DESARROLLO DE UN INTERFAZ DE REPORTING BASADO EN NORMATIVAS PMI PARA LA HERRAMIENTA PRIMAVERA DE GESTION DE PROYECTOS

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1 DESARROLLO DE UN INTERFAZ DE REPORTING BASADO EN NORMATIVAS PMI PARA LA HERRAMIENTA PRIMAVERA DE GESTION DE PROYECTOS Autor: Rodríguez-Ovejero Gómez, Luis Director: Muñoz García, Manuel Entidad Colaboradora: Empresarios Agrupados RESUMEN DEL PROYECTO Este proyecto tiene como objetivo la mejora de un modelo de datos real así como el desarrollo de una serie de informes complejos de utilidad para Empresarios Agrupados, el colaborador principal de este proyecto, basado en normativas y estándares PMI. Palabras clave: PMI, BI Publisher, Business Intelligence, PRIMAVERA, Gestión de Proyectos, SQL, Base de datos, Optimización. 1. Introducción El proyecto surgió a partir de la necesidad inicial de representar de alguna manera las llamadas curvas S en gestión de proyectos. Dichas curvas dan mucha información útil a los clientes de Empresarios Agrupados y permiten seguir las buenas prácticas dictaminadas por el PMI. A modo de introducción, las curvas S son un elemento muy valioso en la gestión de proyectos. Éstas, representan el avance real de un proyecto respecto al planificado o estimado hasta la fecha. La primera versión de las curvas S se crea a partir del cronograma vigente y el presupuesto inicial. Esto tiene por objetivo ir detectando las diferentes desviaciones que se producen y corregirlas con las medidas adecuadas.

2 A continuación, una gráfica con una representación gráfica de estas curvas. (Unidades de trabajo, fecha). Figura 1: Representación gráfica de 3 curvas S para un proyecto 2. Tecnologías utilizadas Para poder representar estas curvas, lo mejor era presentarlo en modo informe. El generador de informes más utilizado en la empresa y uno de los más conocidos en el mercado es Oracle BI Publisher. Además de BI Publisher, lo que interesaba era poder tener estos informes a mano desde la herramienta PRIMAVERA, la más importante para gestionar proyectos que existe hoy en día. De manera transversal, se ha utilizado sobre todo el leguaje PL/SQL en muchas de sus variantes, tanto para generar las consultas necesarias para los informes, como para crear el nuevo modelo de datos que se explicará más adelante. Nos hemos valido también de TOAD, un administrador de base de datos popular en el mercado, con licencia propia de Empresarios Agrupados.

3 3. Propuesta El proyecto ha ido evolucionando mucho desde su propuesta inicial. Una vez se ha conseguido representar matemáticamente y a modo informe para el cliente las curvas S, se decide evolucionar y hacer 7 informes más de interés, aprovechando el conocimiento de la herramienta. Entre estos informes destacan las actividades críticas del mes, las medidas de mitigación para un proyecto, en qué estado están sus recursos, etcétera. Para poder desarrollar estos informes, se ha partido de un modelo de datos muy complejo, con el estudio de más de 300 tablas con sus restricciones y disparadores. A partir de aquí, nos damos cuenta que el modelo de datos no es el más eficiente y es fácilmente mejorable. Este modelo de datos obligaba a acceder a muchas tablas diferentes con condiciones parecidas para obtener datos muy demandados. Por ello se han creado una serie de vistas en el modelo, que no sólo tienen el objetivo de mejorar la calidad del código, sino que también los tiempos de acceso a base de datos. 4. Conclusiones En las pruebas finales se comparan los accesos que se comenzaron a hacer en base de datos para los primeros informes con el modelo de datos antiguo, contra los accesos a los nuevos informes con el modelo de datos nuevo que incluye las vistas. Los tiempos de acceso mejoran claramente, incluso en algunos accesos en un 50%. No sólo son más rápidos y eficientes, lo que logran que se saque antes el informe para el usuario, sino que además el código es mucho más intuitivo para futuras modificaciones. Por ejemplo: Sin entrar en detalles acerca de las tablas, un caso muy claro es el siguiente: SELECT CAMPO1, CAMPO2, FROM TABLA_TAREA1 T1 INNER JOIN TABLA_TAREA2 T2 ON T1.ID = T2.ID INNER JOIN PROYECTO P ON P.ID = T1.ID WHERE (no nos importa)

4 Tenemos que hacer esta consulta de una manera recurrente, para muchos informes y en muchos sitios. Estos joins condicionan los que es una actividad es nuestro modelo de datos. Por ello, todo el código anterior es sustituido por la vista siguiente: SELECT CAMPO1, CAMPO2, FROM ACTIVIDAD Esto sólo es un ejemplo de los muchos casos, por tanto se deja un modelo de datos actualizado que ha mejorado a su antecesor, y una serie de informes complejos basados en normativas PMI con sus juegos de datos asociados reutilizables para futuros desarrollos. También se consigue acceder a dichos informes directamente desde PRIMAVERA, después de una correcta integración sin necesidad de pasar por BI Publisher, la herramienta de desarrollo. Referencias: [DANI11] - Daniela Bozdoc (2011). Oracle BI Publisher 11g: A practical Guide to Enterprise Reporting. [ELAI12] Elaine Britt Krazer and Daniel L.Williams,PhD (2012). Oracle Primavera P6 Version 8: Project and Portfolio Management.

5 DEVELOPMENT OF A REPORTING INTERFACE BASED ON PMI STANDARDS FOR THE PROJECT MANAGEMENT TOOL PRIMAVERA Author: Rodríguez-Ovejero Gómez, Luis Supervisor: Muñoz García, Manuel Affiliation: Empresarios Agrupados SUMMARY OF THE PROJECT This project has the main goal of improving a real and existing database model well as the development of a number of interfaces that are useful for Emprersarios Agrupados, the company affiliated to this Project, based on PMI normatives and standards. Key words: PMI, BI Publisher, Business Intelligence, PRIMAVERA, Project Management, SQL, Databases, Optimization. 1. Introduction This project was born having the imperative necessity of representing, in some way or another, the project management S curves. These curves give up essential information to Empresarios Agrupados clients and let them follow correctly the PMI standards. As an introduction, the S curves are a very useful element for project managers. These curves represent how the project is improving against what has been planned or estimated until today. The first version of the S curves is created from the existing chronogram and the actual budget. This has as a purpose to detect the different deviations that are made and try to fix them with the correct measures.

6 Just below, a graphic representation of these curves. (Work units, dates). Figure 1: Graphic representation of 3 S curves in the project 2. Technologies To be able to represent these curves, the best way is to make a report. The report generator most used in the company, and one of the most valued throughout the market is Oracle BI Publisher. Apart from BI Publisher, what was also interesting was to have the possibility of presenting these reports directly from PRIMAVERA, the most worldwide used project management tool. Indirectly, the PL/SQL language has been used throughout the whole project, in its different ways, either to generate the specific SQL queries for the reports, either to create the new data model that will be explained along the resume. TOAD has also been used extensively these last months, as the database administrator software of the project, with an updated valid license property of Empresarios Agrupados.

7 3. Proposal The project has changed a lot since its first assumptions. Once the mathematical representation of the S curves was pushed into the demanded report for the client, it was decided to take advantage of this knowledge acquisition. For that, another 7 reports are generated that also contain valid information for the clients purposes, like being able to know the main activities in a project for a month or week, as well as how many resources are needed in order to begin this other project. To develop these reports we have had to study a data model with more than 300 tables with its triggers and constraints. From this point until the end, we find out that the existing data model is not the most efficient one and can be easily ameliorated. This data model makes us have to access to a lot of tables in different conditions to be able to show very demanded arguments. That is way a series of database views are created in order to change this situation. They have a double goal, to improve the code s quality, and to also run the reports faster. 4. Conclusion These final tests are shown in the final part of the thesis and compare the time spent in accessing the reports, with the data model given, versus the reports made with the new data model that includes the database views. The elapsed time improves notoriously, so much that, in some cases it becomes 50% faster than the old model. It is not just that it is faster and more efficient, which fulfills the task of showing the report in less time to the user, also, the code can be reused in a simpler way for future designers and programmers in the becoming modifications. As an example: Without giving the exact example, here is a very particular case of interest:

8 SELECT CAMPO1, CAMPO2, FROM TABLA_TAREA1 T1 INNER JOIN TABLA_TAREA2 T2 ON T1.ID = T2.ID INNER JOIN PROYECTO P ON P.ID = T1.ID WHERE We do have to do this query in a recurrent way many times for many reports. These joins explain what an activity is from our model. That is why, this can be easily substituted by: SELECT CAMPO1, CAMPO2, FROM ACTIVIDAD To resume, a new database model is left, which is able to improve its predecessor, and a series of complex reports well made are the main results of this project, which can be easily reused for future developments. It is also achieved, that all the users from the company can actually access to this reports directly from PRIMAVERA, without having to pass before from Oracle BI Publisher. References: [DANI11] - Daniela Bozdoc (2011). Oracle BI Publisher 11g: A practical Guide to Enterprise Reporting. [ELAI12] Elaine Britt Krazer and Daniel L.Williams,PhD (2012). Oracle Primavera P6 Version 8: Project and Portfolio Management.

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