anotando en la misma cualquier observación generada durante el proceso de recepción.

4 7 Si el insumo y/o equipo recibido corresponde a un Solicitud de Refacciones y Equipos, informa al solicitante que pase a recoger lo correspondiente, elabora Vale la Salida de Almacén Código: F ADM 020 o Resguardo de equipo F ADM 021, según corresponda, le entrega el insumo y/o equipo, solicitándole que firme de recibido en el mismo. 8 Anexa la Factura o Remisión con la Orden de Compra y procede al Pago correspondiente del proveedor. 9 Registrar los datos del proveedor y los resultados de los criterios de evaluación en el Formato Evaluación de los Proveedores Código: F ADM Emite un informe de los resultados de estas evaluaciones para ser presentados en la Revisión por la Dirección. NOTA: Cuando existan casos de urgencias de insumos, se podrá recibir sin contar con la Orden de Compra, pero inmediatamente después, se deberá elaborar la Orden de Compra correspondiente. 5. ANEXOS: CÓDIGO F ADM 001 F ADM 020 F ADM 021 S/C DESCRIPCIÓN Solicitud de Refacciones y Equipos Vale la Salida de Almacén Resguardo de Equipo Orden de Compra

5 6. DIAGRAMA DE FLUJO

6 SOLICITUD DE REFACCIONES Y EQUIPOS CÓDIGO: F MAN 001 FECHA: 02/08/2010 VERSIÓN: 0 FECHA: CANT. NOMBRE DEL SOLICITANTE: DESCRIPCIÓN DEL INSUMO/EQUIPO PROVEEDOR SUGERIDO SOLICITÓ ENCARGADO DE COMPRAS TRANSPORTADORA DE CÁRDENAS S.A. DE C.V. SOLICITUD DE REFACCIONES Y EQUIPOS CÓDIGO: F MAN 001 FECHA: 02/08/2010 VERSIÓN: 0 FECHA: CANT. NOMBRE DEL SOLICITANTE: DESCRIPCIÓN DEL INSUMO/EQUIPO PROVEEDOR SUGERIDO SOLICITÓ ENCARGADO DE COMPRAS

7 VALE DE SALIDA DE ALMACÉN CÓDIGO: F MAN 020 VERSIÓN: 0 FECHA:A HORA:A ALMACÉN No:A VALE DE SALIDA No:A DESCRIPCIÓN DE LA REFACCIÓNES O EQUIPOS SOLICITADOS OBSERVACIONES:s NOMBRE SOLICITANTE AUTORIZO NOTA: Los Movimientos de este Vale de salida deben ser capturados en forma inmediata en la base de datos de Control de Inventarios TRANSPORTADORA DE CÁRDENAS S.A. DE C.V. VALE DE SALIDA DE ALMACÉN CÓDIGO: F MAN 020 VERSIÓN: 0 FECHA:A HORA:A ALMACÉN No:A VALE DE SALIDA No:A DESCRIPCIÓN DE LA REFACCIÓNES O EQUIPOS SOLICITADOS OBSERVACIONES:s NOMBRE SOLICITANTE AUTORIZO NOTA: Los Movimientos de este Vale de salida deben ser capturados en forma inmediata en la base de datos de Control de Inventarios

8 TRANSPORTADORA DE CARDENAS SA CV ORDEN DE COMPRA SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARR.CIRCUITO DEL GOFO KM COL.CALZADA Fecha: CARDENAS TABASCO 22/06/2012 C.P: Autorizado por: TEL ALBERTO RODRIGUEZ BURELO Transporte: A la atención de: KENWORTH OLMECA MAYA S.A DE C.V. 27 DE FEBRERO ESQ. C. CIRCUITO DEL GOLFO Enviar el: LOCAL 3. CARDENAS TABASCO. DESCRIPCIÓN PRECIO 2 FAROS DE NIEBLA T 800 ORDEN: KW30 UNIDAD: TC-47 Subtotal $0.00 Impuestos $0.16 Impuesto ventas $0.00 Otros Total $0.00 Firma de quien recibe Fecha El número de la orden de compra debe aparecer en todas las facturas y correspondencia.