Banco Mercantil Universal garantiza eficiente gestión de proyectos con CA Project & Portfolio Management

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1 CUSTOMER SUCCESS STORY MAYO 2015 Banco Mercantil Universal garantiza eficiente gestión de proyectos con CA Project & Portfolio Management PERFIL DEL CLIENTE Indústria: Financiera Empresa: Empleados: Patrimonio: US$ 4,5 mil millones EMPRESA es hoy la empresa de servicios financieros de Venezuela más completa. Con 90 años, tiene presencia en 9 países en América y Europa. CHALLENGE DESAFÍO Lorem Con un ipsum área de dolor gestión sit amet, de consectetur proyectos consolidada, adipiscing elit. In banco id enim se encontraba diam. Mauris ante el imperdiet desafío de augue integrar at cinco consequat herramientas condimentum. distintas de Aliquam gestión de erat proyectos, volutpat. Donec programas a ligula y cartera metus. en una Maecenas única solución. lobortis, dui a varius laoreet. SOLUTION SOLUCIÓN Lorem La institución ipsum dolor eligió sit la amet, consectetur solución CA Project adipiscing & elit. In Portfolio id enim Management, diam. Mauris que imperdiet demostró ser augue capaz at de consequat mantener centralizadas, condimentum. Aliquam íntegras y erat consistentes volutpat. Donec todas las a ligula informaciones metus. Maecenas relacionadas lobortis, a sus dui a varius proyectos. laoreet. BENEFIT BENEFICIOS Lorem Con la ipsum implementación dolor sit amet, de consectetur CA Project & adipiscing Portfolio elit. In Management, id enim diam. Banco Mauris imperdiet Mercantil centralizó augue at los consequat procesos de condimentum. gestión de Aliquam proyectos erat y programas, volutpat. de Donec cartera, a de ligula demanda metus. y de Maecenas recursos, simplificando lobortis, dui a su varius ejecución laoreet. y consulta.

2 2 CUSTOMER SUCCESS STORY: MERCANTIL BANCO UNIVERSAL MAYO 2015 Empresa Una de las mayores instituciones financieras de Venezuela fue fundado en 1925 y hoy, con 90 años de actividades, es una institución líder en el sistema financiero venezolano, con un patrimonio de cerca de US$ 4,5 mil millones. La institución es hoy la primera y más completa empresa de servicios financieros de Venezuela, con presencia en nueve países de América y Europa. En esta posición, la institución ofrece hoy una amplia variedad de servicios financieros de alta calidad, reafirmando con sus clientes su misión de satisfacer las aspiraciones de los individuos y de la comunidad donde actúa. Para ofrecer sus productos y servicios en Venezuela, la institución cuenta con una red de aproximadamente 264 sucursales, cajeros automáticos y 51 mil puntos de venta físicos, además de acceso 24 horas vía teléfono e internet. Complementando la red, en el exterior, hay una sucursal en los Estados Unidos (Coral Gables, Florida), una sucursal en Curazao y cinco oficinas de representación en Bogotá, Lima, Ciudad de México, São Paulo y New York. Desde su fundación el participa activamente del desarrollo de los diferentes mercados donde opera por medio de financiamiento del comercio, agricultura y de la industria del país. Por medio de la Fundación Mercantil, desarrolla de modo permanente trabajos en sectores distintos de la sociedad, ratificando su compromiso social con Venezuela. Desafío Unificar diferentes frentes de gestión de proyectos Nuestro principal desafío era integrar cinco herramientas distintas que utilizábamos para la gestión de estos proyectos. Fernando Moreno Niebla Coordinador Programas y Proyectos, Para hacer frente a las agresivas estrategias de crecimiento, Mercantil Banco Universal cuenta con un PMO (Project Management Office) Corporativo, responsable por supervisar y controlar la evaluación y ejecución satisfactoria de los proyectos de las áreas de operaciones, de tecnología y de negocios. «Estos proyectos son definidos por lineamientos estratégicos establecidos por la dirección», afirma Fernando Moreno Niebla, Coordinador Programas y Proyectos (PMO) de la institución. De acuerdo con el ejecutivo, el área tiene entre sus responsabilidades: La promoción del uso de políticas y modelos de gestión de proyectos y gestión de cambios en proyectos Asistir a los procesos de formalización, priorización, planificación y ejecución de distintos proyectos Asegurar, en conjunto con las unidades solicitantes, que el resultado de los proyectos genere valor y satisfagan las necesidades definidas Garantizar la ejecución de la cartera de forma satisfactoria para el cliente y para el equipo del proyecto. «Frente a esto, nuestro principal desafío era integrar cinco herramientas distintas que utilizábamos para la gestión de estos proyectos», afirma Fernando Moreno Niebla, recordando que la institución las utilizaba para hacer el registro de fichas del

3 3 CUSTOMER SUCCESS STORY: MERCANTIL BANCO UNIVERSAL MAYO 2015 proyecto con informaciones relevantes; planificación del proyecto; registro de horas de los recursos; almacenamiento de los documentos relacionados; y manejo de la matriz de recursos. El ejecutivo cuenta que toda la información relacionada a los requerimientos, estimados y cambios estaban en archivos Word, lo que dificultaba la consulta de la información y la elaboración de informes. Por otra parte, contar con distintos repositorios hacía que algunas informaciones fuesen duplicadas. «Necesitábamos ofrecer a las áreas de negocio una mejor visibilidad sobre los proyectos y la posibilidad de crear sus propios informes, además de estandarizar los planes de proyectos», explica Solución Gestión simplificada y centralizada Según Fernando Moreno Niebla, la elección de la solución estuvo basada en una evaluación que revisó las funcionalidades ofrecidas por el producto. CA Project & Portfolio Management fue elegido ya que cumplía con estas demandas. El proyecto de implementación duró seis meses, siendo ejecutado entre enero y julio de 2013 con la participación de IT Solutions Group, socio de negocio e implementación de CA Technologies. Tenemos una capacidad instalada de cerca de 300 mil horas anuales. Fernando Moreno Niebla Coordinador Programas y Proyectos, Después de implementada la solución, un grupo de ocho personas, de diferentes áreas, fue capacitado en el uso de la solución. El ejecutivo recuerda que CA Project & Portfolio Management debería mantener centralizadas, completas y consistentes las informaciones de estimados, cambios y planes de los proyectos, evitando la duplicidad en su registro. «Por otra parte, las áreas involucradas deberían poder gestionar sus propios informes, pudiendo revisar sus programas y carteras». Para el mejor uso de la solución, además de los ocho profesionales capacitados antes del comienzo del proyecto, IT Solutions capacitó otros diez sobre las funcionalidades de CA Project & Portfolio Management. Después de la implementación, el propio PMO del preparó y realizó talleres con todos los usuarios de la solución. En total, la iniciativa capacitó cerca de 260 empleados. En la primera etapa de utilización de CA Project & Portfolio Management, que se extendió por cerca de seis meses, el lo concentró en nuevos proyectos que estaban en activación. «Durante este periodo, tuvimos la participación activa del PMO en la asistencia a los diferentes participantes de los proyectos», explica Fernando Moreno Niebla.

4 4 CUSTOMER SUCCESS STORY: MERCANTIL BANCO UNIVERSAL MAYO 2015 Los proyectos más antiguos continuaron utilizando las herramientas anteriores durante este periodo. Luego, todos fueron migrados al CA Project & Portfolio Management. Hoy, la plataforma antigua se mantiene solo para consultar informaciones históricas. Hoy, la solución CA Project & Portfolio Management se utiliza para los procesos de: Gestión de demanda Gestión de cartera Gestión de proyectos y programas Gestión de planificación de recursos Gestión de recursos (control de horas). «Hoy gestionamos una cartera de 300 proyectos, de los cuales 130 están activos», explica Fernando Moreno Niebla, revelando que trabajan directamente con la solución cinco líderes de programa, 75 líderes de proyecto, 140 solicitantes, diez usuarios de áreas de apoyo (auditoría, riesgo y conformidad) y 270 miembros del equipo. «Tenemos una capacidad instalada de cerca de 300 mil horas anuales», dice. Beneficios Proyectos gestionados de forma centralizada «El gran beneficio de la implementación de CA Project & Portfolio Management fue la integración de varias herramientas de gestión de proyectos en solo una», dice Fernando Moreno Niebla. Para el ejecutivo, incluso con la solución operando desde hace poco tiempo, es posible constatar beneficios claros, como: Unificación de cinco herramientas en un sistema web para la gestión de proyectos y programas; gestión de cartera; gestión de demanda; y gestión de recursos Facilidad para la consulta de todas las informaciones relacionadas a los proyectos y la elaboración de informes Ampliación del control de las actividades de los procesos y mejora en la toma de decisiones; Informaciones más consistentes y completas. Además de estos, desde que se adoptó la solución de CA Technologies, CA Project & Portfolio Management obtuvo mayor visibilidad sobre el estado de los proyectos y sus posibles desvíos, y estandarizó las informaciones y planes de proyectos. «Contamos con mucha más agilidad en la ejecución de las actividades relacionadas a la gestión de proyectos y cartera», finaliza el ejecutivo.

5 5 CUSTOMER SUCCESS STORY: MERCANTIL BANCO UNIVERSAL MAYO 2015 Comuníquese con CA Technologies en /ar CA Technologies ayuda a los clientes a tener éxito en un futuro en el que cada negocio (del de vestimenta al de energía) está siendo rescrito por el software. Con el software de CA en el centro de su estrategia de TI, las organizaciones pueden aprovechar la tecnología que cambia la manera en que vivimos (del centro de datos al dispositivo móvil). Nuestro software y nuestras soluciones ayudan a los clientes a prosperar en la nueva economía de las aplicaciones entregando el modo para implementar, monitorear y proteger sus aplicaciones e infraestructura. Para obtener más información sobre los programas para el éxito del cliente, visite /customer-success. Para obtener más información sobre CA Technologies, vaya a /ar. Copyright 2015 CA. Todos los derechos reservados. Todas las demás marcas registradas, los nombres comerciales, las marcas de servicio y los logotipos mencionados en este documento pertenecen a sus respectivas empresas. La información y los resultados ilustrados se basan en el uso y la experiencia específicos del cliente, por lo que los resultados reales pueden variar. El propósito de este documento es meramente informativo.

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