NORMA / (SEPA)

Transcripción

1 NORMA / (SEPA) Versió 1.5 Concepte Ampliat N19.14 PLUS Gener 2015

2 Contingut 1. Descripció Instal lació de l'aplicació Desinstal lació de l'aplicació Accés a l'aplicació Menú Principal Arxiu Nou Quadern: Obrir Quadern: Tancar Quadern: Generar Fitxer Importar un Fitxer Manteniment de dades Dades del Presentador Dades del Creditor Dades del Deutor Dades de Concepte Dades del Mandat Grups de Deutors Llistat i històrics Llistat de Deutes: Llistat Cancel lacions: Llistat Presentadors: Llistat Creditors: Llistat Deutors: Eines Gestió d'usuaris Canviar d Idioma: Configuració de l Entorn: Generació d'un fitxer Definir fitxer Seleccionar un Presentador i Seleccionar un Creditor Donar d'alta un Deute Grups de Deutors Reemplaçament massiu Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 1

3 6.6. Generació de fitxers Tractament d'un fitxer de devolucions o rebutjos Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 2

4 1. Descripció L'aplicació de generació de fitxers de deutes permet generar fàcilment ordres per a què el seu banc efectuï el cobrament de rebuts a clients (norma i/o norma 19.44) creant una base de dades de deutes particular. Aquesta base de dades és de molt fàcil creació, ja que permet utilitzar les dades introduïdes prèviament en altres fitxers de deutes que estan emmagatzemats de manera permanent a una base de dades general. Tot això treballant de manera local. Posteriorment, i mitjançant una connexió, es realitza l'enviament del fitxer. La versió actual segueix el esquema de la normativa de CECA SEPA PLUS de manera que permet generar la norma amb rebuts que incorporin fins a 640 caràcters al concepte (= concepte ampliat). La diferència amb la versió anterior del programa (V1.4), és que aquesta versió del programa millora l optimització de la gestió dels grups de deutors. 2. Instal lació de l'aplicació Al realitzar la instal lació del programa haurà d executar l arxiu Cuaderno_1914.msi. Per a la visualització dels informes l aplicació utilitza el programa Crystal Reports. En cas que no estigui instal lat a l ordinador en el que s instal li l aplicació, el propi programa ho instal larà. Si una vegada instal lat el programa necessitem reinstal lar-lo sense perdre les dades de les BBDD s'haurà d'executar l'arxiu Cuaderno_1914.msi i després seleccionar reparar Norma Executem l'arxiu a instal lar i ens saltarà l'assistent d'instal lació Important: el directori on es realitzi la instal lació ha de ser un directori en el qual l'usuari tingui tots els permisos per accedir a ell. En cas que a l'equip existeixi la carpeta c:/usuaris és recomanable que la instal lació es realitzi dins de la carpeta corresponent a l'usuari que es desitgi. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 3

5 A l escriptori ens apareixerà una icona (Accessos directes) per entrar directament a l aplicació Norma També podrem accedir a l'aplicació des d'inici ->Programes -> Norma Desinstal lació de l'aplicació Per desinstal lar l aplicació, anar al panell de control, Afegir o treure programes i seleccionar el programa per a la seva eliminació de l'equip. 4. Accés a l'aplicació Si tenim l'opció de multiusuari activada (eines/configuració entorn/habilitar multiusuari), a l'executar l'aplicació la primera finestra que se'ns mostra és la de selecció d'usuari Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 4

6 L'opció multiusuari per defecte està desactivada. A aqueta finestra, al menys la primera vegada que accedim a ella, la paraula de pas que haurem d'introduir serà un "1" i, tot seguit, prémer el botó Acceptar. Es recomana canviar la Paraula de Pas al primer accés. Després d aquesta pantalla entrarem ja a l aplicació. 5. Menú Principal Entrarem a la pantalla principal del quadern on se'ns mostrarà un menú general amb les diferents opcions que té la norma que descrivim a continuació: 5.1 Arxiu Nou Quadern: Amb aquesta Opció del menú podrà crear un nou quadern. L'extensió del quadern serà.pre Obrir Quadern: Amb aquesta opció podrà obrir un quadern existent Tancar Quadern: Se li tancarà el quadern amb el que està treballant Generar Fitxer Aquesta opció li permetrà generar un fitxer de norma o en format pla o XML amb les dades del quadern amb el qual estigui treballant. Una vegada generat l'extensió serà.q1p o XML en funció del suport generat Importar un Fitxer Per importar un fitxer primer haurem de crear un quadern i posteriorment seleccionar importar remesa, després seleccionarem el tipus de fitxer que volem importar ( Q19.14, D1P Devolucions, R1P Rebutjos o Q19).En l'últim apartat del document s'explica el tractament dels fitxers de devolucions i de rebutjos. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 5

7 Al seleccionar qualsevol d'aquestes opcions ens sortiran els següents missatges: Se'ns obrirà una finestra des de la que podem seleccionar l'arxiu que volem importar a la nostra aplicació. Un cop seleccionat l'arxiu fem acceptar i se'ns importaran els deutes al quadern que teníem obert, també se'ns importaran les dades de presentador, creditor i deutor a la nostra BBDD General per poder-les utilitzar posteriorment. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 6

8 El concepte també l importarà. A l importar qualsevol tipus de remesa el format del concepte serà Detall Ampliat (fins a 640 caràcters). Es permetrà importar els fitxers amb qualsevol extensió (.txt,.q1p,.doc, ) sempre que l'estructura del fitxer que anem a importar sigui correcta. Es transformarà automàticament el CCC als seus respectius IBAN i SWIFT (BIC). En cas d'error amb la importació del fitxer el sistema ens ho indicaria. 5.2 Manteniment de dades Les persones que intervenen a aquesta aplicació són: Presentador: persona que va a presentar al cobrament el rebut. Es poden tenir un o més presentadors guardats a l'aplicació, però cada remesa només pot ser presentada per un d'ells. Creditor: persona que en darrera instància cobra els rebuts. Es poden tenir un o més Creditors guardats a l'aplicació i caldrà que a la remesa s'informi, com a mínim, un d'ells. Dins de la remesa pot haver més d'un creditor. Serà imprescindible que per generar la remesa cada creditor tingui com a mínim un rebut informat. Deutor: persones que pagaran els rebuts. Es poden tenir un o més deutors guardats a l'aplicació i caldrà que a la remesa n existeixi com a mínim un per cada creditor de la remesa. Per començar a treballar s ha de crear un nou quadern ( ) o obrir-ne un de ja existent al disc( ). Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 7

9 La primera vegada que s accedeix a l aplicació és obligatori definir un Presentador i un Creditor per poder començar a treballar. El sistema treballa amb dos tipus de bases de dades: - Una particular, que són els propis fitxers de deutes. - Una base de dades general i permanent, que conté les dades de tots els Presentadors, Creditors, Deutors, Conceptes i Mandats utilitzats a qualsevol fitxer de deutes creat amb anterioritat (les dades més importants que s introdueixen a qualsevol fitxer de deutes s emmagatzemen automàticament a aquesta base de dades general, que és accessible des del menú Manteniment de Dades): D aquesta manera, al crear un fitxer de deutes disposem de totes les dades permanents introduïdes als anteriors Dades del Presentador Per seleccionar un P r e s e n t a d o r j a definit anteriorment, n hi ha prou amb anar a la pestanya Presentador. Si el Presentador no apareix a aquesta llista o té alguna dada errònia primer haurem de definirlo a Dades del Presentador del menú Manteniment de Dades: Les dades que s han d introduir (no totes són obligatòries) són: - Dades personals (NIF, Sufix, Entitat, Oficina, Nom, Adreça, Localitat, Província, País) del Presentador. La part superior permet: Afegir les dades introduïdes que apareixen en pantalla com a nou Presentador a la base de dades general. Eliminar el Presentador que apareix en pantalla de la base de dades general. Modificar alguna dada del Presentador. Para realitzar qualsevol d aquestes funcions no n hi ha prou amb escriure les noves dades a la pantalla sinó que també s haurà de prémer el botó corresponent (sempre abans de sortir d aquesta finestra amb el botó ). Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 8

10 La part superior permet moure s entre tots els Presentadors existents: Un cop acabada la definició, sortir de la finestra (amb el botó ) i per seleccionar el Presentador repetir el procés descrit al començament d aquesta secció Dades del Creditor Per seleccionar un C r e d i t o r j a definit anteriorment s'ha d'anar a la pestanya que apareix a la part dreta de la pantalla C r e d i t o r. Si el Creditor no apareix a aquesta llista o té alguna dada errònia caldrà primer definir-lo anant a Dades del Creditor del menú Manteniment de Dades: Les dades que cal introduir (no totes són obligatòries) són: -Dades personals (NIF, Sufix, Codi, Id Compte, Compte, Nom, Adreça, Localitat, Província, País) del Creditor. -Id Compte: podrà seleccionar IBAN o Compte. Si selecciona compte al guardar el creditor es transformarà el número de compte en el seu IBAN corresponent. La part superior permet: Afegir les dades introduïdes que apareixen per pantalla com a nou Creditor a la base de dades general. Eliminar el Creditor que apareix per pantalla de la base de dades general. Modificar alguna dada del Creditor. Per realitzar qualsevol d aquestes funcions no n hi ha prou doncs amb escriure les noves dades per pantalla sinó que també caldrà prémer el botó corresponent (sempre abans de sortir d aquesta finestra amb el botó ). La part superior permet moure s entre tots els Creditors existents: Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 9

11 Un cop acabada la definició, sortir de la finestra (amb el botó Creditor repetir el procés descrit al començament d aquesta secció. ) i per seleccionar el Dades del Deutor Amb aquesta pantalla podrem donar d'alta a la nostra BBDD general els Deutors amb els quals treballarem posteriorment. Les dades que s han d introduir (no totes són obligatòries) són: -Dades personals (Codi Referència, Nom, Adreça, Localitat, Província, País) del Deutor. -Id Compte: podrà seleccionar IBAN o Compte. Si selecciona compte, al guardar el Deutor es transformarà el número de compte en el seu IBAN corresponent i Swift (BIC) de l'entitat La part superior permet: Afegir les dades introduïdes que apareixen per pantalla com a nou Deutor a la base de dades general. Eliminar el Deutor que apareix en pantalla de la base de dades general. Modificar alguna dada del Deutor Per realitzar qualsevol d aquestes funcions no n hi ha prou, doncs, amb escriure les noves dades per pantalla sinó que també caldrà prémer el botó corresponent (sempre abans de sortir d aquesta finestra amb el botó ). Un cop acabada la definició, sortir de la finestra (amb el botó Deutor repetir el procés descrit al principi d aquesta secció. ) i per seleccionar el Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 10

12 5.2.4 Dades de Concepte A aquesta pantalla podrem donar d alta els conceptes de cada creditor per poder utilitzar-los posteriorment al donar d'alta un deute d'aquest creditor. L'usuari haurà de triar de la pestanya de creditors el creditor i de la pestanya dels deutors el deutor que relacionarà amb el concepte que donarà d'alta i després introduir descripció del concepte i l'import nominal (es considerarà com a import del deute) Dades del Mandat L'usuari podrà donar d'alta els mandats de cada creditor (mandat sempre estarà en funció d un creditor i un deutor). A aquesta finestra hi ha dues pestanyes: - Sol licitud de mandat: on podrem donar d'alta i Imprimir la sol licitud del mandat. Per a això haurem de triar el creditor i el deutor des de les pestanyes situades a la dreta. Amb l'opció registrar mandat se'ns guardarà a la nostra BBDD per a què puguem seleccionar-los posteriorment en el moment de donar d'alta un deute. Si premem el botó Imprimir sol licitud de mandat se'ns obrirà una finestra amb les dades que hem seleccionat on podem imprimir aquest mandat. - Registre de mandat: Podrem veure o eliminar els mandats que tenim donats d'alta a la nostra Base de dades. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 11

13 5.2.6 Grups de Deutors Els grups permeten englobar una sèrie de deutors, que guarden característiques comunes. En el moment de donar d'alta un deute es podrà assignar a quin grup de deutors pertany. Prement el menú principal ens mostrarà la següent pantalla, on com es veu es permetrà donar d alta, eliminar, modificar o buscar un determinat grup de Deutors. Amb les fletxes podrem passar d un grup de Deutors a un altre, per visualitzar les seves característiques o inclús anar des del primer fins a l últim o a l inrevés. Afegir: és necessari omplir els dos camps Codi i Descripció. Eliminar: si premem el botó eliminar se'ns esborrarà el grup que tinguem seleccionat Prèviament apareix el missatge de confirmació: Editar: es pot modificar qualsevol dels dos camps només canviant-lo per pantalla i prement Modificar. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 12

14 5.3 Llistat i històrics Amb la norma podrem generar llistats dels deutes donats d'alta, dels creditors i deutors que tenim donats d'alta a la nostra BBDD Llistat de Deutes: Ens mostrarà un llistat dels deutes que tenim donats d'alta a la remesa que tenim oberta Llistat Cancel lacions: Ens mostrarà un llistat de les cancel lacions que tenim donades d'alta a la remesa que tenim oberta Llistat Presentadors: Ens mostrarà un llistat de tots els presentadors que tenim donats d'alta a la nostra BBDD general Llistat Creditors: Ens mostrarà un llistat de tots els creditors que tenim donats d'alta a la nostra BBDD general Llistat Deutors: Ens mostrarà un llistat de tots els deutors que tenim donats d'alta a la nostra BBDD general 5.4 Eines És convenient personalitzar l aplicació. Utilitzarem el menú Eines. Aquí ens apareixen els submenús que es mostren a continuació: Gestió d'usuaris Amb aquesta opció podrem gestionar els usuaris que tenim donats d'alta a l'aplicació, donar d'alta usuaris nous, eliminar usuari o modificar usuari o contrasenya Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 13

15 Prement Gestió d'usuaris se'ns mostrarà la següent pantalla Aquí prement el botó l Usuari que té l Aplicació per Defecte Propietats podrem canviar el nom i clau de.prement aquest botó podrem afegir un usuari nou Prement aquest botó es podrà donar de baixa un usuari Canviar d Idioma: Podrem Seleccionar l idioma prement el Radio Button que vulguem i fent Acceptar se'ns canviaran les etiquetes de l'aplicació a l'idioma seleccionat Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 14

16 5.4.3 Configuració de l Entorn: Podrem triar la Configuració de l entorn del Generador a la nostra elecció. A la pestanya Presentació: Habilitar Ajuda: A aquesta opció podrà Habilitar/deshabilitar l'ajuda. Quan habiliti l'ajuda li apareixerà una pestanya al costat dret de la pantalla que contindrà l'ajuda Pestanyes Fitxers i Usuaris -Situació dels fitxers: prement sobre del botó Situació dels fitxers podrà elegir el directori on desitja ubicar els seus Ficheros.PRE -Situació de les remeses: prement sobre del botó Situació de les remeses podrà triar el directori on desitja ubicar els seus Arxius.Q1P -Habilitar l'opció multiusuari: Després de marcar la casella sortirà un missatge dient que s ha de reiniciar l'aplicació per a què els canvis s'apliquin. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 15

17 6. Generació d'un fitxer La generació d un fitxer suposa crear una base de dades particular que contindrà les dades necessàries per a, posteriorment, ser enviades i processades Per tant, el primer pas a realitzar serà: 6.1. Definir fitxer Des del menú principal: Arxiu Nou quadern o des de l'accés directe, crear un nou quadern d ordres de cobrament (és a dir, un nou fitxer) a qui caldrà assignar un nom O bé, Obrir una base de dades creada prèviament i emmagatzemada al disc per modificar el seu contingut. En qualsevol dels dos casos, un cop dins ja de la base de dades particular, s hauran de realitzar les següents accions: 6.2. Seleccionar un Presentador i Seleccionar un Creditor Des de les pestanyes Dades Presentadors i Dades Creditors que es troba a la part dreta de la pantalla, al prémer sobre la fila que vulguem seleccionar se'ns passaran les seves dades a la pantalla principal. Quan ja s han seleccionat el Presentador i Creditor, apareixen les seves dades carregades a la Pantalla Principal 6.3. Donar d'alta un Deute Un cop seleccionats el Presentador i Creditor de la remesa que estem creant és possible començar a introduir els Deutes, prement a la graella de Deutes amb el botó dret del ratolí i prement afegir Deute o bé desplegant l'opció Deute de la part superior de la pantalla i seleccionant l'opció afegir Deute. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 16

18 Al prémer afegir deute se'ns obrirà la següent pantalla, que conté diverses pestanyes Deutor, Addicional (Creditor), Addicional (Deutor), Modificació de Dades del Mandat: El deute pot ser de quatre classes: Per generar una remesa de cobrament hem de seleccionar la classe de deute deute. Les altres classes corresponen al tractament d'un fitxer de devolucions o de rebutjos (veure l'apartat corresponent del manual). Es poden introduir directament les dades d un nou Deutor o bé triar el Deutor donat d'alta prèviament a la base de dades permanent. Prement el botó se'ns obrirà al costat dret de la pantalla una pestanya amb les dades dels Deutors que tenim relacionats amb el Creditor seleccionat. Prement sobre la fila del Deutor que volem seleccionar se'ns ompliran automàticament les dades necessàries del deutor per a la generació del deute (codi de referència, nom, país, IBAN i BIC). Al camp Tipus de Deute haurem de seleccionar el tipus de deute corresponent: Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 17

19 Al camp Referència única del mandat haurem de seleccionar un mandat ja existent a la base de dades dels Mandats. També tenim la possibilitat de donar d'alta un nou mandat en el moment de donar d'alta el deute. Per a això seleccionarem Registrar. No cal informar el camp concepte tot i que és recomanable que es faci. Es pot introduir directament el literal del concepte al camp o bé triar el Concepte donat d'alta prèviament a la base de dades permanent de conceptes (part superior dreta de la pantalla). En cas que s'introdueixi manualment el sistema ens preguntarà si volem conservar aquest concepte a la BBDD dels conceptes o no, excepte en el cas de text en columnes que en cap cas s afegirà a la BBDD dels conceptes. La introducció de la informació del concepte es pot realitzar de tres maneres o formats: - Detall Normal (fins 140 caràcters): Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 18

20 - Detall Ampliat (fins 640 caràcters): D acord amb la norma Plus, el programa permet introduir més de 140 caràcters (màxim 640 caràcters). - Detall Ampliat (text en columnes) Important: en cas de generar-se una norma s ha de tenir en compte que, tot i que informi més de 140 caràcters, el deutor no rebrà més dels primers 140 caràcters informats en el Concepte. És obligatori informar de l'import que sempre ha de ser més gran que zero. Per tant, les dades necessàries per completar un deute són: - Classe del deute - Codi de referència del deute - Nom del deutor - País del deutor - Tipus de deute - Referència única del mandat - IBAN i BIC - Import Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 19

21 6.4. Grups de Deutors Opció Afegir Grup: amb aquesta opció s afegeixen a un quadern tots els deutors d un grup determinat. A la part esquerra de la pantalla ens sortiran els grups que tenim donats d'alta. Fent doble clic a la fila del grup que volem donar d'alta ens mostrarà un missatge preguntantnos si volem afegir els deutors del grup que hem seleccionat. Quan s accedeixi s han d omplir els camps import i tipus de deute. Les modificacions es poden fer des de l opció Reemplaçament massiu. Opció Eliminar Grup: amb aquesta opció s eliminen d un quadern tots els deutors d un grup determinat. Al seleccionar Eliminar Grup se'ns obrirà la següent pantalla, on es pot seleccionar el grup que vull eliminar de la remesa i fent acceptar ens mostrarà el següent missatge Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 20

22 6.5. Reemplaçament massiu Aquesta opció es troba a la part superior dreta de la pantalla. Permet modificar els diferents camps dels deutors alhora. Funcionament: Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 21

23 6.6. Generació de fitxers (Accés pel menú Arxiu o mitjançant el botó ) La Generació d'un Arxiu és el pas previ obligatori per procedir a la transmissió, ja que el fitxer ha d'arribar a aquesta en el format adequat (que és el que es genera amb aquesta operació). Les passes per generar un fitxer són: - Pas1. Haurem de donar un nom al fitxer i informar el camp Referència del Fitxer - Pas2. Haurem de triar la data de confecció del fitxer, el Tipus de fitxer, que pot ser: o Bàsic-Presentació Reduïda (CORE1) o Bàsic-(CORE) o B2B Important: en cas que el sistema detecti que té algun rebut amb Concepte ampliat i cliqui l opció de generar una remesa B2B apareixerà el següent avís: Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 22

24 Si clica Si continuarà amb la generació de la remesa i es truncarà el concepte a les 140 primeres posicions (informació introduïda en el camp Concepte ). Si clica No podrà accedir als rebuts i realitzar el canvi que consideri oportú en el concepte dels rebuts. I el Tipus de generació, que pot ser Pla o XML - Botó Generar: al prémer el botó generar se'ns generarà un fitxer.q1p si hem triat que el fitxer sigui pla o.xml en cas de triar que sigui XML. El fitxer ja està generat i arxivat a l'ordinador. Per enviar-lo hem d'accedir al servei de CX per Internet i realitzar les passes necessàries per efectuar el seu enviament. 7. Tractament d'un fitxer de devolucions o rebutjos Per a importar un fitxer de devolucions o rebutjos les passes seran: 1. Obrir un quadern 2. Importar el fitxer de devolucions o de rebutjos. Per a això seleccionarem l'opció corresponent del menú arxiu / importar remesa : a. importar des de fitxer D1P devolució, o bé, b. importar des de fitxer R1P rebutjos 3. La importació ens indicarà el presentador, creditor (-ors) i deutes tornat (-s) o rebutjat (-s) amb els corresponents imports. En cas que la importació realitzada sigui d'un fitxer XML no s'informarà de les dades del presentador. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 23

25 4. Per veure el motiu de la devolució o del rebuig haurem d'accedir a cadascun dels deutes. N'hi ha prou amb fer doble clic sobre el deute seleccionat. Com es mostra a la següent captura de pantalla, la classe de deute mostrarà que es tracta d'un deute tornat (en el cas d'importar un fitxer de devolucions) o d'un rebuig (en el cas d'importar un fitxer de rebutjos). L'import que es mostra serà igual a zero. Un cop importat el fitxer de devolucions o rebutjos podrem generar una nova remesa en base a la informació importada. Les passes seran: 1. Seleccionar el deute tornat o rebutjat que volem tornar a generar. Caldrà: a. Canviar la classe de deute. Per a això seleccionarem deute b. Modificar les dades que no siguin correctes (principalment en el cas de rebutjats) c. Introduir el nou import 2. Repetir el pas anterior per a tots els deutes que vulguem tornar a generar. 3. Repassar que la informació sigui correcta i tornar a Generar Remesa. La remesa únicament considerarà els deutes que siguin de la classe deute (per tant que ja s'hagin editat). Consideracions a tenir en compte: A la pantalla en la qual apareixen els deutes, per defecte, es mostren totes les classes de deute. Si volem veure de manera diferenciada les diferents classes de deute, podrem filtrar-los amb el camp filtrat deutes. Gestió de fitxers: Norma / SEPA Pàg. 24