Seminario en Project & Portfolio Management

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1 Seminario en Project & Portfolio Management Diciembre 2009 Avda. Alvarez Thomas Piso A Capital Federal (C1431FOG) Argentina TE /5

2 Misión, Valores y Filosofía Somos especialistas en Project & Portfolio Management. Tenemos fuerte experiencia en conducción de proyectos de distinta magnitud en diversas industrias y organizaciones, así como en armado de metodologías de Project & Portfolio Management. Nuestro foco es el éxito que nuestro cliente obtiene a partir del uso del dichas metodologías, ofreciéndoles la mejor solución a su necesidad. El Project Management es un estándar, sin embargo lograr una implementación exitosa en un organización depende de muchos factores que llevan a que cada cliente necesite una única solución a un único problema. Contamos con el conocimiento necesario para brindar soluciones a medida, según las necesidades de cada organización. El pragmatismo es la base de nuestra filosofía de acción. Nuestra Misión Nuestra misión es la de promover y entregar soluciones, tecnología y entrenamiento de excelencia en Project & Portfolio Management, tanto a nivel individual como organizacional, de forma tal que nuestros clientes puedan liderar proyectos de una manera exitosa, ofreciéndoles resultados efectivos a sus necesidades específicas.

3 Credenciales Nacionales e Internacionales Cabe destacar que CompetitivePM es R.E.P (Registered Education Provider) de PMI, bajo el número Esto indica que todos los servicios que ofrecemos en CompetitivePM están aprobados por dicho organismo, y que nuestra organización representa en un 100% a dicho organismo. Nacional Formamos parte del posgrado Especialización en Dirección y Gestión de Marketing y Estrategia Competitiva a cargo del Dr. Alberto Levy en la Universidad de Buenos Aires, Facultad de Ciencias Económicas. Somos miembros y main sponsors del Capítulo de Buenos Aires de PMI. Internacional Pertenecemos a algunos grupos de desarrollos metodológicos de PMI (EEUU) tales como el desarrollo de OPM3 de Madurez Organizacional.

4 Algunos de Nuestros Clientes

5 Algunos de Nuestros Clientes

6 Qué es PMI? v Asociación dedicada a: q Mejorar la ciencia y aplicación de la Dirección de Proyectos q Profesionalizar la práctica de Project Management v Sus pilares son: q Difusión de Estándares de Project Management, a través de: Su libro PMBOK Project Management Body of Knowledge Congresos, Convenciones, Seminarios, Publicaciones. q Certificación de PMP s (Project Management Professionals) q Certificación de Proveedores (Registered Education Providers) Para más información, ingrese en

7 Producto Proyecto - Operaciones PRODUCTO t Necesidad PROYECTO Trabajo o esfuerzo transitorio y único que se hace para crear un producto, servicio o resultado. Tiene objetivos y plazos definidos. Condicionado por recursos.

8 Producto Proyecto - Operaciones PRODUCTO t Necesidad PROYECTO PRODUCTO Bien o servicio que satisface determinada necesidad o requerimiento

9 Producto Proyecto - Operaciones PRODUCTO PRODUCTO IDEA PROYECTO OPERACIONES t Trabajo que implica actividades permanentes y repetitivas

10 Qué es la Dirección de Proyectos? (Project Management) Definición Conjunto de métodos, técnicas y herramientas usadas para planificar y administrar un proyecto efectivamente, respecto de su alcance, tiempos, costos y calidad. Objetivos y Beneficios q Proveer un ordenado y efectivo conjunto de procesos para gestionar proyectos exitosos: en tiempo, en costo y con la calidad esperada q Utilizar experiencias exitosas para mejorar estos procesos => mejora continua q Mayor previsibilidad y credibilidad Biblioteca - Base de datos Procesos Plantillas Checklists Roles y Respons.

11 Requisitos Concurrentes Gestionando requisitos concurrentes en un proyecto $ Tiempo Calidad Alcance

12 Qué es la Dirección de Proyectos? Beneficios Características de la Metodología Universal: cualquier tipo de proyecto Completa: todos los aspectos de un proyecto Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar Desarrollo Profesional Crecimiento del Negocio Potenciar logro de objetivos personales Aumentar el protagonismo en la empresa Incrementar habilidades y conocimientos Reducir costos Mejorar calidad (proceso y producto) Reducir plazos (en algunos casos mas ventas) Estimular el trabajo en equipo Mejorar intercambio de información y conocimientos PREVISIBILIDAD - REDUCCION DE COSTOS CREDIBILIDAD - POSICIONAMIENTO

13 Entorno de un Proyecto Interesados y Participantes PMO / QA Patrocinador Organización ejecutante Cliente / Usuario Director de Proyecto Management Interno Proveedores Gestor de demanda / Comercial Equipo de Proyecto

14 Fases, Procesos, Áreas de Conocimientos FASES Ciclo de vida de un proyecto de Construcción FASE I FASE II FASE III FASE IV IDEA / VIABILIDAD PLANEAM. & DISEÑO CONSTRUCCION PRODUCC. & PTA.MARCHA INICIACIÓN PLANIFICA- CIÓN EJECU- CIÓN Retroalimentación CONTROL CIERRE Aseguramiento de la calidad Punto de control Procesos de Dirección del Proyecto con sus 9 áreas de conocimiento Requerimientos o Requisitos Areas de Conocimiento 1- Gestión de la Integración 2- Gestión del Alcance 3- Gestión del Tiempo 4- Gestión de los Costos 5- Gestión de la Calidad 6- Gestión de los Recursos Humanos 7- Gestión de las Comunicaciones 8- Gestión de los Riesgos 9- Gestión de las Adquisiciones Solución

15 Tipo de Organización y su Utilización Metodológica Diferencias entre una organización funcional y una matricial Funcional Matricial Principal ingreso viene de operar y no de ejecutar proyectos Práctica PM no tan profesionalizada Descentralización del uso del recurso humano Todo gira en torno al negocio Alcance del proyecto se restringe a los límites de la función Recursos humanos en sectores físicos separados Vive de vender y ejecutar proyectos Práctica PM profesionalizada por necesidad Mucha orientación al recurso humano Todo gira en torno a los proyectos Alcance del proyecto es integral Recursos humanos físicamente juntos

16 Qué propone la Metodología de Project Management?

17 Qué propone la Metodología de Project Management?

18 Qué propone la Metodología de Project Management? v Analice su situación actual, madurez metodológica y objetivos en torno al Project Management v Determine los procesos necesarios a implementar v Defina los involucrados, roles y responsabilidades v Ejecute paso a paso los procesos determinados Acta Constitución Proyecto Registro de Interesados Plan de Gestión del Proyecto Productos o servicios entregables Productos o servicios entregables aprobados Producto o servicio final Lecciones aprendidas Informes de rendimiento

19 Los Cinco Grupos de Procesos y su nivel de solapamiento A mayor solapamiento => mayor riesgo!!

20 Interacción entre Grupos de Procesos

21 Fase / Grupos de Proceso y sus principales objetivos Evaluación Oportunidad o Factibilidad Proceso Propuesta/ Plan Neg. Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre IDENTIFICACIÓN q Conocer al Cliente (interno/externo). Relación. Saber qué necesita. q Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo) EVALUACIÓN q La oportunidad es atractiva para la compañía? (externo) q Es factible hacer lo que desea el Cliente? Análisis costo-beneficio. ANALIZAR RIESGOS DE NEGOCIO q Cuáles son los riesgos del negocio / del cliente?

22 Fase / Grupos de Proceso y sus principales objetivos Evaluación Oportunidad/ Factibilidad Proceso Propuesta / Plan de Negocios Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre ELABORACIÓN N DE LA PROPUESTA q Detallar los aspectos del proyectos, técnicos y comerciales APROBACIÓN N DE LA PROPUESTA q Aprobar la propuesta internamente por los demás sectores y fijar la línea base del proyecto en tiempo, costo y alcance NEGOCIACIÓN N Y FIRMA CONTRATO CON CLIENTE q Negociar plazos finales, precio final y términos y condiciones con el Cliente ELABORACIÓN N y APROBACIÓN N DEL PLAN DE NEGOCIOS

23 Fase / Grupos de Proceso y sus principales objetivos Evaluación Oportunidad/ Factibilidad Proceso Propuesta/ Plan Neg. Planificación Iniciación Ejecución Control Cierre AUTORIZACIÓN N DE UN PROYECTO O UNA FASE q Detallar y aprobar el Acta de Constitución de Proyecto NOMBRAMIENTO DEL DIRECTOR DE PROYECTO LANZAMIENTO DE PROYECTO q Realizar reunión de lanzamiento con todas las áreas involucradas en el proyecto. Distribución del PGP y del Acta de Constitución de Proyecto entre los participantes. q Identificar a los interesados. Se largó

24 Fase / Grupos de Proceso y sus principales objetivos Evaluación Oportunidad/ Proceso Propuesta/ Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre Factibilidad Plan Neg. REFINAR EL CONTENIDO TÉCNICO T DE LA PROPUESTA o DEL PLAN DE NEGOCIOS q Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y demás aspectos ELABORAR EL PLAN DE GESTIÓN N DE PROYECTO q Presentar el mismo como el primer entregable ESTABLECER UNA SEGUNDA LÍNEA L BASE SI ES NECESARIO / SI SE PUEDE

25 Resumen del Grupo de Procesos de Planificación Definición del Alcance Requerimientos Objetivos Entregables Enfoque técnico Diseño de la Solución Desarrollo / Compra Integración y Prueba Actividades de Subcontratistas Actividades Secuenciamiento y estimación duraciones Plan de Gestión de Calidad Actividades de Instalación Soporte Logística Tareas 6 Matriz Comunicaciones 7 Adquisiciones 8 OBS y RAM 9a PC Presupuesto Costos Registro de Riesgos Matriz de Riesgos T&C Cash Flow Subcontratistas Servicios terceros Servicios internos Evaluación general Resumen Propuesta 1. Descripción Global Descripción sintética del trabajo a realizar y propósito vinculado al proyecto principal 2. Organización y Administración del Proyecto Descripción de la organización del proyecto principal, cómo será dirigido y evaluado el trabajo 3. Requerimientos Funcionales, Técnicos y de Performance Descripción de los requerimientos que el subcontratista deberá cumplir con su trabajo y/o producto a generar 4. Entregables Descripción de los entregables a generar con los cuales satisfacerá los requerimientos 5. Trabajo a ser ejecutado Descripción detallada del trabajo a realizar agrupada por entregable, por disciplina, o por fases, entre otros agrupamientos. 6. Cronogramas Establecimiento de las fechas de hitos y actividades a cumplir vinculados a hitos del proyecto principal 9b Desarrollo del cronograma EJECUCIÓN

26 Plan de Gestión de Proyectos => el corazón del proyecto! 1. Objetivos del Proyecto / Necesidades de Negocio 2. Especificaciones claras del proyecto 3. Entregables del proyecto con Criterios Aceptación 4. Supuestos y Restricciones 5. Organigrama y RAM 6. Cronograma, Costos y Precio (si aplica) 7. Administración n Subcontrataciones 8. Procedimiento Control Cambios / Plan de Calidad

27 Fase / Grupos de Proceso y sus principales objetivos Evaluación Oportunidad/ Factibilidad Proceso Propuesta/ Plan Neg. Iniciación Planificación Ejecución y Control Cierre CONTROLAR LAS 5 ÁREAS DE CONOCIMIENTO DURAS q Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad REPORTAR EL AVANCE q Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN N DEL PROYECTO DESARROLLAR EL EQUIPO DE TRABAJO TOMAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIAS

28 Fase / Grupos de Proceso y sus principales objetivos Evaluación Oportunidad/ Factibilidad Proceso Propuesta/ Plan Neg. Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre EVALUAR EL PROYECTO q Desvíos de costos y cronograma q Involucrados en el proyecto satisfechos? q Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro CERRAR EL PROYECTO q Formalizar todos los avances con la firma de aceptaciones CERRAR LOS SUBPROYECTOS CON LOS TERCEROS RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS PARA EL PERSONAL

29 Enterprise Project Management Avda. Alvarez Thomas Piso A Capital Federal (C1431FOG) Argentina TE /5

30 Los 5 niveles de madurez en la Administración de Proyectos (Kerzner) Conocimiento Básico Nivel 1 Lenguaje Común Definición de Procesos Nivel 2 Procesos Comunes Control de Procesos Nivel 3 Metodología Singular Autor: Dr. Harold Kerzner Mejora de Procesos Nivel 4 Benchmarking Nivel 5 Mejora Continua Retroalimentación No se podría alcanzar el Nivel 3, sin una Oficina de Administración de Proyectos

31 Enterprise Project Management EPM es una integración conciente de procesos, tecnología, estructura de la organización y personal para alinear una estrategia organizacional con la ejecución de sus proyectos. La ilustración muestra todos los componentes de EPM: tres posibles gestiones entre la estrategia organizacional y los recursos del proyecto.

32 Enterprise Project Management Administración del del Portafolio de de Proyectos Oficina de de Administración de de Proyectos (Project Mgmt Mgmt Office) Administración de de Programas o Multi-Proyectos Administración del Proyecto ABC % tt II P Co Ci E Integración Alcance Tiempo Costo Riesgo Calidad Recs. Humanos Comunicación Adquisiciones

33 EPM: enfoque e integración del negocio Administración del del Portafolio de de Proyectos Alinear Objetivos y Proyectos Estratégicos. Balancear el desarrollo de nuevos productos y arranque de iniciativas. Invertir los recursos limitados en forma consistente con los beneficios o rendimientos requeridos. Substituir desempeños pobres por oportunidades de alto rendimiento; decisión de continuar o cancelar. NO trabajar en Proyectos Condenados al Fracaso. Comprometer y controlar recursos. Apoyar el manejo de Proyectos Múltiples. Identificar los roles y responsabilidades. Asegurar el liderazgo, compromiso y soporte (Sponsorship) Estudios de Factibilidad Planes de Negocio.

34 EPM: Oficina de Administración de Proyectos - PMO Oficina de de Administración de de Proyectos (Project Mgmt Mgmt Office) Propósito: Asiste al director de proyecto en el logro de las metas del proyecto al proporcionar asistencia en la planeación, estimación, programación, monitoreo y control del proyecto. La PMO proporciona la guía y soporte que permite a las organizaciones llevar a cabo proyectos de la manera más eficiente posible. (Thomas R. Block y J Davidson Frame, PMI Seminars and Symposium) Asiste a la organización en el cumplimiento de objetivos de negocio al proporcionar información de desempeño consistente a lo largo de los proyectos. Es el centro de excelencia en la administración de proyectos. Es el centro de manejo y repositorio de información de los proyectos y de las lecciones aprendidas.

35 Oficinas de Proyecto Avda. Alvarez Thomas Piso A Capital Federal (C1431FOG) Argentina TE /5

36 Director de Proyectos vs. PMO Alcance Recursos Restricciones PM Objetivos del proyecto Control sobre los recursos del proyecto Restricciones del proyecto PMO Cambios mayores a programas Optimización en el uso compartido de recursos entre proyectos Metodología, estándares, riesgos generales e interdependencias entre proyectos a nivel organizacional

37 PMO: La necesitamos? v Si la organización desarrolla proyectos sólo en forma muy ocasional, no existe la necesidad de desarrollar una metodología estandarizada para encauzar los esfuerzos de administración de proyectos ni generar una estructura. En este caso, establecer una PMO, sería intentar matar mosquitos con una escopeta.

38 PMO: La necesitamos? v Si la organización dirige una parte importante de su energía en el desarrollo e implementación de proyectos, enfoques individuales de administración de proyectos, pueden conducir a ineficiencias e incluso pueden volverse peligrosos. Con más proyectos, la necesidad de una PMO, se vuelve indispensable.

39 PMO: Beneficios que proporciona Reconocimiento Global Mejora de la Rentabilidad Equipo de Proyectos Productivos Mejoras Organizacionales Cambio hacia la Cultura de Proyectos Profesionalización del Staff de Administración de Proyectos Herramientas y Técnicas de Administración de Proyectos Predecibles y Reusables

40 PMO: Funciones PMO Personal, Eqs., Instalaciones. Métodos y Estándares Soporte a Proyectos Consultores / Mentores Capacitación Gerentes de Proyectos. Gerentes Profesionales Especialistas Gtes. Proyectos Equipo Instalaciones Procesos Estándares Lecciones Aprendidas Mejores Practicas Benchmarking Plantillas Documentación Archivos Calidad Internet/Web Adm. Portafolio Estimados y Presupuestos Programación Control de Cambios Análisis de Desviaciones Seguimiento de Avances Entrada de Datos Visibilidad de Información Carpetas de Proyectos Seguimiento de Pendientes Sistema de Información Panel de Control Ejecutivo Análisis del Riesgo Reportes de Proyectos Repositorio de Información Seguimiento Financiero Escritorio de Ayuda Asistencia en el arranque Planeación del Proyecto Recuperación del Proyecto Soporte en Presupuestos Transferencia de Conocimiento Auditorias de Proyectos Desarrollo Dictado Seguimiento BD Gtes. Proyecto Banca Evaluaciones Asignaciones

41 PMO: Primeros interrogantes En dónde se ubicaría a la Oficina de Proyectos? Qué nivel de responsabilidad y autoridad tendría? v Primero, debemos definir qué esperamos de la Oficina de Proyectos (PMO) y qué funciones consideramos que debería cumplir. v Una vez definidas las funciones y la responsabilidad, se debe establecer claramente en qué nivel de la organización estaría.

42 PMO: Niveles de la PMO

43 Dudas? Consultas? Muchas gracias por venir!!!

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